TALLER CARACTERIZACIÓN PROCESOS CORPOICA. For the benefit of business and people

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1 TALLER CARACTERIZACIÓN PROCESOS CORPOICA For the benefit of business and people

2 4.1 REQUISITOS GENERALES Identificar los procesos necesarios para el SGC Implementar acciones para lograr los resultados planificados y la mejora continua de los procesos Determinar secuencia e interacción de de los procesos Medir, hacer monitoreo y analizar los procesos SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Determinar los criterios y métodos para la operación y control de los procesos Asegurar la disponibilidad de recursos e información para apoyar la operación y seguimiento de los procesos 2

3 CONTEXTO DEL MAPA DE PROCESOS Mapa Contextual Conjunto de relaciones entre CORPOICA Y sus grupos de interés Mapa de Procesos Muestra la interacción entre los diferentes procesos en la Corporación Mapa de Procesos en los CI Muestra las interrelaciones entre procesos de un Centro de Investigación 3

4 MAPA CONTEXTUAL ESTADO ALIADOS ESTRATEGICOS ACADEMIA GREMIOS COMPETENCIA EMPLEADOS COMUNIDAD 4

5 MAPA DE PROCESOS PROCESOS ESTRATÉGICOS Direccionamiento Corporativo Seguimiento y Evaluación Gestión Imagen y Relacionamiento Corporativo Apropiabilidad Gestión Integral de la Calidad Gestión de Alianzas, Recursos y Mercadeo CLIENTES Generación, acceso y Apropiación del Conocimiento PROCESOS CLAVES Identificación y priorización oportunidades Gestión de Proyectos Investigación Estratégica Desarrollo Científico y Tecnológico Productos y Servicios Científicos, Tecnológicos y comerciales Vinculación y Transferencia Oferta de Productos y Servicios CLIENTES PROCESOS SOPORTE Gestión Documental Gestión Compras Gestión Humana Gestión de Tecnologías información Gestión Financiera Gestión Jurídica Operaciones de Campo Gestión de Mantenimiento e Infraestructura

6 CARACTERIZACIÓN N DE PROCESOS TITLE Permite la Identificación de elementos esenciales necesarios para llevar a cabo el proceso y la definición de las principales características del proceso facilitando su entendimiento, gestión y el control de sus interrelaciones como parte de un sistema. Entrada Transformación Salida Salida I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 6

7 IDENTIFICACIÓN N Y GESTIÓN N DE PROCESOS 1. Identificar los procesos Procesos: Definir los subprocesos correspondientes o actividades para cada proceso: 2. Identificar los dueños del proceso Son los responsables de:. TITLE I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 7

8 IDENTIFICACIÓN N Y GESTIÓN N DE PROCESOS 3. Identificar las entradas de proceso Insumos o entradas a transformar pueden ser: materiales equipo información condiciones ambientales. Identificar los proveedores de las entradas (otros procesos / áreas internas). 4. Identificar las salidas del proceso Producto o servicio que se crea en el proceso el cual es entregado a un cliente. Puede ser la entrada para un proceso posterior (pueden ser internos o externos a la organización). TITLE I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 8

9 IDENTIFICACIÓN N Y GESTIÓN N DE PROCESOS 5. Establecer el flujo de actividades Actividades secuenciales del mismo proceso. Identificar los puntos de control: Características de producto/ servicio Parámetros de proceso 6. Establecer el seguimiento y medición TITLE Identificar los puntos de control: Características de producto/ servicio Parámetros de proceso Entrada Salida Controles I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 9

10 ENTRADAS SALIDAS CARACTERIZACIÓN N DE PROCESOS NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TITLE CARGO OBJETIVO DEL PROCESO RAZÓN DE SER, MISIÓN DEL PROCESO Insumos, Servicios Información SUBPROCESOS Resultados, Servicios Información Ó ACTIVIDADES DEL PROCESO Recursos necesarios para el funcionamiento del proceso Definen / establecen y soportan las actividades Evidencias que demuestran la operación eficaz del Proceso RECURSOS DOCUMENTOS. REGISTROS REQUISITOS INDICADORES CONTROLES Requisitos a cumplir (Legales y de Norma) I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 10 Miden el desempeño del proceso Factores críticos a ser controlados para que funcione el proceso

