AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO -AECID- MINISTERIO DE CULTURA DE LA REPUBLICA DOMINICANA

Transcripción

1 AGENCIA ESPAÑOLA DE COOPERACION INTERNACIONAL PARA EL DESARROLLO -AECID- MINISTERIO DE CULTURA DE LA REPUBLICA DOMINICANA BIBLIOTECA NACIONAL PEDRO HENRIQUEZ UREÑA -BNPHU- PLAN ESTRATEGICO Consultor: Roberto González V. Santo Domingo Octubre 2010

2 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL INDICE TEMATICO 1.0 Antecedentes. 4 Pág. 2.0 Contexto y Situación Actual Objetivos y Componentes de Trabajo Metodología de Trabajo Definición de Temas Estratégicos Plan Estratégico

3 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL 1.0 ANTECEDENTES El Gobierno de la República Dominicana ha venido implementando en los últimos años un conjunto de acciones que procuran un fortalecimiento de la estructura institucional y del desarrollo de capacidades del sector cultural, en beneficio de toda la población dominicana que así lo requiere. Con el apoyo de la cooperación internacional bilateral, la existencia de una normativa legal moderna y oportuna sobre el libro y la lectura y el nivel de responsabilidad asumido por las actuales autoridades, se ha puesto en marcha un plan para el desarrollo del Sistema Nacional de Bibliotecas, lo que incluye la mejora de su infraestructura y equipamiento y el fortalecimiento institucional y operativo de sus diferentes instancias y departamentos. En ese contexto, se puso en marcha un Plan Estratégico de la Biblioteca Nacional Pedro Henríquez Ureña (BNPHU) y sus correspondientes Planes Operativos Anuales (POAs), los cuales constituyeron instrumentos idóneos para la planificación, seguimiento y control de todas las líneas de actuación de la BNPHU, en función de las políticas, planes y proyectos que se ha trazado la actual gestión de la Biblioteca. Más recientemente, la implementación de este conjunto de acciones normativas y operativas en beneficio del libro y la lectura, ha recibido el apoyo de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) mediante una Subvención de Cooperación Internacional, tramitada a través de la Secretaría de Estado de Economía, Planificación y Desarrollo de la República Dominicana (SEEPyD). En virtud de la necesidad de evaluar la ejecución del actual Plan Estratégico, complementar su alcance y formular el Segundo Plan Estratégico de la BNPHU y su POA 2011, se requiere la contratación de un Consultor que asuma esa responsabilidad, presentando una Propuesta Técnica a la consideración de la BNPHU, que ofrezca la continuidad necesaria a las acciones en ese sector bajo las políticas vigentes. 2.0 CONTEXTO Y SITUACION ACTUAL En este marco referencial, los recursos obtenidos mediante la subvención, tienen por objeto apoyar directamente el Proyecto de Fortalecimiento Institucional y Desarrollo de Capacidades del Sector Cultural Dominicano, que constará de tres partes o componentes, i) Desarrollo del Sistema Nacional de Bibliotecas, ii) Fortalecimiento de las Industrias Culturales de la República Dominicana y iii) Desarrollo de las Capacidades Institucionales. 3

4 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL Bajo esa premisa, la AECID y la SEEPyD firmaron un Convenio de Colaboración por el cual se designa a SEEPyD como Entidad Colaboradora para la entrega, distribución y gestión de las subvenciones de cooperación internacional de la AECID en República Dominicana, figurando las entidades beneficiarias de las subvenciones como contraparte técnicas. Más adelante, en febrero del 2009, firmaron un Memorando de Entendimiento para la ejecución del citado Proyecto, que involucra a la Secretaría de Estado de Cultura y la BNPHU. De acuerdo a dicho Memorando, se establece en el Componente Uno de dicho Proyecto, que para el desarrollo del Sistema Nacional de Bibliotecas se necesita mejorar las infraestructuras y equipamientos, la capacitación del personal de la Biblioteca Nacional y la necesidad de contratar los servicios de asistencia técnica, la que elaboraría y desarrollaría dos (2) Líneas de Actuación, siendo la primera de ellas a ser atendida por esta Consultoría: Línea de Actuación I: Está conformada a su vez por los siguientes componentes: Componente I: Análisis de la Ejecución del Plan Estratégico Componente II: Criterios para complementar el actual Plan Estratégico Componente III: Asesoría en la Formulación del POA 2011 Componente IV: Formulación del II Plan Estratégico de la BNPHU Línea de Actuación II: Un Sistema Interno de Monitoreo de las Actividades de la BNPHU. En el marco de esta Consultoría, los servicios de asistencia técnica están dirigidos a implementar los cuatro (4) Componentes de la Línea de Actuación I. 3.0 OBJETIVOS Y COMPONENTES DE TRABAJO El Consultor se propone asistir a la BNPHU en la Formulación del Segundo Plan Estratégico de la BNPHU valiéndose de la activa participación de todos sus miembros y otros actores vinculantes, para crear un sistema de Gestión Estratégica de la BNPHU, que posibilitará: Formular una estrategia consistente y transparente. Comunicar la estrategia a través de la organización. Coordinar los objetivos operacionales de las diversas áreas y unidades organizativas. Conectar los objetivos operacionales con la planificación financiera y presupuestaria. Identificar y coordinar las iniciativas estratégicas. Medir de un modo sistemático el funcionamiento de la BNPHU, proponiendo acciones correctivas oportunas. 4

