MANUAL DE PROCESOS. Departamento Planificación. Y Control De Gestión MANUAL DE PROCESOS GERENCIA GENERAL

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1 MANUAL DE PROCESOS Departamento Planificación Y Control De Gestión 10

2 1. FINALIDAD DEL MANUAL El Manual de Procesos de Boliviana de Aviación, es un instrumento administrativo de carácter normativo que describe los procesos que sirven de guía para especificar la secuencia de pasos que deben seguir las unidades de la Empresa, para el cumplimiento de sus obligaciones. 2. ALCANCE Las disposiciones contenidas en el presente Manual de Procesos, comprenden la clasificación y descripción de los procesos de Boliviana de Aviación. 3. BASE LEGAL DE CREACIÓN Boliviana de Aviación BoA fue creada mediante Decreto Supremo Nº del 24 de octubre del 2007 como una Empresa Pública Nacional Estratégica, bajo tuición del Ministerio de Obras Públicas, Servicios y Vivienda. Cuenta con estatutos aprobados mediante Decreto Supremo Nº de 19 de marzo de Busca dotar al Estado de un mecanismo directo de ejecución de la política aeronáutica y la democratización del transporte aéreo en Bolivia DEFINICIONES ESTRATÉGICAS a) Misión Brindar servicio integral de transporte aerocomercial de alcance nacional e internacional con responsabilidad social, seguridad y calidad b) Visión Ser la Línea Aérea Estatal que contribuya al desarrollo nacional y bienestar de los bolivianos, a través de servicios aeronáuticos de calidad reconocida y gestión empresarial eficiente 4. APROBACIÓN, DIFUSIÓN Y ACTUALIZACIÓN De acuerdo a las Normas Básicas del Sistema de Organización Administrativa, el presente documento es aprobado, difundido y aplicado en todas las unidades organizacionales de la empresa, siendo de conocimiento y cumplimiento obligatorio de todos los funcionarios públicos, en el ámbito de su competencia. 5. ESTRUCTURA ORGANICA DE BOLIVIANA DE AVIACIÓN Se resume en el siguiente organigrama: 1 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

3 6. ORGANIGRAMA GENERAL DIRECTORIO 697 GERENCIA GENERAL 30 STAFF DE GERENCIA 12 BOLIVIA 151 EXTERIOR GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA GERENCIA COMERCIAL GERENCIA DE MANTENIMIENTO GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIAS REGIONALES LPB SRZ AGENCIA REGIONALES SER TJA TDD CIJ /04/2010 ORGANIGRAMA GENERAL Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

4 1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Secretaria de Gerencia de Área 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Gerencia General y gerencias de Área 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibe documentación: i. a.1.- Interna, por medio de Hojas de ruta (Área, DGAC, SABS, AASANA y otros ii. a.2.- Externa, se crea la hoja de ruta correspondiente b) La documentación es derivada a la unidad correspondiente, para respuesta o para conocimiento y archivo. c) La hoja de ruta es enviada por medio del programa de correspondencia de hoja de ruta. d) La respuesta es directa cuando la unidad tiene el programa de control de hoja de ruta e) Si la unidad no cuenta con el sistema de control el devuelto a Secretaria para su respuesta a través de sistema. f) Archiva la Documentación 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibe documentación Interna y Extgerna Deriva la documentación a las unidades por medio de hoja de ruta y por programa Respuesta directa cuando tiene sistema o devuelta a secretaria para respuesta por medio de hoja de ruta Archivo de la documentación 3 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

5 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Realización de auditoría interna 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Auditoría Interna 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir asignación para efectuar auditoria. b) Recopilación de información documental suficiente para poder realizar auditoria operativa, auditoria especial o auditoria de control interno. c) Elaborar informe de relevamiento. d) Elaborar planificación general de auditoría identificando componentes a auditar. e) Formular planificación detallada. f) Elaborar programas de trabajo. g) Ejecutar la auditoria. h) Elaborar informe borrador. i) Elaborar informe final. j) Presentar informe final. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibir asignación para efectuar auditoria Recopilación de información documental suficiente Elaborar informe de relevamiento Elaborar planificación general de auditoría identificando componentes a auditar Formular planificación detallada Elaborar programas de trabajo Ejecutar la auditoria Elaborar informe borrador Elaborar informe final Presentar informe final 4 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

6 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Gestión de Asuntos Legales y Jurídicos 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Legal 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Atiende y tramita los asuntos administrativos de BoA, b) Asesora a todas las instancias orgánicas y jerárquicas de BoA. c) Elabora memoriales, poderes, minutas de diferente índole, elabora documentos legales con el propósito de obtener resultados favorables para la Institución de acuerdo a las disposiciones y normas establecidas. d) Analizar y evaluar asuntos legales y jurídicos. e) Informar sobre asuntos legales y jurídicos tramitados ante el Gerente General. f) Patrocinar y atender procesos jurídicos en los que BoA sea parte activa. g) Proyectar resoluciones, contratos y documentos jurídicos. h) Elaborar informes y emitir dictámenes referentes a actividades de orden legal. i) Organización de forma adecuada de los documentos generados por las unidades de trámites Judiciales y Administrativos, actualización permanente de archivos, registros y documentación de respaldo 5 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

7 3. DIAGRAMA DE FLUJO Tramites Judiciales DPTO. LEGAL Tramites Administrativos Análisis y evaluación de asuntos legales Procedimiento Elaboración de informes, memoriales, etc. Patrocinar y atender procesos jurídicos en los que Boa sea parte activa Proyectar resoluciones, contratos y documentos jurídicos Archivo y Actualización de Información 6 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

8 Abogado Interno Abogado Interno Departamento Jurídico MAE - Áreas de empresa -Personas Naturales o jurídicas MANUAL DE PROCESOS PROCEDIMIENTO ASUNTOS LEGALES Y JURIDICOS Nº RESP. DESCRIPCION FLUJOGRAMA 1. Mediante hoja de ruta, notas o solicitudes, las Áreas de la Empresa, personas naturales, jurídicas u otros, realizan la solicitud correspondiente al A MAE Inicio Solicita al MAE de BoA 2. El MAE de BoA recibe la solicitud correspondiente y remite al departamento jurídico, con todos los antecedentes adjuntos para su análisis Departamento Legal 3. El Jefe de Departamento recepciona la nota remitida por el MAE de BoA, indica el proceso y remite con instrucción al Abogado correspondiente para su análisis Trámite Judicial Trámite Administrativo 4. El Abogado Interno, determina los procedimientos a seguir de acuerdo al análisis respectivo, determinando la continuidad o no del tramite Tramite Continu Archivo Proceso continua 5. El Abogado interno designado, realiza la prosecución de los trámites, resoluciones, requerimientos, asesoramiento y opiniones legales. Se realiza los procedimientos respectivos 7 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

9 Departament o legal Jefatura de Área Abogado Interno Abogado Interno Abogado Interno MANUAL DE PROCESOS 6. Emiten informes, elabora resoluciones, brinda opiniones legales, ejecuta procesos, revisa procesos y elabora notas internas 7. Interponen y/o contestan demandas, realizan recursos ordinarios, recursos extraordinarios y efectúa toda la diligencia necesaria. Se determina las acciones administrativas a seguir 8. Una vez determinada la acción a seguir, elaboran el documento de respuesta para la opinión legal del Jefe de la Unidad correspondiente Se determina los trámites a seguir 9. El Área correspondiente recepciona el documento elaborado por el Abogado Interno, revisa y da su conformidad y lo eleva para la firma del MAE. Si encuentra observaciones devuelve al abogado interno para su corrección. Se Elabora el documento Revisa documento 10. Recepciona el documento, analiza y depura y con nota remite a la MAE para la firma correspondiente Conform e Observ. 8 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

10 MAE MANUAL DE PROCESOS 11. Recibe el documento de legal, firma el mismo y es remitido a las instancias correspondientes. Si es respuesta interna va al Área solicitante Revisa y remite al MAE Firma y remite a quien corresponda FIN 9 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

11 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Planificación Estratégica 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Planificación y Control de Gestión 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Establecer la Visión de la Empresa. b) Determinar la Misión de la empresa. c) Definir objetivos estratégicos Institucionales, respondiendo a las políticas del sector de transporte aéreo y del Plan Nacional de Desarrollo de Bolivia. d) Definir programas a realizar para el logro de los objetivos trazados. e) Presentar el Plan Estratégico Institucional. f) Elaborar el Programa de Operaciones Anual. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Establecer la Visión de la Empresa Determinar la Misión de la empresa Definir objetivos estratégicos Institucionales Definir programas a realizar para el logro de los objetivos trazados Presentar el Plan Estratégico Institucional Elaborar el Programa de Operaciones Anual 10 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

12 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Realización del Control de Gestión 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Departamento Planificación y Control de Gestión 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Elaborar y emitir en forma periódica, la información de ejecución del POA. b) Difundir la información de ejecución del programa de Operaciones Anual al interior de la Empresa y al Órgano Rector. c) Evaluar los resultados alcanzados respecto a los resultados programados. d) Medir el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión, según indicadores previstos y el cronograma de su realización. e) Evaluar el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión y su vinculación con los recursos asignados. f) Disponer medidas correctivas que permitan cumplir con los objetivos de gestión. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Elaborar y emitir en forma periódica, la información de ejecución del POA Difundir la información de ejecución del POA al interior de la Empresa y al Órgano Rector Evaluar los resultados alcanzados respecto a los resultados programados Medir el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión, según indicadores previstos y el cronograma de su realización Evaluar el grado de cumplimiento de los Objetivos de Gestión y su vinculación con los recursos asignados Disponer medidas correctivas que permitan cumplir con los objetivos de gestión 11 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

13 1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Información Contable 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad Contabilidad y Revisión 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Registrar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal. b) Registrar y supervisar las transacciones contables en el Libro Diario c) Registrar y supervisar las transacciones contables en Libro Mayor y Mayores Auxiliares d) Archivar los Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo e) Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a técnicas establecidas, Balance General, Estado de Recursos y Gastos Corrientes, Estado de Flujo de Efectivo, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estados de Ejecución del Presupuesto de Recursos, Estados de Ejecución del Presupuesto de Gastos e Cuenta Ahorro Inversión Financiamiento. f) Presentar los Estados Financieros a Gerencia Administrativa Financiera. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Registrar el presupuesto aprobado para el ejercicio fiscal Registrar y supervisar las transacciones contables en el Libro Diario Registrar y supervisar las transacciones contables en Libro Mayor y Mayores Auxiliares Archivar los Comprobantes Contables y de Documentos de Respaldo Elaborar los Estados Financieros de acuerdo a técnicas establecidas Presentar los Estados Financieros a Gerencia Administrativa Financiera. 12 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

14 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Elaboración del presupuesto de la gestión 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Costos y Presupuestos 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recabar la política presupuestaria asignada por el órgano Rector para la gestión correspondiente. b) Recabar Directrices de Formulación Presupuestaria emitidas por el Órgano Rector. c) Realizar la estimación de recursos económicos a disponer para la gestión fiscal observando las restricciones establecidas en las disposiciones legales. d) Elaborar la estructura programática del presupuesto, estableciendo los planes y programas en base al Programa de Operaciones Anual y al Plan Estratégico Institucional. e) Elaborar el presupuesto de gastos, asignando los recursos conforme a los objetivos de gestión definidos en el Programa de Operaciones Anual. f) Presentar el Anteproyecto del Presupuesto a través de Gerencia Administrativa Financiera al Directorio para su respectiva aprobación. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recabar la política presupuestaria asignada Recabar Directrices de Formulación Presupuestaria emitidas por el Órgano Rector Realizar la estimación de recursos económicos a disponer para la gestión Elaborar la estructura programática del presupuesto, estableciendo los planes y programas en base al POA Elaborar el presupuesto de gastos, asignando los recursos conforme a los objetivos de gestión Presentar el Anteproyecto del Presupuesto a través de Gerencia Administrativa Financiera al Directorio 13 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

