DIRECCIÓN EJECUTIVA UNIDAD DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

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2 Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Versión: Ing. Ronny Rojas Cartín, MBA Ing. Vanessa Vargas Morera Analistas Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva Licda. Jeannette Masís Chacón, MBA. Jefatura Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva Licda. Cindy Coto Calvo Directora Dirección Ejecutiva 002 Fecha Vigencia: 31 de agosto de 2016

3 CSV Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial Dirección Ejecutiva Unidad de Planificación Institucional 31 de agosto de de 266

4 Tabla de Contenidos Introducción Objetivo y campo de aplicación Referencias técnicas Términos y definiciones Organización Antecedentes e historia Estructura organizativa Matrices de alineación y fichas de procesos Metodología para la elaboración de las matrices de alineación y fichas de procesos Mapa Institucional de Procesos Matrices de Alineación Fichas de proceso Elaboración, aprobación, emisión y control de documentos Elaboración, revisión, aprobación y control de las matrices de alineación y fichas de proceso Elaboración, revisión y aprobación del Manual de Procesos Distribución Incorporación de cambios Emisión y control de los cambios Copias no controladas Bibliografía Anexos Anexo I. Guía para Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores Anexo II. Oficio de aprobación de la Guía para el levantamiento de procesos institucionales y diseño de indicadores N DE , mediante acuerdo tomado en la sesión del 05 de enero del 2016 de Directores Internos de 266

5 Anexo III. Clasificación de Procesos por Área Organizacional Anexo IV. Clasificación por Tipo de Proceso Anexo V. Oficio Aprobación de Manual de Procesos del Cosevi, Versión de 266

6 Introducción El establecimiento de procesos permite la transparencia en las operaciones, al hacer un uso efectivo de los recursos, para la obtención de resultados que contribuyan al cumplimiento de los objetivos institucionales. Asimismo, su identificación permite a la organización, estandarizar las actividades que se llevan a cabo, con el propósito de facilitar su compresión y la adecuada ejecución de las mismas. Por otra parte, al incorporar indicadores que ayuden a la medición y control de los procesos, se cuenta con información que permite el seguimiento y la mejora continua, colaborando de esta manera a la gestión institucional y proporcionando a la sociedad costarricense, de una mayor calidad en los servicios brindados. El Consejo de Seguridad Vial reconoce la importancia de definir claramente los procesos institucionales, con el propósito de mejorar el cumplimiento de los objetivos y es por ello que, a través de la Unidad de Planificación Institucional, se implementa el siguiente Manual de Procesos, que documenta el trabajo realizado durante la segunda etapa de su desarrollo, finalizada el 31 de agosto de En este documento se detallan las fichas de procesos desarrolladas por las distintas áreas organizaciones, además de sus matrices de alineación, que evidencian la alineación del proceso con los objetivos institucionales, de forma que se mejore el rendimiento y la efectividad en la gestión institucional. 3 de 266

7 1. Objetivo y campo de aplicación Proporcionar al Consejo de Seguridad Vial de un Manual de Procesos, alineado a la estrategia institucional, que ayude al control, seguimiento y mejora continua de los mismos, con el fin de brindar al usuario un servicio más eficiente y eficaz. Este Manual aplica en todas las áreas organizativas del Consejo de Seguridad Vial, el alcance de esta versión es parcial y únicamente incluye ochenta y tres (83) procesos institucionales. 2. Referencias técnicas Guía para el levantamiento de Procesos Institucionales y diseño de indicadores, DP , Área de Planificación y Evaluación, Dirección de Proyectos, octubre Con Oficio de aprobación DE , mediante acuerdo tomado en la sesión del 05 de enero del 2016 de Directores Internos. Norma INTE-ISO 10013:2001. Directrices para la documentación de sistemas de gestión de calidad, octubre Términos y definiciones Alcance: el proceso debe tener claramente definido cuál es su inicio y su final y que áreas abarca. En otras palabras son los límites del proceso. Se debe aclarar que el inicio corresponde a la primera actividad del proceso, en cambio el final corresponde a la última actividad del proceso. ATI: Asesoría en Tecnología de la Información. Cosevi: Consejo de Seguridad Vial. Dueño del proceso: es el responsable que tiene a cargo la coordinación del proceso. 4 de 266

8 Entradas: son todos los insumos o requerimientos (tangibles o intangibles) que se necesitan para realizar la etapa de procesamiento, por ejemplo mano de obra, materiales, métodos previos, maquinaria y equipo, recursos económicos, infraestructura, insumos de ideas, datos o información previa., incluyendo formularios o documentos que sean insumo para la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada entrada de la siguiente forma: E1= entrada 1, E2= entrada 2 y así sucesivamente. Fundamento normativo: Son las disposiciones de carácter normativo o regulatorio (indicando el año de publicación) que establecen y delimitan el proceso y sus actos administrativos que lo componen. No implica la exclusión de normativa que de forma conexa, supletoria o remisoria que deba aplicarse. Indicadores: se refiere al uso de mecanismos que se tienen para lograr monitorear el proceso (pueden ser a nivel de entradas, procesamientos o salidas). MIDEPLAN: Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. MOPT: Ministerio de Obras Públicas y Transportes. Objetivo general del proceso: Se debe indicar cuál es el objetivo general que pretende resolver el proceso en estudio (Utilizar verbos en infinitivo para el inicio de la descripción). Debe existir un alineamiento de dicho objetivo con los institucionales. Otro aspecto es incluir el propósito que pretende cumplir el proceso (el qué y el para qué). POI: Plan Operativo Institucional. Procesamiento: se compone de actividades que son los pasos de forma lógica que se necesitan realizar para transformar las entradas en salidas, siguiendo el orden cronológico en que se genera el proceso (utilizar verbos en infinitivos para el inicio de la descripción de las actividades). Se recomienda codificar cada actividad de la siguiente forma: A1= actividad 1, A2= actividad 2 y así sucesivamente. Se debe indicar con flechas la secuencia lógica del orden de las actividades. 5 de 266

9 Procesos de Medición, Análisis y Mejora: son todos aquellos procesos necesarios para medir datos, para realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas y son una parte integral de los procesos estratégicos, sustantivos y de soporte (Inteco, 2004). Procesos de : son todos aquellos procesos para la provisión de los recursos y que son necesarios para la gestión de la organización (Inteco, 2004). Constituyen el apoyo a los procesos claves o fundamentales y contribuyen a su mejor funcionamiento (MIDEPLAN, 2007). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios internos. Procesos Estratégicos: Son los procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección (Inteco, 2004). Procesos Sustantivos: son todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la organización (Inteco, 2004). Se consideran como claves ya que están ligados directamente con la realización del producto o con la prestación de servicio y que tienen gran impacto hacia el usuario, sin éstos no se pueden lograr los objetivos planteados. Atañen a diferentes áreas operativas del servicio, son las actividades esenciales del servicio, su razón de ser (MIDEPLAN, 2007). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios externos. Proveedores: se tiene que definir el tipo de proveedor (interno o externo) que es el que suministra las entradas o insumos a la etapa de procesamiento. Se considera proveedor interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada proveedor de la siguiente forma: P1= proveedor 1, P2= proveedor 2 y así sucesivamente. Salidas: son todos los productos, servicios o resultados que se logran obtener después de la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada salida de la siguiente forma: S1= salida 1, S2= salida 2 y así sucesivamente. 6 de 266

10 Usuarios: se tiene que definir el tipo de usuario (interno o externo) que tiene el impacto directo de las salidas del proceso. Se considera usuario interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada usuario de la siguiente forma: U1= usuario 1, U2= usuario 2 y así sucesivamente. 4. Organización 4.1. Antecedentes e historia Según Planificación y Evaluación (2015): El Consejo de Seguridad Vial nace de un Proyecto de Ley, Expediente Nº 8062, presentado a la Asamblea Legislativa, de conformidad con el acta Nº 54 de la sesión extraordinaria celebrada por la Comisión Permanente de Asuntos Jurídicos el día 20 de junio de 1978, en la cual se discutió dicho proyecto. Como antecedentes se tiene que desde 1969, el Club Rotario empezó a estudiar el problema de la cantidad de accidentes de tránsito, remitiendo a la Asamblea Legislativa un proyecto de ley de tránsito. Este proyecto finalmente se constituyó en ley en 1973, por medio de la cual se crea el Seguro Obligatorio en Vehículos Automotores y se establecen una serie de disposiciones como las de las multas fijas que era una innovación en nuestro país, las cuales, se pagan directamente sin necesidad de tener que ir a juicio. Con este sistema se pretendía que quien recibiera una multa, la pagara directamente en las agencias bancarias, sin necesidad de llegar a juicio y esperar a que prescribiera el asunto, pero el sistema no operó porque si bien la ley establecía que los bancos del Estado debían efectuar ese cobro, lo cierto es que no se les obligaba a hacerlo, y éstos no tenían interés porque no recibían ninguna comisión por ese servicio. De 7 de 266

11 ahí, se varió la ley mediante una serie de reformas que salieron aprobadas en el año 1976, entre las cuales hay una reforma que establece que: las multas que se impongan en virtud de lo dispuesto en la presente ley, serán destinadas a la formación de un fondo que será utilizado para la financiación de un programa de prevención de accidentes de tránsito dentro del cual se incluye, de modo preferente, la adquisición de equipos y materiales para la Dirección General de Tránsito que serán empleados conforme lo señala este programa. Cuando se crea este fondo surge el problema: Quién administra ese fondo? El Poder Ejecutivo, en marzo de 1978, integró una Comisión mediante decreto en la que se establecía lo siguiente: Intégrese la Comisión Nacional de Seguridad Vial, organismo adscrito al Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que tendrá por función el establecimiento de los procedimientos de uso y giro en contra de los fondos acumulados por infracciones de tránsito, etc.. Dicha Comisión la conformaba el Presidente Ejecutivo del Instituto Nacional de Seguros, el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y el Director de la Inspección de Tránsito. Esta Comisión integrada por el Poder Ejecutivo no podía administrar esos fondos, que se estaban acumulando por cuanto no le asignaban funciones a la Comisión. Dado que no se invertían los fondos, la Comisión quedó sin efecto y se continuó buscando la mejor forma de organizar la seguridad vial en el país. ( ) Mediante la Ley de Administración Vial Nº 6324, publicada en el Alcance Nº 4 de La Gaceta Nº 97 del 25 de mayo de 1979, se crea el Consejo de Seguridad Vial. Su creación respondió a la necesidad de dar un tratamiento especializado, técnico, interdisciplinario y centralizado a un problema de salud pública, que para esa época ya manifestaba índices importantes de mortalidad en las vías (p. 9). 8 de 266

12 4.2. Estructura organizativa La estructura orgánica actual del Consejo de Seguridad Vial, fue aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN), mediante Resolución N PLAN de fecha 26 de abril de 2016 y se describe a continuación: MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES CONSEJO DE SEGURIDAD VIAL JUNTA DIRECTIVA N I V E L CONTRALORÍA DE SERVICIOS AUDITORIA INTERNA P O L Í T I C O ASESORÍA EN TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN DIRECCIÓN EJECUTICA ASESORÍA LEGAL PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL DIRECCIONES FINANCIERA LOGÍSTICA PROYECTOS DEPARTAMENTOS PRESUPUESTO CONTABILIDAD GESTIÓN Y DESARROLLO HUMANO SERVICIO AL USUARIO TESORERÍA SUMINISTROS SERVICIOS GENERALES ASESORÍA LEGAL NIVEL POLÍTICO INSTANCIAS ASESORAS NIVEL DIRECTIVO UNIDAD ORGANIZATIVA UNIDAD ORGANIZATIVA LÍNEA AUTORIDAD FORMAL NIVEL OPERATIVO DEPARTAMENTOS UNIDAD O PROCESO TRANSITORIO LÍNEA DESCONCENTRACIÓN ADMINISTRATIVA MODERNIZACIÓN DEL ESTADO Aprobado por MIDEPLAN en Oficio DM Aprobado por MIDEPLAN en Oficio DM de fecha 19 de abril de Fuente: (MIDEPLAN, 2016) 9 de 266

13 5. Matrices de alineación y fichas de procesos DIRECCIÓN EJECUTIVA 5.1. Metodología para la elaboración de las matrices de alineación y fichas de procesos Para la alineación de los procesos institucionales y el levantamiento de los mismos, se utiliza la Guía para el Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores, DP (Anexo I). Con oficio de aprobación DE , mediante acuerdo tomado en la sesión del 05 de enero del 2016 de Directores Internos (Anexo IV) Mapa Institucional de Procesos Una forma de representar las relaciones que existen entre los procesos organizacionales, es a través de la herramienta llamada Mapa de Procesos, la cual indica los cuatro tipos de procesos existentes en la institución (estratégicos/ sustantivos/ soporte/ medición, análisis y mejora). Según INTECO (2008) : La organización debe: a) determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos, c) determinar los criterios y los métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces, d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos, e) realizar el seguimiento, la medición cuando sea aplicable y el análisis de estos procesos, f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos. 10 de 266

14 De acuerdo a lo anterior, nace la justificación de crear el mapa institucional de procesos, el cual a nivel de diseño representa lo siguiente: 1. Los cuatro tipos de procesos actuales en la institución, a través de las figuras de un mecanismo de engranajes y poleas, que muestran las interacciones entre ellos. 2. La lista de codificación de los números y descripción de los procesos. 3. La lista de colores asociados con las áreas actuales de la organización (Administración Superior, Áreas de Staff y Direcciones). 4. Los procesos existentes por cada área organizacional, representados por un engranaje de menor tamaño al tipo de proceso asociado. 5. Las relaciones de inicio (asociado a los requerimientos de usuarios) y de final (asociado a la satisfacción de los usuarios) que deben tener los procesos sustantivos que atraviesan a toda la organización, representados por un mecanismo de manivela que da el sentido de la dirección. La forma de hacer la lectura de un proceso en particular dentro del mapa es la siguiente: 1. Se escoge el tipo de proceso en los espacios de los engranajes de mayor tamaño. 2. Se selecciona el área organizacional, de acuerdo al color asociado a la lista. 3. Se anota el número del proceso vinculado al área organizacional. 4. Se busca la descripción del nombre del proceso en la lista de codificación respectiva, de acuerdo al número seleccionado. 11 de 266

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16 5.3. Matrices de Alineación. DIRECCIÓN EJECUTIVA Número Área Organizacional Procesos Relacionados 1 Junta Directiva CSV , CSV Dirección Ejecutiva CSV , CSV , CSV Asesoría Legal CSV , CSV , CSV , CSV Control Interno CSV , CSV , CSV , CSV Contraloría de Servicios CSV , CSV Unidad de Planificación Institucional CSV , CSV , CSV , CSV , CSV ATI - Área de Proyectos CSV , CSV , CSV ATI - Área de Base de Datos CSV ATI - Área de Telemática y Redes CSV ATI Área de Técnico CSV Dirección de Proyectos CSV , CSV Dirección de Proyectos Área de Comunicación y Promoción CSV , CSV Dirección de Proyectos - Área de CSV Investigación y Estadística 14 Dirección de Proyectos - Área de Fiscalización Técnica Vehicular 15 Dirección Financiera CSV Dirección Financiera - Departamento de Presupuesto CSV , CSV Dirección Financiera - Departamento de Contabilidad CSV Dirección Financiera - Departamento de 18 Contabilidad - Unidad de Administración de CSV , CSV Bienes CSV , CSV , CSV , CSV Dirección Financiera - Departamento de Tesorería CSV , CSV , CSV Dirección Logística CSV , CSV Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario CSV Dirección Logística - Departamento de 22 Servicio al Usuario - Unidad Plataforma de Servicio al Usuario CSV , CSV Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario - Unidad de Registro de Multas y Accidentes Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario - Unidad de Impugnación Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario - Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Dirección Logística - Departamento de Servicio al Usuario - Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV de 266

17 Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales - Unidad de Transportes Dirección Logística - Departamento de Servicios Generales - Unidad de Servicios Administrativos Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Capacitación Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Desarrollo Dirección de Logística - Departamento de Suministros Dirección de Logística - Departamento de Suministros-Unidad de Licitaciones Dirección de Logística - Departamento de Suministros - Unidad de Contrataciones Directas Dirección de Logística Departamento de Suministros - Unidad de Administración de Materiales Dirección de Logística - Departamento de Suministros-Unidad de Trámite y Control CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV CSV , CSV , CSV , CSV CSV , CSV CSV CSV CSV CSV CSV , CSV de 266

18 Junta Directiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Direcciones internas del Cosevi Dirección Ejecutiva Secretaría de Junta Directiva Otros Entes externos(mopt, Acuerdos tomados por Junta Directiva Agenda de Junta Directiva Contraloría General de la República entre 1. Determinar las políticas y directrices generales, por Minuta de Junta Directiva 1.1. Determinación de políticas y directrices medio de las cuales se dirige y orienta la institución para Libro actualizado de Actas institucionales cumplir con las funciones propias en seguridad vial Informes de control presupuestario 1.2 Apoyo administrativo a Junta Directiva Oficios varios ( pago de dietas, viáticos, administrativos, entre otros) otros) Junta Directiva Dirección Ejecutiva Áreas internas del COSEVI Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República entre otros) Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana sociedad una cultura de seguridad que promueva la excelencia en el servicio y la vial satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas 4. Busca un mejoramiento en la permanentes de capacitación y actualización (técnica, condición y calidad de vida en los administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 15 de 266

19 Dirección Ejecutiva Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Direcciones internas del Cosevi Dirección Ejecutiva Oficio de conocimiento y Destinario final que debe Desarrollar, establecer y mantener eventual ejecución de acuerdo de ejecutar el acuerdo de Junta 1. Supervisar y evaluar los programas de la políticas que garanticen el manejo óptimo Junta Directiva 1.2 Gestión de cumplimientos de Directiva Institución conforme a los resultados. de todos los recursos asignados a su Oficio de comunicado de acuerdos de Junta Directiva Acatar las recomendaciones de Junta Secretaria de Junta ejecución de Acuerdo de Junta Directiva Directiva gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, fiscalizadora de ejecución inter organizacional que e integradora de esfuerzos integren componentes de infraestructura, por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial. Directiva para el fortalecimiento, reajuste o terminación de los mismos Minuta con acuerdos tomados Minuta con acuerdos tomados Proyectos tangibles materializados como resultado de acuerdos cumplidos 1.1 Análisis, Control y Seguimiento de la Gestión Institucional 1.3 Gestión de la coordinación de la seguridad vial del país Miembros de la Comisión de Coordinación de Seguridad Vial del País Sociedad civil Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia en el servicio y la satisfacción cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 16 de 266

20 Asesoría Legal Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional ( dirección/dpto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) Contestación de la Denuncia o demanda Sentencia Recursos judiciales Sentencia Ejecutada Contestación de la Acción de laborales, contenciosos, constitucionales y Inconstitucionalidad, del Recurso de de cualquier otro en que se vea involucrada Amparo, o del Habeas Corpus Desarrollar, establecer y mantener la institución; así como las coordinaciones Acción de Inconstitucionalidad o políticas que garanticen el manejo óptimo 1. Es la organización con la Procuraduría General de la Recurso de Amparo de todos los recursos asignados a su 1.2 Representación de la Institución formuladora de República en las materias en las cuales el Sentencia gestión y de los proyectos de ejecución en los Procesos Constitucionales políticas Consejo no presenta personería jurídica Solicitud de adición o aclaración interorganizacional en materia de para litigar de manera independiente. de la sentencia seguridad vial Ejecución de la sentencia Respuesta a consulta de cumplimiento del plazo ordenado 2. Facilitadora, Promover, financiar y fiscalizar proyectos fiscalizadora e de ejecución inter - organizacional que integradora de inegren componentes de infraestructura, esfuerzos por medio tecnología, salud y medio ambiente en del financiamiento de pos del favorecimiento de una cultura de proyectos de seguridad vial. seguridad vial 3. Crea, promueve y Desarrollar una estructura física, mantiene en la tecnológica y humana que propueva la sociedad una cultura excelencia en el servicio y la satisfacción de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de tecnológia de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de 4. Busca un capacitación, (técnica, administrativa y de mejoramiento en la cultrua organizacional) dirigidos al condición y calidad de desarrollo personal del grupo humano que vida en los habitantes conforma la organización. del país 1. Representar al Consejo de Seguridad Vial tanto en actividades jurisdiccionales como no jurisdiccionales, en aspectos propias de la competencia de la oficina. En el caso de los primeros incluye tanto los procesos ejecutivos, penales, de transito, 2. Otorgar formato legal a las diferentes gestiones y actividades administrativas de la institución (actividad contractual, criterios legales, actas institucionales, procedimientos administrativos de cualquier índole, pronunciamientos, convenios de cooperación, etc.) Auto de apertura Resolución de recurso de revocatoria Informe de instrucción final Criterio jurídico 1.1 Representación de la institución externa en los Procesos Contencioso Administrativo, Penal y de Tránsito Administrados 2.1 Instrucción de Procedimientos Administrativos. 2.2 Elaboración de criterios jurídicos Administración interna o Administración interna o externa Administrados Parte y/o intervinientes Órgano Decisor (administración interna o externa) Administración interna (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 17 de 266

21 Control Interno Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Informe de resultados final Sociedad Civil Información remitida por las Unidades Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, 3.Valorar la calidad del funcionamiento del Ejecutoras del Cosevi. de ejecución interorganizacional que fiscalizadora e integradora Sistema de Control Inteno, mediante la Archivo digital actualizado con la integren componentes de infraestructura, 3.1. Seguimiento de informes de de esfuerzos por medio del promoción del seguimiento de las información del seguimiento tecnología, educación, salud y medio Auditoría Interna financiamiento de proyectos actividades de control en la administración ambiente en pos del favorecimiento de Informes de resultados del de seguridad vial activa una cultura de seguridad vial. seguimiento Informe preliminar sobre el diagnóstico de las PSI Informe final del seguimiento Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Instrumento del Índice de Gestión Institucional aplicado Junta Directiva 1. Contribuir a fortalecer la Disposiciones pendientes gestión Dirección Ejecutiva institucional, en coordinación con la Unidades Ejecutoras del Cosevi Administración Activa, por medio de la Informe de resultados 1.1. Promoción del Índice de Gestión Institucional (IGI) Auditoría Interna aplicación de un cuestionario actualizado del ïndice de Gestón Institucional (IGI) Minuta de reunión y de seguimiento Contraloría General de la República Informe de resultados del Modelo de 2. Promover en la administración activa la Madurez Valoración de Riesgos asociados a los Instrumento de Autoevaluación objetivos y metas institucionales para cumplimentado ubicar al Cosevi en un nivel de riesgo aceptable Informe de autoevaluación del Sistema de Control Interno institucional 4. Propiciar en la administracion el seguimiento de los informes de Auditoría Minutas de trabajo y planes de acción Interna, con le propósito de que sean establecidos atendidas las recomendaciones Junta Directiva Dirección Ejecutiva Unidades Ejecutoras del Cosevi Auditoría Interna 2.1. Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Contraloría General de la República 4.1 Seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información Sociedad Civil Junta Directiva Dirección Ejecutiva Unidades Ejecutoras Auditoría Interna Entes fiscalizadores externos CG y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI Comité Gerencial y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI Jefaturas de áreas internas del Cosevi Usuarios internos que los soliciten (Auditoria Interna y Direcciones, entre otros) Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) 5. Coordinar con la administración activa el seguimiento de las Politicas de Seguridad de la Información para que se implementen las acciones corerspondientes. Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 18 de 266

22 Contraloría de Servicios Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar 2. Facilitadora, proyectos de ejecución inter fiscalizadora e integradora organizacional que integren de esfuerzos por medio del componentes de infraestructura, financiamiento de proyectos tecnología, educación, salud y medio de seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) 1. Atender oportunamente las gestiones que presenten los usuarios ante la Contraloría de Servicios con el fin de procurar la solución y orientación de las mismas. 2. Promover mejoras en los trámites y procedimientos de los servicios que presta el Cosevi para el mejoramiento continuo e innovación. Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Oficio de consulta y atención de la gestión Comunicado al usuario de solicitud de explicaciones Comunicado al usuario del 1.1 Atención de solicitud de gestión de resultado final de la gestión usuarios de servicios institucionales presentada Oficio a las Áreas relacionadas sobre aspectos a corregir o mejorar Documento de definición de los servicios institucionales a evaluar Documentos de solicitud de información adicional de los servicios institucionales a evaluar Informe de la condición de los servicios institucionales evaluados Documentos de comunicación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados Informe de seguimiento de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. 2.1 Elaboración y seguimiento de mejoras y recomendaciones en los servicios institucionales Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Usuarios externos que presentaron la solicitud de gestión Áreas relacionadas con la gestión Jerarca y/o titulares subordinados Secretaría Técnica de Sistema Nacional de las Contralorías de Servicios. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 19 de 266

23 Unidad de Planificación Institucional Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/dpto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Documento Plan Estratégico de la Seguridad Vial Acuerdo de Junta Directiva de la aprobación del Plan respectivo DIRECCIÓN EJECUTIVA Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Junta Directiva Dirección Ejecutiva 1.1 Formulación del Direcciones Generales del Plan MOPT Estratégico para la Seguridad Vial Entes Externos ( CCSS, Cruz Roja, INS, Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) Sociedad Civil Dirección Ejecutiva Guía de levantamiento de Direcciones internas del procesos y diseño de indicadores Cosevi Registro de control de procesos 1.2 Levantamiento y seguimiento de Áreas ejecutoras de institucionales procesos institucionales procesos Manual de Procesos Unidad de Planificación Institucionales Institucional Informe de las propuestas de organizacional institucional 1. Promover procesos de planificación Comunicados de aval de la 1.3.1Junta Directiva y Dirección como un instrumento de gestión propuesta emitidos por : Junta Ejecutiva institucional que permita apoyar la toma de Directiva, Ministro del sector y del área 1.3 Diseño y seguimiento de la Direcciones internas del decisiones actuales y futuras de la de Planificación de la institución organización institucional Cosevi institución para adecuarse a los cambios y Comunicado de la aprobación Entes externos (MIDEPLAN, a las demandas que le impone el entorno, definitiva de la propuesta emitido por MOPT, entre otros) así como para la identificación de MIDEPLAN prioridades y asignación de recursos en Comunicados de seguimiento seguridad vial en correspondencia con una sobre la implementación aprobada estructura organizativa acorde con esos procesos. Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter organizacional que 1.4 Elaboración y seguimiento de Junta Directiva y Dirección fiscalizadora e integradora Informes técnicos integren componentes de infraestructura, estudios técnicos de planificación Ejecutiva de esfuerzos por medio del Comunicados de seguimiento tecnología, educación, salud y medio institucional Áreas interesadas financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial Guía para la formulación, control y seguimiento del Plan Operativo - Presupuesto Institucional Plan Operativo - Presupuesto Institucional aprobado 1.5 Formulación del Plan Operativo Institucional Comisión de formulación, seguimiento, control y evaluación del plan operativo - presupuesto institucional Unidades ejecutoras Dirección Ejecutiva Planificación sectorial del MOPT Entes externos (Contraloría General de la República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) 3. Crea, promueve y Desarrollar una estructura física, mantiene en la sociedad una tecnológica y humana que promueva la cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 20 de 266

24 ATI Área de Proyectos Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) Plan Estratégico de TI (PETIC) Plan Táctico de TI (PETAC) Dirección Ejecutiva Cuadro de Mando Integral (BSC) Junta Directiva Procedimiento de actualización del PETIC Comité General Informático Plan de divulgación del PETIC 1.1 Formulación, actualización, revisión y ejecución de la Estrategia Oficio de acuerdo de Junta Tecnológica Institucional. Directiva con la aprobación del plan Entes externos: Contraloría estratégico tecnológico y sus General de la República componentes Portafolio de Proyectos 1. Realizar acciones para mantenerse a la actualizado y Proyectos implementados. vanguardia respecto a los cambios y Documento de Iniciativas de Unidades Ejecutoras del actualizaciones de las TI para su oportuna proyectos de TIC correctamente Cosevi implementación en la institución. formuladas Documentos de Priorización y Comité Gerencial selección de proyectos TIC Informático Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, Oficio de Aprobación de la de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora priorización y selección de proyectos integre componentes de infraestructura, 1.2 Elaboración y actualización del Administrador del Portafolio TIC por parte del Comité Gerencial Portafolio de Proyectos TIC. Informático (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial Portafolio de TIC actualizado y aprobado Oficios de Comunicación formal institucional del Portafolio de TIC aprobado Borradores de Actas Constitutivas Equipos de trabajo formalizados Desarrollar una estructura física, Actas Constitutivas definitivas tecnológica y humana que promueva la 3. Crea, promueve y aprobadas excelencia en el servicio y la satisfacción mantiene en la sociedad una Planes de Proyectos, artefactos total del usuario. Promover el uso de 2. Brindar soporte y asesoría técnica a cultura de seguridad vial de gestión, sitio colaborativo del tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así proyecto, cartel y Orden de Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para compra/contrato. mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y Orden de Inicio / oficio de 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, operaciones compromiso en la condición y calidad de administrativa y de cultura organizacional) Minuta de reunión de apertura vida en los habitantes del dirigidos al desarrollo personal del grupo firmada país humano que conforma la organización Sitio colaborativo actualizado 2.1 Elaboración, actualización y aprobación de la Planificación de proyectos de TI Junta Directiva Directores de los Proyectos de TI Dirección ATI Interesados del Proyecto Directores de Proyectos de TI 21 de 266

25 ATI Área de Base de Datos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia en el servicio y la satisfacción cultura de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de tecnologías de punta en el desarrollo de la Seguridad Vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, en la condición y calidad de vida en los habitantes del país 1. Brindar soporte y asesoría técnica a todas las unidades usuarias del Cosevi; así como a las Direcciones Adscritas, para garantizar la continuidad de los servicios y operaciones administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización Objetos de base de datos correctamente implementados y funcionando Requerimiento de servicio de base de datos resuelto Usuario Interno de COSEVI 1.1 Diseño, creación, control y Usuario Externos de mantenimientos de base de datos COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 22 de 266

26 ATI Área de Telemática y Redes Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, Red de datos operando en Usuario Interno de COSEVI tecnológica y humana que promueva la óptimas condiciones 3. Crea, promueve y excelencia en el servicio y la satisfacción mantiene en la sociedad una total del usuario. Promover el uso de 1. Brindar soporte y asesoría técnica a cultura de seguridad vial tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así Requerimiento de servicio de red 1.1 Diseño, implementación, de datos resueltos Usuario Externos de Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para evaluación y monitoreo de redes de COSEVI: Direcciones Adscritas, mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y datos. Poder Judicial, ICD, INS, Registro capacitación y actualización (técnica, operaciones 4. Busca un mejoramiento Nacional, Colegio de Médicos, administrativa y de cultura organizacional) Reporte técnico de la operatividad en la condición y calidad de TSE, Migración, Sistema Bancario dirigidos al desarrollo personal del grupo de red de datos. vida en los habitantes del Nacional, entre otros humano que conforma la organización. país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 23 de 266

27 ATI Área de Técnico Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución inter - organizacional en materia de Seguridad Vial. Promover, financiar y fiscalizar Proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter - organizacional que fiscalizadora e integradora integre componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de Seguridad Vial. Desarrollar una estructura física, Usuarios internos del Cosevi 3. Crea, promueve y tecnológica y humana que promueva la mantiene en la sociedad una excelencia en el servicio y la satisfacción cultura de seguridad vial total del usuario. Promover el uso de 1. Brindar soporte y asesoría técnica a Solicitudes de órdenes de tecnologías de punta en el desarrollo de la todas las unidades usuarias del Cosevi; así 1.1 Administración de las consultas, Usuarios externos del servicio, peticiones e incidentes Seguridad Vial. Diseñar, establecer y como a las Direcciones Adscritas, para peticiones e incidentes de la Mesa de Cosevi: Direcciones Adscritas, resueltos a satisfacción de clientes mantener programas permanentes de garantizar la continuidad de los servicios y Servicios e Incidentes Poder Judicial, ICD, INS, Registro internos y externos 4. Busca un mejoramiento capacitación y actualización (técnica, operaciones Nacional, Colegio de Médicos, en la condición y calidad de administrativa y de cultura organizacional) TSE, Migración, Sistema Bancario vida en los habitantes del dirigidos al desarrollo personal del grupo Nacional, entre otros país humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 24 de 266

28 Dirección de Proyectos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos 1. Es la organización formuladora de asignados a su gestión y de los proyectos de políticas ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, tecnología, del financiamiento de proyectos de educación, salud y medio ambiente en pos del seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial Documento de propuesta metodológica del curso de reeducación y sensibilización vial 1. Realizar coordinación, implementación y fiscalización de diversas actividades que respondan al proceso de Guía metodológica validada del curso de Entes autorizados para impartir el reacreditación de conductores. reeducación y sensibilización vial 1.1 Diseño, implementación y fiscalización de curso Dirección de proyectos los cursos de reeducación y sensibilización vial Usuarios externos que presenten Registro de instructores capacitados acumulación de puntos o suspensión de licencia de conducir Informes de control de cursos de reeducación y sensibilización vial Documento de Proyecto del cumplimiento del 2. Brindar seguimiento a los casos de personas que servicio de utilidad pública por cumplimiento de sentencia penal realizan servicio de Protocolo de atención de usuarios que realizan el utilidad pública a la luz de la reforma 8696 de la Ley de servicio de utilidad pública Tránsito por Vías Públicas Terrestres 7331 y sus Expedientes personales normas conexas Notificaciones a entes judiciales Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y gestión administrativa propios del Área 2.1. Supervisión del cumplimiento del servicio de utilidad pública Usuario Externo (conductores que presenten una sentencia penal afín al tema 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad Desarrollar una estructura física, tecnológica y vial humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de cultura organizacional) condición y calidad de vida en los dirigidos al desarrollo personal del grupo humano habitantes del país que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 25 de 266

29 Dirección de Proyectos Área Comunicación y Promoción Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Documento de la Guía para implementar proyectos del PES Documentos de incorporación al PES firmados 1.Generar los procesos de comunicación, promoción Registro de capacitación impartidas del y mercadeo social sobre los componentes humanos, PES y certificado de participación técnicos, sociales, culturales y educativos de la Documento del diagnóstico y del Empresas privadas o instituciones seguridad vial en el ámbito interno y externo de la 1.1 Proceso de : Diseño, implementación y proyecto a implementar públicas interesadas en el PES Promover, financiar y fiscalizar proyectos de institución (local y nacional) con la finalidad de seguimiento del Programa Empresas 2. Facilitadora, fiscalizadora e Informes de control del PES Empresas privadas o instituciones ejecución inter organizacional que integren contribuir en la construcción de una nueva cultura Seguras integradora de esfuerzos por Documento base para el desarrollo de públicas incorporadas en el PES componentes de infraestructura, tecnología, vial. 2.Generar los 1.2 Proceso de Diseño y producción de medio del financiamiento de la estrategia creativa de la campaña Dirección de Proyectos educación, salud y medio ambiente en pos del procesos de comunicación, promoción y mercadeo Campañas de comunicación, promoción y proyectos de seguridad vial Informe de resultados de la Proveduria favorecimiento de una cultura de seguridad vial. social sobre los componentes humanos, técnicos, mercadeo social para proyectos de conceptualizacion con los usuarios meta de la Empresa Productora sociales, culturales y educativos de la seguridad vial seguridad vial campaña Especificaciones técnicas Dirección de Proyectos en el ámbito interno y externo de la institución (local y de contratación de la empresa productora Sociedad civil nacional) con la finalidad de contribuir en la Acuerdo de Junta Directiva de construcción de una nueva cultura vial. aprobación de Dummy Campaña producida Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de la campaña. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 26 de 266

30 Dirección de Proyectos Área de Investigación y Estadística Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Determinar los diferentes componentes de seguridad vial mediante investigaciones, estudios y auditorías, para identificar los factores de intervención que coadyuven en la reducción de las víctimas de accidentes de tránsito 2. Introducir la calidad del dato en coordenadas cuando se atienden accidentes de tránsito provenientes de equipo Hand Held en la delegación Central de Turrialba y Cartago para contar con la ubicación en las bases de datos que se utilizan para generar estadísticas y análisis espaciales 3. Establecer y mantener datos de accidentes de tránsito para el monitoreo de los avances en los Comisión Ministerial de Seguridad indicadores de mortalidad y accidentalidad del país, Vial. así como de los factores presentes Junta Directiva Cosevi. 4. Determinar la distribución de los accidentes de Dirección de Proyectos Promover, financiar y fiscalizar proyectos de tránsito en Costa Rica delaño 2014, para ajustar los Documento Anuario Estadístico de 2. Facilitadora, fiscalizadora e Unidades Ejecutoras (Dirección ejecución inter organizacional que integren planes, proyectos, así como, las medidas a Accidentes de Tránsito, y Oficio de aprobación integradora de esfuerzos por 3.1 Proceso de generación de anuario General de Educación Vial, Dirección componentes de infraestructura, tecnología, intervenir en seguridad vial y remisión del Anuario Estadístico. medio del financiamiento de estadístico de accidentes de tránsito General de Policía de Tránsito, Dirección educación, salud y medio ambiente en pos del 5. Desarrollar un Observatorio de Seguridad Vial Oficio de aprobación y remisión del proyectos de seguridad vial General de Ingeniería de tránsito) favorecimiento de una cultura de seguridad vial. para contar con un sistema de información que Anuario Estadístico Municipalidades permite monitorear y crear insumos para la política Organismos Internacionales al que nacional de seguridad vial, así como analizar la pertenece COSEVI. pertinencia de las acciones implementadas a partir Sociedad Civil del seguimiento de los indicadores del sistema de tránsito, mediante la recopilación y análisis de datos. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 27 de 266

31 Dirección de Proyectos Área de Fiscalización Técnica Vehicular Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Documento de aportes de mejoras al servicio de IVE al manual de procedimientos y al proceso de fiscalización Oficio de acciones correctivas al proceso de IVE propuestas por la prestataria Director de Proyectos Empresa prestataria del servicio de IVE Informes de Fiscalización de la IVE Oficio de aprobación de la Dirección de Proyectos de las acciones correctivas 1.1 Gestión de la evaluación y control del servicio de Inspección vehicular (IVE) Junta Directiva Información dirigida a Junta Directiva para la toma de decisiones en cuanto a IVE Informe dirigido a Junta Directiva sobre resultados de fiscalización de la IVE Sociedad Civil. 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Contribuir a garantizar que el servicio que preste el contratista del servicio de revisión técnica, se realice con apego a los lineamientos del contrato, y al interés público, de tal forma que permita mejorar la seguridad en las carreteras y a la protección del medio ambiente. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial Expediente actualizado de la consulta Dirección de Proyectos Documento de asignación de investigación Borrador preliminar de respuesta a consulta Respuesta definitiva escrita a Usuarios ante solicitud realizada Informes gráficos de situación y tendencias de las labores realizadas por las ATFV Usuarios del servicio de la IVE que presenten consultas Instituciones públicas y privadas que presenten consultas Empresa prestataria del Servicio de IVE Departamentos del COSEVI que hayan presentado consultas Colaboradores de ATFV Minutas de reunión 1.3 Medición, análisis y mejora de la Encargado de la ATFV gestión del Área de Fiscalización Técnica Planes de Acción para mejora continua Vehicular Director de Proyectos Oficios de advertencia para mejora de aspectos detectados. 1.2 Atención de consultas, quejas denuncias de usuarios del servicio de inspección Empresa prestataria del servicio de IVE Promover el mejoramiento de la seguridad vial de Borrador de Manual de IVE los vehículos y del usuario con la finalidad de reducir la severidad de los accidentes de tránsito, mediante la actualización del Manual de Revisión Técnica Vehicular de acuerdo con las actualizaciones de la normativa y nuevas tecnologías Manual de IVE aprobado 2.1 Elaboración y actualización del manual de IVE Dirección Ejecutiva Directos de Proyectos Empresa prestataria de IVE Otros entes externos (Instituciones, agencias o sociedad civil) Junta Directiva Sociedad Civil MOPT 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. Promover el fortalecimiento de la fiscalización técnica en carretera, mediante la coordinación en conjunto con la policía de tránsito para la implementación de acciones de control, con la finalidad de reducir la severidad de los accidentes de tránsito. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 28 de 266

32 Dirección Financiera Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución interorganizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 1. Planificar y formular presupuestariamente, la oportuna recaudación de los recursos financieros, su asignación, el registro y Informe de Estudio Financiero control de estos, así como la generación de informes, reportes financieros y la evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos. 1.1 Análisis Financiero Dirección Ejecutiva Junta Directiva Departamento de Servicios Generales Departamento de Proveeduría Asesoría Legal. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional), dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 29 de 266

