Servicio Nacional de Aprendizaje SENA CARACTERIZACION DE PROCESO

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1 C / Mejora Continua CARACTERIZACION DE PROCESO Versión: 3.0 Página 1 de 1 NOMBRE DEL PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL RESPONSABLE DEL PROCESO: Coordinador Grupo de Inteligencia Organizacional Director Regional Subdirector del Centro OBJETIVO DEL PROCESO: Obtener, procesar, analizar y proveer información relevante con visión prospectiva sobre el contexto institucional y diseñar las condiciones internas de la entidad para estructurar la respuesta que permita crear y socializar conocimiento vital para la toma de decisiones y la actuación estratégica del SENA. ALCANCE: Este proceso aplica a las Direcciones de área y Oficinas de la Dirección General, Direcciones Regionales, Centros de Formación PROCESOS PROVEEDORES ACTIVIDADES PROCESOS CLIENTES Proceso de Planeación Estratégica Proceso de P Diseñar las herramientas e instrumentos necesarios para garantizar los flujos de información requeridos en la toma de decisiones. i Todos los procesos Proceso de Convenios y Alianzas Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Proceso de Administración Educativa Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Certificación de Competencias Laborales Proceso Ejecución de Servicios Complementarios H Identificar las necesidades con el fin de gestionar información estratégica que generarle valor agregado para la gestión institucional. Proceso Planeación Estratégica Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Administración Educativa Proceso de Diseño Curricular Proceso de Certificación de Competencias Laborales Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución Servicios Complementarios Proceso de Convenios y Alianzas Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Planeación Estratégica Proceso de H H V/A Adelantar la adecuación permanente de la respuesta institucional, la modernización y actualización tecnológica de los programas de formación, los perfiles ocupacionales, los ambientes de aprendizaje y los servicios tecnológicos que ofrece el SENA Efectuar las evaluaciones de impacto y las evaluaciones a egresados sobre el desarrollo nacional Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Diseño Curricular Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios Proceso de Gestión del Talento Humano Proceso de Normalización de Competencias Laborales Todos los procesos Proceso de

2 PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO: IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Objetivo del Procedimiento: Gestionar información estratégica de fuentes (internas y externas) para ejecutar un análisis con el fin de generar una respuesta institucional de carácter pertinente, oportuna y eficaz ante las demandas y cambios de los entornos social, económico y tecnológico. Responsable: Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo y su equipo. Director de Empleo y Trabajo y su equipo. Director de Promoción y Relacionamiento Corporativo y su equipo. Director de Formación Profesional y su equipo. Director del Sistema Nacional de Aprendizaje para el Trabajo y su equipo. Director Regional. Subdirector del Centro. Proceso/Procedimiento Proveedor: Proceso de Convenios y Alianzas. Proceso de. Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Administración Educativa Procedimiento de Contrato de Aprendizaje Proceso Ejecución de Servicios Complementarios. Proceso de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales Entradas: Requerimientos del sector productivo Documentos de caracterización sectorial, regional y/o local y por tecnologías Normas de Competencia Laboral (NCL) Demanda de aspirantes Información de tendencias demográficas Planes de desarrollo económico y social nacional/regional Dinámica laboral Documentos de agenda interna Alcance: Inicia con la caracterización de los públicos que son usuarios o beneficiarios de las actividades del SENA y el diseño de herramientas, instrumentos y estrategias para la identificación, cualificación y cuantificación de sus necesidades. Finaliza con la propuesta para la adecuación y el ajuste del portafolio de servicios de la institución y la formulación de nuevas y más eficientes estrategias de atención y/o con la elaboración de planes y programas especiales orientados a suplir tales necesidades. Proceso/Procedimiento Cliente: Proceso Planeación Estratégica Procedimiento de Ampliación de la Formación Profesional Proceso de Normalización de Competencias Laborales. Proceso de Diseño Curricular. Proceso de Administración Educativa. Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución Servicios Complementarios. Proceso de Evaluación y Certificación de Competencias Laborales. Salidas: Información clasificada y ordenada sobre necesidades de formación, de difusión tecnológica y de atención a las empresas. Orientaciones y recomendaciones para la configuración de la respuesta institucional frente a las necesidades de formación de recursos humanos. Versión 3 P Pág. 1