15 1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Análisis de Costos 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Costos y Presupuestos 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recabar la política de Costos de una línea Aérea. b) Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa. c) Presentación de informes mensuales sobre costos en los que incurre la Institución. d) Comunicar los costos de la empresa para la incorporación de nuevas rutas, tarifas y otros. e) Obtener reportes de costos por tipo de nave y elaborar las hojas de costos mensuales y acumulados. f) Elaboración y presentación de costos por procesos g) Elaboración y presentación de informes de costos por tipo de nave y de rendimiento de rutas de la empresa. h) Establecer el rendimiento mensual de costos por Ruta/Nave. i) Obtención de reportes de Ingresos, costos y resultados por Nave. j) Informar Al MAE, del costo de Avión/hora. k) Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recabar política Costos la de Dirigir y controlar la correcta aplicación de los costos. Presentar informes mensuales de costos Informar los costos, para incorporar nuevas rutas Controlar la correcta aplicación de los costos de la Empresa Informar a la Gerencia General el costo Avión/Hora Informar el rendimiento de costos por Ruta/Nave Obtener reportes de costos por tipo de nave 14 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

16 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Programación y ejecución de flujos financieros 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Tesorería 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Elaborar la proyección de los flujos financieros de ingresos y egresos. b) Controlar el flujo de efectivo para el pago de gastos. c) Procesar el pago de obligaciones. d) Registrar todo ingreso o egreso de recursos de la tesorería mediante los correspondientes comprobantes. e) Efectuar el seguimiento y control del flujo financiero de la tesorería. f) Informar a Gerencia Administrativa y Financiera los saldos bancarios, ingresos y gastos. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Elaborar la proyección de los flujos financieros de ingresos y egresos Controlar el flujo de efectivo para el pago de gastos Procesar el pago de obligaciones Registrar todo ingreso o egreso de recursos de la tesorería Efectuar el seguimiento y control del flujo financiero Informar a Gerencia Administrativa y Financiera los saldos bancarios, ingresos y gastos 15 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

17 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios Recurrentes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien o Servicio 2 Gerente General Análisis de la solicitud La Unidad Solicitante realiza la solicitud, especificando el bien o servicio, adjuntado documentos legales del proveedor y el precio referencial, verifica su inscripción en el POA y saldos presupuestarios, para su posterior remisión a la Gerencia General. El Gerente General analiza la solicitud y autoriza la suscripción de contrato del bien o servicio, y remite al jefe del Departamento Legal. 3 Jefe de Departamento Legal Verificación documentos elaboración contrato de y de El Jefe de Departamento Legal verifica los documentos legales y procede a la elaboración y suscripción de contrato, para su correspondiente remisión al Jefe de Departamento Administrativo. 3.1 Jefe de Departamento Legal (Para montos mayores a un millón de Bolivianos) Protocolización contrato de El Jefe de Departamento Legal, para procesos mayores a un millón de bolivianos, procede a la protocolización del contrato ante la notaria de gobierno, para después remitir al Departamento Administrativo. 4 Jefe de Departamento Administrativo Registro y control de contrato El Jefe de Departamento Administrativo, registra en su base de datos y archiva el contrato, y remite el proceso a la Unidad de Adquisiciones. 5 Unidad de Adquisiciones Archivo de proceso La Unidad de Adquisiciones procede a informar al SICOES y al archivo del proceso. 16 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

18 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios en Categoría AOG Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien o Servicio 2 Gerente General Análisis de la solicitud La Unidad Solicitante, presenta un informe técnico y solicitud de pago al Gerente General, comunicando las causas por las que la aeronave entro en categoría AOG y cuales son las acciones que fueron tomadas. Adjunta el INVOICE o similar para su proceso de pago. El Gerente General analiza la solicitud, aprueba el informe y remite al Gerente Administrativo y Financiero para su revisión proceso de pago. 3 Gerente Administrativo Financiero y Elaboración Solicitud de Pago de El Gerente Administrativo y Financiero remite al Departamento Administrativo para solicitud de pago. 4 Jefe del Departamento Administrativo Instruye solicitud de pago El Jefe de Departamento Administrativo instruye a la Unidad de Adquisiciones la elaboración de la solicitud de pago y posterior remisión de la misma al Gerente Administrativo y Financiero. En procesos mayores a Bs se comunicará al SICOES. 5 Gerente Administrativo Financiero y Firma de solicitud de pago El Gerente Administrativo y Financiero firma la solicitud de pago y remite el proceso al Jefe del Departamento de Finanzas. 6 Jefe de Departamento de Finanzas Proceso de pago El Jefe de Departamento de Finanzas procede a realizar el pago y archivo de proceso. 17 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

19 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes y Servicios Comunes Emergentes de las Operaciones Aeronáuticas Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien o Servicio 2 Gerencia General Análisis de la solicitud La Unidad Solicitante realiza la solicitud, con cotizaciones y cuadro comparativo adjunto, documentos legales, verifica su inscripción en el POA y certificación presupuestaria, para posteriormente remitir a la Gerencia General. El Gerente General analiza la solicitud, la aprueba, firma la Orden de Compra y remite al Jefe del Departamento Legal. 2.1 Gerente General (Para procesos mayores a un millón de bolivianos) 2.2 Directorio de Boliviana de Aviación Solitud de informe El Gerente General instruye al Departamento Legal preparar informe para presentación al Directorio de Boliviana de Aviación Análisis de solicitud El Directorio de Boliviana de Aviación, analiza la solicitud, cuando considere necesario solicitará mayor información, y comunicará su determinación mediante Resolución de Directorio. 2.3 Departamento Legal Comunicación resolución Directorio de de El Departamento Legal, mediante nota interna, informará a la Gerencia Administrativa y Financiera la determinación de Directorio. 3 Jefe de Departamento Legal Verificación documentación de El Jefe de Departamento Legal verifica la documentación e incluye en su base de datos para posteriormente firmar la Orden de Compra y remite al Gerente Administrativo y Financiero. 18 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

20 4 Gerente Administrativo Financiero y Firma de Orden de Compra y solicita el pago. El Gerente Administrativo y Financiero remite la Orden de Compra a la Unidad Solicitante para su proceso de pedido, paralelamente deriva el proceso al Jefe de Departamento Administrativo para su revisión y proceso de pago. 5 Jefe de Departamento Administrativo Solicitud de pago El Jefe del Departamento Administrativo instruye la elaboración de solicitud de pago previa revisión y verificación del proceso e informe al SICOES por parte de la Unidad de Adquisiciones, cuando corresponda. 6 Unidad de Adquisiciones Elabora e informa La Unidad de Adquisiciones elabora la solicitud de pago y remite al Gerente Administrativo y Financiero para su firma. Adicionalmente si el monto fuese mayor a Bs procede a informar al SICOES. 7 Gerente Administrativo Financiero. y Firma e instruye el pago El Gerente Administrativo y Financiero firma la solicitud de pago e instruye al Jefe del Departamento de Finanzas realizar el pago correspondiente. 8 Jefe del Departamento de Finanzas Proceso de pago El Jefe del Departamento de Finanzas procede al pago, y remite copia de la constancia de pago a la Unidad Solicitante para efectos de seguimiento. 9 Unidad Solicitante Emisión de Conformidad La Unidad Solicitante con el comprobante de pago coordina la entrega del bien o servicio, para posteriormente dar la conformidad y remitir al Jefe del Departamento de Finanzas para su archivo en proceso. 19 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

21 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Arrendamiento y Adquisición de bienes (Aeronaves) Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Presentación de informe La Unidad Solicitante presentan informes económico, comercial, operacional y técnico de su requerimiento a la Máxima Autoridad Ejecutiva. Adicionalmente, el Jefe del Departamento de Planificación elabora un estudio de análisis de antecedentes técnicos presentados. 2 Máxima Autoridad Ejecutiva Análisis de solicitud La Máxima Autoridad Ejecutiva, analiza y remite el informe a la Gerencia Administrativa y Financiera. 3 Gerente Administrativo Financiero y Análisis y solicitud de informes El Gerente Administrativo y Financiero, analiza y remite el proceso al Departamento de Finanzas y Departamento de Planificación, para certificación presupuestaria y verificación de inscripción en el POA. 4 Departamento de Finanzas y Departamento de Planificación Verificación de presupuesto e inscripción en el POA El Departamento de Finanzas y Departamento de Planificación, verifican la existencia de fondos e inscripción de POA. 5 Gerencia Administrativa Financiera y Elaboración Informe Administrativo de La Gerencia Administrativa y Financiera elabora el informe administrativo a la Máxima Autoridad Ejecutiva, en base los informes de la Unidad Solicitante y normativa vigente. 6 Máxima Autoridad Ejecutiva Solicita informe legal La Máxima Autoridad Ejecutiva remite el proceso al Departamento Legal para elaboración de Informe. 7 Departamento Legal Elaboración Informe Legal de El Departamento elabora el Informe Legal para su posterior remisión a la Máxima Autoridad Ejecutiva. 20 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

22 8 Máxima Autoridad Ejecutiva 9 Directorio de Boliviana de Aviación Presentación al Directorio de Boliviana de Aviación Análisis de la solicitud La MAE solicita reunión de directorio para presentación y aprobación de inicio de proceso de Arrendamiento o adquisición de Aeronave. El Directorio de Boliviana de Aviación analiza la solicitud, e instruye la emisión de la resolución de Directorio autorizando inicio de proceso. 10 Máxima Autoridad Ejecutiva Comunicación Directorio de La Máxima Autoridad Ejecutiva comunica la decisión tomada por Directorio a la Unidad Solicitante, y designa un equipo de búsqueda y selección de la aeronave. 11 Equipo técnico de búsqueda y selección (Compuesta por la Gerencia de Mantenimiento, Operaciones, Comercial y Jefatura de Planificación) Análisis y búsqueda de aeronaves El equipo técnico realiza el estudio y análisis de mercado de aeronaves. 12 Equipo técnico de búsqueda y selección Elaboración informe de El Equipo Técnico elabora el informe técnico, respaldado con la documentación generada en el estudio de mercado, en la que recomienda posibles Empresas ofertantes en el mercado y sugiere el arrendamiento o adquisición de la aeronave, y remite el mismo a la Máxima Autoridad Ejecutiva. 13 Gerente General Solicita análisis legal El Gerente General solicita al Jefe de Departamento Legal el análisis legal para la solicitud de firma de la Carta de Intenciones. 14 Jefe de Departamento Legal Emite opinión legal El Jefe de Departamento Legal, emite la opinión legal sobre la firma de la carta de intenciones y remite a Gerencia General. 21 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

23 15 Máxima Autoridad Ejecutiva Presentación Directorio de BoA a La Máxima Autoridad Ejecutiva solicita a reunión de Directorio. 16 Directorio de Boliviana de Aviación 17 Máxima Autoridad Ejecutiva Análisis de la sugerencia Firma de Carta de Intenciones El Directorio de BoA analiza los resultados y sugerencias presentadas, en caso de aprobación autoriza la suscripción de la Carta de Intenciones con la Empresa seleccionada. La Máxima Autoridad Ejecutiva procede a la firma de carta de intenciones y solicita a la Gerencia de Mantenimiento y Operaciones, proceder con los trámites siguientes. Paralelamente solicita al Gerente Administrativo y Financiero el pago por concepto de la firma de la carta de intenciones. 18 Gerente Administrativo Proceso de Pago El Gerente Administrativo y Financiero instruye el desembolso por la firma de la carta de intenciones. 19 Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones Análisis y verificación de la aeronave Las Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones proceden a la verificación y trámites para la concretización del arrendamiento o adquisición de la aeronave. 20 Equipo Técnico Inspección técnica El equipo técnico realiza la inspección técnica de la aeronave para la elaboración de informe de recomendación. 21 Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones Elaboración informe de La Gerencia de Mantenimiento y Gerencia de Operaciones elaboración el informe técnico de conveniencia para el arrendamiento o adquisición de la aeronave y solicita al Departamento Legal el análisis de contrato. 22 Departamento Legal Elaboración informe de El Departamento Legal elabora el informe del contrato y las condiciones planteadas por la empresa arrendataria y emite su opinión legal. 22 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

