Manual de Operaciones

Transcripción

1 Manual de Operaciones

2 Sistema de Licencias de Conducir Indice Índice 3 Introducción al Sistema de licencias de conducir 3 Ingreso al sistema 4 Menú principal 4 Submenú parámetros 5 Parámetros generales 5 Ajustes varios 6 Actualización de tramites 7 Actualización de clases 8 Tarifas 9 Causas de denegación 9 Restricciones 10 Informe de rangos por clase 10 Ingreso de solicitudes 11 Enrolamiento biométrico 12 Aumento de trámite 13 Revalidación de antecedentes 13 Etapas 14 Captura de fotografía 14 Certificado de antecedentes 15 Examen psicométrico 15 Examen sensométrico 16 Entrevista Médica 16 Examen teórico 17 Examen práctico 19 Examen práctico Web 21 Tiempo ocupado 22 Emisión Licencia de conducir 23 Entrega de licencias 23 Submenú informes 24 Estadísticas semestrales 25

3 Introducción al Sistema de licencias de conducir El objetivo del sistema de licencias de conducir es controlar el proceso de emisión de licencias de conducir, desde la definición de los distintos trámites hasta el seguimiento de los distintos exámenes necesarios para obtener la licencia. Entre las distintas etapas que puede manejar están: la solicitud de licencias, captura de fotografía, registro del certificado de antecedentes, examen psicométrico, examen sensométrico, entrevista médicas, examen teórico, examen practico, emisión o denegación de licencia y entrega de licencias. Además permite una comunicación integral con el sistema de tesorería en cuanto a la emisión del cobro y en control del pago del mismo. Conjuntamente con lo anterior posee una amplia gama de informes, que permite consultar la información manejada por el sistema. Adicionalmente permite controlar a autenticidad del contribuyente que realiza los trámites a través del enrolamiento y verificación de la huella digital, con tecnología biométrica. 3

4 Ingreso al sistema Luego de ejecutar la aplicación, el sistema pide la identificación del usuario, para ello es necesario ingresar el nombre de usuario (login) y la contraseña. Una vez verificados los datos el sistema accede el perfil del usuario mostrando el menú principal solo con las opciones que tiene autorizado utilizar. Tal como lo muestra la imagen inferior. 4

5 Submenú parámetros El submenú parámetros da la posibilidad de cambiar distintos temas de la configuración del sistema, el acceso a estas opciones debería ser restringido y permitir su uso solo a algunos usuarios. Algunas de las opciones, permiten cambiar la forma como se comportan los trámites por ejemplo las etapas que cada uno tiene. Otros permiten actualizar las tarifas según la clase y el trámite a realizar. Parámetro principal: aquí es posible definir información sobre el departamento de licencias de conducir, el valor del antecedente, el valor de la foto, los horarios de atención, etc. En está opción también es posible configurar si el sistema realiza giros automáticos de tesorería o no los utiliza, cuando la opción Cobro Inmediato está seleccionada, el sistema entiende que debe realizar giros a tesorería, de lo contrario no lo hace. Cuando la opción Gira Antecedentes está configurada, el sistema entiende que además del valor del trámite debe incluir en el giro el valor del antecedente (dependiendo de la configuración del trámite). La opción Horarios de citación puede tener uno de dos estados: propone (con lo cual pide el horario de citación en cada solicitud) o No propone. 5

6 La opción Solicitud de licencia se refiere a si el sistema imprime o no una solicitud de licencia u Hoja de ruta al guardar cada nueva solicitud, esto se puede hacer de tres formas: no sale, al ingresar el tramite (cada vez que se ingresa una solicitud) o al ingresar el certificado de antecedentes. También es posible definir los formantes en el caso del director de transito y del jefe de gabinete técnico, Además de lo anterior esta opción permite acceder a una ventana de ajustes, principalmente para efectos de cuadrar la impresión de la licencia de conducir en distintas impresoras. Opción ajustes varios: además de permitir cuadrar la impresión de la licencia de conducir, también permite la definir de la carpeta donde ir a buscar la fotografía, normalmente las cámaras digitales al ser conectadas a un PC, generan una unidad virtual donde es posible ir a buscar las fotografías. En está opción además podemos configurar el formato en que saldrá impreso el texto de la fotografía (Rut, nombre), esto puede ser de dos formas grafico o texto, la mejor opción dependerá de la impresora que estemos usando. Al obtener la fotografía algunas cámaras (principalmente marca Canon), giran la fotografía y otras (sony, Samsung, etc.) no lo hace, por este motivo se debe especificar si al obtener la imagen el sistema debe o no girarla, para ello hay que seleccionar o deseleccionar la opción Giro automático de la imagen. Otra función de está ventana es permitir definir si en el equipo actual, el examen psicométrico obtiene resultados directamente de maquinas Petrinovic. 6

