Registro de Proyectos

Transcripción

1 Manual de usuario Registro de Proyectos 1 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

2 Tabla de contenidos 1 Acceso al sistema 3 2 Soporte y ayuda 3 3 Registro de proyecto Selección de categoría y subcategorías Ficha del proyecto Objetivos del proyecto Marco conceptual del proyecto Definición de población blanco Definición de metas Definición de indicadores Cronograma de actividades Desglose de presupuesto 12 4 Someter proyecto a evaluación 12 2 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

3 1. Acceso al sistema Para mayores detalles consulte el manual para actualización del padrón 2013, en el apartado 3 Acceso al sistema, disponible en 2. Soporte y ayuda En caso de que requiera soporte técnico o ayuda para resolver dudas o problemas con el registro de información a través del SMAP, en el sistema se encuentra en la parte superior izquierda un botón para que registre su solicitud, ésta será atendido a un máximo de 24 horas, las solicitudes registradas los días sábados o domingo serán consideradas como registradas el siguiente día lunes. Ventana para registro de solicitudes de soporte o ayuda Ventana para registro de solicitud Botón para abrir ventana de registro de solicitud 3 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

4 3. Registro de Proyectos EL registro de proyectos está condicionado al registro y/o actualización previa del Padrón Nacional de Organizaciones e Instituciones Académicas con Trabajo en VIH/SIDA del CENSIDA; las organizaciones participantes podrán hasta 5 proyectos que consideren someter al concurso. El registro de los proyectos se encuentra organizado por categorías, es decir, para iniciar el registro deberá antes seleccionar la categoría en la que participará, para mayores detalles favor de leer la CONVOCATORIA PÚBLICA PARA LA IMPLEMENTACION DE ESTRATEGIAS DE PREVENCIÓN. Diagrama de flujo de proceso de Registro de proyectos El diagrama de flujos, representa la lógica que seguirá el proceso de registro de proyecto hasta que es sometido por la OSC / IA al proceso de evaluación del CoRePro (Comité de Revisión y Recomendación de Proyectos), es indispensable que el registro del proyecto sea completo y estructurado tal como se solicita en el SMAP. El SMAP considera los elementos de registro obligado para permitir continuar o no con el registro de otras secciones, en caso de que el registro no se encuentre completo el SMAP no mostrará la opción de someter a evaluación, cabe mencionar que el sistema cerrara la posibilidad de someterá evaluación al término del periodo de registro o si antes se cumplan 400 proyectos sometidos, por lo que es de suma importancia contar con el registro completo y someterlo ya que podría perder su lugar dentro de los proyectos sometidos. Con base en las reglas establecidas en la convocatoria, cada OSC o IA podrá someter hasta 5 4 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

5 proyectos, el SMAP solamente permitirá realizar 5 registros de proyectos por OSC o IA que podrán ser sometidos o no, es importante considerar esto ya que solamente cuentan con 5 folios de registro. El SMAP funciona a través de ventanas emergentes de su navegador (POP UP), es importante que habilite que el navegador permite abrir estas ventanas, para mayores detalles consulte la configuración del navegador que utilice; El SMAP puede funcionar con cualquier navegador, solamente el Internet Explorer de Microsoft en versiones anteriores a la 9 no funciona correctamente, por lo que si Usted tiene alguna de esas versiones, le sugerimos actualizar la versión o utilizar otro navegador, se recomienda el navegador de Google CHROME. 3.1 Selección de categoría y subcategoría En la pantalla principal del SMAP, se encuentra por default una ventana fija, en la parte superior tiene las pestañas que vinculan a proyectos 2011, proyectos 2012 y a los proyectos 2013, en caso de que su OSC o IA haya participado en convocatorias anteriores en esas pestañas podrá ver las fichas de los proyectos que registró; para iniciar el registro de proyectos de la convocatoria vigente, por default se muestra la ventana de ficha para proyectos de Ventana para registro de proyectos Para registrar un nuevo proyecto La opción de Registrar un nuevo proyecto abrirá una ventana para selección de categoría y subcategoría, deberá seleccionar en ese orden y posteriormente seleccionar la población o tema relacionado, en caso de que aplique, para mayor detalle consulte las bases de la convocatoria disponible en el SMAP. Selección de categoría 5 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

6 Una vez seleccionada la categoría, subcategoría y tema o población, se abrirá una nueva ventana del navegador, en donde deberá registrar los datos de la ficha básica del proyecto. 3.2 Ficha proyecto Secciones para registro Forma de edición de la ficha del proyecto Para editar cada sección deberá hacer click en la imagen de lápiz o en el texto Editar Dato Categoría Subcategoría Descripción de datos de ficha de proyecto Detalle Campo de texto pre seleccionado Campo de texto pre seleccionado Tema/Población Campo de texto pre seleccionado Título del proyecto Campo obligatorio, Nombre del proyecto, longitud máxima de 250 caracteres. Coordinador del proyecto Combo de selección única, obligatorio, Catálogo de nombres registrados en la sección de Coordinadores de proyecto en el Padrón de la OSC / IA Monto solicitado a CENSIDA El monto es calculado de acuerdo a las cantidades solicitada en el rubro de presupuesto, por lo que no debe registrar nada en esta sección, se actualizará de forma automática con relación a cada rubro y monto registrado en el desglose del presupuesto. 6 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