24 23 Máxima Autoridad Ejecutiva Convoca a Directorio de BoA La Máxima Autoridad Ejecutiva solicita al Directorio de BoA la aprobación de firma de contrato. 24 Directorio de BoA Análisis de Solicitud El Directorio de BoA analiza la solicitud, en caso afirmativo autoriza la firma de contrato. 25 Máxima Autoridad Ejecutiva Firma de Contrato La Máxima Autoridad Ejecutiva procede a la firma de contrato, instruye al Departamento Legal la protocolización del mismo. Paralelamente remite una copia del proceso a la Gerencia Administrativa y Financiera para su proceso de pago según cláusulas estipuladas en contrato. 26 Departamento Legal 27 Máxima Autoridad Ejecutiva Protocolización y comunicación a la CGR Designa comisión de recojo de aeronave El Departamento Legal procede a la protocolización de contrato y comunicación del mismo a la Contraloría General de la República, y remite una copia del mismo al Departamento Administrativo La Máxima Autoridad Ejecutiva designa la comisión de recojo de la aeronave para su posterior trámite ante la Dirección General de Aeronáutica Civil. 23 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

25 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes, Obras y Servicios hasta Bs Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Solicitud del Bien o Servicio La Unidad Solicitante realiza el pedido, especificando las características del bien o servicio, proveedor y precio referencial, posteriormente, verifica POA y presupuesto para así remitir al Gerente de Administrativo ó Gerente Regional. 2 Gerente de Administrativo ó Gerente Regional Análisis de la solicitud El Gerente Administrativo ó Gerente Regional analiza la solicitud, en caso positivo aprueba y firma como constancia, para ser remitido al Jefe del Dpto. de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero según corresponda. 3 Jefe de Dpto. de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero (según corresponda) Proceso adquisición. de El Jefe del Dpto. de Finanzas o Encargando Administrativo y Financiero, procede al pago, emitiendo el cheque a nombre del proveedor, debiendo ser la Unidad Solicitante la que una vez recibido el bien o servicio proceda la entrega del cheque. 4 Unidad Solicitante Recojo del bien o servicio La Unidad Solicitante procede al recojo o ecepción del bien o servicio, debiendo mitir la conformidad del mismo y realizar l ingreso a almacenes, para posteriormente emitir al Jefe del Departamento de Finanzas Encargado Administrativo y Financiero, la otocopia del cheque entregado, onformidad e ingreso a almacenes. 5 Jefe del Departamento de Finanzas Archivo Documentación de El Jefe del Departamento de Finanzas o Encargado Administrativo y Financiero procede verificar los documentos recibidos e instruye el archivo de la documentación en el proceso. 24 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

26 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación de Bienes, Obras y Servicios superiores a Bs Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Presentación de Solicitud La Unidad Solicitante verifica existencia en almacenes de los bienes requeridos, en caso de no contar con saldos necesarios, realiza la solicitud adjuntando las Especificaciones Técnicas del bien o servicio requerido, verifica inscripción de POA y Presupuesto, y con la aprobación de su inmediato superior envía al Gerente Administrativo y Financiero para proceso de compra. 1.1 Gerente General (Para procesos mayores a un millón de bolivianos) Solicitud aprobación de El Gerente General, cuando la solicitud sea mayor a un millón de bolivianos, solicitará al Jefe de Departamento Legal un informe para ser presentado al Directorio de Boliviana de Aviación 1.2 Jefe del Departamento Legal Elabora informe El Jefe del Departamento Legal, procede a emitir el informe y adjunta l proceso a ser presentado al Directorio de Boliviana de Aviación. 1.3 Directorio de Boliviana de Aviación Analiza el Proceso El Directorio de Boliviana de Aviación analizar el proceso y comunica los resultados mediante Resolución. 1.4 Jefe de Departamento Legal Informa determinaciones las El Jefe del Departamento Legal, informa mediante nota interna sobre las determinaciones de Directorio al Gerente Administrativo y Financiero. 2 Gerente Administrativo Financiero y Instruye proceso de contratación El Gerente Administrativo y Financiero, remite el proceso al Jefe del Departamento Administrativo para cursar invitaciones, y cuando considere necesario publicar en medios de prensa. 25 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

27 3 Jefe del Departamento Administrativo Invitación proveedores potenciales a El Jefe del Departamento Administrativo conjuntamente con la Unidad de Adquisiciones proceden a cursar invitaciones para la presentación de propuestas económicas y técnicas cuando corresponda; a proveedores potenciales; estableciendo claramente documentos requeridos, fecha y hora de presentación en sobre debidamente cerrado y lacrado. Cuando considere necesario publicara en un medio de prensa para obtener mayores propuestas. 4 Gerente Administrativo Financiero y Designación de comisión para apertura de sobres El Gerente Administrativo y Financiero, una vez conocido los plazos de presentación de propuestas designa mediante memorando la comisión de calificación de propuestas, compuesta de por lo menos un funcionario de la Unidad Administrativa y un funcionario de la Unidad Solicitante. 5 Comisión de Calificación Apertura calificación propuestas y de La Comisión de Calificación, de acuerdo a fechas establecidas, realiza en acto público el cierre de recepción de propuestas y apertura de las mismas, dando lectura a la cantidad de propuestas y precios ofertados. Posteriormente realizan la verificación de propuestas y cumplimiento con las especificaciones técnicas, para así emitir el informe de recomendación dirigido al Gerente Administrativo y Financiero. 6 Gerente Administrativo Financiero y Análisis de Informe El Gerente Administrativo y Financiero, analiza el informe y decide si acepta o no la recomendación, en caso de apartarse deberá emitir un informe justificando la decisión tomada. Posteriormente instruye al Jefe de Departamento Administrativo comunicar los resultados a los proponentes, estableciendo plazos de acuerdo a requerimiento. Cuando el 26 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

28 proceso así lo requiera y para cuantías superiores a Bs se remitirá el proceso al Jefe del Departamento Legal para la suscripción de contrato, caso contrario instruye al Jefe de Departamento Administrativo la emisión de la Orden de Compra y remisión al Jefe de Departamento Legal. 7 Jefe de Departamento Legal Verificación y firma El Jefe de Departamento Legal procede a la verificación de documentación y firma de Orden de Compra, para remitir al Gerente Administrativo y Financiero. 8 Gerente Administrativo y Financiero (Si la MAE delega la función de Comisión de Recepción) 8 Comisión de Recepción Designa Comisión de Recepción Verificación de recepción del bien o servicio El Gerente Administrativo y Financiero, firma la Orden de Compra y emite el memorando de nombramiento de la comisión de recepción, a un funcionario de la Unidad de Almacenes y un funcionario de la Unidad Solicitante como mínimo. La Comisión de Recepción en los plazos establecidos procede a la recepción del bien o servicio, verificando cantidades, características y otros establecidos en las especificaciones técnicas. Para después emitir el informe al Gerente Administrativo y Financiero. 9 Gerente Administrativo Financiero y Autorización de pago El Gerente Administrativo y Financiero, una vez recibido el informe de la Comisión de Recepción autoriza el pago, y remite el proceso al Jefe del Departamento Administrativo. 10 Jefe del Departamento Administrativo Verificación solicitud de pago y El Jefe del Departamento Administrativo, verifica la documentación e instruye a la Unidad de Adquisiciones la elaboración de solicitud de pago. 27 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

29 11 Unidad de Adquisiciones Elaboración solicitud información de de La Unidad de Adquisiciones elabora la solicitud de pago y procede a informar al SICOES la adquisición realizada. Posteriormente remite la solicitud de pago al Gerente Administrativo y Financiero. 12 Gerente Administrativo Financiero y Firma de Solicitud de Pago El Gerente Administrativo firma la solicitud de pago y remite al Jefe del Departamento de Finanzas para su correspondiente pago. 13 Jefe del Departamento de Finanzas Proceso de pago El Jefe del Departamento de Finanzas procede al pago según normas establecidas. 28 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

30 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO En aplicación al Artículo 77, del D.S. 0181, Boliviana de Aviación realizará sus contrataciones en el Exterior, bajo los siguientes pasos. Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante 2 Gerente en el Exterior Solicitud del Bien o Servicio Análisis de la solicitud La Unidad Solicitante verifica existencia en almacenes, POA y presupuesto, en caso de no contar con saldos, realiza la solicitud, adjuntando cotizaciones y precio referencial del proceso, para ser presentada al Gerente en el Exterior. El Gerente en el Exterior, analiza la solicitud, en caso positivo aprueba e instruye la elaboración del cheque para la compra. 3 Funcionario responsable del área administrativa y financiera Elaboración cheque y compra de El responsable administrativo en el exterior verifica saldos en la cuenta bancaria, emite el cheque a nombre del proveedor, realiza la compra. Da la conformidad conjuntamente con el Gerente en el Exterior, para posteriormente ingresar a Almacenes, y archiva la documentación a efectos de auditorias posteriores. 29 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

31 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contrataciones de Servicios de Publicidad Corporativa Paso Responsable Actividad Detalle 1 Unidad Solicitante Solicitud Servicio Publicidad del de Las Unidades Solicitantes, a la cabeza del Gerente Comercial, de acuerdo a su Programa Anual de Operaciones, elaboran el Plan de Difusión de Publicidad Corporativa de la gestión, en función a su presupuesto aprobado, para ser remitida al Gerente General. 2 Gerente General Análisis del Plan de Difusión de Publicidad El Gerente General analiza el Plan de Difusión de Publicidad Corporativa, si considera necesario solicita ampliación o justificación del mismo. En caso de aprobación autoriza el mismo al Gerente Comercial. 3 Gerente Comercial Armado de Carpetas El Gerente Comercial instruye el armado de carpetas por proveedor del servicio, en la que se adjuntara la aprobación del Plan de Difusión de Publicidad Corporativa y documentos legales de la Empresa como plazos, forma de pago y demás especificaciones técnicas para ser remitidas al Jefe del Departamento Legal. 4 Jefe del Departamento Legal Elaboración contratos 5 Gerente Remite copia al Gerente de El Jefe del Departamento Legal procede a la verificación de la documentación legal, para posterior elaboración y suscripción de contrato y remisión al Gerente Comercial. El Gerente Comercial remite copia de todo el proceso al Gerente 30 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

32 Comercial Administrativo y Financiero Administrativo y Financiero. 6 Gerente Administrativo y Financiero Informe y control El Gerente Administrativo y Financiero remite al Jefe del Departamento Administrativo el proceso para informe al SICOES en contratos mayores a Bs , y archivo de la carpeta. 7 Jefe de Departamento Administrativo Registro y control de contrato El Jefe del Departamento Administrativo procede al registro y control de contratos y remisión del proceso a la Unidad de Adquisiciones para archivo y cuando corresponde informe al SICOES. Cuando la modalidad de pago sea mediante intercambio de servicios, remitirá al Departamento de Finanzas para apertura de cuenta corriente y control. 31 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

