ACTUALIZACIONES EN LA GESTIÓN ECONÓMICA

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1 ACTUALIZACIONES EN LA GESTIÓN ECONÓMICA

2 ÍNDICE 1 INTRODUCCIÓN ASIENTO DE APERTURA INGRESOS POR CUENTA DE LA CECD AL CENTRO JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO (Anexo XI) ANEXO XI Específico CONCILIACIÓN BANCARIA - Anexo XII y Anexo XII (Bis) ARQUEO DE CAJA OTRAS MODIFICACIONES Plantilla de Asientos Predefinidos Asientos no predefinidos de Gastos Asientos no predefinidos de Ingresos Asociación de asientos a justificaciones en la búsqueda de asientos 19 Página 1/20

3 1 INTRODUCCIÓN Con objeto de proporcionar a los centros escolares una aplicación informática de calidad para que lleven a cabo su gestión económica, y a raíz de las consideraciones que se determinan en el Informe de la Cámara de Cuentas de la Junta de Andalucía en relación a la fiscalización de los gastos de funcionamiento de los centros docentes públicos no universitario, en el módulo de la aplicación Séneca se realizan modificaciones y actualizaciones. Como ya sabemos, el módulo de de la aplicación permite, entre otras, las siguientes cuestiones: Registrar y generar los documentos propios de la actividad económica requeridos por la orden reguladora. Registrar la actividad económica según la normativa vigente para la gestión económica de los Centros Educativos dependientes de la Consejería de Educación, Cultura y Deporte (en adelante CECD). Registrar la actividad económica por centro de gastos, asignando gastos a las diferentes unidades organizativas del centro. Justificaciones específicas. Realización de la apertura y cierre del ejercicio económico.... Algunas de estas funcionalidades han sufrido las modificaciones que a continuación ampliamos. 2 ASIENTO DE APERTURA En el asiento de apertura, desglosados por subcuentas, se indican los saldos iniciales con los que parte el centro escolar para el nuevo ejercicio económico. En la actualidad se vienen produciendo desajustes en los saldos iniciales en los asientos de apertura que no coinciden con los saldos de remanentes del año anterior certificados en el Anexo XI. Para evitar esta situación, en Séneca se implementa una validación, como la que aparece en la siguiente imagen, que verificará si el remanente del ejercicio anterior que se introduce en la apertura del nuevo ejercicio coincide con el remanente que se certificó en el Anexo XI del ejercicio anterior. Página 2/20

4 Mientras el estado del Anexo XI del año anterior no sea Válido, el importe consignado como remanente en el asiento de apertura se considerará como provisional. Cuando el Anexo XI se grabe, certifique y pase al estado Pendiente de validación se grabarán automáticamente las cantidades correspondientes a los remanentes que se incorporan al curso siguiente en el asiento de apertura. El centro podrá reasignar los importes entre las distintas subcuentas de remanentes, siempre y cuando las cantidades coincidan con las cantidades que se incorporan y los importes que tengan afectación deberán permanecer en sus subcuentas correspondientes, por ejemplo, los importes de remanentes de inversiones se deben consignar siempre en sus subcuentas. Con estas validaciones se consigue la coherencia entre los remanentes del asiento de apertura y los remanentes del Anexo XI del ejercicio anterior. A tener en cuenta En el asiento de apertura se detalla en un mensaje informativo la procedencia de los datos que se deben cumplimentar en las cuentas de finanzas. Se debe de indicar en los campos de Banco o Caja de la tabla de Finanzas, los SALDOS SEGÚN EL CIERRE DEL EJERCICIO ANTERIOR de los Anexos correspondientes del Registro de movimientos en Cuenta Corriente (Anexo V) para el Banco y el Saldo según el Registro de Movimientos en Caja (Anexo VI) para la Caja. En ningún caso se indicará en esta pantalla los saldos reales de Banco o Caja, estos saldos se reflejarán en el documento de Conciliación Bancaria (Anexo XII y XII/Bis) y en el de Arqueo de Caja (Anexo XIII). Así mismo, en los importes de las subcuentas de Remanentes, la suma de los mismos, deben coincidir con los importes de Remanentes del Anexo XI del curso anterior. Página 3/20