33 Dirección Financiera Departamento de Presupuesto Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Planificar y formular presupuestaria Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su Informe de Ejecución Presupuestaria integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control y/o Liquidación medio del financiamiento de de estos, así como la proyectos de seguridad vial tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. generación de informes, reportes financieros y la evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos Documento con la asignación del control previo de aprobación Informe de Ejecución Presupuestaria de Ingresos 1.1 Control y seguimiento de la ejecución presupuestaria 1.2 Control y Seguimiento de fuentes de ingreso institucional Unidad Ejecutora Departamento de Tesorería - Departamento de Proveeduría Junta Directiva Entes Externos (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria) Dirección Financiera Dirección Ejecutiva Junta Directiva Entes Externos (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria) (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 30 de 266

34 Dirección Financiera Departamento de Contabilidad Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Planificar y formular Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su Informe Financiero, con los cuatro integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control 1.1 Elaboración de los Estados Financieros Estados Financieros principales, notas y medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y de estos, así como la del Consejo de Seguridad Vial auxiliares proyectos de seguridad vial medio ambiente en pos del generación de informes, favorecimiento de una cultura de reportes financieros y la seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y anual de los mismos. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Usuarios Internos: Junta Directiva, Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y el Departamento de Presupuesto del COSEVI Usuarios Externos: Dirección General de la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda, la Autoridad Presupuestaria y Público en General. 31 de 266

35 Dirección Financiera Departamento de Contabilidad Unidad de Activos Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Oficio Activos Agotados / Oficio de Reclasificación 1. Planificar y formular Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la Listado de Bienes por Funcionario proyectos de ejecución oportuna recaudación de los 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren recursos financieros, su integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, asignación, el registro y control medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y de estos, así como la Informes de Bienes proyectos de seguridad vial medio ambiente en pos del generación de informes, favorecimiento de una cultura de reportes financieros y la Cronograma con responsables y seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y lugares donde se realizar dicho inventario anual de los mismos Reporte de Inventario Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) 1.1 Registro y control de bienes muebles e inmuebles institucionales Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Depto. de Contabilidad Funcionarios Responsables o jefaturas (COSEVI y Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial) Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa Contabilidad Nacional Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y Contabilidad Departamento de Contabilidad Responsable del bien y/o jefatura inmediata Oficios para la presentación 1.2 Inventario de los bienes muebles e Relaciones Laborales MOPT justificación de los bienes faltantes inmuebles institucionales Oficios de solicitud de apertura de Dirección Ejecutiva procedimientos administrativos Informe Anual de Inventario Ministerio de Hacienda Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que 3. Crea, promueve y mantiene promueva la excelencia en el en la sociedad una cultura de servicio y la satisfacción total del seguridad vial usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de condición y calidad de vida en los cultura organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 32 de 266

36 Dirección Financiera Departamento de Tesorería Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Archivo digital para pago de Tesorería Nacional proveedores Documentos físicos de pago a 1.1 Autorización del pago de bienes y Departamento de Proveedores servicios contratados por el COSEVI Contabilidad Informe de control de egresos Departamento de institucionales Presupuesto Dirección Financiera Departamento de 1. Planificar y formular Contabilidad Informe de control de Ingresos Promover, financiar y fiscalizar presupuestariamente, la oportuna 1.2 Registro de los Ingresos institucionales Departamento de institucionales. proyectos de ejecución recaudación de los recursos Presupuesto 2. Facilitadora, fiscalizadora e interorganizacional que integren financieros, su asignación, el Área de Análisis Financierointegradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, registro y control de estos, así Dirección Financiera. medio del financiamiento de tecnología, educación, salud y medio como la generación de informes, Dinero por concepto de pago de proyectos de seguridad vial Usuario interno ambiente en pos del favorecimiento reportes financieros y la viáticos, vales de caja chica y reintegro por Usuario exteno de una cultura de seguridad vial. evaluación mensual, trimestral, y doble pago de infracciones, matricula de Unidades ejecutoras anual de los mismos. cursos de educación vial y licencia Dirección General de Policía Oficios de solicitud de reintegro de 1.3 Realización de pagos o reintegros por de Tránsito, Ingeniería de Tránsito dinero a fondo de caja chica Fondo de Caja Chica y Educación Vial Informe de trámites y pagos Depto. Presupuesto realizados Depto. Contabilidad Tesorería Informe de Arqueos y saldo en libros Nacional/Dirección Financiera Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva 3. Crea, promueve y mantiene la excelencia en el servicio y la en la sociedad una cultura de satisfacción total del usuario. seguridad vial Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización 4. Busca un mejoramiento en la (técnica, administrativa y de cultura condición y calidad de vida en los organizacional), dirigidos al habitantes del país desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 33 de 266

37 Dirección de Logística Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Informe técnico realizado por el Dirección Ejecutiva personal asistente Dirección de Logística Oficio de remisión del informe técnico Departamentos de la Documento con el plan de las Dirección de Logística acciones de los Departamentos de la Comisión Plan Operativo de Dirección de Logística. 1. Gerenciar estratégicamente la adquisición de materiales Presupuesto Informe de cumplimiento del Plan 1.1 Ejecución y seguimiento de informes de la Desarrollar, establecer y mantener políticas que y suministros, la gestión y el desarrollo humano, los Departamentos de la Operativo Institucional, de la Dirección de Dirección Logística. 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos servicios de apoyo al usuario interno y externo mediante el Dirección de Logística Logística. 1.2 Análisis, ejecución y seguimiento de políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución uso eficiente de los recursos para coadyuvar con las Dirección Ejecutiva Documento de las directrices y directrices y lineamientos relativos a todas las interorganizacional en materia de seguridad vial. unidades ejecutoras en el cumplimiento de sus objetivos y Auditoria Interna lineamientos emitidos.(enfocados a los áreas de la Dirección de Logística. metas Otros Entes externos (MOPT objetivos organizacionales de la Dirección y sus órganos escritos, Secretaria de Logística). Técnica de la Autoridad Actas, minutas de reuniones o planes Presupuestaria, Poder Judicial, de acción, atinentes al tema (enfocados a Municipalidades, MIDEPLAN entre los objetivos organizacionales de la otros). Dirección de Logística). Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana 3. Crea, promueve y mantiene en la que promueva la excelencia en el servicio y la sociedad una cultura de seguridad satisfacción total del usuario. Promover el uso de vial tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, 4. Busca un mejoramiento en la administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al condición y calidad de vida en los desarrollo personal del grupo humano que conforma la habitantes del país organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 34 de 266

38 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país 1. Incluir y facilitar la descarga en el Desarrollar una estructura física, Sistema Integrado de Infracciones tecnológica y humana que promueva las boletas de citación, tanto de multa la excelencia en el servicio y la Documento de recibido de las fija como de accidentes; actualizar y satisfacción total del usuario. boletas de citación. facilitar las aplicaciones necesarias Promover el uso de tecnología de para actualizar los registros en sus punta enel desarrollo de la seguridad cambios de estado, según las vial. Diseñar, establecer y mantener resoluciones administrativas y programas permanentes de sentencias judiciales; incluir los datos capacitación y actualización (técnica, de las los partes oficiales de tránsito Boletas archivadas en sus respectivas cajas. administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) en el Sistema de Accidentes; y efectuar el trámite de los accidentes de tránsito ante las autoridades judiciales que ven la materia 1.1 Archivo de las boletas de citación manuales, trasladadas por la unidad de Registro de Multas y Accidente Usuarios Internos: Unidad de Registro de multas y accidentes, Unidad de Impugnaciones, Unidad de Plataforma de Servicios, Asesoría Legal, Dirección de Proyectos, Unidad de Placas Detenidas Usuarios Externos: Organismo de Investigación Judicial (OIJ), Juzgado de Tránsito, Dirección General de Policía de Tránsito. 35 de 266

39 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Plataforma de Servicio DIRECCIÓN EJECUTIVA Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Documento de impugnación con número de expediente asignado 1.1 Gestión de la recepción, Usuario Externo. y sello de recibido. verificación y traslado de las Documento de impugnación impugnaciones de las boletas de con número de expediente asignado citación por infracciones a la Ley de y con indicación de la Unidad de Tránsito por Vías Públicas Terrestres Usuario Interno: Unidad de Impugnaciones correspondiente. y Seguridad Vial N 9078, en la Impugnaciones de Boletas de Reporte de impugnaciones Unidad de Plataforma de Servicio de Citación de San José. recibidas y trasladadas con número San José de expediente asignado. 1. Ordenes de devolución de placa detenida, emitidas desde el Sistema Informático de Devoluciones de 1. Usuario Externo. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la 1. Brindar un servicio al usuario en satisfacción total del usuario. forma oportuna, eficaz y veraz, en Promover el uso de tecnología de materia de registro y tramitación de punta enel desarrollo de la seguridad boletas de citación; de recepción de vial. Diseñar, establecer y mantener impugnaciones y trámites de programas permanentes de devolución de placas y vehículos capacitación y actualización (técnica, detenidos; conforme lo dispuesto en Placas y archivadas por consecutivo 1.2 Verificación de requisitos y administrativa y de cultura la Ley de Tránsito por Vías Públicas en cajas. confección de las órdenes de organizacional) dirigidos al desarrollo Terrestres y Seguridad Vial N Documento de entrega emitido devolución de placas detenidas por personal del grupo humano que desde el Sistema Integrado de infracciones a Ley de Tránsito por conforma la organización. Infracciones. Vías Públicas Terrestres y Seguridad 3. La (s) placa (s) metálica (s) o bien Vial N 9078, en la Unidad de el documento de certificación de Plataforma de Servicio de San José. placa destruida dirigido al Registro Nacional. 2. Usuario Interno: Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José y Unidad de Placas Detenidas 36 de 266

40 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Registro de Multas y Accidentes Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Departamento de Servicio al Usuario Sistema Integrado de Infracciones actualizado en relación al recibido de la información. 1.1 Recolección y descarga de los Usuarios Externo 1. Incluir y facilitar la descarga en el datos levantados por los oficiales de Poder judicial Desarrollar una estructura física, Sistema Integrado de Infracciones tránsito de Delegación Central y Proceso de Control interno de tecnológica y humana que promueva las boletas de citación, tanto de multa Corredor 5 (Zurquí), UCR y la Unidad de registro de multas y la excelencia en el servicio y la fija como de accidentes; actualizar y Sistema de Reportes de Municipalidades. accidentes satisfacción total del usuario. facilitar las aplicaciones necesarias Boletas Digitales Dirección General de Policía de Promover el uso de tecnología de para actualizar los registros en sus Tránsito punta enel desarrollo de la seguridad cambios de estado, según las Municipalidades vial. Diseñar, establecer y mantener resoluciones administrativas y programas permanentes de Departamento de Servicio al sentencias judiciales; incluir los datos capacitación y actualización (técnica, Usuario de las los partes oficiales de tránsito administrativa y de cultura Usuarios Externos en el Sistema de Accidentes; y Sistema Integrado de 1.2 Migración, análisis y actualización organizacional) dirigidos al desarrollo Poder Judicial efectuar el trámite de los accidentes Infracciones actualizado en relación a de la información de las boletas personal del grupo humano que Proceso de Control interno de de tránsito ante las autoridades las boletas provenientes del Sistema confeccionadas en los Equipos conforma la organización. la Unidad de registro de multas y judiciales que ven la materia de Reportes de Boletas Digitales Móviles, descargadas en el Sistema accidentes Informe de Labores de Reportes para Boletas Digitales Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica 37 de 266

41 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Impugnaciones DIRECCIÓN EJECUTIVA Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Documento de Orden de 1.1 Emisión de órdenes de entrega Plataforma de Servicio. Entrega emitida. para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por Jefatura del Departamento de Reporte de órdenes emitidas. parte de la oficina de Impugnaciones Servicio al Usuario Resolución final del Recurso de 3. Resolver los recursos de Usuario externo. Desarrollar una estructura física, Impugnación. inconformidad contra las boletas de 1.2 Resolución de los Recursos de tecnológica y humana que promueva Unidad de Registro de Multas y citación interpuestas al tenor del Oficio de solicitud de impugnación presentados ante la la excelencia en el servicio y la Accidentes. artículo 152 de la Ley de Tránsito por modificación de sanción en el oficina de Impugnaciones de San satisfacción total del usuario Jefatura del Departamento de Vías Públicas Terrestres, ante la Sistema de Infracciones. José contra las boletas de citación Promover el uso de tecnología de Servicio. Unidad de Impugnaciones de Boletas por multa fija. punta enel desarrollo de la seguridad Comisión Institucional de de Citación del Consejo de Informe de Labores. vial. Diseñar, establecer y mantener Teletrabajo. Seguridad Vial, artículo 162 ante las programas permanentes de Usuario Externo o Unidad de Unidades de Impugnaciones de Documento de Orden de 1.3 Emisión de órdenes de entrega capacitación y actualización (técnica, Custodio de Placas y Vehículos boletas de citación del Consejo de Entrega emitida. para la devolución de placas, administrativa y de cultura licencias y vehículos detenidos por Detenido Seguridad Vial. Así como, la emisión organizacional) dirigidos al desarrollo de órdenes para la devolución de parte de las oficinas de la Unidad de Jefatura del Departamento de personal del grupo humano que Reporte de órdenes emitidas. placas, licencias y resolver los Impugnación a nivel regional Servicio al Usuario. conforma la organización. reclamos administrativos interpuestos Resolución final del Recurso de Impugnación Informe de Labores. 1.4 Resolución de los recursos de impugnación presentados ante las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las boletas de citación Usuario externo Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 38 de 266

42 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto./unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter 2. Facilitadora, fiscalizadora e organizacional que integren integradora de esfuerzos por medio componentes de infraestructura, del financiamiento de proyectos de tecnología, educación, salud y medio seguridad vial ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del COSEVI según (1 setiembre 2015) Salida de Placa Detenida Oficio de placa destruida/duplicada/encontrada Certificación de placas entregadas a Registro Nacional (para desecho Vehículo Detenido para donación Informes de gestión 1.2 Ingreso, custodia y salida de vehículos detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Usuario externo / Plataforma de Servicios OIJ Desarrollar una estructura física, 1.1 Control, custodia y salida de tecnológica y humana que promueva placas detenidas, en la Unidad de la excelencia en el servicio y la Custodia de Placas y Vehículos 1. Brindar un servicio al usuario en satisfacción total del usuario. forma oportuna, eficaz y veraz, en Placa para desecho por Detenidos Promover el uso de tecnología de Registro Nacional materia de registro y entrega de vencimiento de custodia punta enel desarrollo de la seguridad placas de matrícula detenidas y vial. Diseñar, establecer y mantener vehículos detenidos, conforme lo Informes de gestión programas permanentes de dispuesto en la Ley de Tránsito por capacitación y actualización (técnica, Vías Públicas Terrestres y Seguridad administrativa y de cultura Usuario externo Vial N Salida de Vehículo Detenido organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Ministerio Público y Poder Judicial Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo 39 de 266

43 Dirección de Logística - Departamento de Servicio al Usuario Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/dpto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Donar o Rematar los vehículos Detenidos y no reclamados por sus propietarios, conforme lo regulado por la Ley de Tránsito 9078, artículo Registros de Control de los vehículos para donación Listado de vehículos con y sin gravámenes Oficio para gestionar la resolución de las boletas impugnadas Documento de Inventario y avalúo de los vehículos a donar Oficio para gestionar la devolución de las placas, la eliminación de las infracciones y existencia de boletas impugnadas Expediente completo de los vehículos a donar Oficio con el listado de los vehículos a desinscribir 1.1 Proceso de Donación de vehículos Acta de donación detenidos por Multa Fija según Ley de Carta de compromiso firmada por el Tránsito 9078 donatario 1.2 Proceso de Remate de vehículos Oficio de desarme y entrega de los detenidos por Multa Fija según Ley de vehículos Informes de gestión de las donaciones de vehículos que se han realizado Registros de Control de los vehículos para remate Listado de vehículos para remate Estudio registral de vehículos para remate Documento de Inventario y avalúo de los vehículos a rematar Expediente completo de los vehículos a remata Publicación oficial en Gaceta de vehículos para remate Acta de entrega del vehículo rematado Informes de gestión de los remates de vehículos que se han realizado. donados. Tránsito Departamento de Servicio al Usuario Asesoría Legal Unidades de Impugnaciones Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda Unidad de Placas y Vehículos detenidos Unidad de Plataforma de servicios Dirección Ejecutiva Usuario externo Donatario Dirección de Logística Departamento de Servicios Generales Departamento de Servicio al Usuario Depto. de Proveeduría Unidad de Placas y Vehículos detenidos Dirección Ejecutiva Usuario externo Adjudicatario Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 40 de 266

44 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación en seguridad y vigilancia, limpieza, mantenimiento de zonas verdes y ascensor, transporte, fotocopiado, audiovisuales, placas detenidas, bibliotecología, custodia de documentos, mantenimientos preventivo y correctivo de los edificios, de la maquinaria y equipo varios, construcción de obras. Además de apoyar la ejecución de las competencias establecidas en la modificación de la Ley de Tránsito Documento con las especificaciones Departamento de técnicas requeridas Proveeduría Formulario de solicitud de materiales Departamento de Documento con estudio técnico de 1.1 Gestión y fiscalización de la Presupuesto selección de proveedor administración de obras civiles en Empresas contratadas Documento de fiscalización del servicio construcción, remodelación y/o Dirección de Logística Documento para trámite de pago del mantenimiento Departamento de Tesorería servicio contratado 1.2 Recibir y custodiar los documentos de Todas las áreas internas que Documento de Revisión de la obra la institución, con el fin de cumplir con la Ley utilicen el archivo terminada. de Archivo en resguardar aquella Jefatura del departamento de Documentos de capacitación en materia documentación que es de carácter Servicios Generales. de archivo obligatorio. Registro de documentación recibida Informes de gestión Todas las áreas externas que soliciten documentos del archivo (OIJ, Contraloría, MOPT, y Archivo Nacional, entre otros) Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 41 de 266

45 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Unidad de Transportes Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? ( los productos o servicios que se ofrecen en la institución ) Cómo lo hace? ( qué procesos se siguen) Para quién lo hace? ( a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación en seguridad y vigilancia, limpieza, mantenimiento de zonas verdes y ascensor, transporte, fotocopiado, audiovisuales, placas detenidas, bibliotecología, custodia de documentos, mantenimientos preventivo y correctivo de los edificios, de la maquinaria y equipo varios, construcción de obras. Además de apoyar la ejecución de las competencias establecidas en la modificación de la Ley de tránsito Registro de la asignación del vehículo y/o conductor Documentos de solicitud de viáticos del conductor asignado Registro de revisión y control de los vehículos institucionales Bitácora del vehículo institucional con los respectivos registros de control Orden de trabajo ( verbal o escrita) de mantenimiento preventivo o correctivo vehicular Informe de gestión de área de transportes 1.1 Proceso de Tramitación y asignación del servicio institucional de transportes 1.2 Revisión y control del transporte institucional asignado Usuarios internos del Cosevi Departamento de Tesorería Mecánicos de la unidad de transportes Conductores asignados del Cosevi Unidad de Transportes Jefatura del Depto. de Servicios Generales Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución inter organizacional que integren componentes de infraestructura, tecnología, educación, salud y medio ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. w.csv.go.cr (1 setiembre 2015) 42 de 266

46 Dirección de Logística - Departamento de Servicios Generales Unidad de Servicios Administrativos Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. 1. Dar servicio de apoyo directo o por contratación en seguridad y vigilancia, limpieza, mantenimiento de zonas verdes y ascensor, transporte, fotocopiado, audiovisuales, placas detenidas, bibliotecología, custodia de documentos, mantenimientos preventivo y correctivo de los edificios, de la maquinaria y equipo varios, construcción de obras. Además de apoyar la ejecución de las competencias establecidas en la modificación de la Ley de Tránsito Documento con las especificaciones técnicas requeridas Formulario de solicitud de materiales Documento con estudio técnico de selección de proveedor Documento de fiscalización del servicio Documento para trámite de pago del 1.1 Gestión y fiscalización de servicios servicio contratado institucionales de limpieza y vigilancia Documento de devolución de facturas 1.2 Verificación y tramitación de los pagos por incumplimiento de requisitos (oficio, correo de Servicios Públicos y Municipalidades electrónico entre otros) Formulario de solicitud de cheque para pago Comprobante del pago efectuado del servicio publico y Municipales (Boucher, estado de cuenta entre otros Departamento de Proveeduría Departamento de Presupuesto Empresas contratadas Entidades de Servicios Públicos (AyA, ICE, CNFL, RACSA) Municipalidades Departamento de Presupuesto Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 43 de 266

47 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Capacitación Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gesión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de 3. Crea, promueve y mantiene en tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad la sociedad una cultura de vial. Diseñar, establecer y mantener programas seguridad vial permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Agenda de Solicitudes de capacitación para la Comisión de Becas Documentos de análisis preliminar de las solicitudes de capacitaci{on recibidas Acta de la Comisión de Becas Documento de acuerdo de la Comisión 1. Brindar las facilidades de capacitación atinentes a de Becas un mejor desarrollo de las actividades de seguridad Oficio de tramitación de pago de vial, enmarcadas dentro del Plan Institucional de capacitaciones efectuadas Capacitación y al Plan Nacional de Desarrollo Informes de Gestión de capacitaciones realizadas Documento Formulario de Carrera profesional y Resolución de Carrera Profesional Informes Trimestrales de la Gestión sobre el reconocimiento de Carrera Profesional. 1.1 Aprobación de capacitaciones (tipo:abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Regimen de Servicio Civil 1.2 Reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional Comisió de Becas Funcionarios solicitantes de la Capacitación Unidad de Control del Depto. De Gestión y Desarrollo Humano Dirección Financiera CECADES ( Dirección General de Servicio Civil) Jefatura del Depto. De Gestión y Desarrollo Humano Unidades de Control y de Sostenimiento y jefatura del Depto. Gestión y Desarrollo Humano CECADES ( Dirección General de Servicio Civil) Funcionarios solicitantes del beneficio del COSEVI 44 de 266

48 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Sostenimiento Misión de la institución (*) 1. Es la organización formuladora de políticas Objetivos Institucionales Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) 1.Desarrollo de todas las actividades concernientes a la administración de salarios de todo el personal del Consejo de Seguridad Vial (planilla quincenal, aguinaldo, salario escolar, estudio de anualidades, constancias y certificaciones de Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Informe de aplicación y ejecución de las horas reportadas Documento de certificación salarial Informes de gestión de certificaciones confeccionadas salarios, cálculos de prestaciones legales, Archivo digital sinpe y administración de incentivos y oficio del pago de salarios beneficios, aplicación y reporte de deducciones, control de Reporte digital y fìsico de embargo y pensiones las deducciones aplicadas alimenticias, cálculo de tiempo Validación digital de recibo extraordinario. de envío de salarios para INS Reporte digital de salarios para la CCSS Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Nómina de pago de 1.1 Revisión, control y pago de tiempo extraordinario Tiempo extraordinario de la institución Oficio de devolución de reporte de tiempo extraordinario Oficio de entrega de certificación confeccionada Reporte detallado de la información de la nómina salarial 1.2 Confección de certificaciones salariales institucionales 1.3 Elaboración y seguimiento de la nómina salarial institucional Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Jefatura DGDH Servidores Unidad Ejecutora del proyectos C.C.S.S I.N.S Departamentos de Presupuesto, Tesorería y Asociaciaciones solidaristas, cooperativas Jefatura DGDH Funcionarios públicos de la planilla institucional Exfuncionarios públicos de la planilla institucional Otros entes externos (poder Judicial, CCSS, INS, Contraloría General de la Republica, entre otros) Departamento de Presupuesto y Contabilidad Departamento de Tesorería Funcionarios pagados por COSEVI Entes deductores Instituto Nacional de Seguros Caja Costarricense de Seguro Social Estudio técnico (oficio, certificación, constancia, reporte de la información solicitada) Nómina de pago por diferencias salariales Reporte o informe de pago por resoluciones administrativas o judiciales 1.4 Elaboración y análisis de estudios técnicos relativos a materia salarial Jefatura DGDH Funcionarios solicitantes pagados por el Cosevi Departamento de Presupuesto y Contabilidad Administración superior Otros entes externos (Poder Judicial,Contraloría General de la República, entre otros) Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, de ejecución inter organizacional que fiscalizadora e integradora integren componentes de infraestructura, de esfuerzos por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 45 de 266

49 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Control Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos 2. Facilitadora, fiscalizadora de ejecución inter organizacional que e integradora de esfuerzos integren componentes de infraestructura, por medio del tecnología, educación, salud y medio financiamiento de proyectos ambiente en pos del favorecimiento de de seguridad vial una cultura de seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Buscar un mejoramiento de la condición y calidad de vida en los habitantes del país. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total del usuario. Promover el uso de (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Sistema actualizado de declaración jurada de bienes. 1.1 Análisis, inclusión y Contraloría General de la Declaración Jurada. asesoramiento para la presentación República Informes de gestión. de las declaraciones juradas de Funcionario declarante Base de datos de puestos bienes ante la Contraloría General Auditoría. actualizada. de la República Unidad de Control Comprobante de entrega de Declaración Jurada Informe de inconsistencias de registro de asistencia Oficios de comunicación de inconsistencias al funcionario Informe sobre el uso de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. 1. Mantener el control de la totalidad de los puestos con que cuente la institución, de tecnología de punta en el desarrollo de la manera que no existan vacantes para seguridad vial. Diseñar, establecer y abocar todo el recurso a los proyectos de Acciones de personal mantener programas permanentes de seguridad vial en que se encuentren aprobadas. capacitación y actualización (técnica, ubicados Registro de bitácoras de envío administrativa y de cultura organizacional) de acciones de personal. dirigidos al desarrollo personal del grupo Listados de envíos de acciones humano que conforma la organización. de personal a la Dirección General de Servicio Civil. 1.2 Control de Asistencia institucional. 1.3 Confección, aprobación y distribución de acciones de personal Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Funcionarios que presentan inconsistencias en el registro de asistencia Auditoría Direccion Ejecutiva Dirección General de Servicio Civil Unidades del DGDH Funcionarios interesados Solicitudes aprobadas de movimiento de recursos humanos respectivo Funcionarios y ex Solicitudes no aprobadas de funcionarios. movimiento de recursos humanos 1.4 Gestión de las solicitudes de Directores, jefes, respectivo. movimiento de recursos humanos. encargados Informes de Gestión (Oficios, Unidades del DGDH. certificaciones, estudios, registros de bases de datos actualizada, entre otros). 46 de 266

50 Dirección de Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Unidad de Desarrollo Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) Desarrollar, establecer y mantener políticas que 1. Es la organización formuladora de garanticen el manejo óptimo de todos los recursos políticas asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de ejecución 2. Facilitadora, fiscalizadora e inter organizacional que integren componentes de integradora de esfuerzos por medio infraestructura, tecnología, educación, salud y medio del financiamiento de proyectos de ambiente en pos del favorecimiento de una cultura de seguridad vial seguridad vial. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Resultados de pruebas aplicadas a los interesados, dependiendo de su modalidad Nóminas, dependiendo de su modalidad Comunicado al interesado (telegramas, correos electrónicos y llamadas telefónicas) Oficio de notificación a las jefaturas 1.1 Reclutamiento y Selección de Personal involucradas para las entrevistas, Expediente de personal Notificación al interesado de su nombramiento (por escrito y por medio de llamada telefónica). Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la 1. Implementar el 100% de los requerimientos del satisfacción total del usuario. Promover el uso de Recurso Humano en cumplimiento con las tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. disposiciones de la Dirección General del Servicio Civil Informe de Evaluación del Desempeño Diseñar, establecer y mantener programas para la clasificación de puestos, análisis ocupacional y según formato de la DGSC., permanentes de capacitación y actualización (técnica, reclutamiento y selección de personal. Control y Registro de asistencia de presentación del administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al generación de informes a nivel ocupacional. Modelo aprobado, desarrollo personal del grupo humano que conforma la Modelo Preliminar de Evaluación del organización. Desempeño, Cronograma de actividades del Proceso de 1.2 Evaluación del Desempeño del Recurso Evaluación del Desempeño, Humano Institucional Formularios de Evaluación del Desempeño a completar por cada jefatura, Oficio de comunicación de inconsistencia en los formularios de evaluación del Desempeño, Oficio de entrega de los resultados de evaluación del desempeño a las unidades interesada Los participantes en el concurso o postulantes dependiendo de la modalidad Jefaturas interesadas en la contratación Otros entes involucrados ( Depto. de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, RACSA, Unidad de Control, entre otros) Los participantes en el proceso de Evaluación del Desempeño, Jefaturas interesadas en la Evaluación de cada funcionario, Unidades interesadas, Dirección General de Servicio Civil y otras instituciones gubernamentales interesadas en la correcta Evaluación del Desempeño y su respectivo proceso, Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 47 de 266

51 Dirección de Logística - Departamento de Suministros Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, integradora de esfuerzos por componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Autorización de inicio del trámite de contratación (correo electrónico, oficio, entre otros) Registros de monitoreo (verbales, escritos, entre otros) Informes de avance, ejecución y finales 1.1 Monitoreo de la ejecución de compras institucionales Unidades internas del Depto. Suministros Unidad Ejecutoras Internas y Externa (Dirección General de Policía de Tránsito, Dirección General Ingeniería de Tránsito, Dirección General de Educación Vial) Dirección Ejecutiva / Dirección Financiera / Dirección de Logística 48 de 266

52 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Licitaciones Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Cartel inicial y/o definitivo de procesos licitatorio Unidad ejecutoras internas y externas Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades Fe de Erratas, aclaraciones y/o Usuarios Externos: Oferentes o 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, modificaciones al cartel Adjudicatarios integradora de esfuerzos por 1.1 Gestión de proveeduría por medio de componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de Documento con acuerdo de licitaciones. educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial recomendación final de la adjudicación, Sociedad Civil favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. declaratoria infructuosa y/o desierta. 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional 49 de 266

53 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Contrataciones Directas Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Cartel inicial y/o definitivo de procesos de contratación directa Unidad ejecutoras internas y externas Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e Aclaraciones y/o modificaciones al Usuarios Externos: Oferentes o ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, integradora de esfuerzos por cartel. 1.1 Gestión de proveeduría por medio de Adjudicatarios componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que medio del financiamiento de Contrataciones Directas educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus Recomendación final de la adjudicación, proyectos de seguridad vial Sociedad Civil favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas. declaratoria infructuosa y/o desierta 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Adjudicación Final Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional 50 de 266

54 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Administración de Materiales Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gestión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Acta preliminar y definitiva de recibo de bienes y materiales Dirección Financiera. Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e Documento de Entrada de materiales ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, 1.1 Mediante la recepción, custodia y integradora de esfuerzos por Notificación para retiro de bienes y componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que entrega de los bienes y servicios medio del financiamiento de materiales. educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus institucionales. proyectos de seguridad vial Boleta de asignación favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas Documento de Salida de bienes y materiales 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Documento de orden de pago Solicitantes internos y externos de bienes y servicios Unidad de Administración de bienes Informes de control del área Departamento de Suministros. 51 de 266

55 Dirección de Logística Departamento de Suministros Unidad de Trámite y Control DIRECCIÓN EJECUTIVA Misión de la institución (*) Objetivos Institucionales Objetivos del área organizacional (dirección/depto/unidad) Qué se hace? (los productos o servicios que se ofrecen en la institución) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 1. Es la organización formuladora de políticas Desarrollar, establecer y mantener políticas que garanticen el manejo óptimo de todos los recursos asignados a su gesión y de los proyectos de ejecución interorganizacional en materia de seguridad vial Expediente de investigación Fiscalizador del contrato Documento traslado de cargos al 1.1 Gestión de la resolución del Unidad Solicitante adjudicatario cumplimiento contractual institucional Resolución Administrativa suscrita Unidad Interesada Promover, financiar y fiscalizar proyectos de 1. Dotar a la organización y a las unidades 2. Facilitadora, fiscalizadora e ejecución inter organizacional que integren ejecutoras de programas y proyectos, de materiales, Comunicado para ejecución de sanción integradora de esfuerzos por Adjudicatario componentes de infraestructura, tecnología, equipos y servicios, de manera oportuna, para que correspondiente. medio del financiamiento de educación, salud y medio ambiente en pos del puedan realizar sus funciones de acuerdo a sus proyectos de seguridad vial favorecimiento de una cultura de seguridad vial. metas programadas Borrador de contrato o adenda Asesoría Legal Documento traslado del borrador del Adjudicatario contrato o adenda 1.2 Elaboración y seguimiento de: contratos Contrato o adenda definitivo de mayor cuantía y adendas Unidad Interesada Fiscalizador del contrato o adenda Comunicado del contrato o adenda definitivo Proveedor Institucional 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país Desarrollar una estructura física, tecnológica y humana que promueva la excelencia en el servicio y la satisfacción total delusuario. Promover el uso de tecnología de punta en el desarrollo de la seguridad vial. Diseñar, establecer y mantener programas permanentes de capacitación y actualización (técnica, administrativa y de cultura organizacional) dirigidos al desarrollo personal del grupo humano que conforma la organización. (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) 52 de 266

56 Código 5.4. Fichas de proceso Nombre de Proceso DIRECCIÓN EJECUTIVA Tipo de Proceso Área Organizacional Relacionada CSV Determinación de políticas y directrices institucionales Estratégico Junta Directiva CSV Apoyo administrativo a Junta Directiva Junta Directiva CSV Análisis, Control y Seguimiento de la Medición, Análisis Gestión Institucional y Mejora Dirección Ejecutiva CSV Gestión de cumplimientos de acuerdos de Junta Directiva Dirección Ejecutiva CSV Representación de la institución en los Procesos Contencioso Administrativo, Penal y de Tránsito. Asesoría Legal CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Instrucción de Procedimientos Administrativos Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Seguimiento de informes de Auditoría Interna Atención Solicitud de gestión de usuarios de servicios institucionales Análisis y elaboración de mejoras y recomendaciones en los servicios institucionales Formulación, actualización, revisión y ejecución de la Estrategia Tecnológica Institucional Elaboración y actualización del Portafolio de Proyectos TIC Elaboración, actualización y aprobación de la Planificación de proyectos de TI Diseño, creación, control y mantenimientos de base de datos Diseño, implementación, evaluación y monitoreo de redes de datos Administración de las consultas, peticiones e incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes Formulación del Plan Estratégico para la Seguridad Vial Levantamiento y seguimiento de procesos institucionales Diseño, implementación y fiscalización de los cursos de reeducación y sensibilización vial Supervisión del cumplimiento del servicio de utilidad pública Diseño, implementación y seguimiento del Programa Empresas Seguras Diseño y producción de Campañas de comunicación, promoción y mercadeo social para proyectos de seguridad vial Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Estratégico Estratégico Medición, Análisis y Mejora Sustantivo Sustantivo Sustantivo Sustantivo Asesoría Legal Control Interno Control Interno Contraloría de Servicios Contraloría de Servicios ATI ATI (Proyectos) ATI (Proyectos) ATI (Base Datos) ATI (Telemática y Redes) ATI ( Técnico) Dirección Ejecutiva - Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva - Unidad de Planificación Institucional Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos Dirección de Proyectos (Comunicación y Promoción) Dirección de Proyectos (Comunicación y Promoción) 53 de 266

57 CSV Generación de Anuario Estadístico de Dirección de Proyectos Sustantivo Accidentes de Tránsito (Investigación y Estadística) CSV Dirección de Proyectos (Área Gestión de la evaluación y control del Sustantivo de Fiscalización Técnica servicio de Inspección vehicular (IVE) Vehicular) CSV Dirección de Proyectos (Área Atención de consultas, quejas denuncias de de Fiscalización Técnica usuarios del servicio de inspección vehicular Vehicular) CSV Análisis Financiero Dirección Financiera CSV Control y seguimiento de la ejecución Dirección Financiera (Depto. presupuestaria Presupuesto) CSV Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Dirección Financiera (Depto. institucional Presupuesto) CSV Elaboración de los Estados Financieros del Dirección Financiera (Depto. Consejo de Seguridad Vial Contabilidad) CSV Dirección Financiera (Depto. Registro y control de bienes muebles e Contabilidad -Unidad de inmuebles institucionales Administración de Bienes) CSV CSV Inventario de los bienes muebles e inmuebles institucionales Autorización del pago de bienes y servicios contratados por el COSEVI CSV Registro de los Ingresos institucionales CSV CSV CSV CSV CSV CSV Ejecución y seguimiento de informes de la Dirección Logística. Análisis, ejecución y seguimiento de directrices y lineamientos relativos a todas las áreas de la Dirección de Logística. Gestión de la recepción, verificación y traslado de las impugnaciones de las boletas de citación por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, en la Unidad de Plataforma de Servicio de San José Verificación de requisitos y confección de las órdenes de devolución de placas detenidas por infracciones a Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, en la Unidad de Plataforma de Servicio de San José. Recolección y descarga de los datos levantados por los oficiales de tránsito de Delegación Central y Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades. Migración, análisis y actualización de la información de las boletas confeccionadas en los Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes para Boletas Digitales. Dirección Financiera (Depto. Contabilidad -Unidad de Administración de Bienes) Dirección Financiera (Depto. Tesorería) Dirección Financiera (Depto. Tesorería) Dirección Logística Dirección Logística Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad Plataforma de Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad Plataforma de Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario -Unidad de Registro de Multas y Accidentes) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Registro de Multas y Accidentes) 54 de 266

58 CSV Archivo de las boletas de citación manuales. CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. Resolución de los Recursos de impugnación presentados ante la oficina de Impugnaciones de San José contra las boletas de citación por multa fija. Ingreso, custodia y salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Ingreso, custodia y salida de vehículos detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos Donación de vehículos detenidos por Multa Fija según Ley de Tránsito 9078 Remate de vehículos detenidos por Multa Fija según Ley de Tránsito 9078 Gestión y fiscalización de la administración de obras civiles en construcción, remodelación y/o mantenimiento. Recepción y custodia de documentos del archivo institucional Tramitación y asignación del servicio institucional de transportes Revisión y control del transporte institucional asignado Gestión y fiscalización de servicios institucionales de limpieza y vigilancia. Verificación y tramitación de los pagos de Servicios Públicos y Municipalidades Aprobación de capacitaciones (tipo: abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Régimen de Servicio Civil Reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Depto. Servicio al Usuario) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Impugnaciones) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Impugnaciones) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. Servicio al Usuario-Unidad de Donación y/o Remate de Vehículos Detenidos) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Transportes) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Transportes) Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Servicios Administrativos Dirección Logística (Depto. de Servicios Generales-Unidad de Servicios Administrativos Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Capacitación) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Capacitación) 55 de 266

59 CSV CSV CSV Revisión, control y pago de Tiempo extraordinario de la institución Confección de certificaciones salariales institucionales Análisis, inclusión y asesoramiento para la presentación de las declaraciones juradas de bienes ante la Contraloría General de la República. CSV Control de Asistencia institucional. CSV Reclutamiento y Selección de personal CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV CSV Evaluación del Desempeño del Recurso Humano Institucional Monitoreo de la ejecución de compras institucionales Gestión de proveeduría por medio de Licitaciones Gestión de proveeduría por medio de Contrataciones Directas Recibo, almacenamiento y entrega de bienes y materiales institucionales Gestión de la resolución del cumplimiento contractual institucional Elaboración y seguimiento de: contratos de mayor cuantía y adendas Gestión de la Coordinación de la Seguridad Vial del País Seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información Promoción del Índice de Gestión Institucional Elaboración y actualización del manual de IVE Medición, análisis y mejora de la gestión del área de Fiscalización Técnica Vehicular Sustantivo Medición, Análisis y Mejora Medición, Análisis y Mejora Sustantivo Medición, Análisis y Mejora Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Sostenimiento) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Sostenimiento) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Control) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Control) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Desarrollo) Dirección de Logística (Depto. de Gestión y Desarrollo Humano-Unidad de Desarrollo) Dirección de Logística (Depto. de Suministros) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Licitaciones) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Contrataciones Directas) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Administración de Materiales) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Administración de Materiales) Dirección de Logística (Depto. de Suministros-Unidad de Trámite y Control) Dirección Ejecutiva Control Interno Control Interno Dirección de Proyectos - Área de Fiscalización Técnica Vehicular Dirección de Proyectos - Área de Fiscalización Técnica Vehicular 56 de 266

