GERENCIA DE FINANZAS

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1 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GFIN-105 GERENCIA DE FINANZAS 1. FINALIDAD La Gerencia de Finanzas tiene como finalidad administrar los procesos contables y presupuestarios, así como la actividad económica financiera Empresarial, incluyendo la tesorería. 2. OBJETIVOS GENERALES a) Investigar, buscar e identificar fuentes idóneas de financiamiento para proyectos de inversión. b) Analizar la situación económica, financiera de la empresa y planificar su futuro. c) Administrar los sistemas contables y presupuestarios de Hondutel d) Asesorar a la Gerencia General y a las distintas áreas en materia económica financiera e) Administrar la Tesorería de la empresa 3. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar, administrar y controlar eficientemente, la calidad presupuestaria y financiera, incluyendo la recuperación de la mora, con el propósito de brindar información oportuna y confiable, para la toma de decisiones de la administración superior. 2. Coordinar la planificación y administración del presupuesto económico y financiero de la institución. 3. Coordinar la administración de los procesos y registros contables de las operaciones nacionales e internacionales. 4. Coordinar el control eficiente de los cobros por servicios nacionales e internacionales. 5. Coordinar la elaboración de perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinión o dictámenes sobre las inversiones que impliquen tasas de retorno al capital. 6. Planificar, administrar y autorizar la correcta administración de la deuda de Hondutel. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 75

2 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GFIN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia General 4.2 Organización Interna Esta estructurada internamente por: 1.1. Departamento de Análisis Financiero 1.2. Departamento de Contabilidad Sección de Ingresos y Egresos Sección de Prestamos y Proyectos 1.3. Departamento de Créditos y Cobranzas Sección de Cobranzas Internacionales Sección de Cobranzas Nacionales 1.4. Departamento de Presupuestos Sección de Formulación y Control Presupuestario 1.5. Departamento de Tesorería Sección de Egresos Sección de Ingresos Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 76

3 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GFIN-105 EMPRESA HONDUREÑA DE TELECOMUNICACIONES H O N D U T E L NUEVA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA (2006) Gerencias Sub Gerencias Departamentos Secciones Agencias locales Finanzas Análisis Financiero Contabilidad Créditos y Cobranzas Presupuesto Tesorería Ingresos y Egresos Cobranzas Intenacionales Formulación y Control Presupuestario Egresos Préstamos y Proyectos Cobranzas Nacionales Ingresos Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 77

4 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-GFIN RELACION DE COORDINACION 5.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencias de: Asuntos Legales Administración y Recursos Humanos, Estrategias Corporativas y Asuntos Regulatorios, Internacional, Planificación control y Calidad, Proyectos, Relaciones Externas y Publicidad, Tecnologías de la Información, comercialización, Operación y mantenimiento Centro, Operación y Mantenimiento Norte y demás órganos involucrados en los procesos financieros de la empresa. 5.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 78

5 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DAFI-105 DEPARTAMENTO DE ANALISIS FINANCIERO 1. FINALIDAD El Departamento de Análisis Financiero tiene como finalidad Analizar el efecto del entorno económico financiero respecto a las finanzas de la Empresa 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Formular y proponer estrategias para la diversificación de ingresos 2. Velar por la solidez financiera de la Empresa 3. Definir y proponer estrategias para lograr reducción de costos. 4. Brindar soporte técnico, a través de los diferentes estudios que se realizan, sobre las actividades e inversiones a desarrollar 5. Explorar y proponer nuevas formas de apalancar financieramente la Empresa 6. Calcular lucro cesante. 7. Controlar convenios de préstamo e inversiones. 8. Elaborar calendarios de amortización anual de la deuda. 9. Elaborar dictámenes financieros para la creación y manejo de fondos rotatorios, caja chica y otros. 10. Elaborar informes económico-financieros. (trimestralmente) 11. Participar en procesos de licitación. 12. Precalificar firmas consultoras. 13. Realizar pagos de la deuda externa. 14. Revisar perfiles de proyectos de inversión, que la empresa realiza. 15. Negociar diferentes tipos de contratos. 16. Participar en comisiones de negociación de contratos. Que tipo de contratos?? 17. Participar en comisiones de precalificación de firmas 18. Calendarización del pago de la deuda 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia de Finanzas. 3.2 Estructura Interna El Departamento de Análisis Financiero no tiene dependientes dentro de la Estructura Organizacional. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 79

