MANUAL DE USUARIO DENDARI KALITATEA

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO DENDARI KALITATEA ENERO 2009

2 INTRODUCCIÓN Y REQUISITOS TÉCNICOS

3 INTRODUCCIÓN Y REQUSITOS TÉCNICOS Dendari Kalitatea es una aplicación desarrollada con el fin de que el pequeño comercio pueda gestionar su comercio de una manera más eficiente y cumpliendo la normativa vigente. Dendari Kalitatea se compone de las siguientes herramientas: - KALIDOMETRO: Herramienta que permite al comercio valorar su grado de calidad en base a un sistema de preguntas de test al que el usuario contesta si cumple o no el requisito de calidad recomendado. Al final del test, el comercio dispondrá en grado porcentual cumple con la calidad recomendada por Dendari Kalitatea. - LOPD: Herramienta que permite al comercio crear y tramitar sus ficheros de datos de carácter personal a la Agencia de Protección de Datos, así como ayudar a elaborar el documento de seguridad para el mantenimiento de los ficheros de datos de carácter personal. De esta forma, el comercio tendrá una sencilla forma de cumplir con la Ley Oficial de Protección de Datos - PRL: Herramienta que ayuda a los comercios de menos de 6 trabajadores y que hayan hecho un curso básico de PRL a desarrollar su plan de prevención de riesgos laborales, así como la generación de los documentos requeridos por el organismo OSALAN para la correcta notificación del Plan de Prevención. - NORMATIVA: Enlaces web que nos llevan a las ordenanzas de los ayuntamientos de Bilbao, San Sebastian y Vitoria y al del Gobierno Vasco, con el fin de que el comercio tenga un acceso a las mismas para cualquier consultan que requiriese. A lo largo del manual, se utilizará como ejemplo la empresa ficticia Comercio S.L. de 5 trabajadores y dedicada al comercio textil. Los manuales de cada una de las herramientas tomarán como empresa a Comercio S.L. y se llevará a cabo el desarrollo del manual siguiendo de manera intuitiva los procesos que se le exigen a un comercio textil de 5 trabajadores. REQUISITOS TÉCNICOS Para el correcto funcionamiento de la aplicación Dendari Kalitatea, el ordenador donde vaya a estar instalada tendrá que cumplir los siguientes requisitos mínimos: - Pentium III - RAM 1 GB - Disco Duro 10 GB - Resolución Pantalla 1024x768 - Conexión a Internet para tramitaciones telemáticas - Desbloquear en un posible firewall o antivirus los servicios MYSQL tal y como se indica en el manual de instalación

4 DENDARI KALITATEA

5 DENDARI KALITATEA Una vez arrancamos la aplicación desde el acceso directo de Dendari Kalitatea, nos aparece la ventana principal de la aplicación desde donde podremos acceder a cualquiera de las cuatro aplicaciones: A continuación iremos viendo en el siguiente orden el funcionamiento de cada una de las aplicaciones: - CALIDAD o KALIDOMETRO - LOPD - PRL - NORMATIVA

6 CALIDAD

7 CALIDAD Desde el menú de Dendari Kalitatea podemos acceder a al aplicación de calidad: Al igual que en el resto de aplicaciones se presenta una introducción acerca de la aplicación de calidad y la posibilidad de Comenzar la aplicación. Como ya se ha comentado, la aplicación Kalidometro permite la valoración del comercio en cuanto a las recomendaciones de las cámaras vascas. Mediante un facil y rápido test, el comercio va respondiendo si cumple o no con las recomendaciones que proponen las cámaras y al final del test el comercio conocerá en que grado de cumplimiento se encuentra en cuanto a las recomendaciones. Si comenzamos el Kalidometro, veremos que podemos comenzar el test o volver a un test que lo tuviesemos empezado y que lo hubieramos guardado.

8 Si comenzamos el test vemos como podemos ir contestando a todas las preguntas del test si cumplimos el requisito siempre, a veces o nunca. En base a lo que vayamos contestando, al final del test el comercio obtendrá su valoración: Como se puede ver en los botones de la parte superior, el usuario puede ir pasando a la siguiente sección o guardar el test para una futura revisión.