11 CARACTERIZACIÓN N DE PROCESOS PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO TITLE OBJETIVO DEL PROCESO ENCABEZADO PROVEEDORES ACTIVIDADES / SUBPROCESOS CLIENTES MATERIALES / INSUMOS PRODUCTO / SERVICIO DESCRIPCIÓN RECURSOS DOCUMENTOS REGISTROS REQUISITOS INDICADORES CONTROLES CARACTE- RÍSTICAS I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 11

12 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO TITLE ENCABEZADO Nombre del Proceso: Fecha de última actualización: Objetivo del Proceso: razón de ser del proceso (Qué?) y propósitos del proceso en términos de eficacia y eficiencia (Para qué?). Responsable del Proceso: Cargo responsable por el buen desempeño del proceso. I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 12

13 CARACTERISTICAS DEL DOCUMENTO TITLE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Entradas: Corresponde a los insumos del proceso, tales como información, documentos, solicitudes, materiales, etc. Fuente: Son los procesos internos o entes externos que generan entradas para el proceso que se esta caracterizando. Actividades: Salidas: Productos del proceso Clientes: Son los procesos internos o usuarios a los cuales este proceso les entrega la salida del proceso o puede ser el usuario o cliente externos. I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 13

14 CARACTERIZACIÓN N DE PROCESOS CARACTERISTICAS TITLE Recursos: elementos que brindan el soporte necesario para ejecutar el proceso tales como equipos, maquinaria, sistemas de información, etc. Requisitos (de norma y legales): requisitos de la norma ISO 9001 y leyes, decretos, resoluciones, circulares o normas internas que rigen la ejecución del proceso y que debe cumplir el proceso. Controles: mediciones y controles que requiere el proceso para garantizar su óptimo resultado. Indicadores: miden el desempeño del proceso (eficacia). I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 14

15 Desarrollo de documentación n de los procesos Los procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente claro qué pasos deben darse para realizarlo. Es decir, se hace necesaria una explicación, fase por fase, de las actividades que componen el proceso 15

16 GESTION DE LOS PROCESOS Tres fases son las necesarias para comprender y poder mejorar continuamente los procesos: Mejora continua Evaluar Analizar Mejorar 16

17 EVALUAR Definir el objetivo del proceso de forma que permita la comprensión del valor añadido del mismo respecto de su contribución a la Misión general de la organización. Asignar un responsable de proceso que lidere la mejora continua de la eficacia y la eficiencia. Consensuar requerimientos cliente proveedor como primer paso para la mejora de calidad. Definir indicadores sólidos y consistentes que permitan la toma de decisiones acertadas respecto de la mejora de la calidad. Asegurar que los datos en todo momento, reflejan la situación actual, la tendencia y son coherentes con los requerimientos cliente proveedor existentes. A partir del objetivo, los requerimientos de los clientes y los resultados de los indicadores, evaluar el proceso identificando las ayudas y barreras existentes y los puntos fuertes y áreas de oportunidad del proceso que nos permitirá detectar las áreas de mejora a contemplar. 17

18 ANALIZAR Analizar las áreas de mejora, utilizando herramientas de mejora de la calidad tales como: Proceso de Mejora de Calidad, Análisis de causas raíz y Simplificación de procesos. Determinar los beneficios que la aplicación de la metodología del Benchmarking puede aportar, en cuanto a la obtención de prácticas adecuadas para obtener las mejoras de rendimiento necesarias. Identificar las acciones adecuadas para garantizar la mejora del rendimiento. 18

19 MEJORAR Convertir las acciones en planes detallados de mejora Llevar a cabo los planes de mejora Comparar los resultados de los indicadores con los resultados previos, comprobando de esta forma si las acciones dan la mejora esperada. Verificar la satisfacción del cliente Iniciar un nuevo ciclo de gestión, volviendo a la fase de evaluación. 19

20 TALLER TITLE CARACTERIZACIÓN N DE PROCESOS OBJETIVO Desarrollar las técnicas para analizar y caracterizar procesos. METODOLOGÍA Formar grupos de 4 personas y seleccionar un proceso. 1. Defina el objetivo y el responsable de su proceso. Si existen etapas o subprocesos dentro del alcance de este, identifíquelos 2. Para el proceso defina: Entradas y Salidas; Clientes y proveedores. 3. Identifique los recursos y documentación necesaria y los requisitos a cumplir. 4. Identifique los puntos de control e indicadores. TIEMPO: 60 minutos de trabajo I&F/TRG/L/03/REV 00/SEP - 06 BUREAU VERITAS COLOMBIA LTDA. PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN 20