MANUAL DE ADQUISICIONES En el Marco de Implementación del Proyecto Gestión de Riesgos de Desastres

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1 REPÚBLICA DE HONDURAS COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO) PROYECTO GESTIÓN DE RIESGOS DE DESASTRES MANUAL DE ADQUISICIONES En el Marco de Implementación del Proyecto Gestión de Riesgos de Desastres DICIEMBRE 2015 VERSIÓN APROBADA PARA PUBLICACIÓN FECHA DE NO OBJECIÓN: 02 DE DICIEMBRE DE 2015 COMISIÓN PERMANENTE DE CONTINGENCIAS (COPECO) UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTOS BANCO MUNDIAL

2 CONTENIDO I. PRESENTACIÓN...5 II. OBJETIVOS ESPECIFICOS...5 III. BASE LEGAL...6 IV. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y FUNCIONES DEL AREA DE ADQUISICIONES...7 V. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAC)...8 VI. AVISO GENERAL DE ADQUISICIONES (AGA)...9 VII. COMITÉS DE EVALUACIÓN...9 VIII. PROCEDIMIENTOS PARA EL INICIO DE UN PROCESO.. 10 I. METODOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Y UMBRALES A. UMBRALES B. BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DE NO CONSULTORIA a. LICITACION PÚBLICA INTERNACIONAL b. LICITACION PÚBLICA NACIONAL c. LICITACION PÚBLICA NACIONAL SIMPLIFICADA d. COMPARACION DE PRECIOS (SHOPPING) e. CONTRATACION DIRECTA C. SERVICIOS DE CONSULTORIA a. SELECCIÓN BASADA EN CALIDAD Y COSTO (SBCC) b. SELECCIÓN BASADA EN MENOR COSTO (SBMC) c. SELECCIÓN BASADA EN LA CALIFICACION DE LOS CONSULTORES (SCC) (servicios menores) d. SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES (3CV s) e. SELECCIÓN CON BASE EN UNA SOLA FUENTE D. PERSONAL OPERATIVO GESTION DE CONTRATOS A. LEGALIZACION DE CONTRATOS B. SUPERVISION DE CONTRATOS C. GARANTIAS Y/O FIANZAS DE CONTRATOS Página 2 de 30

3 SIGLAS Y ABREVIATURAS 1. AGA Aviso General de Adquisiciones, a publicarse una única vez en UNDB y portal del Banco. 2. AIF Asociación Internacional de Fomento. 3. BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento. 4. BM Banco Mundial 5. CD Compra Directa 6. CI Consultores Individuales 7. COPECO Comisión Permanente de Contingencias 8. CV Currículo Vitae 9. ET Especificaciones Técnicas 10. GOH Gobierno de Honduras 11. LC Lista Corta 12. LPI Licitación Pública Internacional 13. LPN Licitación Pública Nacional 14. ONCAE Oficina Normativa de Compras y Adquisiciones del Estado. 15. PAC Plan de Adquisiciones y Contrataciones 16. PAD Documento de Evaluación Inicial del Proyecto (por sus siglas en inglés) 17. P d P Pedido de Propuestas 18. POA Plan Operativo Anual Página 3 de 30

4 19. PGRD Proyecto Gestión de Riesgos de Desastres 20. SBC Selección Basada en Calidad 21. SBCC Selección Basada en Calidad y Costo 22. SBMC Selección Basada en Menor Costo 23. SCC Selección basada en Calificaciones de Consultores 24. SSF Selección basada en una Sola Fuente 25. SEFIN Secretaría de Estado en el Despacho de Finanzas 26. SEPA Sistema de Ejecución de Planes de Adquisiciones del Banco Mundial 27. CP Comparación de Precios (Shopping) 28. SIAFI Sistema de Administración Financiera Integrada 29. SIAP Sistema Integrado de Administracion de Proyectos 30. TDR Términos de Referencia 31. TGR Tesorería General de la Republica 32. Unidad Coordinadora de Proyectos de COPECO 33. UEPE Sub-Sistema del SIAFI para la Administración de Proyectos con Unidades Ejecutorias de Préstamos Externos. 34. UNDB United Nations Development Business. Página 4 de 30

