b. Que se igualen los puntajes, por tratarse de elementos comparables en sus características.

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1 Respuestas a proponentes Licitación Pública 01 de 2013 Adquisición, licenciamiento, implementación, adecuación y estabilización del ERP Para Plaza Mayor Medellín A continuación se dan a conocer las diferentes respectivas respuestas o aclaraciones. observaciones de los proponentes con las 1. Con respecto al numeral COMPATIBILIDAD CON LA PLATAFORMA TIC DE PLAZA MAYOR solicitamos que la base de datos Oracle tenga la misma puntuación que SQL, por tratarse ambos motores de ser los más grandes y reconocidos a nivel mundial. Para ello proponemos lo siguiente: a. Que se le de puntuación a la compañía que incluya el motor de Base de Datos dentro de su propuesta, evitando que Plaza Mayor tenga que incurrir en gastos por este tema; siendo así la compañía que en su ERP incluya alguno de los dos motores de base de datos recibiría 150 puntos y de no incluir el motor solo tendría 50 puntos, siempre y cuando sea compatible con alguna de las 2 plataformas. b. Que se igualen los puntajes, por tratarse de elementos comparables en sus características. R/ La plataforma actual de Plaza Mayor está bajo SQL, por tal motivo no se acepta esta modificación. 2. Especificar si el valor de soporte está incluido en el presupuesto o es un contrato adicional, cuando se firmaría? Y si el valor que están estimando es anual o por los 5 años. R/Como se explica en la nota al final del Anexo 4. Propuesta Económica, NOTA: El precio de soporte, mantenimiento y actualización para los próximos cinco años con incremento del IPC por año, es un precio de referencia como factor de evaluación, no hace parte del valor total de la propuesta. Este valor de soporte no está incluido en el presupuesto de la licitación. El soporte y mantenimiento es contratado de forma anual, iniciando el primer contrato a partir del primer año transcurrido después de su implementación y estabilización. Cada año se tendrá este contrato de soporte y mantenimiento con un incremento del IPC del respectivo año y así sucesivamente. 3. Con respecto a las experiencias exigidas, solicitamos que le den puntos a quienes presenten en las 3 certificaciones así: - sin puntos al 1.5 veces el presupuesto, - 50 puntos por más de 2 veces el presupuesto y puntos más de 3 veces el presupuesto. R/ La calificación de experiencia es valorada por el tiempo que certifique en proyectos ERP y no con relación al presupuesto.

2 4. Con respecto al tema de las hojas de vidas solicitamos que el personal que vaya a realizar la implementación tenga contratos por más de dos años firmado con la empresa proveedora y que el gerente del proyecto tenga certificación PMP y más de 5 proyectos del ERP propuesto. R/El numeral Personal calificado y certificado, se exige mínimo tres grupos de roles: Gerente del proyecto, Líderes de los módulos y líderes de desarrollo e integración. Las hojas de vida no forman parte de los criterios de evaluación. Se realizará una adenda para este punto solicitando lo siguiente: El certificado a solicitar en cada rol son: - El Gerente de Proyecto debe tener certificación en PMP - Líderes de los módulos, deben tener certificación de conocer y manejar el módulo respectivo como mínimo por dos años por parte del cliente o clientes donde ha participado. - Líderes de desarrollo e integración, deben certificar proyectos de integración en que han participado por parte del cliente. 5. En el ítem 1.4 Obligaciones del Contratista Alcance del Objeto se relacionan las siguientes especificaciones: - Puntos 4 y 5 (Garantizar el acompañamiento en la migración de la información de años anteriores, contenida tanto en base de datos, como en archivos de EXCEL suministrando las estructuras requeridas para la carga de datos y garantizar el acompañamiento relativo a las pruebas que se deban realizar. En estos puntos requerimos sean aclarados si la palabra acompañamiento es porque el proponente realizará dichas actividades (migración y pruebas) o es solo que el proponente apoyara a los usuarios del sistema a realizar dichas actividades. Adicionalmente, requerimos conocer si la información a migrar es extraída por los usuarios de Plaza Mayor o debe ser extraída por el contratista del nuevo software? Los usuarios de Plaza Mayor responden por la calidad y confiabilidad de la información que será migrada? R/ El proveedor deberá acompañar dichas actividades (migración y pruebas). La información a migrar debe ser extraída de la propuesta por Plaza Mayor y es quien garantiza la calidad y confiabilidad de la información. El contratista garantiza que la migración sea acorde con la estructura del software propuesto. - En el punto 6, realizar las configuraciones y adecuaciones del sistema ERP a la infraestructura de servicios y comunicaciones más apropiados de acuerdo a la realidad técnica, operativa y financiera de PLAZA MAYOR. Solicitamos que nos proporcionen las características técnicas (Infraestructura tecnológica) y operativa con la que actualmente cuentan para validar el cumplimiento de los mismos

