GLOSARIO SISTEMA DE VENTAS Y PRÉSTAMOS DE LA CINEMATECA BOLIVIANA PAWI. PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 1

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1 GLOSARIO SISTEMA DE VENTAS Y PRÉSTAMOS DE LA CINEMATECA BOLIVIANA PAWI Integrantes: Aruquipa Mamani Rolando Willy Layme Ordoñez Roxana Paola Módulos Venta de Material y Facturación Préstamo y Devolución de Material PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 1

2 1. INTRODUCCIÓN Propósito Alcance Referencias Organización del Glosario 3 2. DEFINICIONES Atender pedido Cancelar pedido atendido Cancelar pedido en elaboración Catalogo de materiales Clientes Consultar pedidos Cobro a clientes Co mprar a proveedor Confeccionar catalogo Consultar catalogo Consultar pedidos no atendidos Control de Estadistica Elaborar pedido Encargado de Ventas y Facturacion Facturar entrega de un pedido Fecha de atención Fecha de elaboración Fecha de listo para envío Fecha de Prestamo Gestión de Clientes Gestión de Personal Gestión de Prestamos Gestión de Ventas Incidencia pedido Introducir recibos Línea de pedido Listado de pedidos en atencion Operadora Pedido en atención Pedido listo Política Producto Producto Proveedor Region Representante de ventas Representante de Prestamo Usuario de ventas 10 PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 2

3 Glosario 1. INTRODUCCIÓN Este documento recoge todos y cada uno de los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo de un sistema para la gestión de la venta, facturación y préstamo de la cinemateca Boliviana PAWI. Se trata de un diccionario informal de datos y definiciones de la nomenclatura que se maneja, de tal modo que se crea un estándar para todo el proyecto. 1.1 Propósito El propósito de este glosario es definir con exactitud y sin ambigüedad la terminología manejada en el proyecto de desarrollo de un sistema de ventas y préstamos de la Cinemateca Boliviana PAWI. También sirve como guía de consulta para la clarificación de los puntos conflictivos o poco esclarecedores del proyecto. 1.2 Alcance El alcance del presente documento se extiende a todos los subsistemas a realizarse para la Cinemateca Boliviana. De tal modo que la terminología empleada en las ventas y préstamos, tenga que ponerse en detalles la funciones de cada actor y participante en el sistema a realizase. 1.3 Referencias El presente glosario hace referencia a los siguientes documentos: - Documento Plan de Desarrollo Software del Proyecto Cinemateca Boliviana PAWI - Documento Visión del Proyecto Cinemateca Boliviana PAWI - Documentos de Especificación de Casos de Uso del Proyecto Cinemateca Boliviana PAWI - Documentos de Especificación de Casos de Pruebas del Proyecto Cinemateca Boliviana PAWI 1.4 Organización del Glosario El presente documento está organizado por definiciones de términos ordenados de forma ascendente según la ordenación alfabética tradicional del español. 2. DEFINICIONES A continuación se presentan todos los términos manejados a lo largo de todo el proyecto de desarrollo de un sistema para la gestión de la Cinemateca Boliviana PAWI : PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 3

4 2.1 Atender pedido El representante de ventas se encarga de solicitar el pedido de materiales al operador mediante una lista de inventarios. 2.2 Cancelar pedido atendido Un pedido que ya ha sido atendido por un operador puede ser cancelado por el representante de ventas mientras el pedido esté en el almacén y no esté en envío, simplemente eliminándolo de la base de datos y liberando el stock que tiene asignado. El cliente puede cancelar un pedido que está siendo enviado, pero con un cargo añadido por costes de transporte. 2.3 Cancelar pedido en elaboración Un pedido que se encuentra en estado de elaboración puede ser cancelado o bien a través de un representante de ventas o bien a través de una operadora. El primero de ellos podrá eliminar pedidos en elaboración de aquellos clientes a quienes represente, mientras que la segunda puede cancelar pedidos en elaboración de cualquier cliente. El propio cliente puede eliminar directamente sus pedidos en elaboración si accede al sistema como cliente online y directamente a través de la página web de elaborar pedidos online. 2.4 Catálogo de materiales El catálogo de materiales es la colección de la Cinemateca Boliviana PAWI. Se trata de un compendio de toda clase de artículos, como por ejemplo, libros, afiches, recortes de muro, etc. El catálogo de materiales comprende el nombre del artículo, una referencia del mismo dentro de la catalogación de la empresa, una descripción del producto, una fotografía del mismo y el precio de venta. 2.5 Cliente El cliente externo es el cliente propiamente dicho, es decir, en la visión que ofrece Power Designer del modelo de casos de uso del negocio, el cliente externo representa uno de tantos agentes externos con los que interactúa la empresa ventas y préstamos PAWI. Por tanto, el cliente externo es el comprador de los artículos. 2.6 Consultar pedidos La consulta de los pedidos la puede realizar el encargado de ventas mediante la interfaz gráfica que muestra la funcionalidad principal del subsistema de gestión de catálogo. 2.7 Cobro a clientes El pago de los pedidos que realizan los clientes se realiza de diversas maneras según el tipo de cliente. En primer lugar, una vez que se ha entregado la mercancía en la dirección de envío que ha especificado el cliente para la entrega de un pedido, se realiza la formalización de un recibo que posteriormente se introducirá en el sistema informático. En segundo lugar, una vez que el recibo ha PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 4