5 I. PRESENTACIÓN Las adquisiciones de bienes, obras, servicios de no consultoría financiados con fondos de Crédito de la AIF, se realizaran siguiendo los principios, reglas y procedimientos descritos en las Normas Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios Distintos a los de Consultoría con Préstamos del BIRF Créditos de la AIF& Donaciones por prestatarios del Banco Mundial La selección y contratación de Consultores financiados con fondos de Crédito de la AIF, se realizaran siguiendo los principios, reglas y procedimientos descritos en las Normas de Selección y Contratación de Consultores con Préstamos del BIRF Créditos de la AIF& Donaciones por prestatarios del Banco Mundial. Las cuáles serán aplicadas a todas las contrataciones de bienes, obras, servicios de no consultoría y Consultores contempladas para el Proyecto. PASOS PARA CADA PROCESO DE CONTRATACIÒN DE BIENES, OBRAS, SERVICIOS DE NO CONSULTORIAS Y CONSULTORIAS. Se establecen aquellas políticas y normas que permitan al personal de adquisiciones del proyecto obtener los conocimientos necesarios para ejercer sus funciones, así como dar confiabilidad y transparencia a los procesos de contrataciones. II. OBJETIVOS ESPECIFICOS a. Servirá de guía a todo el personal del área de adquisiciones, así como a la Auditoría Interna y Externa, orientando y adiestrando en forma rápida y fácil en el desarrollo de sus funciones; Página 5 de 30

6 b. Sentar las bases para establecer los mecanismos a utilizar para la planificación, ejecución, seguimiento y administración de las adquisiciones y contrataciones. c. Establecer controles que ayudaran a mantener un adecuado ambiente de control, enfocado al buen proceso de adquisición de bienes, obras, servicios de no consultoría y consultorías del proyecto. d. Determinar procedimientos de control que reduzcan los riesgos inherentes a las adquisiciones del proyecto. e. Estandarizar la calidad y legibilidad de la información generada. f. Proporcionar la mayor transparencia en los procesos de adquisiciones. III. BASE LEGAL Este Manual es elaborado tomando como base las diferentes Normas del Banco Mundial relacionadas con Adquisiciones de bienes, obras y servicios de no Consultorías y Consultorías (enero-2011) y las demás que el Convenio de Crédito determine. a. Convenio de Crédito. b. Normas de Adquisidores de Bienes, Obras y Servicios Distintos a los de Consultoría de Enero de 2011 emitidas por el BM, con Prestamos del BIRF, Créditos del AIF & Donaciones por prestatarios del BM. c. Normas para la Selección y Contratación de Consultores de Enero de 2011 emitidas por el BM, con Prestamos del BIRF, Créditos del AIF & Donaciones por prestatarios del BM. Página 6 de 30

7 IV. ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y FUNCIONES DEL AREA DE ADQUISICIONES Los recursos de la AIF dirigidos al financiamiento del Proyecto Gestión de Riesgos de Desastres, serán ejecutados a través de la Comisión Permanente de Contingencias (COPECO), quien será el Organismo Ejecutor, COPECO estableció una, la cual dentro de su estructura organizativa contará con un Área de Adquisiciones y bajo la supervisión directa del Coordinador General, dicha área tendrá la responsabilidad del manejo del proceso de adquisiciones y contrataciones y plan de adquisiciones del Proyecto. Funciones del Área de Adquisiciones: a. Elaborar la estrategia en adquisición de bienes, contratación de obras, servicios de consultoría, no consultoría y capacitaciones del Proyecto, para períodos específicos. b. Elaboración y consolidación de los Planes de Adquisiciones requeridos en la vida del Proyecto, mantener y actualizar el PAC en SEPA. c. Revisar los términos de referencia y/o especificaciones técnicas en los formatos establecidos y acordados, como apoyo al personal técnico y administrativo. d. Liderar y supervisar los procesos de contrataciones de Bienes, Obras, Servicios de no consultorías y Consultorías. e. Responsable de la supervisión administrativa de los Contratos suscritos y con el apoyo del área técnica. f. Elaborar los informes de avance de la Ejecución del Plan de Adquisiciones del Proyecto. Página 7 de 30

