MANUAL PARA LA SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEL PERSONAL

Transcripción

1 MANUAL PARA LA SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEL PERSONAL EEPPMM - AYAPEL 2011

2 EMPRESA: EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES DE AYAPEL E.S.P Municipio de Ayapel Departamento de Córdoba. Nit. Nº Tel: Representante legal: MANUAL DE SELECCIÓN Y VINCULACION DEL PERSONAL EMPRESA: EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE AYAPEL

3 INTRODUCCIÓN El proceso de selección de personal representa al interior de la empresa una herramienta que le permite a sus directivos elegir al candidato idóneo de acuerdo a sus necesidades particulares, buscando predecir quien es el más competente para un determinado puesto de trabajo. En otras palabras, la selección del personal es el estudio del mejor candidato a ocupar la vacante del cargo de acuerdo a los perfiles determinados por la unidad de servicios públicos; El empleador debe ser muy cuidadoso en la selección del personal que se vincula al ente prestador, para esto es conveniente que se establezca un sistema de selección acorde a las necesidades y a los requerimientos de la organización. Es fundamental y de mucha importancia luego de vincular al personal en el cargo o puesto requerido, realizar el proceso de inducción pertinente, el cual también se trata en el presente documento; Los programas de inducción en las empresas son de suma importancia porque ayudan al nuevo trabajador a su adaptación en la misma, disminuye la gran tensión y nerviosismo que lleva consigo el nuevo trabajador, ya que tiende a experimentar sentimientos de soledad e inseguridad. El presente manual sirve como guía para la elección, vinculación e inducción del personal de trabajo en las empresas públicas municipales de Ayapel prestadoras de los servicios públicos domiciliarios de Acueducto y Alcantarillado, de tal manera que dichos procedimientos sean realizados y aplicados de manera adecuada por parte de la entidad, contribuyendo de forma eficaz al cumplimiento de los objetivos y metas de la empresa.

4 OBJETIVO GENERAL Implementar una guía para fortalecer los procesos de Selección y Vinculación del personal de trabajo en las Empresas Publicas de Ayapel E.S.P. ALCANCE El presente manual a aplica a todo el proceso de selección y vinculación de los trabajadores de las Empresas Publicas de Ayapel E.S.P empresa prestadoras de los servicios públicos de Acueducto y Alcantarillado.

5 EMPRESAS PÚBLICAS DE AYAPEL E.S.P 1. MANUAL DE SELECCIÓN, VINCULACION E INDUCCIÓN DEL PERSONAL 1.1. DEFINICIONES: Análisis del Cargo Consiste en determinar los requerimientos de personal con base en las características, dimensiones, necesidades de la organización para desarrollar eficientemente sus actividades Perfil del Cargo: Consiste en la descripción del mismo; el análisis determina las labores, responsabilidades, habilidades, y conocimientos del cargo Convocatoria: Tiene por finalidad invitar a los candidatos a presentar su hoja de vida y la documentación pertinente de acuerdo a unos plazos determinados Estudio de las hojas de vida: Los factores a tener en cuenta al estudiar las hojas de vida son los siguientes: Nivel de educación, experiencia laboral acumulada, especialidad, grado de responsabilidad y experiencia laboral, certificación de competencias laborales Entrevista: La entrevista complementa la información que se haya obtenido mediante el análisis de la hoja de vida, aportando elementos referentes a la personalidad, motivación, experiencia, estudios y situación familiar del candidato. La entrevista se sugiere iniciarla con aspectos referentes a temas de la vida cotidiana, diferentes al laboral, con el fin de establecer una buena relación interpersonal y disminuir los temores del entrevistado; en una segunda fase se profundiza en

