Compras, ventas y sus cuentas afines

Transcripción

1 Compras, ventas y sus cuentas afines Por: Alma Ruth Cortés Cabrera Compras Un aspecto muy importante en las transacciones de negocios, es el tratamiento y control de los egresos. Para comprender cómo se lleva el registro de las cuentas de compras y sus cuentas afines, respecto de los métodos de registro de control de mercancías, revisa lo siguiente. Una empresa comercial compra artículos para revenderlos. El costo de la mercancía comprada se lleva a una cuenta llamada compras, si se trata del sistema periódico la cuenta se llama inventarios. Registro de operación La compra de artículos con la finalidad de revenderlos. Compras. Inventarios periódicos Inventarios perpetuos Inventario de mercancías. El 10 de febrero de 2009, la empresa compra mercancía con valor de $70, más IVA a Vidrios Mexicanos, S.A., a crédito. El análisis quedaría: Activo: por el sistema periódico aumentará la cuenta de compras, pero si el sistema de registro es perpetuo aumentará la cuenta de inventarios por la compra de mercancías. Al registrar esta compra, se genera un IVA por acreditar que también aumenta. Pasivo: la compra que se realiza a crédito, debe aumentar la cuenta de proveedores para registrar la obligación de pago que contrae Duraglass. 1

2 Registro en diario general Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 10 de Febrero de Febrero 2009 Compras $70, Inventarios $70, IVA por acreditar 11, IVA por acreditar 11, Proveedores $81, Proveedores $81, Para registrar la compra de mercancías a crédito. Devoluciones sobre compra En ocasiones las empresas devuelven algunas mercancías compradas porque llegan dañadas por mal embarque, por estar defectuosas, por haber comprado más de lo que se necesita, etc. Una vez que el vendedor está de acuerdo en aceptar la devolución, se procede a registrar la operación. Registro de operación Inventarios periódicos Inventarios perpetuos Devolución de mercancías compradas, debido a que no se reciben en condiciones óptimas. Devoluciones y bonificación sobre compra. Inventario de mercancías. El 16 de febrero de 2009, devolvió mercancías defectuosas adquiridas el 10 de febrero a Vidrios Mexicanos, S.A. con un valor de $10, más IVA. El análisis quedaría: Pasivo: disminuye la cuenta de proveedores por la devolución de la mercancía que se había comprado a crédito. Activo: en el sistema de inventario periódico, disminuye la cuenta de compras, con abono a la cuenta complementaria llamada devoluciones sobre compra; también disminuye la cuenta de IVA por 2

3 acreditar, por la parte de mercancías devueltas. En el inventario perpetuo, el registro es similar pero con abono a la cuenta de inventarios. Registro en diario general Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 16 de Febrero de Febrero 2009 Proveedores $11, Proveedores $11, IVA por acreditar $1, IVA por acreditar $1, Devoluciones sobre compras 10, Inventarios 10, Para registrar la devolución de mercancía defectuosa Descuentos sobre compra Para alentar a los clientes a pagar pronto sus deudas, es frecuente que se les ofrezca un descuento por pronto pago, siempre que se efectúe dentro de un periodo corto posterior a la venta. La empresa que ofrece el descuento debe presentar las condiciones de pago de las facturas. Registro de operación Cuando los clientes pagan pronto sus deudas, se hace un descuento por pronto pago, promovido por la empresa. Inventarios periódicos Descuento sobre compras. Inventarios perpetuos Inventario de mercancías. El 21 de febrero de 2009, liquida su deuda con Vidrios Mexicanos, S.A., entregando el cheque no Las condiciones de venta indicaban que si realizaba el pago en los 10 días posteriores tendría derecho a un descuento por pronto pago. El análisis quedaría: Pasivo: disminuye la cuenta de proveedores por la liquidación del adeudo con Vidrios Mexicanos, S.A., indistintamente del sistema de inventarios que se emplea. Activo: la cuenta de proveedores, disminuye por el pago efectuado con la cuenta bancaria. Si 3

