Protocolo General de Archivo

Transcripción

1 Protocolo General de Archivo Guía para la elaboración de Etiquetas de Identificación Dirigido a las áreas de: Servicios Escolares, y Coordinaciones Académicas Control Interno Gestores Académicos Regionales V.1 Hilda Serrano Hernández Septiembre 2010 Página 1 de 16

2 Introducción: Con esta guía los Coordinadores de Servicios Escolares y Coordinadores Académicos, podrán elaborar las diferentes etiquetas de identificación, que cumplan con los requerimientos marcados en la implementación del Protocolo General de Archivo que la Gerencia de Control Interno presenta en este mes de Septiembre de Las Etiquetas están dirigidas a: a) Expedientes de Alumnos (Bachillerato, Licenciatura, Posgrado y Maestría) b) Expedientes de Docentes c) Expedientes para el resguardo consecutivo de Actas de Examen Final d) Sobre de resguardo de Acta de Examen Final y sus anexos. El software y fuentes de información a utilizar serán: Word 2007 Excel 2007 Reportes Banner Sábana de Programación Académica Al final encontrarán las instrucciones de impresión de las Etiquetas de Identificación. Desglose: a) Expedientes de Alumnos (Bachillerato, Licenciatura, Posgrado y Maestría) a).1 Abrir Archivo Excel 2007: Base de Datos_Alumnos_201040_ATL (cambiar Período y Sede). a).1.1. De Reportes banner obtener el que se refiere a <Avance de Selección de Cursos>, copiar la información que corresponde a los alumnos inscritos en el archivo de Excel. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 2 de 16

3 a).1.2 Complementar los datos de las dos columnas adicionales que son: el Período escolar banner de ingreso y la descripción del programa de que se trata ejem: LIC-ADEM-07= Lic.Administración de Empresas. a).1.3 En el cuadro de Resumen Rótulos de fila dar clic y en el menú <opciones> dar clic en <actualizar> esto les devolverá el total de datos que correspondan a su Sede. a).2 Abrir Archivo Word 2007: Etiquetas_Alumnos (cambiar Período y Sede), les aparecerá una notificación, dar clic en <si>. a).2.1. Una vez abierto el archivo, seleccionar el menú <correspondencia>, <Iniciar combinación de correspondencia> <paso a paso por el asistente> a).2.2 Del lado derecho, aparecerá el menú para generar una correspondencia modelo, dar clic en la parte de abajo en <siguiente> 3 veces. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 3 de 16

4 a).2.3 Aparecerá el ícono de Seleccionar archivo de origen de datos, y seleccionar el archivo Base de Datos_Alumnos_201040_ATL (cambiar Período y Sede), que es el origen de los datos que esta etiqueta contendrá. a).2.4 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <BaseDatosAlumnos$>. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 4 de 16

5 a).2.5 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <Aceptar>. a).2.6 Seleccionado el archivo, aparece el archivo como base de datos, y para que se vean los datos seleccionados, dar clic en <Vista previa de resultados> y guardar. a).3 Así podrán ver el resultado final la etiqueta prediseñada, tiene seleccionados los datos y el orden en que deben aparecer los mismos. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 5 de 16

6 b) Expedientes de Docentes b).1 Abrir Archivo Excel 2007: Base de Datos_Docentes_201040_ATL (cambiar Período y Sede). b).1.1 De Reportes banner obtener en <Programación Académica>, el que se refiere a <Reporte de Docente por Sede y Grupo>, copiar la información que corresponde a los docentes del período actual. b).1.2 Complementar los datos de las dos columnas adicionales que son: Ingreso y Forma Pago, en estos indicaremos el período escolar banner en que el docente inició actividades en la Sede y cuál es la forma de pago: Asimilables, Honorarios o Nómina. b).2 Abrir Archivo Word 2007: Etiquetas_Docentes, les aparecerá una notificación, dar clic en <no>. b).2.1. Una vez abierto el archivo, seleccionar el menú <correspondencia>, <Iniciar combinación de correspondencia> <paso a paso por el asistente> Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 6 de 16

7 b).2.2 Del lado derecho, aparecerá el menú para generar una correspondencia modelo, dar clic en la parte de abajo en <siguiente> 3 veces. b).2.3 Aparecerá el ícono de Seleccionar archivo de origen de datos, y seleccionar el archivo Base de Datos_Docentes_201040_ATL (cambiar Período y Sede), que es el origen de los datos que esta etiqueta contendrá. b).2.4 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <BaseDatosDocentes$>. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 7 de 16

8 b).2.5 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <Aceptar>. b).2.6 Seleccionado el archivo, aparece el archivo como base de datos, y para que se vean los datos seleccionados, dar clic en <Vista previa de resultados> y guardar. b).3 Así podrán ver el resultado final la etiqueta prediseñada, tiene seleccionados los datos y el orden en que deben aparecer los mismos. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 8 de 16

