Marco Jurídico Para la gestión Documental Electrónica. Novedades

Transcripción

1 Marco Jurídico Para la gestión Documental Electrónica Novedades

2 Gestión documental electrónica CUMPLIMIENTO NORMATIVO Ley 594 de 2000 Ley 2364 de 2012 Ley 527 de 1999 Ley 1581 de 2012 Ley 1437 de 2011 VIRTUALIZACIÓN Eficiencia- Competitividad Servicio- Canales Diferenciación- Reputación GESTION DOCUMENTAL ELECTONICA RESPONSABILIDAD AMBIENTAL MITIGACIÓN DE RIESGOS TÉCNICOS Y JURÍDICOS Suplantación de identidad Alteración de documentos Repudio Perdida de documentos Procesos de Cero papel Planeta verde- Movilidad- Seguridad- Comodidad

3 Resolución Resumen 1 VIGILADOS CUMPLIR NORMATIVIDAD ARCHIVISTICA ELIMINACION 8 COMITÉ INTERNO ACTA LISTA 9 DOCUMENTOS TRD: REMITIR CDI (SIC) TRATAMIENTO AGN 2 ARCHIVOS TECNICAMENTE ORGANIZADOS Y DOTADOS 7 PROGRAMA DE DESCRIPCION DOCUMENTAL ISAD (G)- NTC SUPRECIÓN LIQUIDACIÓN FUSIÓN 3 IMPLEMENTAR: PGD TRD CCD TVD- RIA 6 PGD USO TIC LEY 527 DE VISITAS SIC 4 ORGAN. ARCHIVOS: TRD EXP SER SUB PRINCIPIOS- SOPORTE LEY 594 de COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DECISIONES GD PLAZO: 1 AÑO 19- FEB -2014

4 Resolución 8934 Obligaciones ELABORACION DE TRD ADOPCIÓN PGD POLITICAS ADOPCIÓN E IMPLEMENTACION GESTION DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PLAN PARA LA ORGANIZACIÓN DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS

5 Resolución 8934 Documento electrónico ARTÍCULO 6o. En la implementación de los programas de gestión documental se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de la información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, ulterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas de seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción, y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en las tablas de retención documental para cada una de las series documentales. De conformidad con lo previsto en la Ley 527 de 1999 y demás disposiciones que la modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan

6 Validez Jurídica RIESGOS Suplantación de identidad Alteración de documentos electrónicos Interceptación y robo de datos Negación de una transacción Controversia sobre fechas Pérdida de documentos No disponibilidad de la información Suplantación pagina web Parcialidad GARANTÍAS AUTENTICIDAD INTEGRIDAD CONTENIDO CONFIDENCIALIDAD NO REPUDIO INTEGRIDAD FECHA/ HORA CONSERVACIÓN DISPONIBILIDAD ASEGURAMIENTO TERCERO DE CONFIANZA

7 Ley 527 de 1999 Mensaje de datos. La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrónico de Datos (EDI), Internet, el correo electrónico, el telegrama, el télex o el telefax; Firma digital. Se entenderá como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación Entidad de Certificación. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales

8 Ley 527 de 1999 RIESGOS JURIDICOS EN LA UTILIZACION DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Autenticidad del documento electrónico: Suplantación Integridad del documento electrónico: Alteración Conservación del documento electrónico hacia futuro: Pérdida o no disponibilidad Confidencialidad del documento electrónico: Interceptación por tercero no autorizado No repudio o fiabilidad del documento electrónico: Rechazo de la transacción

9 Determinación del Archivo electrónico Alternativas 1.Nacimiento electrónico del archivo Aplicación de la Equivalencia Funcional Ley Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos Digitalización 3.Posibilidades de destrucción

10 Marco jurídico Ley 527 Equivalente funcional Autenticad Integridad Conservación Confidencialidad Medios electrónicos en procedimientos administrativos TICS Herramientas tecnológicas en la actividad procesal Ley 1437 de 2011 Ley 1564 de 2012

11 Ley 594 de 2000 ARTÍCULO 14. Parágrafo 1. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo. ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

12 Ley 594 de 2000 DOCUMENTO FISICO IMÁGENES DIGITALIZACIÓN - Simple - Con carácter probatorio DOCUMENTO ELECTRÓNICO Inmaterialización Desmaterialización SERVICIOS DE CERTIFICACION ALOJAMIENTO: ARCHIVO CONFIABLE

