Módulo 4: Aspectos Administrativos de la Gestión inanciero-contable. Unidad didáctica 24: Gestión de la tesorería. Contabilidad

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1 Módulo 4: Aspectos Administrativos de la Gestión inanciero-contable Unidad didáctica 24: Gestión de la tesorería Contabilidad

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3 UNIDAD DIDÁCTICA 24 Gestión de la tesorería

4 Créditos Innovación y cualificación Autor/es: uentes Innovación y Cualificación Maquetación e Impresión en: Innovación y Cualificación, S.L Pol. Ind. Antequera, Avda. del Romeral, ANTEQUERA (Málaga) Tfno.: ax: innova@antakira.com página web:

5 Gestión de la tesorería Presentación En esta unidad didáctica veremos las funciones del departamento de tesorería y operaciones relacionadas con todo lo referente a las entradas y salidas de dinero, es decir, a los cobros y pagos que realiza la empresa. Temporalización 4 horas. Objetivos de la Unidad Didáctica Conocer las funciones del departamento de tesorería. Cumplimentar los libros auxiliares de caja y bancos. Hacer el arqueo de caja. Realizar la conciliación bancaria. 973

6 Unidad Didáctica 24 Contenidos de la Unidad Didáctica 1. unciones del departamento de tesorería. 2. Las cuentas de tesorería. 3. Los libros auxiliares de caja y bancos. 4. El arqueo de caja. 5. Conciliación bancaria. Resumen. Vocabulario. Ejercicios de repaso y autoevaluación. Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación. 974

7 Gestión de la tesorería 1 unciones del departamento de tesorería El concepto de tesorería se define como el conjunto de disponibilidades líquidas en la empresa, ya sea en cuentas bancarias o en instituciones de crédito. En una empresa, el departamento de tesorería es el que administra todo lo concerniente a sus entradas y salidas de dinero, es decir, a los cobros y pagos que la empresa realiza. Para llevar a cabo esta función, el departamento de tesorería recopila, gestiona y habilita la documentación oportuna de acuerdo con las necesidades empresariales, tanto a nivel interno (libros auxiliares de tesorería, justificantes de pago y recibos de cobro) como a nivel externo (facturas, cheques, letras). Las funciones más relevantes de este departamento, al margen de la custodia de dinero, son las siguientes: Gestionar las cuentas de tesorería. Cumplimentar los libros auxiliares de caja y bancos. Hacer el arqueo de caja. Realizar la conciliación bancaria. Gestionar la financiación comercial; negociar las condiciones de crédito con proveedores y clientes. Realizar la previsión futura de cobros y pagos a través del presupuesto de tesorería. Seleccionar la fuente de financiación no comercial que favorezca los intereses empresariales. 975

8 Unidad Didáctica 24 Decidir sobre la inversión de los fondos sobrantes u ociosos para lograr su máxima rentabilidad. 2 Las cuentas de tesorería Las cuentas de tesorería representan saldos disponibles expresados en euros en la propia caja de la empresa o en bancos e instituciones de crédito. orman parte del subgrupo 57: TESORERÍA, englobado a su vez en el grupo 5: CUENTAS I- NANCIERAS, que ya han sido tratadas en la unidad didáctica 16, pero haremos un repaso. Las cuentas de Caja, cuentas (570) y (571) del P.G.C. figuran en el Activo del balance y, lógicamente, no pueden tener nunca un saldo acreedor. Su contenido está representado por las disponibilidades de medios líquidos, que son el dinero (billetes y monedas) y los cheques conformados. Indudablemente, el empleo de efectivo supone riesgos, por lo que todos los cobros y pagos realizados por caja deben justificarse por medio de documentos. En los cobros se entrega un recibo a la persona que efectúa el ingreso, quedando como justificante del cobro una copia o la matriz de un talonario. Uno de los justificantes de cobros más corrientes es la cinta de las máquinas registradoras que hay en cualquier supermercado. En cambio, en los pagos se debe exigir siempre un justificante del pago realizado. El contenido de las cuentas de Bancos e instituciones de crédito cuentas (572) a (575) del P.G.C. son los saldos de disponibilidad inmediata a favor de la empresa, en las modalidades de cuentas corrientes a la vista o cuentas de ahorro en bancos o instituciones de crédito (caja de ahorro, cajas rurales, cooperativas de crédito, etc.). Los clientes de estas entidades financieras pueden disponer de tar- 976

