Triggering Global Talent: Reallocation Booklet

Transcripción

1 Triggering Global Talent: Reallocation Booklet ogip y TXP han decidido trabajar en conjunto para crear un programa (SDP) que genere beneficio al programa Global Talent, pero sobre todo, a los miembros involucrados en el proceso. El objetivo es enfocarse en la evaluación del desempeño y desarrollo que el miembro tiene durante el tiempo que dura su Job Description (JD). Para lograrlo, se requiere: - Diseñar estructuras, de acuerdo a la realidad de cada comité. - Conocer el Job Description de cada puesto dentro de la estructura. - Especificar el perfil que se busca para cada puesto. - Realizar entrevista y selección de los miembros. - Capacitar a los miembros. - Evaluación. - Rewards & Recognition. El programa que se está realizando no es lo únidco que debe ser trabajado, si bien es un sistema de tracking muy completo y adaptado a la realidad local, es sólo una pequeña parte de lo que en verdad es la motivación y seguimiento de los miembros. Puntos en los que se debe trabajar: El tracking de actividades. Conocer el objetivo de los miembros dentro de la organización. Dar rewards a los miembros que de verdad destacan en su trabajo. Buena relación del miembro con su líder y sus compañeros. Buena comunicación. El programa debe contener los puentos anteriores, ya que son estos los elementos que motivan al miembro a seguir dando lo mejor de sí mismo, cualquier problema dentro de estos rubros podría causar el efecto de la ANZANA PODRIDA lo que significa que un miembro tiene una actitud negativa respecto al trabajo que hace, sus compañeros y la organización, y no prevenirlo o no detectarlo a tiempo causa un BARRIL PODRIDO, que se presenta cuando más de un miembro se encuentra en esta situación. Otro conflicto que podría presentarse es el GROUPTHINK que es cuando el comité o el área piensa sólo en el equipo y en sus miembros olvidando las metas, es decir, sólo piensan en las relaciones y en llevarse bien entre todos y ser un grupo muy padre pero se aleja de las metas que deben cumplir y del trabajo que deben realizar. Existen muchos conflictos que pueden presentarse pero para prevenirlos y/o evitarlos es necesario que cada EB y cada comité trabajen en conjunto, ya que no es cuestión de una sola área llevar a cabo el programa, aunque sea una sola quien lo coordine.

2 Tener una buena coordinación con otras áreas respecto a la motivación y seguimiento de la membresía permite conocer lo que los miembros buscan y dejar a un lado las actividades rutinarias, abrir nuevos proyectos, generar más ideas, dar a conocer AIESEC, que los miembros se involucren en otras áreas y que sea meta de más 50% de los miembros tener una posición de liderazgo. Estructuras

3

4 Entrevista y selección Realizar una entrevista requiere de un proceso serio para poder encontrar a la persona mejor calificada para ocupar la vacante. Existen dos tipos de entrevistas dentro de AIESEC, la que se hace a las personas que ya tienen experiencia dentro de la organización y la que se hace a las personas que aún no conocen de la organización. En este momento nos enfocaremos en las entrevistas hacia los miembros con experiencia en AIESEC y en el área de ogip. En las entrevistas tenemos tres personas involucradas: - Entrevistador (VP TXP): La persona que estará dirigiendo la entrevista y realizando las preguntas convenientes. - Entrevistado: El candidato a quien se le realizará las preguntas y evaluara para saber si es el indicado para el puesto vacante. - Oyente (VP ogip): Es la persona que estará evaluando las respuestas del candidato, aunque el entrevistador lo haga, es importante una persona que sólo esté enfocada en las respuestas del candidato. También puede participar en realizar preguntas siempre y cuando no rompa con la continuidad de la entrevista. Toda entrevista requiere de un encuadre, que es generalmente conocido como el guión de la entrevista, esto es sólo para conocer hacia donde va dirigido nuestro objetivo, PERO no es para hacer una sesión de preguntas y respuestas porque de esta manera no se conocerían las capacidades y habilidades de la persona.

5 El encuadre es una guía pero conforme el candidato responda las preguntas, es necesario formular otras. Encuadre: Ej. Candidato: Soy bueno trabajando en equipo. Entrevistador: e podrías decir una situación donde tuvieras un conflicto dentro de un equipo de trabajo? Cómo lo resolviste? Qué resultados obtuviste? - Explicarle al candidato en lo que consiste la entrevista: 1. Conocer sus capacidades/habilidades. 2. Su experiencia dentro y fuera de AIESEC. 3. Sus metas personales y laborales. 4. Áreas donde destaca/ Áreas de mejora. 5. Situaciones que lo pongan a prueba. (Ejemplos en los Anexos) 6. (Es importante en el último punto incomodar un poco al candidato, es decir, realizarle preguntas (cuestionar) sobre sus respuestas). - Llevar a cabo las preguntas y la evaluación de las respuestas. - Al FINALIZAR la entrevista se deberá explicar al candidato en lo que consiste la vacante, es importante que sea al final para que no sesgue esta información las preguntas del candidato, es decir, que se obtenga información no valida. ANEXOS

6 Customer Experience anager Time Commitment: 6-12 hrs per week Length of the position: 6 months * From December 1st to June 30th Accountable to: LCVP ogip Working with: Subproducts anager, Sales anager, Seller Background needed: TP, TLP. Opportunities after position: LCVP Description Responsibility KPI Freq. Checklist evaluation of standards before internship of each EP Customers Satisfaction & Stardards Implementation NPS evaluation of EPs XPPs fullfilment # of ICB cases Communication and support for EPs since match to completed status EP Experience Certification agenda cocreation Plan for educational cycle in standards for EPs EPs on OPS