13 Ley 594 de 2000 DOCUMENTO FISICO PROTOCOLO DIGITALIZACIÓN - Simple - Con carácter probatorio SERVICIOS DE CERTIFICACION DOCUMENTO ELECTRÓNICO Inmaterialización Desmaterialización ALOJAMIENTO: ARCHIVO CONFIABLE

14 Ley 1437 de 2011 Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos Registro para el uso de medios electrónicos. Documento público en medio electrónico Notificación electrónica Acto administrativo electrónico Archivo electrónico de documentos Expediente electrónico Sede electrónica Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad Sesiones virtuales Estándares y protocolos

15 Ley 1437 de 2011 Procedimientos y trámites administrativos (art 53): a través de medios electrónicos: Procedimientos y trámites podrán realizarse a través de medios electrónicos Registro para el uso de medios electrónicos (art 54) Es un derecho actuar de manera elctrónica Bases de datos dispuestas para tal fin Documento público en medio electrónico (art 55) Tienen la misma validez y fuerza probatoria

16 Ley 1437 de 2011 Notificación electrónica Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación. La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo Acto administrativo electrónico (art 57): Se podrán emitir válidamente por este medio Autenticidad Integridad Disponibilidad

17 Ley 1437 de 2011 Archivo electrónico de documentos (art. 58) El procedimiento electrónico podrá realizarse por este medio y deberán ser almacenados en el mismo Podrán almacenarse electrónicamente todos los documentos en actuaciones administrativas Autenticidad Integridad Fechas de: Expedición Notificación Archivo

18 Ley 1437 de 2011 Expediente electrónico. (Art 59) conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Foliado con firma digital (integridad) Índice electrónico (Asegura recuperación) Copias de seguridad (Posterior consulta) Articulo 33. Decreto 2609 Unidad mínima del archivo electrónico documental en las diferentes entidades del Estado debe reflejar la secuencia de las diligencias realizadas dentro de una misma actuación o trámite.

19 Expediente electrónico Marco jurídico Ley 594 De 2000 LGA Ley General de archivos Protocolo Digitalización EXPEDIENTE ELECTRONICO Ley Acuerdos AGN Decreto 2609 RESOLUCIÓN 8934 LEY 1712

20 Ley 1437 de 2011 Sede electrónica Toda autoridad deberá tener al menos una dirección electrónica Calidad, Seguridad, Disponibilidad, Accesibilidad, Neutralidad, interoperabilidad de la información

21 Ley 1437 de 2011 Sede electrónica: Proceso externos de negocio Interacción Cliente RADICACION Entidad Firmas digitales Sello de tiempo NOTIFICACION APROBACIÓN Posterior Consulta ARCHIVO ELECTRONICO SEGURO Almacenamiento EXPEDIENTE DISTRIBUCIÓN Clasificación Indexación Series Valoración Retención Digitalización certificada si el documento es físico Firma REVISION Interacción Funcionarios Procesos internos de negocio

22 Ley 1437 de 2011 Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades Buzón disponible Mensaje de acuse. Radicado Fechas y hora. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad Sesiones virtuales

23 Decreto 2609

24 Herramientas tecnológicas firma digital servidor seguro Automatice procesos que involucran firmas digitales, garantizando la identificación plena y la no alteración de los documentos. Elimine el riesgo de suplantación de su sitio Web. Asegure contenidos y transacciones archivo electrónico seguro Convierta su archivo físico en electrónico para conservar y consultar ce sus documentos y registros oportuna y económicamente Correo electrónico certificado Remita correspondencia electrónica con una plataforma de confianza con estampado cronológico y valores agregados. estampilla de tiempo electrónica Desmaterialice procesos en los cuales la evidencia del tiempo es crucial. Agregue evidencia jurídica de tiempo a sus procesos Huella biométrica Verifique la identidad y presencialidad de una personas mediante la captura de su huella biométrica sin tinta, disminuyendo el uso de medios impresos en tramites y servicios. subasta electrónica Titulo valor electrónico Disminuya los costos y simplifique la selección y contratación de su proveedor garantizando la compra al mejor oferente. Plataforma de endoso electrónico para la administración segura de ce documentos transferibles. Pagaré electrónico, letra de cambio, etc.