60 CSV CSV CSV CSV CSV CSV Elaboración y seguimiento de la nómina salarial institucional Elaboración y análisis de estudios técnicos relativos a material salarial Confección, aprobación y distribución de acciones de personal Gestión de las solicitudes de movimiento de recursos humanos Diseño y seguimiento de la organización institucional Elaboración y seguimiento de estudios técnicos de planificación institucional DIRECCIÓN EJECUTIVA Estratégico CSV Formulación del Plan Operativo Institucional Estratégico Dirección Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento Dirección Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Sostenimiento Dirección Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control Dirección Logística - Departamento de Gestión y Desarrollo Humano - Unidad de Control Dirección Ejecutiva - Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva - Unidad de Planificación Institucional Dirección Ejecutiva - Unidad de Planificación Institucional Dirección Financiera - CSV Realización de pagos o reintegros por Fondo de Caja Chica Departamento de Tesorería Emisión de órdenes de entrega para la Dirección Logística - CSV devolución de placas, licencias y vehículos Departamento de Servicio al detenidos por parte de las oficinas de la Usuario -Unidad de Unidad de Impugnación a nivel regional Impugnaciones Regional Resolución de los recursos de impugnación Dirección Logística - CSV presentados ante las oficinas de la Unidad Departamento de Servicio al de Impugnación a nivel regional, contra las Usuario -Unidad de boletas de citación Impugnaciones Regional CSV Representación de la Institución en los Procesos Constitucionales Asesoría Legal CSV Elaboración de criterios jurídicos Asesoría Legal En el anexo II y III, se indica la clasificación de los procesos institucionales por área organizacional y tipo de proceso. 57 de 266

61 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Determinación de políticas y Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 directrices institucionales CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Determinar las políticas y directrices generales, por medio de las cuales se dirige y orienta la Institución para cumplir con las funciones propias en Seguridad Vial. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. Junta Directiva El proceso inicia con: Convocar reunión de miembros de Junta Directiva y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. A1. Convocar reunión de miembros de Junta Directiva. A2. Revisar los acuerdos de la sesión anterior. U1. Direcciones internas del Cosevi P2. Secretaría de Junta Directiva P3. Áreas internas del COSEVI E3. Agenda E4. Acuerdos de sesiones anteriores E5. Insumos de información E6. Insumos de información A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones a nivel estratégico (políticas, lineamientos, entre otros) S1. Acuerdos tomados por Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Secretaría de Junta Directiva P4.Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República entre otros) E7. Lineamientos, normas o directrices E8.Insumos de información A5. Generar los nuevos acuerdos A6. Comunicar los acuerdos a interesados. U4.Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 58 de 266

62 Versión: Fecha vigencia: Determinación de políticas y Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 directrices institucionales CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Cantidad de sesiones ordinarias y extraordinarias efectuadas Número de sesiones ordinarias y extraordinarias efectuadas Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 55 Generación: Secretaría de Junta Directiva Análisis y uso: Secretaría de Junta Directiva Comunicación a interesados: Secretaría de Junta Directiva 59 de 266

63 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a Junta Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Directiva CSV Objetivo general del proceso: Dar el apoyo administrativo a la Junta Directiva del Cosevi, en cuanto a la generación, custodia y distribución de acuerdos tomados, transcripción de actas, elaboración y control presupuestario, supervisión de labores en la secretaria de junta, entre otros, con la finalidad de colaborar con el manejo de los recursos institucionales. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Secretaria de Junta Directiva El proceso inicia con: Recopilar los insumos de información de otras áreas internas y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de Tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. A1. Recopilar los insumos de información de otras áreas internas A2. Elaborar diversas actividades tales como: agenda de Junta Directiva, minutas, apoyo de filología en documentos, transcripción de actas, coordinación de viáticos, choferes, custodia de acuerdos y documentos, apoyo en control presupuestario, tramitación de pago de dietas, entre otros. S1. Agenda de Junta Directiva S2.Minuta de Junta Directiva S3.Libro actualizado de Actas U1. Junta Directiva U2.Dirección Ejecutiva U3.Áreas internas del COSEVI P2. Áreas internas del COSEVI E3. Insumos de información A3. Comunicar la información requerida para miembros de Junta Directiva A4. Elaborar los informes de gestión respectivos S4.Informes de control presupuestario S5.Oficios varios (pago de dietas, viáticos, administrativos, entre otros) U4.Otros Entes externos(mopt, Contraloría General de la República, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 60 de 266

64 Versión: Fecha vigencia: Apoyo administrativo a Junta Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Directiva CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de plan de trabajo de la Secretaria de Junta Directiva Números de actividades realizadas / Total actividades planificadas (según cronograma de trabajo) Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo, registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a 90% Generación: Secretaría de Junta Directiva Análisis y uso: Secretaría de Junta Directiva Comunicación a interesados: Secretaría de Junta Directiva 61 de 266

65 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Análisis, Control y Seguimiento Código Proceso: /12/2015 de la Gestión Institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Tipo Proceso: Medición, Análisis y Mejora Analizar, controlar y dar seguimiento a la gestión institucional, con el fin de lograr un mayor aprovechamiento de los recursos de la Institución, a través de reuniones con los mandos directivos. Director Ejecutivo o su representante. El proceso inicia con: Convocar reunión de directores y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recursos Financieros y Humanos A1. Convocar reunión de directores. P1. COSEVI E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Infraestructura. E4. Agenda. A2. Revisar los acuerdos de la sesión anterior. A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. S1. Minuta con acuerdos tomados U1. Direcciones internas del Cosevi P2. Direcciones Internas del Cosevi P3. Junta Directiva E5. Acuerdos de sesiones anteriores. E6. Insumos de información. E7. Acuerdos de Junta Directiva. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones a nivel gerencial. A5. Generar los nuevos acuerdos U2. Dirección Ejecutiva A6. Comunicar los acuerdos a interesados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 62 de 266

66 Código Versión: Fecha vigencia: Análisis, Control y Seguimiento Proceso: de la Gestión Institucional /12/2015 CSV Tipo Proceso: Medición, Análisis y Mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de las reuniones de mandos directivos. (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Barras: Circular: Líneas: X X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80%. Generación: Equipo de Directores Análisis y uso: Equipo de Directores Comunicación a interesados: Equipo de Directores 63 de 266

67 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de cumplimientos de Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 acuerdos de Junta Directiva CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar el debido cumplimiento de los acuerdos de Junta Directiva, con la finalidad de definir el rumbo para la ejecución de las metas de la institución. Director Ejecutivo o su representante. El proceso inicia con: Recibir, analizar y tramitar los acuerdos de Junta Directiva y finaliza con: Informar a Secretaría de Junta Directiva sobre el cumplimiento del acuerdo para el conocimiento de los miembros de Junta Directiva. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Ley de la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Reglamento de Junta Directiva del Consejo de Seguridad Vial Nº MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Infraestructura. A1.Recibir, analizar y tramitar los acuerdos de Junta Directiva. A2. Comunicar a quién corresponda sobre el contenido del acuerdo de Junta Directiva para lograr su conocimiento y S1.Oficio de conocimiento y eventual ejecución de acuerdo de Junta Directiva U1. Destinario final que debe ejecutar el acuerdo de Junta Directiva P2. Junta Directiva E4. Acuerdos de Junta Directiva. A3. Dar seguimiento al cumplimiento del acuerdo con las partes interesadas. A4. Informar a Secretaría de Junta Directiva sobre el cumplimiento del acuerdo para el conocimiento de los miembros de Junta Directiva. S2. Oficio de comunicado de ejecución de Acuerdo de Junta Directiva U2. Secretaria de Junta Directiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 64 de 266

68 Versión: Fecha vigencia: Gestión de cumplimientos de Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 acuerdos de Junta Directiva CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de Junta Directiva (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propias del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Informe tabular Responsables del indicador: Generación: Equipo administrativo de Dirección Ejecutiva Análisis y uso: Director Ejecutivo Comunicación a interesados: Director Ejecutivo Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a 80%. 65 de 266

69 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Representación de la institución Código Versión: Tipo Proceso: vigencia: en los Procesos Contencioso Proceso: Administrativo, Penal y de /12/2015 CSV Tránsito. Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Representar legalmente al Consejo de Seguridad Vial en materia Contencioso Administrativo, Penal y de Tránsito, con el fin de tutelar los intereses del Consejo de Seguridad Vial en ese tipo de procesos jurisdiccionales. Asesor Legal El proceso inicia con: Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso y finaliza con: Ejecutar sentencia. Fundamento Normativo: Código Procesal Contencioso Administrativos, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador procesal externo P2. Impulsador procesal interno (Administración) E1. Denuncia, demanda o notificación E2. Acto administrativo A1. Tramitar el ingreso de la notificación judicial y/o de la solicitud de elaboración de denuncia y asignar el caso A2. Analizar el caso A3. Contestar la demanda o elaborar la denuncia S1. Denuncia o contestación de demanda S2. Sentencia U1. Administración interna o externa P3. Administración E3. Personal E4. Mobiliario, equipo y suministro A4. Atender las audiencias de conciliación y/o preliminar e incidentes A5. Representar en Juicio S3. Recursos procesales P4. Entes Gubernamentale s (Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial) E5. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A6. Recibir y analizar sentencia A7. Elaborar o responder recursos judiciales A8. Iniciar el proceso de ejecución de sentencia S4. Sentencia Ejecutada U2. Administrados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 66 de 266

70 Versión: Fecha Representación de la institución Código Tipo vigencia: en los Procesos Contencioso Proceso: Proceso: /12/2015 Administrativo, Penal y de CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias (Descripción cuantitativa) dictadas)x100 Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de casos atendidos por la Asesoría Legal (Total de casos atendidos/total de casos recibidos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Definición del umbral (meta): Igual al 100% de los casos atendidos por el Cosevi 67 de 266

71 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Instrucción de Procedimientos Tipo Proceso: Administrativos /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Instruir los Procedimientos Administrativos requeridos por la Administración en materia Disciplinaria y de Responsabilidad Civil; con el fin de verificar la verdad real de los hechos para la adopción del acto final por parte del Órgano Decisor. Asesor Legal Alcance del proceso: El proceso inicia con: Dictar auto de apertura del procedimiento y finaliza con: Dictar y remitir informe de instrucción final al Órgano Decisor Fundamento Normativo: Ley de Administración Vial, Ley de Tránsito, Ley General de Administración Pública, Código de Trabajo, Código Procesal Contencioso Administrativo, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento y demás normativa. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1. Dictar auto de apertura del procedimiento P1. Órgano Decisor (administración interna o externa) E1. Acto administrativo (orden de inicio) A2. Notificar auto de apertura del procedimiento S1. Auto de apertura U1. Parte y/o intervinientes A3. Recibir y resolver recurso de revocatoria en contra del auto de apertura E2. Personal P2. Administración E3. Mobiliario, equipo y suministro A4. Notificar resolución del recurso de revocatoria P3. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial) P4. Parte y/o intervinientes ( denunciante, servidor investigado, testigos) E4. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. E5.Insumos de información y/o pruebas A5. Realizar audiencia oral y privada A.6. Dictar y remitir informe de instrucción final al Órgano Decisor S2.Resolución de recurso de revocatoria S3.Informe de instrucción final U2.Órgano Decisor (administración interna o externa) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 68 de 266

72 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Nombre del Proceso: Instrucción de Tipo Proceso: Procedimientos Administrativos /11/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de procedimientos administrativos instruidos por la Asesoría Legal (Total de procedimientos instruidos/total de órdenes de inicio recibidas)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registros de expedientes administrativos Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal 100% de procedimientos administrativos instruidos 69 de 266

73 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Autoevaluación del Sistema de Control Interno Institucional Medición, análisis y /12/2015 CSV mejora Objetivo general del proceso: Promover en la administración activa el seguimiento de las actividades de control para valorar la calidad del funcionamiento del Sistema de Control Interno (SCI). Dueño del proceso: Alcance del proceso: Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Aplicar el Modelo de Madurez del SCI y finaliza con: Presentar el informe de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Cosevi P2. Contraloría General de la República P3. Otras instancias externas (Archivo Nacional, Mideplan) E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Ley General de Control Interno y Normas de Control Interno para el sector público. E4. Modelo de Madurez (MM). E5. Ley general de archivo N 7202 y Normativa referente a Planeamiento estratégico Ley General de Control Interno, artículo 17, inciso b. Normas de Control Interno para el sector público. A1. Aplicar el Modelo de Madurez (MM) del SCI. A2. Revisar las normas de Control Interno, acorde a los resultados del MM. A3. Formular y diseñar los instrumentos de Autoevaluación del SCI. A4. Validar el instrumento de Autoevaluación del SCI. A5. Aplicar el instrumento validado de Autoevaluación del SCI. A6. Elaborar el informe de resultados de Autoevaluación del SCI. S1. Informe de resultados del Modelo de Madurez S2. Instrumento de Autoevaluación cumplimentado U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Unidades Ejecutoras del Cosevi. U4. Auditoría Interna U5. Contraloría General de la República. P4. Unidades Ejecutoras del Cosevi E6. Información específica de cada área A7. Presentar el informe de resultados a la Dirección Ejecutiva. (En caso de que aplique, se hará la presentación a Junta Directiva) S3. Informe de autoevaluación del Sistema de Control Interno institucional. U6. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 70 de 266

74 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Autoevaluación del Sistema de /12/2015 Control Interno Institucional Medición, análisis y CSV mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de aplicación de la herramienta de autoevaluación de las unidades ejecutoras. (Número de Instrumentos de autoevaluación aplicados / Número de Instrumentos de Autoevaluación enviados)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro de aplicación propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Aplicación del 100% de las unidades ejecutoras del procesos de autoevaluación del Sistema de Control Interno (SCI) Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de aplicación de la herramienta de modelo de madurez de las unidades ejecutoras. (Número de Instrumentos del modelo de madurez aplicados / Número de instrumentos del modelo de madurez enviados)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro de aplicación propios del área Radial: X Barras: Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Autoevaluación del Sistema de Control Interno. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Dirección Ejecutiva. Aplicación del 100% de las unidades ejecutoras del de Modelo de Madurez del sistema de control interno (SCI) 71 de 266

75 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Seguimiento de informes de Auditoría Interna Medición, /12/2015 CSV análisis y mejora Objetivo general del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: P2. Unidades Ejecutoras del Cosevi E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros E3. Información específica de cada área Propiciar en la administración activa el seguimiento de los informes de auditoría Interna con el propósito de que sean atendidas las recomendaciones. Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Tramitar la recepción del informe de Auditoría Interna, y finaliza con: Presentar el Informe de resultados del seguimiento de informes de Auditoría Interna a los sujetos interesados. Ley General de Control Interno, artículo 12, inciso c. y las Normas de Control Interno para el sector público. Circular DE A1. Tramitar la recepción del informe de Auditoría Interna. A2. Analizar e instruir los Informes de Auditoría Interna a las Unidades Ejecutoras del Cosevi. A3. Elaborar archivo digital y físico del seguimiento del informe de Auditoría Interna S1. Información remitida por las Unidades Ejecutoras del Cosevi. U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva P3. Dirección Ejecutiva P4. Contraloría General de la República E4. Informes de Auditoría E5. Lineamientos y directrices A4. Procesar la información remitida por las Unidades Ejecutoras del Cosevi. A5. Dar seguimiento al cumplimiento a los planes de acción propuestos por las Unidades Ejecutoras para las recomendaciones pendientes. S2. Archivo digital actualizado con la información del seguimiento. U3. Unidades Ejecutoras U4. Auditoría Interna P5. Otras instancias externas (Archivo Nacional, Mideplan) E6. Ley general de archivo N 7202 y Normativa referente a Planeamiento estratégico A6. Elaborar el informe de resultados del seguimiento anterior. A7. Presentar el Informe de resultados del seguimiento de informes de Auditoría Interna a los sujetos interesados. S3. Informes de resultados del seguimiento. U5. Entes fiscalizadores externos Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 72 de 266

76 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Seguimiento de informes de Auditoría Interna Medición, /12/2015 CSV análisis y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje recomendaciones atendidas de los informes de Auditoría Interna (Número de Recomendaciones atendidas / Número Total de recomendaciones emitidas)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registro de aplicación propios de área Informes de Auditoría Interna Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Seguimiento de Informes de Auditoría. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Seguimiento de Informes de Auditoría. Atención del 60% de las recomendaciones emitidas por la Auditoría interna. 73 de 266

77 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Atención de solicitud de gestión de usuarios de Proceso: servicios institucionales /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Atender oportunamente las gestiones que presenten los usuarios de servicios institucionales ante la Contraloría de Servicios con el fin de procurar la solución y orientación de las mismas. Controlar de Servicios El proceso inicia con: atender al usuario con el fin de conocer si la gestión que desea presentar esta relacionada con los servicios institucionales y amerita el trámite formal de solicitud de gestión o en su defecto si existe una posible solución a su interés y finaliza con: gestionar el archivo de la solicitud de gestión presentada por el usuario. Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios N 9158 y su Reglamento(decreto Nº PLAN); Reglamento para el funcionamiento de la Contaroloría de Servicios del Cosevi (Decreto N MOPT) Ley General de Control Interno (N 8292); Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (N 8220) y su Reglamento (Decreto N MP-MEIC). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuarios P2. Encargados de unidades de prestación de servicios. P3. Superiores de los encargados de unidades de prestación de servicios. E1. Formulario de Solicitud de Gestión. E2. Oficios explicativos de las inconformidades presentadas por los usuarios. E3. Recurso P4. Cosevi Humano. E4. Mobiliario, Equipo y Suministros. P5.Secretaría Técnica del E5. Normas, Sistema lineamientos y Nacional directrices. de Contralorías E6. Capacitaciones. de Servicios A1. Atender al usuario con el fin de conocer si la gestión que desea presentar esta relacionada con los servicios institucionales y amerita el trámite formal de solicitud de gestión A2. Recibir y tramitar la solicitud de gestión respecto de los servicios institucionales que reciben los usuarios ( presentada de forma oral, escrita o por correo electrónico). A3. Codificar y analizar la solicitud de gestión. A4. Consultar o instruir al área(s) y /o persona (s) relacionada(s) con la gestión presentada por el usuario con el fin de que brinden las explicaciones y/o soluciones correspondientes. A5. Analizar las respuestas recibidas por partes del area(s) y /o persona (s) relacionada con la gestión presentada por el usuario. A6. Comunicar al usuario interesado y el area(s) y /o persona (s) que corresponda el resultado final de la gestión presentada y/o se advierte o recomienda a la unidad involucrada en la gestion y a las autoridades superiores de dicha Unidad los aspectos a corregir, mejorar y/o intervenir. A7. Atender solicitud adicional (en caso de inconformidad del usuario con la respuesta final). A8. Realizar el archivo final de la gestion presentada por el usuario. S1. Oficio de consulta y atención de la U1. Usuarios gestión. externos que presentaron la solicitud de gestión. S2. Comunicado al usuario de solicitud de explicaciones. S3. Comunicado al usuario del resultado final de la gestión presentada S4. Oficio a las Áreas relacionadas sobre aspectos a corregir o mejorar. U2. Áreas relacionadas con la gestión. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 74 de 266

78 Código Versión: Fecha vigencia: Proceso: Atención de solicitud de gestión de usuarios de servicios institucionales /04/2016 CSV Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de finalización de las gestiones del usuario externo de los servicios institucionales (Cantidad de gestiones finalizadas/total de gestiones presentadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Expedientes de las gestiones Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Asistente y/o Contralor Análisis y uso: Contralor de Servicios Comunicación a interesados: Contralor de Servicios 90% de las solicitudes de gestiones presentadas. 75 de 266

79 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de mejoras y Código Proceso: Tipo Proceso: recomendaciones en los servicios Medición, análisis /04/2016 institucionales CSV y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Analizar la condición actual de los servicios institucionales y elaborar mejoras y recomendaciones de los mismos y dar seguimiento a su implementación para el mejoramiento continuo e innovación. Contralor de Servicios Alcance del proceso: El proceso inicia con: analizar el catálogo de servicios institucionales; y finaliza con: dar seguimiento a la implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados, con base en el plan sugerido por el Jerarca y/o titulares subordinados. Fundamento Normativo: Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contralorías de Servicios (N 9158) y su Reglamento(Decreto Nº PLAN); Reglamento para el funcionamiento de la Contaroloría de Servicios del Cosevi (Decreto N MOPT) LeyGeneral de Control Interno (N 8292); Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos (N 8220) y su Reglamento (Decreto N MP-MEIC). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Áreas relacionadas E1. Catálogo de con los servicios servicios al institucionales. usuario (ATI, Legal, Logística). E2. Insumos de información de los servicios P2. institucionales a Encargados de evaluar. unidades de prestación de servicios. A1. Analizar el catálogo de servicios institucionales. A2. Establecer criterios para la selección de los servicios institucionales a evaluar. A3. Definir los servicios institucionales a evaluar. A4. Analizar y determinarr las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. A5. Comunicar al Jerarca y/o titulares subordinados las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados y solicitar la aprobación correspondiente. S1. Documento de definición de los servicios institucionales a evaluar. S2. Documentos de solicitud de información adicional de los U1. Jerarca y/o servicios institucionales titulares a subordinados. evaluar. S3. Informe de la condición de los servicios institucionales evaluados. E3. Plan de implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. E4. Recurso P3. Cosevi Humano. E5. Mobiliario, Equipo y Suministros. P4.Secretaría E6. Normas. Técnica del Lineamientos, Sistema directrices, buenas Nacional prácticas. de Contralorías E7. Capacitaciones. de Servicios A6. Dar seguimiento a la implementación de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados, con base en el plan sugerido por el Jerarca y/o titulares subordinados. S4. Documentos de comunicación de las mejoras y recomendaciones de los servicios U2. Secretaría evaluados. Técnica de Sistema Nacional de las Contralorías de Servicios. S5. Informe de seguimiento de las mejoras y recomendaciones de los servicios evaluados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 76 de 266

80 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de mejoras y Código Proceso: Tipo Proceso: recomendaciones en los servicios Medición, análisis /04/2016 institucionales CSV y mejora Denominación del indicador Porcentaje de implementación de las mejoras y recomendaciones propuestas en los (Descripción cualitativa del servicios institucionales. concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: (Cantidad de propuestas implementadas / Total de propuestas presentadas) x 100. Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Contraloría de Servicios. Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Asistente y/o Contralor Análisis y uso: Contralor de Servicios Comunicación a interesados: Contralor de Servicios Mayor o igual al 85% de las mejoras y recomendaciones propuestas en los servicios institucionales. 77 de 266

81 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Formulación, actualización, revisión y Tipo Proceso: Proceso: seguimiento de la Estrategia /12/2015 Tecnológica Institucional CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Formular, actualizar, revisar y dar seguimiento a la estrategia tecnológica del Consejo de Seguridad Vial, con el fin de establecer el alineamiento estratégico institucional. Director (a) de Tecnología de la Información El proceso inicia con: Realizar el análisis de la situación actual y los lineamientos a seguir por la institución, según el contexto estratégico y finaliza con: Efectuar el seguimiento y retroalimentación sobre la implementación del marco estratégico Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Mideplan P2. Dirección de Proyectos COSEVI P3. ATI P4. Entes Fiscalizadores (Auditoría Interna, E6. Informes de Auditoría Externa, Fiscalización Contraloría General de la República) P5. Direcciones adscritas y dependencias del COSEVI P6. Cosevi Fundamento Normativo: E1. Plan Nacional de Desarrollo (PND) E2. Plan Estratégico Institucional (PEI) E3. Plan Operativo Institucional (POI) E4. Planes estratégicos E5. Procedimiento de actualización para los planes estratégicos tecnológicos E7. Iniciativas (Anteproyectos) E6. Mobiliario, Materiales y equipos E9. Personal Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE). Procedimiento para la gestión del marco estratégico tecnológico de ATI. A1. Realizar el análisis de la situación actual y los lineamientos a seguir por la institución, según el contexto A2. Establecer el mapa estratégico de ATI y el informe de los lineamientos estratégicos A3. Efectuar la instrumentalización del plan estratégico. A4. Elaborar el cuadro de mando integral de ATI. A5. Revisar y actualizar el procedimiento del marco estratégico tecnológico institucional A6. Tramitar la aprobación de la estrategia tecnológica institucional y su divulgación. A7. Efectuar el seguimiento y retroalimentación sobre la implementación del marco estratégico S1. Plan Estratégico de TI (PETIC) S2. Plan Táctico de TI (PETAC) S3.Cuandro de Mando Integral (BSC) actualizado S4.Procedimiento de actualización del PETIC S5. Plan de divulgación del PETIC S6. Oficios de acuerdo de Junta Directiva con la aprobación del plan estratégico tecnológico y sus S7. Portafolio de Proyectos actualizado y Proyectos implementados U1. Dirección Ejecutiva U2. Junta Directiva U3. Comité General Informático U4. Entes externos: Contraloría General de la República Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 78 de 266

82 Código Versión: Fecha vigencia: Formulación, actualización, revisión y Tipo Proceso: seguimiento de la Estrategia Proceso: /12/2015 Tecnológica Institucional CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de la estrategia tecnológica (Eficacia) (Número de actividades de la estratégica tecnológica realizadas / Total actividades planificadas en cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Procedimiento de actualización y Cronograma de trabajo Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargados de Área de ATI Análisis y uso: Dirección de ATI Comunicación a interesados: Dirección de ATI 100% al finalizar el Proyecto de Actualización del PETI 79 de 266

83 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y actualización del Portafolio de Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Proyectos TIC CSV Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Unidades Ejecutoras del Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Personal Capacitado para la Gestión del Portafolio E2. Iniciativas tecnológicas (anteproyectos) Elaborar y actualizar el portafolio de proyectos tecnológicos del Consejo de Seguridad Vial, en apego a la metodología establecida para el mismo y las directrices de la Dirección de Proyectos institucional, con el fin de priorizar las iniciativas de la estratégica tecnológica institucional. Encargado del Área de Proyectos de ATI El proceso inicia con: efectuar la formulación de todas las iniciativas de proyectos con componentes tecnológicos según metodología y finaliza con: elaborar los borradores de las actas constitutivas de los proyectos del Portafolio. Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE), Metodología para la gestión del Portafolio de Proyectos de ATI. A1.Efectuar la formulación de todas las iniciativas de proyectos con componentes tecnológicos, según metodología establecida S1. Documento de Iniciativas de proyectos de TIC correctamente formuladas U1. Unidades Ejecutoras del Cosevi P2.Comite Gerencial Informático P3.Area de Proyectos TIC P4.Dirección de TI P5.Entes externos fiscalizadores: Contraloria General de la República E3. Planes estratégicos y operativos E4.Metodología de Gestión del Portafolio de Proyectos E5.Hardware (Servidores) y Software para Gestión del Portafolio (Project Server, SharePoint y SQLServer) E6.Normativa, lineamientos, Informes, etc. A2. Realizar los escenarios de priorización y selección de los proyectos de TIC. A3.Establecer el acuerdo de aprobación de la priorización y selección del portafolio de TIC A4.Establecer los permisos y emitir el comunicado formal del Portafolio de TIC, a los interesados internos y externos A5. Elaborar los borradores de las actas constitutivas de los proyectos del Portafolio S2.Documentos de Priorización y selección de proyectos TIC S3. Oficio de Aprobación de la priorización y selección de proyectos TIC por parte del Comité Gerencial Informático S4. Portafolio de TIC actualizado y aprobado U2. Comité Gerencial Informático U3. Administrador del Portafolio U4. Junta Directiva P6.Auditoria Interna P7. Cosevi E7. Informes de Fiscalización E8. Mobiliario, Materiales y Equipo. S5. Oficios de Comunicación formal institucional del Portafolio de TIC aprobado U5. Directores de los E9. Personal P8. MIDEPLAN E10. Plan Nacional de Desarrollo (PND) S6. Borradores de Actas Constitutivas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 80 de 266

84 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Elaboración y actualización del Portafolio de Proyectos TIC /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de proyectos considerados en el Portafolio (Número de proyectos tecnológicos registrados en portafolio que cumplen con la metodología establecida / total de proyectos tecnológicos considerados en el PETIC- PETAC) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: X Bimestre: Plan Estratégico de TI (PETIC), Plan Táctico de TI (PETAC), POI de cada periodo, Informes Encargados de Áreas y el Portafolio de Proyectos. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado Área de Proyectos Análisis y uso: Encargado Área de Proyectos Comunicación a interesados: Encargado Área de Proyectos > 90% proyectos considerados en el portafolio 81 de 266

85 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración, actualización y aprobación de la Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Planificación de proyectos de TI. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Elaborar, actualizar y aprobar cada uno de los componentes de planificación (Plan del Proyecto y planes anexos), de acuerdo con lo establecido en la Metodología de Proyectos de Tecnología de la Información, con el fin de establecer la dirección y propósito de cada uno de los proyectos involucrados. Encargado del Área de Proyectos de ATI El proceso inicia con: Formalizar los equipos de trabajo para proyectos aprobados en el portafolio y finaliza con: elaborar y formalizar minuta de reunión de apertura y actualizar sitio colaborativo del proyecto. Normas Técnicas para gestión y control de las Tecnologías de la Información de la Contraloría General de la República (N CO-DFOE). Metodología para la gestión de proyectos tecnológicos de ATI. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Encargado Área de Proyectos E1. Borradores de Actas Constitutivas E2. Herramienta de Gestión de Proyectos E3. Especificaciones Técnicas E4. Metodología de Gestión E5. Propuestas para componentes de gestión de P2. Directores proyectos (Ficha de los Técnica, Proyectos de TI Alineamiento Estratégico, Riegos, Costo - Beneficio) P3. Cosevi E6. Mobiliario, Materiales y Equipo E7. Personal A1. Formalizar los equipos de trabajo para proyectos aprobados en el portafolio A2. Desarrollar los borradores de Actas Constitutivas del proyecto y tramitar la aprobación de las mismas A3.Establecer y valorar componentes de gestión (planes y anexos) para la planificación del proyecto y de contratación administrativa (cuando se requiera) A.4. Elaborar y comunicar orden de inicio / compromiso de inicio de proyecto. A5.Coordinar, elaborar y efectuar reunión de apertura de proyecto A6. Elaborar y formalizar minuta de reunión de apertura y actualizar sitio colaborativo del proyecto. S1. Equipos de trabajo formalizados S2. Actas Constitutivas definitivas aprobadas S3. Planes de Proyectos, artefactos de gestión, sitio colaborativo del proyecto, cartel y Orden de compra/contrato. S4. Orden de Inicio / oficio de compromiso S5. Minuta de reunión de S6. Sitio Colaborativo actualizado U1. Dirección ATI U2. Interesados del Proyecto U.3. Directores de Proyectos de TI. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 82 de 266

86 Versión: Fecha vigencia: Elaboración, actualización y aprobación de la Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Planificación de proyectos de TI. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de proyectos que cumplen con componentes de gestión de la planificación según la metodología establecida. (Número de proyectos que cumplen con los componentes de gestión de planificación, según la metodología establecida / Total de proyectos tecnológicos del portafolio) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: X Bimestre: Herramienta para la gestión de proyectos (Project Server), Registros del Encargado Área de Proyectos y de los Directores de Proyectos de TI. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado Área de Proyectos Análisis y uso: Encargado Área de Proyectos y Dirección de ATI Comunicación a interesados: Encargado Área de Proyectos y Dirección de ATI > 90% proyectos que cumplen con componentes de gestión de la planificación según la metodología establecida 83 de 266

87 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, creación, control y Tipo Proceso: Proceso: mantenimientos de base de datos /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Diseñar, crear, controlar y mantener todos los objetos y actividades de la base de datos (tablas, diagramas, roles, usuarios, procedimientos almacenados, etc.) y sus recursos, con el fin de permitir su correcto funcionamiento, el respaldo de las mismas y proporcionar asesoría a los desarrolladores, usuarios y ejecutivos que la requieran. Encargado de base de datos y servidores El proceso inicia con: analizar los requerimientos para la base de datos solicitados por el usuario y finaliza con: controlar y mantener la base de datos Ley de Control Interno, Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Fundamento Normativo: Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, Itil, Cobit, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Dirección en Tecnología de la Información P2.Area de servidores y base de datos E1. PETI E2. Manual de Normas Técnicas para la Gestión y Control de la CGR E3.Manual Integral de Políticas de Seguridad E4. Licenciamiento de sistemas operativos y motores de bases de datos E5. Servidores, almacenamiento, comunicación A1. Analizar los requerimientos para la base de datos solicitados por el usuario A2. Diseñar la estructura de la base de datos A3. Crear los objetos y actividades de la Base de Datos A4. Controlar y mantener la base de datos S1. Objetos de base de datos correctamente implementados y funcionando correctamente U1.Usuarios Internos del COSEVI P3.Usuarios internos E6. Requerimientos de servicio de bases de datos P4. Usuarios Externos: Direcciones Adscritas del MOPT, Poder Judicial, ICD, INS, E7. Insumos de Registro Información Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional E8. Personal S2. Requerimiento de servicio de base de datos resuelto U2. Usuario Externos de COSEVI ( Direcciones Adscritas del MOPT, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros) P5. COSEVI E9. Mobiliario, Materiales y Equipo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 84 de 266

88 Versión: Fecha vigencia: Diseño, creación, control y Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 mantenimientos de base de datos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de requerimientos de servicio de bases de datos resueltos (Número de requerimientos de servicio de base de datos resueltos / Numero de requerimientos de servicio de base de datos solicitados) x 100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Reporte de Incidentes Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaboradores del área de base de datos Análisis y uso: Encargado de Área de base de datos Comunicación a interesados: Director de ATI 100% de los requerimientos de servicio de base de datos resueltos 85 de 266

89 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Tipo Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación, evaluación y Proceso: Proceso: monitoreo de redes de datos /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Diseñar, implementar, evaluar y monitorear las redes de datos, con el fin de brindar un servicio óptimo a los usuarios de la misma. Coordinador Área de Telemática y Redes. El proceso inicia con: recibir el requerimiento y diseñar la arquitectura de la red datos físico y/o lógico y finaliza con: preparar reporte técnico de la operatividad de red de datos. Ley de Control Interno, Manual de Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, Normas sobre Cableado Estructurado (TIA-ANSI-EIA- IEEE), Modelo OSI, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Usuarios internos. P2. Usuario Externos de COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros. P3. Organismos Internacionales. P4. Asesoría en Tecnología de la Información. P5.Cosevi E1. Requerimiento de servicio de red de Datos. E2. Normas de Cableado Estructurado (TIA- ANSI-EIA-IEEE), Modelo OSI. E3. Políticas de Seguridad Institucional. E4.PETIC. E5. Mobiliario, Materiales y equipo E6. Personal A1. Recibir el requerimiento y diseñar la arquitectura de la red datos físico y/o lógico. A.2. Implementar la arquitectura de red de datos física y/o lógica. A.3. Evaluar la operatividad de la red de datos física y/o lógica. A.4. Monitorear la red de datos física y/o lógica. A.5. Preparar reporte técnico de la operatividad de red de datos. S1. Red de datos operando en óptimas condiciones. S2. Requerimiento de servicio de red de datos resueltos. S3. Reporte técnico de la operatividad de red de datos. U1.Usuarios Internos del COSEVI. U2. Usuario Externos de COSEVI: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 86 de 266

90 Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación, Tipo evaluación y monitoreo de redes Proceso: Proceso: /12/2015 de datos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de requerimientos de servicios de red de datos resueltos. (Número de Requerimiento de servicio de red de datos resueltos / Número de requerimiento de servicio de red de datos solicitados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Reporte de Solicitudes de requerimientos de datos resueltos y no resueltos. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaboradores Análisis y uso: Encargado Área de Telemática y Redes Comunicación a interesados: Director de ATI 100% Requerimientos de servicio de red de datos resueltos. 87 de 266

91 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Administración de las consultas, peticiones e Tipo Proceso: vigencia: Proceso: incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Administrar las consultas, peticiones e incidentes que se canalizan por medio de la Mesa de Servicio, así como brindarles facilidades de soporte técnico a los usuarios de las diferentes dependencias institucionales, direcciones adscritas al COSEVI y clientes externos, de manera eficiente y oportuna todas las solicitudes de atención relacionadas con los servicios de TI. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Encargada del Área de Técnico El proceso inicia con: Registrar y analizar solicitudes y/o peticiones del usuario por algún canal establecido, y finaliza con: la aplicación de la encuesta de satisfacción y calidad del servicio. Ley de Control Interno, Normas Técnicas de Gestión y Control de la CGR, Políticas de Seguridad Institucional, Normativas de Regulación Interna, COBIT, ITIL, entre otros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Usuarios internos A1. Registrar y analizar las solicitudes y/o peticiones del usuario recibidos por alguno de los canales oficiales establecidos (Correo electrónico, Llamada telefónica, o por Sistema). U1.Usuarios internos del Cosevi P2.Usuarios externos (Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros) E1. Solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes A2. Atender y/o tramitar (escalamiento entre otros) las solicitudes recibidas. A3. Finalizar la atención de la solicitud. A4. Aplicar la encuesta de satisfacción y calidad del servicio. S1. Solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción de clientes internos y externos U2.Usuarios externos del Cosevi: Direcciones Adscritas, Poder Judicial, ICD, INS, Registro Nacional, Colegio de Médicos, TSE, Migración, Sistema Bancario Nacional, entre otros Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 88 de 266

92 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Administración de las consultas, peticiones e Tipo Proceso: /12/2015 incidentes de la Mesa de Servicios e Incidentes CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción (Número de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción / Total de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Reporte de Solicitudes resueltos y no resueltos Radial: Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Supervisor de Mesa de Servicio Análisis y uso: Supervisor de Mesa de Servicio Comunicación a interesados: Director de ATI 100% de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Tiempo de resolución de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes resueltos a satisfacción, según categoría baja, moderada o alta. Fecha Final de resolución de solicitudes de órdenes de servicio, peticiones e incidentes - Fecha Inicial de solicitud de resolución de orden de servicio, petición e incidentes. Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Reportes emitidos por la herramienta Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Supervisor de Mesa de Servicio Análisis y uso: Supervisor de Mesa de Servicio Comunicación a interesados: Directora ATI < 3 días para casos Categoría Baja De 3 a 5 días para casos Categoría Moderada De 5 a 10 días para casos Categoría Alta 89 de 266

93 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Formulación del Plan Estratégico para la Tipo Proceso: vigencia: Proceso: Seguridad Vial /07/2016 CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal ( 1 Director de Proyectos, Profesionales en diversas áreas como planificación, administración, estadística, comunicación, ingeniería, trabajo social, entre otros) Elaborar los lineamientos generales de Seguridad Vial con acciones específicas tanto para cada actor externo e interno, sean públicos, privados o sociedad civil en el periodo de vigencia del Plan, con la finalidad de disminuir la tasa de muertes y lesiones graves en carretera. Jefatura Unidad de Planificación Institucional El proceso inicia con: analizar estadísticas de accidentes de tránsito a nivel nacional (elaborados por el área de Investigación y Estadística) y finaliza con: comunicar acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. Ley De Planificación Nacional, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo del Plan Nacional de Seguridad Vial, Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial, Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transportes A1.Analizar estadísticas de tránsito a nivel nacional (elaboradas por área de Investigación del Cosevi) A2. Elaborar documento de diagnóstico de seguridad vial en nivel nacional. A3. Determinar en forma conjunta con los demás integrantes de la Dirección y representantes de las Direcciones ejecutoras de proyectos, los cantones de alto riesgo en accidentes de tránsito a ser intervenidos por cada año del Plan. S1.Document o Plan Estratégico de la Seguridad Vial U1.Junta Directiva U2.Dirección Ejecutiva P1.COSEVI E2. Manual de estructura definida por el equipo de trabajo A4. Vincular el Plan Estratégico para Seguridad Vial con el Plan Nacional de Desarrollo y el Plan de Transportes. U3. Direcciones Generales del MOPT P2.MOPT E3. Mobiliario, recursos financieros, suministros y equipo de oficina E4. Insumos de información E5. Personal de Direcciones Generales del MOPT E6.Insumos de información A5. Definir las políticas en seguridad vial y los objetivos generales y específicos del plan. A6. Plantear las metas anuales a implementar por las distintas instituciones y los usuarios del sistema vial. A7. Elaborar Plan Estratégico para la Seguridad Vial. A8. Comunicar a la Dirección Ejecutiva y a la Junta Directiva el Plan Estratégico para su aprobación. S2.Acuerdo de Junta Directiva de la aprobación del Plan respectivo U4. Entes Externos (CCSS, Cruz Roja, INS, Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) U5. Sociedad Civil P3.Otras instituciones E7. Personal de otras instituciones E8.Insumos de información A9. Comunicar acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 90 de 266

94 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Formulación del Plan Estratégico para la Tipo Proceso: /07/2016 Seguridad Vial CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo Porcentaje de cumplimiento de plan de Acción Número de actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Encargado de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral (meta): 100% al terminar el plan de Acción 91 de 266