6 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DAFI RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencia de Finanzas, El Departamento de Contabilidad, El Departamento Créditos y Cobranzas, Departamento de Presupuesto, Departamento de Tesorería y demás órganos de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 80

7 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCON-105 DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1. FINALIDAD De acuerdo a los planes Empresariales, el Departamento de Contabilidad tiene como finalidad llevar el registro y control de todas las operaciones económicas y financieras que realiza la empresa a fin de proveer la información contable actualizada, confiable y oportuna para la toma de decisiones de la dirección superior. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar, dirigir y controlar, todas las actividades relacionadas con el Departamento. 2. Supervisar todas las operaciones financieras que realiza la Empresa. 3. Elaborar y firmar los estados financieros. 4. Revisar que los saldos estén actualizados, y hacer un análisis comparativo, en relación al año anterior. 5. Supervisar conciliaciones de la cuenta de desembolsos. 6. Elaborar estados financieros 7. Revisar saldos de mora reflejados en los estados financieros. 8. Realizar cierres contables en el sistema AS Establecer y aplicar criterios uniformes referentes al registro y control de cuentas. 10. Elaborar y presentar informes contables para uso interno. 11. Elaborar normas y procedimientos de contabilidad, actualizándolos en forma concordante al manual de procedimientos contables. 12. Observar el comportamiento de las cuentas bancarias de la empresa. 13. Elaborar solicitudes de pago y cuadros magnéticos, por impuestos retenidos. 14. Elaborar constancias de los ingresos percibidos, el pago de Impuesto de Industria y Comercio (se hace anual el mes de enero). 15. Ajustar provisión de cuentas incobrables, (se hacen bimestralmente) 16. Ajustar provisión de prestaciones laborales, (se hace semestralmente) 17. Elaborar detalle de inversiones financieras, (enviado a la Secretaria de Finanzas, se hace mensualmente) 18. Elaborar detalle de Proyectos de Inversión, (enviado a la Secretaria de Finanzas, ligado al PNUD ) 19. Realizar Interfaces de facturación de servicios, planillas de sueldos, ingresos y salidas de almacén, depreciación de activos fijos, y convenios de pago. 20. Realizar cálculo de amortizaciones y reservas. 21. Coordinar y Planificar las funciones del Departamento 22. Proporcionar información a los entes Nacionales e Internacionales cuando lo soliciten 23. Participar en la Elaboración y seguimiento de planes operativos Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 81

8 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCON ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia de Finanzas 3.2 Organización Interna Esta estratificada internamente por: Sección de Ingresos y Egresos Sección de Prestamos y Proyectos 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencia de Finanzas Departamento de Análisis Financiero, Departamento de Créditos y Cobranzas, Departamento de Presupuestos, Departamento de Tesorería y demás órganos involucrados en los procesos contables de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 82