8 g. Planeación, Seguimiento y Evaluación en forma conjunta con la área Financiera-Contable, en la elaboración del Presupuesto de Proyecto. h. Seguimiento al manejo, registro y control de la documentación relativa a las adquisiciones efectuadas, así como el resguardo de toda la documentación. para la disposición de la auditoría y misiones de la AIF. En adición para la revisión ex-post de adquisiciones y del manejo financiero del Proyecto. i. Responsable de elaborar y actualizar el catálogo de proveedores y prestadores de servicios del Proyecto. j. Preparar la publicación de los Avisos Específicos de Adquisiciones del Proyecto de acuerdo a la modalidad de la adquisición o contratación y resultados de dichos procesos. k. Preparar documentos de licitación para la adquisición de bienes, obras, servicios de no consultorías y selección de Consultores del Proyecto. l. Recibir los productos u informes previamente aprobados por el Coordinador del Contrato y autorizar los pagos de los consultores en los términos y montos contratados. V. PLAN DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES (PAC) Instrumento técnico donde se incluyen las contrataciones y adquisiciones necesarias para alcanzar lo establecido en el POA; el PAC establece los métodos y tiempos de contratación que serán utilizados, facilita el seguimiento del progreso real de cada proceso. Su formulación permite programar las acciones necesarias que serán realizadas en periodos anuales y actualizados al inicio de cada año fiscal o cuando se estime necesario, para alcanzar los resultados establecidos en el Plan Operativo Anual (POA). Página 8 de 30

9 El PAC debe ser preparado por el Area de Adquisiciones en conjunto con el área técnico y legal, debe contar con la aprobación del Coordinador General de la, posteriormente se debe remitir al Banco Mundial para la correspondiente No Objeción, a través del SEPA. Las revisiones anuales del PAC deberan enviarlos para aprobacion del BM a mas tardar el 15 de enero de cada año. Ninguna contratación de Bienes, Obras, Servicios de no consultorías y consultorías puede ser llevada a cabo sin la previa aprobación de su PAC. VI. AVISO GENERAL DE ADQUISICIONES (AGA) El Especialista de Adquisiciones se encargará de elaborar y presentar al Banco Mundial un borrador del Anuncio General de Adquisiciones (AGA), con el fin de que posteriormente se publique en el Development Business Online (UNDB online) y en el portal del Banco, en los casos que proceda. VII. COMITÉS DE EVALUACIÓN El Comité de Evaluación para las adquisiciones de Bienes, Obras, Servicios de no Consultorías, Consultorías estará integrado por 3 o 5 miembros calificados, con formación y conocimiento técnico del área requerida, serán designados por el Coordinador General de la. Los comités deberán estar conformados con la participación de la unidad técnica, área de adquisiciones y área de administración del proyecto según lo amerite el caso. Todas las evaluaciones serán revisadas y aprobadas por el Coordinador General del Proyecto, antes de ser enviado al Banco. Página 9 de 30

10 VIII. PROCEDIMIENTOS PARA EL INICIO DE UN PROCESO. Los Coordinadores y/o especialistas de las áreas que integran el Proyecto, son los responsables de elaborar: las solicitudes de adquisiciones y/o contratación, terminos de referencia y/o especificaciones técnicas; documentos que seran remitidos al Área de Adquisiciones para dar inicio a los procesos. Se instituyó la caja chica con un valor máximo de US.$ para atender las necesidades de gastos operativos. La documentación preparada por el área de adquisiciones será enviada al BM para su revisión y posterior No Objeción. No se financiaran con recursos del crédito, las adquisiciones de bienes y/o contrataciones de servicios que no estén considerados en el Plan de Adquisiciones y Contrataciones (PAC). EL Proyecto mantendrá el archivo en forma cronológica, foliados, los procesos de adquisiciones, obras y consultorías, para revisión de las auditorias del Banco Mundial o auditorías externas. Para las capacitaciones en los lugares urbanos y que están estipulados en el PAC, donde las contrataciones serán de acuerdo a las observaciones establecidas en el PAC. Página 10 de 30

