AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL

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1 AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Fecha: 15/10/2003 OBJETO El objeto de la presente auditoría es verificar el adecuado cumplimiento de la norma UNE-EN ISO 14001:96 por parte del sistema de gestión medioambiental definido e implantado en la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos de la Universidad Politécnica de Valencia. ALCANCE El alcance de la auditoria interna es la norma UNE-EN ISO y las actividades de gestión administrativa, de organización y control de las enseñanzas universitarias (sin incluir los Departamentos que imparten docencia en el Centro), y de mantenimiento de los servicios de la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos de la Universidad Politécnica de Valencia. EQUIPO AUDITOR - D. David Sánchez Sanz (Auditor-Jefe) - D. Aurelio Monleón Alegre (Auditor) - Dª Verónica García Felíu (Auditor) FECHA AUDITORIA La auditoría se efectúo el día 15/10/2003 PERSONAL CONTACTADO DURANTE LA AUDITORIA - Dª. Cristina Martí Oficina Verde de la UPV - Dª. Rosa Mª Cortés Técnico de apoyo al SGMA ETSCCyP - Dª. Pilar Zaera Conserjería - D. Ramón Palacios Aulas informáticas - D. Eliseo Villanueva Mantenimiento DOCUMENTOS AUDITADOS Manual de gestión medioambiental. MA-01-MGMA Rev.05 Procedimiento de identificación y actualización de aspectos medioambientales MA-00-P-001 Rev.04 significativos y determinación de su impacto ambiental Procedimiento para la identificación, acceso y actualización de los requisitos MA-00-P-002 Rev.04 legales. Procedimiento para la gestión de la formación y sensibilización. MA-00-P-003 Rev. 03 Procedimiento de elaboración y control de la documentación del Sistema de MA-00-P-004 Rev. 02 Gestión Medioambiental. Procedimiento de control de residuos. MA-00-P-005 Rev.02 Procedimiento de no conformidades, acciones correctoras y acciones MA-00-P-006 Rev.03 preventivas. Procedimiento de auditorias internas del sistema de gestión medioambiental. MA-00-P-007 Rev.03 Procedimiento de difusión y tratamiento de las comunicaciones MA-00-P-008 Rev.02 medioambientales de origen externo e interno. Procedimiento de control de vertidos. MA-00-P-009 Rev.02 Procedimiento general de emergencia y capacidad de respuesta. MA-00-P-010 Rev.03 Procedimiento general para el control de la fiabilidad de los equipos de MA-00-P-011 Rev.02 inspección, medición y ensayo. Procedimiento para la gestión de materias primas y recursos naturales. MA-00-P-012 Rev.02 Procedimiento para la revisión del Sistema de Gestión Medioambiental MA-00-P-013 Rev.04 Procedimiento de control medioambiental de Departamentos. MA-00-P-014 Rev.02 Procedimiento de control medioambiental a Proveedores. MA-00-P-015 Rev.03 Procedimiento de funcionamiento del órgano de coordinación del Sistema de Gestión Medioambiental MA-00-P-016 Rev.01 Pag.1 de 6

2 AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Fecha: 15/10/2003 Instrucción para la gestión de residuos peligrosos. MA-00-IT-001 Rev.03 Instrucción para el control del ruido. MA-00-IT-002 Rev.02 Instrucción sobre nuevas actividades. MA-00-IT-003 Rev.02 Instrucción sobre buenas prácticas medioambientales en los laboratorios. MA-00-IT-004 Rev.02 Instrucción para la gestión de productos químicos MA-00-IT-005 Rev.02 Instrucción para la gestión de residuos informáticos y eléctricos MA-00-IT-006 Rev.02 Instrucción para la identificación de sustancias peligrosas en el proceso de MA-00-IT-007 Rev.02 compras Instrucción para la gestión de Residuos No Peligrosos. MA-V-IT-001 Rev.00 Instrucción para la gestión de envases vacíos, pilas salinas y alcalinas, MA-V-IT-002 Rev.00 elementos mercuriales y baterías y acumuladores de plomo. Instrucción para la obtención del consumo de recursos naturales. MA-V-IT-003 Rev.03 Instrucción para el mantenimiento de los equipos de climatización. MA-V-IT-004 Rev.01 Pag.2 de 6

