CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, DE BANCOMEXT, S.N.C. 2014

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1 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL, DE BANCOMEXT, S.N.C. 2014

2 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVO METODOLIGIA DE ELABORACIÓN MARCO JURÍDICO GLOSARIO DE TÉRMINOS CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT EJEMPLO SECCIONES DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO Página 1 de 43

3 1. INTRODUCCIÓN El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. (BANCOMEXT) desempeña un papel importante en la actividad exportadora a través del otorgamiento de créditos y garantías de crédito para apoyar al sector empresarial en sus actividades de comercio exterior. Lo anterior considerando lo establecido en su Ley Orgánica, en la cual se señala como su objetivo: procurar la eficiencia y competitividad del comercio exterior, comprendiendo la preexportación, importación y sustitución de importación de bienes y servicios, El Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C tienen como misión fomentar el financiamiento al comercio exterior y la generación de divisas en el país, la ampliación de capacidad productiva de las empresas exportadoras y en su caso la internacionalización de las mismas, mediante la atención de calidad a los clientes con programas de financiamiento, garantías y otros servicios financieros especializados. Considerando que el acervo documental del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C crece constantemente dado que a diario se genera o recibe información como reflejo de las funciones y actividades propias de la institución, misma que se conserva en archivos para servir como fuente de información y evidencia de sus labores, sin embargo a estos archivos no se les da el trato adecuado por falta de instrumentos necesarios para su administración, este problema es parte del acumulamiento de documentos que en ocasiones son innecesarios. Por lo anterior el Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C, atraves de la Coordinación de Archivos, en coordinación con el Responsable del Archivo de concentración, los Responsables de los Archivos de Trámite y las Unidades Administrativas que lo integran y con base en la normatividad establecida en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (IFAI) y el Archivo General de la Nación (AGN), basándose en el Instructivo del Archivo General de la Nación, se actualiza el presente Catálogo de Disposición Documental, que servirá de instrumento de consulta archivística que permitirá establecer una metodológica para el registro general y sistemático de las series documentales. Página 2 de 43

4 El presente Catálogo de disposición documental anula y remplaza todas y cada una de las versiones anteriores a éste. 2. OBJETIVO El Catálogo de Disposición Documental es un instrumento de consulta archivística, en el que se registran de forma general y sistemática las series documentales, estableciendo una metodológica para el control de los documentos recibidos o generados por Bancomext, permitiendo a los usuarios identificar y establecer con precisión los elementos necesarios que permitirán conocer lo siguiente: El pazo de conservación de los documentos en los archivos de Trámite y Concentración. El valor y vigencia documental. La clasificación de la información de acuerdo la LFTAIPG. El destino final de los documentos. Lo anterior permitirá mantener un mejor control y circulación de la documentación de tal forma que se evitara la explosión documental de los espacios destinados para su resguardo, transfiriendo la documentación a su debido tiempo a los archivos de trámite, concentración, histórico o bien sean dados de baja, atendiendo los procesos de valoración considerando su utilidad para cada unidad administrativa según la normatividad. Se presenta a modo de ejemplo la diferencia de contar con un Catálogo de Disposición Documental y el no tener dicho instrumento de consulta archivístico. Página 3 de 43

5 SIN DOCUMENTO Al no contar con un instrumento actualizado de consulta que contenga la descripción y registro de las series documentales pasan los siguientes inconvenientes: Se clasifica mal la información: El usuario de cualquier área consulta en el sistema el Catálogo de Disposición Documental CON DOCUMENTO Al contar con un instrumento de consulta que contenga la descripción y registro de las series documentales, se establece la metodología para registrar la documentación y se norma el ciclo vital de la misma C.4 Adquisiciones se elimina 6C.5 Adquisiciones se conserva BANCOMEXT 6C.4 Adquisiciones reservada 6C.4 Adquisiciones vigencia 6 años 6C.5 Adquisiciones 6C.5 Adquisiciones vigencia 10 años Esto provoca que no se dé el trato adecuado a la documentación, dando como resultado, la falta de espacios para resguardar la nueva documentación Una vez consultado el usuario puede -Registrar. -Clasificar. -Organizar. -Administrar -Disponer y Transferir la Documentación a su debido tiempo. Página 4 de 43

