HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN

Transcripción

1 ADMINISTRACIÓN GENERAL I HERRAMIENTAS DE PLANIFICACIÓN Dr. Alfredo Rébori

2 Se han desarrollado distintas técnicas para ayudar a los gerentes en uno de los aspectos más desafiantes de la planificación estratégica: la evaluación del entorno. En la actualidad, los gerentes pueden evaluar el contexto con mayor precisión utilizando técnicas estructuradas como: Análisis del Entorno. Pronósticos Benchmarking

3 Se ha comprobado que las organizaciones con sistemas de análisis del entorno avanzados tienen mayores utilidades y aumento de ingresos. Análisis del competidor: Búsqueda de información básica acerca de los competidores: quiénes son? qué están haciendo? en qué forma nos afectará lo que hagan? Análisis global: Puesto que los mercados globales son complejos y dinámicos, los gerentes han extendido el ámbito de sus esfuerzos y análisis con el propósito de obtener información decisiva sobre las fuerzas globales que pudieran impactar en sus organizaciones. Escenarios: Es un punto de vista consistente de lo que probablemente suceda en el futuro. El propósito de este ejercicio no es predecir el futuro sino reducir la incertidumbre, al desarrollar situaciones potenciales bajo condiciones específicas diferentes.

4 Los análisis del entorno crean la base para los pronósticos. La información obtenida mediante el análisis se utiliza para desarrollar escenarios. Estos, a su vez, establecen las bases para los pronósticos, que son predicciones de resultados futuros Pronóstico de ingresos: Consiste en predecir los ingresos futuros, elemento decisivo para la planificación. Generalmente, se empieza por revisar cifras de ingresos históricas, que pueden ajustarse para reflejar cualquier tendencia significativa detectada durante el análisis del entorno. Pronósticos tecnológicos: Predicciones de cambios en la tecnología y de cuando los nuevos adelantos tecnológicos pueden volverse económicamente factibles.

5 Pronóstico cuantitativos: Aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir resultados futuros. Pronósticos cualitativos: Utilizan el juicio y las opiniones de conocedores para predecir futuros resultados. Las técnicas para pronosticar son más eficaces cuando el entorno no se encuentra en un proceso de cambio continuo.

6 Se trata de la búsqueda de las mejores prácticas entre competidores y no competidores que conduzcan a un desempeño superior. La idea es que la gerencia puede mejorar la calidad de al analizar y copiar los métodos de los líderes en varios sectores. Formar un equipo de planificación para la comparación externa. Este deberá identificar que es lo que deberá ser comparado, con cuáles organizaciones compararse y determinar el método de recolección de datos. Recopilar información interna de las operaciones propias y externamente de otras organizaciones. Los datos se analizan para identificar deficiencias en el desempeño y determinar la causa de éstas. Se prepara y pone en práctica un plan de acción que dará como resultado igualar o exceder los estándares de otros.

7 Un presupuesto es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas que implica estimar ingresos y gastos corrientes y de capital para un período determinado.

8 Presupuestos de ingresos: Se trata de un presupuesto que proyecta las ventas futuras, tomando en cuenta a los competidores, los gastos por publicidad, la eficacia de la fuerza de ventas y otros factores, por lo que su exactitud es difícil de lograr. Presupuestos de gastos: Un presupuesto que presenta las actividades primarias emprendidas por una unidad y asignan un monto específico a cada una. Presupuestos de utilidades: Presupuesto utilizado por unidades distintas dentro de una organización que combinan ingresos y gastos para determinar la contribución de la unidad a las utilidades. Casi siempre se utilizan en aquellas organizaciones que cuentan con múltiples divisiones e instalaciones. Presupuestos de efectivo: Anticipa cuanto efectivo tendrá una organización y cuanto necesitará para cubrir sus gastos. Este presupuesto puede revelar flujos de efectivo insuficientes o excesivos.