7 Ámbito de ejecución del proyecto: Estrategias Folio de proyecto Combo de selección única, obligatorio, Refiere al alcance geográfico que tendrá el proyecto, la definición de las opciones es la siguiente: Local: Solamente considera un Estado (entidad federativa), dentro de éste puede haber una selección de municipios o incluir a todos. Regional: Considera a más de un Estado (entidad federativa), dentro de cada Estado puede haber una selección de municipios o incluir a todos. Nacional: Abarca a todo el país, no será necesario señalar los 31 estados y el Distrito Federal, ya que por default son considerados Combo de selección múltiple, obligatorio, con base en la clasificación por subcategoría, el SMAP mostrará las estrategias definidas para cada categoría, se deberá de marcar las estrategias que apliquen con base en la metodología del protocolo. Etiqueta de regla, dato asignado de forma automática por el SMAP a cada proyecto, está construido con un folio incrementable. Una vez que haya registrado el formulario de Ficha del proyecto, deberá guardar los datos, ésta acción le permitirá continuar con el registro de las otras secciones que componen el proyecto, esto deberá realizarlo en cada sección que compone el registro del proyecto. 3.3 Objetivos del proyecto Descripción de datos de objetivos del proyecto Dato Objetivo general de la subcategoría/tema: Objetivo general del proyecto Detalle Texto predefinido de la subcategoría y población o tema, es meramente referencial. Campo de texto largo, obligatorio. Descripción concisa de lo que se pretende alcanzar con la intervención que se está planeando 7 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

8 Objetivos específicos Campo de texto largo, obligatorio. De forma protocolaría se establecen 3 objetivos específicos, el registro debe ser por separado y cada uno de ellos será evaluado con base en los indicadores y metas establecidos. Deberán puntualizar los cambios de comportamiento (actitud, conducta o desempeño) de las personas, instituciones y grupos que generan la situación actual que se pretende modificar o de las acciones a implementar. 3.4 Marco conceptual del proyecto Indique si el proyecto es de continuidad Dato Justificación del proyecto Metodología del proyecto Proyecto de continuidad a un proyecto apoyado anteriormente Detalle Campo de texto largo, obligatorio. Deberá argumentar el motivo o motivos para realizar el proyecto, cuáles son los beneficios. Deberá complementar con antecedentes o descripción del problema Campo de texto largo, obligatorio, Descripción detallada del o de los procedimientos lógicos a través de los cuales se planea el cumplimiento de los objetivos del proyecto Campo de selección única, obligatorio. Señalar si el proyecto continuación a uno anteriormente financiado por CENSIDA en la convocatoria pasada, en caso afirmativo deberá seleccionar el proyecto anterior, de la base de datos del SMAP. 8 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

9 3.5 Definición de población blanco Haga doble click para activar la casilla y que pueda escribir la cantidad Botón para guardar los registros La población blanco está predeterminada en cada subcategoría, por lo que solamente deberá indicar la cantidad de personas por grupo y rango de edad que planea en la intervención alcanzar. El SMAP le mostrará 2 cuadros, uno para Población Directa y otro para Población Indirecta, en definición la población directa es aquella en la que la intervención es de forma personal y puede medir el género, rango de edad y el impacto, la población indirecta es aquella a la cual estima que llegará sin tener la certeza del alcance, por ejemplo, la población que utiliza medios electrónicos, los lectores de carteles o en general cualquier persona que pudiera tener acceso a materiales de información que la OSC o IA desarrollo y publiquen o difundan. Es importante que el estudio que realice para el desarrollo del proyecto, contemple a la población directa e indirecta con la mayor precisión posible, ya que en caso de que el proyecto sea elegido para financiamiento, será la base para los reportes técnicos que deberá entregar a CENSIDA. Es importante que una vez que realice un registro, accione el botón de Aceptar para que guarde la información, de lo contrario el SMAP no guardará los cambios. 9 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

