Elaborado por: Departamento de Ordenación de Pago Nombre y Apellido: Firma: Fecha: Autorizado por: Dirección de Administración Nombre y Apellido:

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1 1 Elaborado por: Departamento de Ordenación de Pago Nombre y Apellido: LCDO. LUIS DIAZ Firma: Fecha: Autorizado por: Dirección de Administración Nombre y Apellido: LCDA. ESTHER MENDOZA Firma: Fecha: Revisado por: Dirección de Sistema de Gestión Nombre y Apellido: ING. JUAN NACUL Firma: Fecha: Aprobado por: Secretaría de Administración y Finanzas Nombre y Apellido: LCDO. MAGDIEL MEDINA Firma: Fecha:

2 2 CONTENIDO Objetivo... 3 Alcance... 3 Documentos Relacionados... 3 Normas.. 3 Descripción de Actividades Formularios de Obligatorio Cumplimiento 15 Glosario..16 Anexos....18

3 3 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos que delimiten, normalicen y regulen la elaboración y tramitación de las Órdenes de Pago, con sujeción a los Reglamentos y disposiciones legales vigentes, como documento que autoriza la cancelación de Adquisición de Bienes, Prestación de Servicios y Ejecución de Obras. 2. ALCANCE: Está dirigido al Departamento de Ordenación de Pago, adscrito a la División de Servicios Contables de la Dirección de Administración. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS: 3.1Constitución de la República Bolivariana de Venezuela. 3.2Constitución del Estado Bolívar. 3.3Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y el Sistema Nacional del Control Fiscal. 3.4 Ley de Contrataciones Públicas. 3.5 Ley Orgánica del Consejo Federal de Gobierno y su Reglamento. 3.6 Ley Contra la Corrupción. 3.7 Ley de Presupuesto. 3.8 Ley de Hacienda Estado Bolívar. 3.9 Ley de Timbre Fiscal del Estado Bolívar Ley de los Consejos Estadales de Planificación y Coordinación de Políticas Públicas Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público del Estado Bolívar y su Reglamento Todo Ordenamiento Jurídico vigente aplicable a este procedimiento Procedimiento de Elaboración y Control de Documentos. 4. NORMAS: 4.1 Garantizar el cumplimiento de este procedimiento sin menoscabo del ordenamiento jurídico vigente, velar que todos los registros derivados resultantes de la aplicación de este procedimiento, cumplan con lo establecido en la Elaboración y Control de

4 4 Documentos (GOB-900-PR-001/05) y el Procedimiento de Control de Registro (GOB-900-PR-002/05). 4.2 Garantizar que la emisión de las Órdenes de Pago para cada ejercicio Económico y Financiero inicie con un correlativo a partir del Nº Emitir las Órdenes de Pago con sujeción a los Reglamentos y disposiciones legales vigentes. 4.4 Recibir los expedientes de pago de la Dirección de Presupuesto o de la Coordinación de Impuesto, según sea el caso. 4.5 Verificar que los expedientes contengan los soportes originales, firmados, sellados y ordenados en forma correlativa de acuerdo al orden secuencial, de lo contrario será causal de devolución a las unidades usuarias. A continuación se detalla de manera enumerada el orden estándar de los soportes que debe contener un expediente de acuerdo al tipo de pago: Liquidación de Prestaciones Sociales: Viáticos: 1. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria. 2. Original de la Planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales. 3. Fotocopia de la Cédula de Identidad legible. 4. Carta de Renuncia o Remoción. 5. Declaración de únicos y universales Herederos. (Cuando Aplique). 1. Original de Formulario de Solicitud y Certificación de Viáticos Nacionales. 2. Fotocopia de la Cédula de Identidad legible. 3. Instrucción o Solicitud de Viáticos. (Si aplica). 4. Fotocopia de Certificación Bancaria. (Si aplica).