7 Actualización de trámites: esta opción permite configurar cada trámite para obtención de licencias de conducir, tanto es su comportamiento respecto al cálculo del valor de cobro, como en las etapas requeridas y la forma en que el trámite afecta la nueva licencia al ser emitida. trámite de divide en 5 partes: Cada tramite tiene un código interno que lo identifica en forma única a esto se le agrega una descripción que lo caracteriza descriptivamente. La configuración del 1. General Permite primera licencia: al seleccionar la opción, el sistema solo considera las clases que también tengan está definición. Requiere licencia anterior: esta opción exige la existencia de una licencia anterior para poder realizar el trámite. Utiliza cupos de atención: si la opción también está activa en el parámetro general, se habilita el requerimiento de Cupos de citas. 2. Del cobro Afecta clases nuevas: cuando está seleccionada solo considera para cobro los valores de las Clases que no existan en la licencia anterior. Cobra Clases con valor más alto: si el trámite afecta a dos o más clases, solo considera el valor más alto, pero al no estar seleccionada suma los valores de las clases. Suma valores del trámite al cobro general: si está seleccionada, cuando una solicitud tiene más de un trámite el sistema suma el valor del trámite al cobro, de otra forma el sistema solo cobra por el trámite más caro. 3. De la emisión de la licencia Modifica fecha de control: al emitir la licencia actualiza la fecha de control. Modifica fecha de vencimiento: al emitir un licencia actualiza la fecha de vencimiento, esta opción normalmente se deshabilita para los duplicados. 4. Modalidad de antecedentes: Permite seleccionar que valor usar para el antecedente (según los valores definidos en el parámetro general) 5. Etapas a cumplir: Es una lista de etapas requeridas para emitir una licencia. 7

8 Actualización de clases: esta opción permite definir todas las características de una clase. La imagen inferior muestra la configuración de los requerimientos de una clase para dar por aprobados los distintos exámenes y la duración máxima de algunos de ellos. En esta opción también es posible definir la duración de la Clase al ser utilizada en distintos trámites. Además permite especificar las distintas consideraciones para el examen práctico. 8

9 Actualización de tarifas: esta opción permite definir los valores de las clases de licencias para cada trámite, además del valor el sistema pide especificar la unidad en que está expresada la tarifa, normalmente $$ (pesos) o UTM (unidad tributaria mensual). Causas de denegación: la opción permite registra un codificación para cada tipo de denegación. Restricciones: esta opción permite definir una codificación para los distintos tipos de restricciones. 9

10 Informe de rangos por clase: está opción emite un informe de todos los datos paramétricos asociados a una clase La imagen inferior muestra la vista preliminar del informe. Esta opción es particularmente útil, para verificar si los rangos de aprobación de exámenes, están bien definidos para las distintas clases. 10

11 Ingreso de solicitudes: cada ves que un contribuyente solicita iniciar un tramite para obtención de un licencia, es necesario registrar una solicitud, de esta forma podemos conocer las etapas que debe para obtener dicha licencia, también es útil para realizar directamente un giro por el valor del tramite requerido. Para registrar una nueva solicitud es necesario inicialmente ingresar el Rut del contribuyente, verificar que sus datos personales correspondan, si es necesario cambiar algunos de estos datos, se puede utilizar el botón MOD para modificar los datos del contribuyente. Si la solicitud fuera realizada para un contribuyente desconocido, cuyos datos no existan en la base de datos municipal, automáticamente el sistema entrara el la modalidad de actualización de contribuyentes. Para agregar un tramite a la solicitud en blanco, se utiliza el botón agregar tramite, al hacer clic sobre este botón aparece una ventan de búsqueda con la lista de tramites que es posible realizar. Si el contribuyente pidiera realizar un trámite que requiera una licencia anterior, automáticamente se habilitarían los casilleros para completar la información, o en el caso que la licencia anterior fuera de la comuna, mostraría los datos de dicha licencia. 11