3 por parte del software a ofertar y nos informen si estarían dispuestos a realizar adecuaciones si fuera necesario. R/ La infraestructura tecnológica de Plaza Mayor para el ERP no se tiene contratada hasta no saber los requerimientos de la propuesta seleccionada. Plaza Mayor está dispuesta a realizar con la asesoría del contratista todos los ajustes e implementaciones que se requieran para el óptimo funcionamiento del ERP seleccionado. - En el puno 8, relacionan las interfaces con las que se deben contar para cada una de las aplicaciones que tienen hoy en PLAZA MAYOR. Podrían informarnos como serían las interfaces con dichos programas? Son en línea o en lote? Y cuales son las características técnicas para realizar las mismas y las responsabilidades de cada proveedor. R/ Cada interfaz deberá ser analizada y esto será en acuerdo con el proveedor que aplica para cada caso. - En el punto 9, relacionan que se deben realizar todas las actividades necesarias para el cumplimiento del objetivo del contrato para su entrega a satisfacción y las que sean designadas por el Supervisor del mismo. Entendemos las actividades que debemos realizar para el cumplimiento del contrato pero solicitamos sea detallado cuáles serán las otras actividades designadas por el supervisor. R/ El supervisor es lo mismo que el interventor (es de Plaza Mayor), que en caso de presentarse dificultades o inconsistencias que generen actividades adicionales las exigirá siempre y cuando no se desvíe del objeto y alcance del proyecto. - En el punto 14, debemos proveer a PLAZA MAYOR un líder por módulo. Debe ser un líder por módulo o un líder puede atender varios módulos al tiempo? En este mismo punto, se especifica que el personal elegido por el contratista debe tener la posibilidad de asistir a reuniones personalizadas, con esto se refieren a reuniones con asistencia presencial en sus oficinas? R/ El líder puede tener varios módulos, siempre y cuando tenga la experticia y el conocimiento, en todos los casos será cumpliendo con el cronograma acordado. Las reuniones serán en su gran mayoría presenciales y virtuales de acuerdo a las necesidades presentadas. - En el punto 19, PLAZA MAYOR podrá solicitar cualquier clase de personal necesario adicional para la ejecución del objetivo del contrato. Solicitamos aclarar: el perfil y las funciones del personal adicional que podrían solicitar, si este personal adicional va hacer pagado al contratista o debe ser asumido por el contratista, y específicamente en qué casos seria requerido este personal adicional y cuantas personas estaríamos hablando.