95 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Levantamiento y seguimiento de /07/2016 procesos institucionales CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Identificar, documentar y verificar los procesos de todas las áreas del Cosevi, con la finalidad de mantenerlos actualizados y contribuir a una mejora institucional. Jefatura Unidad de Planificación Institucional El proceso inicia con: Investigar referencias técnicas y experiencias en organizaciones sobre la creación de procesos e indicadores de control y finaliza con: Mantener actualizado el ciclo de levantamiento de procesos mediante el control y seguimiento respectivo. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Guía para levantar procesos y diseño de indicadores DP Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1.Investigar referencias técnicas y experiencias en organizaciones sobre la creación de procesos e indicadores de control. A2. Elaborar la Guía de levantamiento de procesos y diseño de indicadores para estandarizar el uso institucional. S1.Guía de levantamiento de procesos y diseño de indicadores U1.Dirección Ejecutiva P1.COSEVI P2. Áreas ejecutoras de procesos P3.Asesoría Tecnológica de Información (ATI) P4.Otros Entes externos(intec O, ECA, MIDEPLAN, MOPT, entre otros) E2. Directrices o lineamientos afines al tema E3. Mobiliario, recursos financieros, suministros y equipo de oficina E4. Insumos de información E5.Vinculación informática al portal WEB E7. Documentación técnica E8.Insumos de información A3. Capacitar y asesorar a las áreas ejecutoras sobre el uso de la Guía de levantamiento de procesos A4. Codificar y registrar mediante uso de diferentes métodos (códigos alfanuméricos, en barras, entre otros) los procesos identificados A5. Gestionar la recopilación y archivo de los procesos aprobados por las áreas ejecutoras respectivas. A6. Diseñar el manual de procesos institucionales A7. Comunicar a Dirección Ejecutiva y/o Directores el manual de procesos institucionales para su aprobación. A8. Coordinar con ATI, la publicación en sitio WEB, de los documentos institucionales ( Guía, Manual de procesos, entre otros) A9. Mantener actualizado el ciclo de levantamiento de procesos mediante el control y seguimiento respectivo. S2.Registro de control de procesos institucionales S3.Manual de Procesos Institucionales U2. Direcciones internas del Cosevi U3. Áreas ejecutoras de procesos U4. Unidad de Planificación Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 92 de 266

96 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Levantamiento y seguimiento de /07/2016 procesos institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de verificación de procesos institucionales Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de procesos verificados / Total procesos existentes) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 80% Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Analista de planificación y evaluación Comunicación a interesados: Encargado de Planificación y Evaluación 93 de 266

97 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Diseño, implementación y fiscalización Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: de los cursos de reeducación y Proceso: /12/2015 sensibilización vial CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Diseñar, implementar y fiscalizar los cursos de reeducación y sensibilización vial, según lo estipulado en la Ley de Tránsito vigente, con la finalidad de concientizar a los conductores de vehículos el mejorar su comportamiento dentro del sistema vial. Director de Proyectos Alcance del proceso: Fundamento Normativo: El proceso inicia con: Investigar referencias bibliográficas y de experiencias internacionales para el diseño del curso y finaliza con: Elaborar los Informes de control de los cursos de reeducación y sensibilización vial. Reforma 8696 de la Ley de Transito por Vías Públicas Terrestres N 7331 y Normas Conexas, Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial 9078, Propuesta de Reglamento para la implementación del Sistema de Puntos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi P2 Otras entes externos (Educación Vial, Universidade s públicas, INA, entre E1. Personal profesional afín al tema E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario y equipos E3.Suministros propios del curso E4.Insumos de información E5. Personal E6. Infraestructura, equipo y mobiliario E7.Insumos de información A1. Investigar referencias bibliográficas y de experiencias internacionales para el diseño del curso A2. Seleccionar las técnicas e instrumentos del curso y elaborar la propuesta metodológica del mismo A3. Confeccionar una guía para el instructor del curso y realizar la validación de dicha guía con los involucrados A4. Capacitar a los instructores del curso con la guía validada A5. Implementar los cursos con el respectivo ente autorizado A6. Coordinar la fiscalización a los entes autorizados que imparten los cursos, en materia de contenidos, metodología, infraestructura, aspectos legales, entre otros. A7. Elaborar los Informes de control de los cursos de reeducación y sensibilización vial S1. Documento de propuesta metodológica del curso de reeducación y sensibilización vial S2. Guía metodológica validada del curso de reeducación y sensibilización vial S3.Registro de instructores capacitados S4. Informes de control de cursos de reeducación y sensibilización vial U1.Entes autorizados para impartir el curso U2.Dirección de proyectos U3.Usuarios externos que presenten acumulación de puntos o suspensión de licencia de conducir Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 94 de 266

98 Código Versión: Fecha vigencia: Diseño, implementación y fiscalización Tipo Proceso: de los cursos de reeducación y Proceso: /12/2015 sensibilización vial CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de usuarios con el curso de reeducación y sensibilización vial aprobado (Número de usuarios que aprobaron el curso de reeducación y sensibilización vial / Número de usuarios que presentan suspensión de licencia de conducir) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Sistema informático de Cosevi Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 30% Generación: Analistas profesionales del área de reacreditación de Análisis y uso: Analistas profesionales del área de reacreditación de conductor Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 95 de 266

99 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Tipo Versión: Fecha vigencia: Supervisión del cumplimiento Proceso: Proceso: del servicio de utilidad pública /12/2015 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Personal profesional afín al tema E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario y equipos Supervisar a los usuarios que por cumplimiento de sentencia penal, realizan servicio de utilidad pública (trabajo comunal), según lo estipulado en la Ley de Tránsito vigente, con la finalidad de reflexionar su comportamiento inadecuado dentro del sistema vial y a su vez que exista una retribución favorable a la sociedad civil. Director de Proyectos El proceso inicia con: Elaborar proyecto con la metodología y sistema de control (base de datos) para supervisar el cumplimiento de la sentencia y finaliza con: Elaborar los Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y de gestión administrativa, propios del área. Reforma 8696 de la Ley de Transito por Vías Públicas Terrestres N 7331 y Normas Conexas. Código penal. A1.Elaborar proyecto con la metodología y sistema de control (base de datos) para supervisar el cumplimiento de la sentencia A2. Definir protocolos de atención S1. Documento de Proyecto del cumplimiento del servicio de utilidad pública P2. Unidad de Transportes del Depto. de Servicios Generales P3.Entidades Judiciales P4. Entes receptores de usuarios que requieran realizar servicio de utilidad pública P5.Usuario Externo (conductores que presenten una sentencia penal afín al tema) E2. Recurso financiero, Infraestructura, mobiliario y equipos E3. Vehículos E4. Conductores E5.Sentencia sobre medidas alternativas para los usuarios conductores E6. Informes de control horas E7. Instalaciones (para cumplir la sentencia) E8.Insumos de información E9.Insumos de información para confeccionar expediente personal A3.Verificar y analizar las notificaciones sobre las sentencias emitidas por entidades judiciales A4. Confeccionar y registrar los formularios para apertura de expedientes personales A5. Coordinar con los respectivos entes receptores de usuarios que requieren realizar servicio de utilidad pública, las condiciones de cómo se ejecutará dicho servicio. A6. Supervisar a los usuarios que por cumplimiento de sentencia penal, realizan servicio A7. Gestionar la actualización del sistema de control A8. Elaborar los Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y de gestión administrativa, propios del área. S2. Protocolo de atención de usuarios que realizan el servicio de utilidad pública S3.Expedientes personales S4. Notificaciones a entes judiciales S5.Informes de control del cumplimiento del servicio de utilidad pública y de gestión administrativa, propios del área. U1.Dirección de Proyectos U2.Usuario Externo (conductores que presenten una sentencia penal afín al tema) Proveedore Entradas Procesamien Salidas Usuarios 96 de 266

100 Código Proceso: Tipo Proceso: Versión: Fecha vigencia: Supervisión del cumplimiento /12/2015 del servicio de utilidad pública CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de expedientes cerrados del cumplimiento del servicio de utilidad pública (Número de expedientes cerrados / Total de expedientes abiertos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Expedientes personales de los usuarios, sistema de control (base de datos) Radial: Barras: X Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 60% Generación: Analistas profesionales del área de reacreditación de Análisis y uso: Analistas profesionales del área de reacreditación de co Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 97 de 266

101 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Diseño, implementación y Código Tipo Proceso: vigencia: seguimiento del Programa Proceso: /12/2015 Empresas Segura CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Plan Nacional de Seguridad Vial 2001 Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078 Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1. Diseñar el PES, S1.Documento profesional afín considerando la selección de de la Guía para al tema metodología, creación de implementar E2. Equipo formularios de incorporación y guías para elaborar el proyectos del audiovisual y diagnóstico y proyecto por PES mobiliario parte de los empresas E3. Financiero, incorporadas. P1.Cosevi logístico e infraestructura P2. Unidad de Transportes del Depto. de Servicios Generales E4. Material impreso promocional de seguridad vial E5.Vehículos E6.Conductores Diseñar, implementar y dar seguimiento al Programa de Empresas Seguras (PES), para incorporar empresas privadas o instituciones públicas, con la finalidad de generar espacios de capacitación y desarrollo de proyectos de seguridad vial que contribuyan en la disminución de accidentes de tránsito. Encargada de Programa Empresas Seguras El proceso inicia con: Diseñar el PES, considerando la selección de metodología, creación de formularios de incorporación y guías para elaborar el diagnóstico y proyecto por parte de los empresas incorporadas y finaliza con: Elaborar y presentar los Informes de control del PES. A2. Identificar potenciales empresas de acuerdo a las investigaciones o estudios efectuados en el área. A3. Gestionar la incorporación al PES. A4. Capacitar a las empresas en la temática de seguridad vial. A5. Coordinar la elaboración del diagnóstico y proyecto por parte de las empresas incorporadas. S2.Documentos de incorporación al PES firmados S3.Registro de capacitación impartidas del PES y certificado de participación U1.Empresas privadas o instituciones públicas interesadas en el PES U2.Empresas privadas o instituciones públicas incorporadas en el PES P3. Otras entes externos (INTECO, INS, Ministerio de Salud, MOPT) E7. Lineamientos, directrices, normas o insumos varios de información para el diseño del programa A6.Implementar y dar seguimiento a la ejecución de los proyectos por parte de las empresas incorporadas. A7. Elaborar y presentar los Informes de control del PES. S4.Documento del diagnóstico y del proyecto a implementar S5.Informes de control del PES U3.Dirección de Proyectos Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 98 de 266

102 Fecha Diseño, implementación y Código Versión: Tipo Proceso: vigencia: seguimiento del Programa Proceso: /12/2015 Empresas Segura CSV Sustantivo Denominación del indicador Porcentaje de empresas incorporadas al PES con respecto a las (Descripción cualitativa del visitadas a través del año concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Total empresas incorporadas a través del año /Total empresas visitadas durante el año)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registro propios del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: Generación: Encargada del PES Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada del PES Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 50% Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de ejecución de proyectos presentados (Total proyectos ejecutados a través del año / Total de proyectos presentados durante el año) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registro propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Generación: Encargada del PES Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargada del PES Comunicación a interesados: Director de Proyectos Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 50% 99 de 266

103 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Diseño y producción de Campañas Código de comunicación, promoción y Proceso: Tipo Proceso: mercadeo social para proyectos de /12/2015 seguridad vial CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Diseñar y producir campañas de comunicación, promoción y mercadeo social, con la finalidad de promover hábitos seguros de desempeño de los usuarios en el sistema de tránsito. Jefatura del Área de Comunicación y Promoción El proceso inicia con: Analizar las estadísticas de accidentes de tránsito, elaborados por el área de Investigación y Estadística, y finaliza con: Gestionar la aprobación de la campaña por parte de Junta Directiva, con el fin de iniciar la implementación al aire. Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Insumos de información estadística P1.Cosevi P2. Comisión Formuladora Plan Presupuesto Institucional E2. Personal profesional E3. Manual de identidad institucional E4. Mobiliario, equipo de oficina, suministros y transporte E5. Recursos financieros E6. Profesionales en diversas áreas (publicista, mercadólogo, productor, camarógrafo, actores y técnico) Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Nacional Estratégico de Seguridad Vial , Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial , Ley de Transito 9078, Plan de Motos , Ley 7600, Ley de Publicidad y Propaganda 4325, Ley de Creación de SINART 8346 y demás normativa afín. A1. Analizar las estadísticas de accidentes de tránsito, para seleccionar el enfoque de la campaña A2. Desarrollar el documento base de la estrategia creativa para la producción de materiales A3. Definir y asignar los recursos presupuestarios del diseño de la campaña A4. Desarrollar la conceptualización de la campaña de comunicación en coordinación con usuarios meta y equipo interno del Cosevi A5.Coordinar con el dpto de Proveeduría, la contratación de la producción de materiales de la campaña A6. Coordinar la presentación de los DUMMY de la campaña (Conceptualización) a la Junta Directiva S1. Documento base para el desarrollo de la estrategia creativa de la campaña S2. Informe de resultados de la conceptualización con los usuarios meta de la campaña S3.Especificacion es técnicas de contratación de la empresa productora S4.Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de Dummy U1. Proveeduría U2. Empresa Productora U3.Dirección de Proyectos P3. Empresa Productora P4.Usuarios meta E7. Equipo especializado para la producción (video cámaras, programas para producción y edición de videos E8. Insumos de información A7. Producir y filmar la campaña (brochures, artes para prensa, llaveros, reglas, spots, cuñas, artes para vallas, traseras de bus, mupis, redes sociales, entre otros) en conjunto con la empresa contratada A8. Presentar la propuesta de la campaña en borrador final ante el usuario meta. A9. Gestionar la aprobación de la campaña por parte de Junta Directiva, con el fin de iniciar la implementación al aire. S5.Campaña producida S6.Acuerdo de Junta Directiva de aprobación de la campaña. U4.Sociedad civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 100 de 266

104 Código Versión: Fecha vigencia: Diseño y producción de Tipo Proceso: Campañas de comunicación, Proceso: promoción y mercadeo social /12/2015 CSV Sustantivo para proyectos de seguridad vial Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del cronograma de trabajo del Diseño y producción de campañas de seguridad vial (Número de actividades realizadas / Total de actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Cronograma de Trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Publicista Institucional Análisis y uso: Jefatura de Comunicación y Promoción Comunicación a interesados: Director de Proyectos 100% al terminar el cronograma de trabajo 101 de 266

105 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Generación de Anuario Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Estadístico de Accidentes de Proceso: /12/2015 Tránsito CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Elaborar información estadística de consolidación anual de accidentes de tránsito de heridos y muertos oficial de país, para la toma de decisiones, la elaboración de políticas institucionales, así como para el análisis mundial de la situación de la seguridad vial. Encargada Área de Investigación y Estadística El proceso inicia con conformar de un archivo de datos con la información de variables y termina con el envió del documento a las instituciones Ley de tránsito # 9078, Normativa del INEC Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI P2. Asesoría en tecnología de la información (ATI) P3. Instituto Nacional de Seguros(INS) P4. Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INEC) P5. Poder Judicial P6. Empresa contratada para la recolección de coordenadas P7. Área de Investigación y estadística E1. Recursos Financieros y Humanos E2. Mobiliario. E 3. Infraestructura. E4. Acceso a base de datos electrónica de accidentes de tránsito. E5. Información de estadísticas de vehículos en circulación E6. Cálculos de población país. E7. Normativa y lineamientos de generación de estadísticas E8. Información de los muertos totales ocurridos por accidentes de tránsito E9. Archivo electrónico con la información de coordenadas de cada accidente contratado. E10. Estructura de anuario. E11. Procedimientos de elaboración de las actividades A1. Conformar archivo de accidentes de tránsito preliminar A2. Validar la información consignada en el archivo de trabajo de accidentes de tránsito. A3. Conformar archivo final accidentes de tránsito A4. Generar los elementos que conforman el cuerpo del anuario A5. Editar y contratar la Diagramación del documento Anuario. A6. Aprobar y publicación de anuario. S1. Documento Anuario Estadístico de Accidentes de Tránsito. S2. Oficio de aprobación y remisión del Anuario Estadístico. U1. Comisión Ministerial de Seguridad Vial. U2. Junta Directiva Cosevi. U3. Dirección de Proyectos U4. Unidades Ejecutoras (Dirección General de Educación Vial, Dirección General de Polícia de Tránsito, Dirección General de Ingeniería de tránsito) U5. Municipalidades U6 Organismos Internacionales al que pertenece COSEVI. U7. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 102 de 266

106 Código Versión: Fecha vigencia: Generación de Anuario Tipo Proceso: Estadístico de Accidentes de Proceso: /12/2015 Tránsito CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento del cronograma de ejecución del anuario estadístico (Número de actividades realizadas / Número de actividades establecidas en el cronograma)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de ejecución del anuario Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Equipo desarrollador del anuario Análisis y uso: Encargado Área de Investigación y Estadística Comunicación a interesados: Director de proyectos 100% al terminar el cronograma de ejecución 103 de 266

107 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de la evaluación y control del servicio de Tipo Proceso: Proceso: Inspección vehicular (IVE) /12/2015 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Gestionar la evaluación y control por medio de mecanismos de fiscalización en las estaciones de IVE los requerimientos establecidos en el Cartel, oferta, Contrato y Reglamentación atinente, a efectos de garantizar la seguridad registral, electromecánica y ambiental de la flotilla vehicular con la finalidad de disminuir los accidentes de tránsito Director de Proyectos Alcance del proceso: El proceso inicia con: Asignar estudio para la realización de la fiscalización y finaliza con: Elaborar informe y presentación de resultados del proceso de fiscalización ante la Junta Directiva. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1 Cosevi P2. Director de Proyectos P5. ATI Fundamento Normativo: P3. Empresa prestataria del servicio de RTV. E1. Personal (Jefe de Área. Profesionales en diversas áreas como Ingeniera Industrial, Mecánica, Administración. E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos (viáticos) E4. Orden de Trabajo (Asignación de Estudio) E5. servicio de la IVE E5.Plan de acciones correctivas E6.Base de datos y procedimientos internos. P4. Asesoría Legal E7. Criterios Legales E8. Equipo de cómputo portátil para visitas de campo Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV. Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas Decreto MOPT Directrices, acuerdos u oficios que tengan relación con la IVE. A1.Asignar estudio a grupo encargado de la fiscalización A2. Planificar previamente la visita de fiscalización A3. Fiscalizar la IVE a través de diferentes mecanismos: trabajo en campo, reuniones, atención de consultas, investigación en base de datos, entre otras. A4. Elaborar y entregar informe Final del estudio de Fiscalización a la empresa prestataria de la IVE A5. Recibir, evaluar y aprobar las acciones correctivas propuestas por la prestataria con base a los hallazgos detectados en el proceso de fiscalización. En caso de existir hallazgos que impacten las cláusulas de rescisión y resolución del contractual se deberá informar de inmediato a la Junta Directiva A6. Gestionar el seguimiento a las acciones correctivas propuestas para que se realicen en tiempo y forma. A7. Elaborar informe y presentación de resultados del proceso de fiscalización ante la Junta Directiva. S1. Documento de aportes de mejoras al servicio de IVE al manual de procedimientos y al proceso de fiscalización. S2. Oficio de acciones correctivas al proceso de IVE propuestas por la prestataria. S3. Informes de Fiscalización de la IVE S4. Oficio de aprobación de la Dirección de Proyectos de las acciones correctivas propuestas por la prestataria S5. Información dirigida a Junta Directiva para la toma de decisiones en cuanto a IVE. U1. Directos de Proyectos U2. Empresa prestataria U3. Junta Directiva S6. Informe dirigido a Junta Directiva sobre U4. Sociedad Civil. resultados de fiscalización de la IVE Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 104 de 266

108 Versión: Fecha vigencia: Gestión de la evaluación y control del servicio de Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Inspección vehicular (IVE) CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de Cumplimiento de plan de trabajo (Eficacia) (Cantidad de Fiscalizaciones realizadas/total de Fiscalizaciones planificadas)*100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios y plan de trabajo del área, Plan Operativo Institucional. Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Equipo de trabajo del área Análisis y uso: Equipo de trabajo del área, Director de Proyectos. Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 100% al finalizar el plan de trabajo. 105 de 266

109 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Atención de consultas, quejas denuncias de usuarios Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 del servicio de inspección vehicular CSV Objetivo general del proceso: Atender a los usuarios que realicen consultas, estudios, quejas o denuncias en temas relacionados con aspectos de inspección vehicular y similares, con la finalidad de velar por el adecuado cumplimiento y mejora continua del servicio de inspección vehicular. Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal Profesionales afín al A1.Atender la consulta mediante los medios área. establecidos (Fax, visita presencial, correo electrónico, teléfono, entre otros) P1.Cosevi P2. Usuarios del servicio de la IVE que presenten consultas P3. Empresa prestataria del servicio de IVE. P4. Asesoría Legal P5. Asesoría en Tecnologías de Información P6. Contraloría de servicios P7. Otras instancias externas (MOPT, Defensoría de los Habitantes, entre otras) Dueño del proceso: Alcance del proceso: E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos (viáticos) E4. Formulario de recepción de consultas con evidencias documentales adjuntas E5. Respuesta de análisis inicial de la consulta. E6. Bases de datos. E7.Criterios Legales. E8. Equipo de cómputo y tecnológico para trabajo de campo E9. Insumos de información o documento de inicio de gestión E10. Insumos de información o documento de inicio de gestión Director de Proyectos o su delegado. El proceso inicia con: Atender la consulta mediante los medios establecidos (Fax, visita presencial, correo electrónico, teléfono, entre otros) y finaliza con: Gestionar los resultados definitivos con los usuarios o entidades que establecieron la solicitud ante la asesoría Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV. Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas. Decreto MOPT Demás normativa atinente A2.Confeccionar expediente con el cual se le da seguimiento a la consulta queja o denuncia A3. Analizar los diferentes recursos disponibles (personal, sistemas de información, viáticos, etc.) con el fin de asignar el personal a cargo de la investigación. A4. Elaborar la investigación preliminar, de acuerdo con la documentación presentada. A5. Aprobación de respuesta realizada, de acuerdo con la investigación preliminar A6. Gestionar los resultados definitivos con los usuarios o entidades que establecieron la solicitud ante la asesoría S1 Expediente actualizado de la consulta. S2. Documento de asginación de investigación. S3. Borrador preliminar de respuesta a consulta S4 Respuesta definitiva escrita a Usuarios ante solicitud realizada. U1. Dirección de Proyectos U2. Usuarios del servicio de la IVE que presenten consultas U3. Instituciones públicas y privadas que presenten consultas U4.Empresa prestataria del Servicio de IVE U5. Departamentos del COSEVI que hayan presentado consultas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 106 de 266

110 Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Atención de consultas, quejas denuncias de usuarios Proceso: del servicio de inspección vehicular /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de consultas atendidas (Eficacia) (Cantidad de consultas resueltas / Total de consultas recibidas)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Expedientes de consultas y bases de datos. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Fiscalizadores Análisis y uso: Fiscalizadores, Director de Proyectos, Junta Directiva Comunicación a interesados: Director de Proyectos. 90% al finalizar cada trimestre 107 de 266

111 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Tipo Proceso: Análisis Financiero /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Determinar la razonabilidad de los precios y los costos de los bienes y servicios requeridos por la Institución a través de análisis financieros para lograr el uso racional de los recursos Dueño del proceso: Alcance del proceso: Director Financiero El proceso inicia con: Recibir y registrar el oficio de solicitud de parte de los proveedores y finaliza con: Comunicar los resultados del informe. Fundamento Normativo: Ley y Reglamento de Contratación Administrativa, Ley de Administración Financiera, Ley del Impuesto sobre la Renta Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección Ejecutiva A1. Recibir y registrar oficio de solicitud de parte de los proveedores U1. Dirección Ejecutiva P2. Departamento de Servicios Generales P3. Departamento de Proveeduría E1. Oficio de Solicitud del Estudio Financiero A2. Analizar el requerimiento solicitado y definir la metodología a seguir A3. Recopilar las variables (datos, índices, regulaciones) relacionadas con el tema a analizar S1.Informe del Estudio Financiero U2. Junta Directiva U3. Departamento de Servicios Generales P4. Asesoría Legal P5. COSEVI E2. Mobiliario, equipos y suministros E3. Personal A4. Efectuar el análisis correspondiente A5. Elaborar el Informe, conteniendo las conclusiones y recomendaciones A6. Comunicar los resultados del informe U4. Departamento de Proveeduría U5. Asesoría Legal Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 108 de 266

112 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Tipo Proceso: Análisis Financiero /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de Análisis Financieros comunicados. (Cantidad estudios financieros comunicados / Total de solicitudes de análisis financiero recibidas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Dirección Financiera Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Generación: Analista Financiero Responsables del indicador: Análisis y uso: Director Financiero Comunicación a interesados: Director Financiero Definición del umbral ( meta > 90% de estudios financieros comunicados 109 de 266

113 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Control y seguimiento de la ejecución presupuestaria Proceso: Tipo Proceso: /05/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección Ejecutiva P2. Depto. Tesorería E1 Plan Operativo aprobado por parte de la Contraloría General de la República y de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. E2. Registro de caja chica, devoluciones de dinero, multa tránsito, viáticos, pagos masivos a proveedores, notas de débito y cheques, informe de egresos E3. Registro de P3.Departamento Pago de salarios, de Gestión y resoluciones Desarrollo Humano administrativas y judiciales, otros. Controlar y dar seguimiento a la ejecución presupuestaria, mediante el registro y análisis de los documentos presupuestarios remitidos por las unidades ejecutoras, con el fin de asegurar el uso eficiente y eficaz de los recursos institucionales. Jefatura del Departamento de Presupuesto. El proceso inicia con: Recibir, confeccionar las hojas de diario y registrar el presupuesto aprobado para cada unidad ejecutora, por subpartida, meta y monto asignado y finaliza con: Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario y comunicarla a los entes externos. Ley de presupuestos, directrices y lineamientos emitidos por parte de los entes externos fiscalizadores (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MOPT). Ley de Administración Pública, Ley de Control Interno, entre otros. A1.Recibir, confeccionar las hojas de diario y registrar el presupuesto aprobado para cada unidad ejecutora, por subpartida, meta y monto asignado. A2. Recibir los documentos elaborados por las unidades ejecutoras y verificar el cumplimiento de los requisitos del mismo A3. Revisar y analizar los documentos, aplicando los controles y la normativa vigente. A4. Registrar y controlar dicha información en el libro de la unidad ejecutora solicitante (por subpartida y meta), asignar el control previo de aprobación presupuestaria, escanear y archivar el documento. U1. Unidad ejecutora S1. Documento con la asignación del control previo de aprobación presupuestaria U2. Departamento de Tesorería - Departamento de Proveeduría P4.Unidades Ejecutoras internas P5.Unidades E4. Solicitud de Ejecutoras Materiales, externas: Dirección Solicitud de General de Policía Cheques, Vales de de Tránsito, Caja Chica, otros Ingeniería de Tránsito, Educación Vial P6. Cosevi E5. Mobiliario, Materiales y Equipo E6. Recurso Humano A5. Conciliar los egresos reportados por el Depto. de Tesorería con el registro de egreso en libros del Depto. de Presupuesto A6. Preparar el informe de Ejecución Presupuestaria y/o Liquidación A7. Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestaria y comunicarla a entes externos. S2. Informe de Ejecución Presupuestaria y/o Liquidación U3. Junta Directiva U4. Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría.) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 110 de 266

114 Versión: Fecha vigencia: Código Control y seguimiento de la ejecución presupuestaria Proceso: Tipo Proceso: /05/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: x Bimestre: Informes de Ejecución Presupuestaria Porcentaje de ejecución Presupuestaria (Recursos ejecutados / Total de recursos presupuestados) x 100 Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analistas de Presupuesto Análisis y uso: Jefatura de Presupuesto Comunicación a interesados: Director Financiero > 90% de la ejecución de los recursos presupuestados. 111 de 266

115 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Tipo Proceso: Proceso: institucional /05/2016 CSV Objetivo general del proceso: Controlar y dar seguimiento a las diferentes fuentes de ingreso institucional, con la finalidad de llevar a cabo la ejecución presupuestaria de ingresos Dueño del proceso: Alcance del proceso: Jefatura del Departamento de Presupuesto. El proceso inicia con: Recibir, confeccionar las hojas de diario correspondientes por fuente de ingreso y Registrar el ingreso y finaliza con: Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario de ingresos y comunicarla a entes externos. Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Plan Operativo aprobado por parte de la Contraloría P1 Dirección General de la Ejecutiva República y de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. P1. Dirección Financiera E2. Informe de ingresos ordinarios institucionales. P2. Dirección E3. Presupuesto Financiera. Extraordinario. Ley de presupuestos, directrices y lineamientos emitidos por parte de los entes externos fiscalizadores (Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, MOPT). Ley de Administración Pública, Ley de Control Interno, entre otros. A1. Recibir, confeccionar las hojas de diario por fuente de ingreso y registrar el ingreso. A2. Recibir, verificar y analizar el informe de ingresos ordinarios institucionales y el presupuesto extraordinario, según fuentes de ingreso. A3. Registrar el Informe de Ingresos Ordinarios y el Presupuesto Extraordinario, en el diario de ingresos, de acuerdo a la partida y subpartida. A4. Preparar el informe de la ejecución presupuestaria de ingresos. S1. Informe de Ejecución Presupuestaria de Ingresos U1. Dirección Financiera U2. Dirección Ejecutiva U3. Junta Directiva P3. Cosevi E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Recurso Humano A5. Gestionar ante la Junta Directiva la aprobación de la ejecución presupuestario de ingresos y comunicarla a entes externos. U4. Entes externos (Contraloría General de la República- Autoridad Presupuestaría.) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 112 de 266

116 Código Versión: Fecha vigencia: Control y Seguimiento de fuentes de ingreso Tipo Proceso: Proceso: institucional /05/2016 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Tasa de variación de ingresos concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) (Ingresos recaudado - Ingresos proyectados) / Ingresos Proyectados Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Informe de Ingresos Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Analistas de Presupuesto Responsables del indicador: Análisis y uso: Jefatura de Presupuesto Comunicación a interesados: Director Financiero Definición del umbral ( meta ): Tasa de variación > de 266

117 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Elaboración de los Estados Tipo Proceso: Financieros del Consejo de Seguridad Proceso: /12/2015 Vial CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Elaborar los Estados Financieros Comparativos según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, con el fin de suministrar información adecuada y oportuna acerca de la situación financiera, que sea útil para la toma de decisiones. Jefe Departamento de Contabilidad Alcance del proceso: El proceso inicia con: verificar y analizar la información documental remitida por los diferentes Unidades, Departamentos y Direcciones del Cosevi y finaliza con: aprobar y comunicar los Estados Financieros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios U1.Usuarios A1. Verificar y analizar la información Internos: Junta P1.Departamento documental remitida por los diferentes E1. Planillas, de Gestión y Unidades, Departamentos y Direcciones Directiva, Provisión y Ejecución Dirección Recursos del Cosevi. de Cesantía Ejecutiva, Humanos. Dirección Financiera y el P2. Unidad de E2. Entradas y salidas Departamento de Administración de de Materiales. Presupuesto del Materiales COSEVI P3. Departamento de Servicios Generales P4. Departamento de Presupuesto P5. Departamento de Tesorería P6. Unidad de Administración de Bienes P7. Asesoría en Informática P8. Asesoría Legal P9. Unidad de Control Interno. P10. Departamento de Proveeduría P11. Cosevi Fundamento Normativo: E3. Informe quincenal de liquidación de combustible, informe del estado actual de las obras en proceso, informe de pólizas vigentes, informes de depósitos de garantías de líneas telefónicas, medidores de luz y agua. E4. Pagos de Servicios escaneados y archivados en forma digital, reintegros actualizados. E5. Garantías, Transferencias, Cheques, Informe de Ingresos Estados de Cuentas Bancarias, Copias de libros bancarios. E6. Conciliación de Bien E7. Interfaz Contabilidad Infracciones E8. Contingencias y Provisiones E9. Oficio principio de negocio en marcha. E10. Listado de Cartas de Crédito E11. Mobiliario, Materiales y Equipo E12. Personal Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Principios de Contabilidad Generalmente aceptados para el Sector Publico, Normativa de la Contabilidad Nacional y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico NICSP, Informes sobre recomendaciones de Auditorías Internas como Externas. A2. Confeccionar y registrar los asientos contables según los documentos enviados por las diferentes Unidades y Departamentos del Cosevi. A3. Conciliar las diferentes cuentas bancarias y de caja chica, así como las cuentas de materiales y suministros. A4. Confeccionar los auxiliares contables según la cuenta contable. A5. Ejecutar el cierre contable en el Sistema de Información Administrativa Financiera. A6. Elaborar los estados financieros, notas explicativas, analisis financieros y auxiliares A7. Aprobar y comunicar los Estados Financieros. S1. Informe Financiero, con los cuatro Estados Financieros principales, notas y auxiliares U2. Usuarios Externos: Dirección General de la Contabilidad Nacional del Ministerio de Hacienda y la Autoridad Presupuestaria U3. Público en General. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 114 de 266

118 Código Versión: Fecha vigencia: Elaboración de los Estados Tipo Proceso: Financieros del Consejo de Seguridad Proceso: /12/2015 Vial CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de aprobación de Estados Financieros (Número de Estados Financieros aprobados a través del tiempo / Total de Estados Financieros del periodo) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros internos del Departamento y oficio de aprobación de la Dirección Financiera. Barras: Líneas: x Tablas de Excel Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaborador de Contabilidad Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Contabilidad Comunicación a interesados: Dirección Financiera 100% de Estados Financieros aprobados. 115 de 266

119 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Registro y control de bienes muebles Tipo Proceso: Proceso: e inmuebles institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Registrar y controlar los bienes muebles e inmuebles institucionales, de acuerdo a la normativa vigente que rige en materia administrativa y legal, con el fin de salvaguardar los recursos del Estado. Encargado (a) de la Unidad de Administración de Bienes El proceso inicia con: recibir, verificar y registrar la información sobre los bienes adquiridos mediante los diferentes procesos de adquisición y finaliza con: elaborar informes para los diferentes Entes Reguladores en materia de Resguardo de bienes. Reglamento de Administración de Bienes, Reglamento de Activos Fijos del COSEVI, Ley de Administración Financiera, Ley General de Administración Publica, Directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y Contabilidad Nacional (CN) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Administración de Materiales P2. Departamento de Contabilidad P3. Funcionarios y jefaturas responsables de los bienes (COSEVI y Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial) P4. Cosevi E1. Boletas de Asignación de Activos de Primer Ingreso E2. Reportes de Saldos Contables E3. Entradas de Materiales, Vales de Caja Chica, Pagos por Servicio E4 Boletas de Asignación de Activos Trasladados E5. Oficios de traslado de bienes E6. Mobiliario, Materiales y Equipo E7. Recurso Humano A1. Recibir, Verificar y registrar la información sobre los bienes adquiridos mediante los diferentes procesos de adquisición. A2. Verificar y Conciliar la información Administrativo- Contable de los activos, por medio de documentación adjunta. (Aplica solo para la información A3. Recopilar, analizar y registrar la Información presupuestaria y datos de factura, garantía proveedor, entre otros (auxiliar de Entrada de Materiales) (Aplica solo para la información de primer ingreso). A4. Registrar o actualizar la información de los bienes inmuebles e inmuebles (sistema institucional y SIBINET) A5. Elaborar informes para los diferentes Entes Reguladores en materia de Resguardo de bienes. S1. Oficio Activos Agotados / Oficio de Reclasificación S2. Listado de Bienes por Funcionario S3. Informes de Bienes U1. Departamento de Contabilidad U2. Funcionarios Responsables o jefaturas (COSEVI y Direcciones Generales de Ingeniería de Tránsito, Policía de Tránsito y Educación Vial) U3. Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa U4. Contabilidad Nacional U5. Dirección Ejecutiva, Dirección Financiera y Contabilidad Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 116 de 266

120 Versión: Fecha vigencia: Registro y control de bienes muebles Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 e inmuebles institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de bienes adquiridos registrados (Cantidad de bienes registrados / Total de bienes adquiridos) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios de la Unidad Barras: Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de Unidad de Administración de Bienes Análisis y uso: Jefatura Unidad de Administración de Bienes Comunicación a interesados: Jefatura Unidad de Administración de Bienes 100% de bienes adquiridos registrados 117 de 266

121 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Inventario de los bienes muebles Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 e inmuebles institucionales CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Realizar el inventario de los bienes muebles e inmuebles institucionales, con el fin de verificar la existencia y destino de los recursos del Estado Encargado (a) de la Unidad de Administración de Bienes El proceso inicia con: planificar la ejecución de los inventarios y finaliza con: preparar informe final de los resultados del inventario de bienes muebles e inmuebles. Reglamento de Administración de Bienes, Reglamento de Activos Fijos del COSEVI, Ley de Administración Financiera, Ley General de Administración Publica, Directrices de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y Contabilidad Nacional (CN) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Administración de Bienes E1. Registros de la Base de Datos activos (inventario inicial) A1. Planificar la ejecución del inventario. A2. Realizar el inventario físico de los bienes U1. Cronograma con responsables y lugares donde realizar dicho inventario U1. Departamento de Contabilidad A3. Actualizar, Analizar y verificar los resultados del inventario en los diferentes sistemas (Sistemas institucionales y SIBINET) S2. Reporte de Inventario U2. Responsable del bien y/o jefatura inmediata P2. Responsable del bien P3. Cosevi E2. Bienes mueble e inmuebles físicos o certificación de bienes E3. Mobiliario, Materiales y Equipo E4. Recurso Humano A4. Preparar informe final de los resultados del inventario de bienes muebles e inmuebles. S3. Oficios para la presentación o justificación de los bienes faltantes S4. Oficios de solicitud de apertura de procedimientos administrativos S5. Informe Anual de Inventario U3. Relaciones Laborales MOPT U5. Ministerio de Hacienda Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 118 de 266

122 Versión: Fecha vigencia: Inventario de los bienes muebles Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 e inmuebles institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de bienes verificados en el inventario (Cantidad de bienes verificados en el inventario / Total de bienes registrados en inventario) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Datos Unidad de Administración de Bienes Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): tablas Generación: Funcionarios de Unidad de Administración de Bienes Análisis y uso: Jefatura Unidad de Administración de Bienes Comunicación a interesados: Jefatura Unidad de Administración de Bienes > 85% de bienes verificados en el inventario 119 de 266

123 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Autorización del pago de bienes y Tipo Proceso: servicios contratados por el Proceso: /12/2015 COSEVI CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Autorizar el pago de bienes y servicios contratados a diferentes proveedores del Consejo de Seguridad Vial, a través de la Tesorería Nacional, con el fin de registrar correctamente los Egresos Institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Revisar el antecedente documental de los trámites de pago de bienes y servicios, en todos sus requisitos y finaliza con: Preparar el informe final de egresos institucionales. Ley General de Contratación Administrativa Nº7494, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131, Ley de Administración Vial Nº6324 y Directrices de Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Departamento de Presupuesto. E1. Solicitud de pago avalada presupuestariament e. A1. Revisar el antecedente documental de los trámites de pago de bienes y servicios, en todos sus requisitos. A2. Registrar en el Módulo de Pago a Proveedores, cada uno de los trámites de pago recibidos del Departamento de Presupuesto y Generar el archivo del documento físico correspondiente S1. Archivo digital para pago de proveedores U1.Tesorería Nacional E2. Mobiliario, Materiales y Equipo A3. Registrar, Validar y Remitir digitalmente el archivo de pago, a través del Módulo de Tesoro Digital de la Tesorería Nacional, para su aplicación. S2. Documentos físicos de pago a Proveedores. U2. Departamento de Contabilidad. P2. Cosevi E3. Personal. A4. Verificar la aplicación del pago y registrar a nivel de hojas enlazadas en Excel, cada uno de los pagos de bienes y servicios, por subpartida presupuestaria. A5. Preparar el informe final de egresos institucionales S3. Informe de control de egresos institucionales. U3. Departamento de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 120 de 266

124 Código Versión: Fecha vigencia: Autorización del pago de bienes y Tipo Proceso: servicios contratados por el Proceso: /12/2015 COSEVI CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de pagos a proveedores Autorizados (Monto de pagos Autorizados a proveedores / Monto total proyectado) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros propios del Departamento Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaborador encargado del registro de egresos Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería. > 90% de los pagos a proveedores autorizados 121 de 266

125 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Registro de los Ingresos Tipo Proceso: Proceso: institucionales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: P2. Cosevi E2 Montos depositados por los Entes Recaudadores E3 Reporte de Archivo de pagos del sistema de Conectividad de los entes recaudadores E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Personal. Registrar correctamente los Ingresos Institucionales de acuerdo a sus conceptos, con el fin llevar un adecuado control de los recursos Institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Conciliar el monto depositado por los entes recaudadores en las cuentas autorizadas por COSEVI, con los archivos de pago del Módulo de Conectividad, emitidos por estos entes y finaliza con: Elaborar el Informe de control de ingresos institucionales Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Nº9078, Fundamento Normativo: Ley de Administración Vial Nº6324 y Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Movimientos de A1. Conciliar el monto depositado la cuenta por los entes recaudadores en las recaudadora, por U1. Dirección cuentas autorizadas por COSEVI, los depósitos Financiera con los archivos de pago del correspondientes a Módulo de Conectividad, emitidos los derechos de por estos entes Licencia de conducir, Pruebas U2. Prácticas y Cursos Departamento de Teóricos o Presupuesto cancelación de P1. Bancos y Entidades Privadas que suscriben convenio de recaudación con el COSEVI (Aseconsevi, Banco Costa Rica, Banco Nacional de Costa Rica, Banco Crédito Agrícola de Cartago, Davivienda) A2. Realizar el registro de cada uno de los conceptos de ingresos, en la hoja de trabajo y preparar el desglose de los Ingresos por cuenta bancaria recaudadora. A3. Elaborar el Informe de control de ingresos institucionales, incorporando la información generada por cada desglose según las cuentas bancarias recaudadoras. S1. Informe de control de Ingresos institucionales. U3. Departamento de Contabilidad U4. Área de Análisis Financiero- Dirección Financiera. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 122 de 266