5 llegado al departamento de cobro y facturación, se determina el tipo de pago que ha de realizar el cliente según la forma de pago que haya solicitado (a 30 días, a 60 días, etc.). Por último, se remite la factura al cliente una vez realizado el cobro del pedido. 2.8 Comprar a proveedor El operador o el encargado de venta contacta con los distintos proveedores cuando se detecta déficit en algún artículo o cuando se prevé un volumen de ventas elevado. Se selecciona al proveedor que marque el precio más competitivo de acuerdo con la política de compras que marca la empresa. 2.9 Confeccionar catálogo El catálogo de productos sufre constantes cambios debido a la fluctuación de las demandas de los artículos y las diferentes modas que se apoderan del momento. Por tanto, es responsabilidad del representante de ventas de la empresa la actualización del catálogo de productos que ofrece la empresa a sus clientes Consultar catálogo La consulta del catálogo se realiza mediante las interfaces que ofrece el sistema. Tanto los representantes de ventas como las operadoras pueden en todo momento consultar el catálogo para informar a sus clientes de las descripciones de los productos y precios, y para consultar las referencias de los artículos. Los empleados del departamento de marketing también consultan el catálogo para buscar posibles actualizaciones Consultar pedidos no atendidos Los pedidos que figuran como pedidos no atendidos se pueden consultar, mediante la interfaz gráfica correspondiente en la pestaña de no atendidos figura la lista de los pedidos que aún no han pasado a ser atendidos en el almacén. Se puede consultar no sólo el estado de los pedidos, sino también las líneas de productos y los datos referentes al pedido. Una vez realizada esta consulta sobre un pedido en particular, el pedido pasa automáticamente al estado de pedido atendido Control de estadísticas El control de estadísticas es un resumen general de los datos de interés relacionado con la empresa, cada uno de los distintos usuarios autorizados podrá acceder a diferentes visiones de las estadísticas generadas, por ejemplo, para el operador las estadísticas más interesantes son volúmenes de ventas, demandas de productos, históricos de los almacenes, etc. Para el jefe de ventas, las estadísticas interesantes son las que conciernen a sus empleados, por ejemplo, ventas realizadas, seguimiento de comisiones, etc. PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 5