25 VERTICALES Herramientas tecnológicas para la gestión del Expediente Infografía Radicación virtual Flujo Expediente electrónico Almacenamiento Sede electrónica electrónico WWW. de procesos Radicación Presencial Documento físico Escaneo Automático certificado OCR PDF/A ARCHIVOS FISICOS Digitalización con fines probatorios VENTAJAS Servicios en diferentes canales Cero papel Administración de usuarios Valor probatorio Equivalente funcional con doc. físico Rápida implementación No perdida de documentos Fácil localización Diseñador BPMN Tipos de tareas Responsables Formularios Administrador de firmas electrónicas Firmas digitales Contraseñas Huella biométrica Firma biométrica Móviles OTP HSM Match on card Token Documentos Firmas Índices Metadatos Sistema de gestión Archivística Clasificación Indexación Series documentales Tablas de retención Notificación electrónica Estampado Cronológico Garantía de fecha y hora DOCUMENTOS Ofertas, pedidos, contratos, facturas, etc. Resoluciones, memorandos, notificaciones, actas, etc. ECM Gestor de Contenido Archivo Electrónico Seguro (autorizado SIC) Fácil Integración con el Gestor Documental que posea la organización Base de datos Posterior consulta Reportes- POSTERIOR Logs APLICACIONES Servicios Trámites Procedimientos Internos Historias Clínicas Factura Electrónica Certificaciones académicas Operaciones financieras Atención al ciudadano PQR Contratos. proveedores <

26 FIRMAS DIGITALES Automatiza procesos que involucran firmas, garantizando la identificación plena de una persona y la no alteración de los documentos en medios electrónicos.

27 Fácil integración en la virtualización. CERO PAPEL Procedimientos y Tramites Administrativos a través de medios electrónicos (Documento Público electrónico y Acto Administrativo Electrónico) HERRAMIENTA: FIRMAS DIGITALES Un certificado de firma digital es una credencial electrónica de autenticación emitida por un Tercero de Confianza denominado Entidad de Certificación Digital por medio del cual se garantiza que el titular del certificado es quien dice ser Tiene efectos jurídicos los cuales no es necesario probar, (Inversión de la carga probatoria). Es un mecanismo de autenticación que se puede asociar a un mensaje de datos.

28 4. Certificados de firma digital <

29 CERO PAPEL FIRMAS DIGITALES CASOS DE APLICACIÓN Firma de actos administrativos Firma de documentos públicos Transacciones financieras Recepción de reportes oficiales Recepción de información. Flujos de aprobación que incluyen firmas Contrato electrónico Clave ********* EJEMPLO EXITOSO La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, UPGG, implementó recientemente el proceso de asignación pensional por medios electrónicos, apoyado por Certicámara, incorporando firmas digitales y estampas de tiempo a sus actos administrativos, que se generan en formato PDF, cumpliendo con las leyes mencionadas en la Directiva, así como con los lineamientos del Archivo General de la Nación.

30 CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO Remisión de correspondencia electrónica crítica con una plataforma de envío y recepción certificada de correo.

31 La directiva 04 de 2012, en la cual se obliga a que toda la correspondencia con otras entidades públicas debe realizarse por medios electrónicos CERO PAPEL Notificación electrónica, correspondencia electrónica certificada y recepción, y prueba de envío de documentos electrónicos. HERRAMIENTA: CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO Servicio de notificación electrónica por que cuenta con la misma validez jurídica y probatoria de un envío certificado y mayores fortalezas funcionales Entidades que deben emitir notificaciones oficiales, que actualmente están utilizando documentos impresos. Mejorar el tiempo de respuesta y de radicación de correspondencia.