126 Código Versión: Fecha vigencia: Registro de los Ingresos Tipo Proceso: Proceso: institucionales /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Conciliación de ingresos institucionales concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Monto de ingresos institucionales registrados - Monto Ingresos emitidos por los Entes recaudadores Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Registros del Departamento y movimientos de cuentas Bancarias Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaborador encargado del registro de Ingresos Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería. Cero 123 de 266

127 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Ejecución y seguimiento de informes Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 de la Dirección Logística. CSV Objetivo general del proceso: Ejecutar y gestionar el seguimiento de los informes de la Dirección de Logística, con el fin de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales asignados. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Directora de la Dirección de Logística. El proceso inicia con: Coordinar la recepción (por parte del personal asistente) de los insumos necesarios a los diferentes Jefes y profesionales de los Departamentos de la Dirección de Logística, para elaborar los informes propios del área y finaliza con: Gestionar el seguimiento (por parte de la Dirección de Logística), del plan de acción en el plazo establecido. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Operativo Institucional año 2015, Plan Estratégico Nacional de Seguridad Vial y Decretos, Reglamentos y Directrices en materia de Planificación y de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Departamentos de la Dirección de Logística. A1. Coordinar la recepción (por parte del personal asistente) de los insumos necesarios a los diferentes Jefes y profesionales de los Departamentos de la Dirección de Logística, para elaborar los informes propios del área. S1. Informe técnico realizado por el personal asistente. U1. Dirección de Logística. P2. COSEVI E1. Insumos de Información. E2. Personal asistente. E3. Mobiliario, equipo y materiales. A2. Realizar el informe (por parte del personal asistente), con las correspondientes conclusiones y recomendaciones y trasladarlo a la Directora de Logística. A3. Analizar y remitir informe (por parte de la Directora) a los jefes de los Departamentos, para que realicen los planes de acción correspondientes. A4. Gestionar el seguimiento (por parte de la Dirección de Logística), del plan de acción en el plazo establecido. S2. Oficio de remisión del informe técnico. S3. Documento con el plan de las acciones de los Departamentos de la Dirección de Logística. S4. Informe de cumplimiento del Plan Operativo Institucional, de la Dirección de Logística. U2. Departamentos de Logística. U3. Dirección Ejecutiva. U4. Comisión Plan Operativo de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios Requisitos y 124 de 266

128 Versión: Fecha vigencia: Ejecución y seguimiento de informes Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 de la Dirección Logística. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de informes generados de la Dirección de Logística. (Número de informes generados de la Dirección de Logística / Total de informes presupuestados) x 100. (según Plan Operativo Institucional) Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: X Año: Bimestre: Registros propios del área, Plan Operativo Institucional. Radial: Barras: X Circular: Líneas: X X Cuadros e Imágenes. Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Asistentes de la Dirección de Logística. Análisis y uso: Directora de Logística. Comunicación a interesados: Directora de Logística. 100% al finalizar el periodo Anual. 125 de 266

129 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Análisis, ejecución y seguimiento de Código Versión: Fecha vigencia: directrices y lineamientos relativos a Tipo Proceso: Proceso: todas las áreas de la Dirección de /12/2015 Logística. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Analizar, ejecutar y dar seguimiento a directrices y lineamientos propios de todas las áreas de Dirección de Logística, con la finalidad de hacer un uso eficiente de los recursos institucionales asignados. Directora de la Dirección de Logística. El proceso inicia con: Recopilar los requerimientos de la administración superior en cuanto a: Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones según informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o la solicitud de diseño de directrices y lineamientos propios del área y finaliza con: Gestionar el seguimiento de las directrices y lineamientos emitidos, con el fin de lograr una adecuada implementación de los mismos. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Plan Fundamento Normativo: Operativo Institucional año 2015, Plan Estratégico Nacional de Seguridad Vial y Decretos, Reglamentos y Directrices en materia de Planificación y de Presupuesto. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Junta Directiva y Dirección Ejecutiva. P2. COSEVI. P3. Auditoria Interna E1. Acuerdos de Junta Directiva. E2. Insumos de Información, tales como: instrucciones, directrices y lineamientos. E3. Personal asistente. E4. Mobiliario, equipo y suministros. E5. Informe de Auditoria. P4. Otros entes externos (MOPT y sus órganos escritos, Secretaria E6. Insumos de Técnica de la Autoridad información. Presuestaria, Poder Judicial, Municipalidades, MIDEPLAN entre otros.) A1. Recopilar los requerimientos de la administración superior en cuanto a: Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones según informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o la solicitud de diseño de directrices y lineamientos propios del área. A2. Analizar, investigar y diseñar las directrices y lineamientos propios del área (En caso que aplique). A3. Ejecutar a través de una adecuada coordinación, los Acuerdos de Junta Directiva, instrucciones de Dirección Ejecutiva, recomendaciones de informes de Auditoría Interna u otros entes externos, o directrices y lineamientos propios del área, mediante reuniones, visitas de campo, documentos u oficios con los interesados. A4. Gestionar el seguimiento de las directrices y lineamientos emitidos, con el fin de lograr una adecuada implementación de los mismos. S1. Documento de las directrices y lineamientos emitidos. S2. Actas, minutas de reuniones o planes de acción, atinentes al tema. U1. Departamentos de la Dirección de Logística. U2. Dirección Ejecutiva. U3. Auditoria Interna. U4. Otros Entes externos (MOPT y sus órganos escritos, Secretaria Técnica de la Autoridad Presupuestaria, Poder Judicial, Municipalidades, MIDEPLAN entre otros). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 126 de 266

130 Análisis, ejecución y seguimiento de Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: directrices y lineamientos relativos a Proceso: todas las áreas de la Dirección de /12/2015 CSV Logística. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de acciones emitidas (acuerdos, directrices, lineamientos, entre otros) por la Dirección de Logística. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Número de acciones cumplidas / Total de acciones emitidas por la Dirección de Logística. Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: x Año: Bimestre: Registros propios del área. Barras: Circular: x Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a 80%. Generación: Asistentes y secretaria de la Dirección. Análisis y uso: Directora de Logística. Comunicación a interesados: Directora de Logística. 127 de 266

131 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Gestión de la recepción, verificación y traslado Versión: Fecha vigencia: de las impugnaciones de las boletas de Código Proceso: Tipo Proceso: citación por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial /12/2015 N 9078, en la Unidad de Plataforma de Servicio CSV de San José Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Gestionar las actividades de recepción, verificación y traslado de las impugnaciones de las boletas de citación por infracciones a la Ley de Tránsito N 9078, presentadas por los usuarios, a la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José, con el fin de que se emita una resolución administrativa Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. El proceso inicia con: recibir los documentos de la impugnación presentados por el usuario y verificar si cumplen con los requisitos establecidos y finaliza con: elaborar un reporte de las impugnaciones recibidas con número de expediente asignado para trasladarlas a la Unidad de Impugnaciones de San José. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, acuerdos tomados por la Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario en conjunto con las Unidades de Impugnaciones de Boletas de Citación. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Documento de A1. Recibir los documentos de la impugnación E1. Documentos impugnación con P1. Usuario presentados por el usuario y verificar si cumplen U1. Usuario de la número de Externo. con los requisitos establecidos. Externo. Impugnación. expediente asignado y sello P2. Consejo de Seguridad Vial. E2. Mobiliario, Materiales y Equipo. E3. Sistemas Tecnológicos de Información. E4. Funcionarios de la Unidad de Plataforma de Servicios. A2. Comunicar e indicar a los usuarios en caso de que haga falta uno o más requisitos. A3. Ingresar la impugnación presentada al Sistema Informático de Impugnaciones. A4. Elaborar un reporte de las impugnaciones recibidas con número de expediente asignado, para trasladarlas a la Unidad de Impugnaciones de San José. S2. Documento de impugnación con número de expediente asignado y con indicación de la Unidad de Impugnaciones correspondiente. S3. Reporte de impugnaciones recibidas, con número de expediente U2. Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 128 de 266

132 Gestión de la recepción, verificación y traslado Versión: Fecha vigencia: de las impugnaciones de las boletas de Código Proceso: Tipo Proceso: citación por infracciones a la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial /12/2015 N 9078, en la Unidad de Plataforma de Servicio de San José CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de impugnaciones trasladas con número de expediente asignado, a la Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José. (Cantidad de Impugnaciones trasladadas con número de expediente asignado / Cantidad de Impugnaciones Recibidas en la Plataforma de Servicio) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cada dos semanas Reporte del funcionario de la Unidad de Plataforma de Servicio y Reporte del Sistema Informático de Impugnaciones. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionario de la Plataforma de Servicio. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. > 90% de impugnaciones trasladas a la Unidad de Impugnaciones de San José, con número de expediente asignado 129 de 266

133 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Verificación de requisitos y confección de las Versión: Fecha vigencia: órdenes de devolución de placas detenidas por Código Proceso: Tipo Proceso: infracciones a Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, en /12/2015 la Unidad de Plataforma de Servicio de San CSV José. Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Verificar los requisitos y confeccionar las órdenes de devolución de placas detenidas por infracciones a la Ley de Tránsito N 9078 en la Unidad de Plataforma de Servicio de San José, con el fin de realizar la entrega de las mismas a los propietarios registrales o sus mandatarios. Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. El proceso inicia con: verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos establecidos y finaliza con: realizar la entrega de la (s) placa (s) al usuario. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, sus reglamentos y decretos, acuerdos y directrices dadas por la Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario en conjunto con las Unidades de Impugnaciones de Boletas de Citación y la Unidad de Placas Detenidas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo. P2. Consejo de Seguridad Vial. E1. Requisitos establecidos. E2. Mobiliario, equipo y materiales. E3. Sistemas Tecnológicos de Información. E4. Funcionarios de la Unidad de Plataforma de Servicios. A1. Verificar que los documentos aportados por el usuario cumplan con los requisitos A2. Comunicar e indicar al usuario en caso de que no cumpla con uno o más requisitos. Esto corresponde más a una tarea que a una actividad, se puede ver como parte del procedimiento, en la verificación de los requisitos A3. Consultar en los sistemas de información y páginas web, el cumplimiento de los parámetros establecidos. A4. Confeccionar la orden de devolución de la placa detenida, a través del Sistema Informático de Devolución de Placas. A5. Gestionar la emisión de la orden de devolución de placa detenidas, con la Unidad de Impugnaciones de San José. S1. Ordenes de devolución de placa detenida, emitidas desde el Sistema Informático de Devoluciones de Placas y archivadas por consecutivo en cajas. S2. Documento de entrega emitido desde el Sistema Integrado de Infracciones. U1. Unidad de Impugnaciones de Boletas de Citación. U2. Unidad de Placas Detenidas. P3. Entes externos: Registro Nacional, Colegio de Abogados, Dirección E5. Insumos de Nacional de información. Notariado, Instituto Nacional de Seguros, Revisión Técnica de Vehículos. A6. Gestionar la entrega de la placa detenida con la Unidad de Placas Detenidas. A7. Realizar la entrega de la (s) placa (s) al usuario. A8. Archivar las órdenes de devolución de placas detenidas emitidas. (si el archivo corresponde únicamente a guardar el documento, es una tarea, que se puede englobar como parte del procedimiento de entrega u otra actividad previa S3. La (s) placa (s) metálica (s) o bien el documento de certificación de placa destruida dirigido al Registro Nacional. U3. Usuario Externo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 130 de 266

134 Nombre del Proceso: Verificación de requisitos Versión: Fecha vigencia: y confección de las órdenes de devolución de Código Proceso: Tipo Proceso: placas detenidas por infracciones a Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y /12/2015 Seguridad Vial N 9078 en la Unidad de CSV Plataforma de Servicio de San José. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Diferencial de entrega de placas detenidas vs. órdenes de devolución emitidas Cantidad de placas detenidas entregadas - Cantidad de órdenes de devolución de placas emitidas Hora: Trimestre: Día: x Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Reporte del Sistema Integrado de Infracciones, Reporte del Sistema Informático de Devoluciones de Placas y Órdenes de devolución emitidas (documentos físicos) Barras: Líneas: x Tablas Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionario de la Plataforma de Servicio. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Plataforma de Servicio. Cero 131 de 266

135 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Recolección y descarga de los datos levantados por los Tipo Proceso: oficiales de tránsito de Delegación Central y Corredor 5 Proceso: /12/2015 (Zurquí), UCR y Municipalidades. CSV Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Ley de Tránsito No. 9078, Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios U1. Departamento E1. Boletas de de Servicio al Citación Multa Fija Usuario P1. Dirección General de Policía de Tránsito Y Universidad de Costa Rica Dueño del proceso: Alcance del proceso: P2. Municipalidade s y Universidad de Costa Rica P3. Cosevi E2. Boletas de Citación por Colisiones. E.3 Partes Oficiales de Tránsito. E.4. Planos o Croquis sobre accidentes E.5. Placas metálicas de vehículos. E6. Notas aclaratorias de los oficiales de tránsito, licencias retenidas y otros documentos. E7. Infraestructura E8. Boletas de Citación Multa Fija E9. Notas aclaratorias de los oficiales de tránsito, licencias retenidas y otros documentos. E10. Mobiliario, Materiales y Equipo E11. Herramientas tecnológicas E12. Recurso Humano Recolectar información física o digital, confeccionada por la Policía de Tránsito, UCR o Municipalidades, con el fin de actualizar la Base de Datos del Sistema Integrado de Infracciones y el Sistema de Reportes de Boletas Digitales Coordinador de la Oficina de Recepción de Documentos. El proceso inicia con: Revisar y verificar de parte de las autoridades de tránsito de la Delegación de Tránsito de San José (subdelegaciones y destacados), del Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades, las boletas de citación, y la documentación relacionada, tanto de multa fija como por colisión y finaliza con: generar reportes diarios sobre toda la documentación recibida, para ser enviada a la Oficina Central de la Unidad y solicitar el correspondiente recibido al funcionario responsable, posteriormente realizar el traslado para su debido procesamiento, según lo indicado en los puntos anteriores A1. Revisar y verificar de parte de las autoridades de tránsito de la Delegación de Tránsito de San José (subdelegaciones y destacados), del Corredor 5 (Zurquí), UCR y Municipalidades, las boletas de citación, y la documentación relacionada, tanto de multa fija como por colisión. A2. Ingresar las boletas de citación manuales y placas, en el sistema Integrado de Infracciones. A3. Descargar la información de los equipos móviles, al Sistema de Reportes de Boletas digitales. A4. Revisar y autorizar el reporte generado por el Sistema Integrado de Infracciones y el reporte que corresponde al comprobante de descarga. A5. Actualizar la tabla de vehículos y conductores en el Sistema Integrado de Infracciones, cuando así se requiere, recurriendo a la consulta en la página del Registro de la Propiedad y Tribunal Supremo de Elecciones. A6. Incluir en el sistema Integrado de Infracciones la boletas de citación de multa fija que tienen placa(s), vehículo o licencia detenida y generar la correspondiente lista o reporte. A7. Generar reportes diarios sobre toda la documentación recibida y realizar el traslado de la misma. S1. Sistema Integrado de Infracciones actualizado en relación al recibido de la información. S2. Sistema de Reportes de Boletas Digitales. U2. Usuario Externo U3. Proceso de digitación de la Unidad de Registro de multas y accidentes U4. Poder Judicial U5. Proceso de Trámite de Accidentes de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes S3. U6. Proceso de Documentación Control interno de debidamente la Unidad de recibida con el registro de multas y correspondient accidentes e listado. U7.Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 132 de 266

136 Código Versión: Fecha vigencia: Recolección y descarga de los datos levantados por los Tipo Proceso: oficiales de tránsito de Delegación Central y Corredor 5 Proceso: /12/2015 (Zurquí), UCR y Municipalidades. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Tiempo de entrega de las Boletas de citación Fecha de recepción de las boletas de citación - Fecha de Confección de las boletas de citación = Días de duración en la entrega de la boleta de citación Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Bisemanal Sistema Integrado de Infracciones y Sistema de Reportes de Boletas Digitadas Barras: Líneas: x Cuadro comparativo de datos Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del Proceso de Control del área. Análisis y uso: Jefe de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Servicio al usuario < 3 días hábiles después de confeccionada la boleta de citación 133 de 266

137 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Migración, análisis y actualización de la informacion de las boletas confeccionadas en los Equipos Código Proceso: Tipo Proceso: Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes /12/2015 para Boletas Digitales. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Migrar, analizar y actualizar la información de las boletas confeccionadas en los Equipos Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes para Boletas Digitales, con el fin que la información se traslade correctamente al Sistema Integrado de Infracciones. Encargado de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes El proceso inicia con: realizar la migración desde el Sistema de Reportes para Boletas Digitales al Sistema Integrado de Infracciones, por medio de la aplicación Pase HH, y generar el archivo que muestra las boletas de citación sin actualizar y finaliza con: Preparar informe de labores. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito No. 9078, Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Registro de Multas y Accidentes P2. Dirección General de Policía de Tránsito E1. Sistema de Reportes de Boletas Digitales, con la nueva información descargada. E2. Mobiliario, Materiales y Equipo A1. Realizar la migración desde el Sistema de Reportes para Boletas Digitales, al Sistema Integrado de Infracciones y generar el archivo que muestra las boletas de citación sin actualizar. A2 Analizar el archivo con las boletas de citación sin actualizar, a fin de determinar el tipo de tratamiento a realizar. A3. Actualizar o rectificar las boletas de citación del archivo, de acuerdo al tipo de tratamiento determinado a través del análisis, de forma que las mismas pasen al Sistema Integrado de Infracciones sin inconvenientes. U1. Departamento de Servicio al Usuario S1. Sistema Integrado de Infracciones U2. Usuarios actualizado en Externos relación a las boletas provenientes del Sistema de Reportes de Boletas Digitales U3. Poder Judicial P3. Cosevi E3. Recurso Humano E4. Sistemas tecnológicos. A5. Preparar informe de labores. S.2 Informe de Labores U4. Proceso de Control interno de la Unidad de registro de multas y accidentes U5. Dirección General de Policía de Tránsito, Municipalidades, Universidad de Costa Rica Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 134 de 266

138 Versión: Fecha vigencia: Migración, análisis y actualización de la informacion de las boletas confeccionadas en los Equipos Código Proceso: Tipo Proceso: Móviles, descargadas en el Sistema de Reportes /12/2015 para Boletas Digitales. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de boletas de citación rectificadas en el Sistema (Cantidad de boletas de citación rectificadas / Total de boletas por rectificar y actualizar) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Sistema Integrado de Infracciones Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Cuadro comparativo de datos Generación: Funcionario encargado de la actualización y rectificación de los registros. Análisis y uso: Jefatura de la Unidad de Registro de Multas y Accidentes Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario < 13% de rectificaciones a realizar 135 de 266

139 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Archivo de las boletas de citación Tipo Proceso: vigencia: Proceso: manuales /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Archivar las boletas de citación manuales, trasladadas por la unidad de Registro de Multas y Accidentes, con la finalidad de realizar la custodia de las mismas Jefe del Departamento de Servicio al Usuario El proceso inicia con: recibir y verificar las boletas de citación manuales, trasladadas por la Unidad de Registro de Multas y Accidentes y finaliza con: archivar las boletas de citación en las cajas correspondientes, según su número de serie Fundamento Normativo: Ley del Archivo Nacional, Ley y Normas de Control Interno y Ley de Transito Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad de Registro de Multas y Accidentes. P2. Cosevi. E1. Boleta de citacion manuales. E2. Funcionarios de la Unidad de Archivo E3. Mobiliario, Materiales y Equipo. A1. Recibir y verificar las boletas de citación manual, trasladadas por la Unidad de Registro de Multas y Accidentes. A2. Clasificar las boletas de citación de acuerdo a su serie y número. A3. Archivar las boletas de citación en las cajas correspondientes, según su número de serie. S1. Documento de recibido de las boletas de citación S2. Boletas archivadas en sus respectivas cajas. U1. Usuario Interno: Unidad de Registro de Multas y Accidentes, Unidad de Impugnaciones, Unidad de Plataforma de Servicios, Asesoría Legal, Dirección de Proyectos, Unidad de Placas y Vehículos Detenidas U2. Usuario Externo: Organismo de Investigación Judicial (OIJ), Juzgados de tránsito, Dirección General de Policía de Tránsito Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 136 de 266

140 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Archivo de las boletas de citación Tipo Proceso: /12/2015 manuales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de boletas archivadas en sus respectivas cajas (Total boletas archivadas/ Total de boletas recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros del área Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Generación: Funcionario de la Unidad de Archivo Análisis y uso: Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Definición del umbral (meta): 100% de las boletas que ingresan diariamente 137 de 266

141 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 vehículos detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. CSV Objetivo general del proceso: Emitir las órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por infracciones a la Ley de Tránsito, por parte de la oficina de Impugnaciones de San José, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente Dueño del proceso: Alcance del proceso: Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de Boletas de Citación de San José. El proceso inicia con: Revisar y verificar la información de la solicitud presentada por el usuario externo, en la Plataforma de Servicio y finaliza con: Preparar el reporte de las órdenes emitidas. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Notarial, Código Civil, Código Procesal Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Resoluciones de la Sala Constitucional, Resoluciones del Tribunal Contencioso Administrativo, Reglamento MOPT, Directrices y Circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Insumos de información. A1. Revisar y verificar la información de la solicitud presentada por el usuario externo enla Plataforma de Servicio. P1. Plataforma de Servicio P2. Cosevi E2. Documentos atinentes al trámite (Borrador de orden de entrega y documento de verificación de requisitos). E3.Personal de la Unidad de Impugnaciones. E4. Mobiliario, Materiales y Equipos E5. Sistemas informáticos. A3. Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley de Tránsito. A4. Emitir y autorizar la orden de entrega final para la devolución. A5. Preparar el reporte de las órdenes emitidas. S1. Documento de Orden de Entrega emitida. S2. Reporte de órdenes emitidas. U1.Plataforma de Servicio. U2. Jefe del Departamento de Servicio al Usuario. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 138 de 266

142 Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la Código Proceso: Tipo Proceso: devolución de placas, licencias y /12/2015 vehículos detenidos por parte de la oficina de Impugnaciones de San José. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Porcentaje de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. (Cantidad de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos / Cantidad de órdenes solicitadas) x 100. Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Sistema de Control de Vehículos Detenidos Barras: Líneas: Reporte Informático del Sistema Generación: Personal de la Unidad de Plataforma de Servicio. Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de San José. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 100% de las órdenes de entrega emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. 139 de 266

143 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha Resolución de los Recursos de Código vigencia: impugnación presentados ante la oficina de Proceso: Tipo Proceso: Impugnaciones de San José contra las /12/2015 boletas de citación por multa fija. CSV Objetivo general del proceso: Resolver los recursos de impugnación presentados ante la oficina de Impugnaciones de San José contra las boletas de citación por multa fija, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Coordinador(a) de la Oficina de Impugnaciones de San José. El proceso inicia con: Recibir y verificar el Recurso de impugnación para confeccionar el expediente administrativo y finaliza con: Preparar el Informe de labores de resolución. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Procesal Contencioso Administrativo, Código Procesal Penal en lo conducente a materia de contravenciones, Jurisprudencia de la Sala Constitucional, Jurisprudencia del Tribunal de Casación de lo Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Reglamentos a la Ley de Tránsito, directrices y circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Plataforma de Servicio P3. Sala Constitucional. Procuraduría General de la República, Asesoría Legal del Cosevi. P2. Cosevi E1. Insumos de información. E2. Recurso de Impugnación ingresado en el Sistema de Impugnaciones. E6. Criterios jurídicos, directrices, circulares y resoluciones. E3.Personal de la Unidad de Impugnaciones. E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Sistemas informáticos. A1. Recibir y verificar el Recurso de impugnación, para confeccionar el expediente administrativo. A2. Tramitar y asignar el recurso de impugnación. A 3. Analizar y resolver el recurso de impugnación. A4. Notificar la resolución final a las partes y comunicar a los interesados. A5. Preparar el Informe de labores. S1. Resolución final del Recurso de Impugnación. S2. Oficio de solicitud de modificación de sanción en el Sistema de Infracciones. S2. Informe de Labores. U1. Usuario Externo U2. Unidad de Registro de Multas y Accidentes. U3. Jefatura del Departamento de Servicio. U4. Comisión Institucional de Teletrabajo. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 140 de 266

144 Fecha Versión: Resolución de los Recursos de Código Tipo Proceso: vigencia: impugnación presentados ante la oficina de Proceso: Impugnaciones de San José contra las /12/2015 CSV boletas de citación por multa fija. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Forma concepto de cálculo a valorar del ) indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Resolución de boleas de citación en Teletrabajo y Oficina Número de boletas resueltas por día Hora: Trimestre: Día: x Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y del Sistema de Impugnaciones. Barras: Líneas: x Informe tabular Generación: Abogados(as) de la oficina de Impugnaciones de San José. Responsables del indicador: Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de Impugnaciones de San José. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 1. > 11 Boletas resueltas con audiencia Teletrabajo: 2. > 13 Boletas resueltas sin audiencia Definición del umbral ( meta ): 3. > 8 Boletas resueltas con audiencia Oficina: 4. > 10 Boletas resueltas sin audiencia 141 de 266

145 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Ingreso, custodia y salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 de Placas y Vehículos Detenidos CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Ingresar, custodiar y realizar la salida de placas detenidas en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos, con el propósitos de cumplir con los indicado en la Ley de Tránsito y brindar al usuario un servicio eficiente y eficaz Jefe de la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos El proceso inicia con: Recibir y verificar los documentos y las placas detenidas, presentados por el Policía de Tránsito y finaliza con: Preparar informes de gestión Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial (N 9078), Ley General de la Administración Pública, Ley de Control Interno (N 8292), Manual de Procedimiento de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos y sus Regionales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Documentos de retiro de A1. Recibir y verificar los documentos y S1. Placa placas de las placas detenidas, presentados por el Detenida matrícula (lista o Policía de Tránsito/Municipal/UCR P1. Policía de Tránsito/Municipal /UCR P2. Unidad de Impugnación de Boletas de Citación/Juzgado E2. Placas Detenidas E3. Orden de entrega A2. Ingresar las placas detenidas en el "Libro de Entrada de Placas Detenidas" y el Sistema de Infracciones (módulo placas) S2. Oficio de placa destruida/duplicad a/encontrada U1. Usuario externo / Plataforma de Servicios U2. OIJ P3. Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos P4. Registro Nacional, Asesoría Legal P5. Dirección Ejecutiva P6. OIJ P7. Ministerio Público P6. Auditoría Interna E4. Oficio de solicitud de placas para su desinscripción E5. Lineamientos Legales E6. Directrices de plazos de vencimiento de custodia E7. Acta de secuestro de placas detenidas E8. Lineamientos legales E9. Placas en proceso de investigación para su custodia E10. Informes con recomendaciones del área A3. Preparar, almacenar y custodiar las placas detenidas A4. Realizar la salida de las placas detenidas, que se encuentra en custodia de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos (por orden de entrega, oficios de solicitud de placas de desinscripción o acta de secuestro de placa detenida) A5. Preparar informes de gestión S3. Certificación de placas entregadas a Registro Nacional (para desecho) S4. Placa para desecho por vencimiento de custodia S5. Informes de gestión U3. Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos U4. Registro Nacional U5. Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 142 de 266

146 Versión: Fecha vigencia: Ingreso, custodia y salida de placas Código Proceso: Tipo Proceso: detenidas en la Unidad de Custodia /12/2015 de Placas y Vehículos Detenidos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de placas enviadas al Registro Nacional para su desecho (Cantidad de placas enviadas para desecho / Cantidad total de placas a desechar) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Informes y oficios de destrucción de placas de desecho Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado de la Custodia de placas de San José Análisis y uso: Encargado de la Custodia de placas San José Comunicación a interesados: Jefe de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos > 20% de placas enviadas al Registro Nacional para su desecho 143 de 266

147 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Ingreso, custodia y salida de Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: vehículos detenidas en la Unidad de Proceso: Custodia de Placas y Vehículos /12/2015 CSV Detenidos Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ingresar, custodiar y realizar la salida de los vehículos detenidos en la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos, con el propósitos de cumplir con los indicado en la Ley de Tránsito y brindar al usuario un servicio eficiente y eficaz Jefe de la Unidad de Custodia de Placas y Vehículos Detenidos El proceso inicia con: recibir y verificar los documentos y las vehículos detenidos, presentados por el Policía de Tránsito/Municipal y finaliza con: preparar informes de gestión Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial (N 9078), Ley Fundamento Normativo: General de la Administración Pública, Ley de Control Interno (N 8292), Manual de Procedimiento de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos y sus Regionales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Policía de Tránsito/Munici pal E1. Inventario del vehículo detenido E2. Vehículo detenido A1. Recibir y verificar los documentos y las vehículos detenidos, presentados por el Policía de Tránsito/Municipal S1. Vehículo Detenido U1. Usuario externo P2. Unidad de Impugnación de Boletas de Citación/Juzga dos/ministerio Público P4. Registro Nacional P6. OIJ E3. Orden de entrega de vehículo detenido E4. Sistemas de consulta sobre Información de las características del vehículo E5. Acta de secuestro de vehículos A2. Ingresar los vehículos detenidos y registrarlos en el "Libros de entrada de Vehículos, Motocicletas, Bicicletas u otros" y en el archivo digital A3. Almacenar y custodiar los vehículos detenidos A4. Realizar la salida de los vehículos detenidos, que se encuentra en custodia de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos A5. Preparar informes de gestión S2. Vehículo Detenido para donación S4. Informes de gestión U2. Ministerio Público y Poder Judicial U3. Unidad de Donación y Remate de Vehículos Detenidos U4. Jefe Depto. Servicio al Usuario / Directora Logística / Director Ejecutivo Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 144 de 266

148 Ingreso, custodia y salida de Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: vehículos detenidas en la Unidad de Proceso: Custodia de Placas y Vehículos /12/2015 Detenidos CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de vehículos entregados en los depósitos de vehículos detenidos (Cantidad de vehículos entregados / Cantidad de vehículos en custodia) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros de los depósitos de vehículos detenidos Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Enlace del Depósito de Vehículo Detenidos del Cosevi Análisis y uso: Enlace del Depósito de Vehículo Detenidos del Cosevi Comunicación a interesados: Jefe de la Unidad de Placas y Vehículos Detenidos > 5% de vehículos entregados en los depósitos de vehículos detenidos 145 de 266

149 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Donación de vehículos detenidos por Multa Tipo Proceso: Proceso: Fija según Ley de Tránsito /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Donar los vehículos detenidos por multa fija, conforme a la normativa vigente, con la finalidad de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales. Encargado del Área de Donación y Remate de vehículos Detenidos Inicia con: Alimentar una base de datos con información de los vehículos detenidos y finaliza con: Realizar los informes de gestión relativos a la donación de vehículos. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078, artículo 155. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1.Registros de A1.Alimentar una base de datos con toda la U1.Departamento información de los vehículos detenidos por Control de los de Servicio al depósito vehículos para Usuario donación P1.Unidad de Placas y vehículos detenidos) P2.Asesoría Legal P3.Departame nto de Proveeduría P4.Departame nto Servicios Generales P5.COSEVI E1.Listados de vehículos detenidos con almacenaje superior a tres meses E2.Documento de Levantamiento de gravámenes. E3.Documentos de Desinscripción de vehículos E3.Listado oficial de vehículos para donación, Publicados en Gaceta E4.Personal técnico para Inventario y Avalúo de vehículos E5.Mobiliario, Equipo y Suministros E6.Personal propio del área de Donación y Remate A2.Determinar mediante análisis registral, cuántos de los vehículos detenidos tienen gravámenes registrales que afecten su desinscripción y coordinar con la Asesoría Legal su respectivo levantamiento. A3.Coordinar con el Departamento Servicio al Usuario el listado de infracciones pendientes por vehículo detenidos y copia de la boleta de citación con la que se detuvo el vehículo. A4.Determinar cuántos de los vehículos enlistados tienen boletas impugnadas pendientes de resolución, en caso de existir, coordinar con las Unidades de Impugnaciones su resolución inmediata. A5.Realizar en los depósitos el inventario y avalúo de los vehículos sujetos a donación (Solo de los que no tienen gravámenes, ni boletas impugnadas pendientes de resolución) A6.Gestionar ante el Departamento de Servicio al Usuario, la emisión de certificaciones de entrega de placas, levantamiento de infracciones y certificación de no boletas impugnadas pendientes de resolución. A7. Confeccionar expediente final del vehículo a donar y Tramitar ante la Dirección Ejecutiva la desinscripción ante el Registro Nacional A8.Coordinar ante la Dirección Ejecutiva la firma y aprobación del acta de donación S2.Listado de vehículos con y sin gravámenes S3. Oficio para gestionar la resolución de las boletas impugnadas S4. Documento de Inventario y avalúo de los vehículos a donar S5. Oficio para gestionar la devolución de las placas, la eliminación de las infracciones y existencia de boletas impugnadas S6. Expediente completo de los vehículos a donar S7.Oficio con el listado de los vehículos a desinscribir S8. Acta de donación S9. Carta de compromiso firmada por el donatario U2.Asesoría Legal U3. Unidades de Impugnaciones U4. Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda U5. Unidad de Placas y Vehículos detenidos U6. Unidad de Plataforma de servicios U7.Dirección Ejecutiva U8.Usuario externo Donatario P6.Departame nto Servicio al Usuario E7. Listado de Infracciones pendientes por vehículo detenido E8. Copia de la boleta de citación del vehículo detenido A9.Gestionar firma de la carta de compromiso con el donatario y coordinar con las Áreas Administrativas del COSEVI, el desarme y la entrega de los vehículos donados A10. Realizar los informes de gestión relativos a la donación de vehículos. S10. Oficio de desarme y entrega de los vehículos donados. S11.Informes de gestión de las donaciones de vehículos que se han realizado. U9. Dirección de Logística U10. Departamento de Servicios Generales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuario 146 de 266

150 Código Versión: Fecha vigencia: Donación de vehículos detenidos por Multa Tipo Proceso: Proceso: Fija según Ley de Tránsito /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Total de vehículos donados Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Cantidad de vehículos donados a través del año Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X X Informe Tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista del Área de Donación y Remate Análisis y uso: Encargado del Área de Donación y Remate Comunicación a interesados: Encargado del Área de Donación y Remate Mayor o igual a 500 al finalizar el año correspondiente 147 de 266

151 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Remate de vehículos detenidos por Tipo Proceso: Proceso: Multa Fija según Ley de Tránsito /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Rematar los vehículos detenidos por multa fija, conforme a la normativa vigente, con la finalidad de lograr un mejor aprovechamiento de los recursos institucionales. Encargado del Área de Donación y Remate de vehículos Detenidos Inicia con: Alimentar una base de datos con toda la información de los vehículos detenidos por depósito y finaliza con: Realizar los informes de gestión relativos al remate de vehículos. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito 9078, artículo 155. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Unidad de Placas y vehículos detenidos) E1.Listados de vehículos detenidos con más de 3 meses A1.Alimentar una base de datos con toda la información de los vehículos detenidos por depósito A2.Realizar el avalúo e inventario para determinar cuáles vehículos se encuentran en buenas condiciones y aptos para circular S1.Registros de Control de los vehículos para remate U1.Departamento de Servicio al Usuario P2. Asesoría Legal P3.Departame nto Servicios Generales P4.COSEVI E2. Asesores Legales E3.Personal técnico para Inventario y Avalúo de vehículos E4.Mobiliario, Equipo y Suministros E5.Personal propio del área de Donación y Remate A3. Remitir los listados de los vehículos identificados como aptos para la circulación al Departamento de Proveeduría para que sean publicados en la Gaceta, en donde se otorgarán quince días hábiles para que los interesados hagan valer sus derechos. A4.Coordinar con Asesoría Legal el estudio registral de los vehículos a rematar, para que determine cuales tienen gravámenes prendarios, y que notifique a los acreedores con el fin de que hagan valer sus derechos en un plazo no mayor de quince días hábiles. A5. Confeccionar expediente final del vehículo a rematar (avalúo, listado de infracciones pendientes, boleta citación, fotografías, entre otros) A6. Coordinar (en caso de que proceda legalmente) con la Proveeduría Institucional, la publicación en la gaceta de los bienes a rematar, con la indicación de sus principales características y demás información que se estime pertinente S2. Listado de vehículos para remate S3.Estudio registral de vehículos para remate S4. Documento de Inventario y avalúo de los vehículos a rematar S5. Expediente completo de los vehículos a rematar S6.Publicación oficial en Gaceta de vehículos para remate U2. Depto. de Proveeduría U3. Unidad de Placas y Vehículos detenidos U4.Dirección Ejecutiva P5.Departame nto Servicio al Usuario E6. Listado de Infracciones pendientes por vehículo detenido E7. Copia de la boleta de citación del vehículo detenido A7.Coordinar con la Proveeduría Institucional, los detalles de traslado y entrega del vehículo a rematar con los respectivos interesados A8. Realizar los informes de gestión relativos al remate de vehículos. S7. Acta de entrega del vehículo rematado S8.Informes de gestión de los remates de vehículos que se han realizado. U5.Usuario externo Adjudicatario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 148 de 266

152 Versión: Fecha vigencia: Remate de vehículos detenidos por Código Multa Fija según Ley de Tránsito 9078 Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Total de vehículos rematados concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Cantidad de vehículos rematados a través del año Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros propios del área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X X Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista del Área de Donación y Remate Análisis y uso: Encargado del Área de Donación y Remate Comunicación a interesados: Encargado del Área de Donación y Remate Mayor o igual a 50 al finalizar el año correspondiente 149 de 266

153 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Gestión y fiscalización de la Código Versión: Fecha vigencia: administración de obras civiles en Tipo Proceso: Proceso: construcción, remodelación y/o /12/2015 mantenimiento. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No Ley Fundamento Normativo: General de Administración Publica No Ley de Control Interno No Y normativa a fin del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos de Costa Rica, y leyes a fines al tema. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi E1. Personal del área E2. Mobiliario, equipo y suministros E3. Sistema informático de Compras del Estado E4. Recursos financieros Gestionar y fiscalizar la administración de obras civiles, en construcción, remodelación y o mantenimiento, con el propósito de que la construcción, o mejoras a las instalaciones de la institución estén y se mantengan en buen estado. Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. Jefatura del Departamento de Servicios Generales El proceso inicia con: Determinar las especificaciones técnicas de la obra a construir, a remodelar y /o darle mantenimiento y finaliza con: Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. A1. Determinar las especificaciones técnicas de la obra a construir, a remodelar y /o darle mantenimiento A2. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, la solicitud de materiales (de la actividad anterior) con las firmas y contenido presupuestario respectivo. A3. Analizar y determinar mediante el estudio técnico, el proveedor que brindará el servicio. S1. Documento con las especificacion es técnicas requeridas S2. Formulario de solicitud de materiales S3. Documento con estudio técnico de selección de proveedor U1. Departamento de Proveeduría U2. Departamento de Presupuesto P2. Empresas contratadas E5. Servicios completos contratados (incluye personal, materiales, entre otros) A4. Fiscalizar las obras a realizar, sean estas por construcción/remodelación o mantenimiento. A5. Tramitar el pago de los servicios contratados (según conformidad de los resultados de la fiscalización) S4. Documento de fiscalización del servicio S5. Documento para trámite de pago del servicio contratado U3.Empresas contratadas U4 Dirección de Logística P3. Departamento de Proveeduría E6. Contrato de servicio A6. Revisar de forma programada las obras ya terminadas en cuanto a infraestructura, electricidad y otros aspectos atinentes. S6. Documento de Revisión de la obra terminada. U5 Departamento de Tesorería Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 150 de 266

154 Gestión y fiscalización de la Código Versión: Fecha vigencia: administración de obras civiles en Tipo Proceso: Proceso: construcción, remodelación y/o /12/2015 CSV mantenimiento. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de obligaciones y deberes contractuales de los servicios institucionales de obras en construcción/remodelación o mantenimiento Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de obligaciones y deberes contractuales cumplidos / Total de obligaciones y deberes estipulados en el contrato) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Contrato del servicio, Registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): 100% Generación: Ingenieros y técnicos del departamento Análisis y uso: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Comunicación a interesados: Jefe Departamento de Servicios Generales 151 de 266