6 3. METODOLIGIA DE ELABORACIÓN CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Para la actualización del presente Catálogo de Disposición Documental, se llevaron a cabo reuniones con los responsables de los Archivos de Trámite y con sus respectivas Unidades Administrativas, con el propósito de identificar los elementos que se registraran de cada serie documental, analizando para tal fin los valores y vigencias documentales, tomando en cuenta las disposiciones y normas legales que aplican a la institución y también se consideraron para el análisis los manuales internos de Bancomext. ETAPAS DE LA ELABORACIÓN IDENTIFICACIÓN Para la identificación de las series documentales que se registraron en el Catálogo de Disposición Documental, se tomaron en cuenta las series que se presentan en el Cuadro General de Clasificación Archivística Institucional, el cual refleja las atribuciones y funciones encomendadas a Bancomext, desde 1937 además de considerar su Reglamento Orgánico, Manual de Organización, Manuales Operativos Internos y su Estructura Orgánica. Durante las reuniones de trabajo con las Unidades Administrativas que conforman Bancomext, se determinaron las series que de acuerdo a su función generan documentos, mismos que de acuerdo a su utilidad y consulta deben estar al alcance o bien transferidos para su resguardo a los archivos de Trámite, Concentración, Histórico o bien su baja según corresponda. VALORACIÓN En esta etapa se analizaron las normas que aplican a cada serie, para determinar los valores documentales (primarios y secundarios) y establecer con ello los tiempos de vigencia documental. Durante este proceso de valoración se consideró la LFTAIPG, para la clasificación de la información que de acuerdo al contenido debe ser clasificada como confidencial o reservada. Con este proceso se pudo definir la transferencia de la documentación a los archivos de Trámite, Concentración, Histórico o bien su baja según corresponda. Página 5 de 43

7 También se durante la valoración se analizó la tipología y los soportes documentales de las series, si son resultados de una función común o sustantiva y la relación que hay entre las diversas unidades administrativas con el contenido informativo que contienen. Esto permitió identificar como ejemplo: donde se resguarda o conserva un documento original y donde se utiliza y sirve de soporte un copia de ese mismo documento a fin de otorgar los valores documentales adecuados e eliminar las copias que no ameritan ser resguardadas Es importante hacer mención que estos datos están registrados en cada serie conforme a lo solicitado y acordado con las Unidades Administrativas. REGULACIÓN Para efecto de regulación se presenta el marco normativo externo e interno, que fue analizado para el registro de las series documentales. Se estableció el formato del Catálogo de Disposición Documental que contienen los elementos necesarios para identificar el valor y vigencia documental, la clasificación y el destino final de cada serie documental. Se dio un espacio en la página de intranet estacional para su consulta electrónica. FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: CLAVE NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C HA Página 6 de 43

8 4. MARCO JURÍDICO Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Ley Orgánica del Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Reglamento Orgánico de Banco nacional de Comercio Exterior, Sociedad Nacional de Crédito, Institución de Banca de Desarrollo. Ley de Instituciones de Crédito. Ley del Mercado de Valores Ley de Sociedades de Inversión. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. Ley Federal de las Entidades Paraestatales Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público. Presupuesto de Egresos de la Federación (Del ejercicio fiscal de que se trate) Ley del Banco de México. Ley de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios del Sector Público y su Reglamento Ley Federal del Trabajo. Ley Reglamentaria de la Fracción XIII bis del Apartado B del Artículo 123 Constitucional. Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. Página 7 de 43

9 Ley de Protección y Defensa de los Usuario de Servicios Financieros Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito Ley General de Bienes Nacionales Ley General de Deuda Pública. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas Ley Federal de Archivos y su Reglamento Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal Manuales Administrativos de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos; Tecnologías de la Información y Comunicaciones, y de Seguridad Informática; de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público; de Auditorías, Revisiones y Visitas de Inspección; Control Interno; Recursos Financieros; Planeación, Organización y Administración de los Recursos Humanos, y de Recursos Materiales y Servicios Generales. ACUERDO que establece las disposiciones que deberán observar los servidores públicos al separarse de su empleo, cargo o comisión, para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a su cargo y de los recursos que tengan asignados. Decreto para Realizar la Entrega-Recepción del Informe de los Asuntos a Cargo de los Servidores Públicos y de los Recursos que Tengan Asignados al Momento de Separarse de su Empleo, Cargo o Comisión. Disposiciones Aplicables Al Archivo Contable Gubernamental NACG 01 Página 8 de 43

10 Disposiciones de Carácter General Aplicables las Instituciones de Crédito Disposiciones diversas emitidas por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, Comisión Nacional Bancaria y de Valores, Banco de México o cualquier otra autoridad competente. Manual operativo - Proceso: ADMINISTRACIÓN DE EXPEDIENTES PRIMER PISO y SEGUNDO PISO (Bancomext). Instructivo para elaborar el Cuadro general de clasificación archivística emitido por el Archivo General de la Nación. Instructivo para la elaboración del catálogo de disposición documental emitido por el Archivo General de la Nación. Instructivo para la elaboración de la Guía simple de archivos emitido por al Archivo General de la Nación. Instructivo para el trámite de baja documental de archivos del Gobierno federal. Programa para un Gobierno Cercano y Moderno Página 9 de 43

