RETIROS TEMPORALES E INDEFINIDOS

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1 RETIROS TEMPORALES E INDEFINIDOS Código: POL/PRO-FEL01 Versión: 4 Julio 2014 Fecha de aprobación: Reemplaza a: Versión 3 Revisado por: Comisión de revisión de políticas Aprobado para entrar en vigencia: Sesión Ordinaria , Acuerdo No OBJETIVO: Establecer los requisitos y lineamientos necesarios para el trámite de retiro Indefinido o Temporal de la Corporación por parte de las personas colegiadas, al amparo del artículo 6 de la Ley Orgánica Nª 4770 y del artículo 36 del Reglamento General del Colegio. 2. ALCANCE: Personas colegiadas, Colaboradores, Fiscales Regionales y/o Auxiliares Regionales. 3. POLÍTICAS A- GENERALES: 1. Las personas colegiadas pueden retirarse temporal o indefinidamente de la Corporación, para ello deben comunicar por escrito a la Junta Directiva la razón que lo justifica y declarar bajo juramento que mientras ostenten ese estatus no ejercerán la profesión, por medio del Formulario F-FEL-02 o F-FEL La resolución de la solicitud de retiro será dictada por el Fiscal de la Junta Directiva, pudiendo aceptarla o rechazarla según corresponda. 3. Las personas colegiadas que al momento de tramitar el retiro tengan deudas pendientes con la Corporación, podrán cancelarlas, realizar un arreglo de pago o en su defecto, el Colegio se reserva el derecho de realizar la gestión de cobro administrativa o judicial; sin detrimento del trámite de retiro. 4. A la solicitud de retiro (F-FEL-02), se deberán adjuntar los documentos probatorios correspondientes según sea el caso los cuales son: a. Constancia o certificación de colegiatura emitido por otro Colegio Profesional al que que pertenezca el solicitante cuando se trate de otra actividad profesional o que no ejerce la docencia. b. Constancia que no ejerce la docencia en el MEP o alguna Insitución Privada. c. Declaración Jurada en caso de no ejercer la docencia hace dos años o más o dedicarse a otra actividad laboral. d. Constancia de la CCSS especificando si es contribuyente. e. Constancia de Jubilación y/o Pensión. f. Permiso sin goce de Salario autorizado por el patrono. g. Incapacidad. h. Documento probatorio que se encuentra fuera del pais i. Otros B- ESPECÍFICAS: 1. El Colegiado debe llenar debidamente con lapicero azul, con letra legible las casillas del formulario F-PLAT- 03, explicando en forma clara, precisa y fundamentada los motivos del retiro, como bien lo solicita el formulario. Esta solicitud debe venir firmada por el Colegiado que desea retirarse, cumpliendo con todos los requisitos expuestos según sea el caso entre ellos: Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO-FEL01-1 / 5

2 Requisitos básicos 1. Llenar debidamente con lapicero azul, con letra legible las casillas del formulario F-FEL-02 o F-FEL- 05 explicando en forma clara, precisa y fundamentada los motivos del retiro, como bien lo solicita el formulario. Esta solicitud debe venir firmada por el Colegiado que desea retirarse, cumpliendo con todos los requisitos expuestos. 2. Documento probatorio relacionado a su situación particular por la cual solicita el retiro 3. Cédula de identidad original para su confrontación. 4. Constancia de la CCSS que indique si es cotizante, bajo que regímen (solo en casos necesarios) de los ultimos 12 meses. 5. Cuando la persona interesada indica en la Justificación que no labora en educación en el ambito privado ni público debe presentar documento probatorio de ambas situaciones tales como: a) Constancia de la Institución Privada donde ya no laborado b) Acción de personal en caso que haya laborado en el MEP o Constancia del MEP donde indique que no ha laborado con ellos. En caso de realizarse la solicitud por medio de un Apoderado Legal, será éste quien trámite el retiro con el poder respectivo para este acto, los documentos que deberá presentar son: 1. Poder generalísimo y/o poder especialísimo para el acto de retiro. 2. Formulario (F-FEL-05) debidamente lleno con los datos del Apoderado en representación del Colegiado y firmado por el Apoderado Legal. 