Sistema de Gestión Documental

Transcripción

1 Colegio de Abogados de Lima Sistema de Gestión Documental Manual del Usuario Grupo de Trabajo: Consulting & Managment Fecha de elaboración: Octubre del 2015 Consulting & Management Página 19

2 Tabla de contenido Autenticación al Sistema 21 Opciones del Sistema 21 Registro de nuevo Documento 22 Imprimir nuevo documento registrado 25 Identificación de Trámite 26 Bandeja de Trámites 27 Reportes 35 Cambio de Clave 36 Salir 36

3 Autenticación al Sistema Para poder ingresar al sistema, el usuario debe autenticarse ingresando su usuario y clave respectiva. Ver diagrama No 1. Diagrama No 1: Interfaz para la autenticación al sistema. Opciones del Sistema Las opciones que brinda el Sistema está dado por: Bandejas: Opción que permite acceder a los trámites que han sido derivados y/o asignados al usuario y enviados a otras dependencias. Flujo de trabajo: Registro de documentos. Reportes: Presenta los diversos reportes y/o consultas del sistema. Seguridad: Se registran las personas y empresas que interactúan con el trámite. Diagrama No 2: Opciones del Menú.

4 Registro de nuevo Documento Para registrar un nuevo documento, el usuario selecciona la opción denominada Flujo de Trabajo Registro de Documento el cual habilitará una interfaz la cual se muestra en el Diagrama No 3. Los datos solicitados en la interfaz son: Datos Generales: Diagrama No 3.1: Interfaz para registrar un nuevo trámite Datos generales. (a) Dependencia de Proceso: Es la dependencia que está registrando el trámite. Por defecto el sistema muestra de la dependencia del usuario que ingresó al sistema. (b) Solicitante o Interesado: Identifica a la persona y/o empresa quien genera el trámite. País: Perú. Tipo Documento: Es el tipo de documento de identificación de la persona y/o empresa. Número Documento: Es el número de documento de la persona y/o empresa. Nombre / Razón Social: Es el nombre de la persona y/o empresa. Solamente se puede seleccionar una persona natural y/o una persona jurídica, existen dos maneras de buscar y seleccionar un solicitante: 1) Número de documento, al ingresar un número de documento a partir del tercer dígito ingresado se despliega una lista para seleccionar el más adecuado.

5 2) Nombre, al ingresar un nombre a partir del tercer dígito ingresado se despliega una lista para seleccionar el más adecuado (c) Id Documento Entrante: Es la identificación del documento entrante que está siendo registrado en el sistema. (d) Referencia: Es el documento o los documentos de referencia a los cuales se hace mención el trámite. (e) Clase: Clase de documento que contiene un grupo de trámites asociados, por defecto el sistema muestra OTR (f) Tipo de Trámite: Es el tema del trámite, por defecto el sistema muestra POR DEFINIR (g) Asunto: El asunto del documento.

6 Datos adicionales: Diagrama No 3.2: Interfaz para registrar un nuevo trámite Datos adicionales. (a) De: Es el usuario y dependencia que está registrando el trámite (b) Para: Es la acción a realizar con el documento, Por defecto el sistema muestra ATENCION Y TRAMITE (c) Prioridad: Es el nivel de urgencia para atender el trámite. (d) # Folios: Número de Folios. (e) Destinatarios: Dependencia(s) donde se enviará el trámite para su atención, para ingresar los destinatarios se puede hacer de 2 maneras. 1) Lista autocompletar, al digitar en el campo de texto Destinatario(s) a partir de la tercera letra, por cada letra que se escribe se despliega una lista para seleccionar el más adecuado. 2) Al hacer clic en el icono buscar, A través de un PopUp se muestra una lista en forma de árbol, donde se puede navegar y seleccionar varias dependencias de la lista.