5 3 INGRESOS POR CUENTA DE LA CECD AL CENTRO A lo largo del ejercicio económico los centros escolares reciben los libramientos que la Consejería les transfiere para gastos de funcionamiento y otros recursos destinados al desarrollo de programas específicos (gratuidad de libros de texto, plan de apoyo y refuerzo, inmersión lingüística, apoyo a la escuela rural, escuelas deportivas, Auxiliares de Conversación etc.) En los ejercicios económicos anteriores el centro tenía que generar el asiento contable de cada uno de los ingresos por cuenta de la Consejería. A partir del ejercicio 2013/1014 y en adelante, los centros ya no tienen que realizar esta acción de generar el asiento, porque todos los libramientos reflejados en la pantalla de Ingresos por cuenta de la CECD al centro se contabilizarán automáticamente. Página 4/20

6 Comprobaremos en la pantalla y en su menú emergente que, a la vez que aparece en el sistema la orden de pago, el asiento contable ya está generado y el ingreso de ese libramiento ya se ha incorporado a la subcuenta de ingreso del centro, a la que va destinada ese libramiento. Llegado a este punto existen dos situaciones: órdenes de pago con fecha de libramiento y órdenes sin fecha de libramiento, porque serán efectivas a posteriori. La diferencia entre ellos es la materialización efectiva del pago. Aplicando el criterio de devengo ambos tienen el mismo efecto, existe formalmente el derecho de cobro por el centro. En tales supuestos el procedimiento será el siguiente: Si la orden de pago tiene fecha de libramiento: Automáticamente el sistema habrá generado el asiento contable y el apunte correspondiente al banco. El campo Fecha de ingreso de la pantalla Ingresos desde la Consejería de Educación estará cumplimentado con la fecha de libramiento. En las órdenes de pago sin fecha de libramiento, aunque el sistema le genere el asiento contable en la subcuenta de ingreso, el apunte del banco no se contabiliza hasta que a posteriori el órgano competente en materia de Tesorería no materialice el pago. Mientras no se produzca el libramiento, ese ingreso aparecerá en la subcuenta correspondiente pero no en la subcuenta de Banco. El campo Fecha de ingreso estará sin cumplimentar hasta que el sistema cargue la fecha de libramiento. Se dispone como novedad, en esa misma pantalla de Ingresos desde la Consejería de Educación, un nuevo campo ( Fecha de valor en Entidad Bancaria ) para que el centro, sólo en lo supuestos de órdenes de pago con fecha de libramiento, concrete la fecha exacta en la que se hizo efectivo el ingreso de esa orden de pago en la entidad bancaria. Este campo se incluye a efectos informativos y para que en el futuro se puedan hacer las conciliaciones bancarias por parte de Séneca. A tener en cuenta En la actualización de Séneca, se rellenará este campo con la fecha de contabilización que haya puesto el centro, pudiente éste cambiarla si no es correcta. Página 5/20

7 La fecha de contabilización debe estar obligatoriamente dentro del ejercicio económico, no así la fecha de valor en Entidad Bancaria. El sistema de forma automática realizará el asiento en una subcuenta preestablecida por la Consejería, pudiendo el centro imputar estos ingresos a subcuentas hijas de la subcuenta preestablecida como un desglose, pero no a otras. Los ingresos de la Consejería destinados a Justificaciones Específicas (Gratuidad de Libros de texto, Acredita, etc) que así lo requieran también serán contabilizados de forma automática por parte de Séneca. Si el centro escolar todavía no tiene dado de alta esa justificación específica en el menú / Configuración / Justificaciones Específicas, se creará el registro de la justificación con su correspondiente periodo y se le generará, por defecto, el asiento contable del ingreso. Las justificaciones y los periodos asociados a los libramientos destinados a programas concretos se detallan en el siguiente punto. 4 JUSTIFICACIONES ESPECÍFICAS Existen ingresos que la Consejería libra a los centros escolares con un carácter finalista, destinados al desarrollo y ejecución de programas específicos. El centro no puede hacer uso de esos ingresos en función de sus necesidades, puesto que el objetivo del mismo es para una funcionalidad concreta. Por ellos, los fondos destinados a un determinado programa deben imputarse a esa finalidad y no a otra. Algunos de estos programas requieren una justificación formal por parte del Página 6/20

