El Proceso Administrativo

Transcripción

1 El Proceso Administrativo

2 UN PROCESO Qué es un proceso? un proceso es el conjunto de fases o etapas sucesivas necesarios para llevar a cabo una actividad y lograr un objetivo. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los administradores, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean

3 Proceso administrativo Conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Es el conjunto de funciones, actividades y acciones definidas y determinadas para el manejo y/o dirección de cualquier organismo (ciclo administrativo) encaminadas a lograr determinados objetivos.

4 Importancia del Proceso Administrativo

5 Importancia del Proceso Administrativo

6 Importancia del Proceso Administrativo

7 INTERACCION DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACION Los gerentes usan la lógica y los métodos para analizar metas y acciones. CONTROL Los directores se aseguran de que la organización se dirige hacia los objetivos organizacionales. Retroalimentació n ORGANIZACION Los directores ordenan y asignan el trabajo, la autoridad y los recursos para alcanzar las metas de la organización. DIRECCION Los directores guían, influyen y motivan a los empleados para que realicen las tareas esenciales. INTEGRACIÓN Los directores incorporan, dan seguimiento, evalúan, y desarrollan al personal necesario para la organización en el cumplimiento de los objetivos y la misión de la empresa.

8 Características del proceso administrativo Cíclico: proceso ha de repetirse de forma continua, dando inicio a otro nuevo ciclo de decisiones. Riguroso y Constante Los objetivos deben lograrse mediante tareas concretas que dan lugar a nuevos procesos administrativos Universal: Son aplicados por todos y cada uno de los integrantes de la empresa. Temporal y espacial se dan en un espacio de tiempo y en un lugar en particular.

9 PROCESO ADMINISTRATIVO Control Establecimiento de normas Interpretación de los resultados Operación de los co ntroles Investigación Objetivos cursos alternativos planeación ( qué va hacerse? políticas procedimientos programas pronósticos presupuestos ) dirección ( ver que se haga?) autoridad comunicación supervisión Organización ( cómo se va hacer?) Funciones Jerarquía Obligaciones 06/06/2013 Integración ( cómo se va hacer?) Reclutamiento Selección Contratación Inducción Capacitación desarrollo

10 PLANEACIÓN Responde a la pregunta Qué se va a hacer?, Consiste en determinar con, anticipación los objetivos que nos proponemos alcanzar en vista de satisfacer necesidades requeridas para el logro de los objetivos en un periodo determinado. Identificando los cursos de acción que habrán de seguirse, definiendo las acciones necesarias para el logro de los objetivos.

11 Organización Como se va a hacer? Función mediante la cual se crean y establecen la red de relaciones organizativas que aseguren la integridad del sistema dirigido.

12 Integración de Personal Quién lo hará?, Proceso de incorporación, seguimiento, evaluación, y desarrollo del personal necesario para la organización en el cumplimiento de los objetivos y la misión de la empresa.

13 Dirección Ver que lo hagan?, Función encargada de mantener, conservar y conducir a los individuos en la ejecución de las tareas conforme al sistema establecido a fin de obtener la mayor eficiencia en los objetivos planteados.

14 Control Como se ha realizado?, Consiste en determinar si la actividad realizada se cumplió de acuerdo a lo planificado. Estableciendo los sistemas que permitan medir los resultados actuales, pasados y futuros. Contribuye a corregir y mejorar la formulación de nuevos planes de acción.

15 Lyndall F. Urwick divide las funciones administrativas en dos fases: mecánica y dinámica Mecánica administrativa es la parte teórica de la Administración en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Dinámica administrativa se refiere a cómo manejar de hecho el organismo social.

16 Fases del Proceso Administrativo Proceso Administrativo Fases Elementos Descripción De qué trata? Mecánica Dinámica Planeación Qué se quiere hacer? Qué se va a hacer? Que cosas se van a realizar en la empresa, se realizan planes, programas, presupuestos, etc Organización Cómo se va a hacer? Cómo se va a realizar y se cuenta con los organigramas, recursos, funciones... Integración Quién lo hará? Integración de los recursos necesarios para el funcionamiento de la organización Dirección Ver que se haga Se encarga de ver que se realicen las tareas y para ello cuenta con el liderazgo, comunicación, y motivación Control Cómo se ha realizado? Es el encargado de decir cómo se ha realizado, que se hizo, cómo se hizo.