9 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIYE-105 SECCION DE INGRESOS Y EGRESOS 1. FINALIDAD La Sección de Ingresos y Egresos tiene como finalidad. El registro contable de todos los ingresos percibidos a nivel Nacional por concepto de los servidos que brinda la empresa, así como el manejo y archivo de la documentación generada por las diferentes operaciones contables, así como también se registran todos los egresos por adquisición de bienes y servicios 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Supervisar y coordinar las operaciones que se presentan en los estados financieros. 2. Revisar facturación por los servicios de: Telefonía, teléx, Hondupaq e Internet. 3. Coordinar el detalle de los ingresos recibidos en todas las localidades de la República, para la presentación de la declaración del impuesto de volumen de ventas, en las alcaldías de sus localidades, y evitar el pago de multas por presentación tardía. 4. Realizar conciliaciones bancarias de las cuentas de teléfonos monederos a nivel nacional. 5. Conciliar y contabilizar el tráfico entrante y saliente por telefonía celular, con CELTEL y MEGATEL. 6. Controlar y registrar operaciones, por el pago del impuesto sobre ventas. 7. Controlar y contabilizar transferencias a la cuenta de desembolsos del Banco Central, efectuadas por todos los bancos e instituciones recaudadoras de ingresos de la empresa. 8. Descargar activos y depreciaciones acumuladas, por subastas de bienes y servicios. 9. Contabilizar facturación de servicios telefónicos de los centros comunitarios, a nivel nacional. 10. Elaborar ajustes varios, reversión de otros cargos, (se hace mensualmente) 11. Controlar y contabilizar el tráfico telefónico entrante y saliente, con la compañía MULTIFON, y todas las nuevas compañías que ingresen al mercado nacional. 12. Reclasificar auxiliares contables mal utilizados, en las operaciones de ingreso de la empresa. 13. Revisar las pólizas de ingresos generadas, a través de todas las oficinas recaudadoras de la empresa (cabinas públicas), a nivel nacional. 14. Elaborar pólizas contables de ingresos de todas las agencias, que no tienen acceso, al modulo financiero, en el sistema AS Contabilizar convenios de pago, suscritos por clientes a nivel nacional, por deuda telefónica y otros servicios. 16. Conciliar las cuentas bancarias, de todos los bancos recaudadores a nivel nacional. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 83

10 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIYE Revisar pólizas de primas de convenios, suscritos a nivel nacional. 18. Revisar pólizas contables generadas en el modulo de cobranzas, y que vía interfase, ingresan al sistema contable. 19. Revisar pólizas contables, por créditos a la facturación telefónica. 20. Elaborar informes (vía sistema), de los ingresos por concepto de cabinas públicas a nivel nacional.- Esto sirve de base, para calcular el valor de la fianza, que deben rendir los empleados que manejan fondos. 21. Controlar y contabilizar certificados en custodia, por compra de bonos al BCH. 22. Cotizar intereses devengados, y provisión de intereses por cobrar: a) por depósitos a plazo, y b) bonos. 23. Contabilizar y revisar salidas de efectivo a través de las cuentas de cheques, desembolsos, y de las regiones Centro, Sur, Oriente, Norte y Litoral Atlántico (diario). 24. Revisar gastos por sueldo de planilla especial, y planilla de empleado: a) permanente, b) contrato y c) sustituto. (esto se hace vía interfase) 25. Contabilizar y revisar la planilla de jubilados y pensionados. 26. Revisar registros contables de las salidas de almacén, a través de las requisiciones emitidas por cada área. (esto se hace mensualmente vía interfase) 27. Registrar cargos y descargos, hechos al proveedor por compras locales al contado. 28. Registrar liquidaciones de viáticos, presentadas por las diferentes dependencias de la empresa. 29. Revisar planilla de decimocuarto y aguinaldo, (esta actividad se hace una vez al año), que ingresan al sistema contable vía interfase. 30. Elaborar conciliaciones bancarias, de las cuentas de desembolso de: Tegucigalpa, San Pedro Sula y La Ceiba. 31. Analizar cuentas por pagar y por cobrar, cuando presentan saldo incorrecto. 32. Revisar póliza (vía interfase), de la depreciación de activos. 33. Contabilizar la depreciación por reevaluación de activos. 34. Provisionar compras y servicios pagados más relevantes, comprendidas el 1º. al 5 del siguiente mes. 35. Conciliar mensualmente, saldos con el Departamento de Catalogación y Control de Stock, referente a los almacenes. 36. Conciliar con el Departamento de Bienes Patrimoniales, los registros de activos fijos de la empresa. 37. Conciliar saldos con diferentes instituciones, por las distintas retenciones como: impuesto sobre la renta y vecinal, IHSS, INFOP, cooperativas y otros. 38. Conciliar planilla de sueldos con los bancos: Futuro, Ficensa, Atlántida, Banhcafé y BCH. 39. Verificar cajas chicas y fondos rotatorios con las diferentes localidades a nivel nacional (Región Centro Sur Oriente, Norte y Litoral Atlántico). 40. Revisar pólizas generadas vía interfase, del Almacén General. 41. Registrar intereses financieros ganados en: La Constancia e Intercasa. 42. Liquidar anticipos por eventos que coordinan empleados de la empresa. 43. Revisión y registro de pagos. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 84