9 Presupuestos de gastos de capital: Se trata de un presupuesto que pronostica las inversiones en edificios, propiedades y equipo principal. Permite que la gerencia pronostique requerimientos de capital futuros para mantenerse actualizados en proyectos de capital importantes y asegurarse de que está disponible suficiente efectivo para hacer frente a estos gastos conforme se presenten. Presupuestos variables: Cuando los presupuestos se basan en la suposición de un volumen específico único, se denominan presupuestos fijos. Pero hay costos que varían mucho de acuerdo al volumen, por esta razón los presupuestos variables se han diseñado de manera de otorgar flexibilidad ante los cambios

10 Presupuestos incrementales: Es un tipo de presupuesto que asigna fondos a los departamento de acuerdo a las asignaciones del ejercicio anterior. Una unidad de la organización tiene múltiples metas y actividades. El presupuesto incremental no se fija en esta diversidad y hace énfasis en asignar fondos a las unidades más que a sus actividades. Presupuestos de base cero: Requieren que los gerentes justifiquen detalladamente ssu solicitudes de aprobación de presupuestos, para cada período presupuestario, partiendo de la nada sin importar asignaciones previas. Este tipo de presupuesto le otorga al gerente la responsabilidad de justificar porque su unidad debe recibir ese presupuesto.

11 La programación detalla que actividades necesitan realizarse, el orden en que han de completarse, quién hará cada una y cuando deben ser terminadas. Algunas herramientas de programación útiles son: Gráfica de Gantt: Es una gráfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Las barras muestran la producción tanto planificada como real, durante cierto período. Muestra visualmente cuando se supone que deben realizarse las tareas y las compara contra el avance real de cada una. Gráfica de Carga: Es una gráfica de Gantt modificada. En lugar de listar actividades en el eje vertical, los cuadros de carga listan departamentos enteros o recursos específicos. Esto permite que los gerentes planifiquen y controlen para la utilización de la capacidad. Las gráficas de carga programan la capacidad por estaciones de trabajo.

12 Análisis de red PERT (Técnica de evaluación y revisión del programa): Las gráfica de Gantt y de carga son útiles siempre y cuando las actividades programadas sean pocas e independientes unas de las otras, pero si el proyecto es grande y las actividades están relacionadas entre sí se utiliza la técnica PERT. La red PERT ilustra la secuencia de actividades necesarias para terminar un proyecto y el tiempo o costos asociados con cada actividad. Un gerente que utilice ésta técnica, debe pensar en: lo que tiene que hacerse, determinar que acontecimientos dependen el uno del otro e identificar áreas de problemas potenciales. PERT también facilita comparar los efectos de acciones alternativas en programación y costos

13 Análisis del Punto de Equilibrio: Técnica para identificar el punto en el cual el ingreso total es igual a los costos totales. Este análisis es muy usado para hacer proyecciones de utilidades. Es muy útil para los gerentes porque señala la relación entre costos, ingresos y utilidades. El punto de equilibrio puede calcularse mediante el uso de la siguiente fórmula.: Total de Costos Fijos Precio Unitario Costos Variables

14 Ingresos Costos ($) Análisis Gráfico del Punto de Equilibrio Área de Utilidad Ingresos Totales Punto de Equilibrio Costos Totales Costos fijos Área de Pérdida Producción final

15 Programación lineal: Técnica matemática para resolver problemas de asignación de recursos. El objetivo es optimizar y combinar recursos limitados para producir una determinada cantidad de combinaciones de resultados finales. La relación entre las variables es lineal, por lo que un cambio en una de las variables vendrá acompañado de un cambio proporcional en la otra. Los tipos de problemas que pueden resolverse con P.L. Son: Selección de rutas de transporte que reduzcan al mínimo los costos. Asignación de presupuestos limitados entre diversos productos. Asignación óptima de personal entre proyectos. Determinar cuanto de cada producto conviene fabrican con recursos escasos, tomando como referencia la utilidad por unidad de cada uno.

16 Teoría de colas: Técnica que equilibra el costo de tener una fila de espera contra el costos del servicio para atender esa cola. La teoría de colas o espera en fila sirven para, por ejemplo, determinar cuantas cajas de un banco o supermercado deberán estar disponibles de acuerdo al flujo de clientes en un determinado momento del día. Teoría de la probabilidad: Uso de la estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en planes futuros. Utilizando probabilidades, se puede asignar las mismas a diferentes estados de naturaleza y tomar decisiones en base a dichas probabilidades de ocurrencia. Análisis marginal: Ayuda a los tomadores de decisiones a optimizar ingresos o minimizar costos. Es una técnica de planificación que evalúa el incremento de costos o ingresos en una decisión.

17 Simulación: Modelo de un fenómeno del mundo real que contiene una o más variables que pueden manipularse con el fin de evaluar su impacto. Los gerentes recurren cada vez más a la simulación como una herramienta de planificación, para probar diversas opciones mediante el cambio en el valor de ciertas variables del modelo, para determinar cual es el impacto de estas modificaciones y tomar decisiones en consecuencia.