3. Cédula de identidad del apoderado que se autoriza con el fin de ser confrontada y copia de la misma. Solo en casos especiales: Podrá presentarse el formulario de retiro (F-FEL-02) debidamente firmado de forma digital (escaneada) aquellos casos que el solicitante se demuestre materialmente imposible la presentación del documento original, para estos casos el solicitante deberá presentar el comprobante que demuestre la imposibilidad de presentar el documento original, entre ellos y no excluyente: a) Copia de la cédula de identidad. b) Copia del Pasaporte. c) Dictamen Médico. d) Constancia de estudios en el exterior. e) Constancia de la CCSS que indique si es cotizante, bajo que regímen (solo en casos necesarios) de los ultimos 12 meses. En casos especiales que se presenten, se debe consultar a las abogadas de la Unidad de Fiscalización, a efecto que se brinde criterio legal para recibir la solicitud de retiros. En casos excepcionales: 1. Justificación suscrita por el interesado donde indique razón por la cual no puede hacer el trámite personalmente y el nombre de la persona que se autorizó para presentar la solicitud. 2. Cédula de identidad original del solicitante con el fin de ser confrontada. 3. Cédula de identidad original de la persona que se autoriza con el fin de ser confrontada. 4. En este caso el Colegiado debe firmar el formulario F-FEL-02, si estuviera imposibilitado de hacerlo lo hará la persona que realice el trámite y firmará en su nombre. 5. El interesado deberá aportar documento probatorio original para justificar el retiro: Según corresponda deberá aportar: a) Constancia de pensionado de la C.C.S.S. o del Magisterio Nacional. b) Constancia o carta de despido o cese de funciones con los sellos correspondientes. c) En caso de enfermedad, comprobante fidedigno (Público o Privado), permiso sin goce de salario, o documentos que indique que se encuentran en el extranjero con copia del pasaporte con sus sellos correspondientes y demás documentos que comprueben los motivos de su retiro temporal o indefinido. No se recibirá documento mayor a tres meses de elaboración o en un idioma diferente al español; en caso de venir en otro idioma diferente al español, deberá de presentar la traducción debidamente autenticada por la Cansillería de Costa Rica. d) En caso de que no pueda cumplir con el requisito establecido en punto 3) deberá presentar Declaración Jurada que indique que no labora en educación pública ni en el ámbito privado, emitida ante un Abogado. (dicha declaración jurada NO necesariamente debe ser protocolizada). e) Todos los documentos deben ser originales con una copia para ser confrontados. Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO-FEL01-2 / 5

3 Si el interesado se encuentra fuera del país, los documentos se le permitirán enviarlos debidamente escaneados a la dirección de correo electrónica de la ; pero por el formalismo, el formulario de retiro F-FEL-02, debe cumplir con los requisitos que se detallan. El documento probatorio (para este caso, copia escaneada del pasaporte o bien, carta de entidad extranjera si se encuentra estudiando o trabajando en otro país y copia de la cédula de identidad.) TODOS LOS DOCUMENTOS DEBEN VENIR ESCANEADOS o en su defecto, enviar los documentos originales al apartado postal San José Costa Rica. Si el solicitante NO presenta documentos probatorios o el formulario debidamente lleno y firmado se le apercibirá que no se tramitará la solicitud hasta tanto no cumpla con dicho requisito de setiembre del 2013., 19 de setiembre del Descripción: *** FIN DE LA POLITICA *** No. Actividades Responsable: 1. Recibe el formulario de retiro (F-FEL-05) debidamente lleno; verifica que cumpla con todos los requisitos establecidos en ésta poíitica: y la traslada a la secretaria de Fiscalización. 2. Recibe la solicitud de retiro, verifica nuevamenteque cumpla con todos los requisitos establecidos en el F-FEL- 03, ingresa la fecha de traslado a los Abogados (as) asi como el estudio de los retiros regionalesal Sistema de Fiscalía y a los indicadores de calidad según el caso. (El plazo de gestión es de un día hábil). 