4 emplea el sistema de inventario periódico, el descuento por compra se registra en la cuenta descuento sobre compras. En caso de llevar el inventario perpetuo debe registrarlo en la cuenta inventarios. Indistintamente del sistema de inventario que lleve debe registrar el IVA por acreditar que se disminuye por aprovechar el descuento. Registro en el diario general Si hubiera pagado su adeudo hasta el 2 de marzo de 2009, no tendía derecho al descuento por pronto pago, y en ambos sistemas de registro, éste sería el mismo. El registro en diario quedaría: Diario General Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 21 de Febrero de Febrero 2009 Proveedores $69, Proveedores $69, Bancos $69, Bancos $69, Para registrar el pago a proveedores. Gastos adicionales que forman parte del producto (otros gastos) Cuando se realiza la compra de artículos y se llevan a cabo operaciones para venderlos, se generan gastos que deben contabilizarse para que formen parte del costo del producto. Según Guajardo (2004), los gastos más comunes son: Fletes. Es el costo del transporte que debe pagar el comprador por recibir en sus instalaciones el producto o mercancía. Este gasto puede negociarse en caso de que lo llegue a pagar el proveedor. a. Libre abordo (LAB) punto de embarque.- El comprador debe pagar todos los costos de envío. b. Libre abordo (LAB) punto de destino.- El vendedor debe pagar todos los costos de envío. Seguros. Consiste en el pago de un convenio para garantizar el buen estado de un activo, o cuando se les envía a otro punto geográfico, asegurar que llegue en óptimas condiciones. Impuestos por importación. Siempre que se abastezcan productos o materiales provenientes de otro país, es necesario considerar el pago de impuestos arancelarios para recibir el activo en territorio nacional. Esto implica honorarios de agentes aduanales, pago de derechos, aranceles, cuotas, permisos, entre otros conceptos y se integran al costo del producto. 4

5 Registro de operación Los gastos por fletes que paga el comprador son un costo adicional de la mercancía comprada. Inventarios periódicos Ventas. Inventarios perpetuos Inventario de mercancías o almacén y costo de ventas. Si en la compra de mercancías tuvo condiciones LAB punto de embarque, por $20, más IVA, por concepto de fletes. El análisis quedaría: Activo: el valor de las compras aumenta, por medio de un cargo a la cuenta de fletes por compras, si emplea el sistema periódico; en cambio si usa el sistema perpetuo debe aumentar la cuenta inventarios. También se genera un IVA por acreditar, mismo que aumenta con un cargo. Activo: disminuye la cuenta bancos por el pago del flete. Registro en el diario general Diario General Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos Fletes sobre compras $20, Inventarios $20, IVA por acreditar 3, IVA por acreditar 3, Bancos $23, Bancos $23, Para registrar el pago de fletes sobre compra en los registros del comprador. Como hemos visto, las cuentas de compras requieren un tratamiento específico, ya que de ellas se derivan otras transacciones que manejan las consideraciones de negocio para proveedores y clientes, así como los correspondientes pagos de impuesto al valor agregado (IVA). Ventas Un aspecto muy importante en las transacciones de negocios, es el tratamiento y control de los ingresos. Para comprender cómo se lleva el registro de las cuentas de ventas y sus cuentas afines, respecto de los métodos de registro de control de mercancías, revisa lo siguiente: 5

6 Registrar la venta de las mercancías, su contabilización es similar al registro de los ingresos por servicio. Registro de operación Inventarios periódicos Inventarios perpetuos Ventas de mercancía. Ventas. Inventario de mercancías o almacén. El 11 de febrero de 2009 vendió a crédito a Constructora Sultana, S.A., cinco cristales polarizados para ventas a $10, más IVA cada uno. El costo del cristal es de $5, cada uno. Análisis de operación: Activo: aumenta la cuenta de clientes por la venta de mercancía a crédito. Pasivo: aumenta la cuenta de IVA por pagar por la venta realizada a crédito. Ingresos: aumenta la cuenta de ventas para registrar la transacción de venta de mercancías. Si emplea el método de inventarios perpetuos, se haría el análisis y registro de un asiento contable adicional, afectando al costo de ventas y al inventario. Activo: disminuye el inventario con la venta de mercancías. Gastos: aumenta la cuenta de costo de ventas mediante un cargo. Registro en diario general Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 10 de Febrero de Febrero 2009 Clientes $58, Clientes $58, IVA por pagar 8, IVA por pagar $8, Ventas 50, Ventas 50, Para registrar la venta de cinco cristales a Constructora Sultana, S.A. 6

