YSoft SafeQ Suite. Módulos

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1 YSoft SafeQ Suite Categorías Módulos Gestión de impresión Gestión de usuarios y costes Seguridad YSoft SafeQ Authentication YSoft SafeQ Print Roaming YSoft SafeQ Reporting YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Scan Management YSoft SafeQ Rule-based Printing YSoft SafeQ Mobile Print

2 FOCO DE ATENCIÓN EN LA GESTIÓN DE IMPRESIONES Y CONTABILIDAD EN CUALQUIER ENTORNO EMPRESARIAL Una solución de impresión altamente escalable y con numerosas funciones, YSoft SafeQ lo tiene todo para la eficiencia y flexibilidad en la oficina. Gracias a su completa modularidad, esta suite de software se puede configurar de forma precisa según las necesidades del usuario. Más aun, los distintos módulos de YSoft SafeQ se pueden adquirir e implementar individualmente, o de forma conjunta, según sean necesarios. Hoy día, el mayor reto de prácticamente todas las empresas es aumentar la productividad y la eficiencia a la vez que reducir costes. Gestionando toda su infraestructura de impresoras, YSoft SafeQ le presta un enorme apoyo de cara a cumplir este objetivo. Siempre que la gestión centralizada de impresoras y usuarios, el seguimiento de trabajos impresos, la elaboración de informes y el cambio de reglas para distintos usuarios sean necesidades de una empresa, YSoft SafeQ proporcionará una solución adecuada. No importa si su oficina es autosuficiente y sólo necesita impresión follow-me, o si por el contrario, necesita una gestión de impresión completa para una empresa con varias delegaciones que envían y crean trabajos de impresión en todo el mundo: YSoft SafeQ le permite gestionar y contabilizar todas las actividades de impresión de forma centralizada desde un único puesto de trabajo. Piense en la suite YSoft SafeQ si necesita cubrir aspectos como estos: Le han encargado que reduzca los costes de impresión y derivados en toda la empresa. Aun así, toda la plantilla debería ser capaz de imprimir y copiar en cualquier momento, incluso si una impresora se avería. Usted debe informar de quién imprime qué, cuándo, cuántas copias y dónde, garantizando que sólo se imprimen documentos de trabajo y que todos los costes se imputan al creador del trabajo. Desea que todo el entorno de impresión sea seguro, eliminando accesos no autorizados a documentos confidenciales o a información corporativa. Necesita conectar todas las delegaciones y oficinas de su empresa, facilitando la impresión de documentos siempre que se necesiten. En resumen, usted está encargado de gestionar y proteger toda la infraestructura de impresión de su empresa con la mayor eficacia: justo lo que YSoft SafeQ le proporciona.

3 YSoft SafeQ SUITE 3 Suite YSoft SafeQ Su estructura modular hace que YSoft SafeQ sea una solución práctica de gestión de impresiones que ofrece flexibilidad y una gran funcionalidad. Instalado en el servidor de la empresa, esta solución puede realizar un seguimiento de cualquier trabajo llevado a cabo en red. YSoft SafeQ no sólo gestiona equipos multifunción e impresoras en red, sino también impresoras locales, gracias a sus funciones de monitorización y contabilidad, proporcionando un control y transparencia totales sobre lo que se imprime, quién lo imprime y en qué equipo. La Suite YSoft SafeQ es accesible a través de una sola interfaz web de administrador altamente intuitiva y que cuenta con un panel personalizable. Esto hace que la administración de la gestión del sistema de impresiones de una empresa sea muy simple y no sea necesaria una larga curva de aprendizaje. Los usuarios se benefician de una impresión segura, ya que los trabajos impresos no se quedarán en la bandeja de salida sin recoger, evitando así que lleguen al destinatario inadecuado. La Suite YSoft SafeQ Suite está formada por un total de seis módulos individuales que, de forma conjunta, garantizan una máxima flexibilidad y escalabilidad: YSoft SafeQ Authentication permite la autenticación del usuario en la impresora de forma sencilla, mediante nombre y clave, PIN o tarjeta ID, asegurando la fiabilidad de la impresión. YSoft SafeQ Print Roaming permite a los usuarios enviar sus trabajos de impresión a cualquier equipo en cualquier ubicación en red, y obtener dichas impresiones cuando las necesite. YSoft SafeQ Reporting se encarga del seguimiento y contabilidad de todos los trabajos de impresión, proporcionando una solución viable a las empresas que desean mantener el control sobre el quién/qué/dónde/ cuándo en todo su entorno de impresión. YSoft SafeQ Chargeback es un módulo primordial para instituciones docentes y entornos de proyecto donde los costes de impresión, escaneado y copiado necesitan estar bajo control e imputarse de forma correcta a sus creadores. YSoft SafeQ Scan Management permite amplias funciones de escaneado, incluyendo Scan-to-Box, Scan-to-Home folder, Scan-to- y One-Click-Scan; y en aquellos casos en que las funciones estándar no fuesen suficiente, los usuarios podrán crear sus propios script personalizados. YSoft SafeQ Rule-based Printing (RBP) permite al administrador establecer condiciones individuales de impresión para distintos usuarios, por ejemplo, limitar los permisos de acceso a la impresión a color o predeterminar la impresión dúplex como obligatoria. YSoft SafeQ Mobile Print permite a los usuarios enviar sus trabajos de impresión desde sus dispositivos móviles mediante o página web, mejorando la movilidad y liberándolos de las limitaciones de tener que imprimir desde su puesto de trabajo.