10 3.6 Definición de metas Modificar o eliminar meta Agregar meta Registrar o modificar meta Selección de objetivo específico Las metas deberán ser cada una asociada a un objetivo específico, con el propósito de medir el cumplimiento de los objetivos. Para registrar las metas, deberá seleccionar la opción de Agregar meta, con esta acción el SMAP abrirá una ventana emergente, como se muestra en la imagen superior, registre por cada meta su definición así como la relación con uno de los tres objetivos específicos, deberá accionar el botón de guardar para que quede registrada la meta, si requiere modificar la definición de la meta o eliminar la meta, seleccione la opción de Modificar meta o Eliminar meta, la primera abrirá la ventana de edición, no olvide guardar el registro para que los cambios sean aplicados, la segunda le preguntará si está seguro de eliminar el registro, en caso de que acepte, este será eliminado de forma definitiva. 3.7 Definición de indicadores Haga doble click para editar Botón para guardar cambios Los indicadores son preseleccionados por cada subcategoría y población o tema y por el tipo del mismo, por lo que solamente deberá registrar el número de acuerdo a cada indicador, hay dos tipos de indicadores: a) los que solamente solicitan un dato, es decir, el numerador y b) lo que solicitan el numerador y el denominador, en este caso el denominador refiere al universo de la población que debe hacer referencia en la justificación o metodología del proyecto, por ejemplo, si habla de Hombres privados de la libertad (HPL), el denominador sería la población total de HPL y el numerador el número planeado de HPL que alcanzará. 10 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

11 Para registrar el número del indicador, deberá hacer click en la imagen del Lápiz o en el texto de Editar que se encuentra en el menú izquierdo a una lado de la sección Definición de indicadores, el SMAP permitirá entonces editar la tabla de indicadores, para registrar un dato deberá hacer doble click sobre el valor del mismo, es muy importante que guarde los cambios realizado a través de activar el botón de Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la tabla de indicadores. 3.8 Cronograma de actividades Botón para agregar actividades Deberá asociar la actividad a una meta para agregar actividades Seleccione los meses en que realizará la actividad En caso de que la actividad afecte a uno o más indicadores, señale cuales Las actividades son definiciones puntuales que se llevarán a cabo para dar lograr los objetivos establecidos, el registro de actividades en el SMAP no tiene límite en la cantidad, se sugiere que sean detalladas las más importantes, deberá registrar en orden cronológico las actividades y en caso de que sean dependientes de otra actividad registrarla como activad hija, para este seleccione la actividad y accione el botón de Agregar actividad hija. El SMAP solicitará que señale los meses en que se desarrollará dicha actividad, así como si la actividad influirá en el reporte del cumplimiento de los indicadores. Es importante considerar que el cronograma de actividades es la base para los reportes técnicos que deberá entregar a CENSIDA, por lo que debe ser lo más específico que pueda en la definición de las mismas. Cualquier indicador que su denominador sea diferente a 0, deberá estar asociado a por lo menos una actividad, de lo contrario el SMAP no permitirá someter el proyecto a evaluación. Para registrar o modificar hacer click en la imagen del Lápiz o en el texto de Editar que se encuentra en el menú izquierdo a una lado de la sección Cronograma de actividades, el SMAP permitirá entonces editar la tabla de actividades, es muy importante que guarde los cambios realizado a través de activar el botón de Aceptar que se encuentra en la parte inferior de la tabla. 11 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO

12 3.9 Desglose de presupuesto Cantidad generada de forma automática, mediante la suma de cada concepto o partida por rubro Rubros permitidos El desglose del presupuesto deberá ser por rubro, cada rubro considera reglas específicas, estas se encuentran indicadas en la convocatoria y son específicas para cada categoría. Es importante hacer notar que el total del presupuesto solicitado será el mismo que la suma de todos los conceptos y partidas por rubro. Algunos rubros tienen montos máximos, esto se encuentra definido por cada categoría en la convocatoria, el SMAP indicará cuando los montos sobrepasen los máximos. El desglose del presupuesto es la base de los informes financieros periódicos requeridos durante el desarrollo del proyecto, para conocer la distribución de las ministraciones de cada subcategoría, consulte la convocatoria. El monto máximo por concepto definido por rubro, es para el costo unitario del mismo, es decir, para el rubro en específico, el SMAP compara que éste costo unitario no sobre pase al máximo permitido, la cantidad que defina requerida para cada rubro, dependerá de cada proyecto. Para cada concepto por rubro que agregue, deberá realizar la acción de guardar, de lo contrario se perderá ese dato en específico. 4. Someter proyecto a evaluación Una vez que haya completada cada una de las secciones, el SMAP le mostrará en el menú izquierdo de la sección de registro del proyecto, la opción de Enviar a evaluación ; es de suma importancia que revise los datos registrados antes ser enviado al proceso de evaluación, ya que una vez sometido ya no podrá realizar ajustes a los mismos, a menos que el CoRoPro. Someter a evaluación El sistema cerrara el registro de proyectos aceptados para evaluación en la fecha definida en la convocatoria o en caso de que el número de proyectos sometidos a evaluación sea 400, por lo que se le aconseja no dejar el sometimiento al límite del periodo de registro, ya que podría perder la oportunidad de someter el proyecto a la etapa de evaluación y quedaría fuera del concurso. 12 REGISTRO DE PROYECTOS, MANUAL DE USUARIO