CAPITULO V MODELO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO HERRAMIENTA QUE CONTRIBUYA A MEJORAR EL RENDIMIENTO DEL PERSONAL DE LA ALCALDIA

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1 CAPITULO V MODELO DE EVALUACION DEL DESEMPEÑO COMO HERRAMIENTA QUE CONTRIBUYA A MEJORAR EL RENDIMIENTO DEL PERSONAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SAN FRANCISCO GOTERA EN EL DEPARTAMENTO DE MORAZAN. 71

2 INDICE Contenido Pág. Introducción 74 Objetivos del Modelo de Evaluación.. 75 Objetivo General 75 Objetivos Específicos 75 Importancia de la Evaluación de Desempeño. 75 Ámbito de aplicación del Modelo de Evaluación 76 Misión Visión 76 Instrucciones. 76 Para su uso. 76 Para su difusión 77 Para su mantenimiento 77 Políticas de Evaluación del Desempeño 77 Aplicación del Método de Evaluación.. 79 Perfil del Personal. 79 Perfil definido. 79 Formulario de Evaluación Datos generales del Formulario de Evaluación.. 90 Factores a evaluar

3 Conocimiento del Trabajo 90 Calidad del Trabajo.. 91 Eficiencia / Productividad. 92 Actitud e Iniciativa 93 Atención al Cliente y Responsabilidad.. 94 Solución de Problemas 95 Planificación y Organización del Trabajo. 96 Toma de Decisiones. 97 Liderazgo y Trabajo en Equipo. 98 Entrenamiento y Capacitación del Personal 99 Tabla de rangos y puntajes de la evaluación Insumos para la evaluación del desempeño 100 Sugerencias posteriores a la evaluación del desempeño. 101 Formulario de Reporte de Decisiones Administrativas de E. D Anexos de la Investigación Relación de Variables y Matriz de Congruencia. 105 Definición y Operacionalización de Variables Formato de Encuesta y Entrevista. 111 Organigrama Municipal. 115 Mapas del Municipio. 116 Glosario. 119 Respuesta a Entrevista realizada

4 INTRODUCCION El desarrollo del recurso humano es fundamental para el éxito de las empresas, incluida en éstas la Alcaldía Municipal, Esto será posible solamente si se cuenta con un personal eficiente y eficaz, mediante un continuo desarrollo que mejore sus habilidades y capacidades con el fin de proveer servicios ágiles y de calidad a los usuarios de la institución. Una parte importante del desarrollo de personal, es el sistema de evaluación del desempeño, el cual le servirá a cada empleado municipal, como guía para determinar oportunidades de mejoras. La presente propuesta contiene los objetivos del modelo de evaluación, la importancia de apreciar al personal, las instrucciones para el uso y aplicación del formulario, así como las políticas que servirán como guía al momento de medir el rendimiento al personal. El formato de evaluación contiene una serie de factores, los cuales fueron elegidos basándose en la necesidad de la institución y que se consideran que ayudarán a que la Municipalidad sea mas eficiente; es por ello que se hace necesario que la Alcaldía, desarrolle un perfil acorde a las necesidades de su entorno y pueda adaptarse a los cambios y modernización que se enfrentan en la actualidad y de esta manera brindar un excelente servicio a sus usuarios y contribuyentes. 74

5 OBJETIVOS DEL MODELO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Objetivo General: Establecer un sistema de evaluación formal y metodológico, que sirva como herramienta para evaluar al personal de la Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera. Objetivos Específicos: 1) Establecer los criterios de evaluación mas apropiados. 2) Detectar conocimientos, habilidades y actitudes mediante la Evaluación de Desempeño para potenciales promociones. 3) Identificar necesidades de capacitación y retroalimentación en las unidades municipales que lo requieran. Importancia La Evaluación de Desempeño es importante por que muestra una apreciación sistemática del desempeño de cada persona en el cargo o de potencial de desarrollo futuro. La creación de un Sistema de Evaluación del Desempeño, permitirá a la Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera, fortalecer su administración mediante una herramienta metodológica que ayude a potenciar el desarrollo de su personal a corto, mediano y largo plazo. Así como establecer lineamientos para tener un efectivo sistema de reclutamiento y selección de empleados, todo lo anterior con el fin de mejorar el rendimiento laboral de los servidores municipales y brindar un eficiente servicio al cliente. Ámbito de Aplicación del Modelo de Evaluación. 75