11 5. GLOSARIO DE TÉRMINOS I. Administración de Documentos: conjunto de métodos y prácticas destinados a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo; II. Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de sus actividades; III. Archivo Administrativo actualizado: aquél que permite la correcta administración de documentos en posesión de los poderes ejecutivo, legislativo, judicial, de los órganos constitucionales autónomos de los tres órdenes de gobierno; IV. Archivo de Concentración: unidad responsable de la administración y resguardo de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino final; V. Archivo de Trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa; VI. Archivo Histórico: unidad responsable de administrar, organizar, describir, conservar y divulgar la memoria documental institucional; VII. Área Coordinadora de Archivos: la creada para desarrollar criterios en materia de organización, administración y conservación de archivos; elaborar en coordinación con las unidades administrativas los instrumentos de control archivístico; coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación; establecer un programa de capacitación y asesoría archivísticos; coadyuvar con el comité de información en materia de archivos, y coordinar con el área de tecnologías de la información la formalización informática de las actividades arriba señaladas para la creación, manejo, uso, preservación y gestión de archivos electrónicos, así como la automatización de los archivos; VIII. Baja Documental: eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos; Página 10 de 43

12 IX. Carátula o Portada de Identificación de Expedientes: formato que permite identificar el origen de un documento, además de dar cumplimiento al lineamiento decimoquinto de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal (DOF 20/02/2004), al lineamiento cuadragésimo segundo de los Lineamientos de Clasificación y Desclasificación de la información (DOF 18/08/2003); X. Catálogo de Disposición Documental (en adelante C.D.D): registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final; XI. Ciclo Vital de la Documentación: etapas del documento a lo largo de su existencia (Archivo de Trámite, Archivo de Concentración y Archivo Histórico); a) Archivo de Trámite: durante esta etapa los documentos tienen actividad constante y es necesario manteneros al alcance para su consulta, sus valores documentales son primarios (administrativo, jurídico o fiscal) b) Archivo de Concentración: en esta etapa el documento tienen actividad ocasional, se conserva por un plazo precautorio y mantiene sus valores primarios (administrativo, jurídico o fiscal) c) Archivo Histórico: en esta etapa el documento ha perdido sus valores primarios para la institución pero conserva valores secundarios: Valor Evidencial: corresponde a la utilidad permanente de los documentos en virtud de su relación con derechos imprescriptibles de las personas físicas y morales. Valor Testimonial: significa la utilidad permanente de los documentos, refleja la evolución del organismo administrativo que los creó. Valor Informativo: es la utilidad permanente de que los documentos aportan datos únicos y sustanciales para la investigación y el estudio en cualquier campo del saber. Página 11 de 43

13 Su conservación debe ser permanente en el archivo histórico, donde recibirá un tratamiento especializado para su difusión, su uso, ya no es institucional, sino social. XII. Clasificación Archivística: proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados; XIII. Comité de Información: instancia respectiva de cada sujeto obligado, establecida en la ley federal de transparencia y acceso a la información pública gubernamental; Página 12 de 43

14 XIV. Conservación de Archivos: conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención de alteraciones físicas de la información de los documentos de archivo; XV. Cuadro general de clasificación archivística: instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado; XVI. Disposición Documental: selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico; CUADRO PARA LA SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN ELIMINACIÓN ( E ) CONSERVACIÓN ( C ) MUESTREO ( M ) La documentación cuyos valores primarios prescribieron. Se elimina de forma directa La documentación se conservara con medidas que garanticen su preservación y prevención de alteraciones Es la selección de determinados expedientes, de una serie documental, como ejemplo representativo de la misma y con fines de conservación permanente XVII. Documento de Archivo: el que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren; XVIII. Documento Electrónico: aquél que almacena la información en un medio que precisa de un dispositivo electrónico para su lectura, el cual tiene equivalencia al físico; XIX. Documento Histórico: aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia nacional; Página 13 de 43

