SERVICIOS ADMINISTRATIVOS MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE AUTOMOTOR

Transcripción

1 1. OBJETIVO PROCESO PÁGINA 1 de 5 Establecer los lineamientos para el preventivo y correctivo del parque automotor del IDIPRON, con el fin de asegurar el servicio y el correcto funcionamiento del mismo. 2. ALCANCE Inicia con la solicitud de y termina con el archivo de la documentación de los s. 3. CONDICIONES GENERALES 3.1 El programa de preventivo de los s está sujeto al kilometraje del parque automotor, éste se debe realizarcadacinco mil kilómetros (5.000 km) a seis mil kilómetros (6.000 km) de recorrido o según lo establecido en los manuales de fabricación. 3.2 Es deber de los conductores que operan los s del parque automotor del IDIPRON, realizar la revisión diaria del nivel de aceite, agua, anticongelante, líquido de frenos, presión del aire de las llantas que permita la óptima condición del que se encuentra bajo su responsabilidad. 3.3 El o la responsable del área de, Mantenimiento Bienes Muebles e Inmuebles y Apoyo Logístico de la entidad deberá exigir la devolución de inservibles que se le cambien a s, maquinaria y los reintegrara al área de Almacén e Inventarios, quien llevarán el control durante el término de un (1) año, fecha en la cual procederá a clasificarlos como inservibles, para su posterior venta o remate. 3.4 De acuerdo a la Resolución 165 del 2011: Cuando la reparación de un o equipo alargue la vida de éste, el valor de la reparación se considerará como un mayor valor del bien y el área de transportes, y apoyo logístico elaborara un acta con el impacto y mejoramiento del bien y del proyecto de vida útil e informará del hecho a la Subdirección Técnica Administrativa y Financiera, para que esta a su vez imparta las instrucciones correspondientes al área de Contabilidad y al área de Almacén e Inventarios para que realicen los correspondientes registros y ajustes que sean del caso y sume dicho valor al valor histórico del bien. Se consideran mejoramientos de automotores los siguientes: reparaciones generales de la transmisión, reparaciones de la caja de velocidades, reparación del motor, latonería, pintura general y demás a criterio del responsable del área de, Mantenimiento de Bienes Muebles y Apoyo Logístico. 4. GLOSARIO ANALIS COSTO BENEFICIO: Es una herramienta financiera que mide la relación entre los costos y beneficios asociados a un proyecto de inversión con el fin de evaluar su rentabilidad, entendiéndose por proyecto de inversión no solo como la creación de un nuevo negocio, sino también, como inversiones que se pueden hacer en un negocio en marcha tales como el desarrollo de nuevo producto o la adquisición de nueva maquinaria INSUMO: Conjunto de bienes empleados en la producción de otros bienes. MA DE OBRA: Trabajo manual de los trabajadores para lograr el arreglo o del. MANTENIMIENTO: Definido como el conjunto de operaciones para que un bien reúna las condiciones para el propósito que fue construido. MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento enfocado a corregir o reparar un fallo del, es una acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamientode vida u otros factores externos de componentes, partes, piezas, materiales y en general cuando se presenta un daño que le impide funcionar correctamente. MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Conjunto de acciones tomadas para evitar o mitigar las causas de las fallas de un logrando prevenir las incidencias antes que ocurran, estas actividades se deben llevar a cabo en forma periódica, su inspección debe detectar las fallas en su fase inicial, para así corregirlas en el momento oportuno, se entenderá como preventivo las siguientes actividades tanto de funcionamiento como de seguridad: ajustes, alineación, análisis, balanceo, calibración, cambio de aceite y filtros, diagnósticos del sistema eléctrico, engrase de rodamientos, terminales y rotulas, limpieza, lubricación, revisión de frenos, pastillas delanteras, pastillas traseras o bandas, cilindros de freno, líquido de frenos, sincronización. REPUESTO: Pieza para sustituir a otro igual, esta debe ser nueva y original, que garantice el funcionamiento del bien de igual o mejor manera.

2 PÁGINA 2 de 5 5. DESCRIPCION DEL INICIO 1. Evaluar a realizar 2. Elaborar y tramitar la Orden de Servicio 3. Es preventivo? 9 Evaluar el tipo de a realizar al,con base en lo registrado en el formato Hoja de Vida y Ficha de Mantenimiento (últimos s realizados, kilometraje y garantía) y diligenciar la solicitud de, teniendo en cuenta, que para: Mantenimiento Correctivo:Se hace la solicitud con base en las alertas detectadas en el reportadas por el conductor. Mantenimiento Preventivo:Debe tenerse en cuenta el kilometraje del según numeral 3.1 de este documento. Elaborar y tramitar la Orden de parque automotor. Verificar si el que se debe realizar al es preventivo Si el a realizar no es preventivo siga con la siguiente actividad, de lo contrario, continuar con la actividad Nº 9. SAD-FT- 003 Solicitud demantenimien to/ SAD-FT-005 Hoja de vida y ficha de 5 5 Prom:20 Max:15 Min:5 Prom: 10 Max: 4 Prom: 3 4. Informar al taller sobre el correctivo a realizar Enviar el con la orden de servicio al taller para el respectivo diagnóstico. Cotización 5. Recibir y analizar la cotización expedida por el taller 6. Se aprueba la cotización? 1 8 Recibir y analizar el diagnóstico y la cotización teniendo en cuenta los costos de los repuestos y la mano de obra. Verificarsi la cotización corresponde a los precios de la oferta económica según contrato, si se aprueba la cotización del diagnóstico emitida por el taller. Si la cotización no se aprueba siga con la siguiente actividad, de lo contrario siga con la Nº 8 Subdirección Técnica, Administrativa y Financiera y/o área de Subdirector Administrati vo y/o a Cotización Max: 60 5 Prom: Solicitar la corrección al contratista Solicitar al taller que realice el ajuste correspondiente a los precios de la propuesta económica. 5