11 I. METODOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES Y UMBRALES A. UMBRALES En el Plan de Adquisiciones se establecerán los contratos sujetos a revisión previa del Banco, todos los demás contratos estarán sujetos a revisión posterior, todo de acuerdo con lo comunicado por el Banco en su carta de fecha 24 de abril de 2015, cuyo detalle se adjunta a continuación: Umbrales por método y para revisión previa del Banco (Revisión, abril 2015) Para: Obras y Diseño Suministro e Instalación de Plantas A.1 Por método LPI LPN (a) LPNS (b) CP >5,000,000 5,000,000 and >1,500,000 1,500,000 and >50,000 50,000 Valores expresados en US$ Notas: (a) 30 días calendarios entre la fecha de la primera publicación y la fecha límite de presentación y apertura de las ofertas y con un documento de licitación acordado previamente con el Banco. (b) 20 días calendarios entre la fecha de la primera publicación y la fecha límite de presentación y apertura de las ofertas y con un documento de licitación acordado previamente con el Banco. Página 11 de 30

12 A2. Para revisión previa del Banco (i) Todos los contratos financiados por el Banco serán incluidos en un plan de adquisiciones aprobado por el Banco antes de su implementación. (ii) Todos los contratos > US$ y el primer contrato de cada uno de los métodos de LPN. Todos los demás contratos estarán sujetos a revisión posterior, excepto que sean identificados de otra manera en el Plan de Adquisiciones. (iii) Todas las Contrataciones Directas (CD) estarán sujetas a revisión posterior, excepto que sean identificado de otra manera en el Plan de Adquisiciones. Para: Bienes, Servicios distintos a los de Consultoría y Sistemas de Información B1. Por método LPI LPN (a) LPNS (b) CP >500, ,000 and >100, ,000 and >30,000 30,000 Valores expresados en US$ Notas: (a) 30 días calendarios entre la fecha de la primera publicación y la fecha límite de presentación y apertura de las ofertas y con un documento de licitación acordado previamente con el Banco. (b) 20 días calendarios entre la fecha de la primera publicación y la fecha límite de presentación y apertura de las ofertas y con un documento de licitación acordado previamente con el Banco. Página 12 de 30

13 B2. Para revisión previa del Banco (i) Todos los contratos financiados por el Banco serán incluidos en un plan de adquisiciones aprobado por el Banco antes de su implementación. (ii) Todos los contratos > US$ y el primer contrato de cada uno de los métodos de LPN. Todos los demás contratos estarán sujetos a revisión posterior, excepto aquellos que sean identificados de otra manera en el Plan de Adquisiciones. (iii) Todas las Contrataciones Directas (CD) estarán sujetas a revisión posterior, excepto que sean identificado de otra manera en el Plan de Adquisiciones. Para: Servicios de Consultoría (i) Todos los contratos financiados por el Banco serán incluidos en un plan de adquisiciones aprobado por el Banco antes de su implementación. (ii) Los contratos para servicios de consultoría de firmas US$ 200,000, estarán sujetos a revisión posterior, excepto aquellos destinados actividades estratégicas y de alto riesgo. (iii) Los contratos para Consultoría Individual US$ 100,000, estarán sujetos a revisión posterior, excepto aquellos destinados actividades estratégicas y de alto riesgo. (iv) Para contratos US$ 300,000, las listas cortas podrán estar compuestas enteramente por consultores nacionales. B. BIENES, OBRAS Y SERVICIOS DE NO CONSULTORIA Los bienes, obras civiles y servicios de no consultoría serán adquiridos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en las Normas Adquisiciones de Bienes, Obras y Servicios Distintos a los de No Consultoría con Préstamos del Página 13 de 30

14 BIRF, Créditos de la AIF & Donaciones por Prestatarios del BM publicadas en Enero Igualmente, se utilizarán las provisiones establecidas en el Convenio de Crédito. Página 14 de 30

15 a. LICITACION PÚBLICA INTERNACIONAL Elaboración de las especificaciones técnicas, planos, cantidad de obras, presupuesto base del bien, obras o servicio de no consultoría según sea el caso. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Revisión de especificaciones técnicas. Remisión de documentación al Banco de las especificaciones técnicas finales, Documento de Licitación, Modelo de Contrato y Aviso de Publicación. Elaboración del Anuncio de Licitación y publicación de la invitación a licitar en 2 Periódicos Nacionales, Honducompras ( en UNDB Online y en el portal del Banco Mundial. Entrega del Documento de Licitación en físico a las empresas. Recepción de consultas al Documento de Licitación Elaboración de las aclaraciones Revisión de las aclaraciones Remisión de las aclaraciones al área de adquisiciones. Elaboración del Addendum y envío del Addendum a las empresas. Recepción y apertura de las Ofertas Elaboración del Acta de Apertura de Ofertas Envío al Banco el Acta de Apertura. Página 15 de 30

