CURSO RAPIDO DE OFIMATICA

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1 CURSO RAPIDO DE OFIMATICA Teniendo en cuenta, que en las últimas convocatorias de las diferentes entidades del país, este ha sido uno de los temas principales y fundamentales por el que cientos de aspirantes han perdido oportunidades; Concursa con éxito se complace en preparar este curso rápido de ofimática, con lo básico que usted debe saber sobre Windows, Word, Excel, PowerPoint y Outlook, estableciendo conceptos básicos y funcionalidades en ofimática. Esperamos que este material sea de gran utilidad. TEMAS Windows para Microsoft Definición y funciones del Sistema Operativo. Comandos de teclado en Microsoft Windows. Comandos del teclado para Ñ y tildes. Atajos en el sistema operativo Windows. Ofimática Word para Windows Comandos del Teclado Word para Windows. Comandos del mouse en Word para Windows. Mensajes Más frecuentes en Word. Ofimática Excel para Windows Algunos comandos con el teclado en Excel para Windows. Mensajes Más frecuentes en Excel. Comandos del mouse que también aplican para Excel.

2 Ofimática PowerPoint para Windows Comandos con el teclado en PowerPoint para Windows. Ofimática Outlook para Windows Comandos con el teclado en Outlook para Windows. Símbolos importantes del correo Outlook. Comandos del mouse que también aplican para Outlook. Hardware y software. Antes de entrar en materia, haremos claridad sobre los componentes de Hardware y Software que usualmente utilizamos en nuestra casa o puesto de trabajo. Para que funcione adecuadamente el computador de nuestra casa, debe estar compuesto por algunas de estas partes o también llamados dispositivos de Hardware: - Uno o varios procesadores (Encargado de realizar las operaciones dentro de la CPU) - Memoria RAM (Almacena los datos temporalmente) - Tarjetas de Red (conectarnos con otros equipos y Internet) - Disco Duro (Encargado de almacenar la información permanentemente) - Teclado (Es un dispositivo de entrada) - Mouse (Facilita el entorno grafico) - Monitor (Encargado de traducir a imágenes las señales que provienen de la tarjeta grafica) El sistema operativo Administra todos estos recursos antes mencionados y nos presenta en el momento que iniciamos el computador, un ambiente grafico amigable y fácil de

3 manejar, internamente el sistema operativo está manejando complejos programas, que hacen que la interface grafica sea trasparente para nosotros los usuarios finales. Algunas funciones que realiza el sistema operativo: Permitir a los usuarios compartir sus datos entre sí. Recuperarse de fallas o errores. Llevar el control sobre el uso de los recursos. Estos son algunos sistemas operativos para PC que existen fuera de Windows: Linux, Solaris, Mac OSX, Unix Estos son algunos sistemas operativos fuera de Windows para dispositivos móviles: ios, Android. Bada, Windows Phone,Bada Esta son las versiones que en el tiempo ha manejado Windows para Microsoft: Windows 1.0 Windows 2.0 Windows 3.0 Windows 3.1 Windows 95,98 y Me Windows Xp Windows 2000 Windows 7 Windows 8 para dispositivos móviles y PC.

