UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS SEXTO SEMESTRE

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1 UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS SEXTO SEMESTRE ADMINISTRACION FINANCIERA ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO LAURA MELISSA QUITIAN SALAZAR ARMENIA QUINDÍO 04/06/2012

2 ADMINISTRACION FINANCIERA ESTRATEGIAS PARA LA ADMINISTRACION DEL EFECTIVO Estrategias para la administración del efectivo La correcta administración del efectivo en una empresa, pretende el óptimo manejo del mismo de manera que se obtenga la mayor disponibilidad posible de efectivo pero sin incurrir en excesos que en lugar de generar máximos rendimientos por interés, se obtengan costos por su uso inoficioso. Como estrategias que la empresa puede adoptar para la eficiente administración del efectivo, se pueden mencionar: * Cancelar sus pasivos tomándose el mayor tiempo posible, pero sin incurrir en incumplimientos que le generen costos adicionales como intereses o que le perjudiquen la imagen a la entidad, como por ejemplo un reporte en las centrales de riesgos. * Realizar un cobro efectivo de las cuentas por cobrar, si es posible, antes de su vencimiento, pero también con la advertencia de no incomodar al deudor porque se correría el riesgo de perderlo, sino más bien motivando que pague anticipadamente, con incentivos como descuentos especiales, aumento de cupo, ampliación de su portafolio crediticio, entre otros. * Realizar o rotar los inventarios lo más rápido posible. Para lograr esta estrategia se debe tener en cuenta los niveles máximos y mínimos de mercancías, las rotaciones históricas y las políticas de mercadeo, sin olvidar los gustos y tendencias de los consumidores quienes finalmente son los que dan las pautas de consumo. Según Besley las técnicas de administración del efectivo son: Besley y Brigham consideran que existen algunas técnicas para ser eficaz en la administración del efectivo que es: * Sincronización del flujo de efectivo: Donde se plantea una situación ideal relacionada con la coincidencia entre las entradas y las salidas de efectivo, es decir, que en el momento en que se presente la necesidad de un desembolso, en ese mismo instante se presente una entrada que permita cubrirlo. * Procesos de compensación de cheques: Cuando la empresa recibe un cheque girado por un cliente que está en otra ciudad, no se podrá disponer del mismo hasta tanto no se efectúa el respectivo canje. * Uso de la flotación: El administrador financiero deberá saber el manejo de los saldos de bancos en la entidad financiera y en los registros contables. * Aceleración de las entradas de fondos: En la medida que sea posible y sin dañar las relaciones con los clientes, se pueden utilizar ciertas técnicas que de manera moderada presionen el pago de los clientes, como por ejemplo las

3 utilizadas por los bancos como el envió de cuentas de cobro, los débitos automáticos, los descuentos por nomina, entre otros. Modelos de administración del efectivo I. Modelo de William Baumol y Modelo Miller y Orr: Destaca los costos que surgen de las transferencias entre la cuenta de efectivo y la cartera de inversiones, ignorando la alternativa de pedir prestado y concentrarse sobre la liquidación de inversiones para satisfacer las necesidades de salidas de efectivo. II. Modelo Beranek: Este subraya los costos que surgen del faltante de efectivo, mientras que los costos de transacciones se consideran solo indirectamente. III. Modelo de White y Norman: Supone que las decisiones sobre inversión son consideradas periódicamente, y que los ingresos en efectivo por primas y los egresos por reclamaciones y gastos fluctúan al azar según cierta distribución conocida. IV. Modelo de Orgler: Es posible determinar una estrategia óptima de administración de efectivo recurriendo al modelo de programación lineal múltiple. Administración de las cuentas por cobrar La administración de cuentas por cobrar constituye en la actualidad una herramienta de vital importancia más en los sistemas capitalistas donde la competencia empresarial ha ocasionado que grandes grupos empresariales otorguen crédito a sus clientes cuando en el pasado esta situación no se llegaba a considerar. En estos procesos de crédito la entidad debe asegurar su buen funcionamiento y continuidad lo que requiere el permanente análisis de los costos de la cartera, con el fin de evaluar el hecho de no otorgar el crédito y el hecho de otorgarlo. Políticas en las cuentas por cobrar Los principales factores generales a considerar en el establecimiento de políticas crediticias: * Estudio del crédito: Al otorgar crédito se debe tener cierta seguridad de la capacidad de pago que el cliente tiene. * Referencias: Se debe conocer la historia crediticia del cliente además de las referencias de familiares y amigos. * Estados financieros: A través de estos se pueden hallar indicadores de liquidez, rentabilidad, endeudamiento. * Trayectoria: A través de las bases de datos crediticias se puede conocer cuál ha sido el comportamiento del cliente con sus obligaciones.

4 * Cupo o valor del crédito: Al determinar las políticas de crédito se debe tener claro cuál es el cupo asignado al cliente. * Capacidad de pago: Es necesario medir la capacidad de pago del cliente a trabes de la información proporcionada en los estados financieros y en la declaración de renta. * Respaldo y garantías: En caso de no pago del cliente se debe tener en cuenta el respaldo ofrecido y las garantías dadas como por ejemplo, fiador, hipoteca, prenda o cualquier otro mecanismo. * Plazo: Es fundamental en las decisiones de efectico puesto que constituye la segunda entrada de efectivo más importante mientras más corto sea el plazo para cancelar los créditos por parte de los clientes, mejor será el flujo de efectivo. * Garantías: Algunos créditos exigen garantías que permitan asegurar el pago de la deuda en caso de incumplimiento. * Descuentos por pronto pago: Es para motivar el pago antes de su fecha normal de vencimiento. * Ampliación del cupo: Mecanismo utilizado para aquellos clientes que demuestren un buen historial crediticio. * Procedimiento de cobranzas: Llamada telefónica, correo electrónico, carta de recordatorio de pago, visita de un cobrador. * Sanciones: El incumplimiento en el pago representaría sanciones como la cancelación del crédito, reporte en cases de datos crediticios que afectaría su prestigio, reducción de su cupo, la cancelación sobre costos por intereses y honorarios de abogados. Funciones del departamento de cartera * Contribuir al objetico de la empresa en lo relacionado con la generación real de utilidades a través del recaudo de las ventas a crédito. * Evaluar la función de la cartera y los mecanismos y procedimientos de cobranzas. * Conocer los indicadores generales de la empresa en cuanto a liquidez, rotaciones de cartera, inventarios, proveedores y analizar los diferentes factores externos e internos que afectan un buen manejo de la cartera. * Ejercer vigilancia sobre los vencimientos de la cartera verificando que efectivamente las facturas correspondan a los clientes. * Analizar los vencimientos de cartera y específicamente aquellos que representan riesgos de no pago.

5 * Ejecutar los procedimientos de cobro cuando una factura ya se haya vencido o esta próxima a su vencimiento. * Procurar por utilizar los mecanismos de cobro con el fin de evitar pérdidas en la cartera. * Tomar medidas drásticas establecidas por la empresa en el casi de no pago de algún cliente, una vez agotados todos los procedimientos de cobro, como por ejemplo no suministrar más mercancía o no prestar más el servicio. * Analizar el riesgo del crédito otorgado y de ser posible recurrir a adquisición de seguros para cubrir las cuentas incobrables y proteger los activos dados en garantía.