9 c) Expedientes para el resguardo consecutivo de Actas de Examen Final c).1 Abrir Archivo Excel 2007: Base de Datos_Folder_Actas Examen Final_ _ATL (cambiar Período y Sede). c).1.1 Del mismo archivo generado para las Etiquetas de Docentes ( Base de Datos_Docentes_201040_ATL (cambiar Período y Sede)), seleccionar los programas ofrecidos durante el período escolar actual. Copiar la información que corresponde. c).1.2 Complementar los datos de la columna adicional que es el Período Escolar SEP actual. c).2 Abrir Archivo Word 2007: Base de Datos_Folder_Actas Examen Final_201040_ATL (cambiar Período y Sede), les aparecerá una notificación, dar clic en <si>. c).2.1. Una vez abierto el archivo, seleccionar el menú <correspondencia>, <Iniciar combinación de correspondencia> <paso a paso por el asistente> Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 9 de 16

10 c).2.2 Del lado derecho, aparecerá el menú para generar una correspondencia modelo, dar clic en la parte de abajo en <siguiente> 3 veces. c).2.3 Aparecerá el ícono de Seleccionar archivo de origen de datos, y seleccionar el archivo Base de Datos_Folder_Actas Examen Final_ _ATL (cambiar Período y Sede), que es el origen de los datos que esta etiqueta contendrá. c).2.4 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <DatosActasEx$>. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 10 de 16

11 c).2.5 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <Aceptar>. c).2.6 Seleccionado el archivo, aparece el archivo como base de datos, y para que se vean los datos seleccionados, dar clic en <Vista previa de resultados> y guardar. c).3 Así podrán ver el resultado final la etiqueta prediseñada, tiene seleccionados los datos y el orden en que deben aparecer los mismos. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 11 de 16

12 d) Sobre de resguardo de Acta de Examen Final y sus anexos d).1 Abrir Archivo Excel 2007: Base de Datos_SábanaProgramaciónAcadémica_ _TUL (cambiar Período y Sede). d).1.1 Del archivo generado para la Programación Académica, llamado Sábana, copiar todos los registros omitiendo los encabezados. d).1.2 Complementar los datos del número de CRN asignado. d).2 Abrir Archivo Word 2007: Etiquetas_Sobres_Actas Examen Final _ATL, (cambiar Período y Sede), les aparecerá una notificación, dar clic en <si>. c).2.1. Una vez abierto el archivo, seleccionar el menú <correspondencia>, <Iniciar combinación de correspondencia> <paso a paso por el asistente> Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 12 de 16

13 c).2.2 Del lado derecho, aparecerá el menú para generar una correspondencia modelo, dar clic en la parte de abajo en <siguiente> 3 veces. c).2.3 Aparecerá el ícono de Seleccionar archivo de origen de datos, y seleccionar el archivo Base de Datos_SábanaProgramaciónAcadémica_ _TUL (cambiar Período y Sede), que es el origen de los datos que esta etiqueta contendrá c).2.4 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <PROGRAMACION$>. c).2.5 Seleccionado el archivo, aparece otra ventana, dar clic en <Aceptar>. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 13 de 16

14 c).2.6 Seleccionado el archivo, aparece el archivo como base de datos, y para que se vean los datos seleccionados, dar clic en <Vista previa de resultados> y guardar. c).3 Así podrán ver el resultado final la etiqueta prediseñada, tiene seleccionados los datos y el orden en que deben aparecer los mismos. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 14 de 16

15 Forma de impresión de Etiquetas Se imprimirán en las etiquetas que el Protocolo de Archivo les indica y puede hacerse de dos formas: Todos los registros: En el menú, identificar <Correspondencia>, <Finalizar y combinar>, <Imprimir documentos>, en el recuadro que aparece, indicar el registro inicial y el final que se desee imprimir, ejem. Del registro 1 al 25 Recomendable, sólo cada 20 registros que es lo que les aparece en pantalla; imprimen la primera y para buscar los siguientes 20, En el menú, identificar <Correspondencia>, del lado superior derecho aparecen unas flechas y un número, ahí solo indicar que lo siguiente que debe aparecer en pantalla es a partir del registro 21. En caso de que para sus últimos registros sean menos de los 20, pueden borrar los sobrantes, cuando cierren el documento no guarden esos cambios. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 15 de 16

16 Recomendaciones Para dar cumplimiento a lo establecido en el Protocolo de Archivo, antecedente de esta guía y lograr que se perciba e identifique al Sistema UNID bajo las primicias señaladas, será necesario un esfuerzo cotidiano y permanente especialmente de las áreas Académica y Escolar, en la observación de los lineamientos y formatos aquí señalados y entregados, reservándose el realizar cualquier cambio. Cualquier propuesta será recibida por el Gestor Académico Regional que corresponda a la Sede, quienes reunirán todas las propuestas y en conjunto las analizarán. Hilda Serrano Hernández. Septiembre 2010 Página 16 de 16