Dirección de Control-Sección Auditoria 2010

Transcripción

1

2 INFORME SOBRE AUDITORIA EFECTUADA A PERMISO DE CIRCULACION. VALPARAISO, 24 de Noviembre de 2010 En cumplimiento de las funciones estipuladas en el Art. 29, Ley Orgánica Constitucional de municipalidades, Nº , y dentro del Programa de Auditoría 2010, esta Dirección de Control, ha realizado una Auditoría a Permiso de Circulación. La auditoría tuvo por finalidad verificar el procedimiento de recepción del cobro, contabilización e ingresos obtenidos por el municipio por concepto de Permiso de Circulación. El examen se practicó de acuerdo a principios y normativa vigente e incluyó la evaluación del control interno. La investigación se concentró en los Permisos de Circulación otorgados en el período comprendido entre el 1 de enero al 30 de septiembre de En el período del análisis, la Dirección de Transito, de acuerdo a lo registrado en la Estadística de Ingresos por tipo de Vehículos, ha otorgado un total de Permisos de Circulación Sobre la materia, el municipio ha registrado en el ejercicio presupuestario 2010, un Presupuesto Vigente de $ por concepto de Permisos de Circulación. Al el Balance Presupuestario refleja un devengado acumulado por un monto de $ lo que a igual fecha se han percibido la suma de $ por lo que falta por recaudar hasta el la suma de $ I. VALORACIÓN REGISTRO Y CANCELACION DE PERMISOS DE CIRCULACION. a) La base que sustenta la determinación del Permiso de Circulación, está referida en: Ley Nº 3.063, sobre Rentas Municipales, (Título IV, de los Impuestos Municipales, Art. 12). La ordenanza municipal. Tasaciones, emitidas por el S.I.I. Resoluciones exentas del SII. Declaración de Importación, extranjero, zona franca. b) En relación al proceso, éste comienza en el Departamento de Tecnología, quien tiene la responsabilidad de ingresar a la base de datos del sistema las tasaciones emanadas del S.I.I. Este proceso se materializa mediante el sistema Cas Chile, Permisos de Circulación. El sistema permite llevar el registro comunal de vehículos motorizados, emite permisos de circulación, registra los permisos otorgados, los datos del vehículo, los valores por tasación y los pagos del permiso. Este sistema se ha diseñado y desarrollado de acuerdo a lo establecido por la Ley y la ordenanza municipal asociada, además contempla las actualizaciones y adecuaciones correspondientes a las normas legales e instrucciones de los Órganos Superiores del Estado.

3 c) El sistema Permisos de Circulación, se encuentra integrado con el Sistema de Contabilidad Gubernamental y con Tesorería Municipal. d) El sistema, permite que en el momento que el contribuyente se acerque a cancelar su Permiso de Circulación, Tesorería, emita en forma automática el comprobante de pago con el monto a cancelar. e) Por su parte la Sección de Contabilidad y Presupuesto recibe un informe de la Dirección de Transito de todos los permisos de Circulación vendidos el primer trimestre de cada año, con lo que procede a efectuar el devengamiento en la cuenta respectiva por concepto y montos correspondiente a la segunda cuota del permiso otorgado a comienzos de año. Además, Contabilidad procede a capturar del Sistema de Tesorería, los ingresos percibidos por concepto de Permisos de Circulación, lo que permite centralizar la recaudación diaria por este concepto. f) El Departamento de Permisos de Circulación, genera el devengamiento mediante el sistema Permisos de Circulación, (CasChile), los permisos requeridos por el contribuyente, para efectos de control, diariamente imprime y revisa con la documentación de sustento, la emisión del Permiso de Circulación y el percibimiento de los recursos en Tesorería. II. SOBRE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO. i. Se verificó que el Departamento de Permisos de Circulación cuenta con un Manual de Procedimiento (enero 2009), en el que se establecen los casos en que se emiten permisos, convenios de pago, fechas de pago, documentación requerida para cada uno de los permisos solicitados. ii. Se observó que en el departamento hay desconocimiento de cómo se efectúa en forma manual el cálculo del costo de los permisos de circulación. iii. El Departamento de Permisos de Circulación, no ejerce control sobre los montos cobrados al contribuyente, De los cuales los cálculos son efectuados por el sistema Permisos de Circulación, Sistema que es alimentado con la información que el Departamento de Tecnología ingresa, información que es emanada del S.I.I. (señalado en el punto I letra b)). iv. No existe cabal conocimiento y uso de las funcionalidades del sistema Permisos de Circulación (CasChile), por lo que se observa que en los informes correspondientes al movimiento de ventas, por un mismo concepto y período, los valores informados reflejan montos diferentes. GENERACIÓN DEL INGRESO Año 2010 INGRESOS PERCIBIDOS JULIO INGRESOS PERCIBIDOS AGOSTO INGRESOS PERCIBIDOS SEPTIEMBRE TOTAL 3º TRIMESTRE PERMISOS DE CIRCULACION S/listado girados por mes PERMISOS DE CIRCULACION S/listado Estadística de ingreso por tipo de vehículo

