DOCUMENTO VISIÓN SISTEMA DE VENTAS Y PRÉSTAMOS DE LA CINEMATECA BOLIVIANA PAWI. Versión 1.0. Aruquipa Mamani Rolando Willy

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1 DOCUMENTO VISIÓN SISTEMA DE VENTAS Y PRÉSTAMOS DE LA CINEMATECA BOLIVIANA PAWI Versión 1.0 Integrantes: Aruquipa Mamani Rolando Willy Layme Ordoñez Roxana Paola Módulos Venta de Material y Facturación Préstamo y Devolución de Material

2 1. Introducción Propósito Alcance Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones Referencias 4 2. Posicionamiento Oportunidad de Negocio Analisis del problema Sub modulo: de ventas y facturación Sub módulo de préstamo de material y devoluciones Sentencia que define la posición del Producto 6 3. Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Resumen de Usuarios Entorno de usuario Perfil de los Stakeholders Perfiles de Usuario Representante de Ventas Representante de Prestamo Cajero Operadora Descripción Global del Producto Perspectiva del producto Resumen de características Suposiciones y dependencias Costo y precio Descripción Global del Producto Gestiom de Ventas y Facturacion Informacion de ofertas y elaboracion de pedidos Gestion de los datos del cliente Consulta de los productos del catalogo Restricciones Precedencia y Prioridad Otros Requisitos del Producto Estándares Aplicables Requisitos de Sistema 12 PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 2

3 8.3 Requisitos de Desempeño Requisitos de Entorno Requisitos de Documentación Manual de Usuario Ayuda en Línea Guías de Instalación, Configuración, y Fichero Léame 13 PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 3

4 1 Introducción Grupal Visión 1.1 Propósito El propósito de éste documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las características del sistema de ventas y préstamos de material de la Cinemateca Boliviana. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestión de ventas y préstamos de materiales que la empresa da los servicio a todo los clientes, de forma que dichos ventas y préstamos satisfagan a todos los clientes y usuarios. Los detalles de cómo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificación de los casos de uso y otros documentos adicionales. 1.2 Alcance El documento Visión se ocupa, como ya se ha apuntado, dedicada a la venta y préstamo de materiales Dicho sistema será desarrollado por el grupo de desarrollo de software PAWI. El sistema permitirá a los encargados de la empresa controlar todo lo relativo a la venta de los materiales (gestión de stock, gestión de pedidos, gestión de clientes, etc.). Además, también permitirá a los clientes realizar préstamos de materiales, etc. 1.3 Definiciones, Acrónimos, y Abreviaciones XP y ESCRUM abreviaciones XP (Extreme Programming) La programación extrema es una metodología ligera de desarrollo de software que se basa en la simplicidad en la comicacion y la información. RUP: Son las siglas de Rational Unified Process. Se trata de una metodología para describir el proceso de desarrollo de software. UML: Lenguaje Unificado del Modelado, es un lenguaje para la especificación, visualización, Construcción y documentación PAWI: siglas de la empresa 1.4 Referencias Perfil de documento, Plan de actividades, diagramas de casos de uso y glosario - Glosario. - Plan de desarrollo de software. - XP (). - Diagrama de casos de uso. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 4

5 - 2 Posicionamiento Grupal, individual Oportunidad de Negocio Este sistema permitirá a la empresa informatizar el control de todas sus actividades (gestión de stock, gestión de pedidos, etc.), lo cual supondrá un acceso rápido y sencillo a los datos, gracias a interfaces gráficas sencillas y amigables. Además, los datos accedidos estarán siempre actualizados, lo cual es un factor muy importante para poder llevar un control centralizado de los distintos tipos ventas y préstamos 2.2 Análisis del problema Problemas que se pueden encontrar en la empresa sin el software: Sub modulo: de ventas y facturación El problema de: No contar con registro de ventas. Gestionar los materiales. Gestionar las órdenes de compra realizada por los clientes. afecta a: Cajero(encargado de ventas) Depto. de Contabilidad/Facturación El impacto asociado es: Una solución adecuada sería: Que no se puede controlar la cantidad de venta. Posible que no se tenga muy en cuenta las cantidades que está disponible para su venta. Ver la cantidad de material que requiere el cliente. Automatizar el proceso de ventas de todos los materiales para el control y registro. Crear una base de datos para el control de todas las ventas por fecha. Crear una base de datos para los clientes que adquieren por cantidad. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 5