8 centro mediante un Anexo Específico (Anexo XI Específico) (Ampliado en otro punto del presente manual). El órgano gestor encargado de la supervisión de la justificación específica puede limitar las subcuentas a las que se pueden imputar gastos, por lo que en la lista desplegable de subcuentas en estos casos aparecerán sólo las que el órgano gestor haya previsto previamente. Saber más Puede que el órgano supervisor y competente de alguna justificación específica no la asocie a ninguna subcuenta de gasto, en cuyo caso se podría imputar el gasto a cualquier subcuenta del centro que el centro determine, siempre que esté relacionado el gasto con el objeto de la Justificación Específica. El órgano gestor de la justificación también establecerá y configurará los periodos de la justificación, que los centros deberán dar de alta. Los periodos pasarán a tener ciclos de vidas (Pendiente de abrir, Abierto y Cerrado) en función del estado del Anexo XI Específico (ampliado más adelante). Algunos periodos serán extensibles a distintos ejercicios económicos y otros transcurrirán más de uno en el mismo ejercicio económico, pero con la condición de que nunca lleguen a solaparse. El centro puede y debe seguir dando de alta las justificaciones específicas y sus periodos, en el menú / Configuración / Justificaciones Específicas, como hasta ahora se venía haciendo. Pero a partir del ejercicio económico 2013/2014 como mejora se desarrolla una pequeña variación. En cuanto el centro escolar recibe una orden de pago de un programa concreto, si todavía no tiene creada la justificación, automáticamente el sistema le crea la justificación, debiendo en todo caso el centro REVISAR los REMANENTES INCORPORADOS de la Justificación Específica anterior. A tener en cuenta Los centros sólo pueden crear aquellos tipos de justificaciones y los periodos definidos por Séneca en el desplegable, que todavía no estén incorporados o no hayan sido creados por defecto tras recibir la orden de pago. 5 CIERRE DEL EJERCICIO ECONÓMICO (Anexo XI) El cierre del ejercicio económico es otra de las funcionalidades que ha sufrido una pequeña variación. Recordemos que el cierre del ejercicio económico se realiza dando de alta el Anexo XI, pulsando el icono de Nuevo disponible en el menú / Generación de Anexos / Generación Anexo XI. Página 7/20

9 Los firmantes del Anexo XI son los que se indicaron en el menú Configuración / Parámetros de la Gestión / Generales y los miembros del Consejo Escolar son los que se determinan en el módulo de Consejo Escolar de Séneca, ubicado en Centro \ Consejo Escolar. Como la gestión económica del centro se ha realizado a través de la aplicación, los datos del formulario aparecerán ya cumplimentados y rellenos. Se implementa como novedad, a partir del cierre del ejercicio 2012/2013, dos nuevos campos a ese formulario ( Total asientos de gasto anotados y no materializados y Total asientos de ingreso anotados y no materializados ), que también será calculado por el sistema a raíz de la información que dispone. Se requiere por parte del centro incorporar a la contabilidad del centro todos los ingresos y gastos de los que tengamos el compromiso de ingreso o de pago aunque aún no hayan sido ingresados o abonados. Se concilia así con el criterio de devengo la realidad contable del centro en el sentido de contemplar como ingreso los derechos reconocidos de cobro y como gasto las obligaciones con terceros de pago, debemos entender que el gasto se ha realizado a estos efectos aunque no se haya abonado la factura. Estas cantidades aparecerán en el Anexo X y XI como unas observaciones a los mismos pero sin influir en los remanentes que se incorporan al curso siguiente. Todos los ingresos y gastos no materializados deberán pasar al ejercicio económico siguiente para su contabilización, para ello el centro en el menú Asiento de Apertura / Información Ejercicio Económico Anterior deberá seleccionar la opción Copiar asientos pendientes de pago. En el caso de los libramientos por parte de la Consejería se hará de forma automática, en aquellos casos en los que la fecha de libramiento sea posterior a la Página 8/20