33 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema de administración de bienes y servicios (contrataciones), contrataciones menor por comparación de precios OPERATORIA RESPONSABLE Área Organizacional o Unidad Solicitante RPC Responsable del Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas Dpto. Administración (contrataciones) Dpto. Administración (contrataciones) RPC Responsable del Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas Unidad Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de Adquisición (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios, la certificación presupuestaria y las especificaciones técnicas, firmados por el Gerente del área solicitante. Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación. Ejecuta el proceso de contratación en el plazo máximo de (7) días hábiles, salvo que se requiera mayor plazo por la complejidad del mismo, debidamente autorizado por el Gerente Administrativo y Financiero. Recaba la oferta correspondiente, sometiéndola a conocimiento del Área Solicitante para que emita su conformidad. Adjudica la contratación, suscribiendo la orden de Compra o Contratación. Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se emita el documento de recepción o certificado de conformidad, según corresponda. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: 32 7 días hábiles. Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

34 DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD RESPONSABLE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DPTO. ADMINISTRACIÓN CONTRATACIONES DIRECTAS UNIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE PROCESO DE CONTRATACION DPTO. ADMINISTRACION (CONTRATACIONES) AREA FINANZAS INICIO SOLICITUD DE COMPRA AUTORIZA EJECUTA PROCESO ADJUDICA OFERTAS ORDEN COMPRA DE PAGA FIN 33 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

35 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación menor por comparación de precios (obtención de cotizaciones) OPERATORIA RESPONSABLE Unidad Solicitante RPC Responsable del Proceso de Contratación de Licitaciones Públicas Dpto. Administración (contrataciones) Unidad Administrativa (contrataciones) DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Presenta su solicitud al Responsable del Proceso de Contratación (RPC), adjuntando el Formulario de Solicitud de Bienes y Servicios, la certificación presupuestaria y las especificaciones técnicas, firmados por el Gerente del Área Solicitante. Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación. Ejecuta el proceso de contratación en el plazo máximo de (7) días hábiles, salvo que se requiera mayor plazo por la complejidad del mismo, debidamente autorizado por el Gerente Administrativo y Financiero. Recaba la oferta correspondiente, sometiéndola a conocimiento del Área Solicitante para que emita su conformidad. RCM Administrativo Financiero Área Finanzas Gerente Adjudica la contratación, suscribiendo la orden de Compra o Contratación. Paga por los bienes o servicios adquiridos, una vez que se emita el documento de recepción o certificado de conformidad, según corresponda. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: 7 días hábiles. 34 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

36 DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD RESPONSABLE NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DPTO. ADMINISTRACIÓN CONTRATACION MENOR POR COMPARACION DE PRECIOS: OBTENCION DE COTIZACIONES UNIDAD SOLICITANTE RPA UNIDAD ADMINISTRATIVA (CONTRATACIONES) UNIDAD FINANCIERA INICIO SOLICITUD DE COMPRA AUTORIZA EJECUTA PROCESO ADJUDICA CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES ORDEN DE COMPRA/ CONTRATO RECEPCIONA PAGA FIN 35 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

37 1 IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación De Firmas Consultoras (Hasta Bs ) OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Área Organizacional o Unidad Solicitante 2 Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS- (Gerente de Área) 3 Dpto. Administración (Contrataciones) 4 Dpto. Administración (Contrataciones) 5 Dpto. Administración. (Contrataciones) 6 Dpto. Administración (Contrataciones) 7 Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS- (Gerente DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Presenta su solitud al Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS-(Gerente de Área), adjuntando los Términos de Referencia (TdR) y la Certificación Presupuestaria Autoriza por escrito el inicio del proceso de contratación Prepara la documentación de Requisitos de Propuesta de acuerdo al Reglamento del S.A.B.S Publica la convocatoria de acuerdo al Reglamento del S.A.B.S. el plazo de presentación de propuestas en un solo sobre, no podrá ser menor a diez (10) días calendario a partir de la fecha de publicación en la Gaceta Oficial de Convocatorias (GOC). Elabora el Cuadro Comparativo de Cotizaciones. El Área Solicitante recomienda la adjudicación en el Cuadro Comparativo, al precio mas bajo que haya cumplido con los requisitos administrativos y técnicos solicitados en la cotización. Recepciona las propuestas mediante Acta de Recepción de Propuestas, consignando el nombre o razón social del proponente, la fecha y hora de recepción, debiendo extender un recibo de constancia. No podrán recibirse propuestas presentadas fuera de la hora establecida. Designa a la Comisión de Calificación hasta (1) día antes de la recepción de propuestas. La Comisión abrirá los sobres en acto público inmediatamente concluya el cierre 36 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

38 de Área) 8 Comisión de calificación 9 Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS- (Gerente de Área) 10 Unidad Administrativa (Contrataciones) de presentación de propuestas, procediéndose a la lectura del nombre o razón social del proponente y el monta de su propuesta económica, datos que constarán en Acta firmada por los asistentes. La apertura se realizará aunque se hubiera presentado una sola propuesta. En el plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas después de realizada la apertura de propuestas, emitirá y entregará el informe de Calificación Final y recomendaciones al MEJAS. Adjudica la contratación en el plazo de un (1) día hábil administrativo y emite la Nota de Adjudicación. Comunica a todos los proponentes que hayan participado en el proceso de contratación en el plazo de dos (2) días hábiles administrativos. Comunica al proponente adjudicado la presentación de documentos originales o fotocopias legalizadas requeridas en el plazo máximo de cinco (5) días de recibida a notificación. 11 Dpto. Jurídico Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El contrato establecerá la presentación de garantía de cumplimiento de contrato por el cinco por ciento (5%) del valor del contrato. Posteriormente a la suscripción del contrato la Unidad Administrativa remitirá al SICOES el formulario Área Organizacional o Unidad Solicitante Recepciona la documentación del servicio de consultoría. 13 Dpto. Finanzas Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el documento de recepción. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Según el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes. 37 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

39 DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD RESPONSABLE NOMBRE PROCEDIMIENTO DEL DPTO. ADMINISTRACIÓN CONTRATACION MENOR DE FIRMAS CONSULTORAS UNIDAD SOLICITANTE MEJAS UNIDAD ADMINISTRATIVA (CONTRATACIONES) COMISION DE CALIFICACIÓN DPTO. JURIDICO DPTO. FINANZAS INICIO SOLICITUD DE COMPRA TdR AUTORIZA REQUISITOS DE LA PROPUESTA CONVOCATORIA CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES INFORME CALIFICACIÓN FINAL ADJUDICA CONTRATO DOCUMENTOS DE LA CONSULTORÍA PAGA 38 FIN Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

40 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Contratación De Servicios De Consultoría Individual (Hasta Bs ) OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Área Organizacional o Unidad Solicitante 2 Unidad Administrativa (Contrataciones) 3 Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS- (Gerente de Área) 4 Comisión de calificación 5 Unidad Administrativa (Recursos Humanos) 6 Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS- (Gerente de Área) DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Presenta su solicitud al Máximo Ejecutivo del Área Solicitante MEJAS-(Gerente de Área), adjuntando los Términos de Referencia (TdR) y la Certificación Presupuestaria Invita públicamente por una sola vez en la Gaceta Oficial de Convocatorias y en el SICOES, a presentar propuestas técnico económicas para realizar la consultoría requerida en base a los Términos de Referencia. Las propuestas deberán ser entregadas en el lugar y fecha señaladas en la convocatoria, otorgándole un plazo no menor a diez (10) días calendario. La propuesta técnico económica será presentada en un solo sobre cerrado Designa a la Comisión de Calificación hasta (1) día antes de la recepción de propuestas. La Comisión procederá en sesión reservada a abrir y calificar las propuestas técnicas y económicas. La apertura se realizará aunque se hubiera presentado una sola propuesta. En el plazo máximo de dos (2) días hábiles administrativos de realizada la apertura de propuestas, remitirá al MEJAS el Informe Final de Recomendación. Previo a la contratación, en el plazo de 24 horas, deberá emitir la certificación de antecedentes en la Empresa para el Consultor Seleccionado. Decide la contratación del Consultor que haya obtenido la mayor calificación, en el plazo de un (1) día hábil administrativo emitirá Nota de Adjudicación. 39 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

41 7 Unidad Administrativa (Contrataciones) Notifica a todos los proponentes que hayan participado en el proceso de contratación. 8 Dpto. Jurídico Elabora el contrato y el MEJAS suscribe el mismo. El contrato se considerará y adecuará al Modelo de contrato de Servicios de Consultoría que mejor se ajusten a la contratación del servicio. El contrato establecerá la presentación de garantía de cumplimiento de contrato por el 7% del valor del contrato. 9 Dpto. Finanzas Paga por el servicio contratado, una vez que se emite el documento de recepción. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Según el Cronograma de Trabajo establecido entre las partes. 40 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

42 DIAGRAMA DE FLUJO AREA/UNIDAD RESPONSABLE DPTO DE ADMINISTRACIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CONTRATACION INDIVIDUAL DE SERVICIOS DE CONSULTORÍA UNIDAD SOLICITANTE MEJAS UNIDAD ADMINISTRATIVA (CONTRATACIONES) COMISION DE CALIFICACIÓN DPTO.JURIDICO DPTO. FINANZAS INICIO SOLICITUD DE COMPRA TdR AUTORIZA DESIGNACION DECISIÓN DE CONTRATACION AUTORIZA NOTIFICA CONTRATO PAGA FIN 41 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

43 MANEJO PROCESO GENERAL Verifica GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO Aprueba Jefe Dpto. Administrativo Instruye al responsable de Almacenes Responsable Almacenes Registra, Codifica y Tabula en Kardex Deriva 42 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

44 GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO GERENCIA GENRAL DE LA EMPRESA MANUAL DE PROCESOS N RESP. DESCRIPCION FLUJOGRAMA 1. La Gerencia General de la Empresa, mediante proveído en la nota interna respectivamente firmada en el caso de los activos fijos instruye la entrega a la Gerencia Administrativa Financiera la entrega de activos fijos hacia el responsable de activos fijos y/o almacenes para posteriormente ser entregados al funcionario solicitante. Por otra parte la MAE mediante el V B del formulario de SICA también instruye al Gerente Administrativo Financiero la entrega de material fungible al responsable de almacenes. MAE INSTRUYE A LA GAF CON V B SE REMITE A LA GAF 2. El Gerente Administrativo Financiero en la mayor parte de los casos y ante la ausencia de la MAE generalmente instruye al responsable de almacenes y/o activos fijos la entrega del bien o activo al profesional solicitante. LA GAF INSTRUYE AL RESPONSABLE DE ALMACENES CON V B SE REMITE A LA GAF 43 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

45 PROFESIONAL SOLICITANTE RESPONSABLE DE ALMACENES MANUAL DE PROCESOS 3. Una vez que el responsable de Almacenes tiene en su poder la nota de solicitud procede a su respectiva entrega al solicitante profesional o persona solicitante. Previo registro de kardex y formulario de entrega. RESPONSABLE DE ALMACENES VERIFICA CODIFICA E INSERTA EN KARDEX SE EFECTIVIZA LA ENTREGA DEL BIEN O ACTIVO 4. Recepciona el bien o activo fijo verificando que el bien o activo esté de acuerdo al requerimiento efectuado y en buenas condiciones. SE EFECTIVIZA LA ENTREGA AL FUNCIONARIO SOLICITANTE FINALIZACIÓN DEL PROCESO CON FIRMA DE RECEPCIÓN 44 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

46 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Administración De Personal, Procedimientos Del Subsistema De Evaluación Del Desempeño MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS Recibe el PED INICIO ANALIZA EL DOCUMENTO PED Elabora el programa de Evaluación del Desempeño SE APRUEBA? Definición de objetivos de la Evaluación del Desempeño DEVUELVE EL DOCUMENTO DE PED A RECURSOS HUMANOS APRUEBA EL PED Establece el método de evaluación del desempeño Define tareas plazos para el cronograma de actividades Remite el PED a la Máxima Autoridad Ejecutiva SI 1 Recibe el PED y analiza las observaciones de la M.A.E. 45 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