6 2.13 Elaborar pedido El representante de ventas o la operadora reciben la petición de un cliente para elaborar pedido. El listado de pedidos en elaboración de dicho cliente aparece en la pantalla y el representante de ventas o la operadora pueden modificar un pedido ya existente, borrarlo, o bien crear uno nuevo. El representante de ventas o la operadora pueden añadir o modificar líneas de un pedido en elaboración ya existente o añadir nuevas líneas a un pedido nuevo. Una vez hayan concluido pueden pasar el pedido al almacén regional correspondiente a la dirección de envío o bien guardarlo como pedido en elaboración para posteriores modificaciones Encargado de venta y facturación Los encargados de venta y facturación se encargan del cobro de pedidos entregados a los clientes, de facturar a los clientes, de la asignación de remuneraciones de los distintos empleados y de todas las características propias de la contabilidad empresarial Facturar entrega de un pedido Una vez que un pedido ha sido entregado al cliente, éste firma un recibo de entrega que será introducido en el sistema por el encargado de venta. Una vez hecho esto, el pedido figura como pendiente de cobro. El empleado del departamento de venta y facturación consulta los pedidos que quedar por facturar y genera las facturas de los mismos, teniendo en cuenta la forma de pago especificada por pedido y cliente Fecha de atención Es la fecha que tiene asignada una orden de pedido una vez que el operador ha comenzado a asignarle productos del stock de todos los materiales. La fecha de atención es única y no se modifica en ningún momento, puesto que se asigna la primera vez que un pedido recibe atención. Si el pedido figura como en elaboración o como no atendido, tendrá el campo de esta fecha vacío Fecha de elaboración La fecha de elaboración figura en los pedidos que estén en estado de elaboración. Esta fecha se asigna automáticamente cuando se crea un pedido nuevo en la elaboración de órdenes de pedido por parte de la operadora o por el representante de ventas. Esta fecha no se puede modificar en ningún momento ya que se asigna por primera vez por medio del sistema Fecha de listo para envío Esta fecha se asignará por el sistema a todas aquellas órdenes de pedido que el operador haya pasado a listas para envío. Esta fecha figura como vacía en todos aquellos pedidos que no estén en envío o en listos para envío. Esta fecha se eliminará de aquellos pedidos que figuren como listos para envío y que operador decida cancelar y pasar a en atención. PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 6

7 2.19 Fecha de préstamo La fecha de préstamo figura como uno de los más importantes para verificar todo los materiales que son más utilizados o en caso de pérdida de un material se puede verificar la fecha de préstamo y quien fue el último que lo utilizo. Esta fecha no podrá ser modificada Gestión de clientes Gestión de clientes es un caso de uso definido dentro del subsistema de gestión de ventas, y cuya funcionalidad está definida por los representantes de ventas, operadoras y clientes. La gestión de clientes trata todos aquellos aspectos que conciernen al tratamiento de datos de clientes, ya sea alta de nuevos clientes, baja de clientes que ya figurasen en el sistema, ya sea de la modificación de los datos de los clientes que figuraban como dados de alta. Este caso de uso se puede invocar a través de la interfaz de usuarios de ventas Gestión de personal Gestión de personal es un caso de uso que invoca el jefe del departamento de recursos humanos y cuya funcionalidad define el reparto y asignación de la plantilla y puestos de trabajo de los distintos empleados de la empresa ventas y préstamo de la Cinemateca Boliviana. La redistribución y asignación de tareas, etc., es la funcionalidad de este caso de uso Gestión de préstamo Gestión de préstamo es un caso de uso invocado por el operador que administra todos los materiales que están a disposición de los usuarios o clientes quienes quieren ver la información del material interesado Gestión de ventas La gestión de ventas es un subsistema definido como parte del sistema principal que comprende toda la organización de ventas y facturación de la Cinemateca Boliviana y que trata todos aquellos aspectos del sistema que se refieren al tratamiento de ventas realizadas a los clientes, ya sea a través de un representante de ventas o de una operadora. Este subsistema también ofrece funcionalidad a todos los clientes interesados, que puede generar y gestionar órdenes de pedido igual que los representantes de ventas o las operadoras aunque restringido por supuesto a sus datos personales. La funcionalidad que recoge este subsistema engloba todo lo que concierne a la elaboración de nuevas órdenes de pedido, modificación de órdenes ya existentes, cancelación de las mismas o envío al almacén para que sean servidas Incidencia pedido Incidencia pedido es un caso de uso cuya funcionalidad es proporcionar al operador la posibilidad de generar incidencias de pedidos en los que se hayan dado situaciones especiales como lo son que al asignar cantidades del stock del almacén el sistema detecte que la cantidad a asignar deja el stock del producto PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 7

