GOBIERNO ELECTRÓNICO

Transcripción

1 GOBIERNO ELECTRÓNICO Ley 3304 Crea el Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires. Establece la implementación del Gobierno electrónico y nuevas tecnologías de la información y comunicación en el GCBA. Promueve la digitalización de los procesos administrativos e insta al desarrollo de aplicativos informáticos para la modernización de los trámites y comunicaciones. Los aplicativos deben contemplar el mejoramiento del acceso y de la gestión de la información. Instruye a la creación de la estructura de firma electrónica y digital para la certificación de los actos administrativos del Gobierno de la Ciudad. El proceso de digitalización de los trámites del Gobierno de la Ciudad comprende el registro y la generación de actuaciones y comunicaciones Establece que todo lo generado por los aplicativos debe ser resguardado en el archivo electrónico, asegurándose la inmutabilidad, inalterabilidad, perdurabilidad, estabilidad y valor jurídico y probatorio de los documentos.

2 Introducción al SADE - Gobierno Electrónico La creación del Plan de Modernización de la Administración Pública del Gobierno de la Ciudad por Ley 3304 estableció la digitalización de todos los trámites y comunicaciones. Esto quiere decir que se instauró el objetivo de suprimir el papel para resolver el procedimiento administrativo y lograr su ejecución con documentación de carácter electrónico que circule también de manera electrónica. A los efectos de lograr cumplir con este objetivo, la Ley definió la necesidad de desarrollar aplicativos informáticos. Asimismo, definió cinco criterios generales que estos aplicativos debían observar: 1) Acceso a la información: se busca el mejoramiento del acceso a la información, lo que remite a los conceptos vertidos en la Ley 104. En consonancia con este criterio, todos los módulos cuentan con una solapa de Consultas desde donde se puede recuperar la documentación administrativa. Además, cualquier documento generado debe cumplir con el criterio de publicidad. Esto quiere decir que toda la información es pública, a menos que se solicite y fundamente la necesidad de algún tipo de excepción. 2) Gestión de la información: la implementación del Gobierno electrónico implica la revisión de todos los circuitos administrativos que se observaban en soporte papel para su migración a la tramitación digital. En dicha migración, se tendrá como principio la supresión de pasos innecesarios para agilizar los tiempos de gestión administrativa. Esto implica la no obligatoriedad de pasar por las Mesas de Entrada para girar actuaciones en soporte digital hacia afuera de la repartición. 3) Firma: la supresión del soporte papel para la generación de documentos administrativos implica, necesariamente, dejar atrás a la firma ológrafa, dado que no se puede firmar de puño y letra. Por este motivo, la Ley 3304 establece la creación de la estructura de firma electrónica y digital, lo que reconoce dos niveles de seguridad diferente para la firma de documentos. La firma digital es la que adquieren los funcionarios, acercándose a la Dirección General Escribanía General, que es la autoridad de registro, para obtener un dispositivo, token, que deberá aplicarse para firmar ciertos documentos, que son de mayor jerarquía.

3 La firma electrónica es la que obtienen todos los usuarios SADE, y se encuentra respaldada por la autoridad certificante que es la Agencia de Sistemas de Información. Es un nivel de firma standard, que se valida con la contraseña y no requiere de ningún permiso especial. 4) Registro: todo acto administrativo debe contar con una firma y un número de identificación para tener validez. De acuerdo con lo establecido por la Ley, los sistemas administrativos electrónicos deben numerar todos los documentos que generan. La numeración electrónica ha llevado a la supresión de los libros rubricados en que se registraban los actos administrativos en soporte papel y ha implicado un cambio en el sistema de numeración. Existen actualmente dos tipos de números para los documentos. El primero de ellos es el número SADE, que se obtiene al generar cualquier documento dentro de la plataforma y tiene el siguiente formato: Letra Año Número Repartición Repartición del Usuario IF DGGDOC PV DGTAD EX MGEYA DGCL NO DGEV DI DGGDOC La particularidad del número SADE es que todas las reparticiones y todos los tipos de documento comparten la misma secuencia numérica ascendente. En el caso de la normativa, sin embargo, se mantiene la generación de una secuencia numérica propia de cada repartición, además del número SADE. Por este motivo, es que las normas tienen también un número especial, que tiene el siguiente formato: Letra Año Número Repartición DI DGGDOC DI DGGDOC DI DGGDOC DI DGGDOC