4 Comandos del TECLADO más usados dentro del Windows: Sistema operativo CTRL+C: Copiar. CTRL+X: Cortar. CTRL+V: Pegar. CTRL+Z: Deshacer. SUPRIMIR: Eliminar. MAYÚS+SUPR: Eliminar permanentemente el elemento seleccionado, sin colocarlo en la Papelera de reciclaje. CTRL: al arrastrar un elemento Copiar el elemento seleccionado. CTRL+MAYÚS: al arrastrar un elemento Crear un acceso directo al elemento seleccionado. F2: Cambiar el nombre del elemento seleccionado. CTRL+FLECHA DERECHA: Mover el punto de inserción al principio de la palabra siguiente. CTRL+FLECHA IZQUIERDA: Mover el punto de inserción al principio de la palabra anterior. CTRL+FLECHA ABAJO: Mover el punto de inserción al principio del párrafo siguiente. CTRL+FLECHA ARRIBA: Mover el punto de inserción al principio del párrafo anterior. CTRL+MAYÚS: con cualquier tecla de dirección Resaltar un bloque de texto. CTRL+A: Seleccionar todo. F3: Buscar un archivo o una carpeta. ALT+ENTRAR: Ver las propiedades del elemento seleccionado. ALT+F4: Cerrar el elemento activo o salir del programa activo. ALT+ENTRAR: Mostrar las propiedades del objeto seleccionado. ALT+BARRA ESPACIADORA: Abrir el menú contextual de la ventana activa. CTRL+F4: Cerrar el documento activo en los programas que permitan tener

5 abiertos varios documentos simultáneamente. ALT+TAB: Cambiar de un elemento abierto a otro. ALT+ESC: Desplazarse por los programas en el orden en que se abrieron. F6: Desplazarse por los elementos de pantalla de una ventana o del escritorio. F4: Mostrar la lista de la barra Dirección en Mi PC o en el Explorador de Windows. MAYÚS+F10: Mostrar el menú contextual del elemento seleccionado. ALT+BARRA ESPACIADORA: Mostrar el menú de sistema de la ventana activa. CTRL+ESC: Mostrar el menú Inicio. F10: Activar la barra de menús en el programa activo. FLECHA DERECHA: Abrir el siguiente menú de la derecha o abrir un submenú. FLECHA IZQUIERDA: Abrir el siguiente menú de la izquierda o cerrar un submenú. F5: Actualizar la ventana activa. ESC: Cancelar la tarea actual. ALGUNOS COMANDOS DEL TECLADO PARA Ñ Y TILDES ALT á ALT + ALT é ALT í ALT ó ALT ú ALT ñ ALT Ñ ALT º Atajos en el sistema operativo Windows: Pulsando la tecla Windows más una letra del teclado, realizarás de forma rápida las siguientes acciones: Tecla Windows + E: se abre el Explorador Tecla Windows + F: accederás a la pantalla de Búsqueda de archivos

6 Tecla Windows + R: aparece la pantalla Ejecutar Tecla Windows + L: bloqueas el equipo Tecla Windows + D: minimiza las ventanas activas, si vuelves a presionar se restauran OFIMATICA WORD PARA WINDOWS La primera Versión Word fue realizada por Charles Simonyi y Richard Brodie. La primera versión de Word para Windows salió en Cuando se lanzo el Windows 3.0 en 1990 se lanzo la versión de Word 1.0, luego siguieron las nuevas versiones del Word. Word Word Word 95 Word 97 Word 2002 Word 2003 Word 2007 Word 2010 Word 2013 Como se puede observar, hay sin numero de versiones de Word; cada una de las versiones tiene su forma de presentar los menús, pero en esencia, conservan las mismas funciones y otras son mejoradas. Fuera de Word para Windows, había otros procesadores de texto muy conocidos como WORDSTAR que estaba bajo Ambiente DOS y el Word perfect que alcanzó a estar en ambiente grafico y logró dominar el mercado por algunos años.

