UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN GENERAL DE PLANEACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD FICHA DE DESCRIPCIÓN DE PROCESOS

2 MACROPROCESOS 5. Gestión 1. Docencia 4. Vinculación 2. Investigación 3. Extensión

3 DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO PROCESO PROCEDIMIENTO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma establecida en qué se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quién, qué, cómo, cuándo, dónde y con qué se realiza cada una de las actividades

4 PROCESO PRODUCTIVO

5 MAPA DE PROCESO GENERAL DE LA UAEH

6 IMPLEMENTACIÓN DEL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS I. Identificació n de procesos II. Planificació n de los procesos III. Implementación y medición de los procesos IV. Análisis del proceso V. Corrección y mejora del proceso

7 I. IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS a) Defina el propósito de la organización. Mediante la identificación de sus clientes y otras partes interesadas así como de sus necesidades y expectativas. b)defina los objetivos y políticas. Basado en el análisis del propósito de la organización defina los objetivos y políticas del proceso. c)determine los procesos. Los necesarios para alcanzar los resultados establecidos. d)defina la secuencia en los procesos.

8 II. PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS a) Defina las actividades dentro del proceso: Determine las actividades necesarias para lograr los resultados planificados; Determine como se llevara a cabo cada actividad. c) Defina los requisitos de seguimiento y medición: Determine dónde y cómo deberán aplicarse el seguimiento y medición.

9 III. IMPLEMENTACIÓN Y MEDICIÓN DE LOS PROCESOS a) Implemente los procesos y sus actividades tal como se planificó; a) Aplique los controles y realice el seguimiento y las mediciones planificadas.

10 IV. ANÁLISIS DEL PROCESO a) Analice y evalúe la información del proceso obtenida, mediante el seguimiento y la medición aplicadas, con el propósito de cuantificar el desempeño del proceso. a) Compare los resultados de la información del desempeño con los requisitos definidos, para confirmar la eficacia y eficiencia del proceso.

11 V. CORRECCIÓN Y MEJORA DEL PROCESO La organización deberá enfocar sus esfuerzos en acciones para mejorar el desempeño del proceso de manera continua.

12 Cuando, cada tarde, se sentaba el gurú para las prácticas del culto, siempre andaba por allí el gato del ashram (lugar de retiro espiritual) distrayendo a los fieles. De manera que ordenó el gurú que ataran el gato durante el culto de la tarde. Mucho después de haber muerto el gurú, seguían atando al gato durante el referido culto. Y cuando el gato murió, llevaron otro gato al ashram para poder atarlo durante el culto vespertino. Siglos más tarde, los discípulos del gurú escribieron doctos tratados acerca del importante papel que desempeña el gato en la realización de un culto como es debido. De Mello

13 Algunas características de la descripción de procesos son: Un proceso bien descrito puede ser comunicado y enseñado, reforzando las posibilidades de la capacitación y de la inducción. Es una oportunidad de reforzar la comunicación y la participación, ya que la descripción de procesos requiere del aporte de todos.

14 Se logra mejor control con el conocimiento de cómo se hacen las cosas, se refuerza el trabajo de la auditoría. Cuando el trabajo es conocido, se incrementa la posibilidad de trabajar en equipo y hay menores motivos de conflicto. En consecuencia, aumenta la motivación.

15 Un proceso descrito se hace visible, deja de estar operando en forma subconsciente. El trabajo se orienta a describir lo que se hace y a garantizar que así se hace. Permite dejar bien establecidas las fronteras y responsabilidades.

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17 INSTRUCCIONES 1. Colocar el logotipo de la dependencia, centrar en la celda; 2. Dependencia responsable del proceso: poner el nombre de la dependencia de la cual se describe el proceso, con letra Arial 12, centrar en la celda; 3. Fecha de elaboración: citar la fecha en que se elabora por primera vez la ficha de descripción de proceso, colocando el día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda; 4.Fecha de actualización: mencionar la fecha de actualización, colocando el día, mes y año a dos dígitos (dd/mm/aa), con letra Arial 12, centrar en la celda; 5. Versión: poner el número de versión, si se realiza por primera vez será la versión 1, si se le hacen cambios será la versión 2 y así sucesivamente hasta un límite de 5 versiones, una vez dado este número de versiones se reinicia la numeración, con letra Arial 12;

18 6. Nombre del proceso: dar un nombre al proceso (corto pero descriptivo), debe declarar una acción, debe abarcar todo el proceso en cuestión, con letra Arial 12; 7. Objetivo del proceso: poner el objetivo del proceso, alineado a la misión y visión institucional con letra Arial 12; 8. Alcance: citar el número de dependencias, departamentos o áreas según sea el caso que abarca el proceso, con letra Arial 12; 9. Políticas de Operación: nombrar aquellas políticas que sirven como líneas de acción para la operación del proceso; 10. Proveedor: mencionar los proveedores que proporcionan las entradas al proceso. Pueden ser internos o externos;

19 11. Entrada: listar lo que el proceso necesita para generar las salidas, con letra Arial 12; 12. Especificación de las entradas: especificar las características que se requiere de cada una de las entradas, con letra Arial 12; 13. Proceso: nombrar la(s) actividad(es) que transforma(n) la entrada en salida, con letra Arial 12; 14. Salida: listar lo que el proceso provee (producto o servicio), con letra Arial 12; 15. Especificación de la salida: mencionar las características que debe contener la salida y puede tomarse en cuenta lo que el cliente o usuario requiere, con letra Arial 12; 16. Cliente: listar al cliente o usuario de cada salida, con letra Arial 12;

20 17. Elaboró: nombrar a la persona que elabora la ficha de descripción de proceso, con letra Arial 12; 18. Actualizó: citar a la persona que revisa (titular de la dependencia), con letra Arial 12.

