INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES

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1 INFORME DE RESPUESTAS A OBSERVACIONES PRESENTADAS POR LOS POSIBLES PROPONENTES AL PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN PÚBLICA PARA CONTRATAR EL SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES PARA LOS ESTUDIANTES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 1 de 8

2 INTRODUCCIÓN En el proceso de invitación pública presentaron sus preguntas y observaciones al pliego de condiciones, los siguientes proponentes, las cuales se responden por la Universidad, como se relaciona a continuación: El proponente SEGUROS COLPATRIA S.A., mediante correo electrónico recibido el 05 de Noviembre de 2010 a las 9:05 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: Numeral 1.6 valor, recaudo y forma de pago de las primas. Solicitamos a la entidad amablemente aclarar y si es el caso modificar el presupuesto correspondiente a $ para la vigencia de las pólizas correspondiente a un año. Lo anterior por que al realizar el cálculo con el número de estudiantes estipulados bajo el numeral oferta del seguro correspondiente a estudiantes con una prima semestral de $10.000, el presupuesto corresponde a $ para los dos semestres del año La Universidad no acoge su observación. Se aclara que el valor total del presente contrato es indeterminado, pero determinable en razón a la suma de los pagos que efectúen por concepto del seguro de accidentes personales los estudiantes de pregrado y posgrado de la Universidad en todas sus Sedes, así como los estudiantes del Jardín Infantil y del Instituto Pedagógico Arturo Ramírez Montúfar de la Sede Bogotá, matriculados para el año Para dicho efecto el valor de las primas será asumido por cada estudiante y pagado con el valor de la matrícula, la Universidad realizará la labor de recaudo y posterior desembolso a la aseguradora. Por lo anterior, el presente proceso contractual no requiere de disponibilidad presupuestal y el valor que se estima del contrato es de NOVECIENTOS MILLONES DE PESOS ($ ). Es de aclarar que en el literal c., del numeral OFERTA DE SEGURO, se informa es un número promedio de asegurados en cada semestre, y como se señaló anteriormente el valor del contrato estará determinado es por la suma de los pagos que efectúen por concepto del seguro de accidentes personales los estudiantes matriculados para el año OBSERVACIÓN No. 2: Numeral certificación de la cámara de comercio Cordialmente solicitamos a la entidad modificar la exigencia del literal b correspondiente a las facultades del representante legal, toda vez que las facultades de los representantes legales de las compañías de seguros se encuentran descritas en el certificado expedido por la superintendencia financiera de Colombia órgano que nos supervisa y vigila, por lo tanto este seria el documento idóneo y no el expedido por la cámara de comercio. En relación con el Numeral del Pliego de Condiciones denominado Certificado de Cámara de Comercio, en virtud del cual se solicita a la Universidad Nacional modificar la exigencia del literal b) correspondiente a las facultades del representante legal, en razón a que para las Compañías de Seguros, esta información reposa en el Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia, que es el órgano que las supervisa y vigila, este Despacho procede a señalar que: El Artículo 74 del Sistema Orgánico del Sector Financiero, consagra: ARTICULO 74. REPRESENTACIÓN LEGAL. 1. Facultades. La persona que ejerza la gerencia de un establecimiento Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 2 de 8

