Evento Ausape 10 Marzo Facturación electrónica

Transcripción

1 Evento Ausape 10 Marzo 2016 Facturación electrónica

2 ÍNDICE I. Facturar electrónicamente a otra empresa II. Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

3 I. FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE A OTRA EMPRESA Qué necesito para expedir facturas electrónicas? Un programa que cree facturas electrónicas (externo o integrado con SAP) La intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero) Ambas opciones son válidas siempre y cuando sean compatibles con los requisitos técnicos del destinatario de la factura electrónica. Requisitos desde la expedición y durante todo el período de conservación: Consentimiento del destinatario (implícito o expreso) Legibilidad Autenticidad Integridad La autenticidad y la integridad se puede garantizar mediante la firma electrónica o mediante el intercambio electrónico de datos (EDI). Para la firma electrónica requerirá de un certificado digital para su empresa.

4 I. FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE A OTRA EMPRESA Características habituales en los programas integrados con SAP: La generación automática a partir de la factura de ventas de una factura electrónica en PDF y XML formato Facturae firmado por su empresa. Almacenamiento automático de la documentación generada ( en PDF o XML ) enlazado al documento original de factura en SAP. Elementos adicionales para la gestión de la factura electrónica: Pool de gestión de documentación y envío a los clientes Envío de factura electrónica por correo electrónico Control de envío Monitorización estado facturas Circuito aprobación Visualización facturas Reproceso Efactura

5 ÍNDICE I. Facturar electrónicamente a otra empresa II. Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas 1. Introducción 2. Solución EDI 3. Solución edocument

6 1. INTRODUCCIÓN En virtud de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, desde el día 15 de enero de 2015 todas las facturas remitidas a las administraciones públicas tienen que ser electrónicas. Téngase en cuenta, no obstante, que muchas Administraciones Públicas, y entre ellas la Administración General del Estado, han hecho uso de la potestad de exonerar de esta obligación a las facturas de hasta euros. Estas facturas electrónicas se enviarán a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas de la administración correspondiente. Estos puntos generales le permitirán consultar electrónicamente el estado de tramitación de su factura, una vez remitida. El de la Administración General del Estado se denomina FACe ( En estas facturas electrónicas habrá que indicar la oficina contable, el órgano gestor y la unidad tramitadora, para que llegue correctamente a su destino. La administración le proporcionará estos datos.

7 1. INTRODUCCIÓN El Ministerio de Industria, Energía y Turismo ha desarrollado la aplicación Gestión de Facturación Electrónica que permite la generación de facturas electrónicas con formato Facturae (Orden PRE/2971/2007) de una manera cómoda y sencilla. El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas ha creado el Foro de Factura Electrónica, con representantes tanto el Sector Público como el Sector Privado, con objeto de aunar la visión de las Administraciones Públicas y del sector empresarial en el ámbito de la factura electrónica.

8 1. INTRODUCCIÓN El proveedor de las Administraciones Públicas puede presentar las facturas en FACe de dos maneras. La primera es a través del portal: La segunda es mediante una interfaz de servicios web para la cual se requiere desarrollo informático por parte del proveedor para integrar sus sistemas con FACe.

9 1. INTRODUCCIÓN

10 1. INTRODUCCIÓN

11 1. EMISIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA A LAS AA.PP. Existen diversas alternativas de implementación para la emisión de factura electrónica a las AA.PP.: Aplicación gratuita de Gestión de Facturación Electrónica del Ministerio (Solución NO integrada) Plataformas de facturación electrónica de proveedores diversos. Solución EDI mediante la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero). Solución edocument Framework. El alcance y la valoración varían en función de quién se encarga de: Mapeo XML para formato específico. Gestión de certificados y seguridad. Firma electrónica y encriptación. Comunicación con las AA.PP. Custodia de las facturas electrónicas durante el período legal correspondiente. Etc.

12 ÍNDICE I. Facturar electrónicamente a otra empresa II. Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas 1. Introducción 2. Solución EDI 3. Solución edocument

13 2. SOLUCIÓN EDI Escenario de aplicación: empresas que actualmente ya trabajan con el envío EDI de facturas desde ERP SAP. Su empresa enviaría en formato IDOC fichero plano el mensaje INVOIC y sería el proveedor del servicio EDI quién se encargaría de:* La transformación del mensaje en el formato XML-Facturae, formato 3.2. La generación del archivo XML (facturae) en la versión 3.2 con la inclusión de la firma electrónica. Hacer llegar las facturas a las administraciones públicas. Servicio de custodia por el período que indica la legislación española. *Cada proveedor del servicio EDI dispone de su propia plataforma, con sus características técnicas, servicios y tarifas propias.

