Instructivo de llenado de Addendas. PUA Y PPY en RED COFIDI. (Proveedores FCA México)

Transcripción

1 Abril, 2016 Instructivo de llenado de Addendas PUA Y PPY en RED COFIDI (Proveedores FCA México) RED COFIDI, es un portal web que nos permite simplificar el proceso de Validación de CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) direccionándolo al sistema de recepción de facturas de FCA MÉXICO, S.A. DE C.V. ADDENDA, el término o concepto Addenda en el contexto de la facturación electrónica; es una estructura adicional al archivo XML, donde se coloca información comercial específica para el proceso de pago de una factura, como es, código de proveedor, numero de orden de compra, nombre y código de la planta a donde se entrega el material o se proporciona el servicio, moneda, cantidad, precio unitario, etc. Para los proveedores de Material Indirecto hay dos tipos de Addenda: la Addenda PUA significa Proveedor Uso Almacen y se utiliza para las órdenes de compra que comienzan con 9 y 83,84 y 85. Estas órdenes de compra tienen un contrato que comienza con el número 7. Este número de contrato no debe de ser facturado, únicamente el número de la orden de compra. La Addenda PPY significa Proveedor Proyecto y se utiliza para las órdenes de compra que comienzan con 6 y 80,81,82,86,87,88 y 89). Si es la primera vez que van a llenar Addenda en RED COFIDI, deben de enviar su código, razón social, dirección fiscal con código postal y RFC al correo de SCPAP@chrysler.com para darlo de alta en el sistema de recepción de facturas, especificando que son proveedores de Material Indirecto y llenarán Addenda en RED COFIDI. Este correo les será contestado confirmando el alta de su código de proveedor en nuestro sistema de recepción de facturas para que puedan comenzar a enviar su facturación con Addenda. Al momento de ingresar a RED COFIDI deben de seleccionar el icono de Proveedores FCA México y posteriormente les pedirá el RFC de FCA México S.A. de C., que es CME720930GM9 (este dato sigue siendo el mismo) y el código de envío que es CHR5870M (tal como está escrito en mayúsculas). Siempre se deben colocar estos dos datos y además indicar el correo a donde se les enviará el acuse de recibo. EL correo lo pueden cambiar en cada envío de XML que realicen. El dato del correo es muy importante, ya que en éste, recibirán el acuse de recibo de la factura, (este acuse indica si la factura fue recibida o rechazada y hay tres tipos, el acuse 01, el acuse 02 y el acuse 00), así que tienen que asegurarse que el correo que indican este bien escrito y que sea de la persona por parte del proveedor responsable del envío de las facturas.

2 Seleccionar el tipo de proveedor para FCA México en este caso seleccionamos Proveedores de Material Indirecto o No Productivo. Selecciona la adenda adecuada: Para : PPY significa Proveedor Proyecto y se utiliza para las órdenes de compra que comienzan con 6 y 80,81,82,86,87,88 y 89). Para: PUA significa Proveedor Uso Almacén y se utiliza para las órdenes de compra que comienzan con 9 y 83,84 y 85.

3 Una vez seleccionada la Adenda, de acuerdo a tu orden de compra deben de elegir el tipo de documento fiscal que estén enviando, es decir, si es una FACTURA seleccionarán FA, si es una NOTA DE CREDITO corresponde CR y si es una NOTA DE CARGO O DEBITO es CA. (Los demás campos que ya aparecen con información los extrae directamente del archivo XML). A continuación se detallará un ejemplo del llenado de Addenda PUA para el tipo de documento fiscal FA FACTURA. Nota: Si usted eligiera Addenda PPY los campos a llenar son similares, solo debe cuidar que la información que coloque sea la correcta de acuerdo al ammendment o line ítem de la orden de compra que este facturando. 1.-Esta es la primer pantalla que muestra después de adjuntar el archivo XML y seleccionar la Addenda correspondiente. Nota: Para avanzar o retroceder en cada sección utilizar los botones indicados con las flechas verdes. 2.-En esta pantalla, el campo de cancelaciones es opcional, ya que solo deberá ser llenado en el caso de que estén cancelando y sustituyendo una factura y podrán hacer referencia a todas las facturas anteriores (se tienen campos para colocar hasta 10 re facturaciones y cada campo tiene un máximo de 15 dígitos). Si no es re facturación deberán de dejarlo en blanco y pasar a la siguiente pantalla. 3.-La siguiente pantalla corresponde al campo de Moneda, aquí deben de elegir la moneda en la que estén facturando de acuerdo a su orden de compra, MXN pesos o USD dólares. Y deberá ser congruente con la moneda que este colocado en su archivo XML y usar las nomenclaturas indicadas MXN O USD (No es válido MXP ni US en la parte de la Addenda). Nota: La moneda debe ser la misma en la orden de compra, archivo XML y addenda.