16 Evaluación de las ofertas e Informe de Recomendación para la adjudicación (comisión nombrada). Envío al Banco el Informe de Evaluación de las ofertas y Recomendación de Adjudicación, para No Objeción del Banco. Adjudicación y firma del Contrato. Enviar copia del contrato firmado al BM en la forma 384-P, para su respectivo registro. Publicación del Contrato adjudicado en el (UNDB online), en el portal del Banco y en Honducompras ( Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. b. LICITACION PÚBLICA NACIONAL Elaboración de las especificaciones técnicas, planos, cantidad de obras, presupuesto base, del bien, obras o servicio de no consultoría, según sea el caso. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Revisión de especificaciones técnicas. Remisión de documentación al BM de las especificaciones técnicas finales, Documento de Licitación, Modelo de Contrato y Aviso de Publicación Elaboración del Anuncio de Licitación y publicación de la invitación a licitar en 2 Periódicos Nacionales y en Página 16 de 30

17 Honducompras ( Entrega del Documento de Licitación en físico a las empresas. Recepción de consultas al Documento de Licitación Elaboración de las aclaraciones. Revisión de las aclaraciones. Remisión de las aclaraciones al área de Adquisiciones. Elaboración del Addendum y envío del Addendum a las empresas. Recepción y apertura de las Ofertas Elaboración del Acta de Apertura de Ofertas Envío al Banco del Acta de Apertura Evaluación de las ofertas e Informe de Recomendación para la adjudicación (comisión nombrada). Envío al Banco el Informe de Evaluación de las ofertas y Recomendación de Adjudicación, para No Objeción del Banco. Adjudicación y firma del Contrato Enviar copia del contrato firmado al BM en la forma 384-P, para su respectivo registro. Publicación del Contrato adjudicado en Honducompras ( y portal del Banco en el caso que aplique. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. Página 17 de 30

18 c. LICITACION PÚBLICA NACIONAL SIMPLIFICADA Elaboración de las especificaciones técnicas, planos, cantidad de obras, presupuesto base, del bien, obras o servicio de no consultoría, según sea el caso. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Revisión de especificaciones técnicas. Remisión de documentación al BM de las especificaciones técnicas finales, Documento de Licitación, Modelo de Contrato y Aviso de Publicación Elaboración del Anuncio de Licitación y publicación de la invitación a licitar en 2 Periódicos Nacionales y en Honducompras ( Entrega del Documento de Licitación en físico a las empresas. Recepción de consultas al Documento de Licitación Elaboración de las aclaraciones. Revisión de las aclaraciones. Remisión de las aclaraciones al área de Adquisiciones. Elaboración del Addendum y envío del Addendum a las empresas. Recepción y apertura de las Ofertas Elaboración del Acta de Apertura de Ofertas Envío al Banco del Acta de Apertura Página 18 de 30

19 Evaluación de las ofertas e Informe de Recomendación para la adjudicación (comisión nombrada). Envío al Banco el Informe de Evaluación de las ofertas y Recomendación de Adjudicación, para No Objeción del Banco. Adjudicación y firma del Contrato Enviar copia del contrato firmado al BM en la forma 384-P, para su respectivo registro. Publicación del Contrato adjudicado en Honducompras ( y portal del Banco en el caso que aplique. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. d. COMPARACION DE PRECIOS (SHOPPING) Elaboración de las especificaciones técnicas, planos, cantidad de obras, presupuesto base del bien u obras, según sea el caso. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Elaboración de los oficios de Solicitud de Cotización o carta de invitación a presentar oferta, de acuerdo a lista de proveedores. Recepción de cotizaciones de Proveedores y/o contratistas en sobre cerrado, fax o correo electrónico de por lo menos tres (3) proveedores elegibles. Evaluación y elaboración del Informe de Comparación de precios por la comisión nombrada. Página 19 de 30