6 El campo de acción del Modelo de Evaluación comprenderá las áreas de Jefaturas, personal Administrativo y de Campo, que constituyen la estructura organizativa municipal. Misión Somos una Institución que organiza y ejecuta las iniciativas públicas y privadas, que permiten el desarrollo municipal; representamos los intereses de los habitantes, comunidades e instituciones del municipio, apoyándonos en conocimientos técnicos y municipales. Para lograr el desarrollo sostenible, contamos con personal profesional, para brindar atención precisa y oportuna a las comunidades que demandan nuestros servicios. Visión Ser una Alcaldía Municipal eficiente, con liderazgo para fortalecer el desarrollo del municipio, consolidando la autonomía municipal con la participación y gestión ciudadana, asumiendo la descentralización y sistematización del desarrollo local y nacional. Instrucciones a) Para su uso. El Modelo de Evaluación del Desempeño esta diseñado para ser aplicado en las áreas de jefaturas, personal administrativo y personal de campo de la Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera y servir como documento de consulta para evaluaciones efectivas. b) Para su difusión 76

7 El presente documento, responde a características propias de la Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera, quedando a criterio de las Autoridades Municipales, la difusión del documento para personal interno, así como también para entes externos. c) Para su mantenimiento El Método de Evaluación de Desempeño, deberá ser revisado y actualizado por la Gerencia y Concejo Municipal por lo menos una vez al año, según las necesidades de la institución o por el surgimiento de información relacionada con el mismo. Políticas de Evaluación 1) Cada jefe inmediato deberá evaluar con objetividad y honestidad a sus subalternos. 2) El evaluador debe dar a conocer los criterios ha evaluar y el método ha utilizar. 3) La Evaluación debe realizarse frente al evaluado con el propósito de evitar subjetividades. 4) Tanto el evaluado como el evaluador no debe tener conocimiento de la ponderación asignada a cada uno de los factores a evaluar. 5) La información obtenida de la Evaluación debe ser confidencial y de uso exclusivo del personal de Recursos Humanos, Gerencia Administrativa y Concejo Municipal. 77

8 6) El evaluador debe ser responsable con los horarios asignados para la evaluación, y hacer uso de la ética profesional, para diferenciar la responsabilidad laboral y la relación personal. 7) La Evaluación de Desempeño debe realizarse por lo menos una vez al año. Se sugiere que la evaluación se realice en noviembre de cada año, y se evalúe el periodo de tiempo comprendido del uno de noviembre del año anterior al treinta y uno de octubre del presente año. 42 8) Tanto el evaluador como evaluado, podrán emitir por escrito comentarios, opiniones o sugerencias de la evaluación de desempeño realizada. 9) El evaluador y evaluado deberán firmar el documento impreso de la evaluación practicada. 10) Los resultados obtenidos de la Evaluación, deberán ser notificadas al evaluado al instante que se haya realizado dicha evaluación. 11) La Gerencia Administrativa o Recursos Humanos, deberá entregar al evaluado, una copia de los resultados obtenidos de la evaluación y anexar una copia en el expediente laboral del mismo. 12) La retroalimentación debe hacerse con base a los resultados obtenidos en la Evaluación y no con base a supuestos. 13) La retroalimentación debe hacerse en el periodo estipulado por la Gerencia Administrativa o Concejo Municipal. 42 Se sugiere noviembre de cada año para la evaluación, por estar comprendido en el lapso de tiempo (octubrediciembre), en el cual la Municipalidad de San Francisco Gotera, elabora el Presupuesto General Municipal del año siguiente. Los resultados de la evaluación servirán para la toma de decisiones en relación con la renovación de contratos de personal eventual y revisión de planillas de personal permanente. 78