5 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL Adicionalmente, esta Consultoría contempla la Asesoría en la Formulación del POA 2011, así como el Análisis de la Ejecución del Plan Estratégico y Criterios para complementar el actual Plan Estratégico, todos elementos vinculantes del quehacer institucional. A continuación se presentan los objetivos de los diferentes componentes que aborda la Consultoría: Componente IV: Formulación del II Plan Estratégico de la BNPHU Objetivo general Darle continuidad a un modelo de gestión de Plan Estratégico concertado con horizonte de mediano plazo para la BNPHU, elaborando el Segundo Plan Estratégico , tomando en consideración las implicaciones de las políticas públicas vigentes, el entorno actual y el conjunto de los actores sociales involucrados, utilizando como referente el Primer Plan Estratégico Objetivos específicos 1) Revisar y/o actualizar la documentación existente que pueda servir de soporte al Plan Estratégico: Normativa legal, políticas institucionales, planes institucionales, memorias, reglamentos, informes, planes de trabajo, misión, visión y valores institucionales y el Plan Estratégico ) Involucrar la participación activa de directivos, asesores, consejeros, técnicos, organizaciones beneficiarias y personal operativo representativo de la organización, documentando sus aportes y apoyándose en el material conceptual de soporte para la elaboración de un Plan Estratégico. 3) Efectuar una actualización del Análisis FODA e inferir un plan de acción, objetivos, procesos operacionales y objetivos estratégicos, siempre con una visión de implementación para el aprendizaje desde las perspectivas de a) las finanzas, b) los clientes, c) requerimientos de los procesos internos y d) un enfoque para la innovación y el aprendizaje. 4) Otorgar una visión de continuidad al proceso de planeación estratégica, a partir del análisis del Plan Estratégico y las necesidades detectadas, efectuando un análisis institucional y de la organización (AIO) mediante un enfoque de autoanálisis y análisis externo, a partir del cual se evalúe el desempeño de la BNPHU. 5

6 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL 5) Asegurar la sostenibilidad de la estrategia en funcionamiento mediante el funcionamiento de un sistema de administración de indicadores y metas, un enfoque de retroalimentación estratégica y un responsable del seguimiento del Plan Estratégico a través del Area de Planificación de la BNPHU. 4.0 METODOLOGIA DE TRABAJO Se presenta de manera general bajo cuatro fases básicas: a) Análisis de la situación actual, utilizando en gran parte estudios, planes e informes existentes. b) Aplicación de entrevistas, cuestionarios, grupos focales y observación participante. c) Acciones de orientación de los diferentes componentes y su contenido, y a partir de estos los objetivos estratégicos, estrategias, proyectos y acciones, indicadores, metas y medios de verificación. d) Elaboración de los cuatro (4) componentes de la Consultoría. En el marco de la Metodología de Trabajo a implementar en el desarrollo de la Consultoría para sus cuatro Componentes, se presenta a continuación la metodología a utilizar en detalle para cada una de las actividades previstas: Componente IV: Formulación del II Plan Estratégico de la BNPHU Definición de criterios y parámetros para el Plan Estratégico : El proceso se inicia con la definición de estos criterios por parte del Consultor, con el apoyo de las áreas claves, incluyendo Planificación Estratégica. El Consultor valido con los actores involucrados los criterios a utilizar para el Plan , tomando en consideración los aspectos de Viabilidad, Implementación y Seguimiento que se presentaron en el informe de los Criterios para complementar el Plan Estratégico Vigente. Implementar un taller de análisis institucional y organizacional (AIO) mediante el análisis del entorno de la organización, motivación, capacidad y desempeño: Para la realización de este Plan, se contempla esta actividad, que permitirá recabar información del nivel de fortaleza institucional y organizacional que ha adquirido la BNPHU en los últimos tiempos. Deberán participar todos los empleados de la institución. 6