7 Comandos del TECLADO más usados en Word para Windows. CTRL+C: Copiar, este comando va de la mano con el otro comando CTRL+V Pegar. CTRL+X: Cortar, este comando va de la mano con el otro comando CTRL+V Pegar CTRL+Z: Deshacer. SUPRIMIR: Eliminar el párrafo seleccionado. CTRL + N: Coloca la palabra seleccionada en negrita. Se puede activar antes de iniciar una palabra, pero debe repetirse el comando para desactivarla. CTRL + K: Coloca la palabra seleccionada en cursiva. Se puede activar antes de iniciar una palabra, pero debe repetirse el comando para desactivarla. CTRL + S: Coloca el subrayado al texto seleccionado. CTRL + T: Aplica la Alineación Centrada a la porción de texto seleccionado. CTRL + J: Aplica la Alineación Justificada a la porción de texto seleccionada. CTRL + D: Aplica la Alineación Derecha a la porción de texto seleccionada. CTRL + M: Abre el menú Formato Fuente. CTRL + P: activa el menú de impresión. CTRL + E: resalta todo el documento. CTRL + R: Sale un recuadro para salvar el documento, si no has hecho cambios se cierra el documento. CTRL + U: abrimos un documento nuevo. CTRL + I: despliega un menú buscar y remplazar y ir a página y se ubica en ir a página.

8 CTRL + L: despliega un menú buscar y remplazar e ir a página y se ubica en remplazar. CTRL + B: despliega un menú buscar y remplazar e ir a página y se ubica en buscar. Estos son los comandos del mouse para Word para Windows Un click fija el cursor donde deseemos. Dos Click resalta la palabra. Tres Click marca todo el párrafo. Mensajes Más frecuentes en Word Subrayado rojo o Verde Ondulado: Al revisar automáticamente la ortografía y la gramática, Microsoft Word utiliza un subrayado de color rojo ondulado, para indicar posibles errores ortográficos, y un subrayado de color verde para indicar posibles errores gramaticales. Subrayados ondulados en azul: Word utiliza los subrayados ondulados en azul para indicar posibles casos de incoherencia de formato. OFIMATICA EXCEL PARA WINDOWS Es una aplicación distribuida por Microsoft office y es utilizada para tareas financieras y contables, además para organizar un sin número de actividades que necesiten organizarse en filas y columnas. Estas son las diferentes versiones que salieron de Microsoft Excel: 1987 Excel Excel Excel Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3) Excel 7.0 (Office 95) Excel 8.0 (Office 97) Excel 9.0 (Office 2000).

9 2001 Excel 10.0 (Office XP) Excel 11.0 (Office 2003) Excel 12.0 (Office 2007) Excel 14.0 (Office 2010). Algunos comandos con el teclado en Excel para Microsoft: CTRL+C: Copiar. CTRL+X: Cortar. CTRL+V: Pegar. CTRL+Z: Deshacer. SUPRIMIR: Eliminar. PARA EXCEL Ctrl + N Ctrl + K Ctrl + S Coloca la letra de la casilla, columna o fila seleccionada en negrita. Coloca la letra de la casilla, columna o fila seleccionada en cursiva. Coloca el subrayado a la casilla, columna o fila seleccionada. CTRL + PgDn o PgUp: te ira situando una a una, en las diferentes hojas del libro de cálculo. SHIFT + Tecla F11: con este atajo, logras insertar hojas nuevas. SHIFT +Tecla F2: te lleva a insertar Comentarios. SHIFT +Tecla F3: sirve para Insertar Funciones. Fin o End y Flecha Abajo: te ayudará a situarte en la última fila de un rango de datos. Fin o End y Flecha Derecha: Permite ir a la última columna.

10 CTRL + el asterisco*: Selecciona todos los datos de una tabla. CTRL + botón izquierdo presionado arrastra: la etiqueta de una hoja que quieras copiar, soltando en el sitio que quieras que se sitúe la nueva hoja. CTRL + Inicio ó CTRL + Home: Ir al principio de la hoja. CTRL + Fin ó CTRL + End: Ir al final de la hoja (donde este el último dato). CTRL + B: Buscar un dato. F11: Crear un grafico simplemente seleccionando los datos. CTRL +I, Especial, celdas en blanco, Aceptar: Situarte en las celdas en blanco. Alt+Enter: Para escribir varias líneas en una celda. CTRL + Z, Ctrl + Y ó Ctrl + U: Deshacer y Rehacer. CTRL + G ó Ctrl + S: Guardar. CTRL + P: Imprimir. F1: Abre la ayuda de Excel. F2: Edita la celda activa y coloca el cursor al final de la línea. F3: Pega un nombre definido en una fórmula. F4: Repite la última acción. También al escribir una formula permite cambiar entre referencias absolutas y relativas.