8 en el almacén con déficit, es decir, por debajo de una cantidad mínima, también que no existe stock de un producto suficiente para satisfacer las necesidades de una orden de pedido, o que hayan pasado más de dos días desde que un pedido figura en atención o como listo para envío Introducir recibos Introducir recibos es un caso de uso que ofrece su funcionalidad al usuario encargado de transportes, y que consiste en que cuando un pedido se entrega en destino, el cliente firma un recibo de entrega y éste es introducido en el sistema para que figure el pedido como pendiente de cobro. En el recibo figura el transportista que realizó la entrega, la fecha de envío y de entrega y el detalle de la orden de pedido entregada Línea de pedido La línea de pedido es uno de los componentes de la orden de pedido, y es donde figuran los detalles de los productos a pedir. Se corresponde una línea de pedido por producto solicitado en una orden de pedido. Una línea de pedido se compone de la siguiente información: código del producto del catálogo, referencia de la orden de pedido a la que pertenece, cantidad de producto solicitada al almacén regional, precio del producto y por último el stock asignado en el almacén en el que se trata la orden de pedido Listado de pedidos en atención El listado de pedidos en atención es una parte de la funcionalidad que ofrece la interfaz de usuario del técnico de almacén, y en la que se muestra la lista de órdenes de pedido que figuran en un almacén regional pendientes de ser completados, es decir, en estado de atención Operadora La operadora es una empleada de la organización de la Cinemateca Boliviana que hace uso de la funcionalidad definida en el subsistema de gestión de ventas, y que se comunica con los clientes por teléfono y elabora nuevas órdenes de pedido para éstos, modifica o cancela otras existentes y puede acceder a gestión de clientes. Tiene la característica especial de poder atender a cualquier cliente, a diferencia del representante de ventas que sólo puede tratar a los clientes a los que representa Pedido en atención Un pedido, o una orden de pedido, figuran en estado de en atención cuando esté siendo atendido por un operador, es decir, cuando se le estén asignando cantidades del stock que figura en ventas 2.30 Pedido listo Un pedido, o una orden de pedido, figura en estado de listo para entregar PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 8

9 cuando las cantidades de stock asignadas por el técnico de almacén satisfacen las cantidades solicitadas por el cliente en el pedido Política Producto Política producto es un caso de uso definido en el subsistema y cuya funcionalidad es ofrecer la posibilidad al empleado que pueda cambiar la política de ventas aplicada a los distintos productos de la Cinemateca Boliviana PAWI Producto Los productos con los que trabaja la Cinemateca Boliviana PAWI, son materiales, es decir, todos aquellos artículos que tengan que ver con todo los repositorios de la cine Boliviano, por ejemplo, libros, afiches, películas, y otros Proveedor Los productos con los que trabaja la Cinemateca Boliviana PAWI, están encargadas por un proveedor, que se encarga de gestionar y contabilizar los materiales solicitados por el Represéntate de Ventas Región La Cinemateca Boliviana PAWI al trabajar y tener delegación en todo el mundo, ha dividido el mundo en regiones para poder gestionar mejor a sus distintos países clientes. Existe una región central en la que se ubican las principales instalaciones de la empresa. En dicha región también se ubica el almacén central de la empresa, que servirá de abastecimiento principal a los distintos almacenes regionales. En cada una de las restantes regiones se localiza un departamento de gestión de ventas y de uno de gestión del almacén regional. Las órdenes de pedido de los clientes de un país determinado que pertenece a una región determinada se sirven a partir del almacén asignado a dicha región Representante de Ventas El representante de ventas de la Cinemateca Boliviana que hace uso de la funcionalidad definida en el subsistema de gestión de ventas, y que se comunica directamente con los clientes en sus respectivos al que el sistema ofrece distintas funcionalidades, entre las que se encuentra la elaboración de nuevos pedidos, la modificación de pedidos que se encuentren en elaboración y la cancelación de pedidos en elaboración. También se ofrece la gestión de clientes, la consulta del catálogo de productos, la consulta de materiales enviados al operador y la solicitud de registro de incidencias en una orden de pedido. La única restricción para el representante de ventas es que sólo puede trabajar con aquellos clientes a los que representa, no tiene acceso a ningún otro cliente que no represente. PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 9

10 2.36 Representante de Préstamo La línea de préstamo participa en el sistema dentro del subsistema de gestión de préstamo, y que hace uso de las funcionalidades definidas en los casos de uso de control de estadísticas, otorgar incentivos y gestión de clientes Usuario de ventas El usuario de ventas es una generalización de los representantes de ventas, operadoras y clientes online. Ofrece una visión más general que la de sus especializaciones, y contempla en el modelo de análisis los casos de uso comunes a representante, operadora y cliente online, como son las funcionalidades de incidencia de pedido y gestión de clientes. PAWI Cinemateca Boliviana, 2011 Pág. 10