GESTIÓN DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003

Transcripción

1 GESTIÓN DE PROYECTOS USANDO MS PROJECT 2003 Sesión 5 : Planificación 4 Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

2 Objetivos de la sesión 1. Explicar el ajuste del proyecto, desde el punto 2.1 Ajustar el tiempo del proyecto, hasta el 2.3 Nivelar los recursos 2. Practicar el ajuste del tiempo, el ajuste del costo, y la nivelación de recursos del proyecto

3 Temas a tratar Esquema de Planificación con MS Project Información de input de Gestión de Proyectos Ajuste del Proyecto 2.1 Ajustar el tiempo 2.2 Ajustar el costo 2.3 Nivelar recursos

4 ESQUEMA DE PLANIFICACION CON MS PROJECT

5 1 CREACIÓN DEL PROYECTO 2 AJUSTE DEL PROYECTO Pasos para el ajuste del proyecto 2.1 Reducir el tiempo del proyecto 2.2 Reducir el costo del proyecto 2.3 Nivelar recursos 3 GRABACIÓN DE LÍNEA BASE Sesión actual

6 INFORMACION DE INPUT DE GESTION DE PROYECTOS

7 Información necesaria para empezar Restricciones de Tiempo totales y parciales : del Project Charter y/o Scope Statement. Restricciones de Costo totales y parciales : del Project Charter y/o Scope Statement. Restricciones de Recursos : sobreasignaciones y/o subasignaciones máximas permitidas, entendidas implícitamente, o expresadas explícitamente en los supuestos y/o restricciones del Project Charter y/o Scope Statement Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

8 2. AJUSTE DEL PROYECTO

9 1 CREACIÓN DEL PROYECTO 2 AJUSTE DEL PROYECTO 3 GRABACIÓN DE LÍNEA BASE Pasos para el ajuste del proyecto 2.1 Reducir el tiempo del proyecto 2.2 Reducir el costo del proyecto 2.3 Nivelar recursos

10 2.1 Reducir el tiempo del proyecto

11 Consideraciones En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el tiempo del proyecto debido a que el cronograma inicial no logra alcanzar los objetivos de tiempo planteados en los documentos de iniciación del proyecto. Por ejemplo: el objetivo de tiempo del proyecto es 12 meses y nuestro cronograma inicial nos da 14 meses, por lo tanto habrá que ajustar el tiempo para tratar de llegar a los 12 meses requeridos. Por ejemplo: el tiempo total del proyecto está dentro de lo requerido pero hay una fase o entregable particular que se debe entregar en una fecha específica y habrá que ajustar este tiempo Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

12 Configuración previa para el ajuste CLICK

13 Configuración previa para el ajuste

14 Configuración previa para el ajuste

15 Lo primero que tenemos que hacer es verificar cuanto dura nuestro proyecto y compararlo contra el objetivo de tiempo que nos han fijado Reducir el tiempo del proyecto CLICK

16 Reducir el tiempo del proyecto CLICK

17 Reducir el tiempo del proyecto

18 CLICK Otra forma de ver la ruta crítica

19 Alternativas para reducir el tiempo 1. Eliminar una tarea crítica 2. Recortar alcance de una tarea crítica 3. Asignar más recursos a una tarea 4. Incrementar las horas de trabajo 5. Adicionar tiempo de adelanto entre tareas 6. Cambiar tipo de vínculo entre tareas

20 2.2 Reducir el costo del proyecto

21 Consideraciones En la mayoría de los proyectos será necesario ajustar el costo del proyecto debido a que no se alcanzan los objetivos de costo planteados en los documentos de iniciación del proyecto. Por ejemplo: el objetivo de costo del proyecto es $ 90,000 y nuestro presupuesto inicial nos da $100,000, por lo tanto habrá que ajustar el costo para tratar de llegar a los $ 90,000 requeridos. Por ejemplo: el costo total del proyecto está dentro de lo requerido pero la fase de Gestión del Proyecto no debe exceder el 5% del presupuesto, entonces habrá que ajustar el costo de esa fase 2011 Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

22 Lo primero que tenemos que hacer es verificar cuanto cuesta nuestro proyecto y compararlo contra el objetivo de costo que nos han fijado Cuanto cuesta el proyecto CLICK

23 Cuanto cuesta el proyecto

24 Por ejemplo, reducir el alcance de la tarea levantamiento de información, considerando que se entreviste a menos personas de las inicialmente consideradas, obteniéndose menor duración, trabajo, y costo Recortar el alcance de alguna tarea CLICK

25 Por ejemplo, cambiar los recursos asignados de la tarea levantamiento de información, considerando que la tarea será hecha por practicantes en lugar de ser hecha por ingenieros, obteniéndose menor costo Reasignar recursos menos costosos

26 2.3 Nivelar los recursos del proyecto

27 Consideraciones Casi siempre las primeras versiones del cronograma estarán desniveladas, es decir, se habrán sobreasignado o subasignado recursos. Recordemos que el Project ejecuta el método CPM, el cual solo considera tiempos y no lleva la cuenta de si los recursos están desnivelados. Solo después de nivelar el cronograma obtendremos el tiempo real en que se puede terminar el proyecto. Es conveniente nivelar semanal en lugar de diario para no microgestionar el proyecto Dharma Consulting SAC Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

28 CLICK Encontrar recursos sobreasignados Lo primero que tenemos que hacer es verificar las sobreasignaciones o subasignaciones de recursos contra los supuestos y restricciones del proyecto

29 Recurso R2 está sobreasignado: Recurso R2 ya no está sobreasignado : Modificar secuenciamiento Tarea B Tarea B Tarea A Tarea A R2 R2 R2 R2

30 Modificar carga de trabajo Por ejemplo, modificar dos tareas paralelas hechas por el mismo recurso al 100% (sobreasignadas) para que se hagan por el mismo recurso pero al 50 % (eliminando la sobreasignación)

31 Por ejemplo, insertar un tiempo de atraso entre dos tareas secuenciales para que el recurso sobreasignado elimine la sobreasignación Insertar tiempo de atraso

32 Recurso R2 está sobreasignado: Recurso R2 ya no está sobreasignado : Tarea A Insertar tiempo de atraso Tarea C Tarea A atraso Tarea B R1 Tarea B R1 Tarea B R2 R2 R2 R2

33 Nivelación automática