3. Traslada para surespectivo estudio y resolución de los Abogados (as) las solicitudes de retiro. (Contando cada Abogada con tres días hábiles para la elaboración de la resolución correspondiente). Plataformas de Servicio 4. Notificar en caso de ser necesario, via electronica a la Plataforma de Servicio, con copia a sus Jefaturas inmediatas, por algún error de recepción y se le proporcionará el tiempo prudencial para resolver el error. 5. Recibe el correo y se comunica con el interesado haciéndole saber la solicitud expresa de la Unidad de Fiscalización, relacionada con la necesidad de solventar el error en la recepción del retiro; resuelta la situación especifica, traslada a la secretaria de Fiscalización la solicitud establecida por el correo, por medio de curier. 6 Recibe los documentos necesarios para continuar con la solicitud de retiro, verifica nuevamente que cumpla con todos los requisitos e ingresa la fecha de traslado a los Abogados (as) e ingresa el estudio de los retiros regionales al Sistema de Fiscalía y a los indicadores de calidad según el caso, (Se determina que desde la recepción del documento completo consta inicio del tiempo establecido en la Gestión de Calidad), traslada para su respectivo estudio y resolución a los Abogados (as) las solicitudes de retiro (Contando con tres días hábiles para la elaboración de la resolución correspondiente). En caso de que pasado el tiempo establecido por la Fiscalización y el error no es solventado, se trasladará a las Abogados (as) para que resuelvan lo conserniente. Plataforma de Servicio Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO-FEL01-3 / 5

4 7 Recibe por parte de la los documentos de retiro y realiza el estudio con los documentos aportados,consulta el sistema de Colegiados su condición actual y el estado de cuenta, para verficar si existen cuentas por pagar; se consulta la pagina web del MEP, y verifica si cuentra con propiedad o interino u otros datos, se elabora la resolución de retiro con base en el formato establecido y se traslada a la secretaria de Fiscalización para lo envie a revisión a la Jefatura de Fiscalía. 8. Recibe la resolución de retiro con sus respectivos documentos de respaldo para trasladarlo a la Jefe de Fiscalía, incluye en los indicadores y en el sistema de Fiscalía, la fecha de traslado y entrega la documentación a la secretaria de Fiscalía. 9. Recibe las resoluciones de retiro con sus debidos respaldos para ser trasladados a la Jefatura de Fiscalía para su revisión. 10 Recibe la resolución de retiro con su debido respaldo, revisa que cumpla con lo establecido dentro de las politicapol- PRO -FEL01 y en los requisitos de retiros (F- FEL-02), revisa a nivel general, si existen algunos cambios de forma o de fondo envia a la abogada responsable, la solicitud via formal sea por medio de oficio o correo electronico, del cambio solicitado en la resolución y traslada a la secretaria de Fiscalía el documento fisico para la devolución a la Unidad de Fiscalización. 11 En caso de no presentar cambios se entregará la resolución y sus respaldos para que sea trasladado a la Fiscal para su debida firma 12 Recibe de la Jefatura de Fiscalía la resolución y los respaldos de retiro para trasladar al Fiscal para su Firma. 13 Recibe de la secretaria de Fiscalía la resolución de retiro y sus respaldos para su debida Firma, luego entrega a la los documentos firmados. 14 Recibe del Fiscal los documentos firmados y devuelve a la secretaria de Fiscalización los retiros y sus respaldado por medio de bítacora, cuando presentan algun cambio, con el fin de que sean corregidos en el plazo establecido los retiros que no tengan cambios son entregados para su debida notificación (los puntos 9,10,11,12,13,14 se deberán realizar en un plazo de dos días en su totalidad) 15 Recibe las resoluciones y sus respaldos, en caso decambio para ser trasladado a los Abogados (as), incluyendo en el indicador la devolución y la razon del cambio para luego ser trasladado a las abogadas por un medio formal sea quienes lo corregirán de manera inmediata para luego ser trasladado a firmas nuevamente. 