DOSSIER DE INDUSTRIA. gestión de viajes gestión de reuniones. Secretaría Técnica:

Transcripción

1 DOSSIER DE INDUSTRIA Información General 2 Exposición Comercial 3 Solicitud como Expositor y Colaborador 4 Normas Generales del Palacio de Congresos 5 Opciones de Colaboración 8 Formulario Solicitud de Colaboración 12 Formulario Solicitud Espacio para Stand 13 Ficha de Colaborador para el Catálogo 14 Secretaría Técnica: gestión de viajes gestión de reuniones fax congresos@gestiondeviajes.com sedmalaga@gestiondeviajes.com CIF: A AN Susi Domínguez

2 INFORMACIÓN GENERAL Fechas del Congreso: Del 14 al 16 de abril de 2011 Alojamiento: Como parte del proceso de inscripción al Congreso, la Secretaría Técnica ofrecerá un servicio de reserva de alojamiento para los patrocinadores, expositores y delegados de así lo soliciten. Ver -> Alojamiento Secretaría Técnica: Gestión de Viajes Gestión de Reuniones Tel.: Fax: sedmalaga@gestiondeviajes.com Sede del Congreso: PALACIO DE FERIAS Y CONGRESOS DE MALAGA Avda. Ortega y Gasset, Málaga Tel.: Cómo llegar: Desde el centro de la ciudad en coche: Continúe por la Alameda Principal hacia la Avenida de Andalucía. Sigua por la Avenida de Andalucía hasta encontrar la desviación que confluye con la Autovía del Mediterráneo y que tiene habilitado un desvío directo al Recinto Ferial que se encuentra en la Avda. Ortega y Gasset nº 201 Desde el Aeropuerto Internacional Pablo Ruiz Picasso: Continúe hasta incorporarse a la MA-21 y luego a la A-7 por el ramal en dirección Motril/N- 331/Antequera/Palacio de Ferias y Congresos de Málaga. Tome la salida hacia la Avda. Ortega y Gasset/MA-401 y en la bifurcación realice un cambio de sentido. Siga las indicaciones hacia el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga. En autobús urbano: El autobús de la Empresa Malagueña de Transporte (EMT) nº 4 conecta FYCMA con el centro de la ciudad, mientras que el autobús nº 22 une la Avda. de Moliere o el Campus de Teatinos de la Universidad de Málaga (UMA) con el recinto. Parking: Los coches particulares pueden aparcar en el parking privado del Palacio de Ferias y Congresos de Málaga. gestión de viajes gestión de reuniones 2

3 EXPOSICIÓN COMERCIAL Horarios: Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado, Domingo, 13 de abril 08:30 a 21:30 horas - Montaje 14 de abril 08:30 a 17:00 horas - Montaje 15 de abril 08:00 a 20:00 horas 16 de abril 08:30 a 18:00 horas 17 de abril 08:30 a 21:30 horas - Desmontaje Contratación de espacios: 1.- La organización ofrece espacio diáfano de 9 m2 (3x3m) para situar su propio stand. Se incluyen planos de las zonas destinadas a Exposición. Altura máxima 5 metros. (Para otras, consultar). El espacio incluye: Marcaje del suelo Cuadro eléctrico de 5,5 Kw Módulos espacio diáfano de 3x3 m Además ponemos a su disposición nuestro servicio de construcción de Estructura Modular, para aquellos expositores que precisen construir su stand. La construcción de módulos prefabricados incluye: Moqueta directa al suelo. Paredes de melamina acero lijado sujetos con perfiles de aluminio. Cruceta de techo metro a metro para sujeción y ubicación de focos. Iluminación mediante carriles electrificados situados en banda transversal de aluminio central con focos halógenos de 300w. en la relación de 75w/m2 Cuadro eléctrico con mecanismo diferencial de 25A/30MA, interruptor magnetotérmico de 15A para protección de toma de corriente shuko de 16A e instalado en el cuadro y magnetotérmico de 10A para alimentación de alumbrado. La potencia del cuadro es proporcional a la superficie del stand. Frontis de 0,30 m de altura formado por paneles de melamina imitación de acero lijado y sujetos entre ellos por la estructura. Dichos paneles llevan calados redondos de 0,06 m aproximadamente. Banderola saliente con estructura tipo fecha de 0,45 x 0,30 en las caras que dan a pasillo donde figura rotulado en letra estándar y vinilo adhesivo el nombre comercial y número de stand. Construcción de la estructura modular, por modulo de 9m² Necesidades de mobiliario bajo petición gestión de viajes gestión de reuniones 3