47 MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS 1 Remite el PED aprobado a Recursos Humanos Recibe el PED aprobado por la M.A.E. Elabora un comunicado mostrando un cronograma de actividades para la ejecución de la E.D. Remite el comunicado a todos los jefes inmediatos para la ejecución de la E.D. FIN PED= Programa de Evaluación del Desempeño ED= Evaluación del Desempeño MAE= Máxima Autoridad Ejecutiva 46 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

48 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Procedimientos Del Subsistema De Movilidad De Personal MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS Emite instrucción de Movilidad Funcionaria INICIO ANALIZA EL DOCUMENTO Análisis de instrucción Aprobación del informe de promoción horizontal Ejecuta acciones de personal en base al informe Verificación disponibilidad de Item Llevar a cabo P.S.P. en cumplimiento al D.S Aprobación de programación de rotación Recibe instrucción de designación Aprobación de la transferencia Designación funcionario público Aprobación el informe de procedencia Realizar evaluación de confirmación Ejecuta el retiro Emisión de Memorando, de acuerdo a informe de evaluación 47 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

49 MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS Recibe el PED INICIO ANALIZA EL DOCUMENTO PED Elaboración de programa de rotación de personal SE APRUEBA? Recibe el programa de Rotación de Personal DEVUELVE EL DOCUMENTO DE PED A RECURSOS HUMANOS Ejecución programa de rotación de personal INICIO APRUEBA EL PED Emite informe de transferencia Si 1 Recibe el informe con instrucción Ejecución informe de transferencia mediante memorandum 48 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

50 MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS INICIO Determina la causa de retiro Elaboración de informe de procedencia de retiro Recibe el informe con instrucción Ejecución del retiro mediante memorándum 49 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

51 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Procedimientos Del Subsistema De Capacitación Productiva Detección De Necesidades De Capacitación MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS INICIO Distribuye formulación de detección de necesidades de capacitación Llenado de formularios de detección de necesidades de capacitación Recolecta los formularios Analiza, clasifica y prioriza las necesidades de capacitación Elabora informe de detección de necesidad de capacitación 1 50 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

52 PROGRAMACION Y EJECUCION DE CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS Recibe programa de capacitación 1 Analiza el programa de capacitación Elabora programa de capacitación SE APRUEBA? Aprobación del Programa de Capacitación NO Ejecuta el Programa de Capacitación 2 51 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

53 EVALUACION DE CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS 2 Análisis cumplimiento de objetivos de cada evento de capacitación Recibe programa de capacitación Informe de capacitación Analiza el programa de capacitación Determina cumplimiento de cada evento de Capacitación Realiza los ajustes al Programa de Capacitación CUMPLE? 3 52 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

54 EVALUACION DE LOS RESULTADOS DE LA CAPACITACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS 3 Recibe Informe de Evaluación de Capacitación Información del Desempeño Laboral del Servidor Público Informe de Evaluación de capacitación Análisis de la Aplicación efectiva de Conocimientos Información del Desempeño Laboral del Servidor Público Informe de Evaluación de los resultados de capacitación FIN 53 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

55 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Subsistema De Registro, Generación Y Organización De La Información MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS INICIO Recopilación y clasificación de información funcionamiento SAP Organización y registro de información Cumple con los pasos de organización? NO 1 54 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

56 ACTUALIZACION DE LA INFORMACION MAXIMA AUTORIDAD EJECUTIVA RECURSOS HUMANOS 1 Actualización de la información FIN 55 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

57 AREA DE CONTABILIDAD AREA DE PRESUPUESTOS DPTO. FINANZAS MANUAL DE PROCESOS N RESP. DESCRIPCION FLUJOGRAMA 1. La Dpto. Financiero deriva la documentación para el pago correspondiente al área de presupuestos para realizar la Certificación Presupuestaria autorizando el gasto a nivel de partida. INICIO 1 SOLICITA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA 2. Recibe la documentación para emitir la Certificación Presupuestaria y envía oficio de notificación de la distribución de las recursos por tipo de gasto, para efectuar los movimientos financieros correspondientes. ÁREA DE CONTABILIDAD RECEPCIONA DOCUMENTACIÓN 3. Contabilidad recepciona del área de Presupuestos toda la documentación para realizar la revisión, análisis y su posterior registro contable de acuerdo al tipo de transacción. Se enlaza diariamente en el sistema SIGMA para conocer los movimientos. Verifica los depósitos registrados en la cuenta correspondiente, recibidas del T.G.N. con cargo al presupuesto autorizado. PREPARA DOCUMENTACION CONTABLE 56 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

58 AREA DE CONTABILIDAD GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA AREA DE CONTABILIDAD MANUAL DE PROCESOS 4. Recibe oficio, realiza traspasos bancarios y registros contables respectivos con la documentación respaldatoria correspondiente. Recibe formatos de solicitud de por cheques (fondo rotativo) y comprobantes C-31 según corresponda el pago. ELABORACION COMPROBANTE DE PAGO 5. Elabora el comprobante de pago y el cheque, se imprime y remite a la Dirección Administrativa Financiera para la firma Precede a la revisión y firma del cheque, deriva los documentos debidamente firmados al área correspondiente. PROCEDE A LA FIRMA DEL CHEQUE 6. Recepciona la documentación contable para su registro conjuntamente el cheque para la entrega al beneficiario y su respectivo cobro al banco. Valida la aplicación contable de los documentos y archiva los originales de la transacción con documentación soporte para su archivo y custodia correspondiente. Previa conciliación de cifras, elabora información financiera que se requiere (Estados Financieros). ARCHIVAR DOCUMENTO 57 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

59 1. IDENTIFICACION 1.1DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Tesoreria FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO ADMINISTRACIÓN RESPONSABLE FONDO ROTATIVO RESPONSABLE DE CAJA CHICA Captura el limite de control de caja chica Solicita apertura/incremento caja chica Autoriza solicitud/incremento caja chica confirma responsable caja chica Genera una solicitud de pago por caja chica Cheque Cargo a rendir 1 Recibo de entrega Cobro del cheque Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica) Doc. internos Facturas Aprueba gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica) Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica) Doc. internos Facturas Depósitos 58 Aprueba (rendición Final Caja Chica) Captura gastos realizados (reposición de gastos Caja Chica) Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

60 FLUJOGRAMA DE CAJA CHICA SOLICITUD DE APERTURA E INCREMENTO DEL FONDO ROTATIVO OPERACION DE EJECUCION DEL GASTO APROBACION DE EJECUCION DEL GASTO GERENTE ADMINISTRATIVO Captura solicitud Apertura/Incremento VERIFICA Autoriza solicitud Apertura/Incremento Firma documento C-34 T.G.N. Priorización de pagos 59 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

61 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Sistema De Organización Administrativa OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Unidad planificación y Sistemas 2 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora proyecto de nota interna solicitando la autorización para la realización del análisis Organizacional; adjunta formularios, instructivos y otros para consideración de la Gerencia Administrativa Financiera. Autoriza o no el envío de las notas internas y formularios. En caso de encontrar observaciones estas son devueltas a la UPS para su revisión, caso contrario son remitidas al Gerente General para su firma y posterior envío a las áreas y/o Unidades Organizacionales. 3 Gerente General Recibe, aprueba y envía las notas internas y formularios para el Análisis Organizacional a las diferentes áreas y/o Unidades Organizacionales. 4 Areas y/o Unidades Organizacionales Reciben las Notas Internas y Formularios Análisis Organizacional. para realizar el 5 Áreas y/o Unidades Organizacionales 6 Unidad planificación Estratégica 7 Área y/o Unidad Organizacional 8 Unidad planificación y Sistemas Elaboran y envían el Análisis Retrospectivo, de acuerdo a los instructivos recibidos y en consulta con la Depto. de Planificación Estratégica. Presta asistencia técnica a las áreas y/o Unidades Organizacionales que lo solicitan. Concluye el análisis Retrospectivo, emitiendo documento pertinente. Recibe el documento de Análisis Organizacional. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Realizado de forma paralela a la formulación del POA. 60 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

62 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL ANALISIS RETROSPECTIVO Tarea Depto. de Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades organizacionales Inicio 1 Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional Formularios e instructivos 2 Remite documentación Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional Formularios e instructivos Remite documentación Formularios e instructivos Observa Nota o Documenta ción Proyecto de nota solicitando Análisis Formularios e instructivos Proyecto de nota solicitando Análisis Organizacional 3 Instruye elaboración del Análisis Retrospectivo Formularios e instructivos Elabora Análisis Retrospectivo en coordinación con la UPS Análisis Retrospectivo Análisis Retrospectivo 61 FIN Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

63 OPERATORIA 1 N RESPONSABLE Profesional del Área y/o Unidad Organizacional DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Analiza los resultados obtenidos en el Análisis Retrospectivo. 2 Profesional del Área y/o Unidad Organizacional 3 Profesional del Área y/o Unidad Organizacional Verifica los objetivos propuestos en el POA de la siguiente gestión de su área y/o Unidad Organizacional para proponer la reestruccturación o no de su área y/o Unidad Organizacional. Realiza la propuesta de Diseño Organizacional y la pone en consideración de las autoridades de su área y/o Unidad Organizacional. 4 Gerente y/o Jefe de Unidad Acepta o rechaza la propuesta de modificación de la estructura organizacional. 5 Profesional del Área y/o Unidad Organizacional Incluye la propuesta en el formulario del Análisis Organizacional, que es remitido a la Gerencia Administrativa y Financiera para su posterior remisión a la Depto. de Planificación Estratégica TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Realizado de forma paralela a la formulación del POA. 62 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

64 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN ELABORACION DEL ANALISIS ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION DEL ANALISIS PROSPECTIVO Tarea Profesional del Área y/o Unidad Organizacional Directo y/o Jefe de Unidad Gerencia Administrativa y Financiera Depto. de Planificación Estratégica Inicio 1 Analiza los resultados del Análisis Retropectivo 2 Verifica los objetivos propuestos en el POA Elabora propuesta de Diseño y/o Rediseño Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional 3 NO Acepta propuesta de Diseño Propuesta de Diseño y/o Rediseño Organizacional Instruye incluir propuesta de Diseño Organizacional en el Análisis Organizacional 4 Incluye propuesta de Análisis Organizacional y envía a la GAF Análisis Organizacional Análisis Organizacional Remite Análisis Organizacional a la Depto. de Planificación Estratégica Análisis Organizacional FIN 63 5 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

65 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Área y/o Unidad Organizacional 2 Gerencia Administrativa y Financiera 3 Unidad planificación y Sistemas 4 Unidad planificación y Sistemas 5 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora informe técnico, justificando la modificación de la estructura organizacional y remite a la Gerencia Administrativa Financiera. Recibe informe técnico, lo revisa y lo remite al Depto. de Planificación Estratégica para su evaluación como área técnica especializada en el tema. Revisa la documentación y antecedentes. Elabora un informe técnico recomendando o no la modificación de la estructura organizacional y lo pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera. Revisa todos los antecedentes y en caso de no tener ninguna observación remite toda la documentación a la Dirección Jurídica para su revisión. 6 Dirección Jurídica Revisa la documentación, verificando que no se cometa ninguna contravención y remite para firma del Gerente General. 7 Gerente General Revisa los antecedentes y autoriza las modificaciones o no en base a los informes de recomendación. 8 Gerente General Autoriza la modificación de la estructura organizacional a través de una Resolución Administrativa expresa. 8 Unidad planificación y Sistemas Presta apoyo técnico en la implantación de las modificaciones aprobadas y archiva copia de la Resolución Administrativa. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 30 días. 64 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

