PARA LOS RESPONSABLES DE... ALMACENES, BODEGAS Y CENTROS DE DISTRIBUCIÓN 10 Conferencias pregrabadas inéditas para capacitar a todo el personal

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7 Principios Básicos sobre el manejo de almacenes, bodegas y Centros de Distribución El sistema de almacenaje involucra: instalaciones, equipo, personal, y técnicas necesarias para recibir, almacenar, y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y técnicas de almacenamiento varían mucho dependiendo de la naturaleza del material que se manejará. Para diseñar un sistema de almacenaje y resolver los problemas correspondientes es necesario tomar en consideración las características del material: su tamaño, peso, durabilidad, vida en anaqueles, tamaño de lotes y aspectos económicos. Por lo tanto, la inversión en equipos de almacenamiento y manejo de materiales, así como en superficie de bodega, deberá tener como base la reducción máxima de los costos unitarios de almacenamiento y manejo. 1. Generalidades del Almacén y Bodegas a) Funciones y Objetivos. b) Evolución de Bodegas y Almacenes a Centros de Distribución. c) Guías básicas para el almacenamiento de productos en centros de distribución. d) Factores claves en infraestructura, procesos, organización. 2. Diseño y Construcción de Centros de Distribución a) Principios de Diseño y construcción de Centros de Distribución. b) Distribución y Principios de asignación de Espacios. c) Zonas del centro de distribución. d) Diseño y Localización de Centros de Distribución. e) Centralización vs. Descentralización de los inventarios. f) Plataformas Logísticas y Proceso operativo Crossdocking y Beneficios. Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

8 MANEJO DE INVENTARIOS Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con la determinación de las estrategias de registro, los puntos de rotación, las formas de clasificación y los modelos de reinventarlo, determinados por los métodos de control. Los objetivos fundamentales de la gestión de inventarios son: - Reducir al mínimo "posible" el costo de mantener los niveles adecuados de existencias y - Asegurar la disponibilidad de existencias (producto terminado, producto en curso, materia prima, insumo, etc.) en el momento justo. 1. Qué es el manejo de los inventarios? 2. Por qué es importante? 3. Cuánto inventario mantener y cuál es el costo de tenerlo? 4. Cuánto cuesta no tener suficiente inventario. 5. La función del responsable de inventario. 6. Implicaciones económicas del stock mínimo o de seguridad de inventario. 7. Modelos de administración y control de inventarios: a) Gestión del tiempo de entrega. b) Método del tamaño económico de orden (EOQ) con y sin nivel de servicio. c) Método de reposición periódica (FOI) con y sin nivel de servicio. d) Descuento por volumen. e) f) Clasificación ABC para eficientar el manejo de los materiales. Cantidad económica a producir (EPQ) con y sin nivel de servicio. g) Sistema de planeación de materiales (MRP) y filosofía Justo a Tiempo (JIT). h) Técnica de previsión de la demanda. Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

9 RECEPCIÓN, ALMACENAMIENTO Y REABASTECIMIENTO El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su ámbito de responsabilidad. El almacén es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con propósitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro de la organización destinado al uso exclusivo de arrumbe de mercancía, hoy, es una estructura clave que provee elementos físicos y funcionales capaces de generar valor agregado: - Rapidez de entregas. - Fiabilidad. - Reducción de costos. - Maximización del volumen disponible. - Minimización de las operaciones de manipulación y transporte, entre otras. 1. Sistemas de recepción de mercancías a) Función y objetivos del recibo de mercancías b) Evolución del proceso de recibo en la empresa moderna c) Estrategias con Proveedores en el Proceso de Recibo. d) Empleo de los equipos para el manejo de Mercancías en el Proceso de Recibo. e) Pasos para el recibo físico eficiente de mercancías. f) Acuerdos de colaboración con proveedores para determinar horarios de recibo. g) Crossdocking: qué es y como planearlo para su utilización eficaz? h) Manejo eficiente del Área de Recibo y Uso de Equipos. 2. Función de almacenamiento en el almacén a) Necesidades de un sistema de almacenamiento. b) Responsabilidad de los inventarios. c) Importancia de un buen sistema de control de inventarios. 3. Métodos de Almacenamiento a) Factores que condicionan la ubicación y el funcionamiento óptimo del almacén b) Identificación de ubicaciones y trazabilidad de mercancías (Método ABC) c) Sistemas de Almacenamiento: paletizados (estibas), y/o a granel. d) Revisión y/o validación física y documental de las mercancías recibidas 4. Sistemas de Almacenamiento a) Tipos de Sistemas de almacenamiento b) Análisis comparativo de sistemas de almacenamiento c) Distribución del espacio para el almacenamiento Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