6 Aspectos tales como la historia educativa, experiencia laboral, intereses y motivaciones, personalidad del candidato, información familiar y personal; finalmente la entrevista se centra en aclarar dudas del entrevistado acerca de las condiciones del cargo, aspiración salarial, responsabilidades y evaluación final de sus expectativas Evaluación de las competencias laborales El diseño de la prueba escrita se realizará dependiendo de las características del cargo; se busca con su aplicación tener una percepción de los conocimientos, las aptitudes físicas, intelectuales y de la personalidad Selección y contratación Efectuadas las entrevistas y evaluaciones correspondientes se procederá a contratar al candidato. El trabajador elegido debe ser elegido de la decisión preferiblemente en entrevista personal, la cual profundizará en aspectos salariales, documentación requerida para las afiliaciones laborales e inducción Inducción previa Es un proceso mediante el cual se da a conocer a la persona que ingresa a la empresa, aspectos generales sobre la misma y algunas herramientas necesarias para su desempeño dentro de la empresa Inducción al cargo Es un proceso mediante el cual se da a conocer a la persona que va ocupar un cargo, todos los aspectos relacionados con este, como son funciones, responsabilidades y todo aquello que le permita desarrollar las actividades rutinarias del cargo a desempeñar.

7 1.2. DESARROLLO DEL PROCESO DE ELECCIÓN Y VINCULACIÓN Act. Descripción Responsable 01 El proceso se inicia cuando se presenta una vacante, cuya definición literal es: el puesto o cargo no cuenta con titular. 02 Se revisa el manual de funciones a fin de conocer cuáles son las funciones y requisitos del puesto vacante. 03 Se realiza la convocatoria pública (a través de carteleras, anuncios de periódicos, boletines, etc.), a fin de que todas las personas interesadas se enteren de la vacante que se presenta. 04 Se reciben las Hojas de Vidas de los aspirantes al puesto. 05 Se eligen las mejores Hojas de Vidas teniendo en cuenta los requisitos del cargo o puesto, para pasar a la siguiente fase del proceso. 06 Se verifican los datos proporcionados por los candidatos en la solicitud. Se investigan sus condiciones actuales de vida y se verifican sus antecedentes como: Antecedentes personales: estado civil, enfermedades, accidentes, estudios, antecedentes penales. Antecedentes laborales: puesto desempeñados, causas del retiro, evaluación de desempeño, comportamiento, etc. 06 Se pide apoyo y asistencia técnica al SENA para la aplicación de pruebas de aptitudes y psicotécnicas a los candidatos. 07 Se entrevista a los candidatos, a fin de detectar los aspectos más ostensibles de cada uno de ellos y su relación con las funciones y requisitos del puesto. Debe informársele también la naturaleza del trabajo, el horario, la remuneración ofrecida, las prestaciones, a fin de que él decida si le interesa seguir adelante con el proceso. 08 Teniendo en cuenta los resultados de las entrevistas y las pruebas psicotécnicas aplicadas, se puede hacer la elección de cuál de todos los candidatos es el que reúne y cumple todos los requisitos del puesto. 09 En algunas entidades, es precisa la autorización del Consejo de Administración para la contratación del funcionario. Sólo si es Junta necesaria, si no, selecciona el gerente. 10 El candidato elegido se hace los exámenes médicos. Candidato 11 El Administrador y el candidato seleccionado firman el contrato laboral, bajo las condiciones previamente concertadas por las partes. Se abre el expediente laboral del funcionario, donde se archivarán todos los documentos soporte de su historial laboral 12 Se define la seguridad social del empleado (salud, pensiones, cesantías y riesgos profesionales). La vinculación se hace a través de una serie de instituciones creadas para su beneficio, las cuales reciben aportes tanto del trabajador como del patrono. 13 El candidato pasa al procedimiento de inducción Candidato

8 DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN Y VINCULACIÓN PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL INICIO Se verifican los antecedentes Se presenta el puesto vacante Revisa manual de Funciones Hace la Convocatoria pública Aplica Pruebas Hace entrevistas a los candidatos Con los resultados diligencia el Formato de Resultados de Reclutamiento Recibe hojas de vida Escoge el que tenga más altos resultados en las pruebas. Selecciona las hojas de vida B Rechaza Si hoja de vida NO SI NO A Escoge otra hoja de vida FIN

9 PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE PERSONAL Candidato Consejo A Vuelve a B NO Junta debe autorizar? SI Aprueba Elección NO Realiza los exámenes médicos SI Vuelve a B NO Es Apto? SI Firman Contrato Define la Seguridad Social FIN