5 5 Adquisiciones de Bienes y Materiales: 1. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria. 2. Contrato. (Si aplica). 3. Original de Formulario de Requisición de Bienes y Materiales. 4. Certificación de Proyecto. (Si aplica). 5. Punto de Cuenta. (Si aplica). 6. Original de Formulario de Orden de Compra. firmada y sellada. 7. Original de Factura de Compra firmada y sellada por la unidad solicitante. 8. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la Unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 9. Tres Constancias de Invitación de la Oferta. 10. Tres Presupuesto o un Presupuesto. (Si aplica). 11. Original de Formulario de Análisis Comparativo de Ofertas. 12. Original de Informe de Recomendación firmado y sellado por la Unidad Contratante. 13. Notificación de Otorgamiento Adjudicación. 14. Original de Presupuesto Base. 15. Original de Formulario de Verificación de las Compras. 16. Original de Formulario de Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor. 17. Fianzas, establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas, Garantías, (Si aplica). 18. Original de Control Perceptivo. (En el caso de adquisición de activos reales). 19. Oficio de solicitud de Encomienda. (Si aplica). 20. Fotocopia de la Certificación Bancaria. (Si aplica). 21. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Beneficiario legible. 22. Fotocopia de Certificado Electrónico de Declaración de ISLR.

6 6 23. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF). Prestación de Servicios: 1. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria. 2. Contrato. (Si aplica). 3. Punto de Cuenta. (Si aplica). 4. Original de Formulario de Orden de Servicio/Orden de Compra. 5. Certificación de Proyecto. (Si aplica). 6. Original de Factura firmada y sellada por la unidad solicitante. 7. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la Unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 8. Tres Constancias de Invitación de la Oferta. 9. Tres Presupuesto o un Presupuesto. (Si aplica). 10. Original de Formulario de Análisis Comparativo de Ofertas. 11. Original de Informe de Recomendación firmado y sellado por la Unidad Contratante. 12. Notificación de Otorgamiento de Adjudicación. 13. Original de Presupuesto Base. 14. Original de Acta de Conformidad del Servicio. 15. Original de Formulario de Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor. 16. Original de Requisición de Servicios para el Mantenimiento de Vehículos. (Vigente) (Si aplica). 17. Fianzas, establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas, Garantías, (Si aplica). 18. Memoria Fotográfica, en caso de Conservación, Ampliación y Mejoras. 19. Fotocopia de Certificación Bancaria. (Si aplica). 20. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Beneficiario legible.

7 7 21. Fotocopia de Certificado Electrónico de Declaración de ISLR. 22. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF). Contratos de Obras 1. Contrato de Obra. 2. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria vigente. (Si aplica). 3. Certificación de Proyectos. (Si aplica). 4. Punto de Cuenta. (Si aplica). 5. Original de Formulario de Orden de Servicio/Orden de Compra Vigente. (Si aplica). 6. Original de Factura firmada y sellada por la Unidad solicitante. 7. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la Unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 8. Tres Constancias de Invitación de la Oferta. 9. Tres Presupuesto o un Presupuesto. (Si aplica). 10. Original de Informe de Recomendación firmado y sellado por la Unidad contratante. 11. Notificación de Otorgamiento de Adjudicación. 12. Original de Presupuesto Base. 13. Proyecto de la obra. (copia). 14. Fianzas, establecidas en la Ley de Contrataciones Públicas, Garantías, (Si aplica). 15. Acta de Inicio. 16. Solicitud de Pago a Cuenta. 17. Acta de Terminación. 18. Memorias Fotográficas. 19. Original de Formulario de Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor 20. Fotocopia de Certificación Bancaria. (Si aplica). 21. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Beneficiario legible.

8 8 22. Fotocopia de Certificado Electrónico de Declaración de ISLR. 23. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF). Adquisición de Bienes Inmuebles 1. Contrato de Compra/Venta del Inmueble. 2. Punto de Cuenta. 3. Fotocopia de los documentos de propiedad del Inmueble. 4. Avaluó del Inmueble, realizado por perito tasador inscrito en SUDEBAN y SUDEBIP. 5. Fotocopia de la Cédula de Identidad de los otorgantes legible. 6. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 7. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF). Suministros: (Combustible - Alimentos y Bebidas - Agua Potable y Prensa) 1. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria. 2. Original de Formulario de Orden de Servicio/Compra. firmada y sellada por la unidad solicitante. 3. Original de Factura firmada y sellada por la unidad solicitante. 4. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 5. Presupuesto. 6. Original de Informe de Recomendación firmado y sellado por la Unidad contratante.