66 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN ELABORACION DEL ANALISIS COYUNTURAL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DEL ANALISIS COYUNTURAL Tarea Área y/o Unidad Organizacional Gerencia Administrativa y Financiera Depto. de Planificación Estratégica Dirección Jurídica Gerencia General 1 Inicio 2 Elabora informe técnico justificando modificación de la estructura y remite a la GAF Solicitud de modificación de la estructura Solicitud de modificación de la estructura Remite a la UPS para análisis técnico Solicitud de modificación de la estructura 3 Revisa documentación, antecedentes y elabora informe técnico Informe técnico Acepta modificación de la estructura 4 Solicitud de modificación de la estructura Pone a consideración del G.A.F. 5 Informe técnico Revisa documentación, recibida y remite a la Depto. Jurídico Solicitud de modificación de la estructura Informe técnico 65 6 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

67 7 Tiene observaciones Remite toda la documentación el Gerente General para firma de Solicitud de modificación de la estructura Informe técnico Aprueba modificaciones a través de Resolución Administrativa Resolución administrativa Resolución administrativa FIN 66 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

68 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Área y/o Unidades Organizacionales DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elaboran y envían el diseño o Rediseño en el Análisis Organizacional. 2 Gerencia General Recibe la documentación e instruye a la Depto. de Planificación Estratégica la revisión de la información enviada. 3 Unidad planificación Procede a realizar la consolidación del diseño o rediseño organizacional de la empresa. 4 Unidad planificación Elabora un informe consolidado sobre el diseño o rediseño organizacional y pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera. 5 Gerencia Administrativa y Financiera Revisa el informe, firma y remite al Gerente General de la empresa. 6 Gerente General Recibe y evalúa el diseño y/o rediseño presentado. Decide si da curso al nuevo diseño o rediseño organizacional, en caso de no aprobar las recomendaciones devuelve el informe para las modificaciones respectivas o su archivo. 7 Gerente General Aprueba las modificaciones recomendadas a través de una resolución administrativa expresa. 8 Unidad planificación Estratégica 9 Unidad planificación Estratégica Presta apoyo técnico en la implantación de las modificaciones y archiva copia de la resolución administrativa. A través de la Gerencia Administrativa Financiera solicita a las áreas y/o Unidades que modificaron su estructura orgánica la formalización de las mismas elaborando el Manual de Organización y Funciones en la parte pertinente y Manual de Procesos y Procedimientos. 67 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

69 10 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe, revisa y envía los instrumentos al Gerente General para su aprobación mediante Resolución Administrativa. 11 Gerente General Recibe, revisa los instrumentos. 12 Gerente General En caso de estar de acuerdo con los instrumentos, aprueba los mismos con Resolución Administrativa. 13 Unidad planificación Estratégica Archiva la Resolución Administrativa. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 90 días. 68 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

70 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL Tarea Áreas y/o Unidades Organizacionales Gerencia Administrativa y Financiera Depto. de Planificación Estratégica Gerencia General Inicio 1 Elaboran y envían el Diseño y/o Rediseño Organizacional a la G.A.F. 2 Análisis Organizacional Análisis Organizacional 3 Remite a la UPS para la consolidación del Diseño Organizacional de la Empresa Análisis Organizacional Revisa documentación, realiza la consolidación y elabora informe técnico y lo envía a la GAF Análisis Organizacional Análisis Organizacional Informe técnico consolidado Informe técnico consolidado 4 Esta de acuerdo? 69 NO Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

71 5 Pone a consideración del Gerente General Análisis Organizacional Informe técnico consolidado Aprueba diseño y/o rediseño Pone a consideración del Gerente General Análisis Organizacional Informe técnico consolidado 1 70 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

72 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL Tarea Áreas y/o Unidades Organizacionales Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Planificación Estratégica Gerencia General 1 1 Resolución Administrativa aprobando nuevo Resolución Administrativa aprobando nuevo 2 Archiva Resolución Administrativa y elabora proyecto de solicitud de formalización de Diseño Organizacional Solicitud de formalización de Diseño Organizacional Solicitud de formalización de Diseño Organizacional 3 Aprueba proyecto de nota 4 Solicitud de formalización de Diseño Organizacional Solicita formalización de Diseño Organizacional Elabora Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos yprocedimientos 71 5 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

73 Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos Remite para su revisión a la UPS e informe técnico correspondiente Remite para su revisión a la UPS e informe técnico correspondiente Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos Elabora informe técnico y remite a la GAF para su revisión Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos 2 72 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

74 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION CONSOLIDACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL Tarea Áreas y/o Unidades Organizacionales Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Planificación Estratégica Gerencia General 13 2 Revisa documentación y elabora informe técnico y remite a la GAF para su aprobación 14 Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos. Informe Técnico Informe Técnico Aprueba Informe 15 Revisa documentación y remite a la Gerencia General Manual de Organización y Funciones y Manual de Procesos Informe Técnico Revisa documentación y remite a la Gerencia General Resolución Administrativa aprobando MOF Y MPP Resolución Administrativa aprobando MOF Y MPP FIN Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

75 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Dpto. planificación Estratégica 2 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora cronograma de actividades para realizar la implantación. Recibe, analiza y envía al Gerente General el plan y cronograma de implantación. 3 Gerente General Recibe y analiza la propuesta. 4 Gerente General Decide si aprueba el plan presentado. En caso de encontrar observaciones devuelve para su revisión, caso contrario aprueba el mismo. 5 Dpto. planificación Estratégica 6 Áreas y Unidades Organizacionales 7 Dpto. planificación Estratégica 8 Gerencia Administrativa y Financiera De no existir observaciones, ejecuta el plan aprobado dentro el cronograma previsto, en coordinación con las áreas y/o unidades organizacionales afectadas. Implanta Diseño Organizacional. Concluido el proceso de implantación, realiza un informe sobre el mismo y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. Recibe el informe si aprueba el mismo lo remite al Gerente General. 9 Gerencia General Recibe, analiza y aprueba el informe presentado. 10 Dpto. planificación Estratégica Archiva informes y antecedentes. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 60 días. 74 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

76 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA OPERACIÓN IMPLANTACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL PROCEDIMIENTO ELABORACION, APROBACION Y EJECUCION DEL PLAN DE IMPLANTACION DEL DISEÑO Y/O REDISEÑO ORGANIZACIONAL Tarea Dpto. Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades Organizacionales 1 Inicio 2 Elabora cronograma de actividades para la implantación del diseño y/o rediseño organizacional y lo envían a la GAF Cronograma y Plan de Implantación Cronograma y Plan de Implantación De acuerdo? 3 Revisa documentación, y remite a la Gerencia General Cronograma y Plan de Implantación Revisa documentación NO Aprueba Plan y Cronograma 4 Coordina las actividades a realizar e instruye inicio de implantación SI Instruye a la UPS iniciar la Implantación del Diseño Organizacional Instructivo de inicio Instructivo de inicio 5 Realiza la Implantación del Diseño Organizacional e informa de los resultados y remite a la UPS Pone a consideración del G.A.F Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

77 7 Informe sobre Implantación Informe sobre Implantación Revisa y elabora informe para la GAF Informe sobre Implantación Informe sobre Implantación FIN 76 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

78 SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERATORIA N RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 1 Dpto. Financiero Considerando los techos financieros asignados por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas, se procede a realizar la apertura programática del Presupuesto asignado a la Empresa. 2 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe estructura programática y revisa la documentación y pone en consideración del Gerente General. 3 Gerente General Revisa la documentación e instruye el inicio de la formulación del Presupuesto Institucional. 4 Áreas y Unidades Organizacionales 5 Gerencia Administrativa y Financiera Remiten en el POA sus requerimientos monetarios a la Gerencia Administrativa Financiera. Remite la documentación recibida e instruye al Dpto. Financiero para realizar la consolidación y elaboración del anteproyecto de presupuesto. 6 Dpto. Financiero Pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera el anteproyecto de presupuesto. 7 Gerencia Administrativa y Financiera Revisa anteproyecto y se reúne con el Gerente General para su discusión y posterior aprobación. 8 Gerente General Aprueba anteproyecto de presupuesto y remite al Ministerio de Economía y Finanzas Publicas. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 15 días. 77 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

79 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ELABORACION DEL PRESUPUESTO Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades Organizacionales 1 Inicio Realiza la apertura programática del presupuesto asignado a la Empresa 2 Apertura Programática Apertura Programática Revisa documentación, y pone a consideración del Gerente General Apertura Programática 3 NO Aprueba estructura programática? SI Instruye el inicio de la formulación del Presupuesto 4 Estructura Programática Instructivo para la formulación del Presupuesto Estructura Programática Instructivo para la formulación del Presupuesto 5 Presupuesto En función de lo establecido en el POA remite sus requerimientos monetarios de acuerdo a la estructura programática Presupuesto 78 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

80 6 Presupuesto Realiza la consolidación y elabora anteproyecto de Presupuesto Revisa documentación e instruye a la Dpto. Financiera realizar la consolidación y el anteproyecto de presupuesto 1 79 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

81 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ELABORACION DEL PRESUPUESTO Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades Organizacionales 12 1 Anteproyecto de presupuesto 13 Remite anteproyecto de Presupuesto a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión Anteproyecto de presupuesto Revisa anteproyecto de Presupuesto y se reúne con el Gerente General Anteproyecto de presupuesto 14 Revisa y discute con sus Gerentes el anteproyecto de Presupuesto Aprueba anteproyecto? Aprueba anteproyecto y remite al Ministerio de Economía y Finanzas Fin 80 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

82 OPERATORIA 1 2 N RESPONSABLE Dpto. Administración Dpto. Financiero DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora, remite información sobre contrataciones requeridas Por la Empresa. Recibe información y elabora un cronograma de ejecución del presupuesto de gastos y lo pone a consideración a la Gerencia Administrativa y Financiera. 3 Gerencia Administrativa y Financiera 4 Área y/o Unidad Organizacional Revisa, aprueba el cronograma de ejecución presupuestaria e informa a las áreas y/o Unidades Organizacionales para realizar las contrataciones. Recibe cronograma de ejecución presupuestaria y en función de lo establecido realizará la solicitud de contrataciones requeridas. 5 Dpto. Administración Recibe solicitud, verifica que la misma esté en el cronograma de ejecución presupuestaria y solicita al Dpto. Financiero su aprobación. 6 Dpto. Financiero Recibe la documentación y verifica que la misma esté dentro de las cuotas de compromiso solicitadas y asignadas trimestralmente por el Ministerio de Economía y Finanzas Publicas y emite la certificación correspondiente. 7 Dpto. Financiero Elabora reportes de la ejecución presupuestaria y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. 8 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe documentación y revisa los reportes. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Permanente. 81 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

83 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN EJECUCION PRESUPUESTARIA EJECUCION PRESUPUESTARIA Tarea Dpto. Administración Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Áreas y/o Unidades Organizacionales Inicio Elabora reporte acerca de las contrataciones requeridas en el PAC PMCM 1 PAC y PMCM PAC y PMCM PAC y PMCM Elabora cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos 2 Aprueba cronograma? PAC y PMCM 3 SI Aprueba cronograma e informa las Áreas y/o Unidades Organizacionales Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Recibe cronograma y en función de lo establecido realiza solicitud de contratación Solicitud de contratación Solicitud de contratación 4 Verifica que la solicitud se encuentre en el cronograma y solicita certificación Solicitud de contratación 82 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

84 5 Verifica que la solicitud se encuentre ene. Cronograma y emite certificación Solicitud de contratación Certificación presupuestaria Elabora reportes sobre la ejecución presupuestaria y remite a la GAF Ejecución Presupuestaria Fin 83 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