9 A continuación se muestran las diferentes secciones de preguntas con las recomendaciones de calidad de todo el test:

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17 Al final de test, el usuario obtendrá el resultado del grado de correspondencia con las recomendaciones de Dendari Kalitatea:

18 Y se puede obtener el resultado del test con nuestras contestaciones en formato PDF para poder guardarlo o imprimirlo:

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20 LOPD A continuación se presenta el uso de la herramienta LOPD para la creación y tramitación de los ficheros contra la Agencia de Protección de Datos, así como la ayuda para elaboarar el documento de seguridad para los ficheros de datos, tal y como indica la Ley Oficial de Protección de Datos. Desde la aplicación Dendari Kalitatea, el usuario puede acceder a la aplicación LOPD: Al igual que en el resto de las herramientas, al principio nos aparece la presentación de la herramienta: Desde esta ventana de introducción, el usuario puede acceder al real decreto ley de la LOPD y a la página de la Agencia de Protección de Datos para cualquier consulta que considere. CASO PRACTICO A continuación plantearemos el caso de que nuestra empresa, COMERCIO S.L. decide cumplir con la ley LOPD y emplea la herramienta para ello. Los datos de nuestra empresa son: COMERCIO S.L. CIF B Gran Vía 2 Bilbao 48010

21 Tfno: Responsable: Juan Perez A continuación podemos ver la ventana principal de la aplicación donde se podrían todos los ficheros que hemos creado y tramitado, y tenemos la posibilidad de crear nuevos ficheros de datos: En el caso de nuestra empresa, Comercio S.L., que se dedica al sector textil, trabajamos con datos de carácter personal de clientes, empleados y proveedores, y por tanto deberemos de crear y tramitar la existencia de dichos ficheros (clientes, empleados y proveedores) a la Agencia de Protección de Datos. Cuando tramitamos la existencia de los ficheros a la Agencia, NO les enviamos todos los datos que se almacenan en dichos ficheros, sino que tan solo se indican que tipos de datos se almacenan en el fichero, quien es el responsable, cual es el la oficina donde se tienen que enviar las rectificaciones de datos o la supresión de personas en los ficheros, etc A continuación explicaremos la tramitación del fichero de CLIENTES, siguiendo los pasos del asistente. La herramienta exige que se definan los datos de la persona que será el declarante telemático de la inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos. Para ello iremos a la ventana de declarante e incluiremos los datos del mismo:

22 Una vez definido el declarante, ya podemos comenzar a crear y tramitar los ficheros contra la Agencia de Protección de Datos. Para ello crearemos un fichero nuevo pinchando en alta, e indicaremos que la tramitación que vamos a hacer va a ser a través de Internet.

23 A continuación se nos presentará un asistente el cual nos ayudará a cumplimentar la solicitud de inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos. Los pasos por los que pasa el asistente para la cumplimentación son los siguientes: 1. Responsable del fichero: Empresa responsable del fichero, encargada de recoger los datos y que asume el correcto uso de los datos del fichero. 2. Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Sede de la empresa donde pueden acudir las personas que esten almacenadas en los ficheros para ejercer sus derechos de oposición, acceso, rectificación o cancelación. 3. Encargado del tratamiento. Empresa responsable del uso de los datos del fichero. Puede ser la misma empresa que el responsable o podría ser un tercero a quién cedemos los datos para que haga uso de los mismos 4. Identificación y finalidad del fichero. Define el nombre del fichero y el uso que se va a hacer de los datos que almacene. 5. Origen y procedencia de los datos. Como conseguimos los datos de las personas guardadas en el fichero y qué colectivos de personas son los que se almacenan en el fichero. 6. Tipos de datos, estructura y organización del fichero. Debemos indicar los datos que se almacenan de las personas objeto del tratamiento y que en formato se almacenan dichos datos. 7. Medidas de seguridad. En función de los datos que se almacenan de las personas objetos del tratamiento, se deberán tomar unas medidas de seguridad básicas, medias o avanzadas. Todas ellas se deberán definir en el documento de seguridad, tal y como se muestra más adelante.