20 Remisión al Banco de los Dos primeros de revisión previa para la No Objeción del Banco, el informe de evaluación de las ofertas y Recomendación de Adjudicación. Adjudicación del contrato. Emisión de la Orden de Compra y/o contrato simplificado al proveedor y/o contratista ganador. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. e. CONTRATACION DIRECTA. Preparación de las especificaciones técnicas, presupuesto base del bien, obra o servicio de no consultoría, según sea el caso y la justificación desde el punto de vista técnico. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Solicitud de invitación a presentar cotización al proveedor escogido Envío al BM para la No Objeción, la justificación (técnica y adquisiciones), especificaciones técnicas, cotización del proveedor escogido y borrador del contrato. Independientemente del valor del contrato, todos van a revisión previa. Adjudicación y firma del contrato. Publicación del Contrato adjudicado en Honducompras ( y portal del Banco en el caso que aplique. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. Página 20 de 30

21 C. SERVICIOS DE CONSULTORIA Los servicios de consultorías serán adquiridos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos en las Normas Selección y Contratación de Consultores con Préstamos del BIRF, Créditos de la AIF & Donaciones por Prestatarios del BM, publicadas en Enero Igualmente, se utilizarán las provisiones establecidas en el Convenio de Crédito. a. SELECCIÓN BASADA EN CALIDAD Y COSTO (SBCC) Preparación de los Términos de Referencia (T d R). Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Remisión de los TdR para NOL de la AIF Preparación del presupuesto, estimación de Costos de conformidad con los TdR aprobados. Solicitud de Expresiones de Interés y Publicación en (2) dos Periódicos Nacionales, Honducompras ( Recepción, evaluación y elaboración de informe de Expresiones de Interés (comisión de selección). Elaboración de la lista corta (comisión de selección) Elaboración del Pedido de Propuesta PdP. El PdP debe contener la lista corta, TdR, borrador del contrato y los criterios de evaluación. Envío al BM del PdP completo para la No Objeción del mismo. Página 21 de 30

22 Remisión del PdP a las firmas de la lista corta en formato electrónica y confirmar la recepción del PP. con voz Evaluación de las Propuestas Técnicas (comisión de Selección). Participa el Oficial de Adquisiciones para asistir a los demás técnicos, solamente con voz y no con voto. El especialista responsable en la elaboración de los TdR forma parte de la Comisión como Coordinador de la misma con voz y voto. Elaboración del Informe de Evaluación Técnica de acuerdo a formatos aceptables al BM, (Adquisiciones en forma conjunta con la comisión de Selección). Remisión al BM para la No Objeción, del Informe de Evaluación Técnica. Invitación a la apertura de propuestas financieras solamente a las firmas que obtuvieron el puntaje técnico mínimo requerido conforme al PdP. Apertura publica de las Propuestas Financieras y Acta de Apertura. (Comisión de selección). Remisión al BM de una copia de las Actas de la Apertura. Evaluación de Propuestas financieras y preparación del Informe combinado de evaluación. (Adquisiciones y Coordinador de la Comisión) Invitación a la empresa que obtuvo el mayor puntaje combinado en la evaluación final, para la negociación y adjudicación del contrato. Elaboración del Acta de Negociación. (Comisión de Selección). Elaboración del Borrador del Contrato en base a las negociaciones. Remisión al BM del Contrato negociado para su No Objeción, el cual debe estar inicializado pero no firmado y acompañado Página 22 de 30

23 del Acta de Negociación firmada por al comisión y las partes. Recibida la NOL, notificar para la firma del contrato de las partes. Enviar copia del contrato firmado al BM en la forma 384-C, para su respectivo registro y notificar a las demás firmas que no fueron seleccionadas. Publicación del Contrato firmado en Honducompras ( y en el caso que proceda en el UNDB y portal del Banco de conformidad con el Apéndice 1, párrafo 7. Ver. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. Los contratos de valor mayor a US$100,000 equivalente se deben anunciar en el UNDB online. b. SELECCIÓN BASADA EN MENOR COSTO (SBMC) Preparación de los T d R por los técnicos especializados en el objeto de la contratación. Verificación del presupuesto estimado para los servicios de consultoría de conformidad con los TdR aprobados. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones. Enviar a NOL del AIF los TdR. En el caso de que no se cuente con una base de datos de Firmas Consultoras que puedan realizar la consultoría propuesta, se deberá hacer la Publicación del Aviso de Expresión de Interés en 2 Periódicos Nacionales de mayor circulación y en Honducompras ( Recepción y evaluación de Expresión de Interés. Página 23 de 30