10 Separación, alistamiento y despacho de mercancias Actualmente los sistemas de recopilación (picking) de mercancías para el despacho y distribución a los clientes, se enfocan más en acumular pedidos para recolectar en forma consolidada y utilizar solamente un viaje a las posiciones de almacenamiento con el fin de reducir desplazamientos y costos. Hoy se ha convertido en una de las actividades más costosas por la gran cantidad de personal y recursos que se necesitan para cumplir esta labor. Estos sub-procesos del despacho tienen una gran importancia dentro de las operaciones del centro de distribución por su impacto en la calidad del servicio prestado por la compañía y por la utilización eficiente de recursos humanos, equipos y tecnologías de información. 1. Separación, alistamiento y embalaje de las Mercancias a) Procesos y métodos de Separación y Separación de Pedidos b) Elementos de preparación de pedidos c) Tipos de rutas de separación d) Picking con Terminales de Radio Frecuencia, Pick To Light, Picking por voz. e) Vehículos de picking auto guiados (AGV) 2. Sistemas de despacho y cargo de camiones a) Principios, Conceptos y Objetivos del despacho b) Ingreso Manual de la Información c) Ingreso Automático de la Información d) Elementos y pasos para el despacho de mercancías e) f) Embalaje de Mercancías Programación del Transporte g) Distribución Física del Área de Preparación y Despacho h) Aplicación de Tecnologías al Despacho i) Documentos EDI para la Entrega de Mercancías y/o Código de Barras j) Aplicación de Sistemas de Administración de Almacenes para el Despacho Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

11 Sistemas de equipos para el manejo de materiales El manejo de materiales consume una parte del presupuesto, ya que incluye consideraciones de movimiento, lugar, tiempo, espacio y cantidad. El manejo de materiales debe asegurar que las partes, materias primas, material en proceso, productos terminados y suministros se desplacen periódicamente de un lugar a otro. Principios del manejo de materiales: - Eliminar distancias. - Mantener el movimiento. - Emplear patrones simples. - Transportar cargas en ambos sentidos. - Transportar cargas completas. - Emplear la gravedad. - Evitar el manejo manual. - Los materiales deberán estar marcados con claridad o etiquetados. 1. Equipos de manejo y movimiento de materiales. a) Conceptos y Definiciones de los diferentes equipos de manejo de Materiales. b) Riesgos de un manejo ineficiente de materiales. c) Procedimiento general para la Selección de los Tipos de montacargas. d) Estibadores, Elevadores y Características generales de los montacargas. e) Manipulación y circulación de cargas. 2. Sistemas de manejo diferentes montacargas. a) Transportadores de rodillos. b) Tow Line. c) Equipos AGV. d) Electrovías (Transporte aéreo). Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

12 Sistemas de empaque y embalaje Hasta hace poco el empaque era poco importante desde la perspectiva de venta de un producto. Su verdadero potencial sólo era considerado por compañías que contaban con asesoría exterior. Hoy en día, se habla mucho del empaque como un sistema coordinado mediante el cual los productos elaborados o cosechados son acomodados dentro de un empaque para su traslado del sitio de producción al sitio de consumo sin que sufran daño alguno. El objetivo es lograr un vínculo comercial permanente entre el producto y el consumidor, el cual debe ser beneficioso para ambos. 1. Gestión de Almacenamiento. a) Paletización. b) Tipos de Estibas. c) Clasificación por su destino. d) Clasificación por su uso y aspectos constructivos. e) Etiquetado y marcado. f) Procedimiento para mercancías peligrosas y Normatividad Internacional. 2. Funciones de Empaque: a) Estructurales: Contener. Compatibilidad. Retener. Práctico. Ser cómodo. b) Modernas: Para la conservación de algunos productos de tipo perecedero o delicado, hay que tomar en cuenta: Separar. Aislar. Amortiguar. Fijar. Sellar. 3. Preparación de la carga para el Transporte a) Cajas de cartón corrugado. b) Embalajes de madera. c) Sacos. d) Contenedores flexibles para distribución a granel. e) Garrafas. f) Toneles o bidones. Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

13 Control de inventarios e indicadores El correcto manejo del inventario y centro de distribución se convierte en tema estratégico para mantener o aumentar nuestras ventajas competitivas. Asimismo, la evolución tecnológica ha producido cambios importantes en el sistema de gestión y control de mercancías, así como en su manipulación, almacenamiento y expedición. La aplicación de nuevas técnicas se ha traducido en una mayor productividad y rentabilidad, pues reduce los costos de almacenamiento. Una mejor preparación en estos aspectos determina, sin lugar a dudas, un valor agregado. 1. Control de Inventarios. a) Principios de planeación y control de inventarios. b) Consideraciones para establecer un sistema de control. c) Identificación y control de pérdidas y mermas. d) Tipos de Inventarios. e) Conteos y análisis de las diferencias del inventario. 2. Indicadores de Gestión. a) Clasificación ABC de los inventarios. b) Impacto de los costos de inventario en los almacenes. c) Costos de mantenimiento de los inventarios. d) Costos de Pedido (preparación o picking). e) Costos de Conservación (mantenimiento). f) Costos de Agotamiento (Falta de existencias). Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