3 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Indicadores: Incremento de la pertinencia de la respuesta institucional, que se evidencia en: - Grado de correlación entre las necesidades manifiestas del sector productivo y la respuesta institucional. - Porcentaje de programas de formación claves en ejecución: Número de Programas de formación iniciados en el período a evaluar, identificados como clave a través del análisis interno / total de programas de formación en ejecución iniciados en el período a evaluar. Oportunidad - capacidad respuesta: - Número de días transcurridos desde el recibo de las solicitudes del sector productivo hasta el inicio de la ejecución de la acción institucional. Riesgos: Que se sobre/sub-dimensionen las necesidades del mercado laboral, el sector productivo o las poblaciones vulnerables. Que los métodos, instrumentos, herramientas y mecanismos de identificación de necesidades sean subjetivos. No retroalimentar los aciertos y errores en la definición de necesidades al confrontar la información definida a través de herramientas de pertinencia y la realidad regional. REQUISITOS BASICOS MINIMOS Identificar sobre qué productos (servicios/programas) se va a recoger información para la identificación de las necesidades de los usuarios/beneficiarios de las actividades del SENA, y especificar los instrumentos metodológicos y estrategias prototipo para la recolección de la información primaria. Desarrollar estrategias de recolección y procesamiento de información para la identificación de las necesidades mencionadas, por ejemplo, establecer acuerdos y planes de acción con los gremios y grupos de empresarios, para detectar las necesidades de actualización y capacitación del personal ocupado. Contar con un aplicativo para facilitar la administración y el análisis de la información; como herramientas sugeridas se tienen Excel, Access, Proclarity y Microsoft Reporting Servicies, entre otras. La información por empresa, por grupo de empresas, por sector, por región y por tecnología, debe permitir establecer las cualificaciones claves y prioritarias que demanda el mercado laboral a nivel local y nacional. Versión 3 P Pág. 2

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5 PROCEDIMIENTO IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Fase Descripción 1 En primer lugar, el Grupo de Inteligencia Organizacional define y diseña estrategias para la identificación de las necesidades de los usuarios/beneficiarios de las actividades del SENA y diseña y publica en espacios de conocimiento los instrumentos prototipo a emplear en los diferentes niveles de la organización para obtener dicha información. 2 Las Direcciones Regionales y las Subdirecciones de Centro aplican los instrumentos prototipo para la recolección de la información. Además, gestionan información sobre planes de desarrollo regionales y locales, instituciones de educación media, instituciones públicas y privadas que realizan programas de formación en el área de influencia de la Regional, estudios de mercado y encuestas a empresarios, para identificar las necesidades de formación a la medida, de oferta cerrada, de prestación de servicios y de formación complementaria. A su vez, el Grupo de Inteligencia Organizacional recopila la información obtenida, relacionada con agendas internas regionales, estudios especializados por sectores y/o tecnologías, evaluaciones de impacto, tendencias demográficas, población estudiantil, estudios de satisfacción de aprendices y clientes en general, estudios de empleabilidad, información procesada de inscripciones a los programas de aprendizaje, intereses manifestados por los aspirantes a formación del nivel técnico y tecnólogo, entre otros. 3 La información recopilada es debidamente clasificada, caracterizada, analizada y procesada por el grupo de inteligencia organizacional, de acuerdo a su definición, origen, accesibilidad, confidencialidad, disponibilidad, periodicidad, utilidad, aplicabilidad y usuarios potenciales de la misma, entre otros. 4 Una vez analizada y procesada la información, se generan los informes y recomendaciones correspondientes a necesidades de formación del recurso humano, de transferencia tecnológica al sector productivo y requerimientos sobre otros servicios institucionales, para ser consultados por las Redes de Centros por tecnologías, Subdirectores de Centros, Directores Regionales y Directores de Área. A partir de esta actividad, la información y decisiones resultantes se transforman en insumos del procedimiento de Prospectiva y Vigilancia Tecnológica y para retroalimentar permanentemente la gestión institucional. Documentos asociados: Documentos de análisis de identificación de necesidades. Versión 3 P Pág. 4