17 Interrelaciones del Proceso Administrativo Todas las funciones de la administración están entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente Por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación

18 Planeación ( Qué se va a hacer?) «" Me podría decir, por favor, en qué dirección tengo que ir desde aquí?" "Eso depende mucho de adónde quieras llegar", dijo el Gato "No me importa mucho dónde" dijo Alicia. "Entonces no importa mucho en qué dirección vayas", dijo el Gato. siempre que llegue a alguna parte", agregó Alicia a modo de explicación. "Oh, seguro lo harás", dijo el Gato, "si tan sólo caminas lo suficiente".» (Alicia en el país de la maravillas, Lewis Carroll)

19 Planeación ( qué va hacerse?) Incluye: Seleccionar misiones y objetivos y las acciones para alcanzarlos; Requiere tomar decisiones: es decir, seleccionar entre diversos cursos de acción futuros. Así la planeación provee un enfoque racional para lograr objetivos preseleccionados. Permite salvar la brecha que nos separa del sitio adonde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de lo contrario no hubieran sucedido

20 Organización ( cómo se va hacer?) Determinar como hacerlo, Qué medidas utilizar para lograr lo que se desea

21 La Organización formal Es aquella que es planeada, la que está en el papel, que tiene reglas, procedimientos, organigramas, etc. Es un elemento de la administración que tiene por objeto agrupar e identificar las tareas y trabajos a desarrollarse dentro de la empresa

22 Organización informal. Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de relaciones de amistad, de antagonismo o del surgimiento de grupos informales, de relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos. Este tipo de organización no aparece ni en los manuales de organización ni en ningún documento, pero tiene una fuerza de actuación tan importante como la organización formal.

23 Importancia de la función de organización Es de carácter continuo y todos los cambios que sufra la empresa deberán ser adecuados por ésta etapa. Es un medio a través del cual se establece la forma idónea de lograr los objetivos de la empresa. Suministra los métodos para que se realicen las actividades eficientemente con un mínimo de esfuerzo. Evita la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Elimina la duplicidad de mando y funciones.

24 División del Trabajo Jerarquización Organización Departamentalización Descripción de funciones Coordinación

25 Integración ( Quién lo va hacer?) Es seleccionar al personal competente para los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos,

26 Por qué se estudia la integración como función aparte? Permite darle mayor énfasis al elemento humano en la selección, evaluación, planeación de carrera y desarrollo del gerente. Se ha ido reuniendo un importante acervo de conocimiento y experiencias en estas áreas. Los gerentes a menudo pasan por alto el hecho de que esa función es su responsabilidad, no la del departamento del personal sin lugar a duda, este departamento proporciona asistencia valiosa pero compete a ello llenar los puestos en su organización y mantenerlos ocupados con personas calificadas.

27 Principios de Integración El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres deben poseer las características que la empresa establezca para desempeñar un puesto. Provisión de elementos necesarios. La dirección debe estar consciente de los elementos que los puestos requieren para la eficiente realización de su trabajo, debe dotarse a cada miembro de la organización, de los elementos administrativos necesarios para hacer frente en forma eficiente a las obligaciones del puesto. La importancia de la introducción adecuada. El momento en que el elemento humano ingresa a la empresa es trascendental, pues de él dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desenvolvimiento, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

28 Dirección Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones ya sea tomadas directamente, ya que con más frecuencia, delegando dicha autoridad y se vigila simultáneamente que se cumpla en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. Se trata por este medio de obtener los resultados que se hayan previsto y planeado y para los que se había urbanizado e integrado, pero hay dos estratos sustancialmente distintos daría obtener éstos resultados.

29 Importancia La dirección dentro de las demás funciones administrativas se atribuye como la central y esencial, a la cual se deben subordinar las demás. La dirección es una función más real y humana. En efecto se trata de dirigir hombres, de luchar con las cosas y problemas tal como son en la realidad. Por lo mismo, nos hallamos en la etapa de mayor imprevisibilidad y rapidez, donde un pequeño error puede ser a veces difícil de reparar.

30 Pecados de la función de Dirección Apatía Frialdad Aire de superioridad Robotismo Desaire Reglamento Evasivas

31 Control La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del área en que se aplique; puede ser entendida: Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la planeación, organización y dirección, y lo que la precede. Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su desempeño y orientar las decisiones. Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier desvío.

32 También hay otras connotaciones para la palabra control Comprobar o verificar; Regular; Comparar con un patrón; Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar); Frenar o impedir.

33 Concepto de Control Es una función administrativa, que permite verificar, constatar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

34 Elementos de concepto Relación con lo planeado: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Medición: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas: El objeto del control es prever y corregir los errores.

35 Importancia del Control Crear mejor calidad Enfrentar el cambio Producir ciclos más rápidos. Agregar valor Facilitar la delegación y el trabajo en equipo

36 Preguntas?