COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA INSTRUCTIVO DE REFORMA Y REPROGRAMACIÓN DE FONDOS

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1 COORDINACIÓN GENERAL DE PLANIFICACIÓN DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA INSTRUCTIVO DE REFORMA Y REPROGRAMACIÓN DE FONDOS

2 Introducción El siguiente instructivo constituye una guía para orientar a los organismos deportivos, en el proceso de modificación al Plan Operativo Anual (POA), que será gestionado ante el Ministerio del Deporte. Base Legal En el Art. 13 de la Ley del Deporte, Educación Física y Recreación, establece, El Ministerio Sectorial es el órgano rector y planificador del deporte, educación física y recreación; le corresponde establecer, ejercer, garantizar y aplicar las políticas, directrices y planes aplicables en las áreas correspondientes para el desarrollo del sector de conformidad con lo dispuesto en la Constitución, las leyes, instrumentos internacionales y reglamentos aplicables. Así mismo, en el Art. 14, literal p, de esta misma Ley; determina, Dictar los reglamentos o instructivos técnicos y administrativos necesarios para el normal funcionamiento del deporte formativo, la educación física y recreación. Finalmente, en el artículo 74 del Reglamento General a la Ley del Deporte, Educación Física y 2 Recreación describe Las organizaciones deportivas podrán, en función de sus necesidades debidamente justificadas, modificar su Plan Operativo Anual aprobado por el Ministerio Sectorial de conformidad a las disposiciones definidadas por este último En este contexto, la, ha elaborado una guía para solicitar la modificación al Plan Operativo Anual, a fin de facilitar el proceso a los organismos deportivos. Objetivo Proporcionar una herramienta que permita agilizar el proceso de modificación presupuestaria al Plan Operativo Anual de los organismos deportivos. Desarrollo A continuación se presentan los pasos para la aplicación de la metodología:

3 Paso 1. Identificación de las Necesidades El representante legal conjuntamente con el financiero, realizarán el respectivo análisis técnico de los incovenientes que se han presentado en el transcurso del ejercicio fiscal; es decir, retraso en los compromisos establecidos en el POA, nuevos compromisos adquiridos, etc; y como resultado exista la modificación tanto al Plan Operativo Anual de Gasto Corriente o/y Fomento Deportivo. Existen tres tipos de modificaciones presupuestarias, que se detallan a continuación: Reforma Presupuestaría: se presenta cuando se requiere incrementar o disminuir recursos económicos en una actividad, o existe error o cambios en las partidas presupuestarias. Ejemplo: Se solicita que los recursos económicos destinados a la actividad Campeonato Nacional de Tenis de Mesa Master Masculino y Femenino pasen a la actividad Campeonato de Baloncesto Femenino Abierto, en el mismo mes. Reprogramación Presupuestaría: son cambios o modificaciones que se efectúan en los programas, subprogramas, proyectos, actividades, etc., que generan: reajustes en los gastos, cambio de fechas y sedes, alteración en las metas y gastos no previstos. Ejemplo: La reprogramación procede en el siguiente contexto; si el Organismo Deportivo en el mes de marzo, solicita que la ejecución del programa/proyecto Interligas de Ecuavoley Masculino y Femenino programada según el POA en el mes de Abril; se cambie al mes de Octubre o viceversa. Ver gráfico. 3 Solicitud Organismo Deportivo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre La no aprobará reprogramaciones, ni modificará el POA en los siguientes casos: a) Cuando los Organismos Deportivos realicen un requerimiento, mediante el cual soliciten hacer uso de valores no ejecutados de los proyectos/programas de meses anteriores, estos valores no podrán ser modificados en el POA para ejecutar otros proyectos/programas.

4 Ejemplo: El Organismo Deportivo en el mes de abril, solicita reprogramar la ejecución del proyecto Campeonato de Voleibol Playa Femenino, programado en el POA en el mes de febrero, se cambie al mes de Junio. Ver gráfico. Solicitud Organismo Deportivo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre b) Cuando los Organismos Deportivos realicen un requerimiento, mediante el cual soliciten hacer uso de valores no ejecutados de los proyectos/programas de meses posteriores, estos valores no podrán ser modificados en el POA para cubrir gastos de proyectos/programas pasados. Ejemplo: El Organismo Deportivo en el mes de abril, solicita reprogramar la ejecución del presupuesto del proyecto Campeonato Basketball Master masculino, programado en el POA en los meses de febrero y agosto; sin embargo el presupuesto del mes de agosto solicita reprogramarlo en el mes de marzo. Ver gráfico. Solicitud Organismo Deportivo Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 4 Indicaciones generales: En el caso que el Organismo Deportivo haya incurrido en cualquiera los casos exceptuados anteriormente, deberá comunicar del particular a la Dirección de Seguimiento y Control, para que sean considerados al momento de la evaluación el POA. Reforma y Reprogramación Presupuestaría: es la combinación de las dos anteriores. Ejemplo: El organismo deportivo, necesita que el presupuesto de la actividad Campeonato Nacional de Fútbol Senior programado para el mes de Marzo pase a Campeonato Nacional de Fútbol Master a ejecutarce en el mes de Octubre. Es importante resaltar que las modificaciones presupuestarias se efecutarán dentro de cada uno de los grupos de gastos, sin variar los porcentajes aprobados en los POA s de Gasto Corriente y de Inversión.