9 Gestión de la tesorería jetas con banda magnética, las cuales, entre otras funciones, permiten retirar efectivo en la red de cajeros automáticos de una entidad o realizar pagos de compras en establecimientos asociados. Cuando la deducción de los fondos de la cuenta corriente se produce en el mismo momento en que la tarjeta es utilizada, se dice que la tarjeta es de débito. Estas cuentas figuran en el Activo del balance y, a diferencia de las de Caja, sí pueden tener un saldo acreedor. En este caso el banco adelanta el dinero en nombre de su cliente, cobrando un alto tipo de interés que será pagado junto con la cantidad prestada cuando el cliente reponga los fondos. Es lo que se denomina estar «en descubierto» o en «números rojos». Esta situación se contabiliza en la cuenta (5200) Préstamos a c/p con entidades de crédito. En todo caso, la retirada y movimientos de fondos en dichas cuentas se hace a través de los siguientes medios: Libretas bancarias. Tarjetas magnéticas. El cheque. 3 Los libros auxiliares de caja y bancos La función de los libros auxiliares de caja y bancos es controlar y tener constancia en tiempo real de las disponibilidades en bancos e instituciones de crédito, así como en la propia empresa, lo cual se consigue desglosando de forma pormenorizada la información referida a los cobros y pagos empresariales. El formato gráfico de los libros auxiliares de tesorería no es más que una versión 977

10 Unidad Didáctica 24 ampliada de la ficha de Mayor, más detallada y con la única diferencia de que hay que calcular el saldo después de cada transacción. Debe CAJA/BANCO Haber LIBRO AUXILIAR DE CAJA/BANCO al echa Concepto Asiento Código COBROS PAGOS Saldo 120,20 Los conceptos que se detallan en cada anotación son: echa de la transacción. Concepto: breve descripción del cobro o pago. Asiento: relación con el libro Diario indicando el nº de asiento. Código: código contable de la cuenta que comparte asiento con la cuenta de Caja o Bancos. Cobros: cantidades cobradas a terceros. Pagos: cantidades abonadas a terceros. Saldo: calculado para cada una de las transacciones al final de cada fila. Indica la disponibilidad real después de la correspondiente fila. La mecánica de anotación es la misma que la que utiliza el libro Mayor para registrar los movimientos en las cuentas de tesorería: en la columna de la izquierda se anotan los cobros y en la derecha los pagos. Hay que llevar como mínimo dos libros auxiliares de tesorería: el de caja y el de bancos, si bien resulta conveniente para una correcta gestión llevar un libro auxiliar por cada cuenta bancaria que la empresa tenga operativa. 978

11 Gestión de la tesorería 4 El arqueo de caja El arqueo de caja es la comprobación que suele hacerse al final del día consistente en comparar si el inventario de las disponibilidades de caja (billetes, moneda y cheques conformados) coincide con el saldo resultante del libro auxiliar de caja. Si la contabilidad se lleva al día, debería coincidir el saldo que arroja el libro auxiliar de caja con el arqueo. Sin embargo, a veces no coinciden los datos por muchos motivos: errores de suma, monedas caídas, anotaciones pendientes, etc. Si a pesar de revisar exhaustivamente las anotaciones y los justificantes no hay concordancia entre ambos saldos, habrá que realizar un asiento de ajuste el saldo contable a las disponibilidades líquidas reales. Existen dos posibilidades, si el arqueo arroja una cantidad superior a la que aparece en el saldo contable, procede un ingreso en la cuenta (758) Otros ingresos de gestión corriente (Dado que ninguna de las definiciones del P.G.C. se ajusta al concepto reseñado, hemos optado por la creación de esta cuenta específica). Y viceversa, si la cantidad del arqueo es menor que la que indica el saldo contable, el gasto será cargado en la cuenta (659) Pérdidas en gestión corriente. A continuación realizaremos un ejemplo del libro auxiliar de caja y arqueo: 979