4 4.-En esta pantalla, se deberá de colocar el código de proveedor de cinco dígitos (algunos códigos cuentan con un sufijo por ejemplo el sufijo U pero para cuestiones de facturación solo deben de indicar el código de 5 dígitos numéricos). Nota: Todos los campos que sean requeridos, es decir que deban de colocarse obligatoriamente, están marcados con un * y en caso de omitirlos no les permitirá avanzar con el llenado de la Addenda y les marcara un mensaje de error en rojo, por lo que es importante sean llenados correctamente. 5.-En la siguiente pantalla deberán de colocar el código de la planta así como el nombre de la misma a donde entregan el material o proporcionan el servicio. Puede ser colocado a cinco dígitos o a cuatro, ejemplo: o El código de la planta deberá ser correcto y válido para que no les genere un acuse 02. Por lo general este dato lo pueden revisar en su orden de compra o si tienen duda con su comprador.

5 NOTA: Para la Addenda PPY hay un nodo llamado Proyecto como se muestra en la pantalla abajo. Este nodo no es requerido por lo que no tiene que colocarse ningún dato. Para la Addenda PUA el nodo de Proyecto no existe.

6 6.-El campo de Notas es opcional y se puede utilizar para que el proveedor coloque alguna información relevante o importante (El campo de notas cuenta con 200 dígitos o caracteres contando los espacios en blanco para escribir la nota, este número de dígitos no debe ser excedido). 7.-En esta pantalla, se deberá seleccionar el código de IVA correspondiente. Los códigos son V0 para IVA 0% y V6 para IVA del 16% según les corresponda, así como también deberán indicar el monto del IVA a dos decimales truncos, es decir sin redondear. 8.- En la siguiente pantalla, algunos campos los extrae directamente con información del archivo XML y los demás, que sean requeridos, deberán ser llenados manualmente y correctamente conforme el line ítem o ammendment que estén facturando. En el caso de los montos deben ser a dos decimales truncos, es decir sin redondear. Nota: favor de leer las indicaciones que aparecen en la pantalla para colocar adecuadamente la información, utilizando las opciones de Editar y Actualizar.

7 Los campos para esta sección son: a) Numero de parte, este campo debe de ser llenado únicamente sí y solo si el ammendment o line ítem de la orden de compra que está facturando tiene número de parte en la columna part number o material, de lo contrario deberá de ser dejado en blanco, sin colocar espacios o algún otro tipo de digito o caractér. Generalmente las órdenes de compra que comienzan con 9 sí tienen número de parte y las que comienzan con 6 u 8 no lo tienen (puede haber excepciones, sin embargo lo importante para el llenado de la Addenda es colocar el número de parte si la orden de compra lo tiene o dejarlo en blanco si no lo tiene). Ejemplo de Órdenes de compra: Orden de compra con 9 (con número de parte) Orden de compra con 8 (sin número de parte) Orden de compra con 6 (sin número de parte) b) Cantidad, es la cantidad de material o servicio que se está facturando. Debe de ser colocado a dos decimales. Ejemplo: 1.00, 5.00, , , etc. En caso de corresponder a una fracción de la unidad, también deberá colocarse a dos decimales, ejemplo:.33,.80, 2.75, 5.80, etc. c) Unidad de Medida, este dato lo extrae del XML como lo hayan indicado, sin embargo debe de ser editado y colocado conforme está en la orden de compra, con la misma nomenclatura. (Ver imagen de las órdenes de compra arriba indicadas) Ejemplos; LO, EA, PCE.