15 XX. Depuración: proceso de selección final de los documentos que serán conservados de manera permanente de aquellos que por su irrelevancia deben eliminarse; XXI. Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados; XXII. Expurgo: actividad que se realiza desde los archivos de trámite y consiste en retirar la documentación inútil o repetida, antes de realizar su transferencia al archivo de concentración; XXIII. Fondo: conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor; XXIV. Guía Simple de Archivo: esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de un sujeto obligado, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales; XXV. Información Confidencial: aquella información que contenga información de carácter personal y cuya difusión, distribución o comercialización requiere del consentimiento de titular, de conformidad con lo establecido en los artículos 18 y 19 de LFTAIPG. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público; CONFIDENCIAL ( C ): Artículo 18 Y 19 de la LFTAIPG La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el artículos de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de la citada Ley. No se considerará confidencial la información que se halle en los registros públicos o en fuentes de acceso público. Página 14 de 43

16 XXVI. Información Reservada: aquella información que se encuentra temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas en los artículos 13 y 14 de la Ley (LFTAIPG); RESERVADA ( R ) : Artículo 13 y 14 de LFTAIPG Es aquella que se encuentra temporalmente fuera del acceso público debido a que su difusión puede poner en riesgo la vida, seguridad y salud de las personas; así como la seguridad, estabilidad, gobernabilidad y democracia de la entidad federativa o sus municipios XXVII. LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental; XXVIII. Sección: cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables; XXIX. Serie: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico; Series Documentales Sustantivas: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una función sustantiva. Series Documentales Comunes: división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de las funciones comunes. XXX. Tradición Documental: categoría del documento que se integra al expediente (original o copia) XXXI. Transferencia: traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un Archivo de Trámite al Archivo de Concentración (Transferencia Primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico (Transferencia Secundaria) Página 15 de 43

17 TRANSFERENCIA SECUNDARIA ARCHIVO DE TRÁMITE ARCHIVO DE CONCENTARCIÓN ARCHIVO HISTÓRICO TRANSFERENCIA PRIMARIA BAJA DOCUMENTAL XXXII. Valor documental: condición de los documentos que les confiere características administrativas, legales, fiscales, o contables en los archivos de trámite o concentración (valores primarios); o bien, evidénciales, testimoniales e informativas en los archivos históricos (valores secundarios); VALOR DOCUMENTAL Valor administrativo (A) Valor legal (L) Valor fiscal (F) Condición de los documentos producidos o recibidos por una institución para realizar sus funciones o actividades comunes. El que puedan tener los documentos para servir como prueba ante la Ley Atributo de los documentos para comprobar el origen, distribución y uso de los recursos financieros de una institución XXXIII. Valoración Documental: actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios de disposición y acciones de transferencia; XXXIV. Vigencia documental: Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables; Página 16 de 43

18 VIGENCIAS DOCUMENTALES ESPECÍFICAS TIPO DE DOCUMENTO TEMPORALIDAD FUNDAMENTO LEGAL Archivo Contable Documentos justificatorios y comprobatorios 5 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998. Inversiones en Activo Fijo 12 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/1998. Expedientes en proceso de fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales Expedientes de Comités de Adquisiciones, Arrendamiento y servicios, Comités de Bienes Muebles Expedientes Clasificados como Reservados Documentos que hayan sido objeto de solicitudes de acceso a la información Inventarios de baja documental autorizados 12 años Acuerdo Presidencial, D.O.F. 25/08/ años Se adiciona un periodo igual al de reserva. Dos años adicionales a la conclusión de su vigencia documental 5 años Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, D.O.F. 16/01/2012 y Disposición 1/2002 (COTECUCA) Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, D.O.F. 20/02/2004. Lineamientos Generales para la Organización de los Archivos de la Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, D.O.F. 20/02/2004. Lineamientos generales para la organización y conservación de archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (DOF, 20/02/04) Vigésimo primero Página 17 de 43

19 6. CUADROS PARA LA IDENTIFICACION DE LOS CODIGOS DE LAS SECCIONES COMUNES Y SUSTANTIVAS CODIGO DE SECCIONES COMUNES 2C ASUNTOS JURÍDICOS 3C PROGRAMACIÓN ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA CODIGO DE SECCIONES SUSTANTIVAS 1S SERVICIOS FINANCIEROS 2S FOMENTO (INTERMEDIACIÓN FINANCIERA) 3S CRÉDITO Y VALOR 4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS 5S CONTRALORÍA INTERNA 7C SERVICIOS GENERALES 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN 9C COMUNICACIÓN SOCIAL 10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS 11C PROGRAMACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN Página 18 de 43