155 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Recepción y custodia de documentos Tipo Proceso: Proceso: del archivo institucional /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Ley del Sistema Nacional de Archivos No. 7202, Reglamento y otras Fundamento Normativo: regulaciones conexas. Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No. 7494, Ley General de Administración Publica No.6227, Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1.Personal del área E2.Mobiliario, equipo y suministros E3 Infraestructura del archivo institucional E4 Sistema de Información para archivo institucional. P2. Todas las Áreas internas E5. Documentación de la institución a custodiar en el que utilicen el archivo. archivo. Recibir y custodiar los documentos de la institución, con el fin de cumplir con la Ley de Archivo en resguardar aquella documentación que es de carácter obligatorio. Encargado de la Unidad de Archivo Central Se inicia con: Capacitar o asesorar al personal de la institución en materia de entrega de documentos para archivo y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos. A1. Capacitar o asesorar al personal de la institución en materia de entrega de documentos para archivo. A2. Recibir y registrar la documentación que se destinará al archivo institucional A3. Clasificar y destruir la documentación que se destinará para su custodia. A4. Empacar y custodiar la documentación. A5. Elaborar los informes de gestión respectivos. S1. Documentos de capacitación en materia de archivo. S2. Registro de documentación recibida S3. Informes de gestión. U1 Todas las áreas internas que utilicen el archivo. U2 Jefatura del departamento de Servicios Generales. U3. Todas las áreas externas que soliciten documentos del archivo (OIJ, Contraloria, Mopt, y Archivo Nacional, entre otros ) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 152 de 266

156 Versión: Fecha vigencia: Recepción y custodia de documentos Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 del archivo institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Precisión del inventario de cajas de documentos del archivo institucional (Número de cajas con documentos físicamente inventariadas / Total de cajas registradas con documentos en el sistema para la custodia )x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Sistema de información del área. Barras: Circular: X Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 85% Generación: Encargado de unidad Archivo Central Análisis y uso: Encargado de Archivo Central Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicios Generales 153 de 266

157 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Tramitación y asignación del servicio Tipo Proceso: Proceso: institucional de transportes /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Ley de Administración Pública, Reglamento a la Ley de Contratación Fundamento Normativo: Administrativa, Reglamento Autónomo de Servicios del Cosevi, Ley General Contraloría de la República, Reglamento para el Uso de Vehículos Oficiales, Reglamento de Viáticos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi P2.Usuario interno del Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: E1. Personal (Conductores de Servicio Civil, Técnicos Administrativos y Técnicos mecanicos y personal profesional) E2. Reglamento y Procedimiento para el Uso de Vehículos Oficiales de Uso Administrativos pertenecientes al Consejo de Seguridad Vial E3. Mobiliario, equipo de oficina y vehículos institucionales E4.Formulario de solicitud de uso de vehículo institucional Tramitar y asignar las solicitudes de transportes de las diferentes áreas internas del Cosevi, con el fin de apoyar la gestión institucional. Encargado Unidad de Transportes (Depto. de Servicios Generales) El proceso inicia con: Tramitar el formulario de la solicitud de servicio de transportes y finaliza con: Realizar las gestiones administrativas (viaticos, peajes) que se requieran para los conductores que se asignen. A1. Tramitar el formulario de la solicitud de servicio de transportes. A2. Analizar cada solicitud recibida, con el fin de planificar los recursos necesarios disponibles (vehículos y/o conductor) A3. Planificar y asignar (vehículos, conductores, rutas) a los usuarios que solicitaron el servicio de transporte A4. Realizar las gestiones administrativas (viaticos, peajes) que se requieran para los conductores que se asignen. S1. Registro de la asignación del vehículo y/o conductor. S2. Documentos de solicitud de viáticos del conductor asignado U1. Usuarios internos del Cosevi. U2. Departamento de Tesorería. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 154 de 266

158 Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Tramitación y asignación del servicio Proceso: institucional de transportes /12/2015 CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de asignación del servicio institucional de transportes (Número solicitudes asignadas del servicio institucional de transportes/total de solicitudes recibidas del servicio de transportes ) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: X Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área de transportes Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor a igual a 90% Generación: Técnico de la Unidad de Transportes Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Transportes Comunicación a interesados: Encargado de la Unidad de Transportes 155 de 266

159 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Tipo Versión: Revisión y control del transporte institucional vigencia: Proceso: Proceso: asignado /12/2015 CSV Objetivo general del Revisar y controlar el transporte asignado a las diferentes áreas internas del proceso: Cosevi, con el fin de apoyar la gestión institucional. Dueño del proceso: Encargado Unidad de Transportes (Depto. de Servicios Generales) Alcance del proceso: El proceso inicia con: Revisar mediante observación directa, por medio del funcionario responsable (mecánicos, encargado de transportes) el estado inicial del acondicionamiento exterior e interior y condiciones electromecánicas del vehículo y finaliza con: Elaborar los respectivos informes de gestión. Fundamento Normativo: Ley de Administración Pública, Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, Reglamento Autónomo de Servicios del Cosevi., Ley general Contraloría de la República, Reglamento para el Uso de Vehículos Oficiales, circulares emanadas por la administración superior, acuerdos de junta directiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal (Conductores de Servicio Civil, Técnicos Administrativos y Técnicos mecanicos y personal profesional) A1. Revisar mediante observación directa, por medio del funcionario responsable ( mecánicos, encargado de transportes) el estado inicial del acondicionamiento exterior e interior y condiciones electromecánicas del vehículo. A2. Registrar por medio del funcionario responsable, mediante los formularios diseñados para este fin, kilometraje inicial, número de placa y patrimonio, cantidad de combustible, fechas, horas de salida y entrada, funcionarios que viajan y destinos. S1. Registro de revisión y control de los vehículos institucionales U1. Mecánicos de la unidad de transportes P1.Cosevi P2. Técnico administrativo del área de transportes E2. Reglamento y Procedimiento para el Uso de Vehículos Oficiales de Uso Administrativos pertenecientes al Consejo de Seguridad Vial E3. Mobiliario, equipo de oficina y vehículos institucionales E4.Registro de la asignación del vehículo y/o conductor. A3. Registrar por medio del conductor asignado, mediante la bitácora del vehículo, kilometraje inicial, hora de salida, cantidad de combustible, fechas, funcionarios que viajan y destinos, o cualquier información adicional. A4. Controlar por medio del funcionario responsable ( mecánicos, encargado de transportes) el estado final de entrega del vehículo en cuanto al acondicionamiento exterior e interior, cantidad de combustible disponible y kilometraje final. A5. Analizar de acuerdo al control anterior, si amerita una valoración de mantenimiento preventivo o correctivo según sea el caso. A6. Elaborar los respectivos informes de S2. Bitácora del vehículo institucional con los respectivos registros de control S3. Orden de trabajo (verbal o escrita) de mantenimiento preventivo o correctivo vehícular S4. Informe de gestión de área de transportes U2.Conductor es asignados del Cosevi U3. Unidad de Transportes U4. Jefatura del Depto. de Servicios Generales Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 156 de 266

160 Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Versión: Revisión y control del transporte institucional /12/2015 asignado CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de calidad de la revisión de los transportes institucionales efectuados. (Número de revisiones sin inconsistencias de calidad/total de revisiones efectuadas)x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Generación: Técnico administrativo de la unidad de Transportes Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Transportes Definición del umbral (meta): Mayor o igual al 90% Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicios Generales 157 de 266

161 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión y fiscalización de servicios Tipo Proceso: institucionales de limpieza y Proceso: /12/2015 vigilancia. CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: E2. Mobiliario, equipo y suministros E3. Sistema informático de Compras del Estado E4. Recursos financieros Gestionar y fiscalizar los servicios de limpieza y vigilancia, con la finalidad de mantener el ornato y custodiar los recursos institucionales, según lo estipulado en los contratos efectuados. Jefatura del Departamento de Servicios Generales El proceso inicia con: Determinar las especificaciones técnicas del servicio requerido para la contratación y finaliza con: Tramitar el pago de los servicios contratados. Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No Ley Fundamento Normativo: General de Administración Publica No Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal del área P1. Cosevi A1. Determinar las especificaciones técnicas del servicio requerido para la contratación. A2. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, la solicitud de materiales con las firmas y contenido presupuestario respectivo. S1. Documento con las especificacione s técnicas requeridas S2. Formulario de solicitud de materiales U1. Departamento de Proveeduría P2. Empresas contratadas E5.Servicios completos contratados (incluye personal, materiales, entre otros) A3. Analizar y determinar mediante el estudio técnico, el proveedor que brindará el servicio. S3. Documento con estudio técnico de selección de proveedor U2. Departamento de Presupuesto P3. Departamento de Proveeduría E6.Contrato de servicios A4. Fiscalizar los servicios contratados, una vez iniciado los mismos y actualizar el expediente correspondiente. A5. Tramitar el pago de los servicios contratados (según conformidad de los resultados de la fiscalización) S4.Documento de fiscalización del servicio S5.Documento para trámite de pago del servicio contratado U3.Empresas contratadas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 158 de 266

162 Código Versión: Fecha vigencia: Gestión y fiscalización de servicios Tipo Proceso: institucionales de limpieza y Proceso: /12/2015 vigilancia. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de obligaciones y deberes contractuales de los servicios institucionales de limpieza y vigilancia por proveedor (Número de obligaciones y deberes contractuales cumplidos / total de obligaciones y deberes estipulados en el contrato )x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Contrato del servicio, Registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Generación: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Análisis y uso: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Responsables del indicador: Comunicación a interesados: Jefatura de Departamento de Servicios Generales Definición del umbral ( meta ): 100% 159 de 266

163 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Verificación y tramitación de los Tipo Proceso: pagos de Servicios Públicos y Proceso: /12/2015 Municipalidades CSV Verificar y tramitar el pago puntual de los servicios públicos y municipales, con la finalidad de brindar las condiciones necesarias Objetivo general del proceso: básicas de los servicios que prestan estas entidades a los diferentes departamentos de la institución. Dueño del proceso: Encargado de la Unidad de Servicios Administrativos Alcance del proceso: El proceso inicia con: Recibir, revisar y verificar que las facturas por servicios públicos y los estados de pago de las Municipalidades cumplan con los requisitos correspondientes y finaliza con: Finiquitar el pago de los servicios públicos y municipales. Ley de Contratación Administrativa y normas conexas No. 7494, Ley Fundamento Normativo: General de Administración Publica No Ley de Control Interno No Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal del área P1. Cosevi P2. Entidades de Servicios Públicos (AyA, ICE, CNFL, RACSA) E2.Mobiliario, equipo y suministros E3. Insumos de información E4. Recursos financieros E5. Facturas de servicios públicos (telefonía, telemática, agua, luz, electricidad) A1. Recibir, revisar y verificar que las facturas por servicios públicos y los estados de pago de las Municipalidades cumplan con los requisitos correspondientes. A2. Comparar y evaluar los montos de las facturas y estado de pagos con el historial de los mismos. A3. Elaborar y remitir al departamento de Presupuesto, el formulario de la solicitud de cheque o pago con las firmas y contenido presupuestario respectivo. A4. Dar seguimiento a la entrega del cheque a la Unidad de Servicios Administrativos para realizar el pago. S1. Documento de devolución de facturas por incumplimiento de requisitos (oficio, correo electrónico entre otros) S2. Formulario de solicitud de cheque para pago U1. Entidades de Servicios Públicos (AyA, ICE, CNFL, RACSA) U2. Municipalidades P3. Municipalidades E6.Estados de pago A5. Solicitar en el caso de pagos a través de transferencia (Sinpe) el documento del depósito. A6. Realizar mediante oficio la liquidación del pago cuando es mediante cheque. A7. Finiquitar el pago de los servicios públicos y municipales. S3. Comprobante del pago efectuado del U3. servicio público y Departamento Municipales de Presupuesto (Boucher, estado de cuenta entre otros Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 160 de 266

164 Verificación y tramitación de los Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: pagos de Servicios Públicos y Proceso: /12/2015 Municipalidades CSV Denominación del indicador Porcentaje de cumplimiento de pago de facturas de los servicios (Descripción cualitativa del públicos y municipales de la Institución. concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de facturas canceladas puntualmente / total de facturas recibidas)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Facturas e historial de los registros propios del área. Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): 100% Generación: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Análisis y uso: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos Comunicación a interesados: Encargado de Unidad de Servicios Administrativos 161 de 266

165 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Aprobación de capacitaciones (tipo:abierta y cerrada) para los funcionarios cubiertos por el Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Regimen de Servicio Civil CSV Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: E1. Personal del Area y Comisión de Becas E.2 Recursos logísticos de la capacitación cerrada (instructores, instalaciones y servicios de alimentacion y material didáctico) E3. Mobiliario y equipo de oficina E4. Insumos de información Gestionar la aprobación de actividades de capacitación de los funcionarios pagados por Cosevi, de acuerdo a la normativa que establece el CECADES de la Dirección General del Servicio Civil para satisfacer las necesidades de capacitación detectadas. Encargado del Area de Capacitación El proceso inicia con: Recibir y analizar las invitaciones de empresas y las presentadas por los funcionarios sobre capacitaciones y finaliza con elaborar los informes de gestión respectivos. Plan Nacional de Desarrollo, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo de la Autoridad Presupuestaria Nº H, Normativa de Capacitación - Resolución DGSC , Resolución DG , Decreto No 38999, Directriz N. 023-H, Oficios y circulares Capacitación externa al Regimen Servicio Civil A1.Recibir y analizar las invitaciones de empresas y las presentadas por los funcionarios sobre A2. Tramitar solicitud para capacitación de los funcionario s pagados por Cosevi para presentar lo a la Comisión de Becas. A3. Formular propuesta de agenda con las solicitudes de capacitación de acuerdo al cronograma de fechas de la Comisión de Becas anual ( en caso urgente se cita para reunión extraordinaria). para su aprobación S1.Agenda de Solicitudes de capacitación para la Comisión de Becas S2.Documentos de análisis preliminar de las solicitudes de capacitación recibidas. U1 Comisió de Becas. U2.Funcionarios solicitantes de la Capacitación P2.Servicio Civil. E5. Manuales, leyes y reglamentos que contemplan la normativa en materia de Carrera Profesional E6.Formulario de incorporación de actividades de capacitación al PIC.(Plan Institucional de Capacitación) E7 Formulario de solicitud de capacitación abierta, Contenido del curso, Carta de compromiso y requerimientos contractuales para la Comisi{on P3. Usuario que de Becas solicita beneficio E8. Comunicado de aceptación de capacitación cerrada, carta de compromiso y requerimientos contractuales según sea el caso. P4. Entes externos que ofrecen el servicio de capacitación P5.Otras instituciones(aut oridad Presupuestaria, Contraloría, Sucades, etc) E.9 Recursos logísticos de la capacitación abierta (instructores, instalaciones y servicios de alimentacion y material didáctico) E10. Insumos de información A4 Presentar el análisis de las solicitudes de capacitación de funcionarios ante la Comisión de Becas A5. Preparar el acta de la Comisión de Becas para su aprobación, con base en acuerdos tomados por la misma en sesion respectiva, para comunicar el acuerdo a los solicitantes. A6. Elaborar y entregar los diferentes comunicados de Comisión de Becas a los funcionarios solicitantes y a la Unidad de Control del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. A7. Tramitar el pago de las diferentes solicitudes de capacitación ante la Dirección financiera de la institución una vez ejecutada la capacitación respectiva. A8. Gestionar el archivo de documentos en el expediente de Capacitación. A9. Elaborar los informes de gestión respectivos. S3. Acta de la Comisión de Becas. S4. Documento de acuerdo de la Comisión de Becas S5 Oficio de tramitación de pago de capacitaciones efectuadas S6.Informes de Gestión de capacitaciones realizadas. U3. Unidad de Control del Depto. De Gestión y Desarrollo Humano U4. Dirección Financiera U5. CECADES (Dirección General de Servicio Civil) U6 Jefatura del Depto. De Gestión y Desarrollo Humano Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 162 de 266

166 Versión: Fecha vigencia: Aprobación de capacitaciones (tipo:abierta y Código Proceso: Tipo Proceso: cerrada) para los funcionarios cubiertos por el /12/2015 Regimen de Servicio Civil CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Porcentaje de solicitudes aprobadas para capacitación de los funcionarios pagados por el COSEVI Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número solicitudes aprobadas / Total solicitudes presentadas)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del Area Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a un 80 % Generación: Analista de Capacitación Análisis y uso: Encargado de Capacitación Comunicación a interesados: Encargado de Capacitación 163 de 266

167 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Reconocimiento del incentivo de Carrera Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Profesional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Reconocer el incentivo de Carrera profesional para los funcionarios del COSEVI de acuerdo a la normativa que establece el CECADES de la Dirección General del Servicio Civil Encargado de la Unidad de Capacitación El proceso inicia con: Analizar la solicitud recibida junto con los atestados y documentos requeridos en ventanilla para el reconocimiento por parte de los funcionarios del Cosevi de acuerdo a los requisitos establecidos y finaliza con: Gestionar el archivo con los documentos en el expediente de Carrera Profesional Fundamento Normativo: Plan Nacional de Desarrollo, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo de la Autoridad Presupuestaria Nº H, Normativa de Capacitación - Resolución DGSC , Resolución DG , Decreto No 38999, Directriz N H, Oficios y circulares Capacitación externa al Régimen Servicio Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. COSEVI E1. Oficio de Solicitud de reconocimiento del incentivo de Carrera Profesional de los funcionarios pagados por COSEVI. A1.Analizar la solicitud recibida junto con los atestados y documentos para el reconocimiento por parte de los funcionarios del Cosevi de acuerdo a los requisitos establecidos. A2. Elaborar el estudio con el fin de determinar si se trata de un nuevo ingreso o de un ajuste de carrera profesional. A3. Ejecutar el análisis y actualización los títulos reconocidos en el formulario de títulos dependiendo del mes de ajuste que le corresponde. S1.Documento Formulario de Carrera profesional y Resolución de Carrera Profesional U1. Unidades de Control y de Sostenimiento y jefatura del Depto. Gestión y Desarrollo Humano. E2. Mobiliario y equipo de oficina A4. Confeccionar el formulario de carrera profesional de acuerdo al mes del reconocimiento que le corresponde. E3. Insumos de información A5. Elaborar la resolución de carrera profesional y el oficio de trámite de pago para dirigirlo a la Unidad de Control y Sostenimiento para su ejecución A6. Elaborar el comunicado de acuerdo para los funcionarios beneficiados. U2. CECADES (Dirección General de Servicio Civil) E4. Personal de Direcciones Generales del MOPT A7. Analizar y actualizar el Control de Títulos que contiene el sellado del consecutivo para los reconocidos e informar a la Dirección General de P2.Servicio Civil P3. Usuario que solicita beneficio de otras instituciones (Autoridad Presupuestaria, Contraloría, Sucades, etc) E5.Insumos de información, Manuales, leyes y reglamentos, oficios, circulares que contemplan la normativa en materia de Carrera Profesional E6. Insumos de información, Manuales, leyes y reglamentos que contemplan la normativa en materia de Carrera Profesional A8. Gestionar el archivo con los documentos en el expediente de Carrera Profesional A9. Elaborar los informes de gestión respectiva S2.Informes Trimestrales de la Gestión sobre el reconocimiento de Carrera Profesional. U3. Funcionarios solicitantes del beneficio del COSEVI Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 164 de 266

168 Versión: Fecha vigencia: Reconocimiento del incentivo de Carrera Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Profesional CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto Porcentaje de reconocimientos de carrera profesional. a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de solicitudes reconocidas en el rubro de carrera profesional / Total solicitudes presentadas de carrera profesional)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Registros propios del Área Radial: Barras: X Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 90 % Generación: Analista de Carrera Profesional Análisis y uso: analista de Carrera Profesional. Comunicación a interesados: Encargado de Capacitación 165 de 266

169 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Nombre del Proceso: Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 Revisión, control y pago de Tiempo extraordinario de la institución CSV Realizar la gestión de revisión, control y pago de tiempo extraordinario de los Objetivo general del proceso: proyectos autorizados por la administración, con el fin de cumplir con la normativa que rige Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Jefatura DGDH P2. COSEV P3. TecApro Dueño del proceso: Alcance del proceso: P4. Unidades Ejecutoras del COSEVI E1. Oficio Jefatura DGDH que adjunta formulario de solicitud de la Unidad ejecutora aprobado por la Comisión de Tiempo Extraordinario E2. Personal del área E3. Mobiliario, equipo y suministros E4. Sistema Informático (Módulo Bos) E5. Mantenimiento y soporte técnico E6. Reportes de tiempo extraordinario E7. Insumos de información tales como aclaración de dudas, consultas, horarios, entre otros Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y registrar la "Solicitud de Tiempo Extraordinario" del Proyecto, y Finaliza con: coordinar la comunicación a la Jefatura DGDH. Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Organización y Servicio, Directrices Ministerio de Hacienda y normativa conexa A1. Recibir y registrar la Solicitud de Tiempo Extraordinario para el Proyecto y, Acta de aprobación de la Comisión de Tiempo Extraordinario A2. Recibir y revisar el formulario de Reporte de tiempo extraordinario, una vez iniciado el proyecto (reportes mes calendario) A3. Realizar la aplicación y revisión en la nómina el pago correspondiente A4. Elaborar informe de aplicación y ejecución de las horas reportas en tiempo extraordinario según proyecto autorizado por la Institución A5. Coordinar la comunicación a la Jefatura de DGDH S1. Informe de aplicación y ejecución de las horas reportadas S2. Nómina de pago de tiempo extraordinario S3. Oficio de devolución de reporte de tiempo extraordinario U1. Jefatura DGDH U2. Servidores Unidad Ejecutora del proyectos U3. C.C.S.S. U4. I.N.S. U5. Departamentos de Presupuesto, Tesorería y Contabilidad U6. Asociaciones solidaristas, cooperativas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 166 de 266

170 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Revisión, control y pago de Tiempo /12/2015 CSV extraordinario de la institución Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del Desviación de horas aprobadas vrs horas reportadas concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Nombre del Proceso: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: X Año: Bimestre: Horas aprobadas - horas reportadas Fuentes de información: Forma de representación: Registros internos de la Unidad de control y pago Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: X Tabular Definición del umbral ( meta ): Cero Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 167 de 266

171 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Confección de certificaciones /12/2015 CSV salariales institucionales Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Nombre del Proceso: Confeccionar certificaciones salariales (salarios brutos, deducciones, aporte patronal y ahorro de la asociación solidarista, días feriados pagados detalle de embargos salariales, entre otros) con el fin de cumplir con la normativa que rige Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y Registrar la solicitud de certificación de salarios según la necesidad del interesado y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos Código de Trabajo, Reglamento Autónomo de Organización y Servicio, Directrices Ministerio de Hacienda y normativa conexa Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Jefatura DGDH P2. COSEVI P3 Unidad de Control y/o otros instituciones E1. Oficio Jefatura DGDH que adjunta solicitud de certificación E2. Personal del área E3. Mobiliario, equipo y suministros E4. Sistema Informático (Módulos SAI y Bos) E5. Expedientes Personales A1. Recibir y Registrar la solicitud de certificación de salarios según la necesidad del interesado. A2. Emitir reportes de salarios devengados del Módulo de planillas SAI o el BOS, según sea el periodo de solicitud de información A3. Revisar listados de controles u otro documento digital que se requiera según sea la solicitud de información A4. Confeccionar la certificación en formato establecido según sea la información requerida A5. Revisar y aprobar la certificación confeccionada A6. Gestionar el archivo de las certificaciones confeccionadas A7. Elaborar los informes de gestion respectivos S1. Documento de certificación salarial S2. Oficio de entrega de certificación confeccionada S3. Informes de gestión de certificaciones confeccionadas U1. Jefatura DGDH U2.Funcionarios públicos de la planilla institucional U3. Exfuncionarios públicos de la planilla institucional U4. Otros entes externos (poder Judicial, CCSS, INS, Contraloría General de la Republica, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 168 de 266

172 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Confección de certificaciones /12/2015 CSV salariales institucionales Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de cumplimiento de certificaciones realizadas concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Nombre del Proceso: (Total de certificaciones realizadas / Total certificaciones solicitadas)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Registros internos de la Unidad de control y pago Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): tabular Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 90% 169 de 266

173 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Análisis, inclusión y asesoramiento para la Código Tipo Proceso: vigencia: presentación de las declaraciones juradas de Proceso: bienes ante la Contraloría General de la /12/2015 CSV República. Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Analizar, incluir y asesorar los puestos del Consejo de Seguridad Vial sujetos a presentación de declaración jurada de bienes ante la Contraloría General de la República con el fin de cumplir con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: definir y revisar los puestos sujetos a presentación de declaración jurada de bienes y finaliza con: elaborar los informes de gestión respectiva. Ley contra la corrupción ilícito en la función pública Nº8422, su reglamento y reformas, Decreto Nº37182-MP-JP. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1.Definir y revisar los puestos sujetos a presentación de declaración jurada de bienes. P1. Contraloría General de la República E1. Sistemas de Declaraciones Juradas de Bienes. A2. Coordinar con la Contraloría General de la República los movimientos que se deben incluir en el sistema de declaraciones juradas de bienes. S1. Sistema actualizado de declaración jurada de bienes. U1.Contraloría General de la República. P2. Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. P3. Funcionario declarante. P4. Cosevi E2. Oficios de análisis para el ingreso de movimientos en el sistema de declaraciones juradas. E3.Oficios sobre movimientos de personal, correos electrónicos. E4. Mobiliario, equipo y materiales. E5. Sistemas de información. E6. Personal. A3. Comunicar al funcionario la necesidad y requisitos para hacer la presentación de la declaración jurada de bienes. A4. Incluir y analizar los movimientos en el sistema de declaraciones juradas de bienes. A5. Asesorar al funcionario respectivo en su ejecución de la declaración jurada ante la Contraloría. A6. Recibir y archivar la documentación relativa a la ejecución de la declaración jurada de bienes. A7. Elaborar los informes de gestión respectiva. S2. Declaración Jurada. S3.Informes de gestión. S4. Base de datos de puestos actualizada. S5. Comprobante de entrega de Declaración Jurada. U2. Funcionario declarante. U3. Auditoría. U4. Unidad de Control. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 170 de 266

174 Fecha Análisis, inclusión y asesoramiento para la Código Versión: Tipo Proceso: vigencia: presentación de las declaraciones juradas de Proceso: bienes ante la Contraloría General de la /12/2015 CSV República. Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Duración de inclusión de movimientos en el sistema de declaraciones juradas de bienes Fecha Final de inclusión de movimientos en el sistema-fecha de inicio a partir del movimiento para declaración del funcionario Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Generación: Analista encargado del proceso. Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Definición del umbral (meta): Menor o igual a ocho días hábiles 171 de 266

175 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: DECRETO Nº MOPT Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial y DECRETO Nº MOPT Reglamento Autónomo de Fundamento Normativo: Organización y Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Ley Nº 1581 Estatuto de Servicio Civil, Decreto Ejecutivo N0 21 de 14 de diciembre de 1954 Reglamento al Estatuto de Servicio Civil. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Empresa contratada del sistema de informacion del registro de asistencia P2.Encargado s de los libros de registro de asistencia de las oficinas regionales. E1. Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo del sistema de registro de asistencia. P3. Encargado E3. Solicitudes de la recepción de de Movimientos movimientos de recursos del Depto. humanos. Gestion y E4.Mobiliario y equipo E5. Sistemas P4. Cosevi de Información de registro de asistencia. E4.Personal P5. Direccion Ejecutiva E2.Copias del libro de registro de asistencia. E5. Directrices o lineamientos sobre la administracion del control de asistencia institucional. Control de Asistencia institucional. Verificar el cumplimiento de la jornada laboral de los funcionarios del Consejo de Seguridad Vial con el fin de cumplir con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control. El proceso inicia con: Revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos y finaliza con: el archivo de la documentación. A1.Revisar las solicitudes de movimientos de recursos humanos. A2. Recopilar la información de los sistemas de registro de asistencia. A3. Supervisar el uso correcto de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. A4. Revisar y analizar la información de registro de asistencia. A5. Identificar y comunicar las inconsistencias en el registro de asistencia al funcionario respectivo. A6. Elaborar los informes de gestion respectiva. A7. Gestionar el archivo de los informes de gestión respectivos. S1. Informe de inconsistencias de registro de asistencia. S2. Oficios de comunicación de inconsistencias al funcionario. S3.Informe sobre el uso de los libros de registro de asistencia en las oficinas regionales. U1.Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano. U2. Funcionarios que presentan inconsistencias en el registro de asistencia. U3. Auditoría. U4. Direccion Ejecutiva Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 172 de 266

176 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Control de Asistencia institucional. Porcentaje de cumplimiento de la elaboracion de informes de inconsistencias de registro de asistencia. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de informes elaborados a tiempo/ Total de Informes planificados)x100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del departamento de Recursos Humanos Radial: Barras: X Circular: Líneas: Responsables del indicador: Generación: Encargado Control de Asistencia Análisis y uso: Encargado Unidad de Control. Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano. Definición del umbral (meta): 100% de los Informes presentados. 173 de 266

177 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Tipo Proceso: vigencia: Reclutamiento y Selección de personal Proceso: /12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Encargado de la Unidad de Desarrollo El proceso inicia con: Recibir y revisar la solicitud del nombramiento Alcance del proceso: dependiendo de su modalidad y finaliza con: Elaborar los informes de gestión respectivos Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Fundamento Normativo: Servicio Civil y su reglamento, Lineamientos específicos del Servicio Civil en materia de reclutamiento y selección, Normativa de la Autoridad presupuestaria. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1.Resultados de U1.Los P1. la Jefatura A1.Recibir y Revisar la solicitud del pruebas participantes en que requiera el nombramiento dependiendo de su E1. Pedimento modalidad sean estas por medio de aplicadas a los el concurso o recurso de Personal Concurso Externo, Concurso Interno, interesados, postulantes humano del Concurso Interno ampliado, Artículo XV, dependiendo de dependiendo de puesto vacante Por reingreso, por promoción, por su modalidad la modalidad suplencia o por permisos sin goce de salario. P2. La Jefatura del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano P3.Dirección General de Servicio Civil E2. Oficio por parte de la Jefatura a la Unidad de Desarrollo girando la instrucción nombramiento E3. Sistema Integrado (Sageth), lineamientos, normativa, aprobaciones de los movimientos. Realizar el reclutamiento y selección del personal de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de dotar de recursos humanos idóneos a la institución. A 2. Analizar y Realizar el Reclutamiento de personal, dependiendo de la modalidad que se requiera, ejecutando las actividades propias en cada modalidad desde el concurso hasta la escongencia del postulante. A 3. Realizar la recepción y confrontar los documentos que el postulante escogido presenta de acuerdo a los requerimientos y requisitos técnicos y legales; dependiendo de la clase y especialidad del puesto. S2. Nóminas, dependiendo de su modalidad S3. Comunicado al interesado (telegramas, correos electrónicos y llamadas telefónicas) U2.Jefaturas interesadas en la contratación P3. Mercado Laboral P4. Poder judicial P5. COSEVI E4. Listado de postulantes que entregan su curriculum en el Departamento de Gestión y Desarrollo Humano del COSEVI E5. Hoja de delincuencia mediante consulta al sistema E6. El mobiliario y equipo de oficina E7.Personal encargado de realizar el proceso de reclutamiento de personal A 4. Realizar todos los trámites administrativos que se requieren para el reclutamiento de personal según su modalidad. A5. Armar, archivar y entregar el expediente del posible reclutado a la Unidad de Control para su debida custodia. A.6 Notificar al colaborador de su fecha de ingreso, cuando la Unidad de Control confirme la aprobación de la acción de personal por parte de la Dirección General del Servicio Civil. A.7 Elaborar los informes de gestión respectivos S4. Oficio de notificación a las jefaturas involucradas para las entrevistas S5. Expediente de personal S6. Notificación al interesado de su nombramiento (por escrito y por medio de llamada telefónica) U3. Otros entes involucrados (Depto. de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, RACSA, Unidad de Control, entre otros) Proveedores Entradas Procesa Salidas Usuarios # NOMBRE? 174 de 266

178 # NOMBRE? Versión: Fecha Código Tipo Proceso: Reclutamiento y Selección de personal /12/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento en la confección del pedimento de personal por parte de la jefatura interesada (Número de pedimentos que cumplen con los requisitos/total de pedimentos recibidos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: X Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Hoja electrónica y SAGETH Forma de representación: Radial: Barras: Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Mayor o igual 90% Generación: Analista de la unidad de Desarrollo Análisis y uso: Encargado de la unidad de Desarrollo Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano 175 de 266

179 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Tipo Proceso: Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Desempeño del Recurso Proceso: 001 Humano Institucional 18/12/2015 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Dirección General de Servicio Civil P2. La Jefatura del Departamento de Recursos Humanos y/o jefaturas de otros Departamentos P3. Funcionarios del Consejo de Seguridad Vial P4. COSEVI E1. Resolución de aprobación del Modelo aplicable en COSEVI. E2. Oficio de remisión con formularios completos. E3. Oficios de evaluaciones de Desempeño en otras instituciones públicas. E4. Personal encargado de realizar el proceso de Evaluación del Desempeño. Realizar la Evaluación del Desempeño al personal del COSEVI, de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de gestionar en forma oportuna la Evaluación utilizando parámetros medibles del potencial humano, así como proporcionar las oportunidades de crecimiento y condiciones de efectiva participación de todos los miembros de la organización y a la vez conocer las necesidades de capacitación reflejadas en el instrumento. Encargado de la Unidad de Desarrollo El proceso inicia con: coordinar en conjunto con otras áreas internas la elaboración del diseño del Modelo de EVALUACIÓN del desempeño de los colaboradores del COSEVI y finaliza con: Elaborar el Oficio para la respectiva entrega de toda la información a las área respectivas. Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento, Reglamento Interno, Herramienta Institucional aprobada por la Dirección General del Servicio Civil, Lineamientos específicos del Servicio Civil en materia Evaluación del Desempeño, Aplicación del Manual de Procedimiento en este tema. A1. Coordinar en conjunto con otras áreas internas la elaboración del diseño del Modelo de EVALUACIÓN del desempeño de los colaboradores del COSEVI. A2. Realizar el cronograma de actividades para la ejecución de la evaluación del desempeño. A3. Presentar la información del Modelo aprobado a las jefaturas y todo el personal, por medio de reuniones que se programan con anticipación, a fin de brindarles el asesoramiento a la hora de ingresar la información en los formularios. A4. Analizar y remitir los tipos de formularios, según sea el caso a las jefaturas por medio de correo electrónico para que ingresen la información en el plazo indicado. A5. Recibir y revisar las notas emitidas por las jefaturas en donde presentan la evaluación de los funcionarios según corresponda. A6. Elaborar el informe de Evaluación del Desempeño dirigido a la Dirección General de Servicio Civil, mediante el sistema suministrado por ellos para este fin. A7. Elaborar el Oficio para la respectiva entrega de toda la información a las área respectivas. S1. Informe de Evaluación del Desempeño según formato de la DGSC. S2. Registro de asistencia de presentación del Modelo aprobado S3. Modelo Preliminar de Evaluación del Desempeño S4. Cronograma de actividades del Proceso de Evaluación del Desempeño. S5. Formularios de Evaluación del Desempeño a completar por cada jefatura S6. Oficio de comunicación de inconsistencia en los formularios de evaluación del Desempeño S7. Oficio de entrega de los resultados de evaluación del desempeño a las unidades interesada U1.Los participantes en el proceso de Evaluación del Desempeño. U2.Jefaturas interesadas en la Evaluación de cada funcionario. U3. Unidades interesadas U4. Dirección General de Servicio Civil y otras instituciones gubernamentales interesadas en la correcta Evaluación del Desempeño y su respectivo proceso. U5. Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 176 de 266

180 Versión: Fecha vigencia: Evaluación del Desempeño del Recurso Código Proceso: Tipo Proceso: 001 Fecha vigencia: Humano Institucional CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de la Evaluación del Desempeño Número de evaluaciones realizadas/total del personal de la Institución x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: X Bimestre: Registros propios de la Unidad Radial: X Barras: Circular: X Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): 100% Generación: Analista de la unidad de Desarrollo Análisis y uso: Encargado de la unidad de Desarrollo Comunicación a interesados: Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano 177 de 266

181 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Monitoreo de la ejecución de Tipo Proceso: Proceso: compras institucionales /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Monitorear las compras autorizadas en el Plan Operativo Institucional (POI) mediante los mecanismos de compra aprobados en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, con el fin de suplir los bienes y servicios requeridos por las diferentes Unidades Ejecutoras institucionales. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Autorización A1. Verificar los requerimientos de inicio del U1. Unidades indicados en la solicitud de trámite de internas del materiales. contratación Depto. (correo Suministros electrónico, oficio, entre otros) P1. Unidades ejecutoras internas y externas E1. Solicitudes de materiales de bienes, servicios y/o obras E2. Mobiliario, Suministros y Equipo Encargado del Departamento de Suministros El proceso inicia con: Verificar los requerimientos indicados en la solicitud de materiales y finaliza con: Emitir informes de avance, ejecución y final de las solicitudes recibidas Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento y Normativa conexa A2. Generar la autorización para el inicio del trámite de contratación, a la unidad correspondiente. A3. Monitorear la ejecución de la contratación A4. Emitir informes de avance, ejecución y final, de las solicitudes de materiales de bienes, servicios y/o obras, recibidas S2. Registros de monitoreo (verbales, escritos, entre otros) U2. Unidad Ejecutoras Internas y Externa (Dirección General de Policía de Tránsito, Dirección General Ingeniería de Tránsito, Dirección General de Educación Vial) P2. Cosevi E3. Recurso Humano S3. Informes de avance, ejecución y finales U3. Dirección Ejecutiva / Dirección Financiera / Dirección de Logística Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 178 de 266

182 Versión: Fecha vigencia: Monitoreo de la ejecución de Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 compras institucionales CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje ejecución de solicitudes de materiales (Cantidad de solicitudes de materiales ejecutadas / Total solicitudes de materiales recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del Departamento de Proveeduría Radial: Barras: x Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Unidades del Departamento de Proveeduría Análisis y uso: Jefatura Departamento Comunicación a interesados: Jefatura Departamento de Proveeduría > 93% de las solicitudes de solicitudes de materiales ejecutadas 179 de 266

183 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de proveeduría por medio de licitaciones. Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar las solicitudes de pedido de bienes, servicios y/o obras por medio de procedimientos licitatorios, con el fin de dotar a las unidades ejecutoras de los requerimientos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos y metas. Encargado de la Unidad de Licitaciones. El proceso inicia con: Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas y finaliza con: Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Resoluciones emitidas por Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, Ley General de Residuos y otras Leyes conexas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidades ejecutoras internas y externas P2. Asesoría Legal y/o Dirección Financiera E1.Solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras E2. Insumos de información (estudio técnico, entre otros) E3. Insumos de información (estudio legal, estudios financiero, entre otros) A1.Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas. A2. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes carteles de los procesos licitatorios. A3. Confeccionar y Aprobar aclaraciones y enmiendas al cartel inicial publicado. A4. Realizar acto de apertura y/o subsanaciones y Enviar ofertas para análisis de estudio técnico, legal y/o financiero. A5. Capturar y Analizar estudio técnico, legal y/o financiero para la confección de la recomendación de adjudicación. S1. Cartel inicial y/o definitivo de procesos licitatorios. S2. Fe de Erratas, aclaraciones y/o modificaciones al cartel. U1.Unidades ejecutoras internas y externas U2. Usuarios Externos: Oferentes o Adjudicatario P3. Jefatura del Departamento de Suministros E4. Autorización de inicio de trámite de solicitud de bienes, servicios y/o obras A6. Analizar y decidir la recomendación final sobre la adjudicación, declaratoria infructuosa o desierta, por parte de la Comisión de Licitaciones. A7. Coordinar con la instancia respectiva el acto final de adjudicación, declaratoria desierta e infructuosa. S3. Documento con acuerdo de recomendación final de la adjudicación, declaratoria infructuosa y/o desierta. U3. Sociedad Civil P4.Cosevi E5.Personal E6. Mobiliario, suministros, equipo y sistemas de información A8. Gestionar la comunicación del acto y dar firmeza al acto de adjudicación, declaratoria desierta y/o infructuosa. A9. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. S4.Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras. U4. Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 180 de 266

184 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 Gestión de proveeduría por medio de licitaciones. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de tramitación de solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras, por medio de licitación (Total de solicitudes tramitadas / Total de solicitudes recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Barras: Registros de la Unidad de Licitaciones Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de la Unidad de Licitaciones. Análisis y Uso: Responsable de la Unidad de Licitaciones. Comunicación a interesados: Responsable de la Unidad de Licitación > 93% de tramitación de solicitudes de pedidos por medio de licitación 181 de 266

