OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN

Transcripción

1 OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN

2 Generar en los participantes las competencias necesarias para documentar objetivos de seguridad, elaborar indicadores de gestión y medir la efectividad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

3 BENEFICIOS Los Indicadores de Gestión Cambio de Cultura Impulsan transformación organizacional Facilitan cambios de paradigmas Crean condiciones para nuevos modelos de gestión (empoderamiento) Involucran a los colaboradores en los resultados de la organización Permiten responder a mercados y clientes cada vez más exigentes Aseguran competitividad Facilitan anticiparse ante el cliente y el mercado Dime cómo medir y sabrás cómo se comportan

4 El Plan Estratégico da respuestas a estas tres preguntas: FUTURO 2. Hacia dónde vamos? HOY 1. Dónde estamos? Planeación significa cambiar mentalidad, no elaborar planes

5 OBJETIVOS Son expresiones formales de la política y el medio para implementarla. Son propósitos formales que enmarcan planes de acción en la organización. Expresan un solo resultado a lograr (procesos). Indica el mejoramiento que se busca y el sentido de esa mejora (maximizar, minimizar, eliminar, etc.).

6 CUÁL ES LA IMPORTANCIA DE PLANTEAR OBJETIVOS? 1. Proporcionar sentido de dirección (motivación e inspiración) 2. Enfocar los esfuerzos (establecer prioridades) 3. Guiar planes y decisiones 4. Evaluar el progreso o desempeño

7 COMPONENTES DE UN OBJETIVO 1. ACCIÓN: tarea a desarrollar. Se manifiesta a través de un verbo en infinitivo. 2. META: punto de referencia cuantitativo o aspiración que se debe alcanzar en el futuro. 3. INDICADOR DE GESTIÓN: unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de un proceso en relación a sus metas, objetivos y responsabilidades. 4. RESPONSABLE: cargo que debe responder por la ejecución de las acciones asignadas 5. TIEMPO: definición temporal o lapso en que se deben ejecutar las acciones.

8 Se deben basar en: POLITICA DE SEGURIDAD Prevención de Actividades Ilícitas Compromiso de los empleados Asociados de negocio confiables Mejora Continua Seguridad en la cadena de suministros RIESGOS Monitoreo a los riesgos GESTIÓN POR PROCESOS Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo 8

9 CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS S M A R T Específicos: Indican cuánto (por ejemplo, el 40%) qué será logrado (P. Ej. Que conductas de quién o que resultados) para cuándo (P. Ej. para el 2015)? Medibles. La información concerniente al objetivo puede ser recogida, detectada u obtenida de registros (al menos potencialmente). Alcanzables. No solamente los objetivos en sí mismos son posibles, sino que es probable que su organización sea capaz de alcanzarlos. Relevantes: Comprensión clara de cómo estos objetivos se ajustan a la visión, misión, políticas, Procesos. Tiempo. Cuando serán ellos logrados.

10 Específico La meta debe estar bien definida, también debe ser clara para todas las personas involucradas. Se debe responder a las siguientes preguntas: Qué?, Por qué? y Cómo? Qué es lo que deseas lograr? Tú objetivo o meta, descrita de forma específica. Por qué lo quieres lograr? Debe ser algo que te motive a continuar. Cómo piensas realizarlo? Que acciones o tareas piensas realizar. Ejemplo: Meta no específica: Bajar de peso. Meta específica: Qué? Bajar de peso 10kg. Por qué? Por salud y para verme bien. Cómo? Ir al gimnasio una hora, tres veces por semana. 10

11 Medible Debemos definir metas o proyectos que se puedan medir, para poder ir viendo los cambios e ir sintiendo su progreso, así sabremos cuando lo hayamos alcanzado y podamos tener la sensación de logro. Si no lo puedes medir, no lo podrás alcanzar. Para hacer una meta medible responde las siguientes preguntas: Cuánto o Cuantos? Cómo sabré cuando hayas alcanzado la meta? Ejemplo: Meta no medible: Quiero bajar de peso. Meta medible: Cuánto o Cuantos? Quiero bajar 10kg. Saber el fin de meta? Para el día de mi cumpleaños. 11

12 Alcanzable Cuando ya tienes tu meta identificada, necesitas encontrar formas para hacerlas realidad. Debes desarrollar aptitudes, habilidades, capacidad financiera y tener el tiempo para alcanzarla. Metas que parecen estar muy lejos y fuera de nuestro alcance, eventualmente estarán más cerca y se vuelven alcanzables, no porque la meta se reduzca, sino porque tu creces para alcanzarla. Ejemplo: Meta no alcanzable: Bajar 10kg en una semana. Meta alcanzable: Bajar 1kg por semana (Lograr esto cada semana nos mantendrá motivados para continuar.) 12

13 Realista La meta debe tener un objetivo al igual que la disposición y la capacidad para realizarla. Puede ser fácil o difícil de realizar, también puede ser a corto o largo plazo. Metas a largo plazo suelen ser más fáciles de lograr que una de corto plazo, debido a que el esfuerzo requerido es mayor y crea más motivación para continuar. Pon la barra lo suficientemente alto para que se vuelva satisfactorio. Tu meta puede ser realizada si tú crees que puedes alcanzarla por mas difícil y larga que sea. Ejemplo: Meta no realista: Realizar ejercicios con el mismo nivel que las demás personas del gimnasio. Meta realista: Ir aumentando los ejercicios a la semana a un nivel adecuado al de mi avance. 13

14 Basado en el tiempo Establecer un tiempo de margen para realizar la meta, te ayudará a tener claro cuando debes iniciar, cuanto avance ir realizando y para cuando debe estar terminada la meta. Al no establecer un tiempo de margen, el compromiso es muy bajo. Tiende a que no se realice por que sientes que puedes empezar cuando quieras. Sin límite de tiempo no existe urgencia para empezar a realizar acciones en este momento. El tiempo de margen debe ser lo suficiente para alcanzar la meta, pero no tanto como para afectar el desempeño. Ejemplo: Meta sin tiempo: Meta con tiempo: Bajar 10kg Bajar 10kg para mi cumpleaños. 14

15 INDICADORES Los indicadores son necesarios para poder mejorar. Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controla no se puede gestionar.