24 Elaboración del Informe de expresión de interés con la lista corta. Envío al BM el informe de evaluación de expresión de interés con la Lista Corta para la NOL. La definición de los criterios de evaluación y del puntaje mínimo de las calificaciones requeridas para las firmas y deberán ir incluidas en el PP. Elaboración del borrador del Documento de Selección (Pedido de Propuesta PdP) el cual incluye carta de invitación, instrucciones a los consultores, hojas de datos, T d R, modelo del contrato a ser utilizado. Envío al BM el Pd P completo para la No Objeción del mismo. Remisión del PdP a los consultores incluidos en la lista corta para presentar Propuestas. Recepción y apertura de las propuestas técnicas y financieras. (Esta sesión no es pública), elaboración del Acta respectiva. Resguardo de las propuestas financieras. Reemisión al Banco de la copia del acta de apertura. Evaluación de las Propuestas Técnicas En la comisión debe participar Adquisiciones para asistir a los demás técnicos, solamente con voz y no con voto. El especialista responsable por la elaboración de los T de R deberá formar parte de la comisión como Coordinador de la misma, con voz y voto. Elaboración del Informe de Evaluación Técnica de acuerdo a formatos aceptables al BM. (Elabora Adquisiciones en forma conjunta con la Comisión de selección). Remisión al BM el informe de Evaluación las Propuestas Técnicas para la No Objeción. Invitación a las firmas que obtuvieron el puntaje técnico Página 24 de 30

25 mínimo requerido conforme al P de P Apertura de las Propuestas Selección). Financieras. (Comisión de Elaboración del Acta de Apertura. (Comisión de Selección). Remisión al Banco el Acta de Apertura de propuesta financiera. Selección de las propuestas Financieras del precio más bajo (comisión nombrada). Informe final de evaluación y Recomendación de Adjudicación a la empresa del menor precio (técnicamente calificada) en formatos aceptables al BM. Publicación de la Adjudicación del Contrato, conforme al formato estándar del BM. Firma del Contrato adjudicado. Enviar copia del contrato firmado al BM en la forma 384-C, para su respectivo registro. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. c. SELECCIÓN BASADA EN LA CALIFICACION DE LOS CONSULTORES (SCC) (servicios menores) Preparación de los T d R por los técnicos especializados en el objeto de la contratación. Verificación del presupuesto estimado para los servicios de consultoría de conformidad con los TdR aprobados. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Página 25 de 30

26 Adquisiciones Remisión a la AIF para la NOL de los T d R. Preparación y Publicación del Anuncio de Publicación en 2 Periódicos Nacionales y en Honducompras ( para solicitar expresión de interés de consultores, con información relativa a la experiencia y competencia de los consultores, que sean relevantes para la ejecución del servicio. Se evalúa las firmas que tengan las mejores experiencias y calificaciones. (Comisión de Selección) Se solicita únicamente a la firma seleccionada presentar una propuesta técnica y financiera combinada y si cumple con los requerimientos se invita a negociar el contrato. Negociaciones con la firma seleccionada. (Comisión de Selección) Remisión a la AIF para la NOL de la copia del borrador del contrato negociado. Firma del contrato Enviar copia del contrato firmado al BM y el formato 384-C, para su respectivo registro Publicación del Contrato adjudicado en Honducompras ( Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. d. SELECCIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES (3CV s) Preparación de Términos de Referencia (T d R) por técnicos Página 26 de 30

27 especializados en el objeto de la contratación. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones Remisión de los TdR para la No Objeción de la AIF a Gerente de Proyecto (si fuera necesario). En el caso que no se tenga una Lista Corta, se publicará el Aviso de Expresión de Interés en 2 Periódicos Nacionales y en Honducompras ( con información relativa a la experiencia y competencia de los consultores, que sean relevantes para la ejecución del servicio. Evaluación de los Currículos Vitae y entrevistas (comisión de selección) Selección del candidato (después de la entrevista).(comisión de selección) Solicitud de la No Objeción a la AIF del informe de evaluación y borrador del contrato. Firma del contrato Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. e. SELECCIÓN CON BASE EN UNA SOLA FUENTE. Elaboración de las Especificaciones Técnicas y/o TdR. Revisión que la actividad este incluida en el Plan de Adquisiciones. Solicitud de invitación a presentar propuesta a la firma consultora escogida. Elaboración de justificación para la selección directa (técnica y Página 27 de 30