32 CERO PAPEL CORREO ELECTRÓNICO CERTIFICADO CASOS DE APLICACIÓN Entidades que deben emitir notificaciones oficiales, que actualmente están utilizando documentos impresos. Entidades que intercambian correspondencia física con otras entidades públicas. Entidades que desean mejorar el tiempo de respuesta y de radicación de correspondencia. Todas las entidades de la rama ejecutiva a mas tardar en mayo de 2013 deben cumplir con lo dispuesto en la directiva 04 de 2012, en la cual se obliga a que toda la correspondencia con otras entidades públicas debe realizarse por medios electrónicos seguros. EJEMPLOS EXITOSOS Las superintendencias Solidaria, de Salud y de Vigilancia, entre otros, utilizan el sistema de correspondencia electrónica certificada de 472 para notificar a sus administrados y/o vigilados, los actos administrativos electrónicos emitidos por la entidad. El correo electrónico estándar no genera un acuse de recibo válido jurídicamente

33 ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO Desmaterializa procesos en los cuales la evidencia del tiempo es crucial. Agrega evidencia jurídica de tiempo a sus procesos

34 CERO PAPEL Establecimiento de fecha y hora exacta de emisión del acto administrativo o radicación de información en la entidad. HERRAMIENTA: ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO Mecanismo de seguridad y validez jurídica de la fecha y hora exacta en la generación, envío y recepción de información electrónica. Utiliza la hora legal de la República de Colombia del reloj atómico de la Superintendencia de Industria y Comercio. El sistema no permite que ningún tercero pueda cambiar o solicitar la aplicación de valores distintos de tiempo del día y fecha. Opera como mecanismo de control de la integridad de las transacciones durante todo su ciclo de vida.

35 CERO PAPEL ESTAMPADO CRONOLÓGICO CERTIFICADO CASOS DE APLICACIÓN Sistemas de radicación electrónica de recepción o emisión de documentos públicos electrónicos. Subastas electrónicas para el aseguramiento técnico y jurídico de cada lance. Work flow de tramites y servicios donde sea importante dejar como evidencia el tiempo de respuesta. Respuesta a quejas, reclamos y derechos de petición que se realicen electrónicamente EJEMPLO EXITOSO Las Cámaras de Comercio, emiten sus certificados usando canales electrónicos, facilitando esta diligencia al usuario y minimizando procesos internos. Haciendo uso de estampas cronológicas de tiempo, se da garantía de tiempo en que el documento electronico comenzó a existir así como para proteger la integridad del comtenido del documento en medios electrónicos.

36 ARCHIVO ELECTRÓNICO SEGURO Convierte su archivo físico en electrónico para conservar y consultar sus documentos y registros oportuna y económicamente Desmaterializa procesos y procedimientos físicos con work flows electrónicos.

37 CERO PAPEL Archivo electrónico de documentos y expediente electrónico. CONSERVACIÓN DE ARCHIVO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Plataformas seguras de custodia, conservación y posterior consulta de documentos electrónicos con validez jurídica, incorpora firma digital y estampado cronológico certificado. Verifica la integridad de la información almacenada. Recupera la información a través de diferentes criterios de búsqueda. Maneja tablas de retención e indexación personalizadas. Entidades o áreas funcionales con volúmenes considerables de folios archivados y/o con problemas de pérdida de documentos, dificultades con la disponibilidad de documentos históricos y costos de bodegaje.

38 CERO PAPEL CONSERVACIÓN DE ARCHIVO EN MEDIOS ELECTRÓNICOS CASOS DE APLICACIÓN Entidades o áreas funcionales con volúmenes considerables de folios archivados y/o con problemas de pérdida de documentos, dificultades con la disponibilidad de documentos históricos y costos de bodegaje. Los sistemas de archivos confiables de datos garantizan la autenticidad, la integridad durante todo el período de conservación documental, las fechas de conservación y la disponibilidad de la información en su formato original, para cumplir con los requisitos de ley. EJEMPLOS EXITOSOS El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el Banco de la República, el Ministerio de Protección Social, la Secretaría de Hacienda Distrital, la Superintendencias Financiera, de Salud y Sociedades, y el Invima, entre otros, conservan y archivan documentos y transacciones electrónicas firmadas digitalmente y conservadas en un repositorio especial suministrado por una entidad de Certificación.

39 SEDE ELECTRÓNICA Elimina el riesgo de suplantación de su sitio Web. Asegura contenidos, transacciones y datos de sus usuarios.

