Informe de Auditoría Interna

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1 FECHA DE REALIZACIÓN 10 de octubre del 2011 TIPO DE INFORME AUDITORÍA INTERNA AUDITORÍA POR PROCESO AUDITORÍA EXTERNA INFORMACIÓN GENERAL NOMBRE DE LA DEPENDENCIA: DIRECCIÓN: Av. Juárez 976, Col. Centro. ALCANCE DE LA AUDITORÍA El Sistema Integral de Gestión Académica se aplica a los procesos sustantivos (Transferencia del Conocimiento, Gestión de Comunidades de Aprendizaje, Diseño Educativo, Gestión del Aprendizaje, Desarrollo Tecnológico, Gestión Escolar), estratégicos (Atención Personalizada, Gestión de la Información y Promoción) y de soporte (Gestión de Recursos Humanos, Gestión de Recursos Financieros, Gestión de Infraestructura y Gestión de Comunicación Gráfica y Audiovisual). En específico esta auditoría se realiza para el proceso de soporte de Gestión de Recursos Humanos. REPRESENTANTE DE LA DEPENDENCIA: CARGO: Mtro. Fernando Guillermo Navarro Navarro Coordinador de Evaluación DATOS DEL EQUIPO AUDITOR Auditor Líder: Angélica Elizabeth Sánchez González (AESG). Auditores Internos: Patricia Camacho Cortéz (PCC). Auditores observadores: Carolina de León Ramos (CLR). Claudia Ixchel Rico Mercado (CIRM). Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 1 de 6

2 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma UNE EN ISO 9001:2008 y la documentación del SIGA. RESUMEN DE AUDITORÍA ELEMENTO DE LA NORMA ISO 9001:2008 NC * AUDITOR 4.1. Requisitos generales 4.2. Requisitos de la documentación X AESG, PCC, CLR 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al cliente 5.3 Política de Calidad 5.4 Planificación 5.5 Responsabilidad Autoridad y Comunicación 5.6 Revisión por la Dirección 6.1. Provisión de recursos 6.2. Recursos Humanos X PCC, CIRM 6.3. Infraestructura 6.4. Ambiente de Trabajo 7.1. Planificación de la realización del producto 7.2. Procesos relacionados con el cliente 7.3. Diseño y Desarrollo 7.4. Compras Control de la producción y de la prestación del servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación Identificación del servicio y trazabilidad Propiedad del cliente Preservación del producto 7.6. Control de los equipos de medición y de seguimiento 8.1. Generalidades Satisfacción del cliente Auditoría interna Seguimiento y medición de procesos Seguimiento y medición del producto 8.3. Control del producto no conforme 8.4. Análisis de datos X AESG, PCC Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva TOTAL DE NO CONFORMIDADES * Marcar con X los elementos del Sistema de Gestión de la Calidad donde se hayan encontrado No Conformidades Identificar con sus siglas el(los) auditor(es) que ha(n) auditado cada elemento del Sistema de Gestión de la Calidad. Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 2 de 6