7 El costo de la mercancía vendida se registra de la siguiente manera: Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 10 de Febrero de Febrero 2009 Costo de ventas $27, No se hace registro alguno Inventarios $27, Para registrar el costo de la mercancía vendida (sólo para inventarios perpetuos). Devoluciones sobre venta Cuando una empresa realiza ventas, existen clientes que devuelven todo o parte de los artículos comprados. Algunas razones de las devoluciones sobre venta son que el cliente cambió de opinión, que compró más de lo que necesita, que se deterioró la mercancía en el traslado, etc. Registro de operación Inventarios periódicos Inventarios perpetuos Devoluciones de mercancías vendidas. Devoluciones y bonificaciones sobre venta. Inventario de mercancías o almacén. El 13 de febrero de 2009 Constructora Sultana, S.A. devolvió uno de los cristales comprados el 11 de febrero. El análisis quedaría: Ingreso: las ventas disminuyen por la devolución de la mercancía, para lo cual se carga a la cuenta devoluciones y bonificaciones sobre ventas. Pasivo: el IVA por pagar se debe disminuir por la cantidad que corresponda a la mercancía devuelta. Activo: disminuye la cuenta de clientes, en la cual se registró la venta a crédito, por la devolución que se hace. 7

8 En el caso que emplee el método de registro de inventarios perpetuos, se debe hacer el análisis y registro de un asiento contable adicional, referente a la devolución de mercancías. A continuación se muestra cómo quedaría el asiento de devolución de mercancías, aplicando el método de inventarios perpetuos: Activo: aumenta el inventario por la devolución de mercancías. También se genera un IVA por acreditar, mismo que aumenta con un cargo. Gastos: disminuye la cuenta de costo de ventas mediante un abono. Registro en diario general Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 13 de Febrero de Febrero 2009 Devoluciones y bonificaciones Devoluciones y bonificaciones sobre ventas $10, sobre ventas $10, IVA por pagar 1, IVA por pagar 1, Clientes $11, Clientes $11, Para registrar la devolución de mercancía vendida el 10 de febrero a Constructora Sultana, S.A. El registro de la entrada de mercancía al inventario se muestra a continuación: Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 13 de Febrero de Febrero 2009 Inventarios $5, No se hace registro alguno Costo de ventas $5, Para registrar la entrada de la mercancía devuelta (sólo para inventarios perpetuos). 8

9 Descuento sobre ventas Los descuentos sobre venta aplican de la misma forma que el descuento sobre compra, citado anteriormente, solo que ahora es desde el punto de vista de quien vende la mercancía. Registro de operación Inventarios periódicos Inventarios perpetuos Descuento sobre Rebajas y descuentos Inventario de mercancías mercancías vendidas. sobre venta. o almacén. El 13 de febrero de 2009 Constructora Sultana, S.A. paga el total del adeudo que mantiene con Duraglass, S.A., y recibe un descuento por pronto pago del 2% sobre su adeudo. El análisis quedaría: Activo: aumenta la cuenta de bancos, por la entrada de efectivo a la cuenta de Pasivo: el IVA por pagar se debe disminuir por el descuento concedido al cliente. Ingresos: las ventas disminuyen a través de la cuenta de descuentos sobre ventas. Activo: disminuye la cuenta de clientes, al haber efectuado el pago de esta operación. Registro en diario general Sistema de inventarios periódicos Sistema de inventarios perpetuos 21 de Febrero de Febrero 2009 Bancos $45, Bancos $45, Descuento sobre ventas Descuento sobre ventas IVA por pagar IVA por pagar Clientes $46, Clientes $46, Para registrar el descuento por pronto pago sobre la venta realizada el 10 de febrero. 9

10 Con los ejemplos anteriores hemos abordado el tratamiento contable de las ventas y sus cuentas afines, pues toda transacción comercial requiere considerar tanto las devoluciones como los descuentos que se llevan a cabo por acuerdos comerciales o condiciones necesarias para mantener una buena relación con clientes y proveedores. Referencia Guajardo, G. (2004). Contabilidad Financiera. México: Mc Graw Hill. 10