4 R/ El contratista deberá cumplir con la ejecución del proyecto, pero si Plaza Mayor ve que hay incumplimiento en el cronograma podrá exigir personal adicional asumido por el contratista. 6. En el ítem 1.6 de la página 11 Cierre de la convocatoria y Apertura de las propuestas, solicitamos muy respetuosamente ampliar el plazo de entrega de las propuestas hasta el 29 de abril en el mismo horario debido a que al solicitar los certificados de experiencia, las empresas puedan requerir varios días para su firma. R/ Esta propuesta ha sido aceptada, se extenderá el plazo hasta el lunes 29 de abril 10 a.m. y será corregido por adenda. 7. En el ítem 1.7 Recepción de ofertas, se menciona en el numeral uno, entregar en medio magnético la propuesta económica. Solicitamos nos aclaren si debemos adjuntar únicamente el anexo 4. Propuesta económica o si debe entregar toda la propuesta completa en medio magnético? R/ Las ofertas serán recibidas de forma impresa y en medio magnético 8. En el ítem Experiencia del proponente, menciona que en la oferta se deben identificar cuáles son las experiencias a tomar como habilitantes. Solicitamos que sea aclarado este punto en detalle. En este mismo ítem, se expone que la certificación, al menos 1, debe ser de clientes del sector público donde se halla implementado el módulo de presupuesto de gobierno. Consideramos que para Plaza Mayor es conveniente que tengan las tres certificaciones con experiencia en dicho módulo, pues deben buscar el proponente con EXPERIENCIA EN SECTOR PÚBLICO. Por lo tanto, solicitamos que sea tenido en cuenta la experiencia en las TRES (3) certificaciones con el módulo de presupuesto, tesorería, contabilidad y nómina especializados en el sector gobierno. También se menciona en dicho ítem, que el oferente debe diligenciar el formato de certificación de experiencia (Anexo Nro. 4) dicho formato en mención no hace alusión a la certificación de experiencia; por favor adjuntarnos el certificado de experiencia para su diligenciamiento o eliminar la referencia a este anexo. R/ Se aclara que la experiencia certificada no es al menos una (1) sino las tres (3) y no solo se requiere certificación en presupuesto en el sector Gobierno sino también en tesorería, contabilidad y nómina. Hacer caso omiso del formato. 9. En el Item Generación flexible de reportes se permiten incluir productos como Crystal Reports, incluyendo una licencia dentro del valor ofertado? O debe ser un generador de reportes fabricado por la misma casa del software R/ Se acepta cualquiera de los dos. 10. En el Item 4.4 Evaluación de las propuestas y criterios de evaluación, se menciona el factor cumplimiento de funcionabilidades, unos parámetros de calificación que son diferentes al que se mencionan más adelante en el numeral Cumplimiento de funcionalidades.

5 Solicitamos muy respetuosamente aclarar cuál es el criterio de evaluación final que se tendrá para el cumplimiento de las funcionalidades. De igual forma, en el diligenciamiento del Anexo Nro 5 Cumplimiento Funcionalidades, en caso de poderse desarrollar un requisito es considerado un SI cumple y da puntuación para la calificación? Solicitamos aclara dicha inquietud. Igualmente, si al desarrollarlo genera costos adicionales o no para el cliente. R/ Se realizará adenda sobre este punto. El caso de poder desarrollar SI CUMPLE si es un factor de calificación pero no hay sobrecosto para Plaza Mayor. 11. En el Item Experiencia del proponente en el mercado, al hacer la lectura de la convocatoria, deducimos que las certificaciones acá solicitadas son diferentes a las tres (3) certificaciones solicitadas en el ítem Experiencia en el proponente. Esto es correcto? De igual forma, el ítem 4.4.1, consideramos que para Plaza Mayor es conveniente que las tres (3) certificaciones deban contar con la experiencia en el módulo de presupuesto para empresas de gobierno, pues consideramos que deben buscar un proponente con EXPERIENCIA EN SECTOR PÚBLICO. R/ Son dos certificados diferentes, uno es certificación de experiencia en el mercado con relación a implementación de sistemas ERP (4.4.1) y el otro ( ) es de experiencia con relación a presupuesto. 12. En el Item Compatibilidad con la Plataforma TIC de Plaza Mayor, se asigna una puntuación máxima para aquellas soluciones que la propuesta del ERP esté bajo SQL. Queremos muy respetuosamente, proponer que si en caso de ofrecer la solución del ERP con otra base de datos diferente a MS SQL dicha propuesta pueda tener la calificación de 150 puntos, pues consideramos que es excluyente y puede generarnos desventaja frente a otros oferentes, dejando claridad que aquel proponente que ofrezca una base de datos diferente, deberá asumir por su cuenta el costo de la licencia para un procesador de la base de datos. R/ La plataforma actual de Plaza Mayor está bajo SQL, por tal motivo no aceptamos esta modificación. Si la propuesta del nuevo ERP requiere licenciamiento adicional es un costo para asumirlo por parte de Plaza Mayor. 13. En el Item 5.3, muy respetuosamente queremos proponer un cambio en la forma de pago propuesta por ustedes. Por nuestra experiencia en procesos similares al que Plaza Mayor está adelantando, en los distintos montajes que hemos participado con nuestro ERP, consideramos que el manejo de anticipos no es necesario, por tratarse de un producto ya terminado; por lo tanto solicitamos que la forma de pago esté sujeta a entregables de acurdo a la metodología y cronograma de trabajo acordado, sin que se considere el 30 % como un anticipo, sino como un primer pago del derecho de uso de un producto existente. R/ No se modificarán los pliegos en este punto. 14. Consideramos que Plaza Mayor, debe solicitar dentro de los requisitos, el RUP para la selección de sus oferentes y contratantes, buscando así evitar contratar con personas jurídicas sancionadas y vencidas en proceso judiciales. El Registro Único de Proponentes contiene la