4 YSoft SafeQ AUTHENTICATION 4 AUTENTICACIÓN COMO PREVENCIÓN DE IMPRESIONES NO AUTORIZADAS Uno de los principales retos a los que toda empresa se enfrenta tarde o temprano es la salvaguarda de documentos y de datos e información interna. Por ello, las impresoras deben estar protegidas de forma fiable ante posibles accesos no autorizados, con autenticación de usuarios en la propia MFP mediante PIN, tarjeta ID o usuario/clave antes de imprimir, copiar o escanear documentos. Usted desea mantener el control sobre quién imprime en su empresa. Usted necesita eliminar cualquier posibilidad de que las impresiones se queden en las bandejas de salida, sin recoger. Usted necesita evitar que usuarios no autorizados saquen documentos escaneados fuera de la empresa. Si implementa una aplicación de autenticación adecuada, estará beneficiando a toda su empresa, tanto si su método de autenticación elegido es el código PIN, como tarjeta ID o nombre de usuario/clave. Este software le garantiza que: La solución: YSoft SafeQ Authentication la información crítica y los datos confidenciales de empresa se encuentran seguros y protegidos y no corren riesgo de acabar en manos de la persona equivocada. se evitan las brechas de seguridad mediante acceso limitado sólo al personal autorizado. podrá tener un control minucioso sobre quién imprime qué y en qué cantidades. Características Con YSoft SafeQ Authentication, los trabajos de impresión se almacenan en el servidor YSoft SafeQ hasta que el creador vaya a la impresora, se identifique en el MFP y recoja su trabajo. De esta forma, ningún trabajo se quedará en la bandeja de salida, y no podrán ser recogidos por la persona equivocada. Solamente el creador de un trabajo podrá imprimirlo en el MFP. El administrador podrá también definir el tiempo durante el cual se almacenarán los trabajos antes de ser eliminados, incluso si nunca se llegaron a imprimir. Entorno seguro de impresión: evita de forma fiable el uso no autorizado de impresoras. Opciones de autenticación: elección de opciones prácticas, tales como tarjeta ID, código PIN o usuario/clave. Gestión centralizada de autenticación: todas las funciones de autenticación las gestionará el administrador mediante interfaz web.