21 EJEMPLO

22 Hallazgos al respecto de la auditoria externa

23 Tipo: 01 Criterio: 4.1. ISO 9001:2008 Sistema: SGC Descripción del hallazgo: Observación abierta de la auditoría anterior: No en todos los procesos han sido completamente identificados los procesos contratados externamente por lo que no han sido definidos dentro del SGC el tipo y grado de control necesarios (ej. en docencia, entidades certificadoras como CONOCER y CIDFOR; en estudios de opinión, subcontratación de muestrista, encuestadores y capturistas; Dirección Universitaria de Idiomas, entidades certificadoras del idioma inglés, International Trinity College London; para asignaturas y eventos de emprendurismo ponentes en escuela superior de Zimapán; ponentes y facilitadores para conferencias y eventos de propiedad intelectual y derechos de autor; mantenimiento externo en escuela superior de Zimapán, para casos particulares como filtraciones de agua en domos y mantenimiento a subestación eléctrica.

24 Descripción del requisito incumplido: En los casos en que la organización opte por contratar externamente cualquier proceso que afecte a la conformidad del producto con los requisitos, la organización debe asegurarse de controlar tales procesos. El tipo y grado de control a aplicar sobre dichos procesos contratados externamente debe estar definido dentro del sistema de gestión de la calidad.

25 PROPUESTA: Secretaría General con el apoyo de la Dirección de Gestión de la Calidad elaborará un proceso para homogeneizar la contratación de servicios externos (personas morales y físicas) incluyendo el control de los mismos, de ahí que se desprendan los procedimientos necesarios para darlos a conocer a todas las dependencias.

26 Tipo: 04 Criterio: 7.1. ISO 9001:2008 Sistema: SGC Descripción del hallazgo: Durante la Auditoría a la Coordinación de la División de Docencia, se detectó que sus actividades solo se han enfocado en la atención a las solicitudes de servicio, sin que hayan tomado en cuenta el planteamiento de acciones para dar cumplimiento a los Objetivos Estratégicos y Proyectos indicativos establecido en el PDI. Por ejemplo: Innovación educativa en programas de licenciatura.

27 Descripción del requisito incumplido: La organización debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto. La planificación de la realización del producto debe ser coherente con los requisitos de los otros procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.1).Durante la planificación de la realización del producto, la organización debe determinar, cuando sea apropiado, lo siguiente: a) los objetivos de la calidad y los requisitos para el producto

28 PROPUESTA: La Coordinación de la División de Docencia elabore los procesos necesarios de acuerdo a los objetivos estratégicos y proyectos indicativos establecidos en el PDI.

29 Tipo: 05 Criterio: 7.3. ISO 9001:2008 Sistema: SGC Descripción del hallazgo: No en todos los casos en los que el Diseño y Desarrollo es aplicable se han determinado de forma clara las etapas de revisión, verificación y validación, así como los registros necesarios para dar evidencia del cumplimiento de la etapa correspondiente ej. Diseño y desarrollo de software en la Dirección de Modernización y Sistemas; Sistemas y diseño, desarrollo y actualización de planes y programas de estudio de posgrado; Diseño Institucional

30 Descripción del requisito incumplido: La organización debe planificar y controlar el diseño y desarrollo del producto. Durante la planificación del diseño y desarrollo la organización debe determinar: a) las etapas del diseño y desarrollo, b) la revisión, verificación y validación, apropiadas para cada etapa del diseño y desarrollo, y c) las responsabilidades y autoridades para el diseño y desarrollo. La organización debe gestionar las interfaces entre los diferentes grupos involucrados en el diseño y desarrollo para asegurarse de una comunicación eficaz y una clara asignación de responsabilidades.

31 PROPUESTA: DIRECCIÓN DE MODERNIZACIÓN Y SISTEMAS: Elabore proceso para Diseño y Desarrollo de Software incluyendo en forma precisa las características de la salida y posteriormente elaborar el indicador que permita medir y en su caso retroalimentar el proceso así como llevar los registros de dichas mediciones. DIRECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO: Hacer lo mismo para el Diseño, Desarrollo y Actualización de Planes y Programas de Estudio de posgrado, en caso de que esto corresponda a los Institutos, solo justificarlo mediante un documento y hacer el levantamiento de la acción correspondiente. NOTA: Esto incluye a las dependencias que les aplique.

32 Es importante seguir el procedimiento correspondiente que establece el levantar la acción correctiva, dar seguimiento y cerrarla.

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