6 información de quienes aspiran a celebrar contratos con las Entidades Estatales, permitiendo la verificación de los requisitos habilitante y demás información relacionada con el interesado. Dado el objeto presente de la licitación, sugerimos que los oferentes estén registrados en el Registro Único de Proponentes en las siguientes actividades: ACTIVIDAD ESPECIALIZADA (ES) GRUPO (S) 3: Proveedor 33: Sistemas de Información y tecnología de información 03: Software R/ De acuerdo con el artículo 6 de la ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 221 del Decreto 19 de 2012, plaza mayor no está obligada a solicitar Rup si no lo considera conveniente. 15. Plaza Mayor S.A. según su reglamento de contratación, (Resolución 21, de enero 25 de 2013) se define como una sociedad de economía mixta que no está sometida al estatuto general de contratación estatal, pero teniendo capital estatal desarrolla actividades comerciales en competencia con el sector privado (artículo 14 de la ley 1150 de 2007). No obstante, el pliego de condiciones explica que en el contrato que se subscribirá de manera permanente, cita la ley 80 de 1993 y la ley 1150 de 2007, normas que regulan la contratación estatal. En vista de estas inquietudes, sobre el tipo de aplicabilidad o no de manera integral del estatuto general de contratación estatal, les solicitamos el favor de aclararnos este punto.en caso de aplicarlo de forma parcial. Explicar que toman y que no de las normas estatales, en cuyo caso les solicitamos que las certificaciones en estándares y mejores prácticas internacionales no sean objeto de evaluación. R/ La ley 1150 en su artículo 14 permite que entidades como Plaza Mayor tenga su propio manual de contratación, y de la lectura del reglamento de la entidad se puede entender que todo aquello que no esté contemplado en esa norma será regulado por las leyes comerciales, administrativas y contractuales que lo complementen. 16. Dentro del Anexo 5 Cumplimiento - funcionalidades, solicitamos aclarar los siguientes puntos en su alcance: - CT36 el sistema debe permitir la administración financiera de proyectos - T28 el sistema debe permitir la generación de comprobantes de egresos por conceptos de pagos de retenciones o deducciones de todo tipo (Retefuente, Estampillas, Deducciones Cooperativas, Embargos, Industria y Comercio, impuesto de guerra, etc.) Recaudadas dicho pago debe generar en forma automática el cruce contra las cuentas por pagar generadas por las retenciones o deducciones realizadas a cada tercero. AF29 el sistema debe permitir hacer consulta de los activos asegurados y los no asegurados para el control. CT36R// El sistema debe permitir hacer evaluación financiera de los diferentes eventos o ferias que se realicen en Plaza Mayor T28 R// Significa que los egresos deben: - Generarse de manera automática después de la orden respectiva

7 - Debe considerar las retenciones efectuadas (de cualquier tipo) - Debe permitir realizar cruce de cuentas en caso tal de que el Proveedor sea también Cliente. AF29 R// Esto se debe a que Plaza Mayor cuenta con una póliza de seguros global de todos los bienes de la entidad y cada año se debe enviar un reporte actualizado de aquellos activos que serán asegurados para incluirlos dentro de la misma.