FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA

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1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA MINUTA EJECUTIVA DE LA PROPUESTA: MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE CERTIFICACIÓN DE LAS EXPORTACIONES AGROPECUARIAS EFECTUADOS POR EL SERVICIO AGRÍCOLA GANADERO PROPONENTE: ONG RIMISP Elaborada por la Dirección de Presupuestos en base al informe final presentado por el proponente. Los juicios contenidos son de responsabilidad del autor y no representan necesariamente la visión de la DIPRES. SEPTIEMBRE 2008

2 Ministerio de Hacienda Dirección de Presupuestos 1. Antecedentes MINUTA EJECUTIVA N 6 1 FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA Nombre Propuesta: Mejoramiento Proceso de Certificación de Exportaciones Agropecuarias (PCEA). Servicio(s) Público(s) sujeto(s) del mejoramiento: Servicio Agrícola y Ganadero (SAG) Elaborada por: RIMISP, Centro Latinoamericano de Desarrollo Rural, con la colaboración de la Facultad de Agronomía y de Ingeniería Forestal de la Pontificia Universidad Católica de Chile a través del Vice-Decano Claudio Cafati; de la Fundación Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile a través del Profesor Patricio Retamal; el Ingeniero Civil UC, Sr. Ricardo Jiménez y el coordinador de la propuesta es el Investigador de RIMISP Maximiliano Cox. Monto de la propuesta: El costo total de la propuesta es de M$ Dicho monto incluye las etapas de diseño, construcción e implantación. 2. Problema de Gestión Identificado Proceso de Gestión que aborda la propuesta. La certificación de productos agropecuarios para la exportación está regulada por procedimientos establecidos por el SAG, que recientemente fueron normalizados a raíz de la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad bajo normativa ISO 9001:2000 (SGC-ISO). La propuesta aborda las certificaciones de productos agropecuarios en general y se focaliza en aquellos ámbitos en que se ha realizado una normalización de los procedimientos a raíz de la implantación SGC-ISO. La organización del SAG para el proceso de certificación agrícola está constituida por el Departamento de Protección Agrícola, bajo el cual está el Subdepartamento de Exportaciones Agrícolas, que cuenta con un jefe y 4 profesionales. A nivel regional existe un encargado de protección agrícola en cada Región y un Coordinador Regional en Valparaíso, Maule y la RM; que ejercen como instancia a la cual pueden apelar los exportadores. En las diferentes sub regiones hay 35 Jefes de Oficina que supervisan a los 35 respectivos Supervisores. Bajo los Supervisores hay 400 Inspectores que operan en la temporada de exportación. Para ejecutar las labores relacionadas con la exportación, el SAG tiene como marco las normativas de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF) de la FAO, especialmente las Normas Internacionales para Medidas Fitosanitarias (NIMF) 7, 12 y 15. A nivel nacional se ampara fundamentalmente en 4 resoluciones, siendo la Res 292 del año 1997, donde se establecen las normas para la certificación fitosanitaria de productos de exportación. 1 Esta Minuta ha sido elaborada por la Dirección de Presupuestos en base al informe final de la Propuesta Mejoramiento Proceso de Certificación de Exportaciones Agropecuarias (PCEA), adjudicada a ONG RIMISP en el marco del Fondo de Modernización de la Gestión Pública de la DIPRES. El contenido del informe final aprobado cumple con los Términos de Referencia y Bases Administrativas que reglamentan el Fondo. Al ser una propuesta elaborada por terceros, los juicios contenidos en el informe son de responsabilidad de quienes elaboraron la propuesta y no necesariamente representan la visión de la DIPRES. 1