4 DI DGGDOC El número especial de una norma es aquel con el que es publicada en el Boletín Oficial y, por lo tanto, es el que siempre se referencia y conoce para identificarla. 5) Archivo electrónico de la información: toda la documentación administrativa electrónica que se genera queda resguardada en un servidor llamado Repositorio Único de Documentos Oficiales - RUDO. Una vez que son guardados, los documentos adquieren cinco propiedades establecidas por la Ley Perdurabilidad: el documento ya no se puede borrar. Inalterabilidad: el documento ya no puede ser modificado. Inmutabilidad: no se puede reemplazar un documento por otro. Estabilidad: implica que el archivo no se degrada. Valor jurídico y probatorio: el documento tiene validez legal y constituye prueba en caso de juicio.

5 Aplicativos Informáticos Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE En el marco de la Ley 3304 y con el objetivo de digitalizar todos los trámites y comunicaciones el Poder Ejecutivo del Gobierno de la Ciudad ha desarrollado el Sistema de Administración de Documentos Electrónicos SADE, que es un sistema integrado por aplicativos informáticos que trabajan en forma colaborativa. Esta plataforma informática respeta todos los criterios establecidos por Ley y permite la gestión de todos los trámites de gobierno. Los módulos que integran el SADE son los siguientes: TRACK SEGUIMIENTO: fue el primer módulo que se implementó por Decreto Permite gestionar cualquier actuación en papel que sea requerida por razones administrativas. De entre los papeles que circulan por el GCBA, el más importante es el Expediente, sin embargo existen otros documentos como los Oficios Judiciales, las Presentaciones a Agregar o los Giros de Documentación que también se gestionan por Track. Todo acto administrativo debe ser caratulado o numerado para su identificación y se debe registrar los pases para su circulación y generar los remitos correspondientes. El módulo, además, permite consultar dónde se encuentran las actuaciones en papel para su seguimiento. CCOO COMUNICACIONES OFICIALES: se implementó por Decreto Este módulo inaugura la documentación administrativa electrónica en el GCBA. Permite la generación, registro y archivo de Notas y Memorandos. GEDO GENERADOR DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS OFICIALES: se implementó por Decreto Permite la generación, registro y archivo de los documentos oficiales necesarios para vincular en un Expediente Electrónico. Entre los documentos que están disponibles en GEDO, se pueden destacar los Informes, Providencias, Disposiciones o Resoluciones Administrativas Comunales, entre otros. Asimismo, este módulo posibilita el resguardo de imágenes o de documentos generados en otro software en el RUDO.

6 EE EXPEDIENTE ELECTRÓNICO: se implementó por Decreto Permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos. La plataforma de Tramitación a Distancia TAD se implementa por Decreto Crea TAD como medio de interacción del ciudadano con la administración, permite la recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, escritos, notificaciones y comunicaciones, entre otros, propiciados a través de la plataforma. PF PORTA FIRMA: permite administrar la firma de los actos administrativos. Ofrece algunas opciones como la firma de documentos según el usuario que remitió la tarea o la posibilidad de firmar varios documentos al mismo tiempo. Funciona como una bandeja de firmas virtual. LUE LEGAJO ÚNICO ELECTRÓNICO: permite la creación, guarda y archivo de todos los documentos electrónicos correspondientes a los agentes que se desempeñan en el ámbito del Poder Ejecutivo de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires. GUP GESTOR ÚNICO DE PROVEEDORES: permite gestionar información, documentación y antecedentes para la inscripción de los proveedores del GCBA. RIB REGISTRO DE IDENTIFICACIÓN DE BENEFICIARIOS: permite identificar una persona registrada que es o será candidato a percibir un beneficio de los programas sociales del GCABA. El sistema permite detallar el grupo conviviente (hogar) al que pertenece la persona en un momento dado. PSOC PLANES SOCIALES Y SUBSIDIOS: permite la tramitación electrónica total del trámite de otorgamiento de beneficios, desde la solicitud, hasta el pago en la cuenta del beneficiario. LOYS LOCACIÓN DE OBRAS Y SERVICIOS: permite la caratulación, vinculación de documentos, pases y consultas de Expedientes Electrónicos que tramiten la contratación de personal bajo los regímenes de Locación de Obras y de Servicios. RCE REGISTRO CIVIL ELECTRÓNICO: permite la generación, tramitación y guarda de todos los documentos electrónicos respaldatorios de las inscripciones efectuadas por el Registro Civil.