7 Audit Process Fulfillment of the audit process every month % of missing documents Firefighting Plan of training/coaching for EPs Solution of quality cases Brief of Role: The Customer Experience is responsible of the standards, this role support the EP experience since the match till the experience is completed. General Questionnaire 1. AIESEC EXPERIENCE: Role Date Responsabilities Achivements 3.Which have been your biggest failure and achievement as AIESECer? FAILURE: ACHIEVEENT: Specific Questionnaire 1) ake a SWOT analysis of the quality offered in ogip experiences in the LC 2) Create an educational plan for the implementation of standards in ogip, considering: a) Timeline b) Target audience

8 c) Communication channels 3) Which are the 3 main issues reported in NPS and what solutions you propose in order tu solve these issues? 4) Which are the skills, competencies, characteristics that make you good for this role? 5) Task. ake an agenda of EP Experience Certification (before OPS Certification), considering: a) Sessions b) Time c) Objectives

9 Seller Time Commitment: 5-10 hrs per week Length of the position: 6 months * From December 1st to June 30th Accountable to: LCVP ogip Working with: Background needed: TP Opportunities after position: Sales anager, Subproduct anager Description Responsibility KPI Freq. Presales (preparation and induction) 100% of trainings Work plan Use of CR for EPs # calls Sales intensity and follow up Sales closing # of sales appointments (Universities, Students ) # of mails # of matches % of plan completed (planned vs. executed) Brief of Role: The Seller is responsible for convert a potential EP (stranger) into a customer of an internship experience.

10 General Questionnaire 1. AIESEC EXPERIENCE: Role Date Responsabilities Achivements 3.Which have been your biggest failure and achievement as AIESECer? FAILURE: ACHIEVEENT: Specific Questionnaire 1) Describe the steps of a sales process 2) Why is important to have sellers in ogip? 3) Choose one subproduct (IT, Teaching or arketing) and describe: a) Value proposition b) arket segment c) Promtion channels d) ain countries providers of opportunities 4) Which are the skills, competencies, characteristics that make you good for this role? 5) ake a plan where you choose a subproduct (IT, Teaching or arketing). The plan has to consider the conversion of 5 strangers into customers (match status). You have to include: a) Objectives

11 b) Target group (Which university?) c) Timeline d) Goals e) Strategy for follow up The matches have to be done by December 15 th.

12 Sales anager Time Commitment: 8-12 hrs per week Length of the position: 6 months * From December 1st to June 30th Accountable to: LCVP ogip Working with: Background needed: TP, TLP Opportunities after position: LCVP Description Responsibility KPI Freq. Presales (preparation and induction) 100% of training taken Work plan for the team Use of CR for EPs Delivery of trainings # calls of the team Team management # of sales appointments of the team (Universities, Students ) Team performance # of mails of the team Team minimums # of matches of the team % of plan completed (planned vs. executed) Brief of Role: The Sales anager is responsible for the sales strategy of specific subproducts and development of Sellers within the team.

13 General Questionnaire 1. AIESEC EXPERIENCE: Role Date Responsabilities Achivements 3.Which have been your biggest failure and achievement as AIESECer? FAILURE: ACHIEVEENT: Specific Questionnaire 1) Describe the steps of a sales process 2) Why is important to have sellers in ogip? 3) Choose one subproduct (IT, Teaching or arketing) and describe: a) Value proposition b) arket segment c) Promtion channels d) ain countries providers of opportunities 4) Which are the skills, competencies, characteristics that make you good for this role? 5) How to manage a team of sellers? a) eetings

14 b) Resources (CR) c) Rewards and Recognitions 6) ake a plan where you choose a subproduct (IT, Teaching or arketing). The plan has to consider the conversion of 5 strangers into customers (match status). You have to include: a) Objectives b) Target group (Which university?) c) Timeline d) Goals e) Strategy for follow up The matches have to be done by December 15 th.

15 Subproducts anager Time Commitment: 8-15 hrs per week Length of the position: 6 months * From December 1st to June 30th Accountable to: LCVP ogip Working with: Customer Experience, Sellers Background needed: TP, TLP. Opportunities after position: LCVP Description Responsibility KPI Freq. Planning, Coaching & Tracking Planning the actions for the specific subproduct implementations (arket analysis, segmentation) Training plan Team Performance % of education plan completed % of growth in each sub product compared to last year # of matches of the team #of realizations of the team NPS in the subproduct(s) % of plan completed (planned vs. executed) Team minimums fullfilment Brief of Role: The Subproducts anager is responsible for growth on performance on the subproduct, according to national strategy, being in charge of the whole EP process, till the EP is completed. The subproduct manager is the team leader that leads the strategy of a subproduct.

16 General Questionnaire 1. AIESEC EXPERIENCE: Role Date Responsabilities Achivements 3.Which have been your biggest failure and achievement as AIESECer? FAILURE: ACHIEVEENT: Specific Questionnaire 1) ake a quick analysis of each subproduct and evaluate the feasibility (low, medium or high) of its implementation at local level 2) Create the recruitment timeline for the next semester one subproduct (IT, Teaching or arketing) and write the goals considering the new customer flow (open, in progress, match, realized) for each subproduct 3) Describe the main characteristics of one subrpoduct (IT, Teaching or arketing) subproduct: a) Value proposition b) arket segment c) Promtion channels d) ain countries providers of opportunities 4) Which are the skills, competencies, characteristics that make you good for this role.

17 5) Task. ake a quick description for one suproduct that you choose, considering that this description will be the sales proposal for students segment, include the following information: a) General description b) Value proposition c) Application process d) Opportunities