185 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Gestión de Proveeduría por medio de Tipo Proceso: Proceso: Contrataciones Directas /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar las solicitudes de pedido de bienes, servicios y/o obras por medio de procedimientos de Contratación Directa, con el fin de dotar a las unidades ejecutoras de los requerimientos necesarios para ejecución de sus objetivos y metas. Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas. El proceso inicia con: Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas y finaliza con: Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Resoluciones emitidas por Contraloría General de la República y Ministerio de Hacienda, Ley General de Residuos y demás Leyes conexas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad ejecutoras internas y externas P2. Jefatura del Departamento de Suministros E1.Solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras E2. Insumos de información (aclaraciones, notas, estudio técnico, entre otros) E3. Autorización de inicio de trámite de solicitud de bienes, servicios y/o obras A1.Recibir, analizar, agrupar y asignar las solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras debidamente aprobadas. A2. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes carteles de los procedimientos de A3. Confeccionar y Aprobar aclaraciones y enmiendas al cartel inicial publicado. A4. Realizar acto de apertura y/o subsanaciones y enviar ofertas para análisis de estudio técnico y cuando corresponda para estudio legal y/o financiero. A5. Analizar estudio técnico remitido por la Unidad Ejecutora y decidir la recomendación final sobre la adjudicación, declaratoria infructuosa o desierta, por parte del Proveedor Institucional. S1. Cartel inicial y/o definitivo de procesos de Contratación Directa. S2. Aclaraciones y/o modificaciones al cartel. U1.Unidad ejecutoras internas y externas U2. Usuarios Externos: Oferentes o Adjudicatarios P3.Cosevi E4.Personal E5. Mobiliario, suministros, equipo y sistemas de información A6. Coordinar con la instancia respectiva el acto final de adjudicación, declaratoria desierta e infructuosa. A7. Gestionar la comunicación del acto y dar firmeza al acto de adjudicación, declaratoria desierta y/o infructuosa. A8. Confeccionar, aprobar y comunicar los diferentes contratos cuando corresponda. S3. Recomendación Final de adjudicación, declaratoria desierta y/o infructuosa. S4. Adjudicación Final S5.Contrato de adquisición de bienes, servicios y/o obras. U3. Sociedad Civil U4. Junta Directiva, Director Ejecutivo o Proveedor Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 182 de 266

186 Versión: Fecha vigencia: Gestión de Proveeduría por medio de Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 Contrataciones Directas CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de tramitación de solicitudes de pedidos de bienes, servicios y/o obras, por medio de contrataciones directas (Total de solicitudes tramitadas / Total de solicitudes recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros de la Unidad de Contrataciones Directas Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de la Unidad de Contrataciones Directas Análisis y Uso: Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas. Comunicación a interesados: Responsable de la Unidad de Contrataciones Directas > 93% de tramitación de solicitudes de pedidos por medio de Contrataciones Directas 183 de 266

187 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Versión: Recibo, almacenamiento y entrega Código Tipo Proceso: vigencia: de bienes y materiales Proceso: /01/2016 institucionales. CSV Objetivo general del proceso: Recibir, almacenar y entregar los bienes y materiales adquiridos por el Consejo de Seguridad Vial, con la finalidad de brindar un servicio eficiente en el manejo de los recursos. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: P1.Departamento de Suministros. E1. Contrato. Responsable de la Unidad de Administración de Materiales El proceso inicia con: Verificar y recibir físicamente los bienes y materiales contratados y finaliza con: Realizar informes de control. Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, Reglamento Interno para los Procedimientos y actuaciones en Materia de Contrataciones Administrativas del Consejo de Seguridad Vial Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios S1. Acta A1. Verificar y recibir preliminar y físicamente los bienes y materiales contratados definitiva de recibo de bienes y materiales. A2.Tramitar en los sistemas de información la entrada de bienes y materiales. S2. Documento de Entrada de materiales. U1. Dirección Financiera P2. COSEVI P3. Proveedores externos. E2. Recurso humano y financiero E3. Mobiliario, equipo, suministros e infraestructura. E4. Bienes materiales contratados. E5. Factura por bienes y materiales contratados. A3. Grabar los bienes con el número de patrimonio y elaborar boletas de Asignación de Activos A4. Asignar espacio físico, trasladar y custodiar los bienes y materiales dentro del almacén institucional. A5. Tramitar salida de bienes y materiales A6.Tramitar orden de pago A7. Actualizar el sistema de Control de Inventarios. A8. Realizar informes de control S3. Notificación para retiro de bienes y materiales. Documento para registro de activos. S4. Boleta de asignación. S5. Documento de Salida de bienes y S6. Documento de orden de pago. S7. Informes de control del área. U2. Solicitantes internos y externos de bienes y servicios. U3. Unidad de Administración de bienes. U4. Departamento de Suministros. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 184 de 266

188 Fecha Versión: Recibo, almacenamiento y entrega Código Tipo Proceso: vigencia: de bienes y materiales Proceso: /01/2016 institucionales. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de tramitación de bienes y materiales recibidos. (Cantidad de bienes y materiales tramitados/total de bienes y materiales recibidos.) X 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual al 90% Generación: Personal de apoyo de la Unidad Análisis y uso: Responsable de la Unidad Comunicación a interesados: Proveedor institucional 185 de 266

189 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de la resolución del cumplimiento Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 contractual institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Gestionar la denuncia del contrato por eventual incumplimiento en la entrega del bien, servicio u obra adjudicada para ejecutar las eventuales sanciones a fin de velar por el uso adecuado de los recursos públicos. Funcionario asignado de la Unidad de Trámite y Control del Área de Suministros El proceso inicia con: analizar el aviso para abrir investigación por posible incumplimiento del contrato con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato y finaliza con: ejecutar la sanción contemplada enla resolución administrativa correspondiente, en caso de que aplique. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Contratación Administrativa y Decreto Ejecutivo MOPT. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Fiscalizador del contrato o Unidad Solicitante o interesada E1. Aviso para abrir investigación por posible incumplimiento del contrato A1. Analizar el aviso para abrir investigación por posible incumplimiento del contrato con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato. A2. Abrir expediente, y elaborar, comunicar el documento de traslado de cargos al adjudicatario. S1.Expediente de investigación U1. Fiscalizador del contrato. P2. Adjudicatario E2. Insumos de información (pruebas, descargos u otros) A3. Recopilar la repuesta de defensa del adjudicatario o vencido el plazos establecido, se traslada el expediente con la información disponible a la Asesoría Legal. A4. Recibir el borrador de la resolución, revisar detalles propios de la contratación y coordinar la suscripción de ese documento por la autoridad competente. S2.Documento traslado de cargos al adjudicatario U2. Unidad Solicitante. P3. Asesoría Legal E3. Borrador de Resolución Administrativa A5. Comunicar la decisión final al adjudicatario y las partes interesadas. S3. Resolución Administrativa suscrita. U3. Unidad Interesada. P4.Cosevi E4. Personal encargado del trámite de Unidad de Trámite y Control (UTC) A6.Gestionar la remisión de lo actuado para la actualización del expediente de la contratación, sea físico o digital. A6.Gestionar la remisión de lo actuado para la actualización del expediente de la contratación, sea físico o digital. S4. Comunicado para ejecución de sanción correspondiente. U4. Adjudicatario E5. Mobiliario y equipo de información, demás suministros. A7. Ejecutar la sanción contemplada en la resolución administrativa correspondiente, en caso de que aplique. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 186 de 266

190 Versión: Fecha vigencia: Gestión de la resolución del cumplimiento Código Proceso: Tipo Proceso: /01/2016 contractual institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de tramitación de resoluciones concluidas (Número de resoluciones tramitadas concluidas / Total de aviso recibidos por eventual incumplimiento contractual) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: x Bimestre: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): 100% Generación: Funcionario asignado al trámite Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control 187 de 266

191 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha Código Versión: Elaboración y seguimiento de: contratos de Tipo Proceso: vigencia: Proceso: mayor cuantía y adendas /01/2016 CSV Objetivo general del proceso: Elaborar y dar seguimiento a los contratos que por su cuantía o extracto requieran refrendo de la Contraloría General de la República y las adendas que se requieran, con el fin de adquirir bienes, servicios y obras institucionales Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidad solicitante o interesado P2. Adjudicatario P3. Asesoría Legal P4.Cosevi E1. Solicitud de inicio de elaboración de contrato o adenda E2. Expediente de la contratación administrativa E3. Certificaciones CCSS, especies fiscales u cualquier otra aclaración E4. Documentos con la aprobación u observaciones al borrador del contrato o adenda E5. Personal encargado del trámite de Unidad de Trámite y Control (UTC) E6. Mobiliario y equipo de información, demás suministros. Funcionario asignado a la Unidad de Trámite y Control del Área de Suministros El proceso inicia con: Analizar la solicitud para iniciar la elaboración del contrato o adenda con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato y finaliza con: comunicar al adjudicatario el contrato o adenda aprobados, y trasladar el expediente original para su respectiva custodia. Ley General de Administración Pública, Ley de Contratación Administrativa, el Reglamento de Contratación Administrativa y los artículos 60 a 68 del Decreto Ejecutivo MOPT denominado: "Reglamento interno para los procedimientos y actuaciones en materia de contratación administrativa del Consejo de Seguridad Vial", Reglamento de Refrendos de la Contraloría General de la República. A1. Analizar la solicitud para iniciar la elaboración del contrato o adenda con fundamento en las disposiciones del cartel, oferta, adjudicación y contrato. A2. Elaborar el borrador del contrato o adenda A3. Tramitar ante la Asesoría Legal la aprobación u observaciones sobre el borrador del contrato o adenda A4. Recibir y tramitar las respectivas observaciones por las partes interesadas. A5. Elaborar y comunicar el contrato definitivo o adenda a las partes interesadas; incluso la solicitud de refrendo ante la Contraloría General de la República, cuando corresponda. A6. Dar el seguimiento y control a los contratos o adenda aprobados durante todas las actividades anteriores. A7. Comunicar al adjudicatario el contrato o adenda aprobados, y trasladar el expediente original para su respectiva custodia. S1. Borrador de contrato o adenda S2.Document o traslado del borrador del contrato o adenda S3. Contrato o adenda definitivo S4. Comunicado del contrato o adenda definitivo U1. Asesoría Legal U2. Adjudicatario U3. Unidad Interesada. U4. Fiscalizador del contrato o adenda U5. Proveedor Institucional Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 188 de 266

192 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Elaboración y seguimiento de: contratos de Tipo Proceso: /01/2016 mayor cuantía y adendas CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de tramitación de contratos aprobadas (Número de contratos aprobadas tramitadas / Total de solicitud de contratos recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Barras: Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): > 93% Generación: Funcionario asignado al trámite Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de tramitación de adendas aprobadas (Número de adendas aprobadas tramitadas / Total de solicitud de adendas recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Expediente de la contratación administrativa y registro de la Unidad de Trámite y Control Barras: Circular: x Líneas: x Generación: Funcionario asignado al trámite Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado de Unidad Tramite y Control Comunicación a interesados: Encargado de Unidad Tramite y Control Definición del umbral ( meta > 93% 189 de 266

193 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Gestión de la Coordinación de Código Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 la Seguridad Vial del País CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Gestionar la Coordinación de la Seguridad Vial del País con el fin de alcanzar las metas en dicha materia, a través de reuniones con los miembros de la Comisión de Seguridad Vial: Consejo Nacional de Vialidad (Conavi), Consejo de Transporte Público (CTP), Instituto Costarricense de Ferrocarriles (Incofer), Dirección General de Ingeniería de Tránsito (DGIT), así como las Areas de Planificación del MOPT y Cosevi y su coordinación con los Despachos del Ministro y Viceministro del Transportes y Seguridad Vial. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recursos Financieros y Humanos Director Ejecutivo. El proceso inicia con: Convocar reunión de la Comisión de "Coordinación de la Seguridad Vial del País" y finaliza con: Comunicar los acuerdos a interesados. Ley de Administración Vial y sus reforma, Ley de tránsito # 9078, Ley de Control Interno, Leyde la Administración Financiera, Ley General de la Administración Pública, Decretos Ejecutivos N MOPT y N MOPT. A1. Convocar reunión de la comisión de "Coordinación de la Seguridad Vial del País" U1. Miembros de E2. Mobiliario, P1. COSEVI S1. Minuta con la Comisión de equipo y acuerdos Coordinación de suministros. A2. Revisar los acuerdos de tomados Seguridad Vial E3. Infraestructura. la sesión anterior. del País. P2. Dirección Ejecutiva P3. Dirección de Proyectos E4. Agenda. E5. Acuerdos de sesiones anteriores. E6. Insumos de información. E7.Insumos información de A3. Gestionar el seguimiento de los acuerdos. A4. Analizar nuevos puntos con el fin de tomar decisiones que impacten la seguridad vial del país. A5. Generar los nuevos acuerdos S2.Proyectos tangibles materializados como resultado de acuerdos cumplidos U2.Sociedad civil P4. Areas externas (Conavi, CTP, DGIT,Incofer,M OPT ) E8.Insumos información de A6. Comunicar el o los acuerdos a interesados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 190 de 266

194 Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Gestión de la Coordinación de Proceso: la Seguridad Vial del País /04/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de acuerdos de las reuniones de la Comisión de Coordinación de Seguidad Vial del País (Número de acuerdos cumplidos/ Total de acuerdos emitidos)x100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros y minutas propias del área Barras: Circular: Líneas: x x Informe tabular Generación: Asesor de Dirección Ejecutiva Responsables del indicador: Análisis y uso: Dirección Ejecutiva Comunicación a interesados: Dirección Ejecutiva Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80%. 191 de 266

195 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Seguimiento de las Políticas de /04/2016 Seguridad de la Información Medición, CSV análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Coordinar el seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información (PSI) con la finalidad de lograr una adecuada implementación de las acciones definidas en el manual integral de PSI. Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con:. Investigar y recopilar la información referente a las PSI que se deben aplicar en la institución y finaliza con: Elaborar el informe final del seguimiento. Fundamento Normativo: Normas Técnicas para la Gestión y el Control de las Tecnologías de Información, Ley General de Control Interno 8292 y las Normas de Control Interno para el sector público. Circular DE asignación del Rol de Oficial de Seguridad de Políticas de Seguridad de la Información. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.Cosevi E1. Personal E2. Mobiliario, equipo y suministros A1. Investigar y recopilar la información referente a las PSI que se deben aplicar en la institución. A2. Analizar la información recopilada y planificar las actividades de seguimiento. S1.Informe preliminar sobre el diagnóstico de las PSI U1. CG y Comité Gerencia de Tecnología de Información CGTI U2. Jefaturas de áreas internas del Cosevi P2. Coordinadores E3. Insumos de de los temas Información sobre PSI P3.Junta Directiva y Comité E4. Manual Integral Gerencial. de PSI (CG) P4. Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) E5. Lineamientos, directrices y normativa vigente. A3. Realizar los informes respectivos y presentar los mismos ante al CG A4. Establecer acciones de coordinación con los encargados de los temas asignados sobre (PSI) A5. Dar seguimiento al cumplimiento de los planes de acción propuestos por los encargados para las recomendaciones pendientes. A6. Elaborar el informe final del seguimiento. U3. Usuarios S2. Minutas internos que los de soliciten trabajo y planes (Auditoria Interna de acción y Direcciones, establecidos. entre otros) S3. Informe final del seguimiento. U4.Entes externos (Contraloría General de la República, MOPT, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 192 de 266

196 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Seguimiento de las Políticas de Seguridad de la Información Medición, /04/2016 CSV análisis y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Porcentaje de implementación de las PSI (Número de acciones implementadas de las PSI / Número Total de acciones a implementar) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: x Registro de aplicación propios de área Forma de representación: Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso de Políticas de Seguridad de Información Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso de Políticas de Seguridad de Información Mayor e igual del 60% de las PSI 193 de 266

197 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Promoción del Índice de Gestión Proceso: Institucional (IGI) /04/2015 CSV Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Promover el índice de gestión institucional en coordinación con la Administración Activa, para su actualización anual, con la finalidad de contribuir a fortalecer la gestiòn institucional Encargado de la Unidad de Control Interno. El proceso inicia con: Recibir y analizar el instrumento del IGI y finaliza con: Elaborar informe Final de resultados. Fundamento Normativo: Disposición de la Contraloría General de la República mediante oficio anual. Asignación como enlace a la Unidad de Control Interno en oficio DE (2), por parte de la Dirección Ejecutiva. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal P1. Cosevi E2. Mobiliario, equipo y suministros. E3. Financieros. A1. Recibir y analizar el instrumento del IGI. A2. Coordinar con las unidades ejecutoras la aplicación del instrumento del IGI. A3. Validar la información recibida por las Unidades ejecutioras del IGI. A4. Coordinar reuniones con las unidades ejecutoras involucradas para los ajustes de la información. S1. Instrumento del Índice de Gestión Institucional aplicado. S2. Disposiciones pendientes U1. Junta Directiva U2. Dirección Ejecutiva U3. Unidades Ejecutoras del Cosevi. P2. Contraloría General de la República P3. Unidades Ejecutoras del Cosevi E4. Instrumento del índice de gestión institucional. E5. Información específica de cada factor del IGI A5. Presentar los resultados al Comite Gerencial A6. Comunicar y divulgar los resultados del IGI. A7. Identificar las disposiciones pendientes por atender. A8. Dar segumiento a las disposiciones pendientes por atender. A9. Elaborar informe Final de resultados. S3. Informe de resultados S4. Minuta de reunión y de seguimiento S5. Informe de resultados final U4. Auditoría Interna U5. Contraloría General de la República. U6. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 194 de 266

198 Código Versión: Fecha vigencia: Promoción del Índice de Gestión Proceso: Institucional (IGI) /04/2015 CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de disposiciones atendidas del IGI. Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Número de disposiciones atendidas / Número total de disposiciones pendientes durante el periodo respectivo ) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registro de aplicación propios del área Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Encargado del proceso del Índice de Gestión Institucional. Análisis y uso: Encargado de la Unidad de Control Interno. Comunicación a interesados: Encargado del proceso del Índice de Gestión Institucional. Atención de un 85% de la disposiciones pendientes de la aplicación del instrumento. 195 de 266

199 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Elaboración y actualización del manual de IVE /01/2016 CSV Sustantivo Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y actualizar el Manual de Inspección Vehicular (IVE) de acuerdo con las normativa atinente y las recomendaciones propuestas por las partes interesadas, con la finalidad de estandarizar los procedimientos aplicados en la IVE considerando el avance tecnológico y otros aspectos en materia vehicular. Encargado del área de Fiscalización El proceso inicia con: Elaborar talleres internos para revisión del Manual de IVE y finaliza con: Publicar el Manual de IVE con visto bueno del MOPT en la Gaceta. Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Recurso U1. Dirección humano A1.Investigar referencias técnicas y elaborar Ejecutiva. E2. Equipo de reuniones internos para revisión del Manual de P1.COSEVI IVE oficina y mobiliario E3. Recursos económicos P2. Área Técnica de Fiscalización. E4.Oficios, informes y recomendaciones realizadas Cartel de Licitación Pública Internacional No.02 / 98. Oferta presentada por la empresa Riteve S y C, S.A. Contrato actual con empresa Riteve S y C, S.A. Ley de Tránsito por las Vías Públicas Terrestres y de Seguridad Vial Nº 9078 Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad Nº Manual de Procedimientos para la Revisión Técnica de Vehículos Automotores en las estaciones de RTV. Reglamento para la Revisión Técnica Integral de Vehículos Automotores que Circulen por las Vías Públicas Decreto MOPT Directrices, acuerdos u oficios que tengan relación con la IVE. A2. Coordinar reuniones con entes externos con el fin de recibir recomendaciones U2. Director de Proyectos P3. Empres E5. Consultas y prestataria del recomendaciones al servicio de IVE Manual de IVE P4. Otros entes E6. Solicitudes de externos inclusión y cambio (Instituciones, de defectos así agencias o sociedad también como civil) observaciones A3. Analizar documentos relacionados con recomendaciones planteadas por los entes externos. A4. Elaborar borrador del Manual de la IVE de acuerdo al análisis realizado de las recomendaciones planteadas A5. Presentar el borrador del Manual de IVE ante la Junta Directiva del Cosevi para su aprobación A6. Enviar el borrador aprobado por la Junta Directiva del Manual de IVE al MOPT para su respectiva evaluación y aprobación S1. Borrador de Manual de IVE. S2. Manual de IVE aprobado. U3. Empresa prestataria de IVE. U4. Otros entes externos (Instituciones, agencias o sociedad civil) U5. Junta Directiva P5. Junta Directiva del Cosevi E7. Observaciones del manual de IVE A7. Coordinar la publicación del Manual de IVE aprobado por el MOPT en la Gaceta. U6. Sociedad Civil. P6. MOPT E8. Aval del borrador del Manual de IVE U7. MOPT Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 196 de 266

200 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Elaboración y actualización del manual de IVE /01/2016 CSV Sustantivo Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Numero de publicaciones del Manual de IVE. Número de publicaciones del Manual de IVE por periodo analizado normado. Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Bianual Minutas de reuniones realizadas, registros propios del área y oficios respectivos Barras: Líneas: Responsables del indicador: x Matriz Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a 1 Generación: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Análisis y uso: Fiscalizadores, Encargado del Área, Comunicación a interesados: Encargado del Área 197 de 266

201 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora de la gestión del Área de Fiscalización Técnica Vehicular. Medición, análisis /01/2016 CSV y mejora Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Realizar la medición y evaluación de los datos obtenidos de las diferentes labores del área (fiscalización, administración, evaluación, seguimiento y control), con la finalidad de obtener información que permita orientar y mejorar las estrategias planteadas para lograr los objetivos del área. Encargado del Area de Fiscalización Técnica Vehicular. El proceso inicia con: Recopilar, digitar y analizar los insumos de información requeridos (informes de fiscalización,.acciones correctivas a implementar, bases de datos,informacion presupuestaria y atencion de usuarios) realizados por la ATFV. y finaliza con: Dar seguimiento a los planes de acción definitvos. Fundamento Normativo: Informe comparativo sobre la situación vial Plan operativo institucional del Cosevi del respectivo año vigente. Plan del Dececnio de accion para la de seguridad vial Plan de trabajo de la Area del respectivo año vigente. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1.COSEVI E1. Personal Profesionales afín al área. E2. Equipo de oficina y mobiliario E3. Recursos económicos P2. Empresa E4.Acciones prestataria del correctivas a servicio de IVE implementar sobre el servicio IVE P3. Personal del ATFV. E5. Base de datos de consultas realizadas. E6. Ejecución presupuestaria E6. Informe semestrales de resultados A1.Recopilar, digitar y analizar los insumos de información requeridos (informes de fiscalización,.acciones correctivas a implementar, bases de datos,informacion presupuestaria y atencion de usuarios) realizados por la ATFV. A2. Medir y evaluar en relación a los insumos recolectados los parametros de acción establecidos. A3. Coordinar las sesiones de trabajo con las diferentes partes interesadas con el fin de brindar resultados. A4. Analizar y diseñar los planes de acción definitivos, con el fin de implementar la mejora continua de la ATFV. S1.Informes gráficos de situación y tendencias de las labores realizadas por las ATFV. S2. Minutas de reunión U1. Colaboradores de ATFV U2. Encargado de la ATFV S3.Planes de U3. Director de Acción para mejora Proyectos continua. E7. Informes de Fiscalización E8. Insumos de informacion. A5. Dar seguimiento a los planes de acción definitvos. S4.Oficios de U4. Empresa advertencia para prestataria del mejora de aspectos servicio de IVE detectados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 198 de 266

202 Versión: Fecha vigencia: Código Proceso: Tipo Proceso: Medición, análisis y mejora de la gestión del Medición, análisis /01/2016 Área de Fiscalización Técnica Vehicular. CSV y mejora Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de cumplimiento de planes de accion del area. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Cantidad de acciones cumplidas / Total de acciones planeadas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Informes de fiscalización, planes de accion, base de datos y otros registros propios del área. Radial: Barras: x Circular: Líneas: Generación: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Responsables del indicador: Análisis y uso: Fiscalizadores, Dirección de Proyectos. Comunicación a interesados: Técnico del área de Fiscalización Técnica Vehicular Definición del umbral (meta): 100% 199 de 266

203 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de la nómina Código Proceso: Tipo Proceso: salarial institucional /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Elaborar y dar seguimiento a la confección de la nómina para el pago de salarios a nivel institucional, con la finalidad de cumplir con la normativa vigente y garantizar un adecuado manejo de los recursos institucionales con relación a material salarial. Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y realizar el control de los reportes, registros a aplicar o comunicados de entes deductores a ser utilizados en la confección de la nómina salarial. Y finaliza con: Gestionar el Archivo de información y documentos generados y aplicados Código de Trabajo 27/08/1943, Ley de Salarios de la Administración Pública 09/10/1957, Estatuto y su reglamento y Directrices de la Dirección General de Servicio Civil, Acuerdos y Directrices de la Autoridad Presupuestaria y normativa relacionada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Entes deductores (Poder Judicial, cooperativas, asociaciones solidaristas, sindicatos, colegios profesionales, Departamento E1. Reportes de deducciones,regi stros a aplicar o comunicados atinentes al tema de Gestión y Desarrollo Humano "DGDH", entre otros) P2.Cosevi P3.Jefatura o Unidad de Control del Dpto de Gestión y Desarrollo Humano P4. Empresa contratista E2. Personal del area E3. Mobiliario, equipo y suministros E4.Sistema de información de planillas (BOS) E5. Expedientes y Acciones de Personal E6. Insumos de información E7. Mantenimiento y soporte técnico A1. Recibir y realizar el control de los reportes, registros a aplicar o comunicados de entes deductores a ser utilizados en la confección de la nómina salarial. A2. Aplicar y revisar, en la nómina salarial los registros, cambios y ajustes salariales autorizados. A3. Generar, configurar y autorizar la nómina salarial A4. Generar los reportes del pago, información y control respectivos (entes deductores, archivo sinpe) A5. Dar seguimiento y control a la confección de la nómina en todos los aspectos que le sean atinentes. A6. Gestionar el Archivo de información y documentos generados y aplicados S1. Reporte U1. Departamentos detallado de la de Presupuesto y información de la Contabilidad nómina salarial S2. Archivo digital sinpe y oficio del pago de salarios U2. Departamento de Tesorería S3. Reporte digital y fìsico de las deducciones aplicadas U3. Funcionarios pagados por Cosevi S4. Validación digital de recibo U4. Entes de envío de deductores salarios para INS U5. Instituto Nacional de Seguros P5.Caja E8. Sistema de Costarricense de información vía Seguro Social web (CCSS) P6.Instituto E9. Sistema de Nacional de información vía Seguros (INS) web S5.Reporte digital de salarios para la CCSS U6. Caja Costarricense de Seguro Social Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 200 de 266

204 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y seguimiento de la nómina Código Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 salarial institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de cronograma de trabajo de confección de nómina salarial (Número de actividades ejecutadas / Número de actividades planificadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Registros internos del área y cronograma de trabajo Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): 100% Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 201 de 266

205 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Elaboración y análisis de estudios Proceso: técnicos relativos a materia salarial /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y analizar estudios técnicos relativos a materia salarial (cálculos laborales, constancias de salario, estudios de anuales, cálculo de diferencias salariales por resolución administrativa o judicial, entre otros), con la finalidad de atender oportunamente las solicitudes tramitadas según la normativa vigente. Encargado (a) de la Unidad de Sostenimiento El proceso inicia con: Recibir y revisar la solicitud para la elaboración de la información que corresponda según estudio técnico y finaliza con: Gestionar el archivo de información y documentos generados para el respectivo control. Fundamento Normativo: Código de Trabajo del 27/08/1943, Ley de Salarios de la Administración Pública 09/10/1957, Procedimientos internos de Cosevi y normativa relacionada. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Comunicado de solicitud de información en materia salarial P1. Jefatura (fìsica, digital, Departamento verbal) Gestión y Desarrollo E2. Insumos de Humano información (DGDH) E3. Oficio de autorización para el pago A1. Recibir y revisar la solicitud para la elaboración de la información que corresponda según estudio técnico (cálculos laborales, pago de salarios, constancias o diferencias salariales, estudios de anuales, aplicación de deducciones, entre otros) A2. Elaborar el estudio técnico según sea el requerimiento de la solicitud, o el trámite de control que se realice. S1. Estudio técnico (oficio, U1. Jefatura DGDH certificación, constancia, reporte de la información solicitada) U2. Funcionarios solicitantes pagados por el Cosevi P2.Cosevi P3. Empresa contratista E4. Personal del area E5. Mobiliario, equipo y suministros E6. Sistema de información de planillas (BOS) E7. Mantenimiento y soporte técnico E8. Comunicado de solicitud de P4. información en Funcionarios solicitantes materia salarial(fìsica, pagados por digital, verbal) Cosevi E9. Insumos de información P5. Unidad de E10. Expedientes y control de Acciones de DGDH Personal A3. Gestionar el pago, en caso de diferencias salariales por cálculos laborales, resolución administrativa y judicial. A4. Elaborar el reporte o informe de pago respectivo en caso de resoluciones administrativas o judiciales. A5. Gestionar el archivo de información y documentos generados para el respectivo control. S2. Nómina de pago por diferencias salariales U3. Departamento de Presupuesto y Contabilidad U4. Administración superior S3. Reporte o informe de pago U5. Otros entes por resoluciones externos (Poder administrativas o Judicial,Contraloría judiciales General de la República, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 202 de 266

206 Versión: Fecha vigencia: Elaboración y análisis de estudios Código Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 técnicos relativos a materia salarial CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Porcentaje de cumplimiento de estudios técnicos relativos a materia salarial según plazo acordado (Número de estudios técnicos salariales realizados según plazo acordado / Total de solicitudades recibidas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Mayor o igual a 80% Generación: Analista de la Unidad de Sostenimiento Análisis y uso: Encargado (a) Unidad de Sostenimiento Comunicación a interesados: Jefatura DGDH 203 de 266

207 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Confección, aprobación y distribución de acciones Proceso: de personal /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Confeccionar, aprobar y distribuir los diferentes tipos de acciones de personal que evidencian todo movimiento de personal, acto, disposición o resolución que afecte la situación legal de ocupación de los puestos, según lo estipulado en la normativa vigente, con la finalidad de sustentar el apoyo y la evidencia objetiva de los movimientos de personal, para la toma de decisiones. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: recibir y revisar las órdenes de movimiento y el control de prorrogas y finaliza con: gestionar el archivo de las acciones de personal según corresponda. Fundamento Normativo: Art.25 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, Circulares AJ y de la Dirección General de Servicio Civil, Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Ordenes de movimiento A1.Recibir y revisar las órdenes de movimiento y el control de prórrogas. U1. Dirección General de Servicio Civil. E2. Control P1. Unidades prórrogas. del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. E3. Solicitud de envío documentos al expediente personal. A2. Confeccionar las acciones de personal en el módulo de acciones del sistema de información respectivo. A3. Gestionar la aprobación de las acciones de personal con las áreas correspondientes y generar los listados de envío de acciones de personal. A4. Coordinar el envío de las acciones de personal aprobadas a los diferentes usuarios. S1. Acciones de personal aprobadas. U2. Unidades del DGDH. P2. Cosevi E4. Mobiliario, equipo y materiales. E5. Sistema de información de confección de acciones. A5. Gestionar el archivo de las acciones de personal, según corresponda : Consecutivo, control de prórrogas, expedientes personales. S2. Registro de bitacoras de envíos de las acciones de personal. E6. Personal. P3. Direccion E7. Directrices, General de oficios, Servicio Civil lineamientos. S3. Listados de envíos de acciones de personal a la Dirección General de Servicio Civil. U3. Funcionarios interesados. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 204 de 266

208 Versión: Fecha vigencia: Confección, aprobación y distribución de acciones Código Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 de personal. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de acciones aprobadas según el plazo estipulado Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de acciones aprobadas según el plazo estipulado/total de órdenes de movimiento recibidas) x 100 Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: x Circular: Líneas: x Generación: Analista encargado del proceso. Responsables del indicador: Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Definición del umbral (meta): Mayor o igual a 80% Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano 205 de 266

209 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Gestión de las solicitudes de movimiento de recursos Proceso: humanos /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Gestionar las solicitudes de movimiento de recursos humanos según el tipo de solicitud presentada por los funcionarios, con el fin de mantener un buen control y garantizar la adecuada gestión de cada documento recibido, en concordancia con la normativa vigente. Encargado Unidad de Control El proceso inicia con: Recibir y revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos, según el tipo de solicitud presentada por el funcionario y finaliza con: Gestionar el archivo de las solicitudes según el tipo, así como los oficios, estudios, certificaciones, entre otros. Fundamento Normativo: Código de Trabajo (1943), Estatuto de Servicio Civil (actualizado abril 2008) y su Reglamento (Decreto Ejecutivo N0 21 de 14 de diciembre de 1954), Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Consejo de Seguridad Vial (Decreto Nº33126-MOPT), Reglamento Autónomo de Organización y Servicio del Ministerio de Obras Públicas y Transportes (Decreto Nº36235-MOPT), Directrices y Circulares de la Dirección General de Servicio Civil (AJ , AJ , AJ , AJ , AJ ) y de este Consejo (AL AL ). Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Funcionarios interesados. A1.Recibir y revisar las solicitudes de movimiento de recursos humanos, según el tipo de solicitud presentada por el funcionario (vacaciones, permisos con goce de salario deducible de vacaciones, permisos con y sin goce de salario, justificaciones, incapacidades, licencias y rebajos). A2. Analizar la solicitud y distribuirla según el tipo de movimiento presentado por el funcionario. S1. Solicitudes aprobadas de U1.Funcionarios movimiento de y ex recursos funcionarios. humanos respectivo. E1. Solicitud de movimiento de recursos humanos. A3. Gestionar la aprobacion de las solicitudes por parte del encargado de la Unidad, cuando corresponda. P2. Jefe del Departamento de Gestión y Desarrollo Humano. A4. Gestionar la distribución de las solicitudes al funcionario interesado, cuando corresponda. A5.Elaborar los diferentes informes de gestión(oficios bimensuales de saldos de vacaciones, certificaciones, estudios, registro de base de datos actualizada,entre otros). S2. Solicitudes no aprobadas U2. Directores, de movimiento jefes, de recursos encargados. humanos respectivo. P3. Cosevi E2. Mobiliario, equipo y materiales. E3. Personal A6 Gestionar el archivo de las solicitudes según el tipo, así como los oficios, estudios, certificaciones, entre otros. S3. Informes de Gestión (Oficios, certificaciones, U3. Unidades estudios, del DGDH. registros de bases de datos actualizada, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 206 de 266

210 Versión: Fecha vigencia: Gestión de las solicitudes de movimiento de recursos Código Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 humanos. CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Porcentaje de tramitación de las solicitudes de movimientos de recursos humanos. Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de solicitudes tramitadas/total de solicitudes recibidas)*100 Hora: Trimestre: X Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Controles propios de la Unidad Radial: Barras: X Circular: Líneas: X Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista encargado del proceso. Análisis y uso: Encargado Unidad de Control Comunicación a interesados: Jefe Depto. Gestión y Desarrollo Humano Mayor o igual al 80% de tramitación de las solicitudes de movimiento de recursos humanos recibidas. 207 de 266

211 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Diseño y seguimiento de la Tipo Proceso: /04/2016 organización institucional CSV Estratégico Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Proponer los diseños de organización institucional y dar seguimiento a las reorganizaciones aprobadas por Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica ( MIDEPLAN), con la finalidad de contribuir a una mejor gestión institucional mediante la creación de estructuras organizacionales. Encargado del Área de Planificación y Evaluación El proceso inicia con: Investigar referencias técnicas y experiencias en otras instituciones sobre la creación de estructuras organizacionales y finaliza con: Dar seguimiento a las acciones respectivas que garanticen la debida implementación de las reorganizaciones debidamente aprobadas por MIDEPLAN. Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional y su Reglamento, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Lineamientos sobre reorganizaciones institucionales de MIDEPLAN Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal A1.Investigar referencias técnicas y experiencias en otras instituciones sobre la creación de estructuras organizacionales, con el fin de diagnosticar la debida vinculación del sector de la institución con la propuesta de diseño que se realizará. S1.Informe de las U1.Junta propuestas de Directiva organizacional Dirección institucional Ejecutiva y P1.COSEVI E2. Recursos financieros E3. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A2. Coordinar con las áreas internas involucradas los insumos de información referentes a organización institucional. A3. Diseñar las propuestas de organización institucional, según los lineamientos técnicos existentes. En caso de contratación externa, recopilar el informe final suministrado por la empresa que diseñó la propuesta de organización institucional. S2.Comunicados de aval de la propuesta emitidos por : Junta Directiva, Ministro del sector y del área de Planificación de la institución U2.Direcciones internas del Cosevi P2. Junta Directiva, Dirección Ejecutiva Direcciones internas P3.Empresa consultora y E4. Insumos de información E5.Informe de reorganización institucional P4.Otros Entes E6. externos(midep Documentación LAN, MOPT, técnica Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria E7.Insumos de "STAP",entre información otros) A4. Comunicar resultados de las propuestas de diseño a áreas involucradas, para su respectiva aprobación, siguiendo los lineamientos técnicos y legales existentes. A5. Dar seguimiento a las acciones respectivas que garanticen la debida implementación de las reorganizaciones debidamente aprobadas por MIDEPLAN. S3.Comunicado de la aprobación definitiva de la propuesta emitido por MIDEPLAN S4.Comunicados de seguimiento sobre la implementación aprobada U3.Entes externos (MIDEPLAN, MOPT, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 208 de 266

212 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Diseño y seguimiento de la Tipo Proceso: /04/2016 organización institucional CSV Estratégico Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo sobre organización institucional Número de actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Cronograma de trabajo x: matriz Barras: Líneas: Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Junta Directiva o su delegado 100% al terminar el plan de trabajo 209 de 266

213 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Elaboración y seguimiento de estudios Tipo Proceso: /07/2016 técnicos de planificación institucional CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Elaborar y dar seguimiento a estudios técnicos inherentes a la planificación institucional, con el fin de proporcionar información necesaria para la toma de decisiones institucionales. Jefatura Unidad de Planificación Institucional El proceso inicia con: Analizar la solicitud presentada para determinar el tipo de estudio a realizar, los objetivos y alcance del mismos y finaliza con: Dar seguimiento a los informes Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional y su Reglamento, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Directrices internas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Junta Directiva, Dirección Ejecutiva Dirección Proyectos y de E1. Solicitud de estudios técnicos A1. Analizar la solicitud presentada para determinar el tipo de estudio a realizar, los objetivos y alcance del mismo A2. Realizar una investigación sobre el tema en estudio (bibliográfica, documental, de referencias técnicas) S1. Informes técnicos U1.Junta Directiva Dirección Ejecutiva y E2. Personal A3. Definir la metodología de recopilación de información y realizar el levantamiento de la misma P2.COSEVI E3. Recursos financieros E4. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina A4. Tabular, analizar e interpretar la información recolectada A5. Preparar informe, remitir y presentar los resultados obtenidos A6. Dar seguimiento a los informes S2. Comunicados de seguimiento U2. Áreas interesas Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 210 de 266

214 Fecha vigencia: Código Proceso: Versión: Elaboración y seguimiento de estudios Tipo Proceso: /04/2016 técnicos de planificación institucional CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Porcentaje de cumplimiento de solicitudes de estudios técnicos (Cantidad de informes técnicos finalizados / Cantidad de solicitudes de estudios técnicos programados) Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros internos del área Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Encargado del Área de Planificación y > 95% de cumplimiento 211 de 266

215 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Formulación del Plan Operativo Institucional Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 CSV Estratético Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: 1. Constitución Política de Costa Rica. 2. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos y su Reglamento. Fundamento Normativo: 3. Ley de Planificación Nacional. 4. Ley General de Administración Pública. 5. Ley de Control Interno. 6. Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad. 7. Directrices de Política Presupuestaria, Decretos Ejecutivos. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Unidades Ejecutoras Internas P2. Unidades Ejecutoras Externas (DGEV, DGPT, DGIT) P3. Contraloría General de la República, Autoridad Presupuestaria, Mideplan E2. Directrices y lineamiento sobre políticas presupuestarias P4. Comisión de formulación, E3. seguimiento, control Procedimientos y para la aplicación y evaluación del seguimiento de las Plan operativo - políticas Presupuesto presupuestarias Institucional P5. Entes externos (INS, CCSS, E4. Insumos de Ministerio de Información Salud, entre otros) E5. Recurso humano P6.COSEVI E1. Programación de acciones, metas y proyectos requeridos (matrices de acciones estratégicas, perfiles y fichas técnicas proyectos) de E6. Recursos financieros E7. Recursos materiales como Mobiliario, Suministros y equipo de oficina Formular el Plan Operativo Institucional (POI), tomando como base las políticas del Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y del Plan de las Acciones Estratégicas en seguridad vial, que deberán ejecutarse durante el período anual, con el propósito de definir los objetivos, metas, indicadores, recursos humanos, materiales y financieros necesarios para llevar a cabo la gestión institucional Encargado del Área de Planificación y Evaluación El proceso inicia con: Determinar las directrices generales para la formulación del Plan Operativo Institucional y elaborar el Instructivo para la elaboración del Plan Operativo Institucional, matrices de análisis FODA, formulación de proyectos, resumen por proyecto, según partida, subpartida y perfiles de proyecto y finaliza con: Gestionar la aprobación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria y remitir información aprobada a unidades ejecutoras A1. Determinar las directrices generales para la formulación del Plan Operativo Institucional y formular la guía para la elaboración del Plan Operativo Institucional, matrices de análisis FODA, formulación de proyectos, resumen por proyecto, según partida, subpartida y perfiles de proyecto. A2. Gestionar aprobación de la guía por parte de los Directores, comunicarla y capacitar a las unidades ejecutoras en la metodología de formulación del plan. A3. Coordinar, evaluar y determinar la vinculación de las políticas generales y los objetivos institucionales (POI), con el Plan Nacional de Desarrollo, Plan Nacional de Transporte y el Plan Estratégico Nacional A4. Ajustar y consolidar la programación de las acciones, metas y proyectos de las Unidades Ejecutoras. A5. Elaborar la propuesta de Proyecto Plan Operativo Presupuesto Institucional y tramitar la aprobación ante la Junta Directiva. A6. Registrar y respaldar el Plan Operativo Institucional en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP). A7. Gestionar la aprobación del POI, ante la Contraloría General de la República y Autoridad Presupuestaria y remitir información aprobada a unidades ejecutoras U1. Comisión de formulación, seguimiento, control y evaluación del plan operativo - presupuesto institucional S1. Guía para la formulación, control y seguimiento del Plan Operativo - U2. Unidades Presupuesto Ejecutoras Institucional U3. Dirección Ejecutiva U4. Planificación sectorial del MOPT S2. Plan Operativo - Presupuesto Institucional U5. Entes externos (Contraloría aprobado General de la República, Mideplan, Unidad presupuestaria del Ministerio de Hacienda, entre otros) Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 212 de 266