20 7. CUADRO PARA LA IDENTIFICACION DE LA CLAVES DE LA DIRECCIONES ADJUNTAS CALVE CLAVES DE LAS DIRECCIONES GENERALES ADJUNTAS 01 DIRECCIÓN GENERAL 02 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS 03 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE CRÉDITO 04 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE FOMENTO 05 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE JURÍDICO Y FIDUCIARIO 06 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA DE BANCA DE EMPRESAS 07 DIRECCIÓN GENERAL ADJUNTA FINANCIERA Página 19 de 43

21 8.-ESTRUCTURA DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL DE BANCOMEXT A continuación se enlistan las partes que integran al Catálogo de Disposición Documental de Bancomext: Ejemplo: Página 20 de 43

22 (1) FONDO : BANCOMEXT (2) SECCIÓN : RECURSOS HUMANOS (3) CLAVE (4) NOMBRE (4) SERIE DE LA SERIE (5) VALOR DOCUMENTAL (6) AÑOS DE CONSERVACIÓN ( 7) SELECCIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS A L F AT AC TOTAL E C M R C 4C.19 Becas y Créditos educativos X X X X (8) CLASIFICACIÓN (LFTAIPG) HA (1) Este campo corresponde al fondo y se registrara solo Bancomext (2) Registra el nombre de la sección documental correspondiente (3) Registrar la clave de la serie documental (4) Registrar el nombre de la serie documental correspondiente (5) Marcar los valores documentales de la serie (6) Marcar con número los años que se resguarda la documentación en los archivos de trámite y concentración para cumplir su vigencia documental. (7) Marcar el destino final que tendrá la documentación al fin de su vigencia documental (8) Marcar si el contenido de la información es de carácter reservado y/o confidencial Página 21 de 43

23 9. EJEMPLO El Catálogo de Disposición Documental contiene los tiempos de vigencia documentales establecidos y acordados por las unidades administrativas de la Institución, para la conservación, clasificación y resguardo de la documentación que cada una de ellas genera. Para lo anterior se consideró el valor documental, la utilidad y la normatividad que aplica a cada serie documental. Unidad administrativa (Expedientes en trámite) CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES SERIE SELECCIÓN VALOR AÑOS DE CLASIFICACIÓN FINAL DE LA DOCUMENTAL CONSERVACIÓN ( LFTAIPG) DOCUMENTACIÓN AH A L F AT AC TOTAL E C M R C 7C.14 Vales de Combustible X X Archivo de trámite Expedientes activos Archivo de Concentración Expedientes semiactivos Archivo Histórico Al término de su vigencia documental total que es de 7 años y al no contener valores históricos se considerará para su baja documental Baja Documental (Sin valor Histórico) Página 22 de 43

24 En la imagen anterior se muestra como se utiliza el catálogo, usando de ejemplo un expediente que pertenece a la Sección 7C Servicios Generales, con Clave y Nombre de la Serie documental 7C.14 Vales de Combustible, el valor de la información es de carácter Administrativo (A), su vigencia documental total es de 7 años los cuales comienzan a partir del cierre y/o conclusión del asunto o trámite, permaneciendo 2 años en el Archivo de Trámite (AT) y 5 años en el Archivo de Concentración (AC), al no contener información reservada o confidencial, no se clasifica, la selección final de la documentación es la eliminación (E). El uso del presente Catálogo establece una metodología que permite al usuario identificar de forma general cada serie documental registrada en el, ya que los elementos con los cuales se conforma como el valor y su vigencia documental, Selección Final de los Documentos y su Clasificación, permitirá establecerá el ciclo vital de la documentación y una correcta clasificación de la misma, como se muestra a continuación: 10. INDICACIONES PARA ASIGNAR NOMBRE Y CLASIFICACION. El Sistema de Clasificación Archivística de Bancomext, se compone de cinco elementos que permiten distinguir el origen de la documentación: Área Generadora / Sección y Serie/ Número consecutivo del expediente / el año en que se genera la documentación y el titulo o descripción del expediente. Ejemplo: 02 / 4C.3 /1258 / Clave de la Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas 2.- 4C.3 Expediente único de personal de Bancomext (Sección y Serie) Número consecutivo de expediente Año de apertura. 5.- Juan Hernández Lopez Titulo o asunto del expediente. Para la descripción de expedientes de archivo se utilizará nombres completos sin siglas. Página 23 de 43