8 d) Precio Unitario, este dato lo toma del archivo XML, es el precio unitario del bien o servicio y debe de estar colocado a dos decimales truncos, es decir sin redondear. e) Monto de Línea, este dato lo toma del archivo XML, es el monto por cada line ítem o ammendment y debe de estar colocado a dos decimales truncos, es decir sin redondear. f) Fecha factura, este dato lo toma del archivo XML, es la fecha de emisión del documento. g) Orden de Compra, número de orden de compra correspondiente al bien o servicio que está facturando. (No se debe de facturar el contrato con 7). h) Release requisición, en este campo se repite el número de la orden de compra. i) Ammendment, es el line ítem, nivel o partida que se está facturando de acuerdo a la orden de compra. Se deben llenar los datos correspondientes por cada nivel, line ítem o Ammendment de la orden de compra que se estén facturando. Debe ser colocado a 5 dígitos, si el Ammendment es 1 por ejemplo, se debe de colocar 00001, si es 10 se debe de colocar 00010, que sean 5 dígitos en total. j) Packing List, este campo si lo conoce debe ser llenado (Adendas :PUA Y PPY), de lo contrario deberán dejarlo en blanco sin colocar espacios o cualquier otro dígito o caractér. k) Notas, es opcional y pueden colocar alguna información que consideren importante y no deben de exceder más de 200 dígitos o caracteres incluyendo espacios. Nota: Después de llenar esta sección con toda la información requerida deberán de seleccionar el botón actualizar y después deben de seleccionar el botón Next (ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla) para finalizar el proceso.

9 9.- Una vez que se ha terminado el llenado de la Addenda, la última pantalla les mostrará el numero de Track ID, que es la confirmación de que el documento fue enviado, posteriormente, en no mas de una hora deberán recibir el acuse al correo que indicaron en el momento del envio del archivo XML, el cual debe ser acuse 00 para que el proveedor tenga la seguridad de que el documento fue recibido por el sistema de recepción de facturas de FCA Mexico, SA de CV.

10 ACUSE DE RECIBO EL acuse llega al correo que se indica en el momento de enviar el XML siempre y cuando el correo sea correcto. El acuse llega de un correo general de RED COFIDI (primer y segunda imagen) el cual no se puede contestar. EL acuse para poder ser visualizado la primera vez y posteriormente, requiere ser abierto en notepad o block de notas. EL acuse, cuando se llena Addenda, en el campo de destinatario menciona el código de 5 dígitos del proveedor, de lo contrario contiene un código genérico lo cual indica que no se llenó Addenda y para procesar la factura se requeriría la entrega del PDF en el buzón de Cuentas por Pagar ubicado en el Corporativo de Santa Fe. EL estatus del acuse debe ser 00 para que el proveedor confirme que la factura fue recibida exitosamente en el sistema de recepción de facturas. EJEMPLO Imagen 1 Imagen 2 Código del proveedor de 5 dígitos (con Addenda) Si el acuse es diferente de 00, podrá ser acuse: Acuse 01: que indica que el XML fue rechazado por error en la estructura del SAT. Acuse 02: que indica que la factura fue rechazada porque se colocó incorrectamente alguna información en la Addenda. En este caso se tendrá que re facturar cuidando que la información que fue mal ingresada se corrija para que se pueda obtener un estatus 00. Acuse 02: que indica también el mensaje de EL documento ya fue cargado lo que quiere decir que el documento ya fue enviado con anterioridad, ya que solo se puede recibir una vez la factura. Nota: Si el acuse no llega al correo indicado en un día como máximo, deberán buscarlo dentro de la misma página de RED COFIDI con su número de TRACK ID siguiendo los pasos del Manual de Acuses de RED COFIDI, que está publicado en la página. Si el acuse no lo pueden visualizar de esta forma, entonces deben de llamar al soporte de ATEB al teléfono indicados en la página de RED COFIDI y proporcionar el número de TRACK ID e indicar que ya buscaron el acuse dentro de RED COFIDI, soporte de ATEB tendrá que indicarles un número de TICKET y darles solución.

