MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO

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1 MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO FINANCIERO POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO: GESTION DE PAGOS Dirigido a: Colaboradores y Órganos del Colegio Número: POL/PRO-TES01 Versión: 9 Junio 2014 Elaborado por: Encargada de Tesorería, Jefatura Financiera, Jefatura Administrativa, Director Ejecutivo. Fecha de emisión: 12 de junio 2009 Revisado por: Comisión de revisión de Políticas. Reemplaza a: POL/PRO-TES01 versión 8, POL/PRO-TES02 versión 3 y POL/PRO-TES03 versión 2 Aprobado para entrar en vigencia: Sesión ordinaria celebrada el , Acuerdo 13. OBJETIVO: Establecer los requisitos necesarioss para la solicitud, emisión y realización de pagos. POLÍTICAS GENERALES: 1. Todo pago por un montoo mayor al máximo establecido para pagos de caja chica, debe realizarse mediante cheque o transferencia bancaria. 2. Todos los cheques y transferencias serán aprobados por acuerdo de Junta Directiva y firmados por los directivos autorizados según Ley Orgánica 4770 y el Reglamento General del Colegio. 3. Las transferencias bancarias serán aplicadas por el Jefe Financiero o el Director Ejecutivo, previa aprobación de Junta Directiva. 4. Las inclusiones y exclusiones de servicios públicos en el sistema automático PAR, deben realizarse por medio de autorización, firmada por al menos dos directivos firmantes en la cuenta bancaria. 5. La Junta Directiva fijará mediante acuerdo los puestos que tendrán beneficio de pago de celular, así como el monto a cancelar. 6. La Dirección Ejecutiva revisara de forma semestral en los meses de enero y julio, el beneficio de pago de celular determinando si los puestos que lo reciben aún lo ameritan, si el monto es apropiado en cada caso y si existen otros puestos que puedan requerir el mismo trato dentro de la organización, por las características de las funciones que desempeñan; e informará a la Junta Directiva para lo que corresponda. 7. Todos los órganos de la Corporación deben tramitar los estipendios por asistencia a sesiones en forma mensual y por ninguna razón deben acumularse. Lo anterior paraa un mejor control de la asistencia, de la ejecución presupuestaria y del trabajo realizado. POLÍTICAS ESPECÍFICAS: 1. Todo pago debe tramitarse mediante el documento Solicitud de cheque

2 2. La persona encargada de la Unidad de Tesorería y la Jefatura Financiera establecerán y comunicarán por escrito el horario para la recepción de solicitudes de pago, entrega de cheques y aplicación de transferencias. Este horario estará publicado en intranet. 3. Toda solicitud de pago siguientes requisitos: debe ser tramitada ante la Unidad de Tesorería y debe cumplir con los a. Adjuntar la factura original con las formalidades de ley (es decir que sea timbrada), si el beneficiario no emite facturas o recibos timbrados, por excepción, y en casos justificados, se recibirán facturas sin timbrar, sin embargo, las mismas deben tener como mínimo los siguientes datos: nombre completo, firma, número de cédula, número de teléfono y dirección de la persona a quien se le realizará el pago respectivo. La factura debe estar emitida a nombre del Colegio de Licenciados y Profesores o COLYPRO, y debe tener firma, nombre y fecha de recibido conforme por el colaboradorr quien recibió el bien o servicio. b. Adjuntar la autorización para la compra de bienes y servicios respectiva debidamente llena, el acuerdo de Junta Directiva firmado y/o el acuerdo de Junta Regional, según cada caso detallado en la Política de compras, POL/PRO-FIN03. c. Adjuntar copia del contrato en los casos en que se requiera según la POL/PRO-FIN03, además en el caso de cursos se debe contar con los requisitos s establecidos en la POLse deberá adjuntar copia PRO-FAPP03. d. En caso de solicitudes de pago del F.M.S. (pólizas o subsidios) del acuerdo de la Comisión de F.M.S, y demás documentos de respaldo. e. En caso de estipendios se requiere adjuntar el control de asistencia (F-TES06) y copia de las actas. f. Indicar la fecha límite de pago en caso de ser necesario. g. En el caso de las actividades organizadas por los departamentos, unidades, órganos o Juntas Regionales, que implican pagos por conceptos tales como alimentación, compra de obsequios, bailes, pagos de transporte o entrega de algún signo externo, se debe adjuntar la lista de personas asistentes a dicha actividad con sus firmas de asistencia o bien adjuntar el F-TES 09, debidamente lleno y firmado. h. Adjuntar cualquier otra documentación que se considere necesaria, según las políticas de la Corporación. 4. Las facturas correspondientes al pago por hora profesional deben indicar el detalle de horas y servicio contratado con el V.B del colaborador que verificó la prestación de dicho servicio, con el nombre completo, el puesto y la firma y serán revisadas en detalle por la Unidad de Tesorería con la tabla respectiva o precio convenido. 5. Todo cheque será entregado contra la presentación de la cédula de pasaporte, al día. identidad, residencia o 6. Para que una persona que no es el beneficiario del cheque pueda retirarlo, debe presentar una carta de autorización firmada por el beneficiario, donde se especifique el nombre completo de la persona que retirará el cheque y su número de cédula. Además se debee adjuntar la fotocopia de la cédula de identidad por ambos lados, residencia o pasaporte del beneficiario y del que retira el cheque. 7. Los pagos de bienes y servicios en dólares se realizaran tomando en cuenta el tipo de cambio de venta del dólar de los Estados Unidos de América establecido por ell Banco Central de Costa Rica, en relación con la fecha de confección de la solicitud de pago, adjuntándose el respectivo reporte.

