El reto de implementar una solución de Comprobantes Fiscales Digitales en una Empresa Grande. Javier Vega

Transcripción

1 El reto de implementar una solución de Comprobantes Fiscales Digitales en una Empresa Grande Javier Vega Pegaso Tecnología Congreso AMECE 2007 Centro de Exposiciones Banamex Octubre 25, 2007

2 Situación Actual Muchas empresas grandes han desfasado la adopción del uso de la factura electrónica En ocasiones, al ser grandes compradores, solo han adoptado la solución de receptor En esos casos es difícil exigirle al proveedor que la adopte mientras que la propia empresa no lo ha hecho Algunas aún mantienen el modelo de autoimpresor, a pesar de su obsolescencia y bajos beneficios

3 Desmitificando la Factura Electrónica Algunos argumentos en contra de la adopción No es rentable Es muy complicado, son muchos sistemas Mi área de soporte no ve valor para el cliente final Tengo dudas fiscales para su adopción. Los técnicos no hablan fiscal y los fiscales no hablan técnico Sabemos que es importante pero tenemos muchos proyectos Por ser una obligación fiscal, no todas las empresas hacen su caso de negocio Existen mas de 10 impactos económicos que no se identifican sin analizar Existen equipos técnicos que hablan nativamente el lenguaje fiscal Es importante entender los beneficios al cliente escuchando lo que ha pasado en otras empresas El peso relativo de un proyecto debe ser la suma de beneficios al cliente e internos, además de no esperar a que sea un diferenciador para la competencia

4 Caso de Negocio: se debe contar con un modelo financiero que permita al cliente identificar sus costos internos y el costo real por factura emitida Algunos puntos críticos Integración: A través de metodologías y arquitecturas de integración (EAI SOA) es posible identificar los flujos, definir una arquitectura y generar un plan de integración, a través de una firma de arquitectos de sistemas Conocimiento Técnico Fiscal: Es importante que se pueda atender los requerimientos fiscales y técnicos para garantizar una adecuada implementación. Se deben evaluar los flujos alternos y no solo el happy path además de apoyar a la organización en prácticas adecuadas, tales como el manejo de la firma electrónica avanzada (FIEL) de la empresa dentro de la organización, entre otras

5 Soporte a la decisión Caso de Negocio, Cuál es el verdadero impacto económico? Costos de imprimir Costos del personal involucrado Esfuerzo de logística, dispersión y almacenamiento Costos de Auditoría Reprocesos y reimpresiones Tiempos de recuperación de cartera No hay un costo único, cada empresa debe poder identificarlo a través del proveedor Integración Capacidad de integrar múltiples sistemas de múltiples empresas en una sola solución, sin detener el negocio y con alta disponibilidad en 7X24 Conocimiento Técnico Fiscal Capacidad del proveedor para cuidar los flujos alternos relacionados con la emisión, entrega, conservación y análisis de otros factores fiscales mas allá del anexo 20 del SAT. (Ejemplo: impactos estatales e internacionales; activos fijos, importaciones, etc.)

6 Manejo de riesgos en el diseño y la implementación Riesgos de Arquitectura Para la ejecución Disponibilidad Fallas de Hardware Fallas de Software Desempeño Latencia Tiempo de transacción Seguridad Confidencialidad Seguridad Para el desarrollo Mantenibilidad Evolutivo Adaptativo Correctivo Despliegue Control de Versiones Integración a otros sistemas Planeación de las capacidades de TI Procesos De facturación e interrelaciones Flujos alternos de facturación Organización

7 Mejores prácticas El proyecto debe tratarse a través de una propuesta arquitectónica de integración En empresas grandes, el modelo puede ser multiempresa, multiaplicativo Es importante definir un Project Manager y coordinar los esfuerzos de los diferentes equipos Debe existir asesoría fiscal del proveedor de manera paralela y concurrente Empezar con el análisis de procesos y de flujos alternos es fundamental para cumplir en tiempo y costo La solución debe cumplir con los criterios de disponibilidad, concurrencia, seguridad y demás requerimientos no funcionales o suplementarios La arquitectura de infraestructura corresponde a las necesidades de negocio (balanceadores, DRPs, etc.)

8 Lecciones aprendidas Lecciones de la construcción interna de la solución Las empresas que mandaron a maquilar la solución ó la empezaron en casa se encontraron en un deadlock: La empresa/usuario envía requerimientos y resultan incompletos La empresa/area responsable cumple con los requerimientos pero no cuenta con la capacidad técnico fiscal para resolver Se le olvidó a la empresa contratante que se requiere un mantenimiento fiscal

9 Flujo esquemático

10 Infraestructura para soluciones empresariales

11 Conclusiones La conversión al mundo electrónico fiscal es una realidad. Los esquemas de impresión y autoimpresor están de salida. Cada día mas empresas y el gobierno piden facturación electrónica Podemos ser los últimos, pero cuando sea obligatorio por mercado ó por regulatorio vamos a tener problemas de ejecución La competencia ya otorga facilidades a sus clientes y recupera mas rápido su cobranza, además de disminuir sus costos Se requiere un equipo con amplia especialidad en integración de sistemas complejos empresariales y vasta experiencia en el ámbito fiscal para ejecutar Las iniciativas internas de desarrollo ó maquilas han tenido que recurrir a especialistas de soluciones fiscales corporativas para cumplir sus compromisos

12 Muchas Gracias.

13 CONTACTO AMECE DF y Área Metropolitana Interior de la República