5 Paso 2. Solicitud de Modificación Presupuestaría Una vez establecida la necesidad de modificar el Plan Operativo Anual, el organismo deportivo solicitará mediante oficio al Coordinador General de Planificación la modificación al Plan Operativo Anual, mismo que debe ser preciso y concreto. En el anexo No. 1, se muestra un modelo de oficio para solicitar la reforma presupuestaria al POA, se recuerda que una reforma se da cuando hay un incremento o disminución de recursos económicos de una actividad, o existe error o cambios en las partidas presupuestarias. En el anexo No. 2 y 3, se muestran modelo de oficio para solicitar una reprogramación y una reforma y reprogramación de fondos al POA. Paso 3. Documentos Habilitantes Los documentos habilitantes detallarán el porqué de la solicitud, y los movimientos económicos dentro del Plan Operativo Anual. Para ello la ha establecido dos tipos de documentos, que se describen a continuación: Informe Técnico: Describe las razones para solicitar la reforma y reprogramación presupuestaria; está conformado por tres secciones: Antecedentes Deben incluirse todos los aspectos y circunstancias que motivaron la modificación al Plan Operativo Anual Justificación Procede a definir POR QUÉ y PARA QUÉ o lo QUE SE BUSCA y PARA QUÉ, se solicita la modificación al Plan Operativo Anual. Además de ello, debe formularse el beneficio que tendrá el deporte y el organismo deportivo con la modificación.

6 3.1.3 Base Legal Se refiere a disposiciones de naturaleza legal que permite a la Coordinación General de Planificación modificar un Plan Operativo Anual, de acuerdo a las necesidades establecidas por los organismos deportivos. Por último, el informe técnico debe registrar obligatoriamente las firmas de los responsables de quien elabora y autoriza la modificación al POA; es decir, del responsable financiero quien elabora el informe y del presidente del organismo quien autoriza la modificación al POA ( anexo No. 4 muestra el formato de informe técnico). 3.2 Matriz de Reforma y Reprogramación Presupuestaria: Muestra el origen y destino de los fondos; es decir, permite visualizar los movimientos financieros que se desean realizar en el POA, es por eso que los insumos, para llenar la matriz provienen del mismo. 6 La matriz está conformada de cuatro partes:

7 PRIMERA: Datos Generales INSTRUCTIVO DE REFORMA Y PREPROGRAMACIÓN DE FONDOS Nombre del Organismos Modificación Deportivo: al POA Inversión Corriente Se registra el nombre del organismo deportivo. Se selecciona cuál de los POA s, será modificado (únicamente se deberá seleccionar uno, dado que no se podrá realizar reformas entre grupos de gasto). SEGUNDA: Presupuesto de Origen Permite conocer el origen de los fondos modificados. Origen Nro. Proyecto - Programa Deportivo Actividad Mes Programado Monto / Disminución TOTAL DISMINUCIÓN $ ,00 Elaborado por: Responsable Financiero Autorizado por: Presidente Organismo Deportivo Proyecto Programa Nombre: Deportivo: Registra el nombre del Proyecto Programa Deportivo que será modificado. Nombre: Actividad: registra el nombre de la actividad que será modificada. Mes Programado: fecha que se planificó devengar los servicios o productos provistos por terceros. Monto / Disminución: fondo que será modificado. TERCERA: Presupuesto de Destino Permite visualizar el destino de los recursos económicos.

8 Destino Proyecto - Programa Deportivo Actividad Mes Programado Monto / Incremento TOTAL INCREMENTO $ ,00 Autorizado por: Presidente Organismo Deportivo Proyecto Programa Deportivo: Nombre: Registra el nombre del Proyecto Programa Deportivo que será modificado. Actividad: registra el nombre de la actividad que será modificada, esta puede ser una nueva actividad o una ya existente. Mes Planificado: fecha en la que se programa se realice el devengamiento del servicio o producto previsto por un tercero. Monto / Incremento: monto que se asignará a una actividad. 8 CUARTA: Firmas de Responsabilidad El técnico financiero y el Presidente del Organismo Deportivo, son los responsables de la información. Elaborado por: Responsable Financiero Autorizado por: Presidente Organismo Deportivo Nombre: Nombre:

9 ANEXO No. 1: Solicitud de Reforma Presupuestaria Oficio No. 72 Ambato, 25 de abril del 2013 Sra. Mgs. Ma. Gabriela Vinueza Coordinador General de Planificación Ministerio del Deporte Asunto: Solicitud de Reforma al Plan Operativo Anual de Gasto de Inversión Por medio del presente solicito a usted, disponga a quien corresponda se realice la reforma al Plan Operativo Anual, con la finalidad modificar la actividad Campeonato Nacional de Fútbol Master por Campeonato Nacional de Tenis de Mesa Se adjunta informe técnico y matriz de modificación al POA. Sin más por el momento le envío un cordial saludo. Atentamente. 9 Juan Brito Presidente (Nombre del Organismo Deportivo)