3 8. Si la forma en que el Colegio puede pagar es diferente a la que requiere la empresa que esta cotizando, el personal del Colegio debe tener la apertura para saber negociar con las empresas en tiempo y forma oportuna, antes de la firma o aceptación de cualquier documento. 9. Los cheques serán entregados por el cajero (a) o la persona que lo sustituya, en las sedes de Alajuela y San José. 10. Los cheques que requieran ser entregados fuera de las sedes de la Corporación serán retirados por el colaborador responsable mediante el formulario F-TES07. (publicado en la intranet) 11. Los cheques en cartera con más de tres meses de emitidos se anularán, en el caso de que el beneficiario sea una entidades públicas se debe de investigar la razón por la que no se ha entregado. 12. Los pagos por cursos se deben tramitar de acuerdo a las políticas POL/PRO-FAPP03 y POL/PROse le brinde a alguien el JD En caso de que alguna Jefatura considere necesario que se revise o que beneficio de pago de celular se debe de analizar junto con la Dirección Ejecutiva. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y TRÁMITE DE ESTIPENDIOS No. Actividades Responsable 1. Imprime el control de Asistencia (F-TES06) correspondiente a cada sesión. 2. Solicita a los miembros de la Comisión o Junta Regional completar en cada sesión, el control de asistencia (F-TES06) con el nombre completo, firma, hora de ingreso y salida 3. Revisa y completa, si corresponde, el control de Asistencia (F-TES 06) en la que se solicita (sesión ordinaria o extraordinaria, número de sesión, fecha, hora de convocatoria, lugar, declaración bajo juramento y observaciones si existieran ) 4 Confecciona un resumen de asistencia de los miembros de la comisión o Junta Regional y realiza el cálculo de lo que le corresponde pagar, según el monto establecido por Junta Directiva, deduciendo el impuesto de renta y adjuntar copia de las actas. 5. Realiza la solicitud de cheque en el sistema de contabilidad y la traslada a su jefatura inmediata 6. Revisa y firma la solicitud de cheque con el monto a cancelar a cada miembro de la Junta Regional o comisión, y lo traslada a la Unidad de contabilidad para iniciar con el trámite de pago. Secretaria de la Comisión o Junta Regional/ Tribunales Secretaria de la Comisión o Junta Regional Secretaria de la Comisión o Junta Regional/ Tribunales Secretaria administrativa asignada a atender la Comisión u oficial de plataforma regional Secretaria administrativa asignada a atender la Comisión u oficial de plataforma regional Jefatura del departamento, ó Coordinadora Regional