10 fecha de cierre del ejercicio económico y el centro no haya traspasado ese ingreso al ejercicio siguiente. Se incorpora también como novedad que no se podrá indicar que se aprueba el estado de cuentas (Anexo XI) si no hay mayoría de votos a favor. Conforme con la información mostrada en los campos, hay que pulsar el icono de Aceptar para generar el Anexo XI. Otra modificación es la posibilidad de incorporar al Anexo XI documentación adjunta, como pueden ser los justificantes de reintegros a la Consejería. Una vez grabado este Anexo XI como borrador y generado los documentos correspondientes, si se considera correcta la información hay que pulsar el candado para cerrar el ejercicio económico. Saber más La funcionalidad del icono Obtener Datos Anexo es recalcular los campos del formulario, a partir de nuevos datos grabados en el sistema y que no han sido recogidos en este Anexo XI. Esta opción sólo estará habilitada cuando el Anexo XI esté en estado de Borrador. El cierre del candado permite a la Delegación Territorial y a los Servicios Centrales gestionar la aprobación y/o rechazo de los mismos. Si estas instancias rechazan los datos grabados en el Anexo XI del cierre del ejercicio económico, el centro será informado del motivo y tendrá que dar de alta un nuevo Anexo XI con los datos correctos. A tener en cuenta Los centros sin Consejo Escolar, el Anexo XI Bis será certificado por la Delegación Territorial. 6 ANEXO XI Específico Las partidas específicas de la Consejería vinculadas a una finalidad o al desarrollo de un programa específico que se determinen por parte del Órgano Gestor, puede que requieran una aprobación formal del estado de cuentas de las mismas mediante un Anexo XI Específico. Por ello se determina como novedad en la aplicación Séneca que, además de aparecer en el Anexo XI general del centro, las justificaciones tengan su propio documento específico (Anexo XI Específico), para que justifiquen (además del Anexo XI general) sus ingresos y gastos. Para realizar este Anexo XI Específico hay que seleccionar el menú Gestión Económica / Generación de Anexos / Generación Anexo XI Específico. Página 9/20

11 Seleccionando la justificación y un periodo con el estado abierto se habilitará el icono de Nuevo. A tener en cuenta No todas las Justificaciones Específicas aparecerán en esta opción, sólo aquellas de las que se requiera una aprobación formal de las mismas. Los datos del formulario, partiendo de la información disponible en el sistema, aparecerán cumplimentados. Conforme con los datos hay que aceptar para grabar el Anexo XI Específico. Una vez grabado el Anexo XI Específico de esa justificación y periodo, que aparecerá con el estado en borrador, se puede proceder al cierre del periodo. Para ello se seleccionará la opción Cerrar Periodo del menú emergente. (Esta opción se debe realizar después de verificar el Anexo XI Específico y se ha añadido la opción de incorporar documentación adjunta, como por ejemplo copia de los modelos de reintegros a la Consejería) Página 10/20

12 La acción de cerrar el periodo conlleva el cambio del estado del Anexo XI Específico a pendiente de firma y a la generación de los documentos correspondientes. A tener en cuenta Si el periodo de la justificación está en estado cerrado, no será posible vincularle más asientos ni modificar los existentes. Una vez cerrado el Anexo XI específico, los remanentes del mismo deberán ser incorporados en la Justificación específica siguiente. Con las otras opciones del menú emergente se puede: acceder al formulario del Anexo XI Específico (Detalle), borrar el Anexo XI Específico si está en modo borrador (Borrar) e incorporar documentos anexos durante todo el proceso de aprobación (Documentación adjunta). Los Anexos XI Específicos generados para cada período de una justificación serán documentos con certificación mediante firma electrónica, y seguirán un proceso de aprobación similar al del Anexo XI de la. Saber más La aprobación de los Anexos XI Específicos corresponde al organismo gestor competente de dicha justificación. Página 11/20