9 9 7. Original de Formulario de Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor. 8. Fotocopia de Certificación Bancaria. (Si aplica). 9. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Beneficiario legible. 10. Fotocopia de Certificado Electrónico de Declaración de ISLR. 11. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF). Aportes y/o Transferencias: 1. Solicitud del aporte y/o transferencia por la institución. 2. Fotocopia de la Asignación Presupuestaria, de acuerdo a la Ley de Presupuesto Vigente. 3. Fotocopia del Traslado o del Crédito Adicional. 4. Fotocopia de Certificación Bancaria. (Si aplica). 5. Nombramiento del Presidente o Director de la Institución. 6. Fotocopia legible de la Cédula de Identidad de la Presidente o Director de la Institución. 7. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal (RIF) de la Institución.

10 10 Donaciones: 1. Original de Formulario de Certificación Presupuestaria. 2. Solicitud de la Donación, dirigida a la Gobernación del Estado Bolívar. (Si aplica). 3. Punto de Cuenta. (Si aplica). 4. Original de Formulario de Orden de Servicio/Orden de Compra. 5. Original de Factura de Compra firmada y sellada por la unidad solicitante. 6. Original de Comprobante de Pago llenado y firmado por la Unidad solicitante y conformado por la Coordinación de Impuesto. 7. Tres Constancias de Invitación de la Oferta. 8. Tres Presupuesto o un Presupuesto. (Si aplica). 9. Original de formulario de Análisis Comparativo de Ofertas. 10. Original de Informe de Recomendación firmado y sellado por la Unidad Contratante. 11. Notificación de Otorgamiento de Adjudicación. 12. Original de Presupuesto Base. 13. Original de Formulario de Evaluación/Reevaluación de Desempeño del Proveedor. 14. Copia de Certificación Bancaria. (Si aplica). 15. Fotocopia de la Cédula de Identidad del Beneficiario legible. 16. Fotocopia de Certificado Electrónico de Declaración de ISLR. 17. Fotocopia actualizada del Registro de Información Fiscal. (RIF).

11 11 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 5.1 Nombre de la Actividad: Emisión de Orden de Pago Especial Directa (Cheque) Responsable Departamento de Ordenación de Pago Acción: 1. Recibe los expedientes de pago de la Dirección de Presupuesto y Coordinación de Impuesto, según sea el caso. 2. Verifica que los expedientes de pagos cumplan con los requisitos de acuerdo a la norma 4.5 del presente Procedimiento. 3. Asigna a cada expediente el número de cheque correlativo, especificado en el campo 10 () y el cual debe coincidir con el que ya esta preimpreso en el formulario. 4. Ingresa en el Sistema Automatizado (SIGRE), por el módulo de Tesorería, utilizando el nombre del usuario y la contraseña asignada por la Dirección de Informática y Sistemas. 5. Ingresa a la función Ordenamiento de Pago, siguiendo a la opción de Órdenes de Pago (Cheques). 6. En el campo Referencia Pulsa la tecla entrar (Tecla Enter) la cual mostrara el correlativo automático de número de orden de pago a tramitar, especificado en el campo 6. (Orden Nº), de acuerdo al formulario Orden de Pago (Vigente), el cual es asignado al expediente, La fecha se refleja automáticamente de acuerdo a la fecha actual. 7. Ingresa en el renglón Tipo, el código de la orden especial directa que corresponda (OP01 para servicios y suministros, aportes y retenciones con referencia. OP02 para adquisición de bienes y contratos. 8. Ingresa el número de certificación presupuestaria en el campo Datos del Precompromiso, en caso de servicios o