4 v Vi Del análisis de la Estadística de Ingresos por Tipos de Vehículos, se pudo observar que se registran en el período enero - septiembre de 2010, permisos vendidos, sin embargo, la Información remitida por el Departamento de Permiso Circulación señala, que los permisos girados a igual fecha suman , de lo que se observa una diferencia = a permisos. Se Observa que entre la Unidad Giradora, Tesorería y Contabilidad no se han establecido controles permanentes que permitan conciliar la información relacionada con los ingresos percibidos Vii Dado a que la misma operación efectuada, entrega información de ingresos por distintos montos, es necesario implementar un procedimiento y establecer responsabilidades para que se efectúen cuadraturas diarias, lo que permitirá que la información sea confiable. viii. Se observó que existen diferencias en los ingresos registrados entre: Contabilidad, Tesorería y la Unidad Giradora Permiso circulación. INGRESOS 1º ENERO AL (M$) CONCEPTO PERMISO CIRCULACION S/ CONTABILIDAD S/ TESORERIA S/ P. C ix La Sección de Contabilidad captura del Sistema el registro de ingresos diarios por venta de Permisos de Circulación de Tesorería Municipal, sin embargo entre Contabilidad y Tesorería se observa una diferencia de M$ entre los meses de enero y septiembre de En este contexto es propio señalar que: El Artículo 3ª, inciso 2 º señala: La Administración del Estado deberá observar los principios de responsabilidad, eficiencia y eficacia, coordinación, impulsión de oficio del procedimiento, impugnabilidad de los actos Administrativos, control, probidad, transparencia y publicidad administrativa. ( Ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de Administración del Estado, Ley , Art. 1º Nº 2, Transparencia y Probidad de la Administración del Estado. En este orden de Legalidad, El Reglamento de Organización Interna de la Ilustre Municipalidad de Valparaìso, en su Art. 1º y 10º, señala: Art. 1º, Regula la estructura y organización interna de la Municipalidad de Valparaìso, así como las funciones generales y especificas asignadas a las distintas unidades y a la necesaria coordinación entre ellas. Art. 10º, Las unidades del nivel Operativo y Desarrollo se integraran con direcciones, departamentos, secciones u oficinas cuya dependencia se indica en el presente Reglamento.

5 III. ANALISIS DE LA MUESTRA. Finalmente, se ha determinado la muestra de donde se ha procedido a verificar el cálculo de los montos, los que son determinados por sistema para el cobro de los Permisos de Circulación. VEHICULO vigencia DETERMINACION DEL MONTO Monto s/sistema MONTO verificado Calculo s/norma vigente CAMION SCANIA NUEVO S/CARGA= Kg. $ $ P.C. vigencia =3meses Aplicación tablas, rebajas, y vigencias AUTO STATIAN VAGO CAMIONETA SSAANGYONG NUEVO S/VALOR NETO FACTURA = $ NUEVO S/VALOR NETO FACTURA = $ $ $ Aplicación tablas, rebajas, y vigencias $ $ Aplicación tablas, rebajas, y vigencias BUS MERCEDES BENZ NUEVO 01 UTM FIJO POR AÑO $ $ APLICA S/VIGENCIA AUTO MAZDA USADO TASACION S.I.I. $ $ APLICA TASACION +IPC+INTERESES (pago con desfase) AUT SUBARU USADO TASACION S.I.I. $ $ APLICA TASACION. En el análisis a la muestra se revisaron: Detalle por concepto, establecido de acuerdo a la normativa y reglamentación vigente. Se efectuaron cálculos matemáticos manuales para comprobar veracidad de los montos cancelados. Se chequeó la documentación para definir el concepto del cálculo. Se verificaron los antecedentes descritos con el documento Detalle de Permiso de Circulación, sin detectarse diferencias en el monto a pagar. Inspección, chequeo y verificación de la documentación de sustento guardada por contribuyente con los antecedentes registrados en el sistema Permiso de Circulación. En el análisis no se detectaron diferencias en los cálculos que ya había efectuado el sistema y los cálculos realizados en la verificación. IV. CONCLUSIONES: Del análisis, la información, y los hechos observados durante el proceso de esta auditoría nos permiten concluir: A. La Dirección de Transito debe requerir que se ajuste el sistema Permisos de Circulación, de modo tal que la información entregada sea coincidente por cualquiera de las funcionalidades requeridas. B. Proceder a formalizar los procesos, acordando responsabilidades, plazos, para efectuar ajustes, regularizaciones y análisis de los Permisos de Circulación devengados y Percibidos por mes.

6 C. Establecer procedimiento para obtener la información que le permita conciliar ingresos con Tesorería y Contabilidad. D. Adoptar medidas destinadas a poner en funcionamiento los sistemas computacionales existentes, que permitan el registro de las operaciones de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, lo que debería permitir obtener información eficiente, eficaz, oportuna y confiable. E. Se sugiere capacitar al personal en el uso del sistema. F. De lo observado en esta auditoría se sugiere ajustar los procesos, se establezca un sistema eficiente y eficaz de control interno, y se determinen por escrito las responsabilidades. Saluda atentamente a Ud. HCC/ATM/atm