5 YSoft SafeQ PRINT ROAMING 5 IMPRESIÓN EN TODO EL MUNDO Las empresas multinacionales necesitan garantizar la flexibilidad de todas sus operaciones. Cuando se trata de la producción y gestión de documentos, este aspecto deberá incluir el envío de trabajos de impresión desde una de sus oficinas y su producción en cualquiera de sus otras delegaciones. Usted no quiere que su producción de documentos se limite a un sólo edificio u oficina. Usted quiere que sus empleados puedan enviar trabajos de impresión desde una ubicación, y producirlos desde cualquiera otra ubicación donde sean necesarios. Usted necesita que esta funcionalidad mejore la eficiencia en toda su red de impresión y funcione independientemente de la distancia geográfica. La impresión multi-ubicación proporciona a los usuarios la libertad de imprimir donde y cuando lo necesiten. Al mismo tiempo, el administrador TIC puede monitorizar y gestionar de forma sencilla toda la infraestructura de impresión desde un único panel de administración. Aparte de dar respuesta a estos requisitos, print roaming mejora la flexibilidad, productividad y eficiencia de toda su empresa con ventajas que benefician a toda su plantilla. Sencilla creación de trabajos, desde cualquier impresora elegida dentro de la empresa, que le permitirá ahorrar tiempo. Reimpresión fácil e instantánea gracias al marcado de documentos más utilizados como favoritos. Colaboración mejorada mediante el intercambio fácil de colas de impresión para un equipo o departamento. La solución: YSoft SafeQ Print Roaming* Con YSoft SafeQ Print Roaming, los usuarios podrán enviar sus trabajos desde una ubicación e imprimirlos cuando los necesiten, sea donde sea dentro de una empresa. No importa si se trata de otra oficina, otro edificio o incluso otro continente: los usuarios podrán producir sus impresiones en cualquier parte, sin restricciones geográficas. YSoft SafeQ aporta funcionalidad, utilizando una tecnología única que sólo ocupa una pequeña parte del ancho de banda de red para transferir datos de forma rápida y eficiente. * requiere Authentication YSoft SafeQ Características Creación flexible de trabajos de impresión: los usuarios podrán imprimir en cualquier equipo de la empresa. Cola de impresión compartida: gracias a esta función, es muy fácil para los usuarios trabajar en grupo e imprimir y recoger los trabajos de todos. Reimpresión de documentos favoritos: se pueden guardar los documentos más utilizados como Favoritos e imprimirlos directamente desde el panel de la impresora.

6 YSoft SafeQ REPORTING 6 MONITORIZACIÓN DE IMPRESIONES PARA CONTROLAR GASTOS Monitorizar los hábitos de impresión de su plantilla y el rendimiento de sus impresoras en general dentro de una empresa es la base para reducir costes a largo plazo. Usted necesita controlar los gastos de impresión para mantenerlos dentro del presupuesto asignado. Usted quiere saber qué departamentos, servicios y usuarios son los responsables de sus costes de impresión. Usted necesita generar informes de forma regular, sin intervención manual a ser posible, que incluyan todas las delegaciones de su empresa y las empresas subsidiarias. Usted necesita elaborar informes extensos pero sencillos de comprender para ejecutivos senior. Antes de analizar sus costes reales de impresión, el primer paso es la recopilación de información detallada sobre toda la actividad de impresión y establecer dónde y por qué se incurre en dichos costes, haciendo un seguimiento de todos y cada uno de los trabajos. Recopilar estos datos en informes completos que contengan datos relevantes es ideal para ello. Sus ventajas incluyen: Posibilidad de optimizar su eficiencia de impresión en general basándola en informes detallados que identifiquen los costes en que se incurre. El administrador ahorra tiempo gracias a las funciones automatizadas de elaboración de informes y su envío por a usuarios predeterminados. Creación instantánea y completa y gestión personalizada de informes para ejecutivos senior. Creación sencilla de informes ecológicos, por ejemplo mediante CSR o similar, mostrando la cantidad de recursos naturales que la empresa ahorra mediante el uso de YSoft SafeQ. La solución: YSoft SafeQ Reporting Controle sus costes de impresión con YSoft SafeQ Reporting: es una herramienta de elaboración de informes instalada de forma centralizada, puede realizar un seguimiento de toda la actividad de impresión en una empresa y elaborar resúmenes detallados en tablas y gráficos. YSoft SafeQ monitoriza todas las operaciones de impresión, copiado y escaneado* y memoriza información detallada sobre cada trabajo, incluyendo nombre, vista previa de la primera página, número de páginas y uso de tóner. Utilice esta información para crear informes completos con sólo unos cuantos clicks. Para una mayor comodidad, es posible incluso generar informes de gestión, obteniendo un útil resumen del entorno de impresión (centros de costes, equipos o usuarios) y conocer así quién incurre en qué gastos. Otra útil característica de YSoft SafeQ son los informes ecológicos que muestran los efectos de su ahorro de impresiones en cuanto a la reducción de consumo de madera, agua y emisiones de CO2. Los informes pueden tener carácter anual, trimestral o mensual y pueden incluir el logotipo de su empresa. Se pueden compartir fácilmente mediante su exportación en distintos formatos, tales como PDF, HTML o DOC. *requiere YSoft SafeQ Scan Management Características Monitorización y presentación de informes: informes automáticos o a demanda de todas las operaciones de impresión, copiado y escaneado* de toda la red. Informes ecológicos: rastrean y resaltan el impacto medioambiental positivo del ahorro en impresiones, mostrando los recursos naturales respetados. Informes de gestión: proporcionan un resumen completo de la infraestructura de impresión. Informes personalizados: se puede elegir entre una gran variedad de parámetros para adaptar los informes a sus necesidades específicas.