6 Sub módulo de préstamo de material y devoluciones El problema de: afecta a: No registrar los préstamos adecuadamente y sin precisión. La búsqueda de un objeto en específico es muy difícil. Encontrar los materiales en los repositorios o almacenes. Registrar en el momento de las devoluciones. Operador(Bibliotecario), Usuario El impacto asociado es: Cuando se registra un préstamo manualmente es la pérdida de tiempo. La busque de un objeto en específico es muy difícil encontrarlo en los depósitos o almacenes no se sabe el lugar donde se encuentra y causa perdida de tiempo. Las devoluciones causan pérdida de tiempo en la búsqueda de material en el cuaderno de registro. Una solución adecuada sería: Automatizar el proceso de préstamo y devolución. Automatizar el proceso de búsqueda de manera más eficiente. Crear una base de datos para el registro de todos los usuarios que usen estos servicios. Verificar si el material está en buen estado, verificar que sea correcto el material prestado y registrar la devolución. 2.3 Sentencia que define la posición del Producto para quienes Representante de ventas, Representante de Prestamos, cajero y operador(a). Controlan la recepción y entrega de materiales. Realizan los reportes requeridos por la empresa. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 6

7 El nombre del producto que no como Nuestro producto PAWI es una herramienta software. Almacena la información necesaria para la administración de la Cinemateca Boliviana, que agiliza la entrega, recepción de materiales, pagos, devoluciones, estadísticas y reportes necesarios para la empresa de forma segura y eficiente. El procesamiento actual, ya que se realiza las distintas actividades de manera manual e insegura. Permite gestionar las distintas actividades de la Cinemateca Boliviana mediante una interfaz gráfica sencilla y amigable. Además proporciona un acceso rápido y actualizado a la información desde cualquier punto que tenga acceso a la base de datos. 3 Descripción de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. También es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, así como los problemas más importantes que éstos perciben para enfocar la solución propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos específicos ya que éstos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificación de por qué estos requisitos son necesarios. Resumen de Stakeholders Realizar la descripción de los ingenieros de Software desarrolladores y los usuarios grupal Nombre Descripción Responsabilidades Rolando W. Aruquipa Mamani Roxana P. Layme Ordoñez Representantes Globales de la Cinemateca Boliviana y encargados de cada modulo El stakeholder realiza: Representa a todos los usuarios posibles del sistema. Seguimiento del desarrollo del proyecto. Aprueba requisitos y funcionalidades PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 7

8 3.1 Resumen de Usuarios Nombre Descripción Stakeholder Representante de Ventas Representante de Préstamos Cajero Operador(a) Responsable de ventas del producto a los clientes, mediante visitas a la Cinemateca Boliviana. Informa de las ofertas y elabora las órdenes de pedido. Supervisor del Departamento de Prestamos del producto al cliente, mediante visitas a la cinemateca Boliviana. Informa de los requisitos y el catalogo a ser prestado. Encargado de la facturación y cobranzas, política de cobro de los clientes. Responsable de todo material solicitado por parte del representante de ventas donde este elabora en un inventario las órdenes de pedido. Rolando Willy Aruquipa Mamani Roxana Paola Layme Ordoñez A definir A definir 3.2 Entorno de usuario requerimiento del usuario Los usuarios entrarán al sistema identificándose sobre un ordenador con un sistema operativo WindowsXP y tras este paso entrarán a la parte de aplicación diseñada para cada uno según su papel en la empresa. Este sistema es similar a cualquier aplicación Windows y por tanto los usuarios estarán familiarizados con su entorno. Los informes serán generados con Microsoft Word versión 2007, lo cual también resultará familiar. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 8

9 3.3 Perfil de los Stakeholders Representante del área técnica y sistemas de información Representantes Rolando Willy Aruquipa Mamani Roxana Paola Layme Ordoñez Descripción Representantes Globales de la Cinemateca Boliviana. Tipo Responsabilida des Criterio de Éxito Grado de participación Comentarios Desarrolladores de Sistemas. Encargado de mostrar las necesidades de cada usuario del sistema. Además, lleva a cabo un seguimiento del desarrollo del proyecto y aprobación de los requisitos y funcionalidades del sistema A definir por el cliente Revisión de requerimientos, estructura del sistema Ninguno 3.4 Perfiles de Usuario Representante de Ventas Representantes Descripción Tipo Rolando Willy Aruquipa Mamani Representante de ventas de materiales Usuario experto. Responsabilidades Responsable de ventas del producto a los clientes, mediante visitas a la Cinemateca Boliviana. Informa de las ofertas y confecciona las órdenes de pedido. También participa en las incidencias de pedidos poniéndose en contacto con el cliente para la resolución de los mismos. Puede cancelar pedidos en estado de elaboración. Criterio de Éxito Grado de participación Comentarios A definir por el cliente A definir por el cliente Ninguno. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 9