11 F5: Abre la función Ir a. F6: En un libro que hayas dividido permite moverse entre paneles rápidamente. F7: Abre el cuadro de dialogo de corrección de la Ortografía. F8: Te activa la ampliación de una selección. F9: Calcula todas las hojas de todos los libros abiertos. F10: Activa la barra de menús. F11: Crea un grafico rápidamente. F12: Guardar como. Mensajes Más frecuentes en Excel. # valor! En el primer caso (# VALOR!) hay que considerar que se han incluido en la fórmula, algunos caracteres de texto, o bien se ha hecho referencia a una casilla en la que no hay un valor numérico sino de texto. Por ejemplo: suele aparecer este error cuando se hace referencia a celdas con contenido decimal. Microsoft Excel y sus formatos numéricos tienen establecidos algunos caracteres para separar, por ejemplo, la parte entera de un número, del decimal, que dependen de la versión en uso. Emplear otros caracteres supone introducir valores distintos y que la aplicación lea como texto lo que debería ser un número. Para solucionar este problema hay que asegurarse de cuál es la formula correcta para la versión en uso, y asegurarse de que en las opciones, está especificado el idioma correcto para formatos numéricos, teclado, etc. # div/0! El segundo caso (error del tipo # DIV/0!) se corrige cambiando la fórmula, considerando que hemos hecho referencia en un denominador a una casilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.

12 # ref! El error del tipo # REF! quiere decir error en la referencia: Indica que, al actualizar una fórmula con referencias relativas, se están tomando celdas que no existen porque la referencia sale de la hoja de cálculo. ### Si después de una operación aparecen los símbolos # en la celda es indicativo de que el resultado no cabe en ese ancho. Basta con ampliar la anchura de la columna para conseguir ver bien los resultados. # Nombre? Este error quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacio o alguna letra incorrecta. Comandos del mouse que también aplican para Excel de Windows: Un click fija el cursor en la celda que deseemos. Dos Click fija el cursor en la letra que deseemos. Tres Click resalta toda la celda. OFIMATICA POWER POINT PARA WINDOWS Permite Realizar diapositivas con animaciones de objetos y textos controlando su duracion y explicando de una forma clara y precisa nuestras ideas. El powerpoint esta dentro del paquete de office para windows. Versiones de powerpoint: Powerpoint 1.0 Powerpoint 2.0 Powerpoint 3.0

13 Powerpoint 4.0 Powerpoint 95 Powerpoint 97 Powerpoint 98 Powerpoint 2000 Powerpoint XP Powerpoint 2003 Powerpoint 2007 Powerpoint 2010 Powerpoint 2013 Comandos con el teclado en PowerPoint para Microsoft. F5: Ver presentación. SHIFT + F5: Empezar la presentación en la diapositiva actual seleccionada. (Nueva). Flecha Abajo o Derecha: Diapositiva siguiente. Flecha Arriba o Izquierda: Diapositiva anterior. S: Detener o volver a iniciar una presentación automática. 1 + ENTRAR: Volver a la primera diapositiva. CTRL + H: Ocultar el puntero y el botón de desplazamiento inmediatamente. CTRL + S: Ocultar el puntero y el botón de desplazamiento en 15 segundos. CTRL + P: Mostrar el puntero o transformar el puntero en una pluma. Podrás dibujar en la diapositiva. CTRL+A: Volver a mostrar el puntero oculto o transformar el puntero en una flecha. ESC: Salir de la presentación. Alt + F4: Cierra el programa. CTRL + F4: Cierra la presentación.