7 (f) Adjunto: Documento para adjuntarse en el trámite, el cual tiene que tener una extensión conocida (.doc,.docx,.xls,.xlsx,.pdf,.gif,.jpg, etc) Imprimir nuevo documento registrado Una vez registrado el documento, se muestra el mensaje con el número de identificación del documento y la opción para imprimir el documento. Al imprimir se mostrará una vista previa con toda la información detallada del documento que fue registrado:

8 Identificación de Trámite La identificación del trámite documentario será única en la institución y estará compuesta por cuatro (4) elementos: 1. Identificador de la dependencia que recibe el trámite. 2. Año en curso. 3. Clase de trámite. 4. Número Correlativo que se genera por dependencia y por año de numeración. Por ejemplo el número de trámite: NIT-1234, es un documento recibido en la dependencia 2040 (Secretaria General), en el año 2015, con clase de trámite NIT y con una secuencia numérica igual a 1234.

9 Bandeja de Trámites Cuando el usuario ingresa al Sistema de Trámite Documentario por defecto se muestra la opción denominada Bandeja, en la cual se presenta un interfaz para poder buscar algún trámite en particular (Ver Diagrama No 4). Diagrama No 4: Interfaz que se visualiza por defecto al ingresar al subsistema. Para visualizar los trámites que han sido derivados al usuario (atendidos o no atendidos), se debe especificar el rango de fecha de derivación del trámite e invocar (hacer clic) a la opción denominada Filtrar, lo cual permitirá mostrar para cada trámite los siguientes datos (Ver Diagrama No 5): Número de Documento (N. Documento). De (Origen del trámite). Solicitante. Asunto/Sumilla. Pasos. Recibido. Recepción Físico. Sel. El listado de los trámites se presentará en forma descendente teniendo en cuenta la fecha de derivación. En la mencionada interfaz se han habilitado algunas opciones las cuales van a permitir: Opción A: Registrar la fecha de recepción física del trámite. Opción B: Visualizar los datos generales y la información de cada uno de los pasos por los cuales transcurrido el trámite.

10 Opción A: Permite registrar la fecha de recepción física del trámite. Diagrama No 5: Interfaz con la relación de trámites que se encuentran pendiente de atención (bandeja). Opción B: Permite visualizar mayor información del trámite. Opción A: Para registrar la fecha de recepción física del documento, el usuario debe seleccionar el o los trámites que está recepcionando haciendo clic (check) en los recuadros ubicados en el extremo derecho de la bandeja (columna Sel ). Seguidamente, se debe seleccionar (clic) la opción denominada Recepción Física, en cual mostrará una ventana con la fecha del día y la hora para que el usuario pueda confirmarla y/o modificarla dependiendo del momento que en efecto recepcionó físicamente los trámites. Ver Diagrama No 6.

11 Diagrama No 6: Interfaz para recepción física de los trámites. Opción B: Cuando el usuario selecciona (clic) un número de trámite, el sistema muestra en la parte inferior una interfaz para realizar la derivación, agregar bitácoras, asignaciones, ver trazabilidad, adjuntar archivos. Asimismo se presenta las opciones para visualizar los datos generales del trámite y los pasos por las cuales a transcurrido el mismo. Ver Diagrama No 7.

12 Opción B.1: Permite visualizar los datos generales del trámite Opción B.2: Permite agregar el registro de la bitácora al trámite Opción B.3: Permite visualizar la trazabilidad del trámite Diagrama No 7: Interfaz realizar la derivación del trámite. Opción B.4: Permite derivar el trámite a la(s) dependencias. Opción B.5: Permite asignar el trámite a una persona dentro de la dependencia donde fue asignada Opción B.6: Permite adjuntar todos los archivos involucrados en el trámite Opción B.1 (Ver Datos Generales): Para visualizar los datos generales del trámite, el usuario debe hacer clic en la pestaña Ver Datos Generales, el cual permitirá mostrar una interfaz con todos los datos con que se registró el trámite. Ver Diagrama No 8. Diagrama No 8: Interfaz con los datos generales del trámite. El botón Actualizar solo le aparecerá al primer usuario que recibe el documento (paso 1), en esta pantalla podrá modificar algunos datos del documento, así como también la Clase y el Tipo de Trámite.