4 SOLICITUD COMO EXPOSITOR Y COLABORADOR Solicitud Rogamos completen el formulario adjunto y lo envíen a la Secretaría del Congreso, a partir del día 22 de junio, junto al comprobante de pago del 50% del importe del espacio solicitado. Las solicitudes que no vengan acompañadas del comprobante de pago, se contemplarán provisionalmente por un plazo máximo de una semana. Una vez transcurrido este período, si no se ha recibido el depósito serán canceladas. La distribución y confirmación preliminar de los espacios se realizará entre el 12 y el 19 de Julio de 2010, tras estudiar las solicitudes y depósitos recibidos, priorizando los siguientes criterios: Solicitudes que incluyan mayor número de módulos Colaboraciones adicionales al 22 congreso de la SED Colaboración institucional con la SED Las solicitudes recibidas con posterioridad al 11 de Julio serán asignadas por orden de llegada. Por favor, asegúrense de leer todos los términos y condiciones de la exposición, adjuntas. Firmar el formulario de solicitud como Expositor o Colaborador implica aceptar estas condiciones. Confirmación y depósito La confirmación como expositor/colaborador le será enviada por correo a la recepción del depósito, junto con la factura correspondiente. El 50% restante deberá ser pagado antes del 10 de marzo de 2011 Forma de Pago TRANSFERENCIA BANCARIA a la cuenta de Unicaja a nombre de Gestión de Viajes. Por favor indique el nombre de la Empresa y SED Debe hacerse llegar copia de esta transferencia a la Secretaría Técnica. CHEQUE BANCARIO a nombre de Gestión de Viajes. Enviar a: Pasaje Liebre, Málaga. No se garantizará ninguna reserva en el caso de no recibir el pago en la fecha señalada. Todas las facturas deben ser pagaderas con anterioridad al inicio del congreso. No podrá montarse ningún stand si no se ha recibido el pago de la totalidad. IVA Todas las compañías están obligadas a pagar el IVA de la tarifa vigente. (8% y 18%) gestión de viajes gestión de reuniones 4

5 NORMAS GENERALES DE ENVÍO, ALMACENAMIENTO Y RECOGIDA DE MERCANCÍAS PARA EVENTOS Fechas y horarios: El Palacio de Ferias y Congresos de Málaga estará a disposición de recibir y mantener, en el almacén general, la mercancía de cada una de las empresas organizadoras y/o expositores del evento desde tres días hábiles antes a la celebración del evento. Toda la mercancía recibida antes de esa fecha no será recepcionada. El horario de recepción de mercancías es de lunes a viernes de 09:30 a 14:00 y de 15:00 a 17:30 horas. Etiquetado de la mercancía: Toda la mercancía deberá estar correctamente etiquetada con los siguientes datos: Nombre del Evento Fecha de Celebración Nº total de bultos Remitente, persona de contacto y teléfono Número y nombre del stand (si procede) A la atención del comercial encargado del evento La dirección a la que se debe enviar es la siguiente: Palacio de Ferias y congresos de Málaga (Muelle de Carga y Descarga) Avda. José Ortega y Gasset, Málaga Tel.: Descarga de mercancía: El Palacio de Ferias y Congresos de Málaga no se hará responsable de la descarga de la mercancía. El organizador y/o expositor deberá informar de esto a su empresa de transporte. Mozos de almacén: Se recomienda la contratación de este servicio básico de gestión de almacén antes, durante y después del evento según las normas particulares de recepción de mercancías. En el caso de no contratar este servicio, el organizador y/o expositor es responsable del traslado de sus mercancías desde el almacén a su stand. Carros y traspaletas: El Palacio dispone de recursos mecánicos limitados en alquiler para el transporte de material. No podrán ser usados por personal no formado ni autorizado expresamente. Si algún organizador y/o expositor desea un servicio personalizado, le rogamos consulte con la persona del Palacio responsable del evento. Yvonne Flores Área de Eventos / Events Area Telf: /54.77 Fax: yflores@fycma.com web: Recogida de mercancías: Una vez terminado el evento, el material se deberá retirar o almacenar en el almacén general y recogerlo dentro de los siguientes 2 días hábiles. Pasado este plazo, el Palacio de Ferias y Congresos de Málaga entenderá que el organizador y/o expositor no está interesado en dicha mercancía, por lo que se procederá a su eliminación. La mercancía tendrá que estar debidamente etiquetada con los siguientes datos: Empresa de transporte que recogerá el material Número y nombre del stand (si procede) Dirección de destino gestión de viajes gestión de reuniones 5