9 14) La Municipalidad debe desarrollar un programa de incentivos laborales tomando en cuenta los siguientes aspectos: por antigüedad, y por merito o desempeño laboral 15) Los incentivos laborales deben estar sujetos a los resultados obtenidos en la Evaluación practicada a los servidores municipales. Aplicaciones del método El método a utilizar será el Método de Gradación Previa, combinado con el Método de Puntuación por Factores, por ser métodos prácticos y de fácil aplicación (Por las ventajas explicadas en el marco teórico). Perfil del Personal El perfil consta de factores y criterios necesarios para llevar a cabo sus responsabilidades de trabajo, los cuales son básicos para mejorar el servicio que se brinda a los usuarios. Perfil Definido - Conocimiento del Trabajo - Calidad del Trabajo - Eficiencia / Productividad - Actitud e Iniciativa - Atención al Cliente y Responsabilidad - Solución de Problemas - Planificación y Organización del Trabajo - Toma de Decisiones - Liderazgo y Trabajo en Equipo - Entrenamiento y Capacitación del Personal 79

10 (Agregar formato de evaluación) Evaluación 80

11 (Agregar formato de evaluación) 81

20 FORMULARIO DE EVALUACION Se debe completar y discutir la evaluación por escrito sobre la base de las siguientes indicaciones: I. DATOS GENERALES En este apartado se describen las instrucciones de llenado del formulario, el nombre del empleado, el puesto que ocupa dentro de la Alcaldía, el Departamento o Unidad al cual pertenece y el periodo de tiempo comprendido que se realiza la evaluación. II. FACTORES A EVALUAR Conocimiento del Trabajo. Se refiere al conocimiento que tienen los empleados con respecto a sus puestos de trabajo, habilidades y destrezas para desarrollarlo de manera eficiente tomando en consideración el manual de funciones. Los criterios a evaluar dentro de este factor serán: - Competente en habilidades y conocimientos requeridos para el trabajo. - Muestra habilidad para aprender y aplicar nuevas técnicas. - Muestra interés por mantener informes de avances propios de su cargo - Cumple o excede los requisitos relacionados con el cargo. - Es conciente de lo que su labor representa en el contexto productivo. - Utiliza los recursos efectivamente. La calificación de los criterios esta dada en base a puntuaciones que tienen la siguiente valoración. 90

21 Conocimiento del Trabajo Valor en Puntos Necesita mejorar 1 Ocasionalmente necesita ayuda 2 Cumple con los requerimientos exigidos en su puesto 3 Demuestra mucho conocimiento en su puesto 4 Sobresaliente 5 Calidad de Trabajo En este factor se evalúa la capacidad del empleado en la producción de un servicio eficiente, oportuno y preciso a los usuarios de la Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera. Los criterios a evaluar dentro de este factor serán: - Demuestra exactitud e integridad. - Muestra compromiso hacia la excelencia. - Busca formas para mejorar y promover la calidad de su trabajo. - Aplica retroalimentación para mejorar su desempeño. - Revisa su trabajo para asegurar la calidad del mismo. Dichos criterios serán calificados en base a puntos los cuales tendrán el siguiente valor y su respectivo significado: 91

22 Calidad de Trabajo Valor en Puntos Muy deficiente 1 Comete pocos errores 2 Calidad de trabajo aceptable 3 Por encima del rendimiento promedio 4 Sobresaliente 5 Eficiencia / Productividad Es el logro de los objetivos con la mínima cantidad de recursos. En este factor se evalúa la medida del desempeño de los empleados Municipales y la capacidad que tienen para el buen manejo de los recursos disponibles para lograr los objetivos propuestos. Los criterios a evaluar son: - Cumple los estándares de productividad - Completa su trabajo en el tiempo estipulado - Se esfuerza por incrementar su productividad - Trabaja rápidamente - Logra las metas establecidas La forma de evaluación será a través de puntos los cuales se detallan a continuación: 92

23 Eficiencia / Productividad Valor en Puntos Rendimiento no satisfactorio 1 Necesita mejorar 2 Su rendimiento es aceptable 3 Excede los estándares requeridos 4 Es muy cuidadoso, exacto y sobresaliente. 5 Actitud e Iniciativa. Son los juicios favorables o desfavorables que el empleado tiene con respecto a su puesto de trabajo a si como también la capacidad para diseñar, proponer y ejecutar innovaciones en el desarrollo de las funciones de su puesto de trabajo. Los criterios que se evaluarán dentro de este factor son: - Establece y mantiene efectivas relaciones de trabajo con sus compañeros. - Realiza su trabajo con entusiasmo y buena disposición - Trabaja en equipo, ofrece ayuda y colaboración a sus compañeros de trabajo - Acepta con agrado tareas no asignadas comúnmente a su puesto - Busca incrementar las responsabilidades asignadas - Busca ayuda oportuna cuando se requiere. Se evaluará mediante puntuaciones que se detallan a continuación: 93