14 Sistemas de información, tecnologías y proyecciones Algo peor que no tener información disponible es tener mucha información y no saber qué hacer con ella (Prezi) Los inventarios requieren información rápida y precisa, utilizar bien los inventarios es una de las principales razones por las que el almacenamiento podrá marchar bien organizado y permitirá utilizar los datos de la mejor manera posible. La gestión logística con softwares actuales en el mercado, permite que las diferentes áreas de la empresa estén intercomunicadas y permite la mejor inversión y uso de los recursos de la empresa para cubrir las siguientes etapas: - Evaluación del tipo de solución requerida. - Selección de la herramienta adhoc. - Implementación. 1. Importancia de los software (WMS) para el manejo y control del almacenamiento a) Control de responsabilidad. b) Control de inventarios. c) Explosión de la Información. d) Estandarización. 2. Tipos de Software a) Codificación de los Inventarios (Código de barras). b) Clases de codificación, Aplicaciones de Identificación y trazabilidad por R.F.I.D (identificación por radiofrecuencia). c) Clases de Etiquetas. d) Beneficios. e) Tipos de lectores y terminales. 3. Aplicaciones de software en el almacenamiento a) Warehousing Management System (WMS). b) Funciones Básicas de un WMS (Sistema de Administración de Almacén). c) Beneficios del WMS. d) Futuro de los Centros de Distribución de Clase Mundial. Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

15 Estándares y procesos para Almacenes, bodegas y centros de distribución Se deben definir y documentar con claridad los procesos, procedimientos y estándares; que aseguren la correcta administración de los almacenes para dar cumplimiento al ciclo tiempo/permanencia/entrega de materias primas y/o productos que ofrece la Empresa al cliente. Es de vital importancia comprender las actividades fundamentales de la administración de bodegas y centros de distribución; así como identificar y describir detallada y acertadamente los pasos a seguir para cumplir en tiempo y forma las entregas programadas. 1. a) b) c) d) e) 2. a) b) c) d) Almacenes: Hay que definir con precisión las actividades a realizar del responsable de almacén y/o encargado de almacén, asistente, auxiliares, etc. considerando: Recepción de materiales. Verificación de materiales. Identificación y almacenamiento de materiales. Despacho de materiales. Manejo de equipos de seguimiento y medición. Bodegas: Se deben describir detalladamente los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales, distribución de materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles para alcanzar estándares de eficiencia. Comprender las funciones fundamentales de la administración de bodegas. Explicar los procedimientos que se utilizan en la recepción de materiales. Distribuir los materiales de acuerdo a sus características y los recursos disponibles. Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales. e) 3. a) b) c) d) e) Identificar las normas que rigen la documentación sobre administración de bodegas. Centros de Distribución: Las compañías suelen definir la localización de sus centros de distribución en función del área o la región en la que este tendrá cobertura, incluyendo los recursos naturales, las características de la población, disponibilidad de fuerza de trabajo, impuestos, servicios de transporte, consumidores, fuentes de energía, entre otras. Así mismo esta debe tener en cuenta las rutas desde y hacia las plantas de producción y zonas de destino. Efectividad en el flujo de materiales Principales impulsores del costo de distribución Ciclo de pedido Sistemas Empujar (push) y Jalar (pull) Cómo lograr maximizar la Rotación de inventario Personal de las áreas de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA

16 Lo que todo director general debe saber sobre su departamento de almacenes, bodegas y centros de distribución Una buena gestión en los centros de distribución depende del conocimiento que los directivos tengan del tipo de estructura para almacenamiento que posee la empresa; conocer si la compañía tiene un centro de distribución (Cedi), o si tiene un almacén o una bodega. Una tarea muy importante de la dirección logística, es evaluar el funcionamiento de su centro de distribución en cuanto a indicadores tales como: calidad y exactitud en el inventario, rotación de la mercancía, costos de almacenamiento; si el sistema productivo puede ser apoyado por el almacén, la medición de los costos en el almacén y evaluar el desempeño de las diferentes actividades que se llevan a cabo en ese espacio. 1. Importancia de la logística empresarial. a) Beneficios de la excelencia en el Servicio al Cliente. b) Cómo la gestión de almacenes e inventarios soporta el buen servicio 2. Importancia y objetivos de la gestión de almacenes. a) Rapidez de entregas a los clientes. b) Fiabilidad para las entregas. c) Control y reducción de costos de logística. 3. a) b) Elementos clave de la red de distribución. Flujo de distribución, del origen a los clientes. Sistema Planeación de Recursos de Distribución (DRP) para manejo de CEDIS 4. a) b) c) Administración de las relaciones con los clientes (CRM) Qué significado tiene registrar y medir a los clientes. Control óptimo de la inversión de los inventarios. Papel que juega un buen sistema de pronósticos 5. Cómo mejorar la productividad de la logística a) Mapeo y Análisis de los procesos. b) Identificación de áreas de mejora. c) Filosofía Kaizen de mejora continua. Directores de Administración de Almacenes, Inventarios, Compras, Abastecimientos, Logís ca, Comercialización, Operaciones y Producción. desde la comodidad de su casa u ILIMITADA