6 PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO: PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLOGICA Objetivo del Procedimiento: Inducir, sustentar, orientar la flexibilización y adecuación permanente de la respuesta institucional, la modernización y actualización tecnológica de los programas de formación, los perfiles ocupacionales, los ambientes de aprendizaje y los servicios tecnológicos que ofrece el SENA, a través de información apropiada y oportuna sobre: mapas tecnológicos, tendencias y cambios tecnológicos, avances científico-tecnológicos y los nuevos procesos basados en la innovación tecnológica, en el corto, mediano y largo plazo. Responsables del procedimiento: Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo. Director de Empleo y Trabajo. Director de Promoción y Relacionamiento Corporativo. Director de Formación Profesional. Director del Sistema Nacional de Aprendizaje para el Trabajo. Director Regional. Subdirector del Centro. Proceso / Procedimiento Proveedor: Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios Alcance: Se inicia con la evaluación tecnológica de programas y servicios tecnológicos y con el rastreo, identificación y análisis de tecnologías e innovaciones que en el mediano y largo plazo podrán ser competitivos y estratégicos tanto a nivel nacional como internacional. Continúa con la definición y evaluación de escenarios posibles y factibles, a partir de la vigilancia tecnológica y el trabajo con los expertos. Termina con la propuesta para la implementación de cambios y actualizaciones en los programas de formación, la gestión de ambientes de aprendizaje y la modernización y actualización tecnológica. Proceso / Procedimiento Cliente: Proceso de Planeación Estratégica. Proceso de Normalización de Competencias Laborales Proceso de Diseño Curricular Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Proceso de Ejecución de Servicios Complementarios Proceso de Gestión del Talento Humano Entradas: Solicitudes de Información tecnológica. Necesidades de transferencia tecnológica. Cambios y transformaciones tecnológicas en el aparato productivo nacional. Mapas tecnológicos por sector o subsector económico. Evaluaciones de Impacto y de resultado de la acción del SENA. Estudios sobre el estado y las tendencias Salidas: Medición de efectos de los cambios tecnológicos sobre la formación profesional. Identificación de tecnologías emergentes con alto impacto sobre el mundo laboral; de uso intensivo en los sectores económicos y estratégicas para el desarrollo nacional. Orientaciones y recomendaciones sobre los cambios en la formación profesional y los servicios tecnológicos. Evaluaciones sobre la obsolescencia o Versión 3 P Pág. 1

7 PROCEDIMIENTO PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA del desarrollo económico y social del país. Informaciones clasificadas y almacenadas en las bases de datos institucionales y en las redes especializadas de información tecnológica. viabilidad tecnológica en las compras de equipo y transferencias de tecnología. Planes de alistamiento y preparación para la oferta futura de nuevos programas de formación. Estudios y diagnósticos sobre necesidades de mediano y largo plazo o estratégicas. Líneas de acción o estrategias de atención a necesidades detectadas de formación y de servicios tecnológicos. Recomendaciones para la actualización, modificación o creación de normas de competencia laboral Indicadores: Porcentaje de modernización tecnológica de infraestructura - ambientes. Porcentaje de instructores actualizados en las tecnologías identificadas. Nuevos diseños de Programas de formación que surgen a partir del proceso de vigilancia y de prospectiva. Número de Normas de Competencia Laboral modificadas, creadas o eliminadas, frente a las recomendaciones derivadas de prospectiva. Riesgos: Recomendar la incorporación o transferencia de tecnologías no adecuadas al SENA, ya sea porque su componente tecnológico no es adecuado con la realidad nacional o local (un nivel muy alto o muy bajo), o porque su nivel de obsolescencia se incrementa rápidamente. Programas de actualización y modernización institucional no consecuentes con una visión prospectiva y de largo plazo. REQUISITOS BASICOS MINIMOS: La vigilancia tecnológica debe desarrollarse con la continuidad necesaria, e integrar información relevante para la formación profesional de diversa naturaleza: económica, tecnológica, política, social y cultural. Se requiere contar con aplicaciones de búsqueda de información tecnológica y conexión a redes especializadas de información tecnológica. Se requiere garantizar el almacenamiento organizado y la disponibilidad de la información, obtenida a través de los procesos de vigilancia, para uso de toda la organización. Se requiere la participación de expertos del sector académico - unidades de prospectiva y vigilancia tecnológica- de centros de desarrollo tecnológico y de centros especializados (instructores SENA, investigadores, entre otros), a lo largo de todo el proceso. Es necesaria la estructuración de consultas inteligentes por parte de los responsables de los procesos y procedimientos proveedores para alimentar las decisiones relacionadas Los ejercicios de prospectiva y vigilancia tecnológica deben focalizarse en la identificación de cambios, tendencias e impactos que presentan las 5 Líneas Tecnológicas LT (Gestión de la información, Diseño, Producción y Transformación, Materiales y Herramientas y Cliente) incluyendo la dinámica de las tecnologías afines, para integrarlas con la observación y análisis del entorno científico tecnológico, la competitividad y la innovación a nivel local y nacional. Versión 3 P Pág. 2