3 bancario, corporación financiera, corporación de ahorro y vivienda, compañía de financiamiento comercial, sociedad de capitalización o sociedad de servicios financieros, sea como gerente o subgerente, tendrá la personería para todos los efectos legales y se presume, en el ejercicio de su cargo, que tiene autorización de la respectiva junta directiva para llevar la representación legal y obligar a la entidad frente a terceros, aunque no exhiba la constancia de tal autorización, sin perjuicio de la responsabilidad en que pueda incurrir para con dicha entidad, si hubiera procedido sin facultad suficiente cuando ha debido tenerla. 2. Prueba de la representación. De acuerdo con las modalidades propias de la naturaleza y estructura de las entidades vigiladas, la certificación sobre su representación legal corresponde expedirla a la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral anterior. La misma regla se aplicará sobre la persona que ejerza la gerencia de una sucursal de las entidades mencionadas. Sin embargo, a partir del 30 de Junio de 1993, en relación con las atribuciones de los gerentes de las sucursales se aplicará lo previsto en los artículos 196 y 263 del Código de Comercio y la certificación sobre su representación se sujetará a lo dispuesto en el régimen general de sociedades. ( ) De conformidad con lo anterior, el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, señala que corresponderá a la Superintendencia Financiera de Colombia, expedir el Certificado de Existencia y Representación Legal de las entidades que vigila y controla. Adicionalmente, la antigua Superintendencia Bancaria, hoy, Superintendencia Financiera, mediante Circular Externa No. 020 de 21 de Abril de 1997, consagro: En cuanto se refiere a los actos atinentes a la existencia y/o representación legal de las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, las cámaras de comercio del país certifican exclusivamente el cumplimiento de la obligación de registro de los documentos relacionados con tales cuestiones solamente para acreditar su inscripción, mas se abstendrán de otorgar como medio de prueba sobre la existencia y representación de tales entidades que, se repite, solo se probara con certificado de la Superintendencia Bancaria. En consecuencia, para todos los efectos legales bastará la certificación que expida la Superintendencia Bancaria para acreditar y probar la existencia y representación legal de las entidades sujetas a su vigilancia, ( salvo las agencias de seguros no asimiladas a corredores de seguros cuya existencia y representación legal se probará mediante certificado de la respectiva cámara de comercio), en tanto que los certificados que expiden las cámaras de comercio únicamente acreditan que el acto mediante el cual se constituyó la entidad o mediante la cual se dio posesión del representante legal fue debidamente inscrito en el registro mercantil. Así las cosas, la Universidad considera que la observación presentada por SEGUROS COLPATRIA S.A., es de recibo, toda vez que las facultades del Representante Legal, son verificadas con el Certificado de Existencia y/o Representación Legal, expedido por la Superintendencia Financiera. Por lo anterior, se ajustará mediante adenda el Pliego de Condiciones en lo referente a los Numerales y Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 3 de 8

4 OBSERVACIÓN No. 3: Numeral certificación de registro único de proponentes (RUP) de la cámara de comercio Solicitamos a la entidad amablemente eliminar la exigencia contemplada bajo el literal a correspondiente a la inexistencia de reportes sobre multas o sanciones impuestas al proponente, dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP en relación con el objeto contractual de la presente invitación (negrilla fuera de texto). Lo anterior porque en el RUP se reportan las compañías multadas y no las NO multadas, por lo tanto se debe entender que si un proponente dentro su registro no presenta relación de multa sencillamente es por que los las tiene. Al respecto se señala por el interesado en presentar propuesta que se solicita eliminar la exigencia contemplada en el literal a) correspondiente a la Inexistencia de reportes sobre multas o sanciones impuestas al proponente, dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP en relación con el objeto contractual de la presente invitación. Lo anterior, porque en el RUP se reportan las compañías multadas y las NO multadas, por lo tanto se debe entender que si un proponente dentro de su registro no presenta relación de multa sencillamente es porque no las tiene. De conformidad con lo anterior, es oportuno anotar que: El Pliego de Condiciones señala: CERTIFICACIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA DE COMERCIO El PROPONENTE deberá presentar el Certificado de Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio. Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar la documentación requerida en el presente numeral. En el certificado se verificará: a) La inexistencia de reportes sobre multas o sanciones impuestas al Proponente, dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con el objeto contractual de la presente invitación. b) Fecha de expedición inferior a quince (15) días a la fecha prevista para el cierre de la presente invitación, (cuando se prorrogue la fecha de cierre, esta certificación tendrá validez con la primera fecha de cierre). Nota: Este documento podrá ser subsanado, en cuanto a su contenido. Serán causales de rechazo de la propuesta, aplicables a este numeral: 1. La no presentación del certificado del RUP por parte del proponente. 2. La presentación de documentos distintos a los expresamente exigidos en este numeral. 3. La omisión por parte de alguno de los miembros de uniones temporales o consorcios, de la presentación del documento expresamente exigido en este numeral, sin perjuicio que los demás miembros lo hubieren presentado. 4. Que en el certificado exista constancia de multas y/o sanciones impuestas al proponente en relación con el objeto contractual de la presente invitación dentro del término establecido. Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 4 de 8