3 PÁGINA 3 de 5 Prom: Emitir satisfacción de la corrección de la cotización Enviar al taller mediante correo electrónico la satisfacción de la cotización con la cual se aprueba el. 9. Coordinar el de Vehículos Coordinar con el taller el a realizar (correctivo o preventivo). Max: 15 Min: 5 Prom: Informar al conductor 11. Llevar el al taller Informar a través de llamada telefónica, al conductor asignado del, la fecha, hora y lugar de y entregar copia del Llevar el al taller autorizado, junto con el formato para realizar el. Conductor Asignado Max: 10 Min: 5 Prom: 7.5 Prom: Recibir el Recibir el y efectuar la prueba de ruta. Conductor a 13. El funciona correctamente? 2 15 Verificar que el funciona correctamente a través de la prueba de ruta. En caso que el no funcione correctamente siga con la siguiente actividad, de lo contrario siga con la Nº 15. Conductor a Min: 3 Prom: 5

4 PÁGINA 4 de Ingresar a taller 12 Ingresar nuevamente el al taller para nueva revisión e informar al sobre lo anomalía encontrada en el automotor a través de llamada telefónica. ; y conductor a Min: 3 Prom: Firmar la Orden de Servicio 16. Recibir llamada, registrar en hoja de vida y ficha Firma la orden de servicio como señal de visto bueno (Vo/bo) del servicio recibido Recibir llamada telefónica del conductor donde se informe que el quedo en óptimas condiciones e ingresar los datos del a la Hoja de Vida y a la Ficha de Mantenimiento del. conductor a ; formato A- SAD-FT-005 Hoja de vida y ficha de 17. Fueron cambiadas piezas al? 18. Remitir a Gestión Logística piezas inservibles 19. Archivar los documentos en la carpeta del FIN 19 Verificar si hay cambio de piezas al que son inservibles. En caso que se tengan piezas inservibles siga con la siguiente actividad, de lo contrario vaya a la Nº 19. Remitir al proceso GestiónLogística las piezas inservibles cambiados a los s en los s, para realizar el ingreso de piezas y repuestos inservibles, mediante memorando Archivar en la carpeta destinada para cada, los siguientes documentos: Ordenes de Servicio. Cotizaciones. Facturas Demás documentación generada a lo largo del proceso. GDO-FT-013 Memorando GDO-FT-013 Memorando Carpeta de cada y Copia a la Carpeta Contractual Max: 8 Min: 4 Prom: 6

5 6. CONTROL DE CAMBIOS PÁGINA 5 de 5 VERÓN 01 DE CAMBIOS 1. Por cambio en el mapa de procesos del Instituto se pasa el procedimiento "Mantenimiento Preventivo y Correctivo A-ABI- PR-010" versión 02, de fecha 07/07/2011 al proceso Servicios Administrativos versión 01, anteriormente se encontraba en el proceso Administración de Bienes e Infraestructura. 2. Se anexa el objetivo y se modifica el alcance de acuerdo con el nuevo procedimiento. 3. Las condiciones generales se actualizan teniendo en cuenta las modificaciones realizadas al procedimiento. 4. En el glosario se anexan las siguientes definiciones: Análisis costo beneficio, insumo,, mano de obra y repuesto. 5. Se ajustaron las actividades del procedimiento a las condiciones de manejo actuales. FECHA (DD/MM/AÑO) 18/03/2015 ELABORO FIRMA EN ORIGINAL Luz Adriana García Universitaria Cód. 219 Grado 1 FIRMA EN ORIGINAL Clara Mendez Narváez Universitaria Contratista Oficina Asesora de Planeación 7. REVIÓN Y APROBACIÓN REVISÓ APROBACIÓN LIDER DE PROCESO MBRE CARGO FECHA FIRMA Victoria Eugenia SuarezLópez Código 219, 20/03/2015 FIRMA EN ORIGINAL Grado 10 Sandra Liliana Chaves Rodríguez SubdirectoraAdministrativa 26/03/2015 FIRMA EN ORIGINAL