3 AUDITORIA INTERNA DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL Fecha: 15/10/2003 NO CONFORMIDADES Número Descripción Punto Norma 1 En relación con la política medioambiental indicar que se mantiene en la Política MA 4.2 de la UPV el Reglamento Europeo de Ecogestión y Ecoauditoria 1836/93 derogado. Asimismo no se evidencia el acta de la Junta de Gobierno donde se nos indica que se actualiza el reglamento EMAS. 2 En relación con los aspectos medioambientales indicar: No se encuentra identificado como aspecto medioambiental la generación de basura común. Asimismo tras la visita al taller de mantenimiento debe identificarse en el aspecto medioambiental Sprays y Aerosoles (WD-40, Espumas de Poliuretano, Siliconas) que sin embargo sí están siendo recogidos en el taller de mantenimiento. El aspecto de generación de residuos de aparatos electrónicos e informáticos se ha considerado como un aspecto anormal, cuando en realidad se generan en las actividades normales de la organización. La comparativa de los datos del aspectos MA Consumo de materias primas no se realiza respecto a la revisión anterior, tal y como indica el procedimiento MA-00-P- 001, sino al conjunto de datos obtenidos en el periodo equivalente del año anterior. Son incongruentes los límites establecidos para el parámetro Magnitud (Por.ej. una reducción del 20% de consumo de papel y cartón se marcaría en el nivel 3, la más punitiva de todas las opciones y un incremento del 4% en el mismo aspecto se marcaría con el nivel 1) No se ha considerado la media de las muestras dentro del parámetro de peligrosidad para el aspecto vertidos líquidos. Dentro del apartado de condiciones anormales y de emergencia no se evidencia la obtención del parámetro frecuencia en algunas de las situaciones expuestas (Por ej. Luces encendidas durante la noche) 3 En relación con los objetivos y metas medioambientales indicar: Algunos de los objetivos medioambientales definidos no pueden considerarse como objetivos diferentes a los ya explicitados en la documentación del SGMA. Por ej.: Concienciar a la comunidad universitaria respecto a temas medioambientales queda cubierto con la implantación del procedimiento MA-00-P-003. No existe relación causa-efecto entre el objetivo 2. Reducir un 2% el consumo de cartuchos de tinta y tóners y la meta Fomentar la utilización de cartuchos de tinta y tóners reciclados. 4 En relación al programa medioambiental indicar: Dentro del control y seguimiento del objetivo 2. Reducir un 2% el consumo de cartuchos de tinta y tóners no existe una revisión sobre el cumplimiento o desarrollo de la meta (o actuación) y además presenta el mismo plazo de implantación que la consecución del objetivo. (Por ej...) No se evidencia ningún documento que explique el grado de cumplimiento definitivo de los objetivos del Plan MA (La revisión por la Dirección se realizó en noviembre y el plazo de consecución del Plan fue en diciembre). Pag.3 de 6

4 5 En relación con la estructura y responsabilidades indicar: Explicitar en el organigrama de la ETSCCyP dentro del MGMA la situación jerárquica del Director, Subdirector MA / Presidente del Comité MA, Jefe de Estudios, Administrador, Técnico de apoyo al SGMA y Comité MA. 6 En relación con la formación, sensibilización y competencia profesional indicar: No se evidencia la formación verbal impartida de cómo actuar en el caso de un accidente o emergencia. Por ej.: derrame de sustancias químicas para el personal del área de mantenimiento y limpieza. 7 En relación con la comunicación indicar: La Guía de Buenas Prácticas Medioambientales de la UPV situada en los paneles medioambientales y en el apartado medioambiental de la página web se encuentra en la revisión 01 cuando la revisión actual es la En relación con el control documental indicar: El punto 0.5 del MGMA no aparece subrayado y dentro del punto 4.1 aparece mal codificada la instrucción técnica para el consumo de recursos naturales (MA-V-IT- 003). Esta instrucción también aparece mal codificada en el procedimiento MA-00-P- 012 y en el procedimiento MA-00-P-016. La Oficina Verde no dispone de la actual copia en vigor del conjunto de la documentación, tal y como establece el procedimiento MA-00-P-004. Dentro del listado de documentación entregada a los miembros del Comité MA no aparece el Plan Medioambiental ni el Plan de Formación. No se evidencia en ningún acta del Comité MA los criterios establecidos para entregar la documentación a los responsables MA de Departamento. Asimismo no se ha incluido dentro de estos listados el procedimiento de control medioambiental a Departamentos, que precisamente establece la interrelación con los mismos. 9 Con respecto al control operacional se detecta lo siguiente: No se evidencia que la Oficina Verde haya incluido los resultados de las analíticas de aguas residuales de la ETSICCyP en el informe global enviado al Vicerrector responsable de Medio Ambiente. La última recogida de residuos informáticos y eléctricos se realizó sin considerar la metodología expuesta en la instrucción pertinente MA-00-IT-006, no siendo llevados al almacén del FCC. La empresa R.C. Soluciones Informáticas S.L., encargada de la gestión de los cartuchos de tinta y tóners, no se encuentra dentro de la lista de gestores autorizados por Consellería. 10 No se han recopilado las fichas de seguridad de todos los productos químicos utilizados (WD-40, espuma de poliuretano, siliconas). Asimismo la ficha de seguridad del desatascador no se encuentra disponible en el lugar de trabajo. 11 Con respecto al seguimiento y la medición: Los registros de gestión de residuos peligrosos evidencian que se supera la cantidad de 10 Tn/año, mientras la UPV se encuentra inscrita en la actualidad en el Registro de Pequeños Productores de Residuos Peligrosos, habiéndose puesto en marcha los trámites oportunos. Pag.4 de 6