28 de adquisiciones) Remisión a la AIF para la No Objeción acompañada de la justificación (técnica y adquisiciones), T d R, Propuesta Técnica y Financiera de la firma escogida y borrador del contrato; y para consultor individual incluir el monto estimado del contrato. Firma del contrato por las partes. Los ejecutores o Agencia colaboradores participan en el proceso cuando aportan insumos. D. PERSONAL OPERATIVO El proceso de selección de personal operativo se inicia en el momento en el que surge una vacante para un puesto actual o nuevo, sea originada por una necesidad de aumentar la capacidad humana instalada, por un despido o renuncia, se debe establecer un sistema primario de promoción interna del personal, previo a la contratación de personal externo; finalizando con la contratación del candidato que mejor cubra los requerimientos del puesto. Una vez identificada la necesidad de la contratación e identificación del candidato, el Coordinador del Proyecto selecciona al candidato que sea de mayor conveniencia, basándose en la información obtenida por referencias, en base a méritos académicos, probidad, entrevista personal y otros requisitos de idoneidad considerados necesarios para el cumplimiento eficiente del cargo a desempeñar, en el proyecto. El candidato deberá completar la información solicitada, con la Tarjeta de Identidad, Hoja de antecedentes penales, referencias de trabajo, en caso de no tener experiencia, referencias personales, licencia de conducir (en el caso que corresponda). Página 28 de 30

29 . GESTION DE CONTRATOS A. LEGALIZACION DE CONTRATOS La Secretaría de Finanzas delega la adjudicación y suscripción de contratos al Ministro Comisionado Nacional de la Comisión Permanente de Contingencias (COPECO) o su Delegado, el cual actúa en nombre del Estado de Honduras. El Coordinador General de la enviara para firma los contratos al Ministro Comisionado Nacional de COPECO o su Delegado y serán registrado en el sistema de administración del Proyecto (SIAP y el SEPA) y se mantendrán los originales en los archivos del proyecto. La COPECO, a través de su Departamento Legal, será responsable de certificar garantías y/o fianzas de fiel cumplimiento de contratos, de anticipos, de calidad de obras y estas serán custodiadas por el proyecto. B. SUPERVISION DE CONTRATOS El coordinador del contrato será responsable del seguimiento técnico de los contratos, asimismo de que las garantías se constituyan oportunamente por el Contratista, y de que además se cumplan los fines para los que fueron extendidas. La supervisión administrativa de los contratos estará bajo la responsabilidad del Área de Adquisiciones con el apoyo del área técnica de la del proyecto, se entiende por supervisión administrativa el seguimiento que se hará para el cumplimiento de los tiempos, enmiendas, modificaciones, garantías y fianzas, entrega de productos una vez hayan sido recibidos a satisfacción por el personal técnico responsable. De toda la documentación se dejará copia en el Área de Adquisiciones donde se custodiaran los archivos, mismos que deben estar foliados para su revisión posterior por auditorías externas o del Banco Mundial. Página 29 de 30

30 C. GARANTIAS Y/O FIANZAS DE CONTRATOS Para cada contrato que se suscriba para la adquisición de bienes, Obras, servicios de no consultoría y consultorías, los proveedores y/o contratistas deberán rendir las garantías según sea el caso. Las Garantías tendrán carácter de título ejecutivo y su cumplimiento se exigirá por la vía de apremio. Las Garantías y/o Fianzas serán certificadas por la Secretaría General de COPECO, para lo cual el contratista y/o proveedor deberá presentar un recibo de pago de la Tesorería General de la Republica (TGR-1) por el valor estipulado por el GOH, para el trámite de aceptación de la misma, presentando una copia de contrato firmado, orden de inicio y garantía original. Las Garantías originales quedarán bajo custodia del proyecto. En consecuencia, si hubiese reclamos pendientes estando próxima a expirar cualquier póliza que responda por obligaciones del contrato, la autoridad competente notificará este hecho a la empresa afianzadora, quedando desde ese momento la póliza afectada al resultado de los reclamos. Página 30 de 30