12 Para guardar la solicitud, se puede utilizar los siguientes botones: Guardar sin imprimir: guarda los datos de la solicitud y genera el giro de tesorera correspondiente pero no emite ningún documento. Aceptar: esta opción guarda la información de la solicitud genera el giro, pero a diferencia de la opción anterior también imprime un documento, normalmente una solicitud, hoja de ruta, declaración jurada de no usa de drogas, etc. Enrolamiento biométrico: al tener disponible un lector biométrico, el sistema permite el enrolamiento de la huella del contribuyente. Al tener registrada la huella, es posible verificar la identidad del contribuyente de forma exacta en los distintos exámenes. 12

13 El enrolamiento biométrico consiste la captura de 3 huellas, luego de lo cual el sistema calcula cual de las huellas tiene mejor calidad y la guarda. Aumento de trámite o revalidación de antecedentes: una vez que el giro de la solicitud es pagado en el sistema de tesorería, la solicitud se bloquea para realizar cambios. Tal como muestra la imagen siguiente. 13

14 Dado que el certificado de antecedentes tiene una duración de 30 días y que en determinadas circunstancias la entrega de una licencia puede demorar más de ese tiempo (no aprobación de exámenes, etc.) El sistema permite revalidar el antecedente de una solicitud, cuando el antecedente deja de ser valido y llamamos la solicitud de un contribuyente a la pantalla, esta aparece con el botón revalida antecedentes activo, al revalidar el antecedente se genera un nuevo giro solo por el valor del antecedente. En ciertas ocasiones el contribuyente realiza una solicitud, luego cancela el valor de dicha solicitud, pero se da cuenta que también requería otro tramite adicional. Como la solicitud se bloquea al estar pagada, el sistema entrega para esos casos la posibilidad de realizar un aumento de trámite con el botón Aumento de trámite, de esta forma se habilita la posibilidad de agregar un nuevo trámite o una nueva clase y al guardar los cambios se genera un giro por la diferencia que falta cancelar. Captura de fotografía: permite captura la fotografía del contribuyente, una vez capturadas las fotografías en la cámara, es posible seleccionar la más adecuada para guardarla en la base de datos. Esta fotografía será usada posteriormente para la emisión de la licencia de conducir. Las fuentes de fotografía pueden ser una cámara digital, para lo cual se utiliza el botón unidad virtual o una cámara de video para lo cual se utiliza el botón Toma foto. 14

15 Certificado de antecedentes: en esta opción se registra el certificado de antecedentes, adicionalmente a la información del certificado en si (número, fecha), se puede definir si el certificado está aprobado o no y una glosa para aclarar la determinación del estado. Examen psicométrico: esta opción permite el registro de las distintas evaluaciones psicométricas, reacción simple, coordinación motriz palanca y coordinación motriz punteado. Normalmente estos valores se digitan, pero si se dispone de un interconexión también es posible obtener los valores de las pruebas directamente de los equipos Petrinovic. Para iniciar los exámenes conectado a dichos equipos solo basta con hacer clic en el botón de interfaz dispuesto para cada prueba, una vez terminada la prueba automáticamente aparecerán los valores en pantalla. Con los todas las prueba rendidas y los valores en pantalla el sistema automáticamente determina si el examen está aprobado o no. 15

16 Examen sensométrico: esta opción permite registrar la información del examen sensométrico (sus distintas pruebas). Una ves registradas todas la pruebas el sistema automáticamente determina si el examen esta aprobado o reprobado. Entrevista Médica: permite registrar la información de la entrevista médica, todos los antecedente de la entrevista, además permite consultar los exámenes psicométrico y sensométrico, estos exámenes son una referencia para el médico, en base a ellos puede determinar si el contribuyente esta apto para conducir o no. En algunas ocasiones el contribuyente puede reprobar algunos exámenes y aun ser considerado apto para conducir, el médico también puede determinar algunas restricciones para el contribuyentes como por ejemplo: solo conducción diurna o que deba conducir con lentes, también es posible restringir la duración de la licencia a fin de requerir el control del contribuyente de forma más frecuente. 16