25 Al nombrar a un expediente se contemplará que: CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Cada expediente de archivo cuente con un título único. El título que refleja su contenido. Ejemplo: Nómina del mes de enero. No se asignen títulos con nombres o siglas que solamente son afines al área donde se generan. El título sea similar en estructura y nombres a expedientes de archivos que tienen relación entre sí. La información más importante en el título vaya al principio El personal de Bancomext deberá considerar la información contemplada en el Documental vigente y las recomendaciones para apertura un expediente: Un expediente de archivo se abrirá cuando: presente Catálogo de Disposición El asunto del que trate sea atribución de la Unidad Administrativa y siempre y cuando instruya un trámite o una acción. No existan antecedentes del asunto en los archivos de la unidad administrativa. Ejemplo: Documentos sobre un asunto en Común Documentos sin relación (nuevo asunto), se abre expediente Página 24 de 43

26 11. SECCIONES CLAVE NOMBRE DE LA SERIE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 2C ASUNTOS JURÍDICOS VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C HA 2C.5 Actuaciones y Representaciones en Materia Legal X X X X 2C.8 Juicios Contra la Dependencia X X X X 2C.9 Juicios de la Dependencia X X X X 2C.19 Consejo Directivo (Órganos Colegiados) X X X X X x 2C.22 Convenios y Acuerdos X X X X X 2C.23 Fideicomisos X X X X X Página 25 de 43

27 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 3C PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C 3C.7 Programas Operativos Anuales X X X x 3C.8 Disposiciones en Materia de Organización X X x 3C.9 X Programas y Proyectos en Materia de Organización X x 3C.10 Dictamen Técnico de Estructuras X X x Integración y Dictamen de Manuales, Normas y x 3C.12 X X X Lineamientos de Procesos y Procedimientos 3C.17 Disposiciones en Materia de Presupuestaría X X x 3C.18 Programas y Proyectos en Materia de Presupuesto X X X 3C.19 Análisis Financiero y Presupuestal X X 3C.20 Evaluación y Control del Ejercicio Presupuestal X X AH Página 26 de 43

28 CLAVE 4C.2 NOMBRE DE LA SERIE Programas y Proyectos en Materia de Recursos Humanos FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 4C RECURSOS HUMANOS VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C X x x 4C.3 Expediente Único de Personal de Bancomext X X X X 4C.4 Registro, Control de Puestos y Plazas X X 4C.5 Nómina de Pago de Personal X X X X 4C.8 Control de asistencia (vacaciones, descansos y licencias, incapacidades, etc.) X X 4C.15 Filiaciones al IMSS y Obligaciones Patronales X X X 4C.16 Control de prestaciones en materia económica (Sistema de ahorro para el retiro, seguros, etc.) X X 4C.19 Becas y Créditos Educativos X X 4C.21 4C.22 Servicios sociales, culturales, deportivos y de seguridad e higiene en el trabajo Capacitación Continua y Desarrollo Profesional del Personal de Áreas Administrativas X X x x 4C.23 Servicios Sociales de las Áreas Administrativas x x x 4C.30 Expediente de Servicio Medico x x x x AH Página 27 de 43

29 CLAVE 5C.1 NOMBRE DE LA SERIE Disposiciones en Materia de Recursos Financieros y Contabilidad Gubernamental FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 5C RECURSOS FINANCIEROS VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C X x 5C.5 Libros Contables X X x X x 5C.6 Registros Contables (glosa) X x X X 5C.8 Aportaciones a Capital X X 5C.13 Créditos Concedidos X X X X 5C.19 Pólizas de Diario X X X X x 5C.23 Conciliaciones X x X X 5C.24 Estados Financieros X X x x 5C.26 Estado del Ejercicio del Presupuesto X x 5C.28 Pago de Derechos ( Impuestos Federales) x x x x AH Página 28 de 43

30 CLAVE 6C.2 NOMBRE DE LA SERIE Programas y Proyectos en Materia de Recursos Materiales, Obra Pública, Conservación y Mantenimiento FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 6C RECURSOS MATERIALES VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓNFINAL DE LOS DOCUMENTOS CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C X x x 6C.3 Licitaciones X X X 6C.4 Adquisiciones X X X 6C.6 Contratos y Pedidos X X X 6C.7 Seguros y Fianzas X X X 6C.16 Disposiciones de Activo Fijo X X x x 6C.17 Inventario Físico y Control de Bienes Muebles X X x x 6C.19 Almacenamiento, Control y Distribución de Bienes Muebles X X X 6C.23 Comités de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios X X X X 6C.24 Comité de Enajenación de Bienes Muebles X X x 6C.26 Avalúos X X X X AH Página 29 de 43