7 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL Se realizo un taller con los responsables de áreas para el levantamiento de esta información, estudiándose en detalle las circunstancias actuales de la BNPHU y su entorno. Taller de Revisión: Para actualizar la Misión, Visión y Valores Institucionales, se desarrollara un taller. A seguidas, se realizara la actualización del análisis FODA y sus Ejes estratégicos, siguiendo la metodología requerida tipo taller, con mesas de trabajo, uso de tarjetas y presentación en plenarias. Deberán participar todos los empleados de la institución. ` Este taller también se efectuó, teniendo como propósito de discutir y/o actualizar la misión, visión y valores institucionales, seguido de un FODA y los planteamientos sobre sus Temas Estratégicos o Ejes. Taller de Definición de Perspectivas: Perspectiva Financiera: Que debemos hacer para satisfacer las expectativas de nuestros actores. Perspectiva del cliente: Que debemos hacer para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Perspectiva interna: En que procesos debemos ser excelentes para satisfacer esas necesidades. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento: Que aspectos son críticos para poder mantener esa excelencia. Este taller, servirá para definir y/o revisar los objetivos estratégicos, crear relaciones de causalidad, seleccionar los indicadores adecuados y fijar sus metas. El objetivo de este taller se desarrollo junto al taller anterior. Taller para presentar y dejar en marcha el Sistema de Plan Estratégico: En esta actividad, se pondrá a disposición de los actores y empleados involucrados el Plan Estratégico elaborado, junto a sus herramientas operativas, personal responsable al interior de la Biblioteca, los responsables del seguimiento por cada área, así como su sistema de monitoreo y seguimiento ya dispuesto con ese fin. Este taller final se desarrollo en el último trimestre del año, en circunstancias muy particulares para el país y la propia BNPHU. Es recomendable realizar en el primer trimestre del 2011 un segundo taller que servirá, una vez aprobada la Estrategia Nacional de Desarrollo (END), actualmente en proceso de aprobación legislativa, para validar el Plan y sus temas estratégicos o ejes, y consecuentemente su Plan Operativo Anual

8 PLAN ESTRATEGICO INFORME FINAL 5.0 DEFINICION DE TEMAS ESTRATEGICOS Como resultado de la elaboración del Análisis de Ejecución del Plan Estratégico Vigente , definidos los Criterios para complementar el Plan Estratégico Vigente y preparado el POA 2011, se presentan a continuación los resultados de la Formulación del II Plan Estratégico de la BNPHU En esos contextos citados, y en correspondencia con los criterios utilizados en cada caso, la metodología de carácter participativo y la necesaria continuidad al Plan Estratégico y tomando en consideración las circunstancias que caracterizaron la ejecución de este Plan, junto a la visión institucional que se quiere desarrollar, fueron ratificadas las Prioridades Estratégicas, Áreas y Objetivos que sirvieron de referencia al anterior Plan, en virtud de que los desafíos de la BNPHU se mantienen vigentes al termino de la ejecución del Plan Estratégico En esas circunstancias, estos temas estratégicos 1 básicos para la BNPHU en el periodo a cubrir por el presente Plan: Renovación Institucional Desarrollo masivo y Procesamiento y Conservación Avanzados de Nuestras Colecciones Servicios Bibliotecarios y Atención al Público en Nivel de Excelencia Empleo Intensivo de las Tecnologías de la Información y la Comunicación Oferta Cultural y Publicaciones Relevantes, Frecuentes y Memorables Estimulo a la Formación Profesional y Científico Técnica en BCI Creación y Fortalecimiento del Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas (SNBP) Cooperación Nacional e Internacional 1 Un tema estratégico es en esencia uno de los desafíos de importancia que la institución tiene que enfrentar en le periodo en el tiempo abarcado por el Plan. Se convierte en algo de vital significación por los miembros y debe ser enfrentado mediante el desarrollo de una estrategia consciente elaborada. Ver a John N. Bryson, Strategic Planning for Public and Nonprofit Organizations, San Francisco: Jossey-Bass Publishers,

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