4 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO: SOLICITUD Y EMISIÓN DE PAGO No. Actividades Responsable 1. Recibe, y revisa y anota el nombre, fecha y firma de recibido conforme en la factura del proveedor para tramitar el pago. Interesado 2. Traslada a la unidad de contabilidad la copia de las facturas de proveedores frecuentes (pagos por captura) para su respectiva codificación. 3. Recibe y registra las facturas en el sistema contable según corresponda (ver POL/PRO-CON02, inciso l), incluye la fecha de vencimiento de cada factura y la cuenta del proveedor correspondiente. 4. Confecciona la solicitud de pago y la traslada con sus correspondientes documentos de respaldo a la unidad de Contabilidad en el horario establecido. (El cual es informado por medio de correo electrónico a todos los colaboradores y se mantiene publicado en intranet). 5. Recibe las solicitudes de cheque, las codifica y firma en el espacio correspondiente y las traslada a la Unidad de Tesorería. 6. Recibe y revisa que las solicitudes de pago cumplan con los requisitos establecidos en esta política, en caso de incumplimiento, los documentos se devolverán al interesado, máximo el día hábil siguiente de recibida la solicitud. 7. Custodia las solicitudes de pago que si cumplen con los requisitos y las ordena por forma y concepto de pago, traslada las que se cancelaran por cheque all cajero. 8. Clasifica las solicitudess de pago por bancos y confecciona las transferencias, las firma en el espacio de hecho por :. 9 Recibe las solicitudes de cheques y confecciona los mismos en el sistema contable, los firma en el espacio de hecho por : y mutila todos los comprobantes de respaldo con la leyenda de Cancelado con cheque Nº, y los traslada a la, si por alguna razón el cheque es anulado debe tachar la leyenda de cancelado con cheque N. 9. Emite del sistema contable el listado de pagos y lo traslada vía correo electrónico a la Encargada de Tesorería así como con los cheques y transferencias emitidos para su revisión. 10. Recibe y revisa los cheques y transferencias, su codificación presupuestaria, documentos de respaldos, consecutivo, firmas etc., y los firma en el espacio de revisado. En el listado le asigna la referencia al pago para que emitan acuerdo de Junta Directiva si así lo requiere y los sella con la indicación de donde se retirará el pago, ya sea ALAJUELA o SAN JOSE Interesado Asistente de Contabilidad Interesado Asistente de Contabilidad Encargada de Tesorería

5 11. Imprime los listados de cheques y transferencias mismos que deben detallar: fecha, nombre y apellidos del beneficiario, detalle (claro y específico) y monto, además el Programa al que pertenece, si es Colegio o Fondo de Mutualidad y Subsidio, el número de la boleta de autorización o acuerdo de Junta Directiva donde se aprobó la compra y la fecha y número de sesión de Junta Directiva en la cual serán presentados, estos deben ser firmados en el espacio de hecho por: 12. Firman las listas de pagos en señal de revisado y de visto bueno respectivamente. 13. Entrega a la Secretaria de Junta Directiva en físico y en digital un listado de pagos, para que sean aprobados por la Junta Directiva, lo archiva en el auxiliar correspondiente y en orden de cada emisión y posteriormente le adjunta los acuerdos de aprobación de los pagos por la Junta Directiva. 14. Entrega al Director Ejecutivo los cheques y transferencias para que los entregue al Tesoreroo de Junta Directiva y sean presentados en Junta Directiva para su aprobación. 15. Presenta los cheques y transferencias en la sesión de Junta Directiva donde son aprobados y firmados por los directivos autorizados (Tesorero en conjunto con el Presidente, Vicepresidente o Vocal I) 16. Anula en sesión de Junta Directiva si algún pago no es aprobado y se establece de esa forma en el acuerdo de aprobación de los listados. 17. Recibe del Director Ejecutivo los cheques y trasferencias, verifica el consecutivo de los cheques, que todos estén firmados y los traslada al cajero de la Sede Alajuela. 18. Anula en el sistema contable el pago no aprobado en Junta Directiva y lo mutila en el espacio de monto y firma. 19. Confecciona las boletas de mensajería y las traslada al Encargado de Servicios Generales, con los pagos que se deben realizar, así como el envío de los cheques que se entregarán en la Sede de San José a la cajera(o) y actualiza el archivo de cheques en cartera. 20 Recibe y revisa los cheques y actualiza el archivo de cheques en cartera. 21. Sube al sistema bancario, proveedores y otros.) las transferencias de pago (de 22. Incluye en el módulo local proporcionado por el banco los cheques para la confirmación de los mismos por los que envía el archivo por medio de Internet Banking. Además de completar una bitácora de transferencias, con la fecha, número de transferencia, (presentada a Junta Directiva y consecutivo dado por el banco) el monto, el test key, y su firma. 23. Aplica las transferencias y confirma el archivo de cheques por medio de Internet Banking, firma la bitácora y lo traslada al Cajero de Sede Alajuela. Encargada de Tesorería/ Tesorero de Junta Directiva Encargada de Tesorería Encargada de Tesorería Tesorero de Junta Directiva Tesorero de Junta Directiva Cajero de la Sede Alajuela Cajero(a) de la Sede de San José /o colaborador autorizado Jefe Financiero o Director Ejecutivo