16 INDICADORES DE GESTIÓN DEFINICIÓN INDICADOR: Que indica o sirve para indicar. Mostrar algo con señales o indicios GESTIÓN: Acción y efecto de administrar Es una herramienta administrativa, cuantificable o cualificable, que permite evaluar el desempeño de variables y objetivos trazados el cual asociamos a metas 16

17 INDICADORES DE GESTIÓN QUE SE ESPERA DE UN INDICADOR DE GESTIÓN Que se convierta en un sistema de alertas tempranas Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo o de servicios Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las políticas. 17

18 = Relación con los resultados =Relación con los Medios Lograr los resultados eficientemente

19 ELEMENTOS DE UN INDICADOR DE GESTIÓN Medible: La caracteristica descrita debe ser cuantificable en terminos ya sea de grado o frecuencia de la cantidad Entendible: Debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan Controlable: Debe ser controlable dentro de la estructura de la organización 19

20 COMO ELABORO UN INDICADOR DE GESTIÓN? Definir los atributos importantes: Obtener el mayor número de indicadores que puedan utilizarse (lluvia de ideas). Seleccione los más apropiados Evaluar si los indicadores tienen las caracteristicas deseadas (medible, entendible y controlable) Identificar las actividades principales de cada proceso Evaluar las actividades directamente relacionadas con las partes interesadas del sistema de gestión Deben de tener metas que permitan evaluar el desarrollo de la actividad 20

21 COMO ELABORO UN INDICADOR DE GESTIÓN? CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES Nombre del indicador Formula Meta Periodicidad Objetivo a medir Proceso al que pertenece Responsables 21

22 METAS La meta del indicador de Gestión es el punto de llegada de un objetivo por esta razón se convierte en la base del mejoramiento. Definir metas muy elevada tiene como riesgo el que no sean alcanzables y causen desmotivación; es casi inadecuado como poner metas fáciles de lograr que provocan un desempeño pobre del Sistema.

23 REQUISITOS BASC NORMA BASC Objetivos del SGCS La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de indicadores de gestión.

24 REQUISITOS BASC NORMA BASC 4.1 Generaldades La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente el SGCS determinando los siguientes aspectos: Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización. Documentar la secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las técnicas de mapa y caracterización de procesos. Definir el alcance del SGCS.

25 TALLERES CREACIÓN DE OBJETIVOS E INDICADORES 1. Politicas 1. Procesos 2. Riesgos 25

26 OBJETIVOS POR POLÍTICA DE SEGURIDAD

27 En la Universidad estamos comprometidos a: POLITICA DE CALIDAD

28 En la Universidad estamos comprometidos a: POLITICA DE CALIDAD

29 POLITICA DE SEGURIDAD Somos una empresa dedicada al transporte especializado de carga y almacenamiento de mercancía que trabaja con un recurso humano competente y confiable comprometido con la seguridad de las operaciones en busca de la prevención de riesgos producto de actividades ilícitas que se puedan presentar en la cadena de suministros. A través de operaciones efectivas y seguras, nuestros empleados, asociados de negocio y accionistas se comprometen a aplicar procedimientos de seguridad establecidos en cada una de las actividades de la operación buscando siempre el mejoramiento continuo en cada una de ellas.

30 OBJETIVOS POR PROCESOS Y RIESGOS

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32 Preparación Pedido Calentar Horno MANTENIMIENTO Recepción del Pedido Preparar Ingredientes COMPRAS Att. Pedido Preparar Pizza (mezclar ingredientes) Hornear Pizza Empaquetar Pizza Entregar Pizza a Repartidor Entrega

33 Att. Pedido Preparación Pedido Calentar Horno Temperatura MANTENIMIENTO Nº pedidos incompletos Tiempo Recepción del Pedido Preparar Pizza (mezclar ingredientes) Hornear Pizza Preparar Ingredientes Tiempo para preparar los ingredientes COMPRAS Tiempo para realizar las actividades previas Tiempo empaquetar la Pizza Empaquetar Pizza Entregar Pizza a Repartidor Nº Pizzas no entregadas (perdidas) % pizzas quemadas Entrega

34 OBJETIVOS E INDICADORES PROCESOS ESTRATÉGICOS Gestión de Riesgos Mejora Continua Cumplimiento de los objetivos Cumplimiento requisitos legales Entre Otros

35 OBJETIVOS E INDICADORES PROCESOS MISIONALES Lavado de Activos (Selección y mantenimiento de clientes) Siniestralidad Prevención hacia la contaminación de la carga Novedades en la operación Entre otros

36 OBJETIVOS E INDICADORES PROCESOS DE APOYO Lavado de Activos (Selección y mantenimiento de proveedores) Cumplimiento de los procesos de Selección empleados Seguridad Informática Incidentes en seguridad física (terrorismo) Planes de acción al sistema de gestión Simulacros y ejercicios prácticos Entre otros