10 1.3. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN DEL PERSONAL Act. Descripción Responsable 01 Se requiere dar al funcionario nuevo una inducción u orientación. 02 Se le entrega al funcionario nuevo el manual de funciones correspondiente al cargo. 03 Se capacita al funcionario nuevo sobre la misión, visión, valores, historia, servicios que presta, conformación actual de la planta del personal de la entidad, entre otros. 04 Administrador hace entrega formal al funcionario del reglamento interno de la entidad, a fin de explicárselo y para que lo tenga presente en la ejecución de sus funciones. 05 Se efectúa un recorrido a las instalaciones de la entidad, a fin de mostrarle al funcionario el lugar de su trabajo. 06 Se hace la presentación formal del funcionario nuevo ante los compañeros de trabajo. 07 Para poder asumir sus funciones, se hace entrega formal del manual de procedimientos existente del cargo. Si existe la posibilidad, se debe realizar un empalme con el anterior 08 funcionario que tenía el mismo puesto, sobre el cual el funcionario Funcionario entrante se le recomienda hacer un informe evaluativo. Este informe se nuevo le deberá presentar a su jefe inmediato, y reposar en el historial laboral como parte de la memoria institucional de la entidad.

11 DIAGRAMA DE FLUJO PARA ELPROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Empleado INICIO Empleado necesita inducción. Entrega al Funcionario el Manual de Funciones Presenta a los demás empleados de la entidad Hace entrega formal del Manual de Procedimientos del Cargo Hace empalme con el empleado que ocupaba el cargo Elabora informe evaluativo Capacita al Funcionario sobre la Misión, Visión, Funcionamiento de la Empresa. Entrega el Reglamento interno al Funcionario Recibe el informe Archiva en el historial laboral Envía el informe al Explica el Reglamento interno FIN

12 1.4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ANEXO 1. GUIA PARA ENTREVISTA A CANDIDATOS Entrevista No: Elaborado por: Fecha: Día Mes Año Nombre del candidato Puesto o cargo solicitado INTERES EN EL TRABAJO Porque quiere el puesto? Porque se considera calificado para el puesto? Que información tiene acerca de nuestra empresa? Porque quiere trabajar con nosotros? EXPERIENCIA LABORAL Describa su experiencia laboral Que le gustaba más de ese Trabajo? Que le gustaba menos de ese trabajo? Por qué dejo ese trabajo? ANTECEDENTES ACADÉMICOS Qué capacitación tiene que podría ayudar en el puesto solicitado? Qué seminarios, cursos, talleres ha participado? ACTIVIDADES FUERA DEL TRABAJO Que hace en sus horas libres? PERSONAL Puede trabajar horas extras? Puede trabajar los fines de semana? Que opina Ud. de la comunidad de usuarios? AUTOEVALUACION Cuáles cree Ud. que sean sus talentos, destrezas y habilidades? Cuáles cree Ud. que sean sus defectos? Cuáles son sus metas a 5 años en el futuro?

13 ANEXO 2. FORMATO DE RESULTADOS DEL RECLUTAMIENTO Cargo vacante: Fecha: Día Mes Año Elaborado por: Nombre Candidato 1: Nombre Candidato 2: Nombre Candidato 3: Califique cada característica de 1 a 4, el 1 como la clasificación más alta y el 4 como la más baja. CARACTERISTICAS Apariencia personal Actitud Conversación Cooperación con el entrevistador Experiencia para este puesto Conocimientos del puesto Candidato 1 Candidato 2 Candidato 3 Comentarios Relaciones interpersonales CALIFICACIÓN GLOBAL OBSERVACIONES: MANUAL PARA LA SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DEL PERSONAL Dado en Ayapel - Córdoba el xx del mes de xxxx de 2011 Dirección: Calle 9 N 3 A 68, Centro. Municipio: Ayapel. Departamento: Córdoba. Beder Pineda GERENTE EMPRESAS PÚBLICAS DE AYAPEL E.S.P