ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO

Transcripción

1 ACTA CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE PROYECTOS Fecha Creación: Autor: << 30-Feb-2010>> <<Cristiano Ronaldo>> Página 1

2 Historial de Cambio Fecha Rev. Tipo de Cambio Descripción Autor <dd-mmmaaaa> <No. Revisión> 1. Definición 2. Ajustes <Breve descripción del cambio> 30-Feb Definicion Definicion del proyecto <Nombre y apellido del autor del cambio> Cristian Morales Revisores Nombre Versión aprobada Cargo Fecha <Nombre y apellido del revisor> <Número de la versión Aprobada> <Cargo del Revisor> <dd-mmm-aaaa> Lionel Messi 1 Gerente de Cuenta 30-Feb-2010 Página 2

3 1. Información General del Proyecto Nombre del Proyecto Esto lo diligencia quien recibe el acta (Gerente de proyecto / líder Codigo del Proyecto Esto lo diligencia quien recibe el acta (Gerente de proyecto / líder Gerente del Proyecto: Esto lo diligencia quien recibe el acta (Gerente de proyecto / líder Tiempo de dedicación: Esto lo diligencia quien recibe el acta (Gerente de proyecto / líder 2. Necesidad del Negocio La empresa busca Implementar una solución para que sus proveedores puedan expedir factura electrónica a través de la solución de Suplly Centre que es la plataforma en donde actualmente dichos proveedores reciben órdenes de compra y las hojas de entrada de servicios. Incluir quien inicia el proyecto y los beneficios esperados. 3. Objetivos del Proyecto Proveer una solución para que los proveedores de EMPRESA puedan generar factura electrónica de forma automatica o Web partiendo de la Orden de Compra. Permitir que EMPRESA pueda integrar la factura electrónica automaticamente a su sistema de información SAP. Página 3

4 4. Descripción de Productos/ Servicios (Requerimientos y características) Las facturas electrónicas se deben descargar de forma automática por el módulo de comunicación. El Software de comunicación para generar la factura de forma automática: FTP, SFTP Tipo de BD (AS400, Oracle, SQL, free, etc). Debe crearse uma interfaz con la aplicación ya instalada en ASA SUPPLY CENTER. ASA manifiesta que requiere una interface sencilla y que la aplicación permita tener un usuario administrador que cree otros usuarios. Volumen de transacciones: 1000 facturas en el mes. Proveedores atendidos (concurrencia): Colgate, Tecnoquímicas, Bayer, Johnson, Sanofi. 5. Información de los Recursos Cuál(es) grupo(s) y/o individuos estarán involucrados en este proyecto? Rol Empresa /Área Horas necesarias (opcional) Contraloria Contador General Cuentas por pagar Servicios Generales Informatica Gerente de Proyecto Carvajal T&S Gerente de Producto Carvajal T&S Analista Funcional Carvajal T&S Página 4

5 6. Limites del Proyecto 6.1 Dentro del alcance: Modificacion de la aplicación Supply Centre. Interfaz entre aplicativo Factura Electronica y la aplicación Supply Centre. Desarrollo Web para generación de Factura partiendo de la OC. Capacitaciones en el manejo de la solución Material apoyo: - Manuales de usuario (PDF) - Guias rapidas - Manuales en línea - e-learnig: Idioma Administración: Publicación del contenido learning Evaluación de Conocimiento Entrega de Resultados de Evaluación al cliente Disponibilidad del Curso solo en los horarios programados 6.2 Fuera del alcance: Servidores de alojamiento de la aplicación. Habilitacion de la extranet. Capacitaciones en ciudades donde no hay presencia. Backups de los aplicativos instalados en el cliente. Backups de la información que utilicen los aplicativos en cliente. Diligenciamiento de tramites ante la DIAN. Garantizar que el adquiriente realice las transmisiones de Aviso de Recibo después de entregado en producción. 7. Factores Críticos de Éxito Página 5

6 Evaluacion diagnostica; con esta se espera recopilar los datos necesarios para diseñar la solución mas acorde a las necesidades del negocio. 8. Suposiciones del Proyecto La empresa dispondrá de las personas identificadas para la entrevista en el horario solicitado. Las personas entrevistadas conocen a fondo el proceso y pueden proveer información fiable para el desarrollo de la solución. La empresa ha avanzado en las solicitudes a la DIAN. 9. Restricciones del Proyecto Sucursales en ciudades donde no hay presencia de Carvajal T&S. 10. Entregables del Proyecto Entregable Responsable Descripción Propuesta Comercial Propuesta técnica Plan de trabajo, supuestos y restricciones Ejecutivo de Cuenta Gerente de Soluciones Gerente de Proyecto Descripción metodólogica, funcional y económica de la solución Incluye descripción técnica de cada uno de los componentes de la solución. Incluye actividades detalladas del proceso, 11. Criterios de Aceptación de los Entregables Entregable Criterio de aceptación Página 6

7 Entregable Propuesta Comercial Propuesta técnica Plan de trabajo, supuestos y restricciones Software para intercambio de facturas con proveedores. Criterio de aceptación Costo Calidad de Componentes Fechas acordes al proyecto propuesto Que cumpla con los criterios de requerimientos. 12. Observaciones 13. Firmas Autorizadas* Elaborado: Revisado: Aprobado: Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA) Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA) Nombre Fecha / / (DD/MM/AAAA) Las firmas arriba indican un entendimiento del propósito y contenido de este documento por todos los que firman. Firmando este documento, todos acuerdan que este documento se denominará como Alcance del Proyecto. Página 7