40 CERO PAPEL Sede electrónica HERRAMIENTA: CERTIFICADOS DE SITIO SEGURO SSL Percepción y confianza necesaria para la ejecución de sus transacciones por internet y asegurar sus sitios WEB. Imperativo donde se deban registren usuarios, se realicen pagos On line o se difunda información de carácter oficial. Evita el riesgo de ataques de suplantación de identidad o phishing de su sitio Web. Protege la confidencialidad de la información intercambiada entre los clientes y usuarios de su sitio Web (conexiones seguras y cifrado)

41 CERO PAPEL CERTIFICADOS DE SITIO SEGURO SSL CASOS DE APLICACIÓN Entidades que requieren por disposición de la Directiva y normatividad tener una sede electrónica en la cual se encuentre disponible y actualizada toda la información respecto a las competencias, funciones, trámites y horarios entre otros. Entidades que requieren asegurar el contenido de su sitio Web para que no sea modificado por terceros, y la confidencialidad de los datos de sus usuarios al utilizar su sitio para recibir peticiones, quejas y reclamos, solicitud de trámites, notificaciones y recursos, entre otros. EJEMPLOS EXITOSOS El Ministerio de Hacienda y Crédito Público, la Secretaría de Hacienda Distrital, la Armada Nacional, la Policía Nacional, el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Banco de la República, el Banco Agrario de Colombia, el Ministerio de Comercio, las gobernaciones que ofrecen pagos electrónicos de impuestos y emisión de certificaciones; La Procuraduría y Contraloría en la emisión de certificaciones de antecedentes disciplinarios y boletines fiscales, han implementado en su página web, trámites y procedimientos administrativos, protegiendo los mismos con el aseguramiento SSL.

42 SUBASTA ELECTRÓNICA Disminuye los costos administrativos y simplifica la selección y contratación

43 CERO PAPEL Procesos de selección de proveedores para la compra de bienes de características homogéneas y uniformes. HERRAMIENTA: SUBASTA ELECTRÓNICA Permite a entidades la compra o venta de bienes o servicios en línea a través de un proceso de negociación de puja dinámica de precios entre proponentes previamente seleccionados. Sólido valor jurídico y probatorio al trámite de contratación en entornos electrónicos mediante el uso de firma digital y estampado cronológico Funcionalidades de subasta ascendente y descendente. Cumplen con la ley 1150 de 2007 de contratación pública, y sus decretos reglamentarios 2474 y 4444 de No se requiere infraestructura de hardware ni software para operarla, solo se requiere una conexión a internet. Servicio de soporte y capacitación especializada.

44 CERO PAPEL SUBASTA ELECTRÓNICA CASOS DE APLICACIÓN Entidades que efectúen proceso de contratación de bienes con características uniformes y homogéneas que quieran optimizar sus procesos con mecanismos de subasta electrónica. Entidades que requieran optimizar con mecanismos electrónicos sus procesos de Recepción de ofertas electrónicas. CASOS DE EXITO Computadores para educar Ministerio de Defensa, Policía Nacional, Agencia de Logística de las Fuerzas Militares, Gobernación de Cundinamarca, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Ministerio de Hacienda A la fecha se han efectuado más de 945 eventos de subasta, generando ahorros de más de 180 mil millones de pesos en compras públicas.

45 Código General del Proceso Deberes de las partes y apoderados (CAP V) Enviar a las demás partes del proceso después de notificadas, cuando hubieren suministrado una dirección de correo electrónico o un medio equivalente para la transmisión de datos, un ejemplar de los memoriales presentados en el proceso. Se exceptúa la petición de medidas cautelares. Este deber se cumplirá a más tardar el día siguiente a la presentación del memorial. El incumplimiento de este deber no afecta la validez de la actuación, pero la parte afectada podrá solicitar al juez la imposición de una multa hasta por un salario mínimo legal mensual vigente (1 smlmv) por cada infracción.

46 Código General del Proceso Artículo 82. Requisitos de la demanda 5. El lugar, la dirección física y de correo electrónico que tengan o estén obligados a llevar, donde el demandado, su representante o apoderado recibirán notificaciones personales.

47 Código General del Proceso Artículo 103. Uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. En todas las actuaciones judiciales deberá procurarse el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en la gestión y trámite de los procesos judiciales, con el fin de facilitar y agilizar el acceso a la justicia, así como ampliar su cobertura. Las actuaciones judiciales se podrán realizar a través de mensajes de datos. La autoridad judicial deberá contar con mecanismos que permitan generar, archivar y comunicar mensajes de datos. En cuanto sean compatibles con las disposiciones de este código se aplicará lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, las que lo sustituyan o modifiquen, y sus reglamentos.