6 Nº total de bultos Persona de contacto y teléfono El Palacio no dispone de material de embalaje, siendo el organizador y/o expositor quien se encargue de embalar debidamente su material y depositarlo en el almacén. No se entregará ninguna mercancía si la empresa de transporte no presenta un albarán debidamente cumplimentado con los datos anteriores. El Palacio de Ferias y Congresos de Málaga declina toda responsabilidad sobre la mercancía depositada en sus instalaciones. NORMAS DE MONTAJE Acceso y Desarrollo del Montaje Para autorizar el acceso de las Empresas de Montaje será imprescindible la acreditación de éstas, así como de los montadores en la entrada de montaje y materiales, previa presentación del DNI y de los documentos que la dirección del palacio estimen necesarios. El acceso y desalojo se efectuará por la entrada de Montaje y Materiales. Las Empresas montadoras deberán retirar al finalizar el evento todos los elementos empleados en sus stands. El montaje de stands debe estar finalizado el jueves 14 de abril a las 17:00 horas. La entrada de expositores de stands modulares será el día 14 de abril de 08:30 a 17:00 horas. Información La carga máxima admisible en suelos del pabellón es de 2000 Kg./m2 La altura autorizada de montaje es de 5 m. Requiere autorización expresa y previa de la dirección técnica la realización excepcional de las siguientes tareas: - Pintar a pistola sobre cualquier superficie del edificio. - Introducir productos inflamables, tóxicos o peligrosos. - Taladrar, clavar, erosionar o pegar con adhesivo sobre elementos del edificio. - Inflar elementos con gases más ligeros que el aire. - Producir humos, llamas, chispas, fuegos a altas temperaturas. - Colgar elementos de la estructura del edificio. - Derramar líquidos sobre el suelo del pabellón (Avisar inmediatamente a seguridad en caso de derramamiento accidental). - Conectar equipos eléctricos en tomas no autorizadas. Cualquier desviación sobre lo expuesto en este documento deberá ser previamente conocido y autorizado por la dirección técnica del Palacio. Seguridad Las Empresas montadoras deberán cumplir todas las exigencias de la normativa referente a la PRL; la dirección del Palacio podrá paralizar cualquier montaje donde observe un incumplimiento al respecto. Los montadores accederán sólo al área objeto del montaje, no debiendo transitar por las demás áreas del recinto. Los servicios y aseos de montadores estarán señalizados al fondo del Pabellón. Mantener pasillos y zonas de acceso y operación de los elementos de seguridad tales como salidas de emergencia, mangueras, pulsadores y extintores libres de todo obstáculo. En caso de emergencia seguirán las instrucciones detalladas en la guía para Casos de Emergencia. Todo el recinto se encuentra vigilado y registrado 24h por circuito cerrado de televisión. El Palacio procederá a suministrar alimentación eléctrica a los stands a lo largo del último día de montaje, una vez cumplidos los trámites y documentación exigida en el REBT y reflejadas en la Normas Generales de Montaje. gestión de viajes gestión de reuniones 6