11 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SIYE Registro de activos fijos y depreciación 45. Registro y control de Viáticos 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Contabilidad 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Contabilidad, Sección de Préstamos y Proyectos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 85

12 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SPYP-105 SECCION DE PRÉSTAMOS Y PROYECTOS 1. FINALIDAD La Sección de Préstamos y Proyectos tiene como finalidad el registro de las inversiones para proyectos de telecomunicaciones, efectuados a través del financiamiento externo e interno a favor de la empresa. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Elaborar conciliaciones bancarias de la cuenta dólares: 2. Llevar registro (contabilidad), y control de: Proyectos Cartas de crédito (en dólares) PNUD Administraciones extranjeras y carriers americanos (ATT, SPRINT, MCI y otros) Deuda externa (trimestralmente) Inversiones en cuenta de dólares (City bank) Productos Financieros ( intereses generados a nuestro favor), por inversiones a plazo fijo 3. Realizar informes de la deuda externa. 4. Controlar en detalle todos los saldos de capital, en su moneda original por cada uno de los préstamos, y sus saldos de intereses. 5. Revaluar deuda externa (trimestralmente). 6. Elaborar cuadro de la provisión de intereses y su contabilización. 7. Elaborar cuadro de la deuda externa de Hondutel, que se adjunta a los estados financieros. 8. Contabilizar facturación de los servicios corporativos 9. Elaborar mensualmente el reporte del impuesto sobre ventas, de los servicios corporativos. 10. Archivar en tomos, todas las pólizas varias que se reciben en esta sección, y remitirlas al archivo general. 11. Revaluar las administraciones extranjeras (trimestralmente). 12. Elaborar reporte para corresponsalía de los debitos y créditos del City Bank, por concepto de las administraciones extranjeras. 13. Realizar registro y control de todos los contratos de suministro de bienes y servicios, que se celebren para la ejecución de proyectos financiados, ya sea con fondos internos o externos. 14. Registrar y controlar transferencias y desembolsos del proyecto HON/02/25PNUD. 15. Elaborar detalle de los movimientos de transferencias y desembolsos del PNUD, que se adjuntan a los estados financieros. 16. Revisar todas las pólizas, que se elaboran en la sección. 17. Registrar capitalización de proyectos. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 86

13 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SPYP ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Contabilidad 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de contabilidad, Sección de Ingresos y Egresos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 87

14 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCCO-105 DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS 1. FINALIDAD El Departamento de Créditos y Cobranzas tiene como finalidad Definir y establecer políticas de cobro, que permitan una mejor recuperación de la mora activa e inactiva, de todos los servicios que ofrece la empresa 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Supervisar a nivel nacional, todas las áreas de la empresa designadas para ejercer la cobranza. 2. Definir y establecer políticas de cobro, que permitan una mejor recuperación de la mora activa e inactiva, de todos los servicios que ofrece la empresa. 3. Optimizar procesos, con el fin de obtener una mejor herramienta de trabajo, y lograr una mejor atención al cliente. 4. Hacer eficiente la administración del Departamento de Créditos y cobranzas y sus respectivas secciones. 5. Elaborar planes estratégicos en materia de cobranzas, enfocados a: a) evitar el aumento de la mora, y b) lograr la disminución de la misma. 6. Diseñar metas con objetivos a corto y mediano plazo, enmarcados en el programa de recuperación de la mora. 7. Presentar informes a la Gerencia General de Hondutel y la Gerencia de Finanzas, sobre los resultados obtenidos trimestralmente. 8. Coordinar actividades de limpieza y recuperación de la mora conjuntamente con Auditoría Interna y la Gerencia de Asuntos Legales de Hondutel. 9. Mantener un control permanente de los clientes gubernamentales, efectuando la correspondiente gestión de cobro. 10. Requerir al cliente para el pago de la mora (gestión extrajudicial). 11. Coordinar con el área legal, la recuperación de la mora en acción judicial. 12. Realizar el corte del servicio, a los clientes que presenten mora en los convenios de pago, aval y obligado. 13. Elaborar el corte masivo de la facturación activa. 14. Enviar el listado de corte a las centrales telefónicas. 15. Efectuar reconexión del servicio, a los clientes que solventaron sus situación de mora ante la empresa. 16. Elaborar el listado de supresión, y verificar los listados de supresión automática. 17. Elaborar el plan operativo para cada año. 18. Coordinar conjuntamente con la Sección de Cobranzas Internacionales, la gestión de cobros. 19. Depurar la lista de los clientes en mora, para el corte de servicios telemáticos. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 88