48 Código General del Proceso Artículo 103. Uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones. Parágrafo primero. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura adoptará las medidas necesarias para procurar que al entrar en vigencia este código todas las autoridades judiciales cuenten con las condiciones técnicas necesarias para generar, archivar y comunicar mensajes de datos. El Plan de Justicia Digital estará integrado por todos los procesos y herramientas de gestión de la actividad jurisdiccional por medio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, que permitan formar y gestionar expedientes digitales y el litigio en línea. El plan dispondrá el uso obligatorio de dichas tecnologías de manera gradual, por despachos judiciales o zonas geográficas del país, de acuerdo con la disponibilidad de condiciones técnicas para ello. Parágrafo segundo. No obstante lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, se presumen auténticos los memoriales y demás comunicaciones cruzadas entres las autoridades judiciales y las partes o sus abogados, cuando sean originadas desde el correo electrónico suministrado en la demanda o en cualquier otro acto del proceso. Parágrafo tercero. Cuando este código se refiera al uso de correo electrónico, dirección electrónica, medios magnéticos o medios electrónicos, se entenderá que también podrán utilizarse otros sistemas de envío, trasmisión, acceso y almacenamiento de mensajes de datos siempre que garanticen la autenticidad e integridad del intercambio o acceso de información. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura establecerá los sistemas que cumplen con los anteriores presupuestos y reglamentará su utilización.

49 Código General del Proceso Artículo 105. Firmas. Los funcionarios y empleados judiciales deberán usar, en todos sus actos escritos, firma acompañada de antefirma. Podrán usar firma electrónica, de conformidad con el reglamento que expida el Consejo Superior de la Judicatura.

50 Código General del Proceso Artículo 109. Presentación y trámite de memoriales e incorporación de escritos y comunicaciones. El secretario hará constar la fecha y hora de presentación de los memoriales y comunicaciones que reciba y los agregará al expediente respectivo; los ingresará inmediatamente al despacho sólo cuando el juez deba pronunciarse sobre ellos fuera de audiencia. Sin embargo, cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el secretario deberá esperar a que éste transcurra en relación con todas las partes. Los memoriales podrán presentarse y las comunicaciones transmitirse por cualquier medio idóneo. Las autoridades judiciales llevarán un estricto control y relación de los mensajes recibidos que incluya la fecha y hora de recepción. También mantendrán el buzón del correo electrónico con disponibilidad suficiente para recibir los mensajes de datos. Los memoriales, incluidos los mensajes de datos, se entenderán presentados oportunamente si son recibidos antes del cierre del despacho del día en que vence el término.

51 Código General del Proceso TÍTULO III EXPEDIENTES Capítulo I Formación y Examen de los Expedientes Artículo 122. Formación y archivo de los expedientes. De cada proceso en curso se formará un expediente, en el que se insertará la demanda, su contestación, y los demás documentos que le correspondan. En él se tomará nota de los datos que identifiquen las grabaciones en que se registren las audiencias y diligencias. En aquellos juzgados en los que se encuentre implementado el Plan de Justicia Digital, el expediente estará conformado íntegramente por mensajes de datos. Los memoriales o demás documentos que sean remitidos como mensaje de datos, por correo electrónico o medios tecnológicos similares, serán incorporados al expediente cuando hayan sido enviados a la cuenta del juzgado desde una dirección electrónica inscrita por el sujeto procesal respectivo.

52 Código General del Proceso Artículo 291. Práctica de la notificación personal. Para la práctica de la notificación personal se procederá así: 1. Las entidades públicas se notificarán personalmente en la forma prevista en el artículo 612 de este código. Las entidades públicas se notificarán de las sentencias que se profieran por fuera de audiencia de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 203 de la Ley 1437 de De las que se profieran en audiencia se notificarán en estrados. 2. Las personas jurídicas de derecho privado y los comerciantes inscritos en el registro mercantil deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica. Esta disposición también se aplicará a las personas naturales que hayan suministrado al juez su dirección de correo electrónico. Si se registran varias direcciones, la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

53 Código General del Proceso Cuando se conozca la dirección electrónica de quien deba ser notificado, el aviso y la providencia que se notifica podrán remitirse por el secretario o el interesado por medio de correo electrónico. Se presumirá que el destinatario ha recibido el aviso cuando el iniciador recepcione acuse de recibo. En este caso, se dejará constancia de ello en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos.