3 RESUMEN DE LA AUDITORIA CONCLUSIONES: La evidencia muestra que el proceso de Gestión de Recursos Humanos se encuentra implementado dentro del Sistema Integral de Gestión Académica, los colaboradores tienen un alto grado de conciencia, compromiso, actitud; sin embargo en necesario actualizar la documentación y fortalecer el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2008. RESUMEN: Cabe destacar como: Puntos Fuertes: Apertura y disponibilidad del personal durante el proceso de la auditoría. Se muestra conocimiento y ubican al Sistema Integral de Gestión Académica. Se demuestra un amplio conocimiento sobre las actividades que se realizan. El personal identifica la política de calidad y el aporte de sus actividades en los objetivos del Sistema Integral de Gestión Académica. Oportunidades de Mejora: Se recomienda una inducción para el personal nuevo del SUV al Sistema Integral de Gestión Académica y a los procedimientos establecidos por la norma ISO 9001:2008 con la finalidad de qué, de forma homogénea, toda la organización identifique los procedimientos tales como: control de documentos y registros, análisis de datos, acciones preventivas, correctivas o proyectos de mejora. Es necesario fortalecer la comunicación de los perfiles de puestos al personal del SUV. Se recomienda fortalecer la comunicación interna con el personal del proceso de Gestión de Recursos Humanos para dar a conocer los cambios relacionados con el Sistema Integral de Gestión Académica. Es necesario actualizar en los mapeos de los proceso de Gestión de Recursos Humanos las actividades que se hayan modificado y/o eliminado. Se recomienda hacer una revisión de la pertinencia de los indicadores de los procesos de Gestión de Recursos Humanos. Es necesario fortalecer en los colaboradores del proceso de Gestión de Recursos Humanos, el uso de los procedimientos de la norma ISO 9001:2008 tales como: control de documentos y registros, análisis de datos, acciones preventivas, correctivas o proyectos de mejora. Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 3 de 6

4 No N C DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD 1 Se detectan los siguientes incumplimientos en los requisitos de la documentación: Norma ISO 9001 Apdo No se encuentran articulados y vinculados los mapeos de procesos y procedimientos, por ejemplo: En el proceso de Personal Académico se realizan actividades de homologación de asesores; en el Sistema Integral de Gestión Académica (SIGA) se encuentra documentado el procedimiento de homologación de asesores (GRPR-01) pero no está vinculado al mismo. La evidencia muestra que se hace uso de registros en los procesos de Gestión de Recursos Humanos que no se encuentran identificados y controlados. Por ejemplo: En el proceso de Personal de Prestación de servicios profesionales y técnicos (GRSP-03) se evidencia el uso de los registros: solicitud de contratación de personal, base de datos del personal contratado y registro de contratos. En el procedimiento de Control de Asistencia (GRPR-02) se referencia como documento de uso memorándum de notificación; en el uso, éste corresponde a un registro y en su lugar se debe agregar como documento: estímulo por puntualidad. Se evidencia el uso de los registros: reporte de asistencia. En el proceso de Personal Académico (GRSP-02) se evidencia el uso de registros obsoletos: plantilla general 2008, programación académica La evidencia muestra que los nombres de los procesos en la Lista Maestra de Control de Documentos (FMSGC-03. Rev. 0. Fecha 19/09/07) y el de los mapeos no corresponde, por ejemplo: Personal de Prestación de servicios profesionales y técnicos, en el mapeo aparece Ingreso (Contrato Civil), en el proceso Personal Académico aparece en su mapeo Ingreso (Asesores). En los mapeos de los procesos Personal de Prestación de servicios profesionales y técnicos (GRSP-03) y Personal Académico (GRSP-02), no se especifica el nombre del responsable del proceso. 2 No muestra evidencia de la realización de la evaluación de competencia para el personal del SUV. No se muestra evidencia de que la evaluación de competencias sea un insumo para la formación. No se muestra evidencia vigente de cursos de capacitación para el personal del SUV Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 4 de 6

5 3 Se detectan los siguientes incumplimientos en los requisitos del procedimiento de Análisis de Datos: No hay evidencia de medición en el del indicador, tiempo de contratación por contrato de prestación de servicios profesionales o técnicos del proceso de Prestación de servicios profesionales y técnicos. No hay evidencia de medición del indicador, tiempo de contratación por contrato del personal académico (asesores y PTC) de UDGVirtual del proceso de Personal Académico. 8.4 Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 5 de 6

6 AUDITOR LÍDER REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN FIRMA NOMBRE FIRMA NOMBRE Lista de asistencia de Apertura Hojas de Auditorías s Listas de Verificación Informe de No Conformidades Lista de Asistencia de Cierre Anexos Código: FMMAM-10 Revisión: 0 Fecha: 12/09/08 Página 6 de 6