85 OPERATORIA N RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 1 Dpto. Financiero Elabora informe técnico solicitando y justificando la modificación presupuestaria y lo remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. 2 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe informe técnico, verifica que el mismo no contravenga ninguna norma legal vigente y recomienda la realización de esta modificación a la Dpto. Jurídico. 3 Dpto. Jurídico Recibe la documentación, realiza evaluación y en caso de no existir observaciones, elabora informe legal para el Gerente General. 4 Gerente General Revisa la documentación y aprueba la modificación presupuestaria requerida mediante Resolución Administrativa expresa. 5 Dpto. Financiero Recibe copia de la Resolución Administrativa y registra el cambio en el SIGMA. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: 10 Días máximos. 84 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

86 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN EJECUCION PRESUPUESTARIA MODIFICACION PRESUPUESTARIA Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Jurídico Gerente General 1 Inicio Elabora informe técnico solicitando y justificando modificación presupuestaria 2 Informe Técnico Informe Técnico Informe técnico Revisa informe y recomienda realizar modificación presupuestaria Recomendación de modificación presupuestaria 3 4 Revisa documentación si no existen observaciones elabora informe legal y pone a consideración del Gerente General PAC y PMCM Informe Legal Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Informe legal Verifica documentación 5 NO Aprueba modificación presupuestaria? 85 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

87 6 PAC y PMCM Cronograma de ejecución presupuestaria de gastos Aprueba modificación presupuestaria con Resolución Administrativa y remite la documentación al Dpto. Financiero Elabora reportes sobre la ejecución presupuestaria y remite a la GAF Resolución Administrativa Fin 86 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

88 OPERATORIA N RESPONSABLE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 1 Dpto. Financiero De forma mensual, trimestral, al final de la gestión y a requerimiento de las autoridades elabora un informe de ejecución físico financiera de toda la entidad y lo remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. 2 Gerencia Administrativa y Financiera Revisa información y elabora informe para el Gerente General. 3 Gerente General Revisa la información e instruye la toma de acciones que modifiquen la ejecución si corresponde. 4 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe instrucción y remite a las Áreas y/o Unidades Organizacionales para la toma de acciones que correspondan. 5 Área y/o Unidad Organizacional Realiza las acciones correspondientes para modificar la ejecución del presupuesto. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Realizado de manera mensual, trimestral o a requerimiento de las autoridades. 87 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

89 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO OPERACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA SEGUIMIENTO Y EVALUACION PRESUPUESTARIA Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Área y/o Unidad Organizacional 1 Inicio Elabora informe de ejecución físico - financiera 2 Informe de ejecución Informe de ejecución Informe de Ejecución Revisa informe y elabora informa para el Gerencia General Informe técnico 3 Revisa documentación e instruye la toma de acciones para modificar la ejecución presupuestaria si corresponde Instructivo Informe de ejecución 4 Informe técnico 5 Realiza las acciones instruidas para mejorar la ejecución 6 Fin 88 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

90 SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Dpto. planificación Estratégica 2 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Establece la metodología e instrumentos (Instructivos y formularios) para el inicio de elaboración del POA y pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera. Recibe metodología e Instrumentos para su revisión. 3 Dpto. Jurídico Revisa, aprueba y remite documentación a la Gerencia General para iniciar el proceso de formulación del POA. 4 Gerencia General Revisa la documentación, aprueba e instruye el inicio del procedimiento para la formulación del POA. 5 Dpto. planificación Estratégica Remite el instructivo para inicio de la formulación del POA, adjuntando metodología e instrumentos establecidos. 6 Dpto. planificación Estratégica Realiza talleres informativos y de coordinación para la formulación del POA institucional. 7 Áreas y Unidades Organizacionales 8 Áreas y Unidades Organizacionales 9 Áreas y Unidades Organizacionales Inician la formulación del POA por área organizacional. De acuerdo a los instructivos y formularios recibidos, se realiza el análisis de situación y del entorno. Los Gerentes y Jefes de Unidad se reúnen con el Gerente General para determinar los objetivos de gestión de la Empresa. 89 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

91 10 Gerencia General Realiza la difusión de los Objetivos de Gestión a las áreas o unidades organizacionales de la Empresa. 11 Áreas y Unidades Organizacionales 12 Áreas y Unidades Organizacionales 13 Áreas y Unidades Organizacionales 14 Gerencia Administrativa y Financiera En base a los objetivos de Gestión definidos y de acuerdo a la metodología e instrumentos establecidos determina los Objetivos específicos por área organizacional. En base a los objetivos Específicos definidos se determina las operaciones de Funcionamiento, indicadores de gestión y los recursos requeridos para alcanzar los objetivos propuestos. Remite POA formulado a la Gerencia Administrativa y Financiera para su revisión. Revisa documentación y remite a la Unidad planificación y Sistemas para elaboración del informe final y consolidación del POA Institucional. 15 Dpto. planificación Estratégica Recibe la información, la revisa y consolida la misma. 16 Dpto. planificación Estratégica Elabora informe de aprobación del POA Institucional. 17 Gerencia Administrativa y Financiera En coordinación con la Dpto. Jurídico revisa documentación y pone a consideración de la Gerencia General. 18 Gerencia General Recibe la documentación la revisa, aprueba y remite el POA consolidado al Ministerio de Economía y Finanzas. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 120 días. 90 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

92 FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL ANTEPROYECTO DEL POA Tarea Dpto. Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Jurídico Gerencia General Área y/o Unidad Organizacional 1 Inicio Establece Metodología e instrumentos para inicio de elaboración del POA 2 Metodología e instrumentos para la formulación del POA Metodología e instrumentos para la formulación del POA 3 Revisa la documentación y remite al Depto. Juridico Metodología e instrumentos para la formulación del POA Aprueba cronograma e instrumentos? 4 Pone a consideración del Gerente General Metodología e instrumentos para la formulación del POA 5 NO Aprueba cronograma e instrumento s? Instruye a las áreas y/o Unidades Organizacionales inicio de formulación del POA 91 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

93 6 Metodología e instrumentos para la formulación del POA Instructivo para inicio de formulación del POA Instructivo para inicio de formulación del Realiza talleres de capacitación e información Envía metodología, instrumentos e instructivos Metodología e instrumentos para la formulación del POA Instructivo para inicio de formulación del POA Inician Formulación del POA por área Organizacional 1 92 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

94 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ELABORACION DEL PRESUPUESTO Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades Organizacionales 1 Elaboran el análisis de situación y del entorno 13 Análisis de situación y del entorno Análisis de situación y del entorno Con el análisis de situación y del entorno se reúnen con el Gerente General 14 En base a los resultados del análisis de situación y del entorno formulan los objetivos de gestión Definidos los objetivos de Gestión estos son difundidos a todas las áreas y/o Unidades organizacionales de la Empresa Objetivos de Gestión En base a los objetivos de Gestión se determinan los Objetivos Específicos 15 En base a los objetivos Específicos se determinan Operaciones de Funcionamiento, indicadores y recursos requeridos y se remite a la GAF Anteproyecto de POA Anteproyecto de POA Anteproyecto de POA Revisa documentación y remite a la Unidad de Planificación y Sistemas para su consolidación e informe final Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

95 Revisa documentación y consolida la misma Elabora informe para la aprobación del POA Institucional 2 94 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

96 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PREUPUESTO OPERACIÓN FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA ELABORACION DEL PRESUPUESTO Tarea Dpto. Financiero Gerencia Administrativa y Financiera Gerencia General Áreas y/o Unidades Organizacionales 24 2 POA Institucional POA Institucional 25 Informe para aprobación del POA Institucional Informe para aprobación del POA Institucional POA Institucional Revisa la documentación y remite a la Dpto. Jurídico para su revisión Informe para aprobación del POA Institucional 26 Revisa POA Institucional e informe para la aprobación del POA y pone en consideración del Gerente General POA Institucional Informe para aprobación del POA Institucional Aprueba informe? Aprueba informe y POA y remite al Ministerio de Economía y Finanzas 27 FIN 95 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

97 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Ministerio de Economía y Finanzas Publicas DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Informa el Presupuesto asignado a la entidad en el Presupuesto General de la Nación (PGN). 2 Gerencia General Recibe información e Instruye la reformulación del POA de la Entidad. 3 Área y/o Unidad Organizacional 4 Área y/o Unidad Organizacional 5 Gerencia Administrativa y Financiera 6 Dpto. planificación Estratégica 7 Dpto. planificación Estratégica 8 Gerencia Administrativa y Financiera Recibe nuevo Presupuesto asignado y procede a realizar la reformulación del POA. Remite POA reformulado a la Gerencia Administrativa y Financiera- Revisa la documentación y remite a la Unidad planificación Estratégica para su consolidación e informe final. Recibe la documentación, la revisa y consolida el POA institucional. Pone en consideración el informe final para la aprobación del POA Institucional. Revisa la documentación en coordinación con el Dpto. Jurídico y remite a la Gerencia General para su aprobación. 9 Gerencia General Revisa la documentación y aprueba mediante Resolución Administrativa expresa. 10 Dpto. planificación Estratégica Archiva Resolución Administrativa. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 60 días. 96 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

98 FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA Tarea Dpto. Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Jurídico Gerencia General Área y/o Unidad Organizacional 1 Inicio Informa a la Empresa el Presupuesto asignado en el PGN 2 Presupuesto asignado a la Empresa Presupuesto asignado a la Empresa Recibe nuevo presupuesto e instruye la reformulación del POA Presupuesto asignado a la Empresa 3 Procede a realizar la reformulación del POA del Área y/o Unidad Organizacional y remite a la GAF POA reformulado POA reformulado 4 Recibe documentación y remite a la Unidad de Planificación y Sistemas para su consolidación e informe final POA reformulado Metodología e instrumentos para la formulación del POA Instructivo para inicio de formulación del POA Revisa, consolida POA Institucional, elabora informe para su aprobación y remite a la GAF 5 Metodología e instrumentos para la formulación del POA Instructivo para inicio de formulación del POA Revisa la documentación y pone a consideración del Gerente General 6 Aprueba NO informe? 97 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

99 7 Aprueba POA reformulado mediante Resolución Administrativa Resolución Administrativa de Aprobación del POA Resolución Administrativa de Aprobación del POA Archiva Resolución Administrativa FIN 98 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

100 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Dpto. planificación Estratégica 2 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora cronograma de realización del seguimiento y evaluación a la ejecución del POA y lo pone a consideración de la Gerencia Administrativa y Financiera. Revisa cronograma y pone a consideración de la Dpto. Jurídico. 3 Departamento Jurídico Revisa cronograma y aprueba el mismo para posteriormente remitir el documento a la Gerencia General 4 Gerencia General Aprueba cronograma e instruye a todas las áreas organizacionales la realización del seguimiento y evaluación del POA. 5 Área y/o Unidad Organizacional 6 Área y/o Unidad Organizacional 7 Gerencia Administrativa y Financiera 8 Dpto. planificación Estratégica 9 Gerencia Administrativa y Financiera. Verifican la ejecución de las diferentes operaciones para el cumplimiento de los objetivos establecidos en el POA y elaboran el informe correspondiente en los formularios establecidos. Remite la información a la Gerencia Administrativa y Financiera. Recibe la documentación, la revisa y envía al Dpto. planificación Estratégica para su consolidación y elaboración del informe respectivo. Consolida la información, elabora informe y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. En coordinación con la Dpto. Jurídico revisa informe y en caso de no existir observaciones pone a consideración del Gerente General. 10 Gerencia General Recibe informe y si corresponde instruye a las Áreas y/o Unidades Organizacionales la aplicación de medidas correctivas. 11 Área y/o Unidad Organizacional TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Recibe instructivo y aplica las medidas correctivas correspondientes. 99 Puede ser realizado de manera semestral, el tiempo de duración del procedimiento es de 30 días. Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