8 PROCEDIMIENTO PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA Versión 3 P Pág. 3

9 PROCEDIMIENTO PROSPECTIVA Y VIGILANCIA TECNOLÓGICA Fase Descripción 1 El Grupo de Inteligencia Organizacional identifica las necesidades de información, diseña y define las estrategias necesarias para la Prospectiva y Vigilancia Tecnológica (ejercicios, proyecciones, etc.) y publica en espacios de conocimiento los instrumentos prototipo a emplear por las redes de Centros por tecnologías, las regionales y los centros de formación, de acuerdo con los temas y las características de la información solicitada. 2 Se hace el diseño metodológico, se definen objetivos, alcance, productos a obtener, actores, metodología y plan de trabajo. Adicionalmente, se establecen y aplican los criterios de selección de información relevantes y se desarrolla la búsqueda realizando el monitoreo y barrido de las redes de información seleccionadas. Los datos obtenidos son almacenados y sistematizados para que la información pueda ser validada. 3 Con la participación de expertos internos o externos, mediante el trabajo de redes de centros por tecnologías, se analizan y evalúan los datos y la información obtenida para contextualizarla aplicando las metodologías de Prospectiva y Vigilancia Tecnológica, según los requerimientos identificados, teniendo en cuenta la guía metodológica. En esta fase los datos y la información se transforman en conocimiento organizacional y se disponen para ser usados por los responsables de los procesos y/o procedimientos clientes. 4 En esta fase, tanto en la Dirección General, como en los Centros y Regionales, se elaboran y publican los informes, documentos y boletines con recomendaciones, los cuales pueden ser utilizados en distintos procesos institucionales para optimizar la toma de decisiones. Documentos asociados: Guía metodológica para realizar la prospectiva y vigilancia tecnológica en el SENA. Lineamientos Planes Tecnológicos. Versión 3 P Pág. 4

10 PROCESO: INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO: EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS Objetivo del Procedimiento: Evaluar los efectos y los resultados que tienen la aplicación y desarrollo de las estrategias, los programas y las inversiones que realiza la institución en cumplimiento de sus objetivos misionales, que inciden en el entorno institucional, el mercado laboral y el desarrollo nacional, toda vez que el punto de vista de los empresarios, aprendices y trabajadores, a través de evaluaciones de impacto son la base para la interacción constructiva que permite identificar objetivos y campos de mejoramiento institucional. Responsables: Director de Planeación y Direccionamiento Corporativo y su equipo. Director de Empleo y Trabajo y su equipo. Director de Promoción y Relacionamiento Corporativo y su equipo. Director de Formación Profesional y su equipo. Director del Sistema Nacional de Aprendizaje para el Trabajo y su equipo. Director Regional. Subdirector del Centro. Proceso/Procedimiento Proveedor: Todos los procesos Entradas: Solicitud de las áreas misionales y/o el Consejo Directivo Nacional Información básica de los programas del SENA sujetos a evaluación Evaluaciones de impacto precedentes Información disponible en bases de datos internas y externas. Indicadores: Servicios o Programas evaluados Número de estudios y evaluaciones realizados. Alcance: Inicia con la identificación y priorización de áreas o campos a ser evaluados para los cuales se establece el mecanismo a implementar. Finaliza con la elaboración de los informes correspondientes y su divulgación interna y externa, para la toma de decisiones. Proceso/Procedimiento Cliente: Todos los procesos Salidas: Evaluaciones de Impacto sobre los efectos que tienen los diferentes servicios de la Entidad sobre el desarrollo económico y social del país en general y en particular en el sector productivo, los niveles de productividad y el empleo entre otros. Recomendaciones para toma de decisiones institucionales en relación con la estructura u operación de los programas, cuando así se requiera. Informes sobre seguimiento a egresados Riesgos: Debilidad en las metodologías de evaluación relacionados con la representatividad de la muestra y la captura de la información. Falta de compromiso con los resultados y conclusiones de las evaluaciones de impacto. No lograr la participación activa de la población (aprendices, trabajadores, Versión 3 P Pág. 1