7 Cancelación Todas las cancelaciones deben ser remitidas por escrito a la Secretaría Técnica. La política de cancelación es la siguiente: - Entre el 21 de julio de 2010 y 10 de marzo de 2011: 50% del importe total de penalización. A partir de esta fecha el 100% del importe total de penalización. Cambio de ubicación: Las medidas y ubicación de los espacios diáfanos y/o stand modulares podrán ser modificadas o alteradas por razones de seguridad u organizativas. Por tanto, la organización se reserva este derecho, previa información a los afectados. Seguridad: Las compañías participantes en el Congreso deben contratar el seguro que estimen apropiado, siendo los únicos responsables de la seguridad de sus productos. La organización no se hace responsable del material depositado en los stands. Compromisos: Desde el momento de envío del FORMULARIO DE SOLICITUD como expositor o colaborador, el expositor se compromete a: 1. Enviar a la Secretaría Técnica, la ficha de colaborador incluida en este dossier para la información del CATÁLOGO. 2. Enviar a la Secretaría Técnica, su logo en ALTA RESOLUCIÓN, de forma que pueda ser incorporado en los soportes pertinentes. 3. Antes del 10 de febrero de 2011, enviar a la Secretaría Técnica el DISEÑO DE SU STAND, con medias y alzados para solicitar la debida autorización del PCC. No se podrá montar ningún stand cuyo diseño no haya sido previamente autorizado. 4. Logo del Congreso: sólo se permitirá su uso en cualquier evento o publicación editada por el Comité Organizador o bajo permiso expreso del mismo. 5. Derechos de Autor: cualquier material, escrito o audiovisual, editado por el Congreso o que tenga que ver con el Programa del mismo no podrá ser reproducido en parte, ni en su totalidad si autorización. Servicios incluidos: El consumo de alumbrado correrá a cargo de la Organización siempre y cuando ésta considere que el gasto no ha sido exagerado. La Documentación Oficial de los expositores incluye, por módulo de 9m2: 1 Programa Científico 1 Libro de Resúmenes 2 Identificativos de Expositor (Máximo de 15 por empresa). gestión de viajes gestión de reuniones 7

8 OPCIONES DE COLABORACIÓN PATROCINIOS DISPONIBLES al 17 de Enero de 2011 IMPORTE PROGRAMA DE BOLSILLO INSERCIÓN DE ANUNCIO EN EL PROGRAMA BLOC DE NOTAS CON O SIN PUBLICIDAD AUTOBUSES LANZADERAS UNA PAUSA DE CAFÉ ARCOS DE CONTROL ASISTENCIA ZONA WIFI CENA DE PONENTES CONSULTAR MESA REDONDA SIMPOSIO SATELITE LIBRO: BIOÉTICA PARA ANDAR POR CASA (Regalo para ponentes o general) PATROCINIO DEL MINIVADEMECUM DE ENDOCRINOLOGÍA RECIEN EDITADO CONSULTAR CD/USB DE LAS COMUNICACIONES SIMPOSIO SATÉLITE Coste total: Dichos simposios se realizarán: el jueves 14 de Abril de 16:30 a 18:30 horas y el viernes 15 de Abril a partir de las 19:30 horas. Las empresas que efectúen su simposio el jueves 14 de Abril podrán hacer entrega de la cartera del congreso a los asistentes a su simposio. Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. MESAS REDONDAS Coste total: Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. gestión de viajes gestión de reuniones 8

9 PROGRAMA DE BOLSILLO Coste total: El programa de bolsillo será difundido a todos los delegados, ponentes e invitados. Cantidad aprox copias Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. INSERCIÓN DE ANUNCIOS DE LA EMPRESA (sin producto) en el Programa de Congreso Coste total: El Programa Final será difundido a todos los delegados, ponentes e invitados. Cantidad aprox copias Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. LANYARDS ADJUDICADO Coste total: Cantidad aprox unidades Logo de la compañía en el dorso del distintivo. Agradecimiento en el programa final apartado Sponsors. Si la compañía quiere, en la cinta de los distintivos, puede aparecer su logo o página web, rogamos contacten a la Secretaría Técnica. INSERCIÓN EN LA CARTERA DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON EL CONGRESO Coste por inserción: Los derechos esponsorizados incluyen: Inserción de un folleto de su empresa en todas las carteras de los delegados. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. gestión de viajes gestión de reuniones 9

10 CARTERA CONGRESISTAS ADJUDICADO Coste: dependiendo el modelo rogamos se pongan en contacto con la Secretaría Técnica. Cantidad aprox unidades. Inserción de un folleto de su empresa en todas las carteras de los delegados. Logo de la empresa en el interior de la cartera de congresistas. BLOC Y BOLÍGRAFOS CON O SIN PUBLICIDAD AUTOBUSES-LANZADERA HOTEL PALACIO HOTEL Coste por los dos días: IVA 8% NO INCLUIDO Inserción de un folleto de su empresa en todas las carteras de los delegados. Carteles de información de Horarios y Carteles de autobuses con el logo de la Empresa. Logotipo de la empresa (sin producto) en todos los autobuses. PAUSAS CAFÉ Coste por cada pausa: Base 800 personas IVA 8% NO INCLUIDO Agradecimiento y logo en el programa final. Logo de la compañía en los buffets del café. FUENTES DE AGUA CON PUBLICIDAD ADJUDICADA Coste total: Agradecimiento y logo en el programa final. Logo de la compañía en las fuentes. ARCOS CONTROL DE ASISTENCIA POR RFID Coste total: Logo de la empresa en los propios arcos. Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. gestión de viajes gestión de reuniones 10