216 Versión: Fecha vigencia: Código Formulación del Plan Operativo Institucional Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 CSV Estratético Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Porcentaje de cumplimiento del plan de trabajo (Número de actividades ejecutadas /Total de actividades programadas) * 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: x Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Registros propios del área. Forma de representación: Radial: Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral (meta): 100% Generación: Analista del Área de Planificación y Evaluación Análisis y uso: Encargado del Área de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Encargado del Área de Planificación y Evaluación 213 de 266

217 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Realización de pagos o reintegros por Fondo de Caja Código Proceso: Tipo Proceso: /05/2016 Chica CSV Objetivo general del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P3. Dirección General de E2. Solicitud de Policía de liquidación de Tránsito, viáticos y vales de Ingeniería de caja chica Tránsito y Educación Vial P4. Depto. Presupuesto P5. Usuario externo P6. Cosevi Dueño del proceso: Alcance del proceso: P1. Usuario Interno E1. Solicitud de adelanto de viáticos y vales de P2. Unidades caja chica Ejecutoras E3. Contenido presupuestario E4. Solicitud de reintegro de dinero por doble pago de infracciones y derechos de matrícula de cursos de educación vial y licencia E4. Mobiliario, Materiales y Equipo S4. Informe de E5. Recurso Humano y financiero Realizar los pagos y reintegros a través del Fondo de Caja Chica, por concepto de solicitudes de vales, viáticos al interior y exterior del pais y reintegro de dinero por infraccion, derechos de matricula de cursos de educación vial y licencias, con el fin de facilitar la adquisición de bienes y servicios, la devolucion de dinero y mejorar los procesos institucionales. Jefe Departamento de Tesorería El proceso inicia con: Recibir y verificar el cumplimiento de los requisitos en las solicitudes presentadas y finaliza con: Preparar informes de pagos y reintegros realizados a través del fondo de caja chica Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Nº9078, Leyde Administración Vial Nº6324, Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Nº8131, Ley General de Administración Pública N 6227, Ley de Contratación Administrativa N 7494 y sus Reglamentos, Reglamento General de Fondo de Caja Chica del Ministerio de Hacienda, Reglamento de Fondo de Caja Chica para el COSEVI, Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos, Manual de Procedimientos del Departamento de Tesorería y Lineamientos de la Tesorería Nacional A1. Recibir y verificar el cumplimiento de los requisitos en las solicitudes presentadas. A2. Registrar las solicitudes de viáticos al interior y exterior del país, vales de caja chica, devolución de dinero y verificar en los sistemas la información respectiva (unicamente para la devolución del dinero) A3. Realizar el trámite de pago o reintegro, según la solicitud presentada. A4. Preparar los documentos para el reintegro de dinero al fondo de caja chica y gestionar el trámite ante el Departamento de Presupuesto. A5. Preparar informes movimientos realizados a través del fondo de caja chica S1. Dinero U1. Usuario interno por concepto de pago de viáticos, vales de caja chica y U2. Usuario externo reintegro por doble pago de infracciones, U3. Unidades matricula de ejecutoras cursos de educación vial y U4. Dirección licencia General de Policía de Tránsito, Ingeniería de Tránsito y S2. Oficios de Educación Vial solicitud de reintegro de U5. Depto. dinero a fondo de Presupuesto caja chica S3. Informe de trámites y pagos realizados Arqueos y saldo en libros U6. Depto. Contabilidad U7. Tesorería Nacional/Dirección Financiera Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 214 de 266

218 Realización de pagos o Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: reintegros por Fondo de Caja Proceso: /05/2016 Chica CSV Denominación del indicador (Descripción cualitativa del Porcentaje de trámites realizados en tiempo concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: (Número de trámites finalizados en tiempo / Número de trámites solicitados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: x Semestre: Mes: Año: Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Registros propios del area Barras: Circular: x Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Colaborador encargado del Fondo de caja chica Análisis y uso: Jefatura del Departamento de Tesorería. Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Tesorería. > 95% de trámites finalizados en un plazo de 3 días 215 de 266

219 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y Código Proceso: Tipo Proceso: vehículos detenidos por parte de las /05/2016 oficinas de la Unidad de Impugnación a CSV nivel regional Objetivo general del proceso: Emitir las órdenes de entrega para la devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por infracciones a la Ley de Tránsito, por parte de las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente Dueño del proceso: Alcance del proceso: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional El proceso inicia con: Revisar y verificar que los documentos aportados por el usuario, cumplan con los requisitos establecidos enla Leyde tránsito y finaliza con: Preparar el reporte de las órdenes emitidas. Fundamento Normativo: Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Notarial, Código Civil, Código Procesal Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Resoluciones de la Sala Constitucional, Resoluciones del Tribunal Contencioso Administrativo, Reglamento MOPT, Directrices y Circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo E1. Insumos de información. E2. Requisitos establecidos A1. Revisar y verificar que los documentos aportados por el usuario, cumplan con los requisitos establecidos en la Ley de tránsito. A2. Consultar en los sistemas de información y páginas web, el cumplimiento de los parámetros establecidos. S1. Documento de Orden de Entrega emitida. U1. Usuario Externo o Unidad de Custodio de Placas y Vehículos Detenidos P2. Cosevi E3. Recurso Humano y Financiero E4. Mobiliario, Materiales y Equipos E5. Sistemas informáticos. A3. Emitir y autorizar la orden de entrega final para la devolución. A4. Preparar el reporte de las órdenes emitidas. S2. Reporte de órdenes emitidas. U2. Jefe del Departamento de Servicio al Usuario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 216 de 266

220 Versión: Fecha vigencia: Emisión de órdenes de entrega para la Código Proceso: Tipo Proceso: devolución de placas, licencias y vehículos detenidos por parte de las /05/2016 oficinas de la Unidad de Impugnación a CSV nivel regional Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Porcentaje de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos (Cantidad de órdenes emitidas de conformidad con los requisitos establecidos / Cantidad de órdenes solicitadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: x Año: Bimestre: Sistema de Control de Vehículos Detenidos Barras: Líneas: x Tablas de excel Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Personal de la Unidad de Impugnaciones de la oficina regional Análisis y uso: Coordinador(a) de la Unidad de Impugnación de la oficina regional Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 100% de las órdenes de entrega emitidas de conformidad con los requisitos establecidos. 217 de 266

221 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Resolución de los recursos de impugnación Código presentados ante las oficinas de la Unidad de Proceso: Tipo Proceso: Impugnación a nivel regional, contra las /05/2016 boletas de citación CSV Objetivo general del proceso: Resolver los recursos de impugnación presentados ante la oficina de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las boletas de citación por multa fija, con el propósito de brindar un servicio eficiente al usuario externo y cumplir con la normativa vigente. Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional El proceso inicia con: Recibir los documentos de la impugnación presentados por el usuario y verificar si cumplen con los requisitos establecidos y finaliza con: Preparar el Informe de labores. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial N 9078, Ley General de la Administración Pública, Código Procesal Contencioso Administrativo, Código Procesal Penal en lo conducente a materia de contravenciones, Jurisprudencia de la Sala Constitucional, Jurisprudencia del Tribunal de Casación de lo Contencioso Administrativo, Pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, Reglamentos a la Ley de Tránsito, directrices y circulares internas. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Usuario Externo E1. Insumos de información. A1. Recibir los documentos de la impugnación presentados por el usuario y verificar si cumplen con los requisitos establecidos. A2. Ingresar la impugnación presentada al Sistema Informático de Impugnaciones y confeccionar el expedinte administrativo. S1. Resolución final del Recurso de Impugnación. U1. Usuario Externo P2. Sala Constitucional, E2. Criterios Procuraduría jurídicos, General de la directrices, República, circulares y Asesoría Legal resoluciones. del Cosevi. E3.Recurso Humano y Fiananciero P3. Cosevi E4. Mobiliario, Materiales y Equipo E5. Sistemas informáticos. A3. Tramitar y asignar el recurso de impugnación. A4. Analizar y resolver el recurso de impugnación. A5. Notificar la resolución final a las partes y comunicar a los interesados. A5. Preparar el Informe de labores. S2. Informe de Labores. U2. Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 218 de 266

222 Código Versión: Fecha vigencia: Resolución de los recursos de impugnación Tipo Proceso: Proceso: presentados ante las oficinas de la Unidad de Impugnación a nivel regional, contra las /05/2016 CSV boletas de citación Denominación del indicador (Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: Circular: Resolución de boletas de citación en Oficina Número de boletas resueltas por día Hora: Trimestre: Día: x Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Registros propios del área y del Sistema de Impugnaciones. Barras: Líneas: x Informe tabular Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Abogados(as) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional Análisis y uso: Coordinador(a) de la oficina de la Unidad de Impugnación regional Comunicación a interesados: Jefatura del Departamento de Servicio al Usuario. 1. > 8 Boletas resueltas con audiencia 2. > 10 Boletas resueltas sin audiencia 219 de 266

223 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Código Versión: Fecha vigencia: Representación de la Institución en los Tipo Proceso: Proceso: Procesos Constitucionales /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Impulsador procesal externo P2. Impulsador procesal interno (Administración) E1. Notificación de Acción de Inconstitucional, Recurso de Amparo o Hábeas Corpus E2. Solicitud de interposicion de Acción de Inconstitucionalida d o de Recurso de Amparo Representar legalmente al Consejo de Seguridad Vial en materia Constitucional, con el fin de tutelar los intereses del Consejo de Seguridad Vial en ese tipo de procesos. Asesor Legal El proceso inicia con: Tramitar el ingreso de la notificación de la Acción de Insconstitucionalidad, del Recurso de Amparo o Hábeas Corpus; ó Tramitar la solicitud de elaboración de la Acción de Inconstitucionalidad o de Recurso de Amparo y asignar el caso.el proceso finaliza con: ejecutar sentencia. Constitución Política de Costa Rica, Código Procesal Contencioso Administrativos, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enrriquecimiento Ilicito, Ley de Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. A1. Tramitar el ingreso de la notificación de la Acción de Insconstitucionalidad, del Recurso de Amparo o Hábeas Corpus; ó Tramitar la solicitud de elaboración de la Acción de Inconstitucionalidad o de Recurso de Amparo y asignar el caso. A2. Analizar el caso A3. Constestar la Acción de Inconstitucionalidad, el Recurso de Amparo o de Hábeas Corpus; ó Elaborar la Acción de Inconstitucionalidad o el Recurso de Amparo. A4. Atender la audiencia S1. Contestación de la Acción de Inconstituciona lidad, del Recurso de Amparo, o del Habeas Corpus S2. Acción de Inconstituciona lidad o Recurso de Amparo S3. Sentencia U1. Administración interna o externa P3. Administración P4. Entes Gubernamentales (Poder Legislativo, Ejecutivo y Judicial) E3. Personal E4. Mobiliario, equipo y suministro E5. Normativa, doctrina y jurisprudencia, inclusive consulta de forma física o virtual. A5. Recibir y analizar sentencia A6. Elaborar e interponer la solicitud de Adición o Aclaración A7. Iniciar el proceso de ejecución de la sentencia S4. Solicitud de adición o aclaración de la sentencia S5. Ejecución de la sentencia. S6. Respuesta a consulta de cumplimiento del plazo ordenado. U2. Administrados Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 220 de 266

224 Código Versión: Fecha vigencia: Representación de la Institución en los Tipo Proceso: Proceso: Procesos Constitucionales /04/2016 CSV Denominación del indicador Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi de Acciones de ( Descripción cualitativa del Inconstitucionalidad concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas) x 100 Frecuencia de medición: Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Fuentes de información: Forma de representación: Expedientes Judiciales Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de sentencias a favor de Cosevi de Recursos de Amparo (Total de sentencias a favor del Cosevi / Total de sentencias dictadas) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi Porcentaje de casos atendidos por la Asesoría Legal (Total de casos atendidos / Total de de casos recibidos) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Expedientes Judiciales Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de la Asesoría Legal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 50% de las sentencias a favor del Cosevi 221 de 266

225 CSV Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Código Elaboración de criterios jurídicos Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 CSV Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Emitir el criterio oficial de la Asesoría Legal ante una consulta planteada por cualquier dependencia del COSEVI atinente a alguna situación jurídica o de hecho relacionada con el quehacer institucional y relativo al ámbito de competencias de la institución, fundamentado en un estudio normativo, doctrinario y jurisprudencial; con la finalidad de agilizar la toma de decisiones. Asesor Legal El proceso inicia con: Recibir la solicitud de criterio jurídico y asignar el caso y finaliza con: Gestionar el traslado del criterio jurídico firmado a la oficina consultante. Código Procesal Contencioso Administrativos, Código Penal, Código Procesal Penal, Ley de Tránsito, Ley General de Control Interno, Ley Contra la Corrupción y Enrriquecimiento Ilicito, Leyde Administración Vial, Ley General de Administración Pública, Estatuto del Servicio Civil y su Reglamento; entre otras. Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios P1. Oficina consultante E1. Solicitud de criterio jurídico A1. Recibir la solicitud de criterio jurídico y asignar el caso P3. Administración E3. Personal E4. Mobiliario, equipo y suministro P4. Entes E5. Normativa, Gubernamental doctrina y es (Poder jurisprudencia, Legislativo, inclusive consulta Ejecutivo y de forma física o Judicial) virtual. A2. Analizar el caso A 3. Elaborar el criterio jurídico A 4. Revisar, corregir y firmar el criterio jurídico por parte de la Jefatura de la AL A5. Gestionar el traslado del criterio jurídico firmado a la oficina consultante S1. Criterio jurídico U1. Administración interna Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 222 de 266

226 Versión: Fecha vigencia: Código Elaboración de criterios jurídicos Proceso: Tipo Proceso: /04/2016 CSV Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Porcentaje de criterios jurídicos emitidos Forma de cálculo del indicador (Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: (Total de criterios jurídicos emitidos / Total de criterios jurídicos solicitados) x 100 Hora: Trimestre: Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: x Bimestre: Expedientes Administrativos Radial: Barras: x Circular: x Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Funcionarios de la AsesoríaLegal Análisis y uso: Asesor Legal Comunicación a interesados: Asesor Legal Mayor o igual al 90% de criterios jurídicos emitidos 223 de 266

227 6. Elaboración, aprobación, emisión y control de documentos 6.1. Elaboración, revisión, aprobación y control de las matrices de alineación y fichas de proceso. La elaboración, revisión y aprobación de las matrices de alineación y fichas de los procesos es responsabilidad del dueño del proceso, así como el control y seguimiento de las mismas y los respectivos indicadores del proceso, el cual debe realizarse como mínimo una vez al año Elaboración, revisión y aprobación del Manual de Procesos. La elaboración y revisión del presente Manual es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional y se realiza como mínimo una vez al año. La aprobación del mismo está a cargo de la Dirección Ejecutiva Distribución. La distribución del presente manual es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional y se realiza de forma digital, a través de la página web del Consejo de Seguridad Vial, en la opción de Manuales que se encuentra en el apartado de Normativa, mediante el siguiente link: ales+de++cosevi.pdf, o utilizando el código de barras: 6.4. Incorporación de cambios La incorporación de cambios a este documento se realiza de la siguiente manera: Para las matrices de alineación y fichas de proceso, se debe realizar la solicitud por escrito, por parte del área interesada, a Unidad de 224 de 266

228 DIRECCIÓN EJECUTIVA Planificación Institucional, en donde se indique el nombre del documento, el código del mismo (cuando aplique) y la descripción del cambio, junto a la justificación pertinente. En lo referente a los otros apartados de este Manual, los cambios se realizan de acuerdo a las necesidades de la Administración y el criterio de la Unidad de Planificación Institucional, para lo cual, se debe plasmar la modificación a realizar en la matriz de control de cambio indicada en el apartado 6.5. La incorporación de cambios al presente Manual se realiza a través del año, según las necesidades institucionales Emisión y control de los cambios El registro y control de los cambio a este documento, es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional. Para la implementación de los mismos, se debe mantener un registro que permita el control, en donde se indique la descripción del cambio y se especifique la versión correspondiente, la página del documento en la cual se realiza y la fecha de modificación. Seguimiento Control de cambios No. Versión Descripción del cambio Página Fecha Se cambian a versión 02 los siguientes procesos: CSV y CSV de la Contraloría de Servicios CSV de la Unidad de Planificación Institucional. CSV y CSV del Departamento de Presupuesto. La modificación se realiza de acuerdo a la solicitud realizada por los respectivos dueños de procesos. 74 y y /08/2016 Se incluyen las fichas de los procesos definidos mediante los códigos del CSV al CSV y se ajustan las matrices de alineación de los mismos. 191 a de 266

229 Se realizan los cambios pertinentes a la modificación de la estructura organizativa del Cosevi, según Acuerdo de Junta Directiva No comunicado mediante DE Incluido en diferentes secciones del documento Así como, el cambio a la versión 02 de las fichas de proceso CSV de la Unidad de Planificación Institucional, por el cambio en la estructura organizativa. 90 Para el caso de cambios a las fichas de proceso, se debe llevar un control específico, en donde se indique el código y dueño del proceso, tipo y nombre del proceso, la nueva correspondiente, fecha de vigencia de la misma, documento de solicitud relacionado, la descripción detalla del cambio, de acuerdo a la estructura de la ficha y el área organizacional relacionado al proceso, utilizando el siguiente formato: Código proceso Dueño del Proceso Tipo de proceso Nombre proceso Versión Fecha vigencia Oficio Descripción del cambio Área relacionada Una vez registrados y aprobados los cambios, según se establece en el apartado 6.1 y 6.2, se realiza la publicación de la nueva versión en la página institucional, de acuerdo a lo indicado en los apartados Copias no controladas La copia controlada del Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial, se encuentra disponible en el sitio web del COSEVI y es responsabilidad de la Unidad de Planificación Institucional su actualización. 226 de 266

230 Toda copia digital o impresa del documento, extraída de este sitio, se considera como copia no controlada. 7. Bibliografía Inteco. (05 de 2004). INTE-N544: Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque Basado en Procesos para sistemas de gestión. San José, San José, Costa Rica: Inteco. Inteco. (11 de 2008). INTE-ISO 9001:2008: Sistemas de gestión de calidad. San José, San josé, Costa Rica: Inteco. MIDEPLAN. (10 de 2007). Guía para el rediseño de procesos. San José, San José, Costa Rica: Mideplan. MIDEPLAN. (28 de 06 de 2016). Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica. Obtenido de MIDEPLAN: 1-0c b932- e0cd45f04007/estructuras%20organizacionales%20cr.pdf?guest=true MIDEPLAN. (08 de 05 de 2016). Resolución Administrativa N PLAN. Costa Rica: MIDEPLAN. Planificación y Evaluación. (2015). Plan Operativo Institucional. Uruca, San José, Costa Rica: Cosevi. 8. Anexos En este apartado se presentan los documentos anexos al Manual de Procesos del Consejo de Seguridad Vial, que proporcionan información de soporte para la comprensión del mismo, la cual incluye, la Guía para Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores, además de la clasificación de los procesos indicados en el documento, de acuerdo al área organizacional y el tipo de proceso. 227 de 266

231 Anexo I. Guía para Levantamiento de Procesos Institucionales y Diseño de Indicadores GUÍA: DP Guía para levantamiento de Procesos Institucionales y diseño de indicadores Contenido 1. Introducción Objetivo General Objetivos Específicos Alcance Limitaciones Referencias técnicas consultadas Metodología para levantamiento de procesos Metodología para diseño de indicadores para el control de los procesos Anexos Autor San José, 30 de octubre del de 266

232 San José, 30 de octubre del DP GUÍA PARA LEVANTAMIENTO DE PROCESOS INSTITUCIONALES Y DISEÑO DE INDICADORES 1. Introducción. El Consejo de Seguridad Vial por medio de la Dirección de Proyectos; Área de Planificación y Evaluación con el propósito de contribuir a mejorar la gestión institucional y por ende a brindar mejores bienes y servicios a los habitantes de la sociedad costarricense, ha evidenciado la necesidad de documentar los procesos de cada una de las unidades administrativas, de manera que se tenga una base documental que le permita normalizar y registrar de forma escrita los procesos, procedimientos e indicadores que sustentan dichos procesos y en un futuro próximo poder optimizarlos. En vista de lo anterior, se presenta la siguiente Guía, la cual describe como realizar el levantamiento, documentación de procesos, el diseño de indicadores, entre otros aspectos considerados, de tal forma que sirva como una herramienta de trabajo que oriente y facilite la labor. 2. Objetivo General. Proporcionar al Consejo de Seguridad Vial una herramienta práctica, clara, uniforme y estándar para el levantamiento de los procesos y diseño de indicadores, que sirva de apoyo estratégico para coadyuvar con la mejora de la gestión institucional y por ende, en una mejor prestación de servicios públicos. 229 de 266

233 3. Objetivos Específicos. 3.1 Identificar y documentar los procesos institucionales. 3.2 Representar los procesos en un mapa de procesos y clasificarlos según su naturaleza. 3.3 Elaborar un Manual de procesos institucionales. 3.4 Contribuir a que las unidades administrativas mediante el levantamiento de procesos, identifiquen los riesgos más relevantes a que están sometidos dichos procesos. 4. Alcance. La aplicación de la guía sería de forma estándar para toda la institución, en cuanto al tema de levantamiento de procesos. 5. Limitaciones. La gestión de realizar el levantamiento de procesos institucionales, requiere de varios insumos técnicos tales como: definición de tipos de procesos existentes, personal clave para diagramar actividades, definición de responsables de administrar el proceso en sitio, sistemas de control para monitoreo de los procesos. Si no se cuenta con los anteriores insumos, se limita el grado de confiabilidad del levantamiento de procesos. 230 de 266

234 6. Referencias técnicas consultadas. DIRECCIÓN EJECUTIVA Para la realización de esta guía se consultó las siguientes referencias técnicas: Norma técnica INTECO INTE-N544 Orientación sobre el concepto y uso del Enfoque Basado en Procesos para los sistemas de gestión, mayo Norma INTECO : Guía para la implantación de sistemas de indicadores, febrero Guía para el levantamiento de procesos por MIDEPLAN, junio Guía para el rediseño de procesos por MIDEPLAN, octubre Metodología para levantamiento de procesos. La metodología de levantamiento de procesos se compone de los siguientes pasos: 7.1 Identificación de recursos: En este paso se debe identificar las personas que serán los responsables de coordinar la metodología y de brindar los insumos de información de las áreas en estudio. 7.2 Identificación de objetivos: Recopilar la misión, objetivos institucionales y realizar la definición de los objetivos del área en estudio, con el fin de determinar la razón de creación de dicha área y su nivel de alineamiento con la misión y objetivos de la institución. 231 de 266

235 7.3 Diseño de la matriz de identificación inicial de procesos: Identificar los productos que se realizan, los mecanismos utilizados y el tipo de usuario que se beneficia de los servicios o productos ofrecidos. Qué se hace? (los Objetivos del productos o Misión de la Objetivos área servicios que se institución (*) Institucionales organizacional ofrecen en la institución) 1. Es la organización formuladora de políticas 2. Facilitadora, fiscalizadora e integradora de esfuerzos por medio del financiamiento de proyectos de seguridad vial 3. Crea, promueve y mantiene en la sociedad una cultura de seguridad vial 4. Busca un mejoramiento en la condición y calidad de vida en los habitantes del país (*): Misión institucional del Cosevi según (1 setiembre 2015) Cómo lo hace? (qué procesos se siguen) Para quién lo hace? (a qué usuarios va dirigido) 232 de 266

236 7.4 Identificación de elementos para definir los procesos: Como referencia técnica un proceso se puede definir como un Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Las actividades requieren la asignación de recursos tales como personal y materiales. (INTE-N544) En este orden de ideas un proceso requiere de ciertas características que desde un enfoque integral, lo definen como un proceso organizacional. Para lo anterior hay que tener claro los siguientes elementos: 7.4.1: Nombre del proceso: Es la denominación del proceso (Utilizar sustantivos para la descripción). El nombre debe ser integrador y representativo, de tal forma que considere el alcance y objetivo de la gestión del proceso. 233 de 266

237 7.4.2: Versión: Se debe especificar el número de versión de la ficha de proceso con el fin de llevar un registro de los cambios que se generan a través del tiempo : Fecha de Vigencia: Se debe indicar la fecha de vigencia en la cual la ficha de proceso se encuentra funcionando : Codificación: se debe vincular a cada proceso una identificación que permita tener un control de las fechas y detalles de cada proceso para efectos de un manual o sistema informático. La codificación deberá constar de tres partes (cada parte estará separada por un guion central): Siglas de la institución. En este caso se utilizará CSV ( Consejo de Seguridad Vial) Asignación de códigos por tipo de documento, el cual se utilizará lo siguiente: Tipo de documento Código Política 01 Manual 02 Procedimiento 03 Instructivo 04 Formulario 05 Plan 06 Especificación técnica 07 Documento externo 08 Registro 09 Ficha de Proceso 10 Ficha de Indicador 11 Otro 12 Se señala el número de consecutivo de los procesos realizados, el cual debe componerse de tres dígitos. Este consecutivo será proporcionado por el área de Planificación. Ejemplo: Nombre Proceso: Formulación y aprobación Plan Operativo Presupuesto Institucional. 234 de 266

238 Institución: Consejo de Seguridad Vial. Tipo de documento: Ficha de Proceso. Consecutivo asociado: 007 Código final: CSV DIRECCIÓN EJECUTIVA 7.4.5: Tipo de proceso: Se debe especificar el tipo de proceso del cual se hace referencia. Para esta categorización se manejará las siguientes tipos: Procesos Estratégicos: Son los procesos relativos a la planificación estratégica, establecimiento de políticas, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. ( INTE-N544) Procesos Sustantivos: son todos aquellos que proporcionan el resultado previsto por la organización (INTE-N544). Se consideran como claves ya que están ligados directamente con la realización del producto o con la prestación de servicio y que tienen gran impacto hacia el usuario, sin éstos no se pueden lograr los objetivos planteados. Atañen a diferentes áreas operativas del servicio, son las actividades esenciales del servicio, su razón de ser. (Guía para el Rediseño de Procesos de MIDEPLAN). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios externos. Procesos de : son todos aquellos procesos para la provisión de los recursos y que son necesarios para la gestión de la organización (INTE-N544). Constituyen el apoyo a los procesos claves o fundamentales y contribuyen a su mejor funcionamiento. (Guía para el Rediseño de Procesos de MIDEPLAN). Este tipo de proceso tiene impacto directo con los usuarios internos. 235 de 266

239 Procesos de Medición, Análisis y Mejora: son todos aquellos procesos necesarios para medir datos para realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría, acciones correctivas y preventivas y son una parte integral de los procesos estratégicos, sustantivos y de soporte.(inte-n544) 7.4.6: Objetivo general del proceso: Se debe indicar cuál es el objetivo general que pretende resolver el proceso en estudio (Utilizar verbos en infinitivo para el inicio de la descripción). Debe existir un alineamiento de dicho objetivo con los institucionales. Otro aspecto es incluir el propósito que pretende cumplir el proceso (el qué y el para qué) : Dueño del proceso: es el responsable que tiene a cargo la coordinación del proceso : Alcance: el proceso debe tener claramente definido cuál es su inicio y su final y que áreas abarca. En otras palabras son los límites del proceso. Se debe aclarar que el inicio corresponde a la primera actividad del proceso, en cambio el final corresponde a la última actividad del proceso : Fundamento normativo: Son las disposiciones de carácter normativo o regulatorio (indicando el año de publicación) que establecen y delimitan el proceso y sus actos administrativos que lo componen. No implica la exclusión de normativa que de forma conexa, supletoria o remisoria que deba aplicarse : Proveedores: se tiene que definir el tipo de proveedor (interno o externo) que es el que suministra las entradas o insumos a la etapa de procesamiento. Se considera proveedor interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada proveedor de la siguiente forma: P1= proveedor 1, P2= proveedor 2 y así sucesivamente. 236 de 266

240 7.4.11: Entradas: son todos los insumos o requerimientos (tangibles o intangibles) que se necesitan para realizar la etapa de procesamiento, por ejemplo mano de obra, materiales, métodos previos, maquinaria y equipo, recursos económicos, infraestructura, insumos de ideas, datos o información previa., incluyendo formularios o documentos que sean insumo para la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada entrada de la siguiente forma: E1= entrada 1, E2= entrada 2 y así sucesivamente : Procesamiento: se compone de actividades que son los pasos de forma lógica que se necesitan realizar para transformar las entradas en salidas, siguiendo el orden cronológico en que se genera el proceso (utilizar verbos en infinitivos para el inicio de la descripción de las actividades). Se recomienda codificar cada actividad de la siguiente forma: A1= actividad 1, A2= actividad 2 y así sucesivamente. Se debe de indicar con flechas la secuencia lógica del orden de las actividades : Salidas: son todos los productos, servicios o resultados que se logran obtener después de la etapa de procesamiento. Se recomienda codificar cada salida de la siguiente forma: S1= salida 1, S2= salida 2 y así sucesivamente : Usuarios: se tiene que definir el tipo de usuario (interno o externo) que tiene el impacto directo de las salidas del proceso. Se considera usuario interno si pertenece a la estructura organizacional de la institución. Se recomienda codificar cada usuario de la siguiente forma: U1= usuario 1, U2= usuario 2 y así sucesivamente : Indicadores: se refiere al uso de mecanismos que se tienen para lograr monitorear el proceso (pueden ser a nivel de entradas, procesamientos o salidas). 237 de 266

241 En resumen un proceso se puede definir como aquel sistema que se compone de los elementos anteriormente citados. Para lo anterior se puede utilizar herramientas tales como Fichas de Proceso, con la inclusión de un diagrama SIPOC (Suppliers + Inputs + Process+ Outputs + Customers) que es una técnica para esquematizar procesos detallando las secuencias lógicas de los proveedores que brindan las entradas a la transformación en salidas o productos que son dirigidos a los usuarios internos o externos. (Ver anexos). Como sugerencia, dentro de la actividad de procesamiento, se deben indicar las actividades o pasos del cual se compone el proceso, de forma general. (Guía para el rediseño de procesos de MIDEPLAN). Para facilitar la construcción de esta ficha de proceso, se utilizará preferiblemente un máximo de 10 actividades de forma general, para la descripción del procesamiento. En el caso de realizar mejoramiento de procesos, se debe contar con un mayor nivel de detalle de las actividades para lo cual, se debe de representar utilizando las herramientas de diagramas de flujo. (Guía para el rediseño de procesos de MIDEPLAN), la cual será de base levantar la diagramación tomando en cuenta estrategias de reducir costos, aumentar la capacidad de respuesta o mejorar la calidad del proceso en estudio. 7.5 Levantamiento de procesos: Finalmente se puede realizar la recopilación de todos los procesos organizacionales, mediante la creación de un Manual de Procesos, compuesto por información descriptiva, el mapa de procesos (ver anexos), las fichas de procesos y de indicadores. 238 de 266

242 8. Metodología para diseño de indicadores para el control de los procesos Todo indicador debe comprender en su diseño, los siguientes conceptos: 8.1 Selección del indicador: se refiere a los indicadores de interés del proceso, es importante considerar que los indicadores a desarrollar son aquellos que agregan valor a la organización, por lo tanto, es necesario priorizar éstos, de acuerdo al cumplimiento de los objetivos establecidos. Existen varios tipos de indicadores, sin embargo los más frecuentes son los de eficacia: capacidad para alcanzar los resultados deseados (INTE-N544) y los de eficiencia: resultados logrados frente a recursos utilizados (INTE-N544). 8.2 Denominación del indicador: se refiere al nombre del indicador, el cual, hace referencia al concepto que se desea valor, como por ejemplo número de servicios realizados, productividad de mano de obra mensual. 8.3 Forma de cálculo: indica la forma en cómo se va a calcular el indicador, puede corresponder a un porcentaje, una tasa, una razón, entre otros. 8.4 Frecuencia de medición: es necesario indicar la frecuencia del tiempo en que se genera el cálculo del indicador. 8.5 Fuentes de información: Se debe mencionar cual sería el origen de la información para generar el indicador. 239 de 266

243 8.6 Forma de representación: se refiere al tipo de herramienta gráfica que ayude a controlar el cumplimiento del objetivo en el tiempo. Puede hacer uso de diagramas (histogramas, gráficos de líneas, de dispersión, de barras, entre otros), tablas, colores, símbolos, entre otros. 8.7 Definición de responsabilidades: en este apartado se debe definir los responsables de: La recolección de la información: se refiere a la persona que realiza la recopilación de los datos necesarios para el cálculo del indicador. El análisis y uso de los indicadores: corresponde a la persona responsable de realizar el análisis y uso del indicador en estudio. La comunicación de los resultados a los responsables: indica a la persona encargada de comunicar los resultados del indicador a los interesados. 8.8 Definición de umbral: es necesario indicar la meta a alcanzar con el indicador, la cual, debe estar directamente relacionada con el objetivo del proceso, puede corresponder a un rango, un mínimo, un máximo, un valor, entre otros. 240 de 266

244 9. Anexos. Anexo #1 Ejemplo de Mapa de Procesos Institucionales 241 de 266

245 Anexo #2 Ejemplo de Ficha de proceso (Descripción general del proceso y sus indicadores) Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: dd/mm/aaaa Nombre del Proceso: Código Proceso: Tipo Proceso: Objetivo general del proceso: Dueño del proceso: Alcance del proceso: Fundamento Normativo: Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 242 de 266

246 Versión: Fecha vigencia: dd/mm/aaaa Nombre del Proceso: Código Proceso: Tipo Proceso: Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Hora: Día: Semana: Mes: Bimestre: Trimestre: Cuatrimestre: Semestre: Año: Radial: Circular: Barras: Líneas: Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Análisis y uso: Comunicación a interesados: 243 de 266

247 Anexo #3 Ejemplos ficticios de Ficha de proceso DIRECCIÓN EJECUTIVA Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Proceso ( EJEMPLO): Formulación de las Acciones Código Proceso: Tipo Proceso: Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial /10/ Estratégico Objetivo general del proceso: Elaborar los lineamientos generales de Seguridad Vial con acciones específicas tanto para cada actor externo e interno, sean públicos, privados o sociedad civil en el periodo de vigencia del Plan Dueño del proceso: Alcance del proceso: Encargado del Area de Planificación y Evaluación El proceso inicia con: analizar estadísticas de accidentes de tránsito a nivel nacional, elaborados por el área de Investigación y Estadística, y finaliza con: remitir el acuerdo de Junta Directiva sobre la aprobación del Plan de Acciones Estratégicas para la década de la Seguridad Vial a interesados Fundamento Normativo: Ley De Planificación Nacional, Ley General de Administración Pública, Ley de Control Interno, Decreto Ejecutivo del Plan Nacional de Seguridad Vial, Lineamientos de Acción Internacionales de la Década de la Seguridad Vial Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios E1. Personal ( 1 Director de Proyectos, Profesionales en diversas áreas como planificación, administración, estadística, comunicación, ingeniería, trabajo social, entre otros) A1.Analizar estadísticas de tránsito a nivel nacional ( elaboradas por área de Investigación del Cosevi) A2. Elaborar documento de diagnóstico de seguridad vial en nivel nacional. A3. Determinar en forma conjunta con los demás integrantes de la Dirección y representantes de las Direcciones ejecutoras de proyectos, los cantones de alto riesgo en accidentes de tránsito a ser intervenidos por cada año del Plan. S1.Documento Plan de las Acciones U1.Junta Directiva, Estratégicas Dirección Ejecutiva para la Década del COSEVI de la Seguridad Vial P1.Dirección de Proyectos E2. Manual de estructura definida por el equipo de trabajo A4. Vincular el Plan de Acciones Estatégicas para la Década de la Seguridad Vial con el I Plan Nacional de Desarrollo y el Plan de Transportes. U2. Direcciones Generales del MOPT E3. Mobiliario y equipo de oficina E4. Insumos de información A5. Definir las politicas en seguridad vial y los objetivos generales y específicos del plan. A6. Plantear las metas anuales a implementar por las distintas instituciones y los usuarios del sistema vial. A7. Elaborar Plan de Acciones Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial S2.Acuerdo de Junta Directiva de la aprobación del Plan respectivo U3. Entes Externos ( CCSS, Cruz Roja, INS, Ministerio de Salud, IAFA, entre otros) P2.MOPT P3.Otras instituciones E5. Personal de Direcciones Generales del MOPT E6.Insumos de información E7. Personal de otras instituciones E8.Insumos de información A8. Remitir a la Dirección Ejecutiva y a la Junta Directiva el Plan de Acciones para su aprobación. A9. Remitir acuerdo para su respectivo trámite a las Direcciones Generales del MOPT, Entes Externos y a la sociedad civil, para que sirva como lineamiento en los planes operativos. U4. Sociedad Civil Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 244 de 266

248 Código Versión: Fecha vigencia: Tipo Proceso: Proceso ( EJEMPLO): Formulación de las Acciones Proceso: Estratégicas para la Década de la Seguridad Vial /10/2015 CSV Estratégico Denominación del indicador ( Descripción cualitativa del concepto a valorar ) Forma de cálculo del indicador ( Descripción cuantitativa) Frecuencia de medición: Fuentes de información: Forma de representación: Radial: % de cumplimiento de plan de Acción( Eficacia) # actividades realizadas / Total actividades planificadas ( según cronograma de trabajo) Hora: Trimestre: x Día: Cuatrimestre: Semana: Semestre: Mes: Año: Bimestre: Cronograma de trabajo Barras: Circular: Líneas: x Responsables del indicador: Definición del umbral ( meta ): Generación: Analista de planificación y evaluación Análisis y uso: Encargado de Planificación y Evaluación Comunicación a interesados: Director de Proyectos 100% al terminar el plan de Acción 245 de 266

249 Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) Versión: Fecha vigencia: Proceso ( EJEMPLO): Reclutamiento del personal Código Proceso: Tipo Proceso: /10/2015 CSV Objetivo general del proceso: Realizar el reclutamiento del personal de acuerdo a la normativa aplicable, con el fin de dotar de recursos humanos idóneos a la institución. Dueño del proceso: Encargado de la Unidad de Desarrollo Alcance del proceso: El proceso inicia con: diseñar el perfil del puesto de trabajo y finaliza con: informar a interesados decisión final de reclutamiento de personal Fundamento Normativo: Ley General de Administración Pública, Ley de Administración Vial, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento,lineamientos especificos del Servicio Civil en materia de reclutamiento y selección Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios A1.Diseñar el perfil del puesto de trabajo P1.Dirección General de Servicio Civil E1. Registro de elegibles A2. Realizar la comunicación a interesados A3. Ejecutar la preselección de personal S1.Resultados de pruebas aplicadas U1.Jefe interesado en la contratación A4. Realizar las pruebas respectivas ( entrevistas, test, análisis de curriculum vitae, entre otros ) P2.Mercado Laboral E2.Personal que cumpla requisitos A5. Entregar resultados de pruebas a jefe interesado U2. Personal participante en el proceso P3. COSEVI E3.Mobiliario y equipo A6. Coordinar con jefe interesado decisión final de reclutamiento de personal A7. Informar a interesados decisión final S2.Documento de decisión final de reclutamiento U3. Otros entes involucrados ( dpto de Recursos Humanos, Dirección de Servicio Civil, entre otros) E4.Personal encargado de realizar el proceso de reclutamiento de personal Proveedores Entradas Procesamiento Salidas Usuarios 246 de 266