7 YSoft SafeQ CHARGEBACK 7 CONTABILIDAD FÁCIL CON PAY-PER-PRINT Las instituciones docentes tales como universidades, bibliotecas públicas y organismos similares necesitan disponer de impresión, copiado y escaneado para usuarios pero, evidentemente, deben cobrar por dichos servicios. Usted necesita evitar de manera fiable que cualquier usuario imprima, copie o escanee sin pagar por ello. Usted necesita establecer tablas de precios específicos para distintos grupos de usuarios. Usted quiere que los usuarios puedan realizar pagos a través de sus cuentas online (PayPal) y en efectivo. Esto significa que tanto alumnos como profesores y otros empleados, así como usuarios en general, deberán poseer una cuenta personal que les permita utilizar el servicio de impresiones de pago. Permite establecer precios distintos según el grupo de usuarios para impresiones, escaneos y copias, o incluso que no tengan coste alguno. Los empleados, por ejemplo, podrían recargar sus cuentas sin pagar por ello, mientras que los alumnos y los usuarios externos necesitarían contar con una forma sencilla de ingresar dinero en sus cuentas. Para mayor comodidad, los usuarios utilizarían sólo una cuenta y una tarjeta para todos los servicios disponibles dentro de una organización, por ejemplo, una universidad. Las ventajas más comunes incluyen: Reducción del trabajo administrativo con una mayor flexibilidad: establecimiento sencillo de planes de precios para distintos usuarios, centros de costes y/o impresoras. Ahorro de tiempo y mayor comodidad para el usuario mediante recarga flexible online en cualquier momento y desde cualquier lugar. La solución: YSoft SafeQ Chargeback YSoft SafeQ Chargeback permite al usuario ingresar dinero en su cuenta cómodamente y utilizarla para adquirir servicios en toda la organización, por ejemplo, una comida o un café en la cafetería de la facultad. Los usuarios se benefician de una amplia oferta de servicios gestionados de impresión, incluyendo pay-per-print y creación de trabajos seguros en cualquier impresora en red. Existen diferentes ampliaciones disponibles para YSoft SafeQ Chargeback: Staff cash desk: los usuarios pueden dirigirse a una caja y pagar en efectivo, siendo esta cantidad depositada en su cuenta directamente por el operador. Self-service top-up: se trata de una máquina de pago YSoft, en la que el usuario podrá introducir billetes y monedas. Online recharge: los usuarios podrán recargar su cuenta a través de PayPal. Características Cargos individuales: basados en el plan de precios aplicable, los usuarios pagarán de forma automática el precio previamente calculado por sus impresiones, copias y escaneos. Listado de precios múltiples: se pueden crear y aplicar distintos planes de precios a diferentes usuarios, centros de costes, impresoras y/o trabajos. Opciones de recarga: existen distintas y cómodas alternativas de recarga para cuentas, online y offline, mediante pago en efectivo. Contabilidad integral: los alumnos y otros usuarios podrán utilizar la misma cuenta de crédito para imprimir y copiar que actualmente utilicen para otros servicios universitarios de pago.