11 ZONA WI-FI Coste Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. Logo de la empresa en la propia zona wifi. ZONA DE PÓSTERES ADJUDICADO Coste: Consultar con la Secretaría Técnica. Varias opciones: a.- Pósteres session on line. b.- Pósteres pantalla electrónica. c.- Mixto: pósteres session on line + pantalla electrónica. Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la WEB del congreso. CENA DE PONENTES Coste: Consultar con la Secretaría Técnica CD/USB - COMUNICACIONES Coste: Agradecimiento en el Programa Final con logo en el INTERIOR. Inserción del logo de la empresa en la carátula del CD. Inserción del logo de la empresa en el propio CD/USB SERVICIOS INTERACTIVOS Consultar con la Secretaría Técnica Streaming de las sesiones ponencias del congreso. Valoración sobre petición. Con posterior edición de DVD. Lectores de datos para el stand. Valoración sobre petición. Leen el código de barras con los datos de las acreditaciones del asistente. Plataforma de SMS. Valoración sobre petición. Para contacto directo con el asistente al congreso. gestión de viajes gestión de reuniones 11

12 SOLICITUD DE COLABORACIÓN Y ESPONSORIZACION Materiales y Servicios a esponsorizar Nombre de la Empresa: CIF:. Dirección:. Código Postal:. Población:... Provincia:... País:.. Tel.: Fax: . Persona de contacto:.. Cargo:.. En nombre de la Empresa, consiento y asumo la responsabilidad de cumplir con las normas de la esponsorización y mis obligaciones para esponsorizar desde el momento que firmo este contrato. Asimismo adjunto un cheque extendido a nombre de Gestión de Viajes SAU por el importe acordado o copia de la transferencia realizada a Gestión de Viajes SAU. Firma y sello de la empresa, de 2010 Este formulario debe ser completado y devuelto lo antes posible a: Gestión de Viajes SED Susi Domínguez Tel.: Fax: Móv.: sedmalaga@gestiondeviajes.com congresos@gestiondeviajes.com La factura será emitida a la recepción de esta solicitud tras recibir el depósito correspondiente. gestión de viajes gestión de reuniones 12

13 SOLICITUD DE ESPACIO PARA STAND 1ª Opción: Espacio Nº 2ª Opción: Espacio Nº Necesitamos estructura: Sí No Nombre de la Empresa: CIF:. Dirección:. Código Postal:. Población:... Provincia:... País:.. Tel.: Fax: . Persona de contacto:.. Cargo:.. Nombre que debe aparecer en el frontis del stand (en caso de solicitar estructura):. En nombre de la Empresa, consiento y asumo la responsabilidad de cumplir con las normas de la exposición y mis obligaciones para exponer desde el momento que firmo este contrato. Asimismo adjunto un cheque extendido a nombre de Gestión de Viajes SAU por el importe acordado o copia de la transferencia realizada a Gestión de Viajes SAU. Firma y sello de la empresa, de 2010 Este formulario debe ser completado y devuelto lo antes posible a: Gestión de Viajes SED Susi Domínguez Tel.: Fax: Móv.: sedmalaga@gestiondeviajes.com - congresos@gestiondeviajes.com La factura será emitida a la recepción de esta solicitud tras recibir depósito y el contrato firmado para el espacio del stand. La ficha de dicha solicitud confirma la aceptación de las Normas del Expositor y las Regulaciones y Condiciones. gestión de viajes gestión de reuniones 13

14 FICHA DE COLABORADOR PARA EL CATÁLOGO Nombre de la Empresa: Dirección:. Código Postal:. Población:... Provincia:... País:.. Tel.: Fax: . Web:. Persona de contacto:.. Cargo:.. Presentación de su empresa producto: (máximo 5 líneas):..... JUNTO A ESTA FICHA DEBERÁ ADJUNTAR SU LOGO EN ALTA RESOLUCIÓN. Este formulario debe ser completado y devuelto lo antes posible y no más tarde del 10 de febrero de 2011 a: Gestión de Viajes SED Susi Domínguez Tel.: Fax: Móv.: sedmalaga@gestiondeviajes.com congresos@gestiondeviajes.com gestión de viajes gestión de reuniones 14