15 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DCCO Preparar la lista exclusiva de clientes de servicios telemáticos. 21. Emitir solvencia de ex empleado. 22. Elaborar el estado de cuenta de mora gubernamental. 23. Conciliar la mora gubernamental con los Departamentos de Tesorería y Facturación. 24. Remitir el estado de cuenta a la dependencia gubernamental correspondiente. 25. Realizar la gestión de atención, relacionada con el Gobierno Central (bloqueos, suspensión temporal, habilitaciones, etc). 26. Recuperación de la mora Nacional e Internacional de clientes comunes y de Gobierno 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia de Finanzas 3.2 Organización Interna Esta estratificada internamente por: Sección de Cobranzas Internacional Sección de Cobranzas Nacionales 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencia de Finanzas Departamento de Análisis Financiero, Departamento de Créditos y Cobranzas, Departamento de Presupuestos, Departamento de Tesorería y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 89

16 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCOI-105 SECCION DE COBRANZAS INTERNACIONALES 1. FINALIDAD La Sección de Cobranzas Internacionales tiene como finalidad ejercer la cobranza Internacional luego de Recibir de la Sección de Facturación Corporativa, las copias de facturas o estados de cuenta internacionales. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Recibir de la Sección de Facturación Corporativa, las copias de facturas o estados de cuenta, para su cobro. 2. Contactar a los representantes de las diferentes administraciones, para gestionar el cobro. 3. Confirmar que los fondos ingresen a la Tesorería General de Hondutel. 4. Presentar informe a la Jefatura de Créditos y Cobranzas. 5. Registrar en la cuenta corriente los pagos efectuados. 6. Conciliar la información proporcionada por el Departamento de Facturación. 7. Conciliar con el Departamento de Contabilidad, y asegurarse que el pago ha sido descargado de los libros contables 8. Cobro de todas las administraciones extranjeras bajo modalidad prepago y carrier internacionales y sub operadores 9. Participación en las liquidaciones internacionales 10. Aplicar pagos recibidos de las administraciones extranjeras 11. Reportar los pagos recibidos de las administraciones extranjeras 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Créditos y Cobranzas Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 90

17 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCOI RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Créditos y Cobranzas, Sección de Cobranzas Nacionales y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 91

18 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCON-105 SECCION DE COBRANZAS NACIONALES 1. FINALIDAD La Sección de Cobranzas Nacionales tiene como finalidad recuperar la mora a nivel Nacional a través de efectiva gestión de cobranza. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Analizar casos de clientes, que para solventar su situación moratoria, se requiere autorización de la jefatura. 2. Apoyar y asistir gestión del jefe del Departamento de Créditos y Cobranzas. 3. Coordinar la presentación del listado de clientes morosos, a la unidad de recuperación de la mora, para que realice las labores de cobro. 4. Depurar mora inactiva. 5. Depurar mora de centros comunitarios. 6. Depurar mora ficticia de los clientes de servicios telemáticos. 7. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de su competencia. 8. Ejecutar políticas y procesos en materia de cobranzas a nivel nacional. 9. Monitorear situación de la mora a nivel nacional. 10. Preparar propuestas, que permitan disminuir la morosidad de los clientes tanto activos como inactivos. 11. Presentar informes de las actividades realizadas, para la recuperación de la mora a nivel nacional. 12. Presentar informes del comportamiento de la mora contractual. 13. Revisar elaboración de planes de pago. 14. Revisar elaboración de póliza contable. 15. Revisar, supervisar y autorizar los cargos a facturas activas. 16. Supervisar el trabajo que realizan las unidades de: Corte Telefónico, Recuperación de Mora inactiva, Convenios de Pago, y Servicios Telemáticos. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Créditos y Cobranzas Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 92

19 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SCON RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Créditos y Cobranzas, Sección de Cobranzas Internacionales y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 93