5 El Decreto 4881 de 2008 Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007, en relación con la verificación de las condiciones de los proponentes y su acreditación para el registro único de proponentes a cargo de las Cámaras de Comercio y se dictan otras disposiciones, señala en su Artículo 11: Artículo 11: Certificación En el formato de certificación se incluirán los siguientes datos: ( ) 7. Datos sobre multas y sanciones de los dos últimos años en contratos estatales, según información remitida en entidades estatales. ( ) De conformidad con lo anterior, la Universidad considera que el requisito relacionado con la verificación de sanciones o multas debe continuar siendo objeto de evaluación y por lo tanto no debe ser eliminado como lo solicita el interesado en presentar propuesta. Por el contrario, se ajustará la redacción del literal a) del Numeral del Pliego de Condiciones, en el siguiente sentido: CERTIFICACIÓN DE REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES (RUP) DE LA CÁMARA DE COMERCIO El PROPONENTE deberá presentar el Certificado de Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio. Para el caso de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de los miembros deberá presentar la documentación requerida en el presente numeral. En el certificado se verificará: a) Si este contiene multas o sanciones impuestas al Proponente, dentro de los dos (2) años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con el objeto contractual de la presente invitación. Por otra parte y en relación con el Certificado de Registro Único de Proponentes (RUP), es importante anotar que el Artículo 14 del Decreto 4884 de 2008, consagra: Artículo 14. Información proveniente de entidades estatales. Las entidades estatales deberán remitir por medios electrónicos a las cámaras de comercio que tengan jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, a más tardar el quince de cada mes, la siguiente información correspondiente al inscrito sobre contratos que hayan sido adjudicados, en ejecución y ejecutados, multas y sanciones en firme: ( ) En este orden de ideas y con el propósito de prevenir el hecho de que la Universidad seleccione a un proponente que cuente con sanciones o multas que no alcanzaron a ser incluidas en el RUP que se presenta a la Universidad con la propuesta, adicionalmente se incluirá en la Carta de Presentación de la Oferta una declaración del Representante Legal o Apoderado para presentar propuesta, en el siguiente sentido: Que la sociedad que represento no ha sido multada ni sancionada, dentro de los dos años anteriores a la fecha de expedición del RUP, en relación con el objeto contractual de la presente invitación. Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 5 de 8

6 En los anteriores términos se responde a la inquietud del interesado. OBSERVACIÓN No. 4: Numeral análisis de la capacidad financiera Cordialmente solicitamos a la entidad indicar el corte de los indicadores financieros solicitados bajo este numeral. En respuesta a su solicitud, la Universidad aclara que los indicadores financieros solicitados en el Numeral son los estados financieros con corte a 31 de diciembre de Lo anterior, tal como se indica en el enciso 4 del mismo Numeral del pliego de condiciones. OBSERVACIÓN No. 5: Cordialmente solicitamos a la entidad eliminar o en su defecto trasladar a condiciones complementarias la cláusula de eliminación de la exclusión por eventos de la naturaleza, lo anterior por exclusión de nuestro contratos de reaseguro (negrilla fuera de texto). La Universidad acoge su observación, considerando que dicha cobertura no se encuentra contratada en el seguro actualmente vigente y que la misma no es común para este tipo de pólizas. Por lo tanto, mediante adenda que será publicada oportunamente, se suprimirá la cláusula ELIMINACIÓN DE LA EXCLUSIÓN POR EVENTOS DE LA NATURALEZA en el numeral 2. CLÁUSULAS OBLIGATORIAS, del Formato No. 6 del Pliego de Condiciones, y se modificará el numeral 3. CONDICIONES ESPECIALES de este mismo Formato, en el sentido de incluir dicha cláusula con asignación de puntaje. OBSERVACIÓN No. 6: Solicitamos a la entidad amablemente eliminar la cláusula de convenios con entidades médicas en países limítrofes, lo anterior por que la compañía no cuenta con este tipo de convenios. La Universidad no acoge su observación. Se aclara que no se acepta la solicitud por tratarse de una condición que en caso de poderse otorgar, resultaría de gran beneficio para la Sede Amazonia, ya que algunos estudiantes que han sufrido accidentes en la ciudad de Leticia han sido atendidos en los centros hospitalarios de la ciudad de Tabatinga (Brasil). Así mismo, se aclara que la cláusula en mención se trata de una condición especial, que al no ser otorgada no genera el rechazo de la oferta sino la pérdida de los puntos previstos para el proponente que si ofrezca tal condición. El proponente CHARTIS SEGUROS COLOMBIA S.A., mediante correo electrónico recibido el 05 de Noviembre de 2010 a las 9:54 a.m., formula las siguientes observaciones: OBSERVACIÓN No. 1: Agradecemos nos suministren el texto y el alcance de las siguientes coberturas: Auxilio Educativo en caso de fallecimiento de alguno de los padres Auxilio Funerario Auxilio de Repatriación de Asegurados Fallecidos en el Exterior: En atención a su observación, se aclara el texto y alcance de las siguientes coberturas: Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 6 de 8