101 FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN FORMULACION DEL POA PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACION DEL POA Y APROBACION MEDIANTE RESOLUCION ADMINISTRATIVA Tarea Dpto. Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Jurídico Gerencia General Área y/o Unidad Organizacional 1 Inicio Elabora cronograma para realizar seguimiento y pone a consideración de la GAF 2 Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo Revisa instructivo y pone a consideración de la Dpto. Jurídico Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo 3 Revisa el cronograma y pone a consideración del Gerente General Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo Cronograma para la realización del seguimiento al POA e instructivo Aprueba cronograma? 4 Instruye la realización del seguimiento y evaluación del POA Instructivo para realizar seguimiento al POA Cronograma e Instructivo Instructivo para realizar seguimiento al POA Cronograma e Instructivo 100 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

102 5-6 Realiza el seguimiento y evaluación al POA y remite a la GAF Seguimiento y evaluación del POA Seguimiento y evaluación del POA Seguimiento y evaluación del POA Revisa documentación y remite a la UPS para consolidación y elaboración de informe técnico Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

103 FLUJOGRAMA SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN SEEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES PROCEDIMIENTO REALIZACION DEL SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL POA Tarea Dpto. Planificación Estratégica Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Jurídico Gerencia General Área y/o Unidad Organizacional 1 1 Consolida información y elabora informe técnico Informe Técnico Informe Técnico 2 Revisa informe técnico y pone a consideración del Dpto. Jurídico Informe Técnico Revisa informe técnico y pone a consideración del Gerente General 3 Informe Técnico Informe Técnico Aprueba informe? Instruye la toma de medidas correctivas si corresponde 4 Instructivo para la adopción de medidas correctivas Instructivo para la adopción de medidas correctivas Realiza las medidas correctivas para mejorar la ejecución del POA FIN Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

104 OPERATORIA N RESPONSABLE 1 Área y/o Unidad Organizacional 2 Gerencia Administrativa y Financiera DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Elabora informe técnico justificando el motivo de la reformulación del POA y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. Recibe el informe y solicita opinión técnica del Dpto. planificación Estratégica como área técnica especializada. 3 Dpto. planificación Estratégica 4 Gerencia Administrativa y Financiera. Recibe la documentación y emite informe recomendando o no la aprobación de la solicitud y remite a la Gerencia Administrativa y Financiera para su consideración. Recibe la documentación y la pone en consideración del Gerente General. 5 Gerente General Revisa documentación, autoriza modificación del POA e instruye realizar la modificación a la Dpto. planificación Estratégica 6 Dpto. planificación Estratégica Realiza la modificación y consolidación del POA. TIEMPO DE DURACION DEL PROCEDIMIENTO: Aproximadamente 20 días. 103 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

105 FLUJOGRAMA SISTEMA DE ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA PROCESO 01. IMPLANTACION DEL SISTEMA DE PROGRAMACION DE OPERACIONES OPERACIÓN SEGUIMIENTO Y EVALUACION A LA EJECUCION DEL PROGRAMA DE OPERACIONES REFORMULACION Y AJUSTES AL POA Tarea Área y/o Unidad Organizacional Gerencia Administrativa y Financiera Dpto. Planificación Estratégica Gerencia General Inicio 1 Elaboran informe técnico solicitando y justificando la modificación del POA Solicitud de modificación del POA Solicitud de modificación del POA 2 Revisa informe y solicita opinión técnica de la Unidad de Planificación y Sistemas Solicitud de modificación del POA Revisa documentación y emite opinión técnica recomendando o no la modificación del POA 3 Solicitud de modificación del POA Solicitud de modificación del POA Opinión Técnica Opinión Técnica Revisa documentación y pone a consideración del Gerente General Solicitud de modificación del POA 4 Opinión Técnica 104 Autoriza modificación? Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

106 5 Instruye a la Gerencia Administrativa Financiera realizar modificación del POA Instructivo Instructivo Instruye a la Unidad de Planificación y Sistemas realizar modificación del POA Realiza modificación del POA Fin 105 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

107 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Activos Fijos Inmuebles 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a. Recibir los bienes. b. Incorporar al registro de Activos Fijos Inmuebles. c. Efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes. d. Asignar los bienes. e. Salvaguardar los bienes. f. Realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los bienes. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibir los bienes Incorporar al registro de Activos Fijos Inmuebles Efectuar el seguimiento y control sobre el saneamiento de la documentación técnico legal de los bienes. Asignar los bienes Salvaguardar los bienes Realizar inspecciones periódicas sobre el estado y conservación de los bienes 106 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

108 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Activos Fijos Muebles 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir los bienes. b) Registrar el ingreso de bienes. c) Identificar los bienes de consumo. d) Codificar los bienes de consumo. e) Clasificar los bienes de consumo. f) Salvaguardar los bienes. g) Asignar los bienes. h) Controlar los bienes. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibir los bienes Registrar el ingreso de bienes Identificar los bienes de consumo Codificar los bienes de consumo Clasificar los bienes de consumo Salvaguardar los bienes Asignar los bienes Controlar los bienes 107 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

109 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Administración de Almacenes 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir los bienes de consumo. b) Registrar el ingreso de bienes. c) Identificar los bienes de consumo. d) Codificar los bienes de consumo. e) Clasificar los bienes de consumo. f) Catalogar los bienes de consumo. g) Almacenar los bienes de consumo. h) Registrar el movimiento de bienes. i) Realizar la Salvaguarda de los bienes. j) Distribuir los bienes de consumo. k) Efectuar la salida de bienes. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibir los bienes de consumo Registrar el ingreso de bienes Identificar los bienes de consumo Codificar los bienes de consumo Clasificar los bienes de consumo Catalogar los bienes de consumo Almacenar los bienes de consumo Efectuar la salida de bienes Distribuir los bienes de consumo Realizar la Salvaguarda de los bienes Registrar el movimiento de bienes 108 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

110 1. IDENTIFICACION 1.1 DENOMINACION DEL PROCESO Servicios Generales 1.2 RESPONSABLE DEL PROCESO Unidad de Activos Fijos, Almacenes y Servicios Generales 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Recibir solicitud de instalación, mantenimiento o reparación básica sobre el sistema eléctrico, instalaciones sanitarias, pintado entre otros. b) Efectuar lo solicitado. c) Solicitar la verificación del trabajo efectuado al área pertinente. d) Llevar un control de todos los mantenimientos realizados por Unidad y por Rubro. 3. DIAGRAMA DE FLUJO Recibir solicitud de instalación, mantenimiento o reparación básica Efectuar lo solicitado Solicitar la verificación del trabajo efectuado al área pertinente Llevar un control de todos los mantenimientos realizados por Unidad y por Rubro 109 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

111 1. IDENTIFICACION 1.1. DENOMINACION DEL PROCESO Desarrollo Sistemas de Información 1.2. RESPONSABLE DEL PROCESO Administración y Desarrollo de Sistemas 2. CONTENIDO DEL PROCESO 2.1 OPERATORIA a) Para iniciar el desarrollo de un sistema, los jefes de Depto. o área deberán llenar el formulario de solicitud y justificación (Ver punto 1.6) debidamente firmado por los responsables y enviar a la jefatura del Depto. de Telecomunicaciones e Informática mediante una hoja de ruta. b) El Depto. o área que solicite el desarrollo de un sistema deberá proporcionar toda la información necesaria en el formulario para la elaboración del mismo y especificará los objetivos y alcances que persiguen para el desarrollo de sus actividades. c) El área solicitante designará uno o más responsables que coordine con el grupo de desarrollo para aclarar cualquier duda o dar el seguimiento que corresponde al sistema, ya que es necesaria una retroalimentación constante. d) El área solicitante deberá sujetarse a los tiempos que se requieran para la elaboración del sistema en cuestión. e) El área solicitante debe considerar la planificación y los 5 pasos fundamentales para el Desarrollo de Sistemas de Información (ver Anexo 1) y el tiempo que lleva cada fase, para esto debe coordinar con el Depto. de Telecomunicaciones e Informática el tiempo que llevará el desarrollo. f) El Depto. de Telecomunicaciones e Informática, realizará una evaluación del requerimiento y planeará el desarrollo considerando las prioridades (como primera regla), la factibilidad, el costo que representa, los recursos que se tiene, si se tienen las herramientas para el desarrollo y otros que sean necesarios. g) El Depto. de Telecomunicaciones e Informática luego de la evaluación determinará la factibilidad del desarrollo: A. Se desarrollará en dependencias de BoA. B. Será desarrollado por terceros o una empresa externa. C. Se adquirirá el sistema en cuestión. 110 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

112 A. Si se define que el desarrollo se realizará en BoA. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá desarrollar el sistema cumpliendo con las normas procedimentales de software y utilizando los procedimientos, metodologías y tecnologías adecuadas y acordes al Hardware y Software de propiedad de BoA. B. Si se define por el desarrollo mediante terceros o una empresa externa. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática elaborará un informe especificando las razones para dicha determinación. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática será el intermediario y/o coordinador entre la empresa contratada y el usuario final. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática será el que proporcione la información necesaria para el desarrollo del sistema en cuestión. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá cuidar el conocimiento (no-hau) de sus dependientes y de la empresa en su conjunto. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá cuidar la propiedad intelectual y derechos de BoA, coordinando con el Depto. de Asesoría Legal elaborando los documentos de respaldo necesarios para el efecto. La contratación se deberá ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto el Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá coordinar con dicho Depto. y el Depto. de Asesoría Legal para elaborar los documentos necesarios. C. Si se define por la adquisición del sistema. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática procederá a realizar las pruebas necesarias del sistema desarrollado en coordinación con el usuario final del área solicitante, realizando las adecuaciones o modificaciones necesarios. El Depto. de Telecomunicaciones e Informática elaborará un informe especificando las razones para dicha determinación. El Depto. de telecomunicaciones e Informática coordinará con el área en cuestión y las áreas necesarias para explicar el informe y las razones. La contratación se deberá ajustar a los procedimientos definidos por el Depto. de Adquisiciones y las normas o reglamentos de las leyes gubernamentales, para esto el Depto. de Telecomunicaciones e Informática deberá coordinar con dicho Depto. y el Depto. de Asesoría Legal para elaborar los documentos necesarios Una vez concluido el Desarrollo del Sistema y las pruebas correspondientes, el Sistema será entregado para su correspondiente explotación. 111 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

113 3. DIAGRAMA DE FLUJO. Llenado del Formulario de Solicitud Área solicitante Entrega Depto. de Telecomunicaciones e Informática Se considerará: Proceso de Evaluación o Prioridades A Factibilidad del Desarrollo o Factibilidad o Costo o Recursos o Herramientas o Otros necesarios C Desarrollo en BoA Adquisición del Sistema Desarrollo por terceros O una empresa externa B 112 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

114 A Desarrollo en DTI de BoA Según normas y procedimientos de software Utilizando metodologías y tecnologías adecuadas y acordes al hardware y Software propio de BoA X B DTI - Preparar Informe Razones del porque se contrata a terceros Proceso de Evaluación NO Se contrata? terceros empresa o SI DTI - Interactuar y coordinar con terceros y el usuario Usuario X 113 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

115 C DTI - Preparar Informe Razones del porque se debe adquirir el sistema DTI - Explicará las razones según el informe Áreas Solicitante y otras necesarias Usuario Proceso de Evaluación Se adquiere? DTI - Interactuar con las áreas involucradas DTI Áreas necesarias Evaluar propuestas Adquirir la más adecuada X 114 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

116 X DTI Realizará las pruebas necesarias y tests correspondientes Errores? SI DTI Coordinar modificaciones y adecuaciones con el usuarios y/o las empresas contratadas NO Entrega del Sistema para su explotación. 115 Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión

117 ANEXO Fecha de Edición Vº Bº Fecha de Revisión