20 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DPRE-105 DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO 1. FINALIDAD El Departamento de Presupuestos tiene como finalidad la coordinación, la formulación y control del presupuesto de ingresos e ingresos de la empresa de conformidad a las normas y procedimientos correspondientes, previendo en forma oportuna el déficit o superávit resultante de la ejecución presupuestaria 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Planificar, Organizar, Dirigir, Supervisar y Controlar las actividades del Departamento. 2. Coordinar con la Secretaria de Estado correspondiente en el Gobierno Central, la elaboración del presupuesto anual, ingresos y egresos de la empresa. 3. Elaborar el plan anual de trabajo, y el anteproyecto de presupuesto del Departamento. 4. Colaborar con las diferentes áreas de la empresa, en la elaboración, ejecución y control del presupuesto. 5. Coordinar con la Gerencia de Finanzas las políticas a seguir, en la elaboración, ejecución y control del presupuesto. 6. Proponer establecimiento de técnicas, procedimientos y resultados de trabajo, que permitan obtener los mejores resultados de las actividades programadas. 7. Elaborar informes periódicos sobre el avance de las actividades programadas en el Departamento 8. Evaluación continua de la ejecución presupuestaria por Gerencias y ejecutantes 9. Preparación de informes de ejecución presupuestaria mensuales 10. Preparar informes trimestrales de gestión empresarial para el Banco Central 11. Accesar al sistema de información financiera (SIAFI) la ejecución presupuestaria de cada mes 12. Preparar análisis de gestión por resultados para la toma de decisiones 13. Generar reportes de ejecución presupuestaria a priori 14. Coordinar los procesos con el Departamento de Contabilidad y ejecutantes para la las liquidaciones del Presupuesto. 15. Elaboración de lineamientos para la formulación del anteproyecto de presupuesto por Gerencia. 16. Cronograma de actividades en la formulación del anteproyecto de Gerencias y ejecutantes 17. Coordinar la formulación del anteproyecto de presupuesto para la consideración de la administración superior 18. Preparación del documento final para aprobación de junta directiva y envió a la Secretaria de Finanzas para su dictamen. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 94

21 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DPRE Preparar las directrices presupuestarias en base al decreto respectivo, medidad y políticas de la Secretaria de Finanzas, una vez aprobado por el Soberano Congreso Nacional. 20. Modificaciones y Reformulaciones al Presupuesto aprobado. 21. Asignaciones Presupuestarias a los Ejecutantes distribuidas mensualmente. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia de Finanzas 3.2 Organización Interna Esta estratificada internamente por: Sección de Formulación y Control Presupuestario 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencia de Finanzas Departamento de Análisis Financiero, Departamento de Créditos y Cobranzas, Departamento de Contabilidad, Departamento de Tesorería y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la Empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 95

22 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SFCP-105 SECCION DE FORMULACION Y CONTROL PRESUPUESTARIO 1. FINALIDAD De acuerdo a los planes Empresariales, la Sección de Formulación y Control Presupuestario tiene como finalidad Formular, analizar y coordinar la elaboración del presupuesto anual y quincenal de ingresos y egresos de la empresa. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Analizar y preparar anteproyectos presupuestarios: 2. Elaborar presupuesto por objeto del gasto por empresa y gobierno. 3. Preparar presupuesto de ingresos. 4. Preparar Estados Financieros: Estado de resultado. Flujo de caja. Balance general. Estado de Recursos. Cuadro de Proyectos. Cuadro de Comercialización. 5. Preparar asignación presupuestaria trimestral para los 31 ejecutantes presupuestarios. 6. Analizar y preparar readecuación presupuestaria (ingresos y gastos), en varios escenarios. 7. Analizar y confirmar asignaciones presupuestarias mediante el sistema AS Aplicar decretos de reducción o contención del gasto público, según decreto legislativo o ejecutivo, el que se aplica en el presupuesto de los 31 ejecutantes presupuestarios. 9. Evaluar y controlar mensualmente el presupuesto asignado ejecutado de los 31 ejecutantes, responsable del uso y manejo de su presupuesto. 10. Verificar el presupuesto comprometido a nivel de empresa, en relación con el presupuesto aprobado por el Gobierno Central. 11. Verificar periódicamente los sobregiros. 12. Revisar, verificar y analizar reportes de ejecución presupuestaria y los estados financieros, para la preparación de informes de ejecución presupuestaria a nivel de empresa, y ser presentados a la administración superior para la toma de decisiones (mensualmente). 13. Preparar informes de gestión presupuestaria para: Secretaria de Finanzas, Soberano Congreso Nacional, Contaduría General de la Republica y Tribunal Superior de Cuentas (trimestralmente). 14. Preparar semestralmente, información solicitada por la Contaduría General de la Republica. 15. Proyectar Gastos y/o Ingresos, cuando se requiera. 16. Preparar Plan Operativo del Departamento (mes de julio). Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 96