3 La certificación de exportaciones pecuarias es de responsabilidad de la División de Protección Pecuaria (DPP) del SAG. Esta División también participa apoyando los procesos de apertura, mantención y defensa de mercados externos para los productos pecuarios. Durante el año 2007, el SAG inició la certificación ISO 9000 de sus propios procedimientos realizados para la exportación de carnes a los mercados de Japón, México y la Unión Europea, involucrando las regiones de Aysén, O Higgins, Los Lagos y la Región Metropolitana. Por este motivo, se actualizaron y completaron los manuales e instructivos que describen los procedimientos de incorporación de planteles exportadores al sistema y la certificación de sus productos. Se determinó que todos los productos pecuarios fuesen sometidos a los mismos procedimientos, aunque no estén incluidos en la certificación ISO mencionada. Se readecuaron aspectos como la estructura funcional de los equipos de Inspección del SAG, sus procedimientos y administración, disponiéndose turnos permanentes en aquellos establecimientos exportadores que demandaban este servicio. Además, se ha implementado la utilización del Certificado Zoosanitario de Exportación (CZE) en origen y paulatinamente el SAG está asumiendo la inspección de todos los mataderos nacionales 2 con el objetivo de mejorar los procedimientos de control a lo largo de la cadena productiva y garantizar la calidad e inocuidad exigidos por los mercados. En enero de 2008 se inicia la implementación del Sistema de Registro de Certificados Pecuarios de Exportación (SRCE), que entrega un resumen de los datos en boletines estadísticos mensuales de acceso público con los CZE emitidos por el SAG. Los procedimientos exigidos para la exportación de productos pecuarios están contemplados en el Sistema Oficial de Inspección y Certificación de Productos Pecuarios de Exportación para Consumo Humano, desarrollado por el SAG. Por otra parte, la División de Asuntos Internacionales (DAI) de SAG participa en el proceso exportador, a través de la recopilación de los requisitos sanitarios exigidos por los mercados de destino, interactuando con las contrapartes sanitarias de estos países frente a problemas detectados con envíos nacionales, y en las gestiones para la apertura de nuevos mercados y habilitación de las plantas exportadoras. Problema Identificado 3 : Previo a la implantación del SGC-ISO, la gestión operativa del PCEA presentaría debilidades identificadas como: i) una cultura organizacional no alineada con su misión estratégica, en consideración a la satisfacción de necesidades del cliente nacional; ii) una estructura de procesos no articulada sistémicamente, con información insuficiente para el control de la gestión y con métodos de procesamiento de la información ineficientes; iii) una estructura organizativafuncional desactualizada en razón de los actuales procesos estratégicos y con personal sin desarrollo en aspectos relacionados con las conductas que debe adoptar frente a las exigencias de una determinada actividad; iv) la falta de normalización y estandarización en sus procedimientos; y v) uso de Tecnologías de Información de apoyo insuficientes. La implantación del SGC-ISO podría resolver la debilidad en la formulación de los procedimientos, dando mayor garantía a los objetivos de calidad y trayendo consigo oportunidades y amenazas hacia los objetivos de eficiencia y eficacia. Con el alineamiento estratégico se avanzaría en reconocer formalmente como cliente al sector exportador, pero se reforzaría la cultura fiscalizadora en razón de una mayor rigurosidad y control en los procedimientos. En la estructura de procesos se puede dar la posibilidad de crear mecanismos explícitos de articulación bajo una lógica sistémica, pero ello podría implicar una excesiva recarga de los aspectos administrativos en desmedro de los 2 De acuerdo con el nuevo Reglamento de Mataderos (Decreto N 61 de 2004, vigente desde el 10 de septiembre de 2006), el SAG toma un rol activo en el proceso de inspección de la faena ganadera, rol cumplido anteriormente por MINSAL. 3 Dipres considera que los resultados de este diagnóstico no están debidamente justificados y trabajados como para dar cuenta del problema y las brechas identificadas. La metodología utilizada consiste en un análisis cualitativo, bajo enfoque integral de las principales variables que determinan la gestión operativa en el marco del PCEA: alineamiento estratégico, estructura de procesos, estructura organizativa-funcional, procedimientos y tecnologías de información. Las variables se analizan en el contexto de un modelo que contempla tanto sus elementos constitutivos como la interrelación existente entre ellas, a fin que la gestión se desarrolle en forma integrada y consistente; estableciendo los criterios de optimización en cada una de ellas. Dicho análisis debería complementarse con información cuantitativa disponible, especialmente en el tema de las tecnologías de información. 2