13 A tener en cuenta Los centros que no tengan Consejo Escolar, al igual que los Anexo XI Bis, certificará el Anexo XI Específico BIS el órgano a nivel provincial asociado a esa justificación específica. 7 CONCILIACIÓN BANCARIA - Anexo XII y Anexo XII (Bis) La normativa vigente establece que los centros escolares semestralmente tienen que preparar las conciliaciones bancarias en el Anexo XII y XII (Bis). La conciliación bancaria no es más que chequear con los extractos que nos facilita el banco si los ingresos y gastos registrados en nuestra contabilidad están reflejados en nuestra entidad bancaria y viceversa. Para realizar esta conciliación bancaria en la aplicación Séneca se ha implementado una nueva opción en el menú / Generación de asiento / Conciliación Bancaria (Anexo XII/XIIbis). La grabación de la conciliación bancaria comienza pulsando el icono de Nuevo. La información que aparece en el campo de Firmantes Anexo XII de esta pantalla son las personas que están registradas para certificar y firmar ese Anexo XII en la opción Configuración / Parámetros de la Gestión / Generales. Página 12/20

14 Hay que seleccionar el mes y cumplimentar los campos editables de esta pantalla. El campo no editable Saldo según contabilidad será facilitado por el sistema al pulsar el icono Recalcular. La cantidad que muestra se obtiene de la información que dispone la aplicación, considerándose desde el primer día del ejercicio económico hasta el último día del mes seleccionado. Saber más Se ha habilitado la posibilidad de realizar cada mes una conciliación bancaria, debiendo hacerse con carácter obligatorio al inicio del curso (habría que seleccionar Septiembre, pues se realiza a último día del mes seleccionado) y la de marzo (en este caso se selecciona Febrero). Si al aceptar la pantalla el sistema encuentra incompatibilidad entre las cantidades introducidas en los campos editables y el campo Saldo según contabilidad alertará con el siguiente mensaje, impidiendo la grabación de la conciliación bancaria hasta que la información sea coherente. Página 13/20

15 A tener en cuenta Para asegurar la correcta grabación de la conciliación bancaria se aplica la siguiente fórmula. Saldo según banco + Pagos no anotados a la fecha en el registro de cuenta corriente y cargados en banco - Pagos anotados a la fecha en el registro de cuenta corriente y no cargados en banco + Ingresos anotados a la fecha en el registro de cuenta corriente y no abonados en banco - Ingresos no anotados a la fecha en el registro de cuenta corriente y abonados en banco = Saldo según contabilidad El Anexo XII (Bis) es el desglose al detalle de las cantidades indicadas en esa misma pantalla. Por tanto su cumplimentación se hace en las opciones de Desglose que automáticamente se habilitan cuando se ha grabado correctamente la conciliación bancaria y los movimientos a lo que se refiere ese desglose general tiene cantidades introducidas. Página 14/20

16 Al pulsar la opción Desglose se accede a una pantalla que permite, pulsando el icono Nuevo, reflejar al detalle ese desglose. Se describe el detalle de ese desglose con sus correspondientes cantidades y se acepta para grabar. Los detalles asociados quedarán reflejados en la pantalla, y si la suma de los importes del desglose no es igual que el importe total desglosado aparecerá una advertencia en forma de triángulo amarillo. 8 ARQUEO DE CAJA De la misma manera que la normativa vigente establece que los centros tienen que realizar la conciliación bancaria, con carácter mensual también tienen que preparar las actas de arqueo de caja en el Anexo XIII. Página 15/20

17 El arqueo de caja es similar a la conciliación bancaria, pero de las transacciones en efectivos. Ir anotando en un registro auxiliar los movimientos, tantos de ingresos y de gastos, que se contabilizan con dinero en efectivo, para comprobar si coincide el registro con el dinero en efectivo que se encuentra físicamente en caja. Para el arqueo de caja también se desarrolla en la aplicación Séneca una nueva opción disponible en el menú / Generación de asiento / Arqueo de caja (Anexo XIII). Pulsando el icono de Nuevo se comienza el arqueo de caja. La información que aparece en el campo de Firmantes Anexo XIII de esta pantalla son las personas que están registradas para certificar y firmar ese Anexo XIII en la opción Configuración / Parámetros de la Gestión / Generales. Página 16/20