7 Auxilio Educativo en caso de fallecimiento de alguno de los padres En virtud de la presente cobertura, el asegurado recibe el valor asegurado previsto en la carátula de la póliza, en caso de muerte de alguno de los padres del asegurado o de alguna de las personas que provea la manutención del estudiante. Auxilio funerario La aseguradora reconocerá la suma establecida en la carátula de la póliza con destino a solventar los gastos funerarios o que se ocasionen por el fallecimiento del asegurado a consecuencia directa de un accidente amparado, siempre que esta ocurra dentro de los 180 días siguientes al accidente ocurrido durante la vigencia de esta póliza. Auxilio de repatriación a estudiantes fallecidos en el exterior En caso de que el fallecimiento de algún asegurado se produzca en un lugar diferente al país de residencia habitual, bajo la presente cobertura se amparan los gastos y costos en que se incurra para efectuar el traslado del cuerpo hasta el país de origen o residencia. OBSERVACIÓN No. 2: Agradecemos nos aclaren si ante el diagnostico de una enfermedad amparada se debe cubrir el tratamiento médico hasta la suma asegurada O se debe indemnizar en dinero la totalidad de la suma asegurada. Se aclara que la cobertura ampara el tratamiento médico hasta agotar la suma asegurada. OBSERVACIÓN No. 3: Se solicita como Documentos de Compromiso o Alcance de Servicio la entrega de los convenios o contratos suscritos con Entidades Prestadoras de Servicios de Salud, Transporte de Pacientes y de Suministro de Medicamentos. Nuestra compañía tiene una red Mundial de servicios contratada a través de un tercero; para efectos de esta condición agradecemos acepten la presentación de nuestra propuesta, del convenio que tenemos suscrito con dicho tercero. La Universidad acoge parcialmente la observación. Teniendo en cuenta que la solicitud está encaminada a resolver una situación en particular de la posible propuesta de un proponente, se aclara que esta etapa del proceso no está prevista para resolver asuntos de contenido específico y particular, relacionados con la aceptación o no de la presentación de una de las ofertas. Sin embargo, la Universidad considera pertinente modificar en el pliego de condiciones, el literal c) del numeral 1.5. DOCUMENTOS DE COMPROMISO O ALCANCE DEL SERVICIO, así como el literal c) de las Obligaciones Específicas establecidas en la Cláusula Quinta del Anexo No. 2 Minuta del Contrato, mediante adenda que será publicada oportunamente. OBSERVACIÓN No. 7: Agradecemos nos informen el mecanismo que se utilizará para dar cumplimiento a lo establecido en el decreto 3680 de 2009, reforma 1328 de 2009; que nos obliga a contar con la información de la totalidad de asegurados para el Registro Único de Seguros, dado que se establece la cláusula de no obligatoriedad de entrega de la lista de los asegurados. Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 7 de 8

8 Se aclara que la Universidad para efectos de determinar el valor del contrato, suministrará a la aseguradora la relación de los estudiantes asegurados por semestre. Es de anotar, que ésta información se actualiza durante la vigencia del seguro, de acuerdo con las novedades de ingresos o retiros de estudiantes. OBSERVACIÓN No. 8: Agradecemos especificar Dentro de las Sedes de Cobertura de la Póliza, Amazonía, Caribe y Orinoquía a que ciudades puntuales se refieren. Se aclara que para las Sedes Amazonía, Caribe y Orinoquía, las ciudades en que se encuentran las instalaciones de la Universidad son Leticia (Amazonas), San Andrés Isla (Archipiélago de San Andrés, Providencia y Santa Catalina) y Arauca (Arauca), correspondientemente. EN ESTOS TÉRMINOS SE DA RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES DE LOS POSIBLES PROPONENTES Bogotá D.C., Noviembre 18 de 2010 Página 8 de 8