11 PROCEDIMIENTO EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS empleados) implicados en las evaluaciones de impacto y el seguimiento a egresados REQUISITOS BASICOS MINIMOS Participar en la construcción de las metodologías básicas a ser aplicadas según los casos en los estudios de impacto. Debe haber oportunidad en el análisis de la evaluación de cada programa, sujeto a los requisitos de tiempo necesario posterior a la intervención con el programa SENA, para garantizar un alto porcentaje de confiabilidad en la evaluación. Versión 3 P Pág. 2

12 PROCEDIMIENTO EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS DESCRIPCIÓN GRÁFICA DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS DIRECCIÓN GENERAL Inicio REGIONALES/CENTROS Consolidar solicitudes Determinar programas y áreas de servicio a ser evaluadas Definir términos de referencia y estándares mínimos NO Realizar directamente SI Consolidar, actualizar y generar información relevante y pertinente Base de datos Regional/ Centro Realizar con entidades especializadas o mediante convenios de cooperación Planificar y diseñar evaluación específica Definir plazos, programación, recursos, responsabilidades Fijar objetivos, campos de análisis y marco conceptual Establecer estrategias de captura de información Bases de datos Digeneral Capturar y clasificar información Identificar y seleccionar fuentes internas y externas Procesar y analizar información Definir estructura y presentación Aplicar instrumentos de captura Generar informe NO Informe NO Validar técnicamente SI Definir niveles de confidencialidad y aceso Editar informe Aprobar informe final SI Almacenar copia institucional Enviar o divulgar Fin Versión 3 P Pág. 3

13 PROCEDIMIENTO EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS Fase 1 Descripción Para la evaluación de impacto la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo define los términos de referencia que deben contemplar unos estándares mínimos para definir el alcance de la evaluación y las posibles metodologías. Será parte del desarrollo de esta evaluación, definir un diseño específico, un marco conceptual y metodológico de acuerdo con los objetivos fijados y los públicos participantes, los mecanismos de recolección de información y los procedimientos de análisis y las estrategias específicas para su aplicación, en el contexto del programa a evaluar. Estos términos servirán para realizar la contratación con terceros o a través de convenios inter-institucionales. Para el seguimiento a egresados el SENA cuenta con los instrumentos metodológicos que aplica a nivel nacional; sin embargo en los casos en que esta aplicación nos de una muestra representativa a nivel regional, la información se remite a la Regional para que apliquen la Guía para el análisis de información del seguimiento a egresados. 2 Para la evaluación de impacto el Grupo de Inteligencia Organizacional en coordinación con los responsables de los diferentes programas sujetos a evaluación, participará con el contratista o contraparte en la definición de las metodologías a implementar, el diseño del grupo de control, el suministro de información, definición de cronogramas, el seguimiento a la ejecución de la evaluación y el análisis de los resultados. Para el seguimiento a egresados, la Dirección General diseña la muestra con representatividad regional y por redes de centros por tecnologías, cuando esto sea posible, y remite la información al Contact - Center para la aplicación de las encuestas. 3 En la evaluación de impacto el informe obtenido es analizado por parte de los responsables directos de los programas evaluados, para establecer su validez y la viabilidad de implementación de las recomendaciones y conclusiones expuestas, estableciendo al mismo tiempo los niveles de acceso permitidos según la naturaleza de la información procesada. Con los requisitos anteriores, se divulga o ubica en los espacios de comunicación institucionales a disposición de las áreas interesadas. En el seguimiento a egresados, una vez finalizada la recolección de información se hace la validación de la información para garantizar la consistencia y la representatividad mínima esperada; en caso contrario la información se devuelve al Contact - Center para realizar nuevamente el proceso. Después de la validación, se analizan los resultados, se elaboran los respectivos informes a nivel nacional, regional, por tecnologías y se divulgan. Para realizar el informe regional o por tecnología, se aplica la Guía para el análisis de información del seguimiento a egresados y se obtiene el balance que alimenta el procedimiento de Identificación de necesidades, por lo cual es remitido por la Regional o la red al grupo de Inteligencia organizacional, para su incorporación en las recomendaciones para la configuración de la respuesta institucional. Versión 3 P Pág. 4

14 PROCEDIMIENTO EVALUACIONES DE IMPACTO Y SEGUIMIENTO A EGRESADOS Documentos asociados: Evaluación del impacto del SENA en Capital Social 2007 Informes de evaluación de impacto precedentes ( nto+corporativo/egresados/). Versión 3 P Pág. 5