5 12 En relación con no conformidad, acción correctora y acción preventiva indicar: Existen no confomidades que han sido dadas por cerradas faltándoles completar el apartado de control y seguimiento (Por ej. NC 09/03, NC 14/03), otras que han sido cerradas sin la correspondiente evidencia (Por ej. la no conformidad sobre el tipificado de los ADOKS). Dentro de las no conformidades de Departamentos también se encuentran NC incompletas (Por ej. NC 11/03, NC 12/03) Dentro de la NC 14/03 la firma del control y seguimiento está realizada por la técnico de apoyo al SGMA en lugar de por el Subdirector MA/Presidente del Comité MA, tal y como queda indicado en el procedimiento MA-00-P Con respecto a los registros indicar: Dentro del procedimiento MA-00-P-012: a) El registro del Plan de Actuación del procedimiento de consumo de materias primas y recursos naturales no tiene completada la columna de reducciones relativas de consumo. Asimismo se mantiene la medida reductora del plan anterior pese a comprobarse que no ha sido efectiva. b) No se evidencia el informe final de consumos de materias primas y recursos naturales. No se ha completado la columna de fugas o derrames del registro anexo de la instrucción técnica MA-00-IT-001. Dentro de la instrucción técnica MA-V-IT-003 no queda justificado el valor considerado para el consumo por ejecución de obras. No se evidencia el informe semestral sobre gases refrigerantes señalado en la instrucción técnica MA-V-IT-004. Pag.5 de 6

6 OBSERVACIONES Número Descripción Punto Norma 1 En relación con los aspectos medioambientales indicar: El aspecto Pinturas es un termino que incluye además de las pinturas (así se refleja en la recogida evidenciada) otros aspectos como minio, disolvente y masilla siendo conveniente expresar este aspecto con un nombre más genérico que incluya al conjunto. Asimismo no existe documentada una gestión específica para los aspectos MA Pinturas y Mercurio. 2 Dentro del control operacional: Se está a la espera de la evidencia de la gestión de los envases de productos de limpieza por parte del subcontratista. Se está a la espera de la evidencia de descontaminación por parte de la empresa gestora de los transformadores de PCB s y PCT s retirados de la Escuela. Se está a la espera de evidenciar la completa implantación del procedimiento de control medioambiental a proveedores a los nuevos proveedores considerados. Por ej. AENOR Delegación Valencia. 3 Dentro del seguimiento y medición indicar: Se está a la espera de evidencias sobre la incertidumbre de los métodos de ensayo de los vertidos líquidos, por lo que en algún caso no se puede asegurar la conformidad de los resultados en relación con los límites aplicables. COMENTARIOS La auditoría efectuada el día 15/10/2003 a la Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Caminos, Canales y Puertos de la Universidad Politécnica de Valencia se ha realizado sobre un muestreo aleatorio de sus actividades, detectando un total de 14 no conformidades y 3 observaciones que se describen en el presente informe. Se recomienda tomar las oportunas acciones correctoras para solucionar las no conformidades y aclarar las observaciones detectadas durante la auditoría. Firma Auditor-Jefe: Firma auditados: Pag.6 de 6