13 El sistema le solicitará al usuario modificar los valores que se ingresaron por defecto, Clase de trámite OTR y Tipo de Trámite Por Definir por el valor que corresponda. Diagrama No 8.1: Modificar los datos generales del trámite. Opción B.2 (Agregar Bitácoras): Para agregar el registro de la bitácora se ingresan los siguientes datos. (a) Sumilla: Es una descripción breve de la bitácora. (b) Adjunto: Archivo para adjuntar. (c) Persona Relacionada: Es la persona que está relacionada al evento. Diagrama No 10: Interfaz para Agregar Bitácora.

14 Opción B.3 (Ver Trazabilidad): Para visualizar los pasos del trámite, el usuario debe hacer clic en la pestaña Ver Trazabilidad, el cual permitirá mostrar una interfaz con un resumen de los pasos por dónde transcurrió el trámite por defecto pero es posible seleccionar Ver otras opciones. Ver Diagrama No 9. Diagrama No 9: Interfaz con los pasos del trámite. Opción B.4 (Derivar a Áreas): Se empleará cuando el trámite es remitido a otra dependencia (la cual cuenta con acceso al sistema informático). Los datos que contiene la interfaz de Derivar a Áreas son: Diagrama No 8: Interfaz realizar la Derivar a Áreas. (a) De: Describe el nombre de la dependencia que está remitiendo el trámite.

15 (b) Destinatario: Es el nombre de la(s) dependencias a quienes se dirige el trámite. (c) Para: Es el motivo por el cual se deriva el trámite. (d) Prioridad: La prioridad de importancia para la atención del trámite, puede ser alta, media o baja. (e) # Folios: Número de folios (f) Sumilla: Es una descripción breve del trámite para que sea considerado por la dependencia a quien va dirigido. (g) Doc. De Refer: es el tipo de documento con el cual se está remitiendo el trámite. Por ejemplo: carta, oficio, memorando, etc. Importante: Solo podrá derivar documentos siempre y cuando los valores de Clase y Tipo de Trámite sean distintos a los valores por defecto, ver Opcion B.1(Datos Generales). Opción B.5 (Asignar a Persona): Para asignar el trámite a una persona en específico que pertenece a nuestra dependencia se tiene que ingresar los siguientes datos: Diagrama No 8: Interfaz realizar la asignación del trámite. (d) De: describe el nombre de la persona que está remitiendo el trámite.

16 (e) Destinatario: Es el nombre de la persona a quien se dirige el trámite. Se muestra una lista con el nombre de todas las personas que pertenecen a la dependencia del usuario que ha ingresado al sistema. (f) Doc. de Referencia: es el tipo de documento con el cual se está remitiendo el trámite. Por ejemplo: carta, oficio, memorando, etc. (g) Acción: es el motivo por el cual se deriva el trámite. (h) Prioridad: La prioridad de importancia para la atención del trámite, puede ser alta, media o baja. (i) # Folios: Es el número de folios con los que se está derivando el trámite (j) Sumilla: Es una descripción breve del trámite para que sea considerado por la persona a quien va dirigido. Importante: Solo podrá derivar documentos siempre y cuando los valores de Clase y Tipo de Trámite sean distintos a los valores por defecto, ver Opcion B.1(Datos Generales). Opción B.6 (Adjuntar Archivo): Para adjuntar algún archivo adicional al trámite realizado y también se ven los archivos adjuntados por bitácora. Diagrama No 11: Interfaz para Adjuntar Archivo.

17 Reportes Trazabilidad: Haciendo clic en Reportes-Trazabilidad e ingresando el código del número del documento y dándole clic en buscar el sistema realizara una búsqueda de dicho documento como se muestra en la siguiente figura. Diagrama No 12: Interfaz para Reportes-Trazabilidad Mis Documentos: Haciendo clic en Reportes-Mis Documentos el sistema nos muestra todos los documentos que hayan sido realizados en el intervalo de tiempo que fijemos.

18 Cambio de Clave Haga clic en la opción denominada Seguridad-Cambio de Clave teclee su nueva contraseña, clic en Actualizar Clave, si el cambio es correcto, el sistema le enviara un mensaje de confirmación como el de la figura. Salir Por último, si desea cerrar su sesión haga clic en, y el sistema le mostrara la pantalla de ingreso.