10 3.4.2 Representante de Préstamos Representante Descripción Tipo Responsabilidades Criterio de Éxito Grado de participación Comentarios Roxana Paola Layme Ordoñez Representante de Prestamos y Devoluciones Usuario experto. Responsable de ventas del producto a los clientes a través del teléfono. Informa de las ofertas y confecciona las órdenes de pedido. También participa en las incidencias de pedidos poniéndose en contacto con el cliente para la resolución de los mismos. A definir por el cliente A definir por el cliente Ninguno Cajero Representante Descripción Tipo Responsabilidades Criterio de Éxito Grado de participación Comentarios Cajero Realiza la recepción y entrega de facturas, como el manejo de información de clientes y de los materiales. Usuario. Encargado de otorgar incentivos y del control de estadísticas. A definir por el cliente. A definir por el cliente. Ninguno Operador(a) Representante Descripción Tipo Responsabilidades Criterio de Éxito Grado de participación Comentarios Operador(a). El operador tiene que registrar los materiales que se tiene para la disposición del cliente verifica si está disponible o no el material para el posterior préstamo. Usuario. Encargado del material y la catalogalizacion de esta, para revisión de precios y cantidades a solicitarse. A definir por el cliente. A definir por el cliente. Ninguno. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 10

11 4 Descripción Global del Producto 4.1 Perspectiva del producto El producto a desarrollar es un sistema global para la Cinemateca Boliviana con la intención de agilizar su funcionamiento. Las áreas a tratar por el sistema son: Ventas, facturación. 4.2 Resumen de características modular A continuación se mostrará un listado con los beneficios que obtendrá el cliente a partir del producto: Beneficio del cliente Mayor agilidad en los pedidos dando la posibilidad de hacerlo vía servicios web. Gestión automatizada del stock del pedido. Automatización de la cancelación de estas órdenes. Mayor facilidad para el control e catálogos. Automatización del sistema de nóminas. Características que lo apoyan Aplicación web desde la cual poder realizar los pedidos. Sistema de optimización de del stock en el almacén y previsión de pedidos Sistema automatizado de anulación de órdenes. Base de datos con acceso remoto desde la que poder controlar ofertas y políticas de ventas. Sistema automático de generación de nóminas. 4.3 Suposiciones y dependencias 4.4 Costo y precio definir costo 5 Descripción Global del Producto todo lo que está en la clase pasa a descripción global 5.1 Gestión de Ventas y Facturación El departamento de ventas dispone de servicios distintos de ventas: las ventas que realiza mediante un representante de ventas. Las ventas a través de una de las operadoras de la empresa, con la que el cliente solicita sus pedidos a través del medio telefónico. Y por último, se dispondrá de servicios web para poder hacer los pedidos de esta forma, considerando al cliente como cliente online. PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 11

12 5.2 Información de ofertas y elaboración de pedidos Un representante de ventas o una operadora pueden elaborar pedidos o bien para su propios clientes (caso del representante) o bien para cualquier cliente (caso de la operadora). Los pedidos figurarán en estado de elaboración y eliminar a petición del cliente o modificar las líneas del pedido, ya sea en cantidades de productos como en los distintos productos de que consta el pedido. 5.3 Gestión de los datos de los clientes Un representante de ventas o una operadora pueden modificar los datos de los clientes. En el caso de la operadora podrá modificar cualquier cliente, y en el caso del representante de ventas podrá modificar cualquiera de los clientes a los que representa. También podrán darse de baja clientes, o darse de alta unos nuevos. 5.4 Consulta de los productos del catálogo Un representante de ventas, una operadora pueden consultar en todo momento el catálogo a la hora de elaborar su pedido. 6 Restricciones 7 Precedencia y Prioridad 8 Otros Requisitos del Producto 8.1 Estándares Aplicables 8.2 Requisitos de Sistema 8.3 Requisitos de Desempeño 8.4 Requisitos de Entorno 9 Requisitos de Documentación PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 12

13 9.1 Manual de Usuario 9.2 Ayuda en Línea 9.3 Guías de Instalación, Configuración, y Fichero Léame PAWI Cinemateca Boliviana Pág. 13