11 COMO MANEJAR LOS DECIMALES DENTRO DEL XML Y EL LLENADO DE LA ADDENDA Los decimales dentro del XML, para los montos y cantidades al momento de llenar las Addendas deben de manejarse a dos decimales truncos, es decir que no se debe de redondear. A continuación encontraran un ejemplo de un XML que maneja 6 decimales. Puntos importantes a considerar: 1) Es recomendable que en el archivo XML se tengan unificados u homogéneos el número de dígitos de los decimales de las cantidades y montos (subtotal, total, IVA, cantidad, etc.), es decir que si se manejan 2 decimales se manejen así todas las cantidades y montos, si se manejan cuatro o seis decimales así se manejen todas las cantidades y montos. 2) Lo más adecuado en base a los sistemas de FCA México es que se manejen dos decimales y que se trunquen, es decir que no se redondeen las cantidades y montos, ya que esto puede ocasionar diferencias de centavos y se puede rechazar su factura. Al manejar dos decimales truncos, cuando ustedes suban su archivo XML por RED COFIDI y llenen los montos y cantidades de la Addenda solo deberán verificar que sean los mismos en el archivo XML y en los campos de Addenda que vayan llenando. Algunos montos los extrae directamente del archivo XML y solo habrá que revisar que estén correctos, no se deberán de editar. 3) Cuando su archivo XML tenga de tres a seis decimales como en el ejemplo arriba o más, al momento de llenar las Addendas en RED COFIDI, deberán de colocar las cantidades y montos a dos dígitos únicamente y no redondear. En los montos y cantidades que se extraen directamente del archivo XML deberán de editarlos y colocarlos a dos decimales sin redondear para que su factura no sea rechazada por diferencias en los montos del archivo XML (CFDI) y la Addenda. Nota: La sugerencia es que hagan el cambio de su archivo XML a dos decimales truncos para evitar la edición manual de los campos.

12 Ejemplo XML con decimales truncos a 2 digitos (sin redondear): Ejemplo de Adenda ( Recuerda que no debes registrar líneas con montos y cantidades en ceros, por que generará un acuse 02).

13 Flujo para Addenda de Nota de Crédito CR 1.-Después de adjuntar el archivo XML y seleccionar la Addenda correspondiente deberá de indicar el tipo de documento fiscal, en este ejemplo es una Nota de Crédito y es CR. 2.-La siguiente pantalla corresponde al campo de Moneda, aquí deben elegir la moneda en la que estén facturando de acuerdo a su orden de compra. MXN pesos o USD dólares. Y deberá ser congruente con la moneda que esté colocado en su archivo XML. Nota: La moneda debe ser la misma en la orden de compra, archivo XML y addenda.

14 3.-Colocar el código de proveedor. 4.- Colocar la información referente a la factura a la que aplica la Nota de Crédito en caso de que sea una sola factura. Los campos de la sección cargos créditos son requeridos y deben de ser llenados siempre que se trate de una nota de crédito. Los campos para esta sección son: Referencia Chrysler: colocar el documento 46 que se genera por la diferencia en precio (Este número de documento lo pueden consultar en el portal de E-Supplier o en el Reporte de Diferencias en Precio) Consecutivo: Colocar un número consecutivo para control interno del proveedor. Monto línea: El monto de la diferencia en precio. Este monto debe de ser a dos decimales truncos, es decir sin redondear. Factura: El número de la factura a la que aplica la nota de crédito. (Cuando son varias facturas, solo se indica un número). Archivo: Cuando sean más de dos facturas a las que aplica la nota de Crédito deberán de adjuntar el archivo Excel Reporte de Diferencias en precio Si solo es una factura no se utiliza este campo. Nota: El Excel corresponde al Reporte de Diferencias en Precio que mesa de ayuda de cuentas por pagar les envía y el cual debe de estar en extensión.xls. (Versión de Excel ).

15 5.-Colocar el nombre de la planta y código de la misma donde entrega el material o proporciona el servicio. 6.-Seleccionar el Código del IVA correspondiente, V0 es para IVA 0% y V6 es para IVA 16% e indicar el monto del IVA, a dos decimales truncos, es decir sin redondear. 7.- Una vez que se ha terminado el llenado de la Addenda de manera correcta, la última pantalla les mostrará el numero de Track ID, que es la confirmación de que el documento fue enviado, posteriormente, en no mas de dos horas deberán recibir el acuse al correo que indicaron en el momento del envío del archivo XML, el cual debe ser acuse 00 para que el proveedor tenga la seguridad de que el documento fue recibido por el sistema de recepción de facturas de Chyrsler.

16 NOTA: TODOS LOS CAMPOS DE LA ADDENDA PUA Y PPY TANTO DE FACTURAS COMO DE NOTAS DE CREDITO, DEBEN DE SER LLENADOS CUIDADOSA Y CORRECTAMENTE DE ACUERDO AL INSTRUCTIVO, YA QUE SI LES ARROJA UN ACUSE 02, (QUE SEA DIFERENTE A DOCUMENTO YA CARGADO ), DEBERAN DE REVISAR CUAL ES EL ERROR Y REFACTURAR PARA LLENAR CORRECTAMENTE LOS CAMPOS EN LA ADDENDA.