31 CLAVE NOMBRE DE LA SERIE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 7C SERVICIOS GENERALES VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C AH 7C.2 Programas y Proyectos en Servicios Generales X x x 7C.3 Servicios Básicos (Energía Eléctrica, Agua, Predial, etc.) X X X x x 7C.5 Servicios de Seguridad y Vigilancia X X x X 7C.7 Servicios de transportación X X 7C.8 Servicios de Telefonía, Telefonía Celular y Radiolocalización X X 7C.10 Servicios Especializados de Mensajería X X 7C.13 Control de Parque Vehicular X X 7C.14 Vales de Combustible X X 7C.16 Protección Civil X x x 7C.17 Servicio de Papelería X X Página 30 de 43

32 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 8C TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C 8C.8 Programas y Proyectos Sobre Informática X X AH 8C.9 Desarrollo Informático X X X 8C.10 Seguridad Informática X x X x 8C.11 Desarrollo de Sistemas X X 8C.13 Control y Desarrollo de Parque Informático X X 8C.16 Administración y Servicios de Archivo X X 8C.17 Administración y Servicios de Correspondencia X x Página 31 de 43

33 CLAVE NOMBRE DE LA SERIE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 9C COMUNICACIÓN SOCIAL VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C AH 9C.1 Disposiciones en Materia de Comunicación Social X X 9C.2 Programas y Proyectos de Comunicación Social X x x 9C.4 Material Multimedia X x x 9C.8 Inserciones y Anuncios en Periódicos y Revistas X x 9C.9 Agencias Periodísticas, de Noticias, Reporteros, Articulistas, Cadenas Televisivas y otros Medios de Comunicación Social X X 9C.14 Actos y Eventos Oficiales X x x 9C.18 Encuestas de Opinión X X 9C.19 Registro de Audiencias Públicas x x x 9C.20 Correspondencia del Director General x x x 9C.21 Coordinación Administrativa x x Página 32 de 43

34 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 10C CONTROL DE AUDITORÍA DE ACTIVIDADES PÚBLICAS NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C AH 10C.1 Disposiciones en materia de control y auditoria X C.2 Programas y proyectos en materia de control y auditoria X X 10C.3 Auditorias X X x X 10C.5 Revisión de rubros específicos X X X X 10C.6 Seguimiento a la auditoria en medidas o recomendaciones X X 10C.7 Participaciones en comité X X X X 10C.9 Quejas y denuncias de actividades publicas X X X X 10C.10 Peticiones, sugerencias y recomendaciones X X X X 10C.11 Responsabilidades X X X 10C.12 Inconformidades X X X 10C.14 Declaraciones patrimoniales X X 10C.15 Actas de entrega recepción X X x x 10C.16 Libros Blancos x x x x 10C.17 Medios de impugnación X X X X 10C.18 Diagnóstico para la mejora de rendición de cuentas X X 10C.19 Instituciones Fiscalizadoras x x x x Página 33 de 43

35 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 11C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLITICAS NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C 11C.7 Programas a mediano plazo X x X 11C.16 Informe de labores X x X 11C.17 Informe de ejecución X x X 11C.18 Informe de gobierno X x X 11C.19 Indicadores X X X AH Página 34 de 43

36 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) AH A L F AT AC TOTAL E C M R C 12C.4 Unidad de Enlace X X *P/C 12C.5 Comité de Información (Sesiones) X X *P/C 12C.6 Solicitudes de Acceso a la Información X X *P/C 12C.7 Portal de Transparencia X X *P/C 12C.8 Clasificación de Información Reservada (Índice de Expedientes) X X *P/C 12C.13 Recurso de Revisión X X *P/C 12C.14 Información Socialmente Útil X X *P/C 12C.15 Datos Personales X X *P/C *Parcialmente Confidencial = *P/C Página 35 de 43

37 CLAVE NOMBRE DE LA SERIE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 1S SERVICIOS FINANCIEROS VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C 1S.1 Tesorería X X X X AH 1S.2 Estrategia Financiera X X x X X X 1S.3 Compra Venta de Divisas X X X X X 1S.4 Mesa de Derivados X X X X X 1S.5 Depósitos Bancarios en Moneda Extranjera. X X X X X 1S.6 Mercados X X X X 1S.7 Captación Internacional X X X X X 1S.8 Organismos Internacionales X X X X X Página 36 de 43

38 CLAVE FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 2S FOMENTO ( INTERMEDIACIÓN FINANCIERA) NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C 2S.1 Financiamiento a la Exportación X X X X X 2S.2 Intermediarios Financieros X X X X X AH Página 37 de 43