17 Existen algunos casos donde el contribuyente es derivado donde un especialista que evalúe de forma más precisa la falencia psicométrica o sensométrica encontrada en él. El resultado de la evaluación puede ser registrado en la opción Inf. Especialista. Examen teórico: esta opción permite la toma del examen teórico, al digitar el Rut del contribuyente o verificar la identidad de un contribuyente a través de su huella digital, el sistema muestra la lista de clases para las cuales es necesario rendir el examen teórico. Una vez seleccionada la clase, el sistema genera un examen con preguntas aleatorias para su evolución directa en el PC, para lo cual se pueden utilizar preferentemente pantallas touchscreen. 17

18 Normalmente el contribuyente es dejado en la pantalla anterior para que lea las consideraciones y se prepare antes de iniciar el examen. También existe la posibilidad de seleccionar el idioma en el que se desea rendir el examen: Español (por defecto) o Ingles. Una vez iniciado el examen el contribuyente puede desplazarse, pasando a la siguiente pregunta con la flecha a la derecha o retrocediendo a la anterior con la flecha a la izquierda. Para seleccionar una alternativa basta con hacer clic en ella y para desmarcarla también. Cabe mencionar que en todo momento el sistema permite seleccionar más de una alternativa. 18

19 Una ves finalizado el examen, ya sea por que se acabo el tiempo y el sistema finalizado o el examen o por decisión del contribuyente. Se muestra un cuadro de dialogo con el resultado del examen. Examen práctico: esta opción permite el registro del examen práctico tomado por un evaluador en terreno. Al seleccionar el contribuyente aparecen todas las clases por las que el contribuyente debería ser examinado. 19

20 Para registrar el examen de una de las clases, basta con hacer clic en el botón Nuevo examen, con esto se abre una ventana con las consideraciones para el examen, para registrar que una consideración fue superada correctamente se digita la letra C y para especificar que fue incorrecta la letra I, adicionalmente se puede registrar la placa del vehiculo en que rindió el examen y el tipo de vehiculo que se trataba. 20

21 Opcionalmente se puede utilizar, una pagina Web de intranet para registrar los exámenes prácticos en terreno a través de dispositivos portátiles. Para esto es necesario iniciar una sesión similar al sistema de escritorio, luego de lo cual, se pide el Rut del contribuyente o se obtiene de una lista. Una vez seleccionado el contribuyente que rinde el examen, se muestra una pagina para seleccionar la clase que se evaluara. Luego se muestra una lista con las consideraciones para el examen, la idea es marcar solo las consideraciones no aprobadas. 21

22 También es posible al final de la pagina registrar la placa y el tipo de vehiculo, en el que se rinde el examen. Una vez finalizado el examen automáticamente se muestra el resultado del mismo. Tiempo ocupado: permite analizar el tiempo utilizado para atender a un funcionario, etapa por etapa. La información también se puede desplegar en forma de grafico. 22

23 Emisión Licencia de conducir: una vez finalizadas todas las etapas requeridas para la emisión, es posible confeccionar la licencia de conducir. Para ello se ingresa el Rut del contribuyente a quien se le emitirá la licencia y luego se hace clic en el botón aceptar. Luego de esto y antes de imprimir el sistema pide el folio de la licencia, posteriormente la imprime. Entrega de licencias: con la licencia confeccionada, el contribuyente puede retirar su licencia, para ello es necesario registrar el evento en la opción entrega de licencias, de esta forma podemos saber si la licencia emitida fue retirada o no y la fecha en que se realizo la entrega. 23

24 Submenú informes: en este menú aparecen los informes disponibles en el sistema de licencias de conducir. De los cuales los principales son los informes estadísticos semestrales, nomina de solicitudes, oficio licencias otorgadas f-8, entre otros. Nomina de solicitudes: emite una nomina con las solicitudes registradas en una determinada fecha. Oficio de licencias otorgadas: emite un informe con las licencias otorgadas en un periodo de tiempo. 24

25 Oficio licencias denegadas: emite un nomina con las licencias denegadas en un periodo de tiempo. Estadísticas semestrales: se trata una serie de informes semestrales, agrupados en estadísticas por mes, estadísticas por trámite y denegaciones. En todos los casos anteriores hay que especificar si se desea listar las clases profesionales o las clases no profesionales. Antes de emitir el informe hay que asegurarse que este definida la tabla de equivalencia entre los tramites requeridos en la estadística y los tramites internos definidos en la municipalidad. 25