12 Unidad Didáctica 24 Dados los siguientes cobros y pagos realizados por caja en la empresa «El Bosque, S.A.», el día 1 de octubre. Cumplimenta el libro auxiliar de caja, teniendo en cuenta que el saldo del día anterior era de Cobros y pagos de la empresa El Bosque: Pago de 300 al proveedor Densa por S/factura nº Justificante de pago nº Venta de herramientas al contado por valor de 580 (IVA del 16% incluido. N/ factura nº 819. Ventas de sacos de semillas por valor de 500 (IVA del 7% incluido), cantidad que es cobrada con cheque bancario nº N/factura nº 820. Ingreso de en la cuenta corriente del Banco Justo. Justificante nº Cobro de 119 al cliente señor Sotelo, cantidad que se abona con cheque bancario nº por N/ factura nº 699. Arqueo A: 4 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 619 en total, 5 billetes de 100, 2 billetes de 500, 8 billetes de 10, 5 billetes de 50 y 170 en moneda metálica. Ejemplo 1 Arqueo B: 3 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 500 en total, 14 billetes de 100, 7 billetes de 50, 2 billetes de 20, 14 billetes de 10, y 210 en moneda metálica. Arqueo C: 2 cheques recibidos de terceros y conformados por valor de 390 en total, 1 billete de 500, 8 billetes de 100, 12 billetes de 10, 5 billetes de 20, 12 billetes de 50 y 98 en moneda metálica. El Bosque, S.A al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Saldo inicial Pago Densa s/factura n.º Ju ( ) Prov. Densa N/factura n.º ( ) Herramientas N/factura n.º 820; cheque n.º ( ) Semillas Ingreso c/c; justificante n.º ( ) Banco Justo N/factura n.º 699; cheque n.º ( ) Señor Sotelo

13 Gestión de la tesorería El arqueo realizado para cada uno de los inventarios descritos ha sido el siguiente: Arqueo A Arqueo B Arqueo C n.º Total n.º Total n.º Total Cheques recibidos Billetes de 500 Billetes de Continuac. Ejemplo 1 Billetes de Billetes de Billetes de Moneda metálica Conciliación bancaria Las empresas reciben información detallada sobre los movimientos realizados en sus cuentas bancarias a través del extracto bancario, documento que emiten los bancos con la periodicidad que aconseje la gestión empresarial. Los datos de los extractos se comparan con los del libro auxiliar de bancos a fin de comprobar si coinciden las cantidades, los datos y las fechas. Puede suceder que los datos de los documentos contrastados no coincidan y que la empresa crea que el banco ha cometido un error. Sin embargo, las causas suelen ser por falta de sincronización, por ejemplo, que los cheques emitidos o 981

14 Unidad Didáctica 24 recibidos no hayan sido pagados o cobrados inmediatamente; o que el banco haya anotado los recibos presentados por las compañías de suministros, según domiciliación bancaria, y la notificación no haya llegado aún a la empresa; o también que el banco no haya asentado ciertas cantidades por no haber transcurrido los días legales o plazos contractuales que la entidad establece al respecto. Veamos un ejemplo de conciliación bancaria entre el extracto bancario y el libro auxiliar de bancos: Dados los siguientes cobros y pagos realizados por banco de la empresa «Casa Verde, S.L.» el día 7 de mayo: a) Cumplimenta el libro auxiliar de bancos (saldo del día anterior: ). b) Partiendo del libro auxiliar de bancos y el extracto bancario, realiza la conciliación bancaria. Vende productos al señor Grande por valor de (IVA del 16% incluido), N/factura nº 92. Transferencia bancaria nº 444. Ejemplo 2 Retira para disponer de dinero en el local de la empresa. Justificante bancario nº 323. Paga por domiciliación bancaria el alquiler mensual que asciende a 588 (IVA 16% incluido). Pago al proveedor Denisse de 300 con cheque nº 6443 por S/factura nº 38. Compra productos al proveedor Deparís por (IVA del 16% incluido) que paga por transferencia bancaria. S/factura nº Ingresa al final del día 500 en efectivo. 982

15 Gestión de la tesorería La Casa Verde, S.L al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Saldo inicial Venta señor Grande N/factura n.º 92. Tr ( ) Señor Grande Justificante n.º ( ) Caja Recibo arrendamiento n.º 7539/a Pago Denisse S/factura n.º 38. Cheque n.º 6443 S/factura n.º Transferencia a Deparís 3 (621) Alquiler ( ) Denisse ( ) Compras Ingreso en efectivo 6 ( ) Caja Continuac. Ejemplo 2 Banco Europeo Nº cta Titular : La Casa Verde, S.L. echa Concepto Movimiento Saldo Saldo inicial Transferencia señor Grande Retirada efectivo Recibo arrendamiento Cheque Denisse actura teléfono Transferencia Deparís Saldo final