7 RLM REGISTRO/LEGAJO MULTIPROPÓSITO: apunta a resolver la problemática de los Registros que deben guardar datos y documentos respaldatorios de un grupo de personas físicas o jurídicas, que en principio busca identificarlos y habilitarlos a realizar ciertas actividades. Algunos ejemplos de Registros Públicos son: - Registro Público de Administradores de Consorcios - Registro de empresas habilitadas para tareas de desinfección y fumigación - Registro de Guardavidas - Registro de Asistentes Gerontológicos. ARCH SISTEMA INTEGRADO DE ARCHIVO: permite administrar el archivo de los Expedientes. Este módulo es de uso exclusivo de la Mesa General de Entradas y Archivo de la Secretaría Legal y Técnica. AFJG ADMINISTRACIÓN FIRMA JEFE DE GOBIERNO: permite recepcionar los expedientes correspondientes a actuaciones para la firma del Jefe de Gobierno y realizar el circuito de trabajo pertinente. Este módulo es de uso exclusivo de la Dirección General de Coordinación Legal de la Secretaría Legal y Técnica. EU ESCRITORIO ÚNICO: es la interfaz que permite navegar por todos los módulos que integran el SADE, es por ello que se lo considera la cara visible del SADE. Muestra un resumen de todas las tareas pendientes que el agente tiene en cada módulo y las organiza por días. Además, permite que el superior jerárquico visualice la carga de trabajo del personal a cargo de su sector.

8 Requerimientos informáticos para la utilización de los módulos del SADE Se sugiere utilizar el navegador Mozilla Firefox versión 29. Se requiere actualizar el complemento Java a la versión 7, Update (actualización) 55 y activarlo desde la sección herramientas/complementos del navegador. Para poder abrir los documentos generados en el sistema y procesar los materiales digitalizados se recomienda tener instalado el Adobe Profesional. Para volver a una pantalla anterior, evitar el uso de los botones Back / Atrás o Forward / Adelante que proveen los navegadores o la tecla de Backspace / Borrar del teclado. Todos los módulos cuentan con botones o para retroceder. De esta manera, se asegura la integridad del módulo. Para la utilización del Token USB para la firma digital, se requiere descargar el driver del siguiente link: Para la correcta visualización de las firmas en los documentos oficiales, se debe validar a la ASI en la lista de confianza de nuestro Adobe Reader. Para realizar dicha tarea, se deben seguir los pasos que figuran en el instructivo del siguiente link: La dirección de acceso al Escritorio Único: EU:

9 Consideraciones generales sobre usuarios SADE Para solicitar un usuario SADE, el agente debe dirigirse a su Administrador Local (ALS), con autorización de su Director de área. El agente debe completar el alta de su usuario mediante la registración de sus datos en la solapa Datos Personales del Módulo de Comunicaciones Oficiales. Los usuarios del sistema son responsables de mantener el resguardo y control de su clave de usuario, debiendo salvaguardar la confidencialidad de dicho dato e impedir su divulgación. (Decreto , Art. 3 y Decreto , Art. 3). Es requisito del SADE poseer un único usuario para operar cualquiera de sus módulos, cada usuario debe identificar a un agente del GCBA (Resolución 130-SECLYT-2014, Art. 26). Todos los usuarios pueden firmar documentos administrativos con tecnología de firma electrónica, sin necesidad de tener un permiso especial. Una contraseña segura debe tener, por lo menos, 8 caracteres que combinen letras y números. La clave reconoce mayúsculas y minúsculas. Por seguridad, no se debe abrir más de una sesión dentro de la misma PC. La sesión expira luego de 30 minutos de inactividad por parte del usuario.