8 YSoft SafeQ SCAN MANAGEMENT 8 EL ESCANEADO INTEGRAL PERMITE COMPARTIR Y DISTRIBUIR CÓMODAMENTE Aparte de la impresión, contabilización y asignación de documentos, existe otro aspecto importante de la gestión integral de documentos: el escaneo. En la mayoría de entornos esta posibilidad es vital para aumentar la eficiencia de los flujos de trabajo de documentos. Usted quiere realizar un seguimiento y una asignación de todas las actividades de escaneado igual que los trabajos de impresión. Usted quiere que los usuarios puedan enviar escaneos directamente a un o a su carpeta de inicio a fin de simplificar su distribución inmediata. Usted quiere contar con un método sencillo para añadir metadatos a documentos escaneados para poder organizar futuros procesos de documentos y datos. Los flujos de trabajo del escáner ayudan a las organizaciones a automatizar sus procesos documentales; más concretamente, una funcionalidad de escaneado eficiente y completa facilita la distribución y aportación de documentos en toda una organización. Usted y sus empleados se benefician de: Rutinas de trabajo diarias organizadas con mayor eficiencia derivada de la configuración de flujos de trabajo de escaneado personalizados. Mejora de la comodidad y la experiencia del usuario mediante One-Click-Scan: inicio del flujo de trabajo con un solo click. La solución: YSoft SafeQ Scan Management* YSoft SafeQ no sólo le permite gestionar y rastrear todas las operaciones de impresión, sino que esta funcionalidad también se hace extensible a las operaciones de escaneado. El módulo YSoft SafeQ Scan Management cuenta con funciones avanzadas de escaneado, como One-Click-Scan, Scan-to-Home, Scan-to- así como la creación de flujos de trabajo individuales basados en impresoras específicas, ubicaciones, usuarios, roles y departamentos. Y si todas estas funciones no fuesen suficientes para sus necesidades específicas, también está disponible la función Scan-to-Script, con la cual se pueden llevar a cabo ciertos flujos de trabajo de forma automática. * requiere YSoft SafeQ Authentication Características Destinatarios predeterminados de escaneado: escaneado con un solo click a la carpeta de inicio del usuario o su cuenta de . Flujos de trabajo personalizados: las operaciones de escaneado individuales se pueden predefinir y automatizar. Monitorización de escaneos: los trabajos de escaneado también se pueden rastrear y contabilizar.

9 YSoft SafeQ RULE-BASED PRINTING 9 AHORRE DINERO CON LAS REGLAS INDIVIDUALES DE IMPRESIÓN La impresión mediante reglas es vital para las empresas que quieren gestionar su infraestructura de impresión de forma eficiente, con el objetivo de reducir de forma significativa sus costes de impresión. Usted necesita reducir costes de impresión controlando lo que los usuarios imprimen y cómo lo imprimen. Usted desea evitar la impresión para reducir costes. Usted no quiere que se impriman todos los s o, al menos, desea permitir su impresión sólo monocromo. Usted espera que sus empleados impriman a doble cara, y que sólo algunos puedan hacerlo a una cara. Los entornos corporativos se benefician de la opción de poder configurar distintas reglas de impresión que impongan la impresión eficiente y económica aplicada a distintos usuarios, grupos o departamentos. Estas reglas suelen estar relacionadas a la función del usuario o departamento, con lo que podrían tener permiso para, por ejemplo, imprimir a color o a una sola cara. En ciertos entornos es necesario controlar el formato de papel, tipo de documento o el máximo de páginas por trabajo. Por supuesto, también es posible restringir el período de uso de una impresora en concreto para un usuario. Las ventajas: Reducción eficiente de costes generales de impresión mediante la aplicación de reglas específicas, como el uso del color, etc. Utilización del parque de impresoras en su total capacidad mediante filtrado del envío de trabajos de impresión a los equipos más adecuados. (Por ejemplo, los trabajos más grandes se enviarán a impresoras de alta capacidad). Mayor confidencialidad de documentos mediante marcas de agua automáticas en documentos de contenido crítico. La solución: YSoft SafeQ Rule-based Printing IRule-based Printing YSOFT SafeQ es el módulo ideal para reducir los costes de impresión de manera rápida, fiable y eficiente. Tendrá un amplio conjunto de diferentes roles de usuario que se pueden asignar a usuarios individuales o grupos. YSOFT SafeQ, aplica reglas a todos los trabajos de impresión entrantes de un usuario particular o grupo de usuarios; los trabajos sólo se imprimirán siempre y cuando cumplan la condición de esa regla. Cualquier trabajo de impresión que no coincida con las condiciones definidas, será rechazado, recibiendo el usuario el mensaje correspondiente. Esto hace que la impresión basada en la regla YSOFT SafeQ sea una herramienta perfecta para que usted tenga sus costos de impresión bajo control. Características Reglas de impresión predefinidas: las reglas individuales de impresión se pueden aplicar a usuarios, funciones o departamentos, y se pondrán en marcha automáticamente en cuanto el usuario se identifique en el equipo y comience a imprimir. Protección por marca de agua: la marca de agua aumenta la confidencialidad de un documento con contenido sensible. Notificación automática: si un usuario envía un trabajo que no se ajusta a sus reglas predeterminadas, será notificado inmediatamente.