16. Los retiros firmados se notifican por medio de correo electronico, fax o correo certificado al interesado. Se escanea la resolución de retiro se envia a la Unidad de Cobros, Unidad de y al Interesado, en caso de ser por correo. Se confecciona el sobre correspondiente. Para envio de correo certificado según sea el caso, se solicita un vale y se realiza el procedimiento ante la Unidad de Servicios Generales para hacer el envio por correo certificado Manifestado. 17. Respalda la notificación se adjunta con la resolución y los documentos de respaldo y se incluye en el indicador los datos correspondientes a la notificación y la devolución de la Fiscalía así como en el Sistema de Fiscalía según corresponda.(este proceso se deverá realizar en dos día hábiles). 18 Confecciona el memo correspondiente de traslado, de manera alfabetica en el mismo orden de los documentos fisicos y se traslada a la Auxiliar de 19 Recibe la resolución escaneada vía correo electrónico enviada por la Secretaria de Fiscalización. Abogado (a) Jefatura de Fiscalía Jefatura de Fiscalía Fiscal Secretaria de Fiscalización Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO-FEL01-4 / 5

5 20 Ingresa en la bitácora de retiros datos importantes como: número de oficio, nombre del colegiado, número de cédula, fecha del retiro, razón del retiro y tipo de retiro. 21 Revisa en el sistema de colegiados y verifica que a cada retiro pueda ser aplicado, que no afecten fechas posteriores a la del retiro, suspensiones u otra condición que impida la aplicación del mismo. En caso de aparecer algo se debe resolver comunicando a los responsables el hallazgo para ser solventado antes de aplicar los retiros, una vez resuelto se procede con la aplicación. 22 Ingresa y cambia en el Sistema de Colegiados y realiza los cambios de condicióndel estado actual según lo establece el sistema a RETIRO INDEFINIDO, RETIRO TEMPORAL, RETIROS CON SUSPENSION DENTRO DEL MISMO MES DEL RETIRO, RETIROS CON SUSPENSION FUERA DEL MES DEL RETIRO, RETIROS ANTERIORES A UNA SUSPENSION, según se solicite en la resolución de retiro. 23 Dar seguimiento por medio de Excel con las fechas de vencimiento de los retiros temporales en conjunto con el sistema de Fiscalización, para luego activar su condición de Colegiado, comunica a los departamentos involucrados, Unidad de Cobro, Unidad de Archivo, Unidad de Contabilidad. 24 Se informan a las Unidades involucradas: Cobros, Contabilidad, Archivo y Fiscalización los cambios de condición realizados por medio de correo electrónico el nombre cedula y cambio de condición ejecutada según corresponda. 25 Se confecciona informe que se elevará a Junta Directiva cada último lunes de mes, con todos los retiros aplicados donde se incluye nombre, cedula, motivo fecha y el rige del retiros indicándose si es Temporal o Indefinido según sea el caso y se traslada al Dpto de Fiscalía para ser presentado a Junta Directiva. 26 Alimenta el informe de estadísticas de la Unidad, una vez aprobado se recibe el acuerdo enviado por la Unidad de Secretaria. 27 Recibe y Confronta el traslado de los documentos de retiro y los confronta con el memo correspondiente. 28 Digita cada resolución de retiro en el expediente así como su s respectivos respaldos en el expediente electrónico del Sistema de Colegiados y foliarlos, según corresponda; si el retiro es porque la persona se pensiona se debe de indicar en el Sistema de Colegiados 29 Revisar que cada retiro contenga solamente y que venga en el orden correcto para realizar la lista de remisión e ingresar en el sistema de Fiscalización el traslado al archivo Central Auxiliar de Auxiliar de Auxiliar de 30 Realizar la lista de remisión y trasladar al archivo central en orden Alfabético. Auxiliar de 5- Histórico de Versiones ***FIN DEL PROCEDIMIENTO*** Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Modificaciones en Objetivo, políticas generales puntos 1, 3 y 4. Todas las políticas específicas y el procedimiento. Solicitado por Unidad de Fiscalización Sistema de Gestión de Calidad, Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes. POL/PRO-FEL01-5 / 5