14 ÍNDICE I. Facturar electrónicamente a otra empresa II. Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas 1. Introducción 2. Solución EDI 3. Solución edocument a. Solución edocument Spain b. Variantes Solución edocument c. Operaciones empresariales.

15 3. SOLUCIÓN EDOCUMENT SPAIN Esta solución permite transformar los documentos creados en diferentes aplicaciones SAP en formatos predefinidos de intercambio y realizar la transferencia electrónica a sistemas externos. Los requisitos para la generación de e Documentos varían de país a país. Para España permite cumplir con los requisitos legales por los que las empresas están obligadas a generar facturas electrónicas (facturas, abonos o notas de cargo), en un archivo XML con una estructura y campos predefinidos, y enviarlas a las autoridades fiscales. Generación de facturas SD o FI Generación de edocuments Transmisión de edocuments a sistemas externos Seguimiento de estatus de edocument Actualización en SAP desde sistemas externos PROCESO DE CREACIÓN DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

16 3. SOLUCIÓN EDOCUMENT SPAIN Basada en la funcionalidad edocument Framework. (Prerrequisito: versión ERP 6.00). Transacción EDOC_COCKPIT

17 3. VARIANTES SOLUCIÓN EDOCUMENT Existen tres variantes de solución edocument: Básica, AIF o Completa. Características Solución Básica Solución AIF Solución Completa Gestión de edocuments Disponible Disponible Disponible Gestión datos maestros en SAP ERP Disponible Disponible Disponible Mapeo de datos al formato de intercambio requerido legalmente Posible vía desarrollo específico de cliente Habilitado Habilitado Exportar documento mapeado XML desde SAP ERP Gestión de estatus Gestión de errores Comunicación con sistemas externos Posible vía de desarrollo específico de cliente Posible vía de desarrollo específico de cliente Posible vía de desarrollo específico de cliente Posible vía de desarrollo específico de cliente Disponible Posible vía de desarrollo específico de cliente Posible vía de desarrollo específico de cliente Posible vía de desarrollo específico de cliente Disponible Disponible Disponible Disponible Firma digital No disponible No disponible Disponible Gestión automática de estatus desde el No disponible No disponible Disponible receptor Disponibilidad por países Chile, Hungría, Italia, Perú, Eslovenia y España Italia Chile, Hungría, Italia, Perú y España

18 3.1. SOLUCIÓN EDOCUMENT BÁSICA Requiere de solución propia para la conversión de los datos del edocument en el formato XML requerido, así como para gestionar la comunicación de los ficheros XML a sistemas externos. Pre-requisitos: - Customizing SAP requerido para España.

19 Aspectos técnicos a considerar: 3.1. SOLUCIÓN EDOCUMENT BÁSICA Configuración del monitor edocument Ajustes específicos del mapeo Facturae Solución para la firma digital de los ficheros XML Gestión de los certificados digitales Solución para el almacenamiento de los ficheros XML Validación de ficheros con el portal FACE Opcional: implementación de la conexión entre el edocument Framework en R/3 y el portal FACE vía web service.

20 3.2. SOLUCIÓN EDOCUMENT COMPLETA Utiliza la infraestructura del interfaz de aplicaciones (AIF) para mapear los datos transaccionales al formato XML necesario. HCI le da el formato requerido a los datos para cumplir con los parámetros de los servicios web, firma la factura electrónica digitalmente y establece una conexión segura utlizando SSL. Además, recibe información de vuelta sobre el estado desde los sistemas externos, la transforma y la traslada, junto con el documento firmado (si procede), al AIF y al sistema SAP. El sistema SAP actualiza el edocument en la base de datos con información enviada de vuelta de los sistemas externos. Pre-requisitos: - Customizing SAP para España. - Ajustes necesarios para AIF y HCI.

21 3.3. ESTATUS Y ACCIONES DEL EDOCUMENT Utilizando la solución completa para España, una vez que el edocument ha sido enviado a las entidades gubernamentales, la plataforma de integración SAP HANA (HCI) recibe notificaciones de vuelta de las entidades gubernamentales y actualiza el estado del edocument. Todas las opciones de la Solución Completa no están disponibles para las soluciones AIF y Básica. Algunas requerirán de una implementación propia mediante Badis. Estatus Descripción Acciones CREA Creado Se permite cancelar el edocument antes de que se presente a las entidades gubernamentales, así como enviar el edocument SENT Enviado Se permite cancelar el edocument y la factura original, corregir los errores y volver a presentarlo REJE Rechazado edocument rechazado por la entidad gubernamental DOWN Descargado edocument descargado en su sistema de archivos y listo para el tratamiento manual CANC Cancelado edocument cancelado sin opción de realizar ninguna acción más SING Firmado Se ha firmado digitalmente el edocument