6 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO: REGISTRO DE TRANSFERENCIA EN EL SISTEMA CONTABLE. No. Actividades Responsable 1 Convierte las solicitudes de pago, que fueron canceladas con transferencia, incluyéndolas en el sistema contable y le solicita por correo electrónico a la Encargada de Contabilidad que modifique el registro. 2 Modifica el registro hecho por el cajero de Alajuela, agregando a cada pago una línea de la cuenta de bancos a cada beneficiario, y le informa por medio de correo electrónico al cajero de la Sede Alajuela cuando se finalizó. 3 Imprime los asientos de cada transferencia, los firma y los adjunta a la transferencia, revisa el número con el que se aplicó la transferencia y mutila todos los comprobantes con la leyenda de Cancelado con transferencia Nº., y los traslada a la Encargada de Tesorería. 4 Revisa que el número de transferencia en el asiento contable sea el mismo que el asignado en el banco, así como la fecha y monto de cada transferencia y firma en señal de revisado en el asiento. 5 Realiza la lista de remisión con todas las transferencias aplicadas y ordenadas numéricamente (las del Banco Nacional) y por fecha (las aplicadas de otros bancos), imprime la lista y los traslada una vez a la semana a la Unidad de Contabilidad. Encargada de Contabilidad Encargada de Tesorería DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCEDIMIENTO: ENTREGA DE CHEQUES No. Actividades Responsable 1. Solicita la cédula de identidad, de residencia o pasaporte al día, la factura original, o la documentación necesaria en cada caso para poder entregar el cheque (entre ellos: recibido conforme del colaborador que recibió el bien o servicio, listas de asistencia, informes con el aval del ingeniero, y otros según cada caso, estos se indican en la solicitud de cheque). Esto en el caso de que quien retira el cheque sea el beneficiario de no ser así ver procedimiento N 2. 2 Solicita una nota del beneficiario del cheque autorizando a otra persona a retirar el valor, cuando no pueda presentarse en forma personal, que indique el nombre, número de cédula y firma. Además adjuntar, una copia de la cédula por ambos lados (del beneficiario y de la persona autorizada) y confrontar la información contra la nota de autorización. Si el cheque está a nombre de una razón social, el representante legal es el que realiza la nota de autorización y debe adjuntar una copia de la personería jurídica para verificar la información. 3. Crea una base de datos electrónica de las personas autorizadas a retirar cheques, así como mantener un respaldo con las copias de las cédulas de los miembros de Juntas Regionales y Comisiones. o colaborador autorizado

7 4. Actualiza la base de datos electrónica, (archivo compartido en Sede Alajuela y San José) con las personerías y autorizaciones de retiro de cheques recibidas. 5. Solicita la firma y el número de cédula en la colilla del cheque en señal de recibido, en el caso de los cheques del Fondo de Mutualidad y Subsidios debe solicitar la firma en la boleta en donde se establece el otorgamiento de la ayuda económica o retiro de póliza por una única vez. 6. Verifica tanto el número de cédula como la firma anotada en la colilla del cheque, (con la cedula de quien retira) estos deben ser iguales, si se presenta alguna irregularidad el cheque no será entregado, si el beneficiario vuelve a firmar correctamente (igual a la cédula de identidad) se debe agregar una nota al cheque justificando las dos firmas y este podrá ser entregado. 7. Firma y anota nombre, puesto y la fecha en que se entregó el cheque, con el fin de establecer un responsable de la acción. Además mutila los documentos recibidos con la leyenda de Cancelado con cheque Nº y los adjunta al cheque. 8. Extrae la segunda copia de los cheques y la archiva en consecutivo o colaborador autorizado 9. Anula los cheques que no serán cancelados, que correspondan al mes en proceso, solicitando por escrito al colaborador que tramitó el pago, el motivo de la anulación y perfora el cheque en el espacio de firma. Los documentos de respaldo se trasladan a la persona que solicito el pago para que proceda según corresponda. 10. Actualiza el auxiliar de la l cartera de cheques en Excel, verificando si existen cheques con más de tres meses de emitidos. 11. Traslada en forma escrita a la Unidad de Contabilidad los cheques originales con la copia que deben ser anulados por asiento que tienen más de 3 mesess de emitido, perfora el cheque en el espacio de firma. Los documentos de respaldo se trasladan al solicitante para que proceda con la nueva solicitud si fuera necesario. 12. Traslada los cheques en sus correspondientes cajas libres de ácido a la Auxiliar de Contabilidad con un listado, ordenados en consecutivo y posteriormente la Unidad de Contabilidad los traslada a su archivo donde serán guardados. 13. En caso de cheques que serán entregados fuera de las Sedes, solicita al funcionario responsable llenar el formulario (F-TES07) y aplica todos los pasos anteriores del 4 al Lleva un control de los consecutivos de los cheques en blanco, y realiza arqueos periódicos al Cajero. Sede Alajuela *** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***

8 HISTÓRICO DE VERSIONES Versión Fecha de cambio Breve descripción del cambio Modificación de las políticas específicas 3, incisos a, b, e. Inclusión del punto 13. Modificación del subprocedimiento Solicitud y trámite de estipendios y Solicitud y emisión de pago. Solicitado por Departamento Financiero