23 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SFCP ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Presupuestos 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Presupuestos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno. Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 97

24 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DTES-105 DEPARTAMENTO DE TESORERIA 1. FINALIDAD El Departamento de Tesorería tiene como finalidad la recepción de todos los ingresos por los diferentes servicios que presta la empresa y a la vez hacer las erogaciones por cancelaciones de los compromisos adquiridos de conformidad a las normas y procedimientos establecidos. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Verificar las transferencias de fondos recibidos del sistema bancario nacional. 2. Controlar los ingresos recibidos por venta de servicios internacionales. 3. Controlar las cuentas bancarias nacionales e internacionales. 4. Mantener registro actualizado de las inversiones en valores. 5. Efectuar todos los pagos correspondientes a la compra de bienes y servicios. 6. Negociar con el sistema bancario los contratos para captación de ingresos. 7. Negociar y realizar la apertura de cartas de crédito internacionales. 8. Proteger y custodiar las garantías. 9. Mantener en forma oportuna los fondos disponibles, para cubrir las obligaciones y necesidades de la empresa. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente de la Gerencia de Finanzas 3.2 Organización Interna Esta estratificada internamente por: Sección de Egresos Sección de Ingresos Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 98

25 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-DTES RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Gerencia de Finanzas Departamento de Análisis Financiero, Departamento de Créditos y Cobranzas, Departamento de Contabilidad, Departamento de Presupuestos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 99

26 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SEGR-105 SECCION DE EGRESOS 1. FINALIDAD La Sección de Egresos tiene como finalidad la cancelación de todas las erogaciones por la adquisición de bienes y servicios a favor de la empresa 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Efectuar todos los pagos correspondientes a la compra de bienes y servicios. 2. Controlar egresos. 3. Emitir y entregar los cheques de pago por diferentes servicios recibidos. 4. Verificar que los pagos estén bien documentados. 5. Realizar el pago y control de planillas. 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Tesorería 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Tesorería, Sección de Ingresos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 100

27 BASICA RÉGIMEN ORGANIZACIONAL INTERNO NOR-SING-105 SECCION DE INGRESOS 1. FINALIDAD La Sección de Egresos tiene como finalidad la recaudación y deposito de los ingresos que la empresa percibe por la prestación de servicios de telecomunicaciones. 2. FUNCIONES PRINCIPALES 1. Verificar vía sistema, todos los ingresos generados a nivel nacional, por la venta de servicios de telefonía. 2. Recibir y depositar en nuestras cuentas bancarias, los fondos recibidos por servicios que no son facturados vía sistema. 3. Elaborar conciliaciones bancarias. 4. Recibir los ingresos por concepto de: a) Teléfonos monederos y b) Cabinas públicas. 5. Recibir los ingresos por concepto de pago de telefonía, de los entes gubernamentales. 6. Recibir y depositar en el banco por servicios que no son facturados vía sistema 3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 3.1 Dependencia Jerárquica Depende directamente del Departamento de Tesorería 4. RELACION DE COORDINACION 4.1 A Nivel Interno Se relaciona con áreas tales como: Departamento de Tesorería, Sección de Egresos y demás órganos involucrados en los procesos Financieros de la empresa. 4.2 A Nivel Externo Se Relaciona con: la Banca, Industria, Comercio, Gobierno, Embajadas, Sub Operadores, Clientes en General Departamento de Organización y Métodos Manual Organizacional Gerencia De Finanzas 101