12 12 Responsable Departamento de Ordenación de Pago Acción: suministros, y número de la orden de compra cuando se trate de adquisición de bienes. En el caso de las nóminas que no tengan referencia, se debe seleccionar un número de una lista proporcionada por el sistema y que corresponda al tipo de nómina a pagar. 9. Verifica que la descripción del gasto de la certificación presupuestaria coincida con el suministrado por el sistema en el renglón Concepto y completa con: el número de orden de servicio y/o compra, número de factura, número del comprobante de pago. Para las nóminas, se debe incluir en el concepto, el tipo de nómina a pagar y el período al cual corresponda. 10. Procede a realizar las retenciones respectivas, para los servicios, suministros y adquisiciones, seleccionando de una lista suministrada por el sistema, la que le corresponda al tipo de gasto, y verificando que coincidan con el comprobante de pago. 11. Verifica el monto a pagar, nombre del beneficiario, número de cédula o R.I.F. y cuenta bancaria. 12. Guarda la información, a fin de generar el comprobante contable. 13. Realiza las Órdenes de Pago para las retenciones. 14. Realiza el proceso de impresión en el formato de Orden de Pago de acuerdo a la descripción de actividades Nº 5.3 Impresión de orden de pago, del presente Procedimiento. 15. Revisa y conforma la Orden de Pago, (Jefe de Departamento y/o Jefe de División), en el renglón Desglosa las Órdenes de Pago para extraer una Copia, la cual se envía al Departamento de Contabilidad Fiscal. 17. Ingresa al módulo de Tesorería en la opción

13 13 Responsable Departamento de Ordenación de Pago Dirección de Administración Departamento de Contabilidad Fiscal Acción: de envío de Órdenes de Pago (Cheques). Las órdenes con retenciones del Tesoro Nacional se envían a la Coordinación de Impuesto, las demás se envían a la Dirección de Administración. Selecciona el número de Orden de Pago emitida, se guardan los cambios y se imprime el reporte. 18. Recibe las Órdenes de Pago con sus expedientes, para la revisión, sello y conformación respectiva. 19. Recibe del Departamento de Ordenación de Pago las copias para la respectiva revisión de los asientos contables. 5.2 Nombre de la Actividad: Anulación de Orden de Pago (Cheque) Responsable Departamento de Ordenación de Pago Acción: 1. Determina el tipo de Anulación: 1.1. Anulación Interna Verifica el expediente y la Orden de Pago a anular Ingresa en el Sistema automatizado (SIGRE) módulo de Tesorería opción Órdenes de Pago (Cheques) Ingresa el número de la Orden de Pago que se va a Anular, selecciona la opción eliminar, seguidamente aparece un recuadro con tres operaciones a realizar: anular, eliminar y cancelar, selecciona la opción Anular y describe, brevemente, el motivo de la anulación e ingresa la fecha Sella la Orden de Pago Original y las cuatro (04) copias, con el sello ANULADO Extrae la Copia Correspondiente al

14 14 Responsable Departamento de Ordenación de Pago Departamento de Contabilidad Fiscal Acción: Departamento de Contabilidad Fiscal para su respectiva revisión contable. 1.2 Anulación con Memorando Recibe el Memorando de la Dirección de Finanzas y Tesorería, donde especifica el número de Orden y numero de Cheque que se va a anular y el motivo de la anulación Verifica el expediente y la Orden de Pago a anular Ingresa en el Sistema automatizado (SIGRE) módulo de Tesorería opción Órdenes de Pago (Cheques) Ingresa el número de la Orden de Pago que se va a anular, selecciona la opción eliminar, seguidamente aparece un recuadro con tres operaciones a realizar: anular, eliminar y cancelar, selecciona la opción anular y describe, brevemente, el motivo de la anulación, el número de Memorando e ingresa la fecha Sella la Orden de Pago Original y las cuatro (04) copias, con el sello ANULADO Se imprime el soporte de la anulación y se envía a la Dirección de Finanzas y Tesorería y Contabilidad Fiscal para su respectiva revisión contable Recibe del Departamento de Ordenación de Pago el soporte de la anulación para su respectiva revisión contable.

15 Nombre de la Actividad: Impresión de Orden de Pago (Cheque) Responsable Acción: 1. Para expedientes de pagos detallados a continuación: Adquisiciones, Viáticos, Suministros, Servicios, Contratos, Prestaciones Sociales, Aportes, Retenciones y Nominas. Departamento de Ordenación de Pago 1.1 Ingresa en el Sistema Integrado de Gestión Regional (SIGRE), en el módulo de Tesorería, siguiendo a la opción Reportes de Ordenamiento de Pago (Cheques), seleccionar Orden de Pago Pre-impresa (Cheques). 1.2 Selecciona los formatos de Órdenes de Pago para imprimir de acuerdo a la numeración asignada al expediente de pago al momento de su emisión, siguiendo el orden correlativo (Desde-Hasta). 6. FORMULARIOS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO: Orden de Pago (GOB-800-FM-015/06).