16 Unidad Didáctica 24 Los saldos de los dos documentos se igualan mediante unas simples operaciones aritméticas: Conciliación bancaria La Casa Verde, S.L. Día Continuac. Ejemplo 2 Entidad: _Banco Europeo_ Cuenta: Saldo según extracto bancario: Aumentos: Ingreso efectivo Disminuciones - 0,00 Saldo bancario conciliado Saldo según libro auxiliar de bancos: Aumentos: 0,00 Disminuciones Partiendo del saldo del extracto se le suman o restan las cantidades que, figurando en el libro auxiliar, no refleja el banco en su extracto Y viceversa: partiendo del saldo del libro auxiliar se le suman o restan las cantidades que, figurando en el extracto, no refleja el libro auxiliar actura teléfono... Saldo auxiliar conciliado Las diferencias entre ambos documentos se deben a dos circunstancias: primera, el banco todavía no había asentado el ingreso de 500, seguramente por haberse efectuado después de las 11:00 horas de la mañana, hora límite que contemplan las entidades financieras españolas para asentar en el propio día los ingresos efectuados; y segunda, la empresa no contabilizó el gasto en teléfono de 55 por no haber recibido por correo la correspondiente factura. 984

17 Gestión de la tesorería R Resumen La tesorería es el conjunto de disponibilidades líquidas en la empresa. El departamento de contabilidad es el que administra los cobros y pagos que la empresa realiza. Las principales cuentas de tesorería son (570) Caja (euros) y (572) Bancos e instituciones de crédito, c/c vista (euro). La función de los libros auxiliares de caja y bancos es controlar y tener constancia en tiempo real de las disponibilidades en bancos e instituciones de crédito, así como en la propia empresa. El arqueo es la comprobación que suele hacerse al final del día que consiste en comparar si el inventario de las disponibilidades de caja (billetes, monedas, y cheques conformados) coincide con el saldo resultante del libro auxiliar de caja. Con la periodicidad que así aconseje la gestión empresarial y a través del documento llamado extracto bancario, las empresas reciben información detallada sobre los movimientos realizados en sus cuentas bancarias. Los datos de dichos extractos son comparados con los del libro auxiliar de bancos a fin de comprobar si coinciden cantidades, datos y fechas, a esta operación se le denomina conciliación bancaria. 985

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19 Gestión de la tesorería V Vocabulario CHEQUES CON ORMADOS: Cheques recibidos de terceros en los cuales el banco indica la forma expresa que existe saldo suficiente en cuenta para su cobro. Con respecto a los cheques no conformados, no es conveniente registrarlos contablemente hasta que no sean cobrados; solamente deberían registrarse en el libro auxiliar. 987

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21 Gestión de la tesorería E Ejercicios de repaso y autoevaluación 1. A qué se deben las diferencias entre el libro auxiliar de bancos y el extracto bancario? 2. Qué ocurre cuando los resultados del arqueo de caja son diferentes de los de las anotaciones contables? 3. Dados los siguientes cobros y pagos realizados por caja en la empresa «EL JARDIN, S.L.» el día 31 de octubre: a. Cumplimenta el libro auxiliar de caja (saldo del día anterior: ). b. Realiza las anotaciones correspondientes en el libro Diario para los arqueos descritos abajo: Pago de 330 a la señora García, proveedora, por S/factura nº R Justificante de pago nº 122. Pago de al proveedor Suministros Erssa por S/factura de rectificación nº R Justificante de pago nº 123. Retirada de de la cuenta bancaria para disponer de ellos en efectivo. Compra de mercaderías por valor de a Suministros Erssa (IVA del 16% incluido) que paga al contado. S/factura nº

22 Unidad Didáctica 24 Venta de mercaderías por 900 (IVA del 16 % incluido). N/ factura nº 39, que cobra al contado. Pago de 112 al fontanero, señor Landa ( ), (IVA del 16% incluido) por S/factura nº 33. Justificante de pago nº 124. Cobro de 119 al cliente Rius ( ) con cheque bancario conformado nº por N/factura nº 12. Cobro de una deuda pendiente con el señor Celades ( ) de 108 con cheque bancario conformado nº 3439 por N/factura nº 22. Ingreso de 400 en la cuenta bancaria del Banco Europeo. Cheques recibidos y conformados (727 ), 1 billete de 100, 6 billetes de 50, 18 billetes de 10, en moneda metálica (158 ). Cheques recibidos y conformados (727 ), 3 billetes de 200, 1 billete de 50, 3 billetes de 10, en moneda metálica (188 ). Cheques recibidos y conformados (727 ), 3 billetes de 200, 2 billetes de 50, en moneda metálica (158 ). 990

23 Gestión de la tesorería El Jardín, S.L al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Arqueo A Arqueo B Arqueo C nª Total nª Total nª Total 991