39 FONDO: BANCOMEXT SECCIÓN: 3S CRÉDITOY VALOR CLAVE NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC Total E C M R C 3S.1 Estudios Económicos X X AH 3S.2 Evaluación de Riesgo de Crédito X X 3S.3 Normatividad de Crédito X X X X 3S.4 Calificación de Cartera X X 3S.5 Autorización de Crédito (Comités de Crédito) X x X x 3S.6 Supervisión y Seguimiento de Crédito X X 3S.7 Recuperaciones de Crédito X X X X X 3S.8 Contencioso X X Se valoran para determinar su posible valor histórico 3S.9 Negociaciones de Crédito X X X X X X X 3S.10 Bienes Adjudicados X X X x x 3S.11 Administración de Cartas de Crédito y Mesa De Control X X X X X 3S.12 Créditos Otorgados (expedientes de administración y decisión) X X X X X X 3S.13 Mercados Moneda Nacional, Capitales y Cambios X X 3S.14 Mercados Moneda Extranjera y Derivados X X X 3S.15 Recuperación y Guarda Valores de ( Líneas de Crédito) X X X X X 3S.16 Caja General (Bóveda) X X X X X Página 38 de 43

40 FONDO: BANCOMEXT *SECCIÓN: 4S ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS CLAVE NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) AH A L F AT AC TOTAL E C M R C 4S.1 4S.2 4S.3 4S.4 4S.5 Informes y Documentos de Análisis y Seguimiento Sobre la Exposición a los Diferentes Tipos de Riesgo Pruebas de Sistemas, Modelos y Parámetros Utilizados en la Administración de Riesgos Análisis de Riesgos de los Nuevos Programas, Productos o Servicios Cálculo y Análisis de los Requerimientos de Capitalización por Riesgos Información Solicitada por Instituciones Reguladoras de la Administración de Riesgos X X X X X x X X X X X X X X X X X x X X X X Página 39 de 43

41 FONDO: BANCOMEXT *SECCIÓN: 5S CONTRALORIA INTERNA CLAVE NOMBRE DE LA SERIE VALOR DOCUMENTAL AÑOS DE CONSERVACIÓN SELECCIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN ( LFTAIPG) A L F AT AC TOTAL E C M R C AH 5S.1 Acciones de Control Interno X X x 5S.2 Oficial de Cumplimiento X X x X 5S.3 Seguimiento de Riesgos ( riesgo cambiario) X X X 5S.4 Transparencia y Rendición de Cuentas X X x Página 40 de 43

42 12. DOCUMENTOS QUE NO SON DE ARCHIVO Son los expedientes con información compuesta por ejemplares de origen y características diversas, cuya utilidad en las unidades administrativas, es utilizada únicamente de información para apoyo de las tareas asignadas y que no constituyen o forman parte de un expediente; estos pueden ser borradores de documentos o presentaciones, copias de presentaciones, copias de cursos y talleres, minutas tomas en las reuniones y documentación de apoyo informativo. No se consideran patrimonio documental, se destruyen y sólo se conservan aquellos por valor de información. No se transfieren al archivo de concentración. Tienen un uso temporal. No reflejan funciones de la unidad administrativa. No son documentos estructurados con relación a un asunto su Para los Documentos de Apoyo Informativo, se recomienda usar para su identificación una etiqueta con las siguientes siglas: DAI= Documento de Apoyo Informativo. -Para las carpetas se pondrá en las cotillas -Para los folders en la parte superior izquierdo. 1. Ejemplo: Página 41 de 43

43 DOCUMENTOS DE COMPROBACIÓN INMEDIATA Y APOYO INFORMATIVO TIPOLOGIA DOCUMENTAL Documentos con solicitud de préstamo de vehículo (Resguardos) Documentos de entrega de papelería y material de limpieza. Salida de papelería de almacén Documentos de entrega de correspondencia Documentos con el registro de entrega de promocionales y obsequios. Guías de envíos nacionales e internacionales (Comprobante del servicio de mensajería). Registro de entrada de visitantes Uso de salas Los documentos de apoyo informativo son desechados al cumplir su objetivo o cubrir las necesidades por la cuales fueron empleados (copias, borradores, folletos, ediciones informativas múltiples y presentaciones) VIGENCIA ADMINISTRATIVA EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 6 meses Al término de su utilidad Expedientes cerrados con vigencia documental ya prescribió y que aun permanezcan en los archivos de trámite o unidades administrativas, serán valorados para determinar si se dan de baja o ameritan ser transferidos al archivo de concentración. Página 42 de 43

44 El presente Catálogo de disposición documental consta de 12 secciones comunes y 5 secciones sustantivas, con un total de 136 series documentales, mismas que establecen su valor documental, vigencia documental, plazos de conservación y destino final. Página 43 de 43