Administración de Compras e Inventarios

Transcripción

1 Administración de Compras e Inventarios

2 1 Sesión No. 11 Nombre: Control de inventarios Contextualización En esta semana finalmente abordaremos el tema sobre el control de inventarios, el cual deberá llevarse a cabo en toda organización. Los inventarios permiten regular las existencias de la mercancía, de tal forma que se garantice la continuidad de producción y las ventas de la organización. Con esto nos ayudaremos a analizar la importancia del control de inventarios como parte fundamental en el proceso de compras.

3 2 Introducción al Tema En toda empresa u organización debemos considerar la existencia de un almacén, el cual requiere llevar un control de inventarios de forma permanente para abastecer y asistir todas las necesidades y requerimientos que demande internamente cualquier tipo de organización. Un inventario se define como la verificación, registro y control físico que realiza el área o departamento de almacén para cuantificar o contabilizar las existencias de todos los materiales o artículos, que pueden ser materia prima, productos semi-terminados o terminados, refacciones y suministros en general.

4 3 Explicación VI. Control de inventarios Es al comprador a quien le corresponde tomar directamente la decisión de cuánto pedir y cuándo hacerlo, y éste es el problema que realmente debe resolver el almacén, por lo que deberá realizar estimaciones o pronósticos pertinentes y adecuados que le permitan encontrar el equilibrio acertado entre estas dos decisiones. El almacén siempre tendrá como consigna poder contar con la seguridad de tener los materiales o productos disponibles cuando éstos se requieran, obligándose así a proteger adicionalmente con existencias de reserva, para que cuando se necesite cubrir una demanda extraordinaria de producción, ésta pueda resultar satisfactoriamente. La clave es contar con un buen empleado de almacén que no permita que sus existencias se agoten por completo antes de solicitar o comprar los materiales nuevamente. Por otra parte, es importante mencionar que el comprador no deberá enviar una requisición con demasiada anticipación, ya que los materiales se pueden deteriorar o dañar antes de ser utilizados, además de que con toda seguridad ocuparán un espacio innecesario por el que la empresa se vea afectada en este sentido. Algunos requisitos que pueden resultar ideales para que un sistema de control de inventarios asegure un funcionamiento perfecto son los siguientes: Sencillez Flexibilidad

5 4 Exactitud Oportunidad Confiabilidad VI.1 Control estadístico de consumos Para llevar a cabo un control estadístico de consumos de forma adecuada se requiere y se sugiere que se registren los movimientos de salidas por producto a través del almacén, además de realizar estudios y control estadístico de la frecuencia de uso que tiene cada uno de los materiales. Esto con la finalidad de proporcionar datos certeros que nos indiquen, en lo subsecuente, la posible periodicidad en el manejo de los materiales o productos existentes en el almacén de la organización. La finalidad primordial de controlar estadísticamente los consumos es mantener vigilado en todo momento el abasto suficiente y necesario, pero no excesivo de todos los materiales que acostumbre utilizar la empresa y sus procesos de producción. Es importante definir que el nivel óptimo de inventarios es aquel que se mantiene y regula entre un límite mínimo de existencias adecuado, que garantice la continuidad de las operaciones (producción) y un máximo determinado por el volumen de ventas de la organización, así como por la capacidad productiva, por las limitaciones de espacios dentro del almacén, del capital de trabajo y por los gastos que genere el manejo físico (maniobras para su traslado) de los materiales de un lado a otro. Por consiguiente, se debe procurar no caer en obsolescencias o cambios de moda.

6 5 La inversión que toda empresa deberá considerar y destinar para que ésta resulte la más apropiada para mantener los inventarios controlados, dependerá en gran medida de las condiciones que prevalezcan y marquen el mercado consumidor, así como de los resultados que arrojen los estudios para el control de inventarios. VI.2 Programas de resurtido del proveedor Comúnmente este tipo de programas reciben también el nombre de calendarización de proveedores. Están basados en los requerimientos de producción que demande la empresa internamente y que se hayan fijado para determinado plazo o periodo. En estos documentos se registran y programan cronológicamente todos los requerimientos de material o productos y la fecha en que se hará la entrega, quedando en el acuerdo, previamente, de que el almacén no podrá atender al mismo tiempo a dos proveedores, razón por la cual dicho programa de calendarización deberá incluir además el día y la hora en que el proveedor realizará la entrega física de los materiales en el almacén.

7 6 Conclusión La función y utilidad que tiene el control de inventarios es evitar la acumulación excesiva de materiales o productos que ocasione una sobrecarga de gastos de forma innecesaria, así como el deterioro, mermas, obsolescencia, robo, entre otras. Por lo anterior, se sugiere y recomienda que se instituya un sistema de control de inventarios que responda a dos cuestiones fundamentales: Cuánto pedir o comprar? Cuándo pedirlo o comprarlo?

8 7 Para aprender más Cómo se lleva un control de inventarios? Garzón, M. (2010) Control de inventarios. Consultado el 27 de marzo de 2013 de

9 8 Actividad de Aprendizaje Al realizar esta actividad podrás demostrar el nivel de apropiación del conocimiento obtenido a través de esta sesión, para esto elabora un reporte, en Word, con una extensión de 2 cuartillas, sobre los temas tratados en está, tomando en cuenta que se evaluarán las siguientes características: Objetivo: describe de manera clara el propósito de su reporte. Procedimiento Resultado Conclusión Bibliografía Bibliografía, ortografía y redacción Al finalizar el desarrollo de este tendrás que subirlo a la plataforma.

10 9 Referencias Cruz, L. (1999). Compras, principios generales. México: Compañía Editorial Continental. Del Río, C. (2002). Adquisiciones y abastecimientos. México: Thomson. Mercado, S. (1996). Compras, principios y aplicaciones. México: Limusa.