22 3.3. ESTATUS Y ACCIONES DEL EDOCUMENT Estatus Descripción Acciones REGP Registrado Se ha registrado el edocument en las entidades gubernamentales REGR Registrado en RCF Se ha registrado el edocument en el RCF (Registro Contable de Facturas) RECO Obligación de reconocimiento de pago El edocument ha sido reconocido para el pago. PAID Pagado El edocument ha sido pagado por la entidad gubernamental VOIR Petición de anulación Se ha presentado solicitud de anulación del edocument VOIA Anulación aceptada La entidad gubernamental ha aceptado la anulación. VOIJ Anulación rechazada La entidad gubernamental ha rechazado la anulación. VOID Anulada edocument anulado sin opción de realizar ninguna acción.

23 3.4. CREAR / ENVIAR EDOCUMENTS Para España se puede configurar el Sistema de forma que los edocuments se creen de forma automática cuando las facturas originales correspondientes se han creado en la aplicación de origen (SD, FI). Si, por cualquier razón, el edocument no fue creado de forma automática, también es posible crearlo de forma manual. Para España existen dos posibles procedimientos de envío: Envío automático de edocuments: se envían los edocuments directamente a las entidades gubernamentales. El sistema envía el archivo XML al servicio web correspondiente para su procesamiento. Envío Manual de facturas electrónicas: se descarga el edocument en local y se carga manualmente en la web de las entidades gubernamentales.

24 3.5 CANCELAR O ANULAR EDOCUMENTS Los siguientes escenarios de cancelación son compatibles para España: Cancelación de un edocument que aún no se ha presentado a la entidad gubernamental. Cancelación de un edocument que ha sido rechazado por la entidad gubernamental. Cancelación de un edocument que han sido reconocido por la entidad gubernamental, pero no se ha pagado todavía o ha sido rechazado.

25 3.6. OTRAS ACCIONES CON EDOCUMENTS Se permite eliminar los edocuments que aún no han sido sometidos a las autoridades fiscales. La factura original no se elimina en esta acción. Se puede crear un nuevo edocument a partir de la factura original en un momento posterior. También es posible cancelar la factura original, desde la aplicación de origen en la que se haya creado. Se permite seleccionar el historial de uno o varios archivos para mostrar una lista de todos los estados que un edocument ha tenido en el pasado, incluyendo el último estado. Dependiendo de la condición actual en la que se encuentre el edocument puede existir un archivo relacionado. Este archivo puede ser el XML original que fue enviado desde el sistema ERP a los sistemas de las autoridades fiscales, o puede ser el archivo XML que se ha recibido de vuelta de la autoridad fiscal como un reconocimiento. Se permite descargar los archivos XML para almacenarlos. Con la solución Básica el fichero XML descargado todavía no tendría el formato legal requerido.

26 ENLACES DE INTERÉS urrent_toc=/en/96/f8d354b65ced05e a4450e5/plain.htm&show_children=true

27 PUNTO DE PARTIDA De cada AA.PP. con la que trabaja su empresa, tendría que obtener información relacionada con los códigos DIR3 de sus unidades, características del punto general de entrada de las facturas electrónicas para dicha AA.PP., etc. Tipología de facturas emitidas a estas AA.PP.: SD, FI, ambas? Envío actual de las facturas a las AA.PP.: papel, programas de terceros, etc.? Indicando los códigos DIR? Envío de facturas vía Idoc a clientes: ya implementado? Volumen de facturas dirigidas a la AA.PP. al año. Envío de facturas electrónicas al punto de entrada correspondiente: manualmente, o bien, requerís necesariamente de comunicación entre vuestro sistema SAP y el punto de entrada? Disponéis de certificado y/o firma digital?

28 Alberto Pérez Consultor SAP Móvil :

29 CONFIDENCIALIDAD Aviso: Este documento puede contener información confidencial y/o secretos industriales que pertenecen a Sothis Tecnologías de la Información, S.L. Esta información se entrega únicamente para permitir al destinatario poder valorar la oferta descrita en el presente documento. Cuando se reciba el presente documento el destinatario se compromete a tratar esta información como confidencial y a no reproducir, ni divulgarla, exceptuando a personas directamente responsables de la propia evaluación del contenido de la misma, sin el consentimiento de Sothis, quien se reserva el derecho sobre retomar las copias de esta oferta una vez terminada su evaluación.

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