16 16 7. GLOSARIO. CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARIA: Documento en el cual se especifican las características del bien o servicio a adquirir, así como los contratos de obras u otros compromisos financieros del Ejecutivo Regional; de igual forma, se codifica la partida presupuestaria a la cual se imputará dicho gasto o adquisición, previa verificación de la disponibilidad presupuestaria. CONTROL FISCAL: Revisión, verificación y conformación de documentos que se realizan en los procedimientos administrativos precedentes a los actos financieros (pagos) generados a consecuencia de las adquisiciones de bienes y/o servicios, contratos de obras o cualquier otra acción que impliquen compromisos financieros en el Ejecutivo Regional. División adscrita a la Dirección de Contraloría Interna responsable de ejercer, con vista a su aprobación u objeción, el control previo de las adquisiciones de bienes y/o servicios y todos aquellos contratos que impliquen compromisos financieros en las Dependencias de la Gobernación del Estado Bolívar. CONTROL PERCEPTIVO: Es la revisión y verificación del cumplimiento de condiciones y especificaciones contenidas en los respectivos contratos para la adquisición de bienes y servicios y de la ejecución de obras públicas estadales, y los que se estimen procedentes para el mejor cumplimiento de las funciones fiscales del Ejecutivo Regional. Se encuentra bajo la responsabilidad de la División de Control Previo de la Dirección de Contraloría Interna. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA: Es el monto presupuestado asignado a una partida específica, no comprometido ni causado. EXPEDIENTE: Conjunto de documentos archivados que conforman el registro de solicitudes de bienes y/o servicios, así como otros pagos que implican compromisos financieros.

17 17 FACTURA: Documento que el vendedor entrega al comprador y en el cual se especifican las características y el precio de los productos suministrados; la entrega por parte del vendedor se efectúa a la recepción del albarán firmado por el adquiriente. Documento que soporta y especifica la venta de bienes o prestaciones de servicios y demás operaciones gravadas. GASTO: Todo pago no recuperable y no pagadero realizado por el Ejecutivo Regional; puede ser con contraprestación o sin ella y para fines corrientes o de capital (Ministerio de Finanzas, 2003). ORDEN DE ENTREGA: Se emiten cuando no se hubiere otorgado la factura o comprobante al efectuarse la venta o cuando se trasladen bienes, aunque estos traslados no representen ventas. ORDEN DE PAGO: Documento elaborado por la Dirección de Administración, el cual autoriza la cancelación del monto adeudado al beneficiario, correspondiente al bien o servicio adquirido por el Ejecutivo Regional, especificando su descripción y monto. PARTIDA: Representa la clase de bienes o servicios a utilizar en el desarrollo de las acciones establecidas en la programación, cuya expresión en términos monetarios está representada por créditos presupuestarios incluidos en el presupuesto RETENCIÓN: Monto correspondiente al impuesto que se deduce en el momento del pago del abono en cuenta, el cual se entera a una oficina receptora de fondos nacionales, dentro de los plazos, condiciones y forma reglamentarias previamente establecidas en el Decreto 1808 de Retenciones e Impuestos Sobre la Renta SERVICIO: Cualquier actividad en la que sea principal la obligación de hacer, comprendida por reparaciones de equipos y/o vehículos, arrendamiento de bienes muebles o inmuebles, contratos de obras mobiliarias e inmobiliarias, incluso cuando el Contratista aporta los materiales, entre otros.

18 18 SIGRE: Sistema Integrado de Gestión Regional. SUDEBAN: Superintendencia de las Instituciones del Sector Bancario. SUDEBIP: Superintendencia de Bienes Públicos. UNIDAD DE ORIGEN: Se refiere a la Dependencia o Ente que solicita los bienes y/o servicios a través de la Unidad de Administración adscrita. 8. ANEXOS. 8.1 Orden de Pago : GOB-800-FM-015/06

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