24 Actitud e Iniciativa Valor en Puntos Carece totalmente de iniciativa 1 Solo realiza trabajos que se encomiendan 2 Ocasionalmente realiza tareas fuera de lo encomendado Frecuentemente realiza tareas y actividades por iniciativa propia 3 4 Siempre pone en práctica su actitud e iniciativa 5 Atención al Cliente y Responsabilidad Es el arte de tener buenas relaciones interpersonales con clientes internos y clientes externos. Estos criterios serán calificados en base a puntos, los cuales tendrán el siguiente valor y su respectivo significado: - Mantiene armonía laboral con su jefe y compañeros. - Se esfuerza por brindar buena atención al público. - Es puntual y responsable con su trabajo. - Muestra confianza y amabilidad al momento de brindar servicios al cliente. - Muestra lealtad hacia la institución y honestidad con el cliente. La forma de evaluación será a través de puntos los cuales se detallan a continuación: 94

25 Atención al Cliente y Responsabilidad Valor en Puntos No satisface 1 Pocas veces 2 A veces 3 Frecuentemente 4 Siempre 5 Solución de Problemas Capacidad de corregir situaciones que se presentan, cuando el estado real de las cosas no es igual al estado deseado de las mismas. Criterios a evaluar: - Identifica y previene problemas a tiempo - Consolida y analiza la información de forma efectiva - Desarrolla alternativas de solución - Resuelve problemas en etapas tempranas - Trabaja muy bien en grupo en situaciones de solución de problemas Los valores asignados para la evaluación de estos criterios, se presentan en el siguiente cuadro: 95

26 Solución de Problemas Valor en Puntos Carece de capacidad. 1 Ocasionalmente muestra iniciativa. 2 Su capacidad de proceder es aceptable. 3 Cumple las expectativas. 4 Sobresaliente. 5 Planificación y Organización del Trabajo Se refiere a la estructura y organización del trabajo, los procedimientos a seguir para desarrollar las funciones y tareas del puesto, a fin de lograr los objetivos establecidos. Los criterios a considerar en este ítem son: - Prioriza y planifica sus actividades de trabajo. - Usa efectivamente el tiempo - Distribuye las labores adecuadamente. - Integra cambios efectivamente. - Comunica oportunamente la información. - Trabaja de forma organizada. Se evaluará mediante puntuaciones que se detallan a continuación: 96

27 Planificación y Organización del Trabajo Valor en Puntos Desempeño insatisfactorio. 1 Ocasionalmente no cumple con lo requerido. 2 Cumple con los requisitos de trabajo. 3 Cumple y Excede lo requerido por el puesto. 4 Supera las expectativas del puesto. 5 Toma de Decisiones Se entenderá por toma de decisiones, a la selección de un curso de acción ante varias alternativas y constituye por lo tanto la esencia de la planeación. Los criterios a evaluar son: - Muestra habilidad para tomar decisiones. - Expone criterios sólidos y acertados. - Sostiene y explica razonamiento para la toma de decisiones. - Involucra apropiadamente, a su personal, el proceso de toma de decisiones. - Toma decisiones de forma oportuna. La forma de evaluación será a través de puntos los cuales se detallan a continuación: 97

28 Toma de Decisiones Valor en Puntos Deficiente 1 Pocas Veces 2 Frecuentemente 3 Casi Siempre 4 Siempre 5 Liderazgo y Trabajo en Equipo Es la capacidad de influir en las demás personas para que realicen voluntariamente actividades que conllevaran a lograr los objetivos deseados. Los criterios a evaluar son: - Denota confianza en si mismo y sobre los demás - Inspira respeto y confianza - Reacciona muy bien bajo presión - Muestra determinación para ejecutar acciones - Motiva a otros hacia un buen desempeño. - Mantiene armonía laboral con su jefe y compañeros Los valores asignados para la evaluación de estos criterios, se presentan en el siguiente cuadro: 98