24 8. Cesión o comunicación de datos. En caso de que el tratamiento de los datos no lo ejerza el responsable del fichero, o el encargado del tratamiento, y por tanto se cedan los datos a un tercero, se deberá indicar dicha cesión. 9. Transferencias internacionales. En caso de realizar cesiones de datos con empresas internacionales. RESPONSABLE DEL FICHERO Responsable del fichero: Empresa responsable del fichero, encargada de recoger los datos y que asume el correcto uso de los datos del fichero. Deberemos indicar los datos de la empresa responsable del fichero. DERECHOS DE OPOSICIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DEL FICHERO Derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación: Sede de la empresa donde pueden acudir las personas que esten almacenadas en los ficheros para ejercer sus derechos de oposición, acceso, rectificación o cancelación. En nuestro caso va a ser la misma dirección que la del responsable y por tanto pinchamos en la opción Rellenar con los mismos datos del Paso1. En caso de ser diferente, se debe indicar dicha dirección.

25 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Encargado del tratamiento: Empresa responsable del uso de los datos del fichero. Puede ser la misma empresa que el responsable o podría ser un tercero a quién cedemos los datos para que haga uso de los mismos. En nuestro caso será la misma empresa y por tanto podemos pinchar en la opción Rellenar con los datos del responsable.

26 IDENTIFICACIÓN Y FINALIDAD DEL FICHERO Identificación y finalidad del fichero. Define el nombre del fichero y el uso que se va a hacer de los datos que almacene. En nuestro caso, vamos a crear el fichero de CLIENTES y los usos que vamos a hacer son: - Gestión de clientes y contabilidad, ya que les emitimos periódicamente facturas - Publicidad y prospección comercial, ya que les envíamos boletines y publicidad de productos y servicios - Comercio Electrónico, ya que pueden hacer compras en nuestro comercio por Internet Para poder seleccionar más de un uso, debemos de pinchar en los usos manteniendo presionado la tecla SHIFT.

27 ORIGEN Y PROCEDENCIA DE LOS DATOS Origen y procedencia de los datos. Como conseguimos los datos de las personas guardadas en el fichero y qué colectivos de personas son los que se almacenan en el fichero. En nuestro caso los datos los obtenemos del propio interesado, y de fuentes accesibles al público como páginas amarillas e Internet.

28 TIPOS DE DATOS, ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL FICHERO Tipos de datos, estructura y organización del fichero. Debemos indicar los datos que se almacenan de las personas objeto del tratamiento y que en formato se almacenan dichos datos. En nuestro caso, de los clientes almacenamos los siguientes datos: - CIF/NIF - Nombre y Apellidos, - Dirección - Telefono Por otro lado, es importante conocer que en caso de almacenar datos especialmente protegidos, deberemos de mantener unas condiciones de seguridad especiales tal y como se comenta al final del manual. Por último, el tratamiento de los datos puede ser de tipo manual (en formato papel), de tipo automatizado (en soporte informatico) o mixto. En nuestro caso lo tenemos en una hoja Excel todos los datos y por tanto eligiremos Automatizado.

29 MEDIDAS DE SEGURIDAD Medidas de seguridad. En función de los datos que se almacenan de las personas objetos del tratamiento, se deberán tomar unas medidas de seguridad básicas, medias o avanzadas. Todas ellas se deberán definir en el documento de seguridad, tal y como se muestra más adelante. En nuestro caso ya que los datos que se almacenan no son de carácter especialmente protegidos, tal y como se vio en el paso anterior, las medidas a tomar son medidas básicas. En caso de que la empresa almacene datos de las personas relacionados con la salud, ideología, etc tal y como indica en pantalla, se tendrá que indicar el nivel de seguridad correspondiente en tenerlo en cuenta en la elaboración del documento de seguridad.

30 CESIÓN O COMUNICACIÓN DE DATOS Cesión o comunicación de datos. En caso de que el tratamiento de los datos no lo ejerza el responsable del fichero, o el encargado del tratamiento, y por tanto se cedan los datos a un tercero, se deberá indicar dicha cesión.

31 TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES Transferencias internacionales. En caso de realizar cesiones de datos con empresas internacionales. En nuestro caso, no existen y por tanto no rellenamos nada:

32 TRAMITACIÓN DEL FICHERO Una vez completado el asistente, se nos brinda la posibilidad de guardar el fichero para su posterior tramitación o tramitarlo en este momento. En nuestro caso lo vamos a guardar y lo tramitaremos más adelante por medio de la modificación del fichero. MODIFICACIÓN DEL FICHERO Una vez hemos guardado el fichero, podemos volver a cualquier paso del asistente para realizar cualquier modificación en cualquier momento.