14 CTRL + X: Corta la diapositiva. CTRL + C: Copia la diapositiva. CTRL + V: Pega la diapositiva. CTRL + Z: Deshace la última acción. Alt + A + Nº de archivo: Con esta combinación de teclas podrás abrir directamente los proyectos con los que ya has trabajado. CTRL + Shift + F: Modifica todo lo referente a la fuente. CTRL + Inicio: Ir hasta el principio de un cuadro de texto. CTRL + Fin: Ir hasta el final de un cuadro de texto. F12: Guardar la presentación. (Nueva) OFIMATICA OUTLOOK PARA WINDOWS El Outlook es un gestor de correos en el podrás recibir o enviar correo, te estarás preguntando cual es la diferencia del Outlook con otros correos, como por ejemplo el Hotmail o Gmail, para trabajar en Outlook no es necesario ver tu correo desde internet, aunque debes tener internet para bajar los mensajes nuevos, apenas se descarguen los mensajes a tu bandeja de entrada, ya los podrás consultar desde tu PC cuando desees, sin necesidad de estar conectado a internet. Es de aclarar que para que el correo Outlook funcione y te descargue o envié correos, lo único que debes hacer es configurar los parámetros de entrada y salida del servidor en tu Computador. Versiones de Outlook Para Microsoft: En 1990 Outlook MS. En 1995 Outlook 95. Outlook 2003 dentro del paquete Microsoft Oficce Outlook 2007 dentro del paquete Microsoft Oficce Outlook 2010 dentro del paquete Microsoft Oficce Outlook 2013 dentro del paquete Microsoft Oficce 2013.

15 Comandos con el teclado en Outlook para Microsoft. PARA OUTLOOK F5 Ctrl + U Chequea el correo electrónico. Es lo mismo que enviar y recibir. Si no estás conectado preguntará si deseas conectar. Va a carpeta con correo no leído. Ctrl + Shift + E Crea una nueva carpeta. Ctrl + Shift + B Abre la Libreta de direcciones. Ctrl + Shift + F Abre la caja de diálogo de Búsqueda avanzada. Ctrl + Shift + V Mover el mensaje seleccionado a una carpeta. Abre la caja de diálogo. Ctrl + Shift + I Ctrl + D Ctrl + Q Ctrl + E Ctrl + Y Lleva a la bandeja de entrada. Elimina el mensaje activo. No elimina carpeta seleccionada. Marca como leídos el o los mensajes seleccionados. Selecciona todo. Abre una caja de diálogo para ir a una carpeta. Ctrl + R Es lo mismo que Responder mensaje o Reply. Ctrl + Shift + R Es lo mismo que Responder a todos. Ctrl + F Reenvía el mensaje activo. Crtl + N Inicia un Mensaje nuevo. Símbolos importantes del correo Outlook. Marcar un mensaje que se va a enviar para recordar a los destinatarios que realicen el seguimiento. Necesita respuestas a un mensaje de correo electrónico que está a punto de enviar. Para recordar a los destinatarios que respondan, puede usar una marca para enviar un aviso con el mensaje. SUGERENCIA Use esta función con cautela. Es posible que a algunos destinatarios no les guste que se agreguen avisos en su Microsoft Outlook.

16 En un mensaje de correo electrónico nuevo, en la ficha Mensaje, en el grupo Opciones, haga clic en Seguimiento. Hay diferentes colores de las banderitas para hacerles seguimiento. Otros mensajes que debes tener en cuenta para Outlook: Ordenar por Estado del encabezado Ordenar por importancia alta,media o Baja Ordenar Por Aviso Ordenar Por Icono Ordenar Por Datos Adjuntos La Persona que te envio el correo Descripcion del contenido del correo Fecha de Recibido

17 Tamaño del correo incluyendo archivos adjuntos Ordenar por Estado de la marca o seguimiento Comandos del mouse que también aplican para Outlook: Un click fija el cursor donde deseemos Dos Click resalta la palabra Tres Click marca todo el párrafo.