29 Liderazgo Trabajo en Equipo Valor en Puntos Necesita Mejorar 1 Pocas Veces 2 Frecuentemente 3 Excede lo esperado 4 Sobresaliente 5 Entrenamiento y Capacitación de su Personal. Se refiere al adiestramiento y reforzamiento de las funciones del personal, por medio de la práctica y conocimientos básicos que contribuyan a lograr una mayor efectividad de las funciones. Los criterios a evaluar son: - Forma buenos empleados, enseña y asesora. - Detecta e informa a tiempo las necesidades de entrenamiento de su personal. - Coordina y/o participa en las tareas de entrenamiento asignadas. - Brinda apoyo a las actividades de capacitación. - Motiva su personal hacia el aprendizaje continuo. Se evaluará mediante puntuaciones que se detallan a continuación: 99

30 Entrenamiento y Capacitación de su Personal Valor en Puntos No Satisface 1 Pocas Veces 2 Frecuentemente 3 Excede lo esperado 4 Sobresaliente 5 Tabla de Rangos y Puntajes de la Evaluación. Escala de Puntos: De 1.00 a 1.74 puntos = No satisfactorio. Bajo De 1.75 a 2.74 puntos = Necesita mejorar. De 2.75 a 3.74 puntos = Cumple los requerimientos de trabajo. Promedio De 3.75 a 4.74 puntos = Cumple y excede los requerimientos del puesto. De 4.75 a 5.00 puntos = Sobresaliente. Alto Insumos para la Evaluación del Desempeño La evaluación se realizara por medio de sistema computarizado, haciendo uso de una hoja de cálculo de Excel, para vaciar y procesar la información obtenida en la misma. Se hará uso de un impresor y papelería, para imprimir la boleta de los resultados de la evaluación de desempeño. 100

31 SUGERENCIAS POSTERIORES A LA EVALUACION Luego de haber obtenido y analizado la información se sugiere: 1) Si posterior a la evaluación del desempeño, los resultados reflejan que de una a tres personas tienen deficiencias laborales, podría la realizarse la técnica de retroalimentación personalizada, la cual consiste en que el jefe inmediato de el (los) empleado (s), deberá brindar las retroalimentaciones respectivas de las funciones del puesto de trabajo. 2) Si en los resultados obtenidos, se encuentran debilidades laborales en cuatro a diez empleados, realizar talleres internos de retroalimentación de funciones, en jornadas de cuatro a ocho horas. 3) Si llevada a cabo la evaluación del desempeño, se encontrarán mas de diez empleados con deficiencias laborales generales o de similitud, ejecutar capacitaciones en las áreas que requieren refuerzos, en jornadas coordinadas de ocho horas o según se estime conveniente, en lugares apropiados para este tipo de actividades, estas actividades pueden ser ejecutadas por personal municipal, contratar a un especialista en el área a capacitar o solicitarle el apoyo a instituciones de cooperación municipal ( ISDEM, COMURES, etc.) 4) Después de practicada la evaluación del desempeño, se encontraran empleados en el rango de calificación promedio, se puede estimular con una felicitación verbal o felicitación personal, asiendo énfasis en la mejora continua. 5) Los empleados municipales sobresalientes en las calificaciones de la evaluación realizada o que se encuentren en un rango alto, se podrá obsequiarles un diploma de conocimiento al mérito, tomarlos en 101

32 consideración para posibles ascensos, estimularlos con gratificaciones económicas mediante un bono monetario, según las posibilidades económicas de la Municipalidad. 6) Al empleado sobresaliente con la más alta calificación establecida en el formato de evaluación del desempeño, además de recibir los beneficios establecidos en literal anterior, podrá ser nominado Empleado Ejemplar del Año. 102

33 REPORTE DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Alcaldía Municipal de San Francisco Gotera DATOS DEL EVALUADO Nombre: Departamento: Fecha de Ingreso: Puesto Actual Puesto al que se reporta: Tiempo en el puesto OTROS DATOS: Periodo de evaluación Del: Al: Nombre del evaluador: Puesto del evaluador: NIVEL TECNICO ASISTENCIAL Incentivos, Retribuciones y No Capacitaciones 1 Traslado 2 Retroalimentación 3 Permanencia en el puesto 4 Capacitaciones 5 Incentivos económicos 6 Ascenso 7 Otros Observaciones f. f. Nombre: Responsable de las Evaluaciones Nombre: Alcalde Municipal 103