10 YSoft SafeQ MOBILE PRINT 10 FLEXIBILIDAD Y EFICIENCIA PARA SU FUERZA DE TRABAJO MÓVIL El entorno de trabajo actual, flexible e innovador, ya no está limitado a un simple puesto de trabajo en una oficina. Los empleados utilizan cada vez más sus dispositivos móviles para desempeñar su trabajo. Usted quiere mejorar la flexibilidad de impresión de sus empleados, sobre todo la de los comerciales, que viajan a menudo y necesitan imprimir desde cualquier delegación de la empresa. Tanto usted como sus empleados necesitan poder imprimir en distintas ubicaciones con poco preaviso, por ejemplo, en el caso de documentación de última hora para una reunión importante En el momento en que usted facilite la movilidad a sus empleados, por ejemplo, con smartphones o tabletas para poder trabajar, la impresión móvil pasará a ser una de sus necesidades. Si se la facilita, permitirá a sus trabajadores enviar trabajos a imprimir en cualquier momento, desde donde quiera que se encuentren. Una vez accedan a la impresora, podrán procesar sus documentos inmediatamente. Y si estos usuarios no dependen de Microsoft Office o de LibreOffice, la función de movilidad será todavía más atractiva y económica para usted. Las ventajas más comunes son: Con opciones de envío de trabajos de impresión desde cualquier parte y en cualquier momento, tendrán la libertad de trabajar desde el sitio que prefieran. La movilidad mejorada y la flexibilidad, gracias a la independencia del puesto de trabajo, aumentan la eficiencia y la productividad en general. Máxima comodidad y facilidad de uso con envíos por o en web de trabajos de impresión: permite ahorrar tiempo y es muy eficiente, ya que no es necesario que el cliente instale ninguna aplicación. La solución: YSoft SafeQ Mobile Print YSoft SafeQ Mobile Print le ofrece todos los beneficios del estilo de trabajo moderno de hoy día: comience a imprimir desde cualquier lugar o en cualquier momento y recoja sus documentos cuando los necesite, en la impresora que elija. Gracias al conversor integrado de documentos, tanto MS Office como LibreOffice ya no son necesarios, lo que significa un gran ahorro para usted. YSoft SafeQ Mobile Print le proporciona una flexibilidad máxima y libera a los usuarios de tener que imprimir desde un único equipo. Características Impresión móvil: flexibilidad y productividad mejoradas gracias a la posibilidad de uso desde dispositivos móviles. Envío flexible de documentos: mediante o web. Conversión de documentos: el conversor integrado de documentos hace que Microsoft Office y LibreOffice se queden obsoletos.

11 YSoft SafeQ SUITE 11 FLUJO DE TRABAJO MILAN Informes centralizados Equipo en red Tarjeta ID NEW YORK Job roaming a distintas ubicaciones Carga en web Servidor YSoft SafeQ User name Equipo en red Usuario/ Contraseña TOKYO Puesto de trabajo Equipo en red Sistema de pago YSoft Código PIN

12 YSoft SafeQ SUITE 12 Gestión de Impresiones Facilita una gestión centralizada de las colas de impresión y sus propiedades con el fin de equilibrar las cargas de impresión y salida directa basada en políticas de impresión de empresa. Gestión de Usuarios y Costes Es fácil conseguir una mayor transparencia de costes de impresión gracias a la gestión centralizada y el control de presupuestos de grupos de trabajo y centros de costes. Seguridad Con una sencilla definición de las reglas de acceso para usuarios y un seguimiento centralizado de sus actividades, el riesgo de accesos no autorizados a equipos y datos de empresa confidenciales se reduce al mínimo. Konica Minolta Business Solutions Spain, S. A. Albasanz, Madrid Spain 09/2014