33 En nuestro caso vamos a tramitar el fichero que no estaba tramitado. Como se puede ver arriba, en el listado de ficheros, el fichero de CLIENTES tiene un aspa roja, lo que indica que no se encuentra tramitado.

34 Una vez tramitada la solicitud de manera telemática, se nos muestra el documento de solicitud de inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos que deberemos imprimir y enviar a la agencia a la dirección c/jorge Juan 6, Madrid. El documento PDF generado es el siguiente:

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36 FICHEROS EMPLEADOS Y PROVEEDORES El proceso de creación y tramitación de los ficheros de empleados y proveedores de la empresa COMERCIO S.L. seguiría el mismo proceso. Deberíamos crear el alta de los ficheros mediante el asistente, tramitarlos telepáticamente y enviar la solicitud la Agencia de Protección de datos. De esta forma ya habríamos tramitado todos los ficheros. DOCUMENTO DE SEGURIDAD Además de realizar la tramitación de alta de existencia de ficheros LOPD previamente explicada, deberemos de elaborar el documento se seguridad de la empresa que se xige para el cumplimiento de la ley LOPD. Desde la aplicación podemos ver la guía de elaboración del documento de seguridad la cual ayuda a la elaboración del documento de seguridad de la empresa. Para ello pinchamos en el botón de Medidas de Seguridad:

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38 PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES Al igual que en el resto de herramientas, desde la ventana de introducción a Dendari Kalitatea podemos acceder a la herramienta de PRL. Como ya se ha comentado dicha herramienta permite de una manera fácil y en base a una serie de tests y asistentes, completar el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa. El Plan desarrollado por esta herramienta solamente es válido para empresas de menos de 6 trabajadores y que el responsable del desarrollo del plan haya realizado un curso básico de PRL de 30 horas. Todos estos detalles vienen explicado la ventana de introducción de la herramienta de PRL: Desde esta ventana se explica el procedimiento para cumplimentar el plan por el que se pasará.

39 Como se puede apreciar, el asistente consta de los siguientes pasos: PASO 1. Denifición de Datos Generales de la Empresa PASO 2. Test de Inspección de Seguridad PASO 3. Test de Evaluación de riesgos en los puestos de trabajo de la empresa PASO 4. Documento de Plan de Emergencia Una vez completados estos pasos, podemos obtener el resultado del Plan en formato de PDF y obtener los modelos OS-2 y OS-3 requeridos para la tramitación en el organismo OSALAN. PASO 1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA Desde esta ventana rellenamos todos los datos generales de la empresa, tal y como aparecerán posteriormente en el Plan de Prevención:

40 PASO 2. INSPECCIÓN DE SEGURIDAD Mediante un test dividido en diferentes secciones, se le presentarán al responsable los requisitos exigidos en cada una de las materias de PRL y el responsable deberá indicar si cumple el requisito, si no lo cumple, o si dicho requisito no es apreciable. A continuación se muestran las diferentes secciones del test:

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48 PASO 3. EVALUACIÓN DE RIESGOS EN PUESTO DE TRABAJO Desde esta sección el responsable deberá de crear los tipos de puesto de trabajo bajo los mismos riesgos que hay en la empresa y por cada uno de ellos hacer el test de evaluación de riesgos. En dicho test de evaluación, el responsable deberá de indicar si dicho riesgo es apreciable, y si lo es indicar qué grado de severidad de daño tiene y qué probabilidad de que ocurra. En base a esos dos aspectos, se indicará si se exige medida y se proporcionará una medida predefinida para el riesgo.

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50 A lo largo de los 31 riesgos se irá preguntanod la probabilidad y severidad del riesgo en caso de ser apreciable, se nos pedirá la causa del riesgo y se nos indicará un conjunto de medidas preventivas predefinidas.

51 RESULTADO DE PLAN DE PREVENCIÓN Una vez completados todos los pasos del asistente podremos acceder al resultado de la inspección para ver el PDF del Plan de Prevención:

52 DOCUMENTOS OS-2 Y OS-3

53 En la siguiente ventana deberemos indicar los datos que se nos piden para completar los documentos OS-2 y OS-3. La primera sección son datos comunes necesarios para los dos documentos. Las otras dos secciones son datos respectivos a cada documento. A continuación se muestran dichos documentos:

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