10 ANEXO No.2: Solicitud de Reprogramación Presupuestaria Oficio No. 72 Ambato, 25 de abril del 2013 Sra. Mgs. Gabriela Vinueza Villacres Coordinador General de Planificación Ministerio del Deporte Asunto: Solicitud de Reprogramación al Plan Operativo Anual de Gasto Corriente Por medio del presente solicito a usted, disponga a quien corresponda se realice la reprogramación al Plan Operativo Anual, con la finalidad de modificar la fecha de pago del rubro de la actividad Mantenimiento de implementación deportivadel mes de mayo a noviembre del presente año. Se adjunta informe técnico y matriz de modificación al POA. Sin más por el momento le envío un cordial saludo. Atentamente. 10 Juan Brito Presidente (Nombre del Organismo Deportivo)

11 ANEXO No. 3: Solicitud de Reforma y Reprogramación Presupuestaria Oficio No. 72 Ambato, 25 de abril del 2012 Sra. Mgs. Gabriela Vinueza Villacres Coordinador General de Planificación Ministerio del Deporte Asunto: Solicitud de Reforma y Reprogramación al Plan Operativo Anual de Gasto Corriente Por medio del presente solicito a usted, disponga a quien corresponda se realice la reforma y reprogramación al Plan Operativo Anual, con la finalidad de reformar la actividad Adquisición de Uniformes para la contratación de Seguros de deportistas para el mes de junio. Se adjunta informe técnico y matriz de modificación al POA. Sin más por el momento le envío un cordial saludo. Atentamente. 11 Juan Brito Presidente

12 ANEXO No4. INFORME TÉCNICO INFORME TÉCNICO DE REFORMA Y REPROGRAMACIÓN AL PLAN OPERATIVO ANUAL Antecedentes. La Dirección de Deporte Adaptado e Incluyente, viene apoyando al deporte tradicional y juegos ancestrales como una de las actividades, que ayuden a rescatar la identidad cultural. En este contexto, podemos decir que la realización de Juegos Autóctonos y Ancestrales de los Pueblos y Nacionalidades del Ecuador, han generado un especio de recreación, el ocio, adecuado uso del tiempo libre para la práctica del deporte y la conservación de los juegos y prácticas tradicionales. Justificación La Dirección de Deporte Adaptado e Incluyente, solicita se reemplace el proyecto Apoyo a Organismo deportivos para la realización de actividades deportivas, recreativas e incluyentes y III Encuentro Nacional de Adulto Mayor, por II Juegos Recreacionales, Autóctonos y Populares del Pueblo Cholo y Kichwa de la Costa Ecuatoriana y VI Juegos Autóctonos y Tradicionales del Pueblo Montubio ; con la finalidad, de promocionar y rescatar los juegos autóctonos, ancestrales, tradicionales y populares del Ecuador. 12 Las dos subactividades están enlazadas a la Política 3.1. Literales f y i Desarrollar, implementar y apoyar programas de fomento de la masificación de la actividad física según ciclos de vida, preferencias culturales, diferencias de género, condiciones de discapacidad, generacionalidades y étnicas, y Promover actividades de ocio activo de acuerdo a necesidades de género, etarias y culturales del Plan Nacional del Buen Vivir. Base Legal Según el art. 74 del Reglamento General a la Ley del Deporte, Educación Física y Recreación, establece De las modificación al POA.- Las organizaciones deportivas podrán, en función de sus

13 necesidades debidamente justificadas, modificar su plan operativo anual aprobado por el Ministerio Sectorial de conformidad a las disposiciones definidas por este último. Según el Art. 118 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, párrafo quinto, establece que: Únicamente en caso de modificaciones presupuestarias en el Presupuesto General del Estado que impliquen incrementos en los presupuestos de inversión totales de una entidad ejecutora o la inclusión de nuevos programas y/o proyectos de inversión, se requerirá dictamen favorable de la Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. En los demás casos, las modificaciones serán realizadas directamente por cada entidad ejecutora. Documentos Habilitantes - Adjunto proyecto II Juegos Recreacionales, Autóctonos y Populares del Pueblo Cholo y Kichwa de la Costa Ecuatoriana y VI Juegos Autóctonos y Tradicionales del Pueblo Montubio - Informe de vialidad del proyecto: II Juegos Recreacionales, Autóctonos y Populares del Pueblo Cholo y Kichwa de la Costa Ecuatoriana y VI Juegos Autóctonos y Tradicionales del Pueblo Montubio. 13 Elaborado por: Responsable Financiero (contador) Autorizado por: Presidente Organismo Deportivo Nombre: Nombre: