PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE RECIBOS Y CORTE DE CAJA.

Transcripción

1 AUTORIZACIONES DOCUMENTÓ: RÚBRICA LIC. EDUARDO HERNÁNDEZ RAMÍREZ APOYO ADMINISTRATIVO VO. BO.: RÚBRICA LIC. ERIKA MEDINA VARGAS COORDINADORA ADMINISTRATIVA RÚBRICA DR. EDUARDO VALLE OCHOA DIRECTOR CAISAME ESTANCIA BREVE APROBÓ: AUTORIZÓ: RÚBRICA Q. F. B. LEONOR E. MONTEJANO MARTÍNEZ SUBDIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN E INNOVACIÓN RÚBRICA DR. DANIEL OJEDA TORRES DIRECTOR DEL INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL FECHA DE AUTORIZACIÓN 16 DE MARZO DEL 2010 COPIA NO.: Sello El Presente procedimiento Sí cumple con lo establecido en la Guía Técnica para Documentar Procedimientos. Sello Este documento es vigente y está actualizado porque respon a las necesidas actuales la unidad, y no hay uno nuevo que lo sustituya. Responsable la información: Centro Atención Integral Salud Mental Estancia Breve Responsable la Publicación: Depto. Organización y Métodos Fecha Publicación 16 marzo 2010

2 Objetivo Establecer el correcto y acuado manejo las cuotas recuperación, reportes y pósitos en tiempo y forma. Alcance Límites el procedimiento: Áreas que intervienen: Inicia s la solicitud recibos cuotas recuperación y exentos, termina cuando se realiza el reporte mensual las cuotas recuperación. Coordinación administrativa y caja. Políticas 1. Los procedimientos documentados berán sujetarse a las siguientes disposiciones y serán observancia para todos los Centros Responsabilidad y Contraloría Interna. Un procedimiento actualizado es aquel que está vigente y respon a las necesidas actuales la Institución Un procedimiento es vigente mientras no haya uno nuevo que lo supla o sustituya; por lo tanto se sigue aplicando aunque las fechas autorización no correspondan a los l mes y año en curso, ni los nombres los directivos a los que ostentan el cargo en la actualidad. Un procedimiento es obsoleto cuando su contenido ya no respon a las necesidas actuales la Institución y éste se encuentra en suso o existe uno nuevo. 2. El personal caja be resguardar en la caja fuerte los recibos cuotas recuperación y exentos manera consecutiva al folio. 3. Es responsabilidad l personal caja l turno matutino realizar el corte diario y enviar a positar diariamente a la cuente la SSJ. 4. Es responsabilidad las coordinaciones administrativas los CAISAMES verificar que se realicen diariamente los pósitos resultantes los cobros a los usuarios y la emisión l recibo único cuotas recuperación y el comprobante exención. 5. La coordinación administrativa be entregar a la oficina recursos financieros el reporte mensual con sus fichas originales pósito bancario y copias los recibos únicos cuotas recuperación a más tardar cuatro días hábiles l mes inmediato posterior al mes que informa. 6. Es responsabilidad la coordinación administrativa entregar manera ornada y progresiva la copia azul los recibos Únicos Cuotas Recuperación expedidos. 2

3 Definiciones CEB CAISAME Compulsa Acuse Compila CAISAME, Estancia Breve. Centro Atención Integral Salud Mental. Cotejar datos un documento contra otros datos Documento comprobatorio sellado y firmado por el stinatario l oficio o documento. Reunir. 3

4 No. ACT RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD ETAPA: SOLICITUD DE RECIBOS. 1. Coordinador Administrativo. Determina la actividad a realizar: Actividad? Solicitud recibos Aplica siguiente actividad. Resguardo recibos Aplica actividad 12. Corte caja Aplica actividad 16. Entonces Asistente Recursos Financieros. Elabora en original y copia oficio dirigido a recursos financieros en don solicita los recibos únicos cuotas recuperación y comprobantes exención, entrega y solicita acuse recibido en la copia oficio a recursos financieros. Recibe oficio en original y copia, sella acuse recibido en la copia oficio, entrega al coordinador administrativo copia con el acuse. 4. Coordinador Administrativo. Recibe acuse recursos financieros y archiva Asistente Recursos Financieros. Aplica procedimiento para solicitud recibos cuotas recuperación y papelería. Elabora oficio en original y copia en don indiques la cantidad y folios a entregar los Recibidos Únicos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención y entrega a la Coordinación Administrativa original y copia l oficio, solicita acuse en la copia l oficio. 7. Coordinador Administrativo. Reciba oficio en original y copia y los Recibos Únicos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención, verifica que recibe lo que se indica en el oficio. Correcto? Si No Entonces. Firma recibido el acuse, vuelve oficio con el acuse a recursos financieros para que archive acuse, aplica actividad 9. Devuelva oficio en original y copia, los recibos únicos cuotas recuperación y comprobantes exención e indica la anomalía encontrada, aplica siguiente actividad. 4

5 No. ACT 8. RESPONSABLE Asistente Recursos Financieros. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Recibe oficio en original y copia, los recibos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención, aplica actividad Coordinador Administrativo. Elabora oficio en original y copia en don indiques la cantidad y folios a entregar los recibos únicos cuotas recuperación y comprobantes exención, entrega al personal caja l turno matutino, solicita acuse en copia l oficio. Recibe oficio en original y copia y los recibos únicos cuota recuperación y comprobantes exención, corrobora si recibes lo que se indica en el oficio. Correcto? Entonces. 10. Personal Caja l Turno Matutino. Si Firma recibido el acuse, vuelve oficio con el acuse al Coordinador Administrativo para que archive acuse, aplica actividad 12. No Regresa oficio original y copia, recibos únicos cuota recuperación y comprobantes exención, comenta la anomalía encontrada, aplica siguiente actividad. 11. Coordinador Administrativo. Recibe oficio en original y copia, los Recibos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención, aplica actividad Personal Caja. ETAPA: RESGUARDO DE RECIBOS. Registra en bitácora control en resguardo los recibos cuotas recuperación, recibos cancelados y recibos exentos (ver anexo 2) la fecha, tipo Recibo, folio inicial, folio final, numero folios utilizados. Solicita el nombre y la firma recibido l personal caja l siguiente turno que se queda al resguardo los Recibos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención en la bitácora. 5

6 No. ACT 14. RESPONSABLE Personal caja l siguiente turno DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Contabiliza los recibos cuotas recuperación y comprobantes exención a resguardar y firma bitácora recibido en presencia l personal caja que entrega. Nota: En caso que no coincida lo recibido con la bitácora entonces aclara con el personal caja l turno anterior la anomalía. 15. Personal Caja. Resguarda los recibos cuotas recuperación y comprobantes exención en la caja fuerte. ETAPA: CORTE DE CAJA Personal Caja. Recibe al usuario, llena (original, copia amarilla y azul) l formato recibo único cuotas recuperación (ver anexo 3) o Comprobante Exención (ver anexo 4) con los datos l paciente y nivel asignación acuerdo al tabulador oficial, cobra. Entrega original l formato Recibo único cuotas recuperación o Comprobante Exención al usuario, resguarda en caja el dinero en efectivo y las copias (amarillas y azules) los Recibos Cuotas Recuperación y Comprobantes Exención. 18. Personal Caja. Elabora tira sumatoria cada uno los recibos únicos cuotas recuperación y compulsa la suma los recibos cuotas recuperación l día contra el efectivo caja. 19. Personal Caja l Turno Matutino. Entrega al mensajero o chofer el efectivo a positar en la cuenta bancaria la SSJ, elabora el formato vale provisional caja (ver anexo 5) y recaba firma l chofer en el vale provisional caja, entrega al chofer el nombre l banco y el número cuenta bancaria. 20. Mensajero / chofer. Recibe efectivo, nombre l banco y el número cuenta bancaria, firma vale provisional caja y realiza el pósito en cuenta bancaria SSJ, entrega ficha original l pósito al personal caja l turno matutino. 21. Personal Caja l turno Matutino. Recibe y revisa monto la ficha l pósito contra lo entregado, saca copia la ficha y struye vale caja en presencia l chofer, elabora el Reporte diario ingresos, Cuotas Recuperación (ver anexo 6) y adjunta la tira sumatoria con todos los recibos. 6

7 No. ACT RESPONSABLE 22. Personal Caja. 23. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD Adjunta ficha original l posito y copia recibos (amarilla y azules) al formato Reporte diario ingresos recuperación, archiva copia la ficha posito, entrega Reporte Diario a la coordinación administrativa junto con los recibos y ficha original, recaba acuse recibido en copia l reporte ingresos, cuotas recuperación. Recibe, firma acuse y cuadra pósitos contra las copias los recibos cuotas recuperación y archiva reporte diario con sus soportes. 24. Coordinador Administrativo. Determina actividad a realizar: Actividas? Corte mensual Aplica Siguiente Actividad. Entonces. Corte diario Aplica Actividad Coordinador Administrativo. Compila los Reportes diarios ingresos recuperación todo el mes, elabora el Reporte mensual Cuotas Recuperación (ver anexo 7) y el formato Reporte Mensual Comprobante Exención y Recibos cancelado Cuotas Recuperación (ver anexo 8). Perfora por el extremo izquierdo l recibo (color azul) y adjunta al Reporte Mensual Cuotas Recuperación tanto las fichas pósito original como los Recibos Cuotas Recuperación y al Reporte mensual comprobante exención y recibos cancelados cuotas recuperación adjunta los Comprobantes exención, integra legajos 100 recibos por cada tipo recibos. Anexa tira sumatoria los importes cada uno los recibos, elabora carátula en folr con el nombre completo l centro responsabilidad, folios que se incluyen y periodo que reporta durante el mes a Recursos Financieros, resguarda los recibos únicos cuotas Recuperación y los comprobantes exención color amarillo. 28. Coloca la carátula sobre el legajo 100 recibos, saca una copia l Reporte Mensual Cuotas Recuperación y una copia l reporte mensual Comprobantes Exención y Recibos Cancelados Cuotas Recuperación. 7

8 No. ACT RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA ACTIVIDAD 29. Coordinador Administrativo Entrega a Recursos financieros Reporte Mensual Cuotas Recuperación junto con las fichas pósito original, los Recibos únicos Cuotas Recuperación (color azul), el formato Reporte mensual exenciones y recibos cancelados cuotas recuperación y los comprobantes exención (color azul), solicita acuse recibido en las copias los Reportes. 30. Recursos Financieros. Recibe reporte mensual cuotas recuperación junto con las fichas pósito original, los recibos únicos cuotas recuperación (color azul), el formato reporte mensual exenciones y recibos cancelados cuotas recuperación y los comprobantes exención (color azul) junto con las copias los reportes cuotas recuperación y exención, firma recibido, entrega copias al coordinador administrativo. 31. Coordinador Administrativo. Reciba copias con el acuse y archiva junto con las copias amarillas los recibos únicos cuotas recuperación y los comprobantes exención. Fin procedimiento. DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS Asesorado por: Lic. Laura Leticia Pérez Peralta. PERSONAL QUE COLABORÓ EN LA DOCUMENTACIÓN Lic. Ma. Guadalupe Rodríguez Díaz. 8

9 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE RECIBOS Y CORTE DE CAJA. Documentos Referencia Código Documento Manual General l Sistema Cuotas Recuperación. Formatos Utilizados (Ver anexos) Código Anexo 01 Anexo 02 Anexo 03 Anexo 04 Anexo 05 Anexo 06 Anexo 07 Anexo 08 Diagrama Flujo. Documento Bitácora control en resguardo los recibos recuperación, recibos cancelados y recibos exentos. Recibo Único Cuotas Recuperación. Comprobante Exención. Vale provisional caja. Reporte diario ingresos, Cuotas Recuperación. Reporte Mensual Cuotas Recuperación. Reporte Mensual Comprobantes Exención y Recibos Cancelados Cuotas Recuperación. 9

10 ANEXOS 10

11 INICIO Anexo 01: Diagrama Flujo Solicita Solicita a a Rec. Rec. Financieros Financieros por por oficio oficio recibos recibos cuotas cuotas recuperación, recuperación, recibe recibe formatos formatos y y entrega entrega a a caja caja mediante mediante oficio oficio indica indica la la numeración numeración los los mismos mismos Simbología Coordinador Administrativo Personal caja turno Matutino Procedimiento para Solicitud Recibos Cuotas Recuperación y papelería. Personal caja (tres turnos) Personal caja l siguiente turno Recibe Recibe recibos recibos cuotas cuotas recuperación recuperación y y exentos, exentos, entrega entrega a a personal personal caja caja l l turno turno matutino matutino con con oficio. oficio. Resguarda recibos, registra en bitácora y entrega al siguiente turno y recaba firma recibido. Contabiliza los recibos cuotas recuperación y firma recibido. Recibe al usuario, aplica procedimiento para cobro a usuarios. Chofer o mensajero Coordinación administrativa Resguardo recibos Recibe y firma recibido. Acción a realizar? Corte caja Compulsa la suma todos los recibos contra el efectivo caja. Elabora formato vale provisional caja, envía al mensajero a positar a la cuenta bancaria la SSJ. Recibe efectivo y firma vale Recibe caja, efectivo acu y firma al banco, vale posita, caja, acu recoge al banco, ficha l posita, posito recoge y entrega ficha l la posito misma y entrega a la cajala misma a la caja Recibe y revisa monto la ficha original, revisa monto l posito contra lo entregado, struye vale, elabora reporte. Adjunta ficha posito, copia recibos, y reportes diarios, entrega a la coordinación administrativa. INICIO Anexa tira sumatoria los Anexa tira sumatoria los importes y entrega a importes y entrega a Recursos Financieros. Recursos Financieros. Compila reportes diarios Compila reportes diarios l mes, elabora reporte l mes, elabora reporte mensual, adjunta fichas mensual, adjunta fichas posito originales posito originales Corte mensual Actividad a Actividad a realizar? realizar? Corte diario Recibe y cuadra pósitos Recibe y cuadra pósitos contra las copias recibos contra las copias recibos cuotas recuperación cuotas recuperación y archiva reporte diario con y archiva reporte diario con sus fichas posito y sus fichas posito y recibos recibos 11

12 Anexo 02: Bitácora Control en resguardo los recibos cuotas recuperación, recibos cancelados y recibos exentos. BITACORA DE CONTROL EN RESGUARDO DE LOS RECIBOS DE CUOTAS DE RECUPERACION, RECIBOS CANCELADOS Y RECIBOS EXENTOS CAJA FECHA TIPO DE RECIBO FOLIO INICIAL FOLIO FINAL NUM DE FOLIOS UTILIZADOS FIRMA DE RECIBIDO TURNO 12

13 Anexo 03: Recibo Único Cuotas Recuperación. 13

14 Anexo 04: Comprobante Exención. 14

15 Anexo 05: Vale provisional caja. 15

16 Anexo 06: Reporte diario ingresos recuperación. REPORTE DIARIO DE INGRESOS CUOTAS DE RECUPERACIÓN CAISAME ESTANCIA BREVE CONCEPTO DEL SERVICIO (1) FOLIOS DEL AL (2) (3) (4) TOTAL RECIBOS MONTO DE LOS RECIBOS TOTAL DE RECIBOS CONSULTAS EXAM. LABORATORIO CANCELADOS EXENSIONES PSIQUIATRIA 1/a VEZ $ (5) PSIQUIATRIA SUBSECUENCIA $ MONTO $ PSICOLOGIA $ CSO. PSICOEDUCATIVO $ (6) HOSPITALIZACION $ INGRESOS MUJERES B.H. $ HOMBRES Q.S. $ TOTAL FRACC. "B" $ EGO $ V.I.H. $ 1ERA VEZ $ SUBSECUENTES $ PSIQUIATRIA 1/a VEZ $ PSIQUIATRIA SUBSECUENTE $ NOTA: LOS ESPACIOS SOMBREADOS SON PARA USO DE LA COORDINACION ADMINISTRATIVA PSICOLOGIA $ CANCELADOS ENCDA. DE CAJA: (7) 1ERA VEZ $ SUBSECUENTES $ NOMBRE Y FIRMA MANEJADOR DE FONDOS Y VALORES 16

17 Guía llenado l Reporte diario ingresos cuotas recuperación. 1. En este inciso se anota el primer y ultimo folio que son empleados durante el día. 2. En este apartado escriba el total recibos utilizados en el día por cada concepto servicio. 3. En este inciso registra el monto total los recibos utilizados en el día por cada concepto servicio. 4. Escriba en este apartado el total la suma todos los recibos utilizados en el día. 5. Anota la suma total los recibos utilizados en el día. 6. En este apartado anota el total ingresos mujeres y hombres registrados en los recibos utilizados en el día. 7. Escriba nombre y firma el responsable caja l turno Matutino. 17

18 Anexo 07: Reporte Mensual Cuotas Recuperación SECRETARIA DE SALUD JALISCO REPORTE MENSUAL DE CUOTAS DE RECUPERACION UNIDAD: INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL PERIODO DEL: (1) CLAVE: C.E.B. Al DE CONCEPTO PARCIAL TOTAL SALDO INICIAL (2) (+) INGRESOS DEL RECIBO No. al No. (3) (-) EGRESOS DEPOSITADOS AL D.S.G.F.J. FECHA DE DEPOSITO (4) SALDO FINAL: (5) (6) OBSERVACIONES: ELABORO AUTORIZO (7) (8) L.C.I. ERIKA ELIZABETH MEDINA VARGAS 18

19 Guía llenado l formato Reporte Mensual Cuotas Recuperación. 1. Anota en este apartado tanto el mes y año l reporte mensual a comprobar. 2. Escriba en este inciso la sumatoria total los reportes diarios los recibos cuotas recuperación. 3. Escriba el número folio utilizado al inicio l mes como el último folio empleado en el mes. 4. Anota la fecha y monto total que scribe cada una las fichas pósito l mes. 5. Escriba en letra la sumatoria total las fichas pósito l mes. 6. Anota en número la sumatoria total las fichas pósito l mes. 7. Anota nombre y firma l responsable caja l turno Matutino. 8. Anota nombre y firma l responsable la Coordinación Administrativa. 19

20 Anexo 08: Reporte Mensual Comprobantes Exención y Recibos Cancelados Cuotas Recuperación. SECRETARIA DE SALUD JALISCO REPORTE MENSUAL DE COMPROBANTES DE EXENCION Y RECIBOS CANCELADOS DE CUOTAS DE RECUPERACION UNID. APLIC.: INSTITUTO JALISCIENSE DE SALUD MENTAL CLAVE: C.E.B. FECHA: (1) COMPROBANTES DE EXENCION Y RECIBOS CANCELADOS ELABORADOS DURANTE: EL PERIODO DE AL DE 2009 RELACION DE COMPROBANTES DE EXENCION (2) COMPROBANTE No. (3) AL: OBSERVACIONES: (4) RELACION DE RECIBOS CANCELADOS No. DE FOLIO MOTIVO No. DE FOLIO MOTIVO (5) (6) (5) (6) 1. EQUIVOCACION EN LOS DATOS. 3. CAMBIO DE FORMA. TOTAL: 2. CANTIDAD MAL CORTADA. 4. OTROS (especificar cual) OBSERVACIONES: ELABORO AUTORIZO (7) (8) L.C.I. ERIKA ELIZABETH MEDINA VARGAS 20

21 Guía llenado l reporte mensual comprobantes exención 1. Anota el día, mes y año en que se elabora el formato. 2. Anota en este apartado tanto el mes y año l reporte mensual a comprobar. 3. Escriba el número folio utilizado al inicio l mes como el último folio empleado en el mes. 4. Descripción tallada por lo que se terminan emitir recibos exentos. 5. Anotar el número folio l recibo utilizado o cancelado. 6. Describa el motivo por el cual es cancelado el recibo exento. 7. Anota nombre y firma l responsable caja l turno Matutino. 8. Anota nombre y firma l responsable la Coordinación Administrativa. 21