4 operativos. En la estructura organizativa-funcional se entregan las bases para generar reestructuraciones organizacionales-funcionales al servicio de los procesos, pero ello podría aumentar la posibilidad de sobrecargar la planta abocada a funciones administrativas y de un personal desajustado a las nuevas formas de trabajo. En los procedimientos se otorgan plenas garantías de normalización y estandarización, pudiendo existir riesgos de rigidez que entraben la operación. En las tecnologías de información, se provee de las bases para diseñar sistemas de información integrados y facilitar su implementación, exigiendo una plataforma técnicocomputacional que debería soportar volúmenes de información y procesamiento mayor. En virtud del diagnóstico general de las variables de gestión, antes y después de la implementación SGC-ISO, y de la validación del mismo por parte de SAG, la propuesta identifica un área-problema susceptible de ser intervenida 4, cual es la estructura y los sistemas de información necesarios para apoyar la ejecución del PCEA. 3. Propuesta de Solución 5 A. El objetivo general de la propuesta de solución es la de disponer de información estadística y de control de gestión, confiable y en forma oportuna, en un sistema integrado de información. Para ello se debe realizar la automatización de los métodos de procesamiento de la información operativa y de gestión. B. Se propone la creación de sistemas de información integrados, diseñados internamente en la institución y construidos con proveedores externos. Como requisito previo para la elaboración de los sistemas se requiere un refuerzo orgánico, en términos de articulación del recursos humano necesario, y metodológico del Área Informática de SAG; para actuar como contraparte eficazmente durante el proceso de construcción y luego, para su operación. A. Componentes de la propuesta: - Sistema de Información PCEA, que cubra todas las fases del proceso y opere para todos los productos (agrícolas y pecuarios) y en los distintos tipos de puertos (aéreos, terrestres y marítimos). B. Estrategia de implementación Componente Sistema de Información PCEA Levantamiento detallado y diseño (en articulación con proyectos del Plan Maestro Informático Presupuesto 2008) Licitación y contratación - Desarrollo y prueba de software - Implantación de sistemas 2010 y más - Marcha blanca 4 El SAG no estuvo de acuerdo con el problema identificado en el Área de Cultura Organizacional, por ser un tema que cuestiona el posicionamiento estratégico de la institución y, por ende, requiere un mayor análisis en instancias diferentes a las involucradas en esta propuesta. En función de ello, DIPRES solicitó a RIMISP centrar su propuesta en el problema del Área Informática. 5 La propuesta final se concentró en la presentación del pre-diseño de un Sistema de Información de Exportaciones Agropecuarias, que pudiera ser utilizado como insumo para la elaboración de los términos de referencia que SAG debe realizar en las distintas etapas de implementación de su Plan Maestro Informático. Las opiniones de SAG frente a esta propuesta es que en su elaboración, no se han tenido en cuenta la diversidad de procesos que debe incorporar, ni ha considerado las características del Modelo de Datos Institucional que está en elaboración; entre otras. En concreto, SAG afirma que, para aprobar dicha propuesta, se requiere una reestructuración de la misma. Por su parte, Dipres coincide en que el pre-diseño se plantea como un modelo genérico, el cual no considera la especificidad de los distintos procesos que confluyen en la certificación de exportaciones agropecuarias; y no da recomendaciones claras sobre cómo debería articularse con los sistemas que actualmente mantiene en funcionamiento el Servicio. 3

5 D. Recursos solicitados, totales y por etapas o años Usos de Recursos (Miles de $ 2008) Etapa Diseño Etapa Construcción Etapa Implantación Ítems Requerimiento 2009 Requerimiento 2009 Requerimiento 2009 Sistema de Información Personal TOTAL Nota: La información contenida en este cuadro considera sólo el recurso humano requerido para el diseño, construcción e implantación del sistema de información. No involucra la compra de hardware, en virtud que éste debe responder a las exigencias del Plan Maestro Informático, del cual esta propuesta formaría parte. 4. Resultados esperados 6 A nivel Institucional Articulación funcional en procesos asociados a distintos tipos de productos. Medición de resultados de la gestión de los procesos. Disminución de la sobrecarga administrativa en los procesos. Articulación funcional entre unidades organizativas. Área Informática reforzada A nivel de los usuarios/clientes/ beneficiarios (directos y/o intermedios) Generación de información estadística pública Automatización del procesamiento de Información. Mayor seguridad en aplicación estandarizada de procedimientos. 5. Apropiación de la propuesta: Como contraparte de esta propuesta se ha contado con distintos profesionales y autoridades del SAG; no obstante, desde un inicio, se han manifestado con diferencias y discrepancias respecto de la propuesta. De manera concreta, han cuestionado la validez del diagnóstico, específicamente en el tema organizacional; aunque han compartido lo diagnosticado en relación al Área Informática. También han cuestionado la falta de información para elaborar el pre-diseño y la falta de articulación de la propuesta con instrumentos del SAG ya existentes. 6 Los resultados esperados con la implementación de la propuesta sólo podrían obtenerse si el pre-diseño del sistema presentado, logra reflejar la diversidad y los distintos aspectos de la realidad del Proceso de Certificaciones Agropecuarias. 4