18 Se indica el mes y se introducen las cantidades en los campos editables. Pulsando el icono Recalcular se cumplimentará automáticamente el campo no editable Saldo en caja calculado. No obstante si se acepta la pantalla sin recalcular previamente ese campo, el sistema lo calculará por defecto. Si los datos consignados en los campos editables son diferentes, en la pantalla aparecerá un distintivo en forma de triángulo amarillo alertando del descuadre en el arqueo de caja de ese mes. (Sirva de ejemplo la siguiente imagen). 9 OTRAS MODIFICACIONES A parte de las modificaciones ya ampliadas, se han ejecutado estas otras mejoras que a continuación detallamos. 9.1 Plantilla de Asientos Predefinidos Los asientos que a lo largo del ejercicio económico se repiten con más frecuencia por su similitud en los datos (Ej. Facturas mensuales de Luz, Agua ), con anterioridad desde el menú / Configuración / Plantilla de Asientos Predefinidos se puede confeccionar una plantilla base. La creación de esta plantilla de asiento predefinido se hace con el icono de Nuevo, seleccionando previamente que tipo de asiento se va a configurar. Página 17/20

19 Se desarrolla como mejora en la creación de plantillas de asientos predefinidos, cuando el tipo de asiento es de factura ( Factura/Justificante de Pago/Otros pagos justificados ) la necesidad de poner antes la justificación que la subcuenta de gastos. Con esta modificación se consigue que al registrar una factura de gastos, si ese gasto hay que imputarlo a una justificación, al seleccionar la justificación sólo aparezcan las subcuentas de gastos a la que está limitada esa justificación. De esta manera sólo se podrá seleccionar las subcuentas de gastos de esa justificación para imputar ese gasto. Recuerde En el punto 4 del presente manual (4 Justificaciones Específicas) se desarrolla: El órgano gestor encargado de la supervisión de la justificación específica puede limitar las subcuentas a las que se pueden imputar gastos, por lo que en la lista desplegable de subcuentas en estos casos aparecerán sólo las que el órgano gestor haya previsto previamente. Saber más Si la justificación seleccionada no tiene limitada las subcuentas de gastos aparecerán todas las subcuentas de gastos del centro. Página 18/20

20 9.2 Asientos no predefinidos de Gastos En los asientos no predefinido de Gastos, tales como Factura de Proveedor Extranjero No Residente, Pago a un miembro de la Comunidad Educativa, Pago de dietas y desplazamientos, Factura/Justificante de pago/otros gastos Justificados, Liquidaciones del Seguro Escolar, Pago entre centros, Prestación de Servicio Sujeta a IRPF también se implementa la modificación de poner antes la justificación que la subcuenta de gastos. Para que al seleccionar la justificación sólo se habiliten las subcuentas de gastos asociadas a esa justificación. Así mismo se incluye en las facturas con IVA la posibilidad de desglosar el IVA por tipos. Saber más Si la justificación seleccionada no tiene limitada las subcuentas de gastos aparecerán todas las subcuentas de gastos del centro. 9.3 Asientos no predefinidos de Ingresos De la misma manera se actúa en los asientos predefinidos de Ingresos. En asientos de ingresos tales como Devolución, Reintegros a la CED u Otras Entidades, Ingresos al centro, Recibos de Servicios igualmente se antepone la justificación a la subcuenta de Ingresos. Con la misma finalidad de contabilizar exclusivamente los ingresos que se reciben con una finalidad a la subcuenta de ingresos asociada a la justificación concreta. Recuerde En el punto 4 del presente manual (4 Justificaciones Específicas) se desarrolla: Se implanta en la aplicación Séneca que el órgano gestor encargado de la supervisión de la justificación específica por las que la Consejería libra recursos, limite la justificación a una cuenta de ingresos para contabilizar los libramientos que la Consejería transfiere para tal finalidad y las asocie a unas subcuentas de gastos para imputarlos. 9.4 Asociación de asientos a justificaciones en la búsqueda de asientos Se habilita una nueva funcionalidad en la búsqueda de asientos. En la consulta de asiento que se realiza en el menú / Actividad Económica / Gestión de Asientos / Consultas de asiento se dispone de una nueva opción en el menú emergente. Página 19/20

21 Esta nueva opción de Asociar Justificación Específica, sólo la encontraremos habilitadas cuando el asiento pertenezca a otro ejercicio económico ya cerrado y no tenga asociada una justificación específica con un periodo en el estado cerrado. Esta opción permite modificar o incluir una justificación y el periodo al asiento de otro ejercicio económico ya cerrado. Página 20/20