24 Unidad Didáctica Dados los siguientes cobros y pagos de la «CLÍNICA SAN ISIDRO, S.L.» realizados por banco el día 4 de abril. Cumplimenta el libro auxiliar de bancos (saldo del día anterior: ) y realiza la conciliación bancaria para cada uno de los extractos que aparecen a continuación: Retira 400 para disponer de ellos en efectivo. Cobra a la cliente Beatriz De la uente, N/factura nº 67. Paga la prima de seguros anual del local ( ) que asciende a 988. Compra productos a Suministros Médicos ( ) por (IVA del 16% incluido) que abona con cheque bancario nº 384. S/factura nº Cobra 429 por operaciones varias de la cliente señora Sardá ( ). N/facturas nº 45, 56 y 57. Pago al proveedor Bauer ( ) por S/factura nº que ascienda a 1.900, mediante cheque bancario nº

25 Gestión de la tesorería Clínica San Isidro, S.L al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Extracto 1 Banco Europeo Nº cta Titular : Clínica San Isidro, S.L. echa Concepto Movimiento Saldo Saldo inicial +2940, Retirada efectivo -400, , Transferencia +1200, , Seguros Lucenses -988, , actura Luz -233, , Ingreso Efectivo +429, , Cheque Bancario n.º , ,00 Saldo final +1048,00 993

26 Unidad Didáctica 24 Extracto 2 Banco Europeo Nº cta Titular : Clínica San Isidro, S.L. echa Concepto Movimiento Saldo Saldo inicial +2940, Retirada efectivo -400, , Transferencia +1200, , Seguros Lucenses -988, , Cheque bancario n.º , , Ingreso Efectivo +429, , Cheque Bancario n.º , , actura luz -233,00 +48,00 Saldo final 48,00 Conciliación bancaria Clínica San Isidro, S.L. Día Entidad: _Banco Europeo_ Cuenta: EXTRACTO 1 EXTRACTO 2 Saldo según extracto bancario: Aumentos: Disminuciones: Saldo bancario conciliado Saldo según libro auxiliar de bancos: Aumentos: Disminuciones: Saldo auxiliar conciliado 994

27 Gestión de la tesorería S Solucionario ejercicios de repaso y autoevaluación 1. Las causas suelen ser por falta de sincronización, por ejemplo, que los cheques emitidos o recibidos no hayan sido pagados o cobrados inmediatamente; o que el banco haya anotado los recibos presentados por las compañías de suministros, según domiciliación bancaria, y la notificación no haya llegado aún a la empresa; o también que el banco no haya asentado ciertas cantidades por no haber transcurrido los días legales o plazos contractuales que la entidad establece al respecto. 2. A veces no coinciden los datos por muchos motivos: errores de suma, monedas caídas, anotaciones pendientes, etc. Si a pesar de revisar exhaustivamente las anotaciones y los justificantes no hay concordancia entre ambos saldos, habrá que realizar un asiento de ajuste el saldo contable a las disponibilidades líquidas reales. 995

28 Unidad Didáctica El Jardín, S.L al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Saldo inicial Pago Sra. García S/fra. nº R 4004 Jun. nº 122 Pago Suministros Erssa S/fra. nº R 1222 Jun. nº ( ) Sra. García ( ) Erssa Ingreso en efectivo 3 ( ) Banco Justo Compra Suministros Erssa S/fra nº ( ) Compras Nº/fra. nº 39 5 ( ) Ventas Pago fontanero Sr. Landa 6 ( ) Sr. Landa Cobro Sr. Rius N/fra. nº 12. Cheque nº Cobro Sr. Celades N/fra. nº 22. Cheque nº ( ) Sr. Rius ( ) Sr. Celades Ingreso en efectivo 9 ( ) Arqueo A Arqueo B Arqueo C nª Total nª Total nª Total Cheques recibidos Billetes de Billetes de Billetes de Billetes de 20 Billetes de Moneda metálica

29 Gestión de la tesorería 4. Clínica San Isidro, S.L al echa Concepto As. Código COBROS PAGOS Saldo Saldo inicial Retirada en efectivo 1 ( ) Caja Venta Beatriz de la uente N/fra. nº 67 2 ( ) Sra. de la uente Recibo seguro 3 ( ) Seguro del local Pagos suministros Médicos S/fra. nº Cheque nº ( ) Suministros Médicos Cobro Sra. Sardá nº fra. 45, 46 y 47 Pago Bauer S/fra. nº Cheque nº ( ) Sra. Sardá ( ) Bauer Conciliación bancaria Clínica San Isidro, S.L. Día Entidad: _Banco Europeo_ Cuenta: EXTRACTO 1 EXTRACTO 2 Saldo según extracto bancario: Aumentos: Pago factura Retirada efectivo -400 Disminuciones: Saldo bancario conciliado Saldo según libro auxiliar de bancos: Aumentos: Disminuciones: actura luz -233 actura luz -233 Saldo auxiliar conciliado

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