54 Código General del Proceso Capítulo IV Proceso monitorio Artículo 419. Procedencia. Quien pretenda el pago de una obligación en dinero, de naturaleza contractual, determinada y exigible que sea de mínima cuantía, podrá promover proceso monitorio con sujeción a las disposiciones de este Capítulo. Artículo 420. Contenido de la demanda. El proceso monitorio se promoverá por medio de demanda que contendrá: 6. El lugar y las direcciones físicas y electrónicas donde el demandado recibirá notificaciones.

55 Código General del Proceso Capítulo III Remate de Bienes y Pago al Acreedor Artículo 452. Audiencia de remate. Parágrafo. Podrán realizarse pujas electrónicas bajo la responsabilidad del juez o del encargado de realizar la subasta. El sistema utilizado para realizar la puja deberá garantizar los principios de transparencia, integridad y autenticidad. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, reglamentará la implementación de la subasta electrónica.

56 Código General del Proceso Artículo 618. Plan de Acción para la Implementación del Código General del Proceso. La Sala Administrativa del Consejo Superior de la Judicatura, con la colaboración armónica del Ministerio de Justicia y del Derecho, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de la presente Ley, elaborará el correspondiente Plan de Acción para la Implementación del Código General del Proceso que incluirá, como mínimo, los siguientes componentes respecto de los despachos judiciales con competencias en lo civil, comercial, de familia y agrario:

57 Código General del Proceso Programa de formación y capacitación para la transformación cultural y el desarrollo en los funcionarios y empleados judiciales de las competencias requeridas para la implementación del nuevo código, con énfasis en la oralidad, las nuevas tendencias en la dirección del proceso por audiencias y el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. 6. Los demás artículos de la presente ley entrarán en vigencia a partir del primero (1º) de enero de dos mil catorce (2014), en forma gradual, en la medida en que se hayan ejecutado los programas de formación de funcionarios y empleados y se disponga de la infraestructura física y tecnológica, del número de despachos judiciales requeridos al día, y de los demás elementos necesarios para el funcionamiento del proceso oral y por audiencias, según lo determine el Consejo Superior de la Judicatura, y en un plazo máximo de tres (3) años, al final del cual esta ley entrará en vigencia en todos los distritos judiciales del país.

58 Código General del Proceso Artículo 539. Requisitos de la solicitud de trámite de negociación de deudas. La solicitud de trámite de negociación de deudas podrá ser presentada directamente por el deudor o a través de apoderado judicial y a ella se anexarán los siguientes documentos: Una relación completa y actualizada de todos los acreedores, en el orden de prelación de créditos que señalan los artículos 2488 y siguientes del Código Civil, indicando nombre, domicilio y dirección de cada uno de ellos, dirección de correo electrónico, cuantía, diferenciando capital e intereses, y naturaleza de los créditos, tasas de interés, documentos en que consten, fecha de otorgamiento del crédito y vencimiento, nombre, domicilio y dirección de la oficina o lugar de habitación de los codeudores, fiadores o avalistas. En caso de no conocer alguna información, el deudor deberá expresarlo.

59 Código General del Proceso TÍTULO II DISPOSICIONES RELATIVAS A LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO Artículo 612. Modifíquese el Artículo 199 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedará así: Artículo 199. Notificación personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades públicas, al Ministerio Público, a personas privadas que ejerzan funciones públicas y a particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil. El auto admisorio de la demanda y el mandamiento de pago contra las entidades públicas y las personas privadas que ejerzan funciones propias del Estado se deben notificar personalmente a sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las personas naturales, según el caso, y al Ministerio Público, mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código. De esta misma forma se deberá notificar el auto admisorio de la demanda a los particulares inscritos en el registro mercantil en la dirección electrónica por ellos dispuesta para recibir notificaciones judiciales.

60 Plan de justicia Digital Falta de capacitación de funcionarios y ciudadanos Divulgación y sensibilización. Infraestructura tecnológica idónea. Planeación presupuestal. Gobierno